La colaboración híbrida -una mezcla de interacción en persona y a distancia entre empleados- es un reflejo de la naturaleza cambiante del propio trabajo y de los avances tecnológicos que la hacen posible.
La naturaleza del trabajo ha cambiado radicalmente desde principios de esta década. Los equipos distribuidos se han convertido en la norma. Cronotrabajo es cada vez más frecuente. Los empleados exigen flexibilidad, no sólo de tiempo sino también de espacio, a sus posibles empleadores.
Los avances tecnológicos en software de gestión de proyectos, herramientas digitales, datos y análisis están permitiendo la colaboración en el lugar de trabajo como nunca antes.
Sin embargo, existen algunas preocupaciones fundamentales. ¿Qué significa flexibilidad? ¿Cómo pueden ajustarse los directivos a las variaciones en las demandas de los trabajadores? ¿Cómo pueden los jefes de equipo adaptarse a horarios híbridos sin afectar al crecimiento de la organización?
Sigue leyendo para descubrir cómo puede funcionar la colaboración híbrida en el trabajo.
Comprender la colaboración híbrida
La colaboración híbrida hace referencia a los métodos que utilizan los equipos para trabajar en un entorno de oficina o a distancia desde casa o desde cualquier otro lugar. La colaboración híbrida en el trabajo se caracteriza por:
- Combinación de modelos: Los equipos trabajan en persona y a distancia. Esto puede significar que trabajen algunos días a la semana en la oficina, que algunos miembros del equipo trabajen en la oficina o que algunas tareas específicas se realicen en la oficina
- Lugares diversos: Los equipos pueden estar en distintas partes del mundo trabajando juntos en los mismos proyectos
- **Espacio de trabajo virtual Los equipos utilizan un espacio de trabajo virtual que incluye herramientas de comunicación, brainstorming, ideación y colaboración híbrida para trabajar juntos
- **Continuidad: Los equipos que trabajan en la oficina pueden continuar la conversación en línea gracias a su conjunto de herramientas digitales
¿En qué se diferencia el trabajo híbrido del trabajo a distancia?
Existen algunas diferencias fundamentales entre el trabajo híbrido y el remoto. Son las siguientes.
| Característica | Híbrido | Remoto | |||
|---|---|---|---|---|---|
| Espacio de trabajo | Típicamente incluye una oficina física y una configuración remota como una oficina en casa | Típicamente los empleados trabajan desde casa o desde un lugar de su conveniencia | |||
| Horario de oficina | Hay un horario de oficina | ||||
| Horario de oficina | Hay algunas horas a la semana que se solapan entre los trabajadores de la oficina y los remotos | Los equipos pueden trabajar en sus propios horarios, reuniéndose sólo en reuniones virtuales preprogramadas | Comunicación | Combinación de una oficina física y una configuración remota como la oficina en casa | Normalmente, los empleados trabajan desde casa o desde el lugar que más les convenga |
| Comunicación | |||||
| Comunicación: combinación de reuniones en persona y herramientas de colaboración como llamadas telefónicas, chat, videollamadas y correos electrónicos | |||||
| Flexibilidad | Parcialmente flexible con la necesidad de acudir a la oficina algunas veces a la semana | Totalmente flexible ya que los empleados no están atados a una ubicación específica |
Diferencias entre trabajo híbrido y trabajo a distancia
¿Cuáles son los tipos de colaboración híbrida?
La gente suele pensar que "híbrido" sólo se refiere a la ubicación. De hecho, el trabajo híbrido también incluye el tiempo que trabajan los equipos. Según estos dos parámetros, existen cuatro tipos de colaboración híbrida.
| Sincrónico | Asincrónico | Sincrónico | Asincrónico |
|---|---|---|---|
| En persona | Trabajar juntos en el mismo lugar físico y al mismo tiempoMejor para la resolución de problemas complejos, lluvias de ideas y negociaciónSucede a menudo dependiendo de la política de la empresa | Trabajar en el mismo espacio pero en horarios escalonados (sin solapamiento)Mejor para que los miembros de un equipo interactúen con otros equipos o se hagan una idea de la cultura de la empresaSucede raramente | A distancia |
| Trabajar desde distintos lugares pero al mismo tiempoUtilizar herramientas como videollamadas o chat basado en texto para colaborarMejor para equipos con habilidades únicas, que resuelven problemas complejosSucede a menudo | Trabajar de forma independiente desde distintos lugares según sus propios horariosUtilizar herramientas como software de gestión de proyectos, correos electrónicos, etc. para colaborarMejor para equipos autogestionados y muy organizadosSucede muy a menudo | Trabajar en el mismo lugar pero en horarios escalonados (sin solapamiento)Mejor para miembros del equipo que interactúan con otros equipos o adquieren una idea de la cultura de la empresaSucede muy a menudo |
Tipos de colaboración híbrida
Los retos de la colaboración híbrida
El trabajo híbrido presenta tantos trastornos como ventajas. Por ello, la implantación de un sistema que facilite la colaboración híbrida también se enfrenta a retos como los siguientes.
Retos sociales
Barreras a la interacción: La falta de oportunidades para la socialización y el establecimiento de relaciones puede llevar a que los equipos trabajen en las mismas cosas, pero de forma distante.
Conexiones perdidas: La pérdida de conversaciones y encuentros informales puede provocar aislamiento y estrés.
Preocupaciones inadvertidas: Los jefes o incluso los compañeros pueden pasar por alto los indicadores de las preocupaciones, enfermedades o dificultades de alguien cuando no ven las señales de comunicación no verbal.
Estilos de gestión: Los directivos están acostumbrados al estilo de gestión de seguimiento y control, en el que "vigilan" constantemente a los miembros de su equipo. A estos directivos les resulta difícil desarrollar un estilo de gestión basado en la confianza.
Comunicación
Brecha de comunicación: La mínima interacción cara a cara, el escaso compromiso, las reuniones deficientes y la documentación limitada pueden contribuir a crear lagunas en la comunicación.
Reuniones de baja calidad: Las reuniones pueden resultar frustrantes si no se dan indicaciones en persona, no se sabe cómo dirigir una reunión, no hay un compromiso proactivo ni un orden del día claro. Como resultado, los equipos pueden perder tanto información como conexión.
Pérdida en la traducción: Cuando los equipos no invierten tiempo y energía en documentar la información, pueden perderse muchos conocimientos al pasar de una persona a otra.
Colaboración
Falta de puntos en común: Sin un espacio de trabajo virtual unificado, los equipos pueden perder el contexto y los puntos en común necesarios para trabajar juntos. Se trata tanto de un reto técnico como de comportamiento.
Pérdida de emoción asíncrona: Imagina que tienes una idea fantástica, se la envías a un compañero y éste te responde 12 horas después. Es natural que para entonces hayas perdido la ilusión y el interés. Sin colaboración en tiempo real las ideas pueden morir incluso antes de despegar.
Discusiones fuera de la oficina: En la oficina, la gente toma el té, almuerza o camina hasta el aparcamiento, fomentando la camaradería, aunque no hablen de trabajo. Los equipos híbridos suelen desaprovechar esta oportunidad, lo que reduce el rendimiento colectivo.
La clave para resolver estos problemas es invertir en el equipo adecuado colaboración en la nube tecnologías, formando a los empleados en su uso y creando una cultura que valore la inclusión, la flexibilidad y la cooperación independientemente de la ubicación. Veamos cómo.
Afrontar los retos de la colaboración híbrida
Antes de comprar un software de trabajo híbrido si quieres mejorar el rendimiento de tu equipo, tienes que comprender los aspectos sociales, culturales y tecnológicos más profundos de su rendimiento. Por tanto, empiece por el principio.
1. Comprender el entorno de trabajo híbrido
Hágase las siguientes preguntas.
- ¿Cuántos de nuestros equipos trabajan en el modelo híbrido?
- ¿Quéherramientas de comunicación en el lugar de trabajo utilizan actualmente?
- ¿Cuáles son los retos a los que se enfrentan?
- ¿Cuáles son las ineficiencias o deficiencias que señalan los directivos?
- ¿Por qué se producen estos retos/ineficiencias?
- ¿Qué soluciones han diseñado los equipos para superar o tolerar estos retos/ineficiencias?
Una vez entendido esto, prepare una pila de herramientas de colaboración en línea como ClickUp para permitir la comunicación híbrida.
2. Evitar la implosión de la comunicación
¿Te has encontrado alguna vez en una situación en la que envías a alguien un documento por correo electrónico, haces un seguimiento en Slack, editas el archivo en Google Docs (y añades comentarios)... dispersando tu comunicación de un lugar a otro?
Esto es habitual en los lugares de trabajo modernos. También es la mayor pérdida de energía
Mientras trabaja de forma asíncrona, consolide toda la comunicación en una única plataforma como ClickUp, para no perderse ningún mensaje. De hecho,
te ayuda a ver todos los mensajes en un solo lugar, para que puedas disparar tus respuestas en orden.
consolidar toda la comunicación en el lugar de trabajo con ClickUp Chat view_
Si es la primera vez que configura políticas de comunicación, pruebe
Plantilla de pizarra para el plan de comunicación de ClickUp
. Te ayudará a crear una lluvia de ideas sobre los procesos que necesitas y a documentarlos de forma eficaz.
3. Establezca protocolos de comunicación claros
Las herramientas son una ayuda, no la solución en sí. Así que, mientras implantas tus herramientas, establece barandillas y buenas prácticas para usarlas.
Deje claro qué significa para usted "híbrido". Define tus expectativas en cuanto a tiempo de respuesta, modo de trabajo, canal de comunicación, seguimiento, documentación y desarrollo colaborativo de contenidos.
Por ejemplo, podrías decir que cuando haya una edición en el documento que estáis editando en colaboración, se espera una respuesta en 4 horas.
Por otro lado, puede que necesites que algunos trabajos se realicen de forma sincrónica. Con una herramienta como ClickUp, tus equipos pueden programarse con antelación y trabajar juntos. O utilizar
Detección de colaboración de ClickUp
para ver quién está conectado y hacerle ping en tiempo real.
4. Equilibrar la comunicación síncrona y asíncrona
No todo el trabajo puede realizarse de forma asíncrona. A veces, un problema necesita que dos personas se sienten juntas y lo resuelvan, aunque sea en dos lugares distintos. Por lo tanto, hay que equilibrar la colaboración síncrona y asíncrona a la hora de diseñar modalidades de trabajo híbridas.
- Establezca expectativas claras sobre los momentos en que los equipos híbridos deben estar en línea
- Resuma los problemas que pueden resolverse de forma asíncrona y otros que requieren que dos personas estén juntas
- Anime a los miembros del equipo a establecer el estado de disponibilidad en su herramienta de gestión de proyectos o calendario, de modo que se pueda invitar a otros a trabajar juntos si es necesario
5. Sea transparente e inclusivo
Tradicionalmente, los miembros del equipo tendían a guardarse la información en el corazón. Cuando la necesitaban, otros miembros del equipo se la pedían y se la daban. Los lugares de trabajo modernos no pueden permitirse este baile.
El entorno de trabajo híbrido actual respeta la transparencia. Esté dispuesto a documentar y publicar no sólo la información importante, sino también sus procesos, enfoques y todo el conocimiento tácito.
En
puede documentar y publicar información para el equipo y compartirla con las personas pertinentes fuera de la organización. Por otro lado,
son un lugar ideal para mapear tus procesos o flujos de trabajo y asegurarte de que todo el mundo conoce el contexto completo.
Esta transparencia mejorará drásticamente la colaboración en equipos híbridos, ya que las personas pueden buscar información y obtenerla por sí mismas en el momento y lugar que elijan para trabajar. No tener acceso a la información ya no será un obstáculo para realizar el trabajo.
Asigne procesos y flujos de trabajo de forma eficaz con las pizarras ClickUp
Implementación de la colaboración híbrida con herramientas de colaboración como ClickUp
Si todo lo que tiene es un martillo, todo le parecerá un clavo. Si todo lo que tiene es una hoja de cálculo, sólo pensará en filas y columnas. Por lo tanto, implementar el
herramientas de colaboración empresarial
es fundamental para el éxito de la organización.
Al implantar herramientas de trabajo híbridas, tenga en cuenta lo siguiente.
Equitabilidad
Elija una herramienta que ofrezca a todos los empleados la oportunidad de ser incluidos, vistos y escuchados en un debate. Mantenga abiertos todos los modos de comunicación -texto, audio, vídeo, comentarios, grabaciones de pantalla, etc.- para que la gente pueda contribuir de la forma que más les convenga.
ClickUp permite todo esto y mucho más.
ofrecen comentarios anidados para que los equipos conversen en contexto. Clips ClickUp aúna la grabación de voz y de pantalla para comunicar con claridad.
ClickUp Clips facilita la grabación de la pantalla y permite compartir comentarios rápidamente
Facilidad de uso
Si no eliges la herramienta adecuada, el simple hecho de actualizarla y gestionarla puede convertirse en una tarea ingente en sí misma.
Elija una herramienta con una UX sencilla y fácil de usar. Cree flujos de trabajo racionalizados para asegurarse de que la herramienta de gestión de proyectos reduce la carga de trabajo, no la aumenta. Automatice los procesos que puedan automatizarse.
Por ejemplo,
genera automáticamente notas standup basadas en todas las actualizaciones realizadas en la plataforma por los usuarios. ¡Imagine cuánto tiempo puede ahorrarle!
Otro aspecto clave de su herramienta de colaboración en el lugar de trabajo es la capacidad de apoyar el equilibrio entre la vida laboral y personal. Esto puede ser tan sencillo como silenciar las notificaciones durante las horas no laborables o establecer un estado de disponibilidad claro para una mejor asignación de la carga de trabajo.
Adaptabilidad
Los equipos híbridos suelen tener situaciones en las que algunas personas están en la oficina y otras trabajan a distancia. Esto significa que necesitan llevar a cabo reuniones híbridas en las que todos puedan participar por igual.
Las funciones de ClickUp están diseñadas para permitirlo. Por ejemplo, en una sala de conferencias, una persona puede proyectar ClickUp Docs y escribir, mientras que los miembros remotos del equipo pueden verlo actualizándose en tiempo real en sus ordenadores.
Exhaustividad
La proliferación de herramientas es real. Las organizaciones suelen utilizar una herramienta para las conversaciones en tiempo real, otra para la gestión de proyectos, una tercera para las lluvias de ideas, otra para la documentación, etc. Esto plantea retos como los siguientes.
- La información está dispersa entre las herramientas
- La integración de estas herramientas es compleja e ineficaz
- La adopción de la tecnología es menor porque demasiadas herramientas parecen demasiado trabajo
- Los datos y la información de estas herramientas son mínimos
Para evitar todo esto, elija una herramienta integral. Una herramienta como ClickUp va más allá de la gestión de proyectos. Proporciona a los equipos todas las herramientas que necesitan para realizar su trabajo.
Ya sea una pizarra, una plataforma de comunicación, un sistema de gestión de la carga de trabajo o un cuadro de mando completo, ClickUp lo tiene todo. Es un espacio de trabajo colaborativo, diseñado para fomentar las interacciones respetando al mismo tiempo los diferentes patrones de trabajo y las preferencias individuales.
Compruébelo usted mismo.