Dringend vs. wichtig: Was ist der Unterschied?

Im Alter von etwa sechs bis acht Jahren werden wir uns des Begriffs „Zeit“ bewusst .

Wir beginnen, Sekunden, Minuten, Stunden und unsere Wahrnehmung der vergehenden Zeit zu verstehen.

Bald darauf beginnen wir, Gewohnheiten zu entwickeln und Entscheidungen darüber zu treffen, wie wir unsere Zeit nutzen wollen.

In unseren Entwicklungsphasen bestimmen in der Regel andere, wie wir unsere Zeit verbringen sollen. Wenn wir jedoch zu Fachleuten heranwachsen, verfügen wir über immer mehr Autonomie über unsere Zeit.

Wir entwickeln unsere eigenen persönlichen Systeme, um unsere Zeit zu verbringen – manchmal erfolgreich, manchmal nicht.

Und jeder von uns muss sich entscheiden: Wie kann ich meine Zeit am effektivsten nutzen?

In diesem Entscheidungsprozess können wir dazu verleitet werden, Aufgaben für wichtig zu halten, obwohl sie es gar nicht sind. Oder wir verschieben die wichtigsten Elemente auf unserer Aufgabenliste, weil sie oft die schwierigsten sind.

Und dann verwechseln wir, was dringend ist und was wichtig ist.

Das ist ein entscheidender Unterschied, der unsere Prioritäten und To-do-Listen verändern könnte.

Bevor wir fortfahren, hier zunächst die Definitionen dieser Begriffe:

Elemente, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern.

Elemente, die sich auf Ihre langfristigen Ziele und Strategien auswirken

Eine Möglichkeit, sich zu überlegen, was Sie zu erledigen haben und was Sie erledigen möchten, besteht darin, Ihre Aufgaben in eine Zeitmanagement-Matrix einzutragen, die oft als Eisenhower-Matrix bezeichnet wird.

Diese Methode, benannt nach dem ehemaligen US-Präsidenten, wurde durch Stephen Covey in seinem Buch „Die 7 Wege zur Effektivität“ bekannt .

So sieht der Quadrant mit einigen relevanten Beispielen für die Arbeit aus:

Dringend

Nicht dringend

Wichtig

Unwichtig

Quadrant 1: Dringend und wichtig

Dies sind die Dinge, die Sie sofort erledigen müssen, da es sonst bald negative Konsequenzen geben wird. Es kann sich um sofortige Überprüfungen und Änderungen handeln, die Sie vor Ablauf einer Frist vornehmen müssen und die möglicherweise weitere zeitkritische Auswirkungen haben.

Diese hochwertigen Aktivitäten bringen Ihrem Unternehmen Vorteile, die ebenfalls sofort erledigt werden müssen.

Quadrant 1 Dringend & Wichtig Beispiele:

Wenn Sie kein Unfallchirurg oder Held sind, sollten Sie den Großteil Ihrer Arbeit nicht hier verrichten.

Quadrant 2: Nicht dringend, aber wichtig

Hier ist der Sweet Spot für die Priorisierung Ihrer Arbeit.

Hier können Sie Ihre produktivste Arbeit leisten. Das ist es, worauf Sie hinarbeiten. Diese Projekte, Aufgaben und anderen Elemente sind die Bausteine, mit denen Sie Ihre langfristigen Initiativen erreichen können.

Diese sind nicht unmittelbar dringend, helfen Ihnen aber dabei, Ihre Ziele erfolgreich zu erreichen.

Manchmal gehören zu diesen Aufgaben auch das Löschen von Bränden, die vielleicht gar nicht in Ihren Zuständigkeitsbereich fallen oder gar nicht erst hätten entstehen dürfen.

Quadrant 2 Wichtig/Nicht dringend Beispiele:

So sollte der Großteil Ihrer täglichen Arbeit aussehen.

Wenn Sie viel zu viel Zeit in den Quadranten eins und drei mit Notfällen verbringen, müssen Sie umdenken, Prioritäten neu setzen oder mehr Ressourcen finden, die Ihnen helfen.

Quadrant 3: Dringend, aber unwichtig

Dies ist der gefährlichste Quadrant.

Hier leben und atmen viele von uns, ohne es wirklich zu wollen.

Es fällt anderen Menschen leicht, Ansprüche an unsere Zeit zu stellen, ohne sich bewusst zu sein, was sie damit genau tun.

Ihr Problem ist nicht unbedingt Ihr Notfall. Wenn sie versuchen, eine schnelle Lösung oder Antwort für etwas zu finden, das das Geschäft nicht voranbringt, ist eine klare Kommunikation äußerst wichtig.

Eine Plattform zur Steigerung der Produktivität wie ClickUp löst dieses Problem.

Benutzer legen unterschiedliche Prioritäten für Aufgaben fest, geben Zeitschätzungen ab, damit der zuständige Mitarbeiter den Umfang kennt, senden Erinnerungen und leiten wichtige Informationen an das gesamte Team weiter. So bleiben Arbeit und Erwartungen im Einklang und Sie können als Team effektiver arbeiten.

Wir müssen jedoch vorsichtig sein. Unsere Telefone und Kommunikationsmittel sind darauf ausgelegt, uns jede Sekunde abzulenken. Eine Überflutung mit Benachrichtigungen ist ein echtes Problem.

Push-Benachrichtigungen auf unserem Smartphone für Social-Media-Apps lassen uns glauben, dass etwas dringend ist, obwohl das gar nicht der Fall ist – vor allem, wenn es nur ein Freund ist, der zeigt, wie toll sein Urlaub ist.

Interessant?

Vielleicht. Dringend? Auf keinen Fall.

Quadrant 4: Unwichtig, nicht dringend

Auch bekannt als der Quadrant der Prokrastination.

Das sind die Dinge, die Sie tun, obwohl sie unwichtig und nicht dringend sind. Im Grunde genommen sind es die Dinge, die Sie tun, wenn Sie eigentlich arbeiten sollten.

Das soll nicht heißen, dass Sie niemals eine Pause, Freizeit oder Entspannung brauchen. Aber manchmal können gute Dinge zu etwas Ultimativem werden. Und Sie möchten nicht, dass dies bei Ihnen der Fall ist.

Dazu könnten beispielsweise folgende Punkte gehören:

Es gibt viele großartige Apps für Produktivität auf dem Markt, die Ihnen helfen können, konzentriert zu bleiben. Eine meiner Favoriten ist Forest. Für jeden Block, in dem Sie produktiv sind und Ihr Telefon nicht anfassen, wächst ein Baum.

Du kannst sogar einen Wald anlegen und deine Fortschritte mit deinen Freunden teilen. Ein Spiel, das dich vom Handy wegbringt.

Den Unterschied zwischen dringend und wichtig erkennen

Ein weiterer Piepton im Posteingang der E-Mails.

Es kommen immer mehr Anrufe herein.

Und Sie wissen, was das bedeutet? Es ist Zeit, eine Entscheidung zu treffen.

Ja, jede einzelne E-Mail kann über die nächsten Minuten, die nächste Stunde, den ganzen Tag oder sogar die ganze Woche entscheiden.

Wenn Sie sich entscheiden, die E-Mail zu öffnen (warten Sie vielleicht bis zu einem bestimmten Zeitpunkt!), müssen Sie eine Entscheidung treffen.

Wo passt diese Anfrage/dieser Auftrag in die Eisenhower-Matrix? Wie dringend und wichtig ist die Aufgabe?

Soziale Medien und der Nachrichtenzyklus vermitteln uns den Eindruck, dass jedes aktuelle Element dringend ist und unsere sofortige Aufmerksamkeit erfordert.

Wir müssen das Rauschen herausfiltern, um das eigentliche Signal zu finden.

Dringende Aufgaben lösen eine Reaktion aus.

Wir wollen sofort mit der Arbeit beginnen und uns eine Antwort überlegen. Ja, manche Positionen erfordern schnellere Entscheidungen als andere (Hallo Notrufzentrale!). Aber ohne die richtigen Prozesse sind wir nervös und können nicht unser Bestes geben.

Die Eile, eine Antwort zu finden, kann zu einer schlechten Entscheidung führen, die sich negativ auf die Produktivität in der Zukunft auswirken und unsere Workload zusätzlich belasten könnte.

Wichtige Aufgaben geben uns Zeit für strategische Überlegungen. Diese Projekte und Aufgaben möchten wir erledigen und hoffen, damit einen Beitrag zu leisten. Dazu gehören Aufgaben für neue Produktspezifikationen, die Erstellung eines neuen Business-Plans oder Überlegungen zu den finanziellen Zielen für das Vertriebsteam im nächsten Quartal.

Wichtige Aufgaben sind absichtliche Elemente, die Aufmerksamkeit erfordern. Mit dieser zusätzlichen Aufmerksamkeit lässt sich die Anzahl der Fehler hoffentlich auf ein Limit reduzieren.

Aufgaben können dringend und wichtig sein, wenn eine Schlüsselentscheidung sofort getroffen werden muss. Aber nicht jede dringende Aufgabe ist zwangsläufig wichtig.

Die neueste E-Mail vom Vertriebsmitarbeiter verlangt dringend Ihre Aufmerksamkeit. Es wird ein dringender Fall suggeriert, aber für Sie ist die Angelegenheit unwichtig. Diese Aufgabe sollten Sie delegieren.

Andere Aufgaben drängen sich auf. Zum Beispiel ein Kollege, der sich beschwert, dass er sofort Hilfe braucht. Vielleicht kann er das Problem selbst lösen. Vielleicht ist seine dringende/wichtige Aufgabe nicht Ihr Notfall.

Das Problem bei der Annahme, dass jede Aufgabe dringend und wichtig ist, besteht darin, dass Sie nicht genügend Zeit haben, um strategisch zu denken.

Es ist wichtig, dass Sie eine Vertriebsstrategie entwickeln. Das könnte sogar etwas Dringlichkeit erfordern. Wenn Sie jedoch einige Tage oder Wochen damit verbringen, den Plan sorgfältig auszuarbeiten, werden Sie später weniger Fehler machen. Nicht alle wichtigen Aufgaben können sofort erledigt werden – dafür sind sie zu wichtig und erfordern besondere Aufmerksamkeit.

Aber wenn etwas dringend ist, fühlen wir uns wichtig. Die Geschäftigkeit könnte den Mangel an strategischer Aufmerksamkeit überdecken. Aufgrund der Geschäftigkeit könnten große organisatorische Probleme unbemerkt bleiben.

Sie könnten ungenutzte Chancen verpassen, weil Sie keine Zeit hatten, über wichtige strategische Veränderungen nachzudenken.

Denken Sie an ein Unternehmen wie Blockbuster oder Borders.

Es waren riesige Unternehmen, die Filme verliehen und Bücher verkauften. Sie haben den Wandel verschlafen.

Könnte dies nur darauf zurückzuführen sein, dass sie wichtige Aufgaben versäumt haben?

Natürlich nicht. Aber Sie sehen, warum Zeit, die für strategische Arbeit aufgewendet wird, nicht immer die „dringendste” ist

Welche Aufgaben gehören in welchen Quadranten?

Wie entscheiden Sie, was wohin kommt?

Das ist sehr einfach und lässt sich gut mit den Quadranten kombinieren. Sie helfen dabei:

Wie können Sie Ihre Zeit in der Eisenhower-/Zeitmanagement-Matrix priorisieren?

Nicht jede Aufgabe hat das gleiche Gewicht. Und eine Aufgabe, die Sie als dringend/wichtig erachten, kann von jemand anderem als wichtig/nicht dringend angesehen werden.

Sie sollten jedoch speziell für diese verschiedenen Arten von Aufgaben Zeit einplanen. Wenn die Planung erledigt und terminiert ist, können Sie sich jeder Aufgabe mit der richtigen Energie und Einstellung widmen.

Anstatt nur das zu erledigen, was als Nächstes auf Ihrer To-Do-Liste steht, nehmen Sie sich jeden Tag oder jede Woche Zeit für das Dringende/Wichtige und dann für das Wichtige/Nicht-Dringende.

Das erfordert Disziplin. In Ihrer Instanz sind beispielsweise Ihre Vormittage möglicherweise mit den wichtigsten, dringenden und wichtigen Aufgaben ausgefüllt. Dann können Sie ein paar Minuten damit verbringen, die anderen dringenden/unwichtigen Aufgaben zu delegieren.

Am Nachmittag oder später am Abend, wenn sich alles beruhigt hat, können Sie sich intensiv mit der strategischeren Arbeit befassen – den wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben.

Übrig bleiben die nicht dringenden/unwichtigen Aufgaben. Diese reichen von der Überprüfung Ihrer sozialen Medien bis hin zur Planung Ihres Urlaubs im nächsten Jahr. Irgendwann könnten sie sogar in Ihren dringenden oder wichtigen Aufgaben landen.

Ein weiterer wichtiger Punkt: Können Sie dies in maximal 2 Minuten erledigen?

Diese Regel stammt aus der „Get Things Done“-Methode von David Allen.

Er sagt, wenn Sie die Aufgabe in weniger als zwei Minuten erledigen können, dann können Sie sie selbst erledigen. Wenn nicht, dann delegieren Sie sie oder überprüfen Sie sie später.

Bonus: Software zum Erledigen von Aufgaben!

Wie ClickUp Ihnen dabei helfen kann, Ihre Arbeit zu priorisieren

ClickUp ist eine Plattform zur Steigerung der Produktivität, die Ihre Arbeitsweise radikal verändern kann.

Sie können Ihre Projekte mit Ordnern und Listen organisieren und sie dann Ihrem Team zur Arbeit zuweisen oder sich selbst zuweisen. Diese Features helfen Ihnen dabei, nicht nur für sich selbst, sondern für Ihr gesamtes Team den Unterschied zwischen dringend und wichtig zu bestimmen.

Fazit: Der Unterschied zwischen dringend und wichtig beeinflusst Ihre Zeit

Wenn Sie über den Unterschied zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben nachdenken, kann dies einen großen Einfluss darauf haben, was Sie in Ihrer Zeit erreichen. Diese allgemeinen Zeitmanagementstrategien können Ihnen helfen, sich besser zu konzentrieren.

Mit diesen Tipps sind Sie bestens gerüstet, um dringende und wichtige Probleme anzugehen. Hier finden Sie weitere Ressourcen in ClickUp, die Ihnen bei der Priorisierung Ihrer Arbeit helfen: