La colaboración híbrida, una combinación de interacción presencial y remota entre empleados, es un reflejo de la naturaleza cambiante del trabajo en sí mismo y de los avances tecnológicos que lo hacen posible.
La naturaleza del trabajo ha cambiado drásticamente desde principios de esta década. Los equipos distribuidos se han convertido en la norma. El teletrabajo es cada vez más habitual. Los empleados exigen flexibilidad, no solo en cuanto al tiempo, sino también al espacio, a sus posibles empleadores.
Los avances tecnológicos en software de gestión de proyectos, herramientas digitales, datos y análisis están permitiendo una colaboración en el lugar de trabajo sin precedentes.
Sin embargo, existen algunas preocupaciones fundamentales. ¿Qué significa flexibilidad? ¿Cómo pueden los gerentes adaptarse a las diferentes demandas de los trabajadores? ¿Cómo pueden los jefes de equipo acomodar los horarios híbridos sin afectar el crecimiento de la organización?
Siga leyendo para descubrir algunas formas en las que la colaboración híbrida en el trabajo puede funcionar.
Comprender la colaboración híbrida
La colaboración híbrida se refiere a los métodos que utilizan los equipos para trabajar en una oficina o de forma remota desde casa o cualquier otro lugar. La colaboración híbrida en el trabajo se caracteriza por:
- Combinación de modelos: Los equipos trabajan de forma presencial y remota. Esto podría significar que trabajan unos días a la semana en la oficina, que algunos miembros del equipo trabajan en la oficina o que determinadas tareas se completan en la oficina.
- Ubicaciones diversas: los equipos pueden estar repartidos por diferentes partes del mundo trabajando juntos en los mismos proyectos.
- Entorno de trabajo virtual: los equipos utilizan un entorno de trabajo virtual que incluye herramientas de comunicación, lluvia de ideas, ideación y colaboración híbrida para trabajar juntos.
- Continuidad: los equipos que trabajan en la oficina pueden continuar la conversación en línea gracias a su conjunto de herramientas digitales.
¿En qué se diferencia el trabajo híbrido del teletrabajo?
Existen algunas diferencias fundamentales entre el trabajo híbrido y el teletrabajo. Son las siguientes.
| Función | Híbrido | Remoto |
|---|---|---|
| entorno de trabajo | Normalmente incluye una oficina física y una configuración remota, como una oficina en casa. | Normalmente, los empleados trabajan desde casa o desde cualquier lugar que les resulte conveniente. |
| Horario de oficina | Hay unas pocas horas a la semana en las que se solapan los trabajadores presenciales y los remotos. | Los equipos pueden trabajar según sus propios horarios y reunirse únicamente en reuniones virtuales programadas con antelación. |
| Comunicación | Combinación de reuniones presenciales y herramientas de colaboración remota, como llamadas telefónicas, chat, videollamadas y correos electrónicos. | Principalmente correos electrónicos, chatear, videollamadas y herramientas de gestión de proyectos. |
| Flexibilidad | Parcialmente flexible, con la necesidad de acudir a la oficina varias veces a la semana. | Totalmente flexible, ya que los empleados no están vinculados a una ubicación específica. |
¿Cuáles son los tipos de colaboración híbrida?
A menudo se da por sentado que «híbrido» solo se aplica a la ubicación. De hecho, el trabajo híbrido también incluye el tiempo que trabajan los equipos. Según estos dos parámetros, existen cuatro tipos de colaboración híbrida.
| Función | Sincrónico | Asíncrono |
|---|---|---|
| Presencial | Trabajar juntos en la misma ubicación física y al mismo tiempo. Ideal para la resolución de problemas complejos, la lluvia de ideas y la negociación de acuerdos. Ocurre con frecuencia, dependiendo de la política de la empresa. | Trabajar en el mismo espacio pero en horarios escalonados (sin solapamientos). Lo mejor para que los miembros del equipo interactúen con otros equipos o se hagan una idea de la cultura de la empresa. Ocurre en raras ocasiones. |
| Remoto | Trabajar desde diferentes ubicaciones, pero al mismo tiempo. Utilizar herramientas como videollamadas o chats de texto para colaborar. Ideal para equipos con habilidades únicas, que resuelven problemas complejos. Ocurre con frecuencia. | Trabajar de forma independiente desde diferentes ubicaciones según sus propios horarios. Utilizar herramientas como software de gestión de proyectos, correos electrónicos, etc. para colaborar. Ideal para equipos autogestionados y muy organizados. Ocurre con mucha frecuencia. |
Los retos de implementar la colaboración híbrida
El trabajo híbrido presenta tantos inconvenientes como ventajas. Por lo tanto, la implementación de un sistema que facilite la colaboración híbrida también plantea retos, como los siguientes.
Desafíos sociales
Barreras de interacción: la falta de oportunidades para socializar y establecer relaciones puede llevar a que los equipos trabajen en las mismas cosas, pero de forma distante.
Pérdida de conexiones: la desaparición de las conversaciones informales y las reuniones espontáneas puede provocar aislamiento y estrés.
Preocupaciones inadvertidas: los gerentes o incluso los compañeros de trabajo pueden pasar por alto los indicios de las preocupaciones, enfermedades o dificultades de una persona cuando no perciben las señales de comunicación no verbal.
Estilos de gestión: los líderes empresariales están acostumbrados al estilo de gestión basado en el seguimiento y la supervisión, en el que «vigilan» constantemente a los miembros de su equipo. A estos directivos les resulta difícil desarrollar un estilo de gestión basado en la confianza.
Comunicación
Brecha comunicativa: la mínima interacción cara a cara, el bajo nivel de compromiso, las reuniones deficientes y la documentación limitada pueden contribuir a crear brechas comunicativas.
Reuniones de mala calidad: sin las señales que se transmiten en persona, las habilidades para dirigir una reunión, la participación proactiva y una Agenda clara, las reuniones pueden resultar frustrantes. Como resultado, los equipos pueden perder tanto información como conexión.
Pérdida en la traducción: cuando los equipos no invierten tiempo y energía en documentar la información, se puede perder mucho conocimiento al transferirlo de una persona a otra.
Colaboración
Falta de puntos en común: sin un entorno de trabajo virtual unificado, los equipos pueden perder el contexto y los puntos en común necesarios para trabajar juntos. Se trata tanto de un reto técnico como de un reto de comportamiento.
Pérdida de entusiasmo asíncrono: imagina que tienes una idea fantástica, se la envías a un compañero y este te responde 12 horas después. Es natural que para entonces hayas perdido el entusiasmo o el interés. Sin la colaboración en tiempo real, las ideas pueden morir incluso antes de despegar.
Conversaciones fuera de la ubicación del trabajo: en la oficina, las personas toman té, almuerzan o caminan hasta el estacionamiento, lo que fomenta la camaradería, incluso si no hablan del trabajo. Los equipos híbridos a menudo pierden esta oportunidad, lo que reduce el rendimiento colectivo.
La clave para resolver estos retos es invertir en las tecnologías de colaboración en la nube adecuadas, formar a los empleados en su uso y crear una cultura que valore la inclusión, la flexibilidad y la cooperación, independientemente de la ubicación. Veamos cómo.
Abordar los retos de la colaboración híbrida
Antes de adquirir un software de trabajo híbrido, es necesario comprender los aspectos sociales, culturales y tecnológicos más profundos del rendimiento de su equipo. Por lo tanto, comience por el principio.
1. Comprender el entorno de trabajo híbrido
Hágase las siguientes preguntas.
- ¿Cuántos de nuestros equipos trabajan en el modelo híbrido?
- ¿Qué herramientas de comunicación utilizan actualmente en el lugar de trabajo?
- ¿Cuáles son los retos a los que se enfrentan?
- ¿Cuáles son las ineficiencias o deficiencias que señalan los directivos en la elaboración de informes?
- ¿Por qué se producen estos retos/ineficiencias?
- ¿Qué soluciones han diseñado los equipos para superar o tolerar estos retos/ineficiencias?
Una vez que lo comprenda, seleccione un conjunto de herramientas de colaboración en línea, como ClickUp, para permitir la comunicación híbrida.
2. Evite la implosión de la comunicación
¿Alguna vez te has encontrado en una situación en la que envías un documento por correo electrónico a alguien, haces un seguimiento en Slack, realizas la edición del archivo en Documentos de Google (y añades comentarios), dispersando tu comunicación de un lugar a otro?
Esto es habitual en los lugares de trabajo modernos. ¡Y también es lo que más energía consume!
Mientras trabajas de forma asíncrona, consolida todas las comunicaciones en una única plataforma como ClickUp, para que no se pierda ningún mensaje. De hecho, la vista de chat de ClickUp te ayuda a ver todos los mensajes en un solo lugar, para que puedas enviar tus respuestas en orden.
Si eres nuevo en la configuración de políticas de comunicación, prueba la plantilla de pizarra para planes de comunicación de ClickUp. Te ayudará a pensar en los procesos que necesitas y a documentarlos de forma eficaz.
3. Establezca protocolos de comunicación claros.
Las herramientas son una ayuda, no la solución en sí misma. Por lo tanto, al implementar sus herramientas, establezca medidas de seguridad y buenas prácticas para su uso.
Deja claro qué significa «híbrido» para ti. Define tus expectativas en cuanto a tiempo de respuesta, modo de trabajo, canal de comunicación, seguimientos, documentación y desarrollo de contenido colaborativo.
Por ejemplo, puede decir que cuando se realiza la edición de un documento en el que se está colaborando, se espera una respuesta en un plazo de 4 horas.
Por otro lado, es posible que necesite que algunos trabajos estén pendientes y se realicen de forma sincronizada. Con una herramienta como ClickUp, sus equipos pueden programar con antelación y trabajar juntos. O bien, utilice la función de detección de colaboración de ClickUp para ver quién está conectado y enviarle un mensaje en tiempo real.
4. Equilibre la comunicación sincrónica y asincrónica.
No todo el trabajo se puede completar de forma asincrónica. A veces, un problema requiere que dos personas se sientan juntas y lo resuelvan, aunque estén en dos ubicaciones diferentes. Por lo tanto, equilibre la colaboración sincrónica y asincrónica al diseñar modalidades de trabajo híbridas.
- Establezca expectativas claras sobre los momentos en los que los equipos híbridos deben estar conectados.
- Describa los problemas que se pueden resolver de forma asíncrona y otros que requieren que dos personas estén juntas.
- Anima a los miembros del equipo a establecer su estado de disponibilidad en su herramienta de gestión de proyectos o calendario, para que se pueda invitar a otros a trabajar juntos si es necesario.
5. Sea transparente e inclusivo
Tradicionalmente, los miembros del equipo solían guardar la información para sí mismos. Cuando era necesario, otros miembros del equipo la solicitaban y se les proporcionaba. Los lugares de trabajo modernos no pueden permitirse este juego.
El entorno de trabajo híbrido actual respeta la transparencia. Esté dispuesto a documentar y publicar no solo la información importante, sino también sus procesos, enfoques y todo el conocimiento tácito.
Con ClickUp Docs, puede documentar y publicar información para el equipo y compartirla con las personas relevantes fuera de la organización. Por otro lado, ClickUp Pizarras es un lugar ideal para correlacionar sus procesos o flujos de trabajo y garantizar que todos conozcan el contexto completo.
Esta transparencia mejorará drásticamente la colaboración de los equipos híbridos, ya que las personas podrán buscar información y obtenerla por sí mismas en el momento y lugar que elijan para trabajar. La falta de acceso a la información ya no será un obstáculo para realizar el trabajo.
Implementación de la colaboración híbrida con herramientas de colaboración como ClickUp.
Si solo tienes un martillo, todo te parecerá un clavo. Si solo tienes una hoja de cálculo, solo pensarás en filas y columnas. Por lo tanto, implementar las herramientas de colaboración de la corporación adecuadas es fundamental para el éxito de la organización.
Al implementar herramientas de trabajo híbridas, tenga en cuenta lo siguiente.
Equidad
Elige una herramienta que ofrezca a todos los empleados la oportunidad de participar, ser vistos y escuchados en un debate. Mantén abiertos todos los modos de comunicación (texto, audio, vídeo, comentarios, grabaciones de pantalla, etc.) para que las personas puedan contribuir de la forma que mejor les resulte.
ClickUp permite todo esto y mucho más. Las tareas de ClickUp ofrecen comentarios anidados para que los equipos realicen conversaciones en contexto. Los clips de ClickUp combinan la grabación de voz y pantalla para comunicarse con claridad.
Facilidad de uso
Si no eliges la herramienta adecuada, el simple hecho de actualizarla y gestionarla puede convertirse en una tarea titánica.
Elija una herramienta con una experiencia de usuario sencilla y fácil de usar. Cree flujos de trabajo optimizados para garantizar que la herramienta de gestión de proyectos reduzca la carga de trabajo, en lugar de aumentarla. Automatice los procesos que se puedan automatizar.
Por ejemplo, ClickUp Brain genera automáticamente notas de reuniones basadas en todas las actualizaciones realizadas en la plataforma por los usuarios. ¡Imagina cuánto tiempo puedes ahorrar!
Otro aspecto clave de tu herramienta de colaboración en el lugar de trabajo es la capacidad de apoyar el equilibrio entre la vida laboral y personal. Esto podría ser tan simple como silenciar las notificaciones fuera del horario laboral o establecer un estado de disponibilidad claro para una mejor distribución de la carga de trabajo.
Adaptabilidad
Los equipos híbridos suelen encontrarse con situaciones en las que algunas personas están en la oficina y otras trabajan a distancia. Esto significa que deben celebrar reuniones híbridas en las que todos puedan participar por igual.
Las funciones de ClickUp están diseñadas para permitirlo. Por ejemplo, en una sala de conferencias, una persona puede proyectar ClickUp Docs y escribir, mientras que los miembros del equipo remoto pueden verlo actualizarse en tiempo real en sus ordenadores.
Exhaustividad
La proliferación de herramientas es una realidad. Las organizaciones suelen utilizar una herramienta para las conversaciones en tiempo real, otra para la gestión de proyectos, una tercera para la lluvia de ideas, otra para la documentación, etc. Esto plantea retos, como los siguientes.
- La información está dispersa entre diferentes herramientas.
- La integración de estas herramientas es compleja e ineficaz.
- La adopción de la tecnología es menor porque demasiadas herramientas parecen suponer demasiado trabajo.
- Los datos y la información que proporcionan estas herramientas son mínimos.
Para evitar todo esto, elige una herramienta que sea completa. Una herramienta como ClickUp es más que una simple gestión de proyectos. Proporciona a los equipos todas las herramientas que necesitan para realizar su trabajo.
Ya sea una pizarra, una plataforma de comunicación, un sistema de gestión de la carga de trabajo o un panel completo, ClickUp lo tiene todo. Se trata de un espacio de trabajo colaborativo, diseñado para fomentar las interacciones respetando al mismo tiempo los diferentes patrones de trabajo y las preferencias individuales.
Compruébelo usted mismo. ¡Pruebe ClickUp hoy mismo!