Sie arbeiten in der Beschaffung. Warum jagen Sie dann immer noch Genehmigungen, aktualisieren Tabellenkalkulationen und suchen in Posteingängen nach Lieferanteninfos?
Während Sie sich mit Details herumschlagen, treffen Ihre Mitbewerber dank sauberer Daten und präziserer Erkenntnisse schnellere Beschaffungsentscheidungen.
Fast ein Viertel der Führungskräfte in der Wirtschaft hat 40 % oder mehr ihres KI-Budgets für generative KI committet.
Jede Stunde, die Sie mit manueller Routinearbeit verlieren, ist Zeit, die Sie für strategische Einsparungen und Lieferanteninnovationen nutzen könnten.
Generative KI in der Beschaffung verändert die Spielregeln. Sie konsolidiert isolierte Daten, deckt Risiken und Chancen auf und schlägt innerhalb von Sekunden die nächsten Schritte vor.
In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie KI in Ihren Beschaffungsprozess passt. Von der Lieferantensuche und Vertragsprüfung bis hin zur Ausgabenanalyse und strategischen Beschaffung behandeln wir reale Anwendungsfälle, Tools und wichtige Herausforderungen, die es zu beachten gilt.
⭐️ Vorgestellte Vorlage
Die Beschaffungsvorlage von ClickUp hilft Ihnen bei der Nachverfolgung und Verwaltung Ihres Lieferkettenprozesses von Anfang bis Ende. Mit Tools für das Aufgabenmanagement wie Tagging, geschachtelte Unteraufgaben, benutzerdefinierte Status und Prioritätsbeschreibungen ist sie ideal für Teams, die ihre Beschaffungsprozesse effektiv optimieren und skalieren möchten.
Was ist generative KI in der Beschaffung?
Generative KI in der Beschaffung bezeichnet den Einsatz fortschrittlicher Modelle künstlicher Intelligenz wie Large Language Models (LLMs) zur Optimierung, Verbesserung und Automatisierung komplexer Beschaffungsprozesse. Im Gegensatz zu herkömmlichen regelbasierten Systemen kann generative KI in der Beschaffung den Kontext verstehen, Inhalte generieren und Daten systemübergreifend zusammenführen, sodass Sie schneller arbeiten können.
In einer Beschaffungsorganisation eliminiert Gen AI den Zeitaufwand für repetitive Aufgaben im Lieferkettenmanagement. Beispiele hierfür sind das Verfassen von Ausschreibungen (RFPs), das Umformulieren von Vertragsklauseln oder das Schreiben von E-Mails an Lieferanten – all dies lässt sich automatisieren.
Darüber hinaus bedeutet die Integration von generativer KI in Ihre Beschaffungs-Workflows und Lieferkettensysteme:
- Lieferantenrisiken erkennen, bevor sie eskalieren
- Verbesserung der Datenqualität plattformübergreifend
- Entdecken Sie erhebliche Kosteneinsparungen durch die Reduzierung des Arbeitsaufwands für repetitive Dokumentationen und die Verkürzung von Beschaffungszyklen
- Nutzen Sie fortschrittliche Analysen, um Erkenntnisse aus der Lieferantenleistung zu gewinnen, große Datenmengen zusammenzufassen und Abweichungen von früheren Benchmarks zu erkennen
📮 ClickUp Insight: 21 % der Befragten möchten KI nutzen, um ihre berufliche Leistung zu steigern, indem sie sie in Meetings, E-Mails und Projekten einsetzen.
Die meisten E-Mail-Apps und Projektmanagement-Plattformen verfügen zwar über integrierte KI-Features, diese sind jedoch möglicherweise nicht nahtlos genug, um Workflows über verschiedene Tools hinweg zu vereinheitlichen.
Aber wir bei ClickUp haben den Code geknackt! Mit den KI-gestützten Meeting-Management-Features von ClickUp können Sie ganz einfach Tagesordnungspunkte erstellen, Notizen aus Meetings festhalten, Aufgaben aus Meeting-Notizen erstellen und zuweisen, Aufzeichnungen transkribieren und vieles mehr – mit unserem KI-Notizbuch und ClickUp Brain. Sparen Sie bis zu 8 Meeting-Stunden pro Woche, genau wie unsere Clients bei Stanley Security!
Schlüsselanwendungen generativer KI in der Beschaffung
Generative KI verändert die Arbeit von Teams im Beschaffungswesen. Hier sind die Schlüsselbereiche, in denen die Auswirkungen am deutlichsten sichtbar sind.
Automatisierte Dokumentenerstellung
Die Erstellung von Beschaffungsdokumenten ist eine repetitive Arbeit. Jedes Dokument, sei es eine Ausschreibung (RFP), eine Angebotsanfrage (RFQ) oder ein Formular zur Lieferantenaufnahme, muss präzise, richtlinienkonform und auf den jeweiligen Kontext zugeschnitten sein.
Am Ende verbringen Sie Stunden damit, alte Vorlagen zu kopieren, Klauseln zu suchen und die Einhaltung von Vorschriften doppelt zu überprüfen.
🎯 Wert von generativer KI: Sie nutzt Sprachmodelle, um Muster in Ihren bestehenden Inhalten wie Struktur, Tonfall und Compliance-Sprache zu erkennen und diese auf neue Dokumente anzuwenden. Sie versteht, welche Art von Dokument Sie erstellen, und passt sich entsprechend an.
ClickUp Brain eignet sich perfekt für folgende Aufgaben:
Hier sind die drei Arten von Beschaffungsverträgen, die Sie kennen sollten:
- Festpreisverträge: Für einen klar definierten Projektumfang
- Kostenrückerstattungsverträge: Für Projekte mit unbestimmtem Umfang, bei denen der Käufer dem Verkäufer die erstattungsfähigen Kosten zuzüglich einer Gebühr erstattet
- Zeit- und Materialverträge: Für Projekte, deren Umfang nicht klar definiert ist, Kombination aus Festpreis- und Kostenerstattungsverträgen
Intelligentes Lieferantenrisikomanagement
Die manuelle Nachverfolgung von Lieferantenrisiken ist langsam und reaktiv. Sie verlassen sich auf veraltete Berichte, verstreute Tabellen oder fragmentiertes Feedback von verschiedenen internen Stakeholdern. Bis ein Beschaffungsmanager ein Problem entdeckt, hat es bereits Auswirkungen auf Zeitleisten, Qualität oder Kosten.
🎯 Wert von generativer KI: Sie analysiert Daten aus verschiedenen Systemen – Lieferanten-Scorecards, Vertragsverläufe, Lieferzeitleisten und Support-Tickets. Sie erkennt frühzeitig Anzeichen für Lieferantenrisiken wie verspätete Lieferungen, Preisschwankungen oder Qualitätseinbußen und schlägt proaktiv nächste Schritte vor.
⚡ Vorlagenarchiv: RFQ-Vorlagen für eine effektive Beschaffung
Ausgabenanalyse und -optimierung
Ihre Beschaffungsteams sitzen auf einer Goldmine an Ausgabendaten. Ohne die richtigen Tools bleiben diese Erkenntnisse jedoch ungenutzt. Wenn Sie mit nicht vernetzten Systemen arbeiten, stehen Sie vor dem Problem einer veralteten Berichterstellung. Das bedeutet, dass Sie keinen klaren Überblick über die Ausgaben in Ihren Beschaffungsprozessen haben.
🎯 Wert von generativer KI: Sie zieht Daten aus ERPs, Beschaffungsplattformen, Lieferantenmanagementsystemen und anderen vor- und nachgelagerten Geschäftssystemen. Anschließend können Sie diese in Echtzeit klassifizieren und analysieren. Sie erhalten sofortige Sichtbarkeit auf Trends, unkontrollierte Ausgaben und Einsparmöglichkeiten.
Datenanreicherung und -bereinigung
In den meisten Beschaffungssystemen sind Lieferantendaten entweder unvollständig oder veraltet. Beispielsweise kann es vorkommen, dass derselbe Lieferant unter mehreren Namen aufgeführt ist, Steuerangaben fehlen oder Kontaktinformationen in verschiedenen Systemen nicht übereinstimmen.
Das Ergebnis dieser Ungenauigkeiten sind Fehler in der Berichterstellung, Compliance-Risiken und sogar Zeitverlust durch die manuelle Korrektur von Daten vor der Beschaffung oder vor Audits.
🎯 Wert von generativer KI: Sie identifiziert und korrigiert Datenlücken, indem sie Muster in unübersichtlichen Eingaben erkennt. Sie können fehlende Informationen automatisch ergänzen, Einträge standardisieren, Duplikate zusammenführen und sogar Lieferantenprofile mithilfe externer Quellen anreichern. Jede Beschaffungs- und Ausgabenentscheidung wird in Ihren Workflows zur Automatisierung der Beschaffung durch Daten gestützt.
Prognosen und Bedarfsplanung
Ihre Vertriebsteams haben ihre eigenen Prognosen. Bestandsdaten sind in Legacy-Systemen isoliert. Markttrends ändern sich schneller, als Ihre Zyklen zur Berichterstellung mithalten können. All dies führt zu verstreuten Inputs.
Derzeit treffen Sie Ihre Prognosen und Entscheidungen zur Bedarfsplanung anhand veralteter Tabellenkalkulationen. Und letztendlich wird es eher zu einer Vermutungssache.
🎯 Wert von generativer KI: Sie verschafft Ihnen einen klareren Überblick über die Zukunft. Mit Predictive Analytics können Sie Muster aufdecken, nach denen Ihr Team gar nicht gesucht hat, und Nachfrageverschiebungen erkennen, bevor sie in Berichten auftauchen. Insgesamt können Sie so gezielter planen.
So kann ein leistungsstarkes generatives KI-Tool wie ClickUp AI Ihnen helfen.
Automatisierung von E-Mails und Kommunikation
Sie verbringen viel Zeit mit der Kommunikation und Nachverfolgung von Lieferanten, der Bestätigung von Zeitleisten, der Klärung von Bedingungen und der Beantwortung interner Abfragen. Obwohl diese Vorgänge wichtig sind, handelt es sich dabei um sich wiederholende und leicht abgewandelte Versionen derselben Aktualisierungen.
Aber was passiert, wenn Ihr Posteingang überquillt und Sie mit Hunderten von Lieferanten zu tun haben? Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass wichtige Nachrichten verspätet oder gar nicht zugestellt werden.
🎯 Wert von generativer KI: Sie fungiert als zentralisierte Kommunikationsintelligenzschicht, indem sie Kontext aus Ihren Geschäftssystemen von Drittanbietern abruft, um präzise Antworten zu generieren. Sie können den Koordinationsaufwand reduzieren und gleichzeitig jedem Lieferanten eine reaktionsschnellere und konsistentere Erfahrung bieten.
📚 Weiterlesen: Einsatz von KI im Betriebsmanagement
Wissen freigeben
Wer hat welche Bedingungen ausgehandelt, welche Lieferanten waren schwierig und welche Workarounds wurden verwendet, um Probleme in der Vergangenheit zu lösen? All diese Informationen befinden sich in den Köpfen der Mitarbeiter, nicht in Systemen. Wenn ein Teammitglied das Unternehmen verlässt oder seine Rolle wechselt, geht dieses Wissen oft verloren.
Was folgt, ist bekannt: Neue Manager wiederholen alte Fehler und verschwenden Zeit damit, bereits gelöste Probleme neu zu entdecken.
🎯 Wert von generativer KI: Sie verwandelt Stammeswissen in gemeinsame Intelligenz. Durch die Auswertung von E-Mails, Verträgen, Meeting-Notizen und internen Chats kann sie wichtige Erkenntnisse zutage fördern, die sonst vergessen worden wären. Dank dieser Kontinuität können Sie neue Mitarbeiter schneller einarbeiten und auf bereits vorhandenem Wissen aufbauen.
⚒️ Quick Hack: Nutzen Sie ClickUp Brain, um all diese Informationen in Maßnahmen umzusetzen. Von der Zusammenfassung von Unterhaltungen mit Lieferanten über die Extraktion von Vertragsinformationen bis hin zur sofortigen Beantwortung von Abfragen im Beschaffungswesen – ClickUp Brain hilft Ihrem Team, auf dem Laufenden zu bleiben.
Kombinieren Sie sie mit ClickUp Dashboards, um die Leistung von Lieferanten, ausstehende Verträge und Ausgabentrends an einem Ort zu verfolgen. Ganz gleich, ob Sie einen neuen Lieferanten einbinden oder die Eigentümerschaft eines Lieferanten zwischen Teammitgliedern übertragen – Sie verlieren nie wieder den Überblick.
Beispiele für generative KI in der Beschaffung aus der Praxis
Die Phase, in der generative KI in der Beschaffung noch getestet wurde, ist vorbei. Hier erfahren Sie, wie führende Unternehmen sie in ihren Beschaffungsprozessen einsetzen.
1. Intelligenteres Vertragsmanagement und Compliance-Berichterstellung
Herausforderung: Die Teams für Beschaffung und Finanzen bei eBay hatten mit Ineffizienzen bei der manuellen Extraktion wichtiger Begriffe aus komplexen Verträgen, dem Abgleich von Finanzdaten und der Einhaltung sich ständig ändernder Steuer- und Nachhaltigkeitsvorschriften zu kämpfen.
Jahrzehntelang gesammelte Daten trugen zur Komplexität bei und erschwerten es, Genauigkeit und Geschwindigkeit aufrechtzuerhalten.
Implementierte Lösung: Durch den Einsatz generativer KI konnten sie die Vertragsanalyse automatisieren, Zahlungsabstimmungen optimieren und die regulatorische Klassifizierung für indirekte Steuern unterstützen.
Das Beschaffungsteam begann auch mit dem Einsatz von KI, um RFP-Prozesse und die Bearbeitung von Lieferantendokumenten zu verbessern.
Auswirkungen: Wie Gen AI die Beschaffung und Compliance verändert hat
- Reduzierte manuelle Workload in den Bereichen Beschaffung, Finanzen und Compliance
- Verbesserte Genauigkeit bei der Vertragsauslegung, Steuerkonformität und Berichterstellung im Bereich Nachhaltigkeit
- Gesteigerte Kosteneffizienz, beschleunigte Beschaffungszyklen und verbesserte Produktivität der Teams in den Bereichen Engineering und Kundensupport
2. Aufbau einer widerstandsfähigeren Lieferkette
Herausforderung: Bei der Verwaltung einer umfangreichen und komplexen globalen Lieferkette stand Unilever vor Herausforderungen in den Bereichen Lieferantenkoordination, Vertragsmanagement und der Einhaltung sich ständig ändernder Vorschriften.
Diese manuellen Prozesse waren zeitaufwändig und fehleranfällig, was die Agilität und Reaktionsfähigkeit beeinträchtigte.
Lösung: Unilever hat sich mit Accenture zusammengetan, um generative KI-Anwendungen im gesamten Unternehmen zu skalieren.
Mithilfe der GenWizard- Plattform von Accenture entwickelte Unilever KI-gesteuerte Tools zur Automatisierung der Vertragsanalyse, zur Verbesserung der Zusammenarbeit mit Lieferanten und zur Optimierung der Beschaffungsprozesse. Diese Tools ermöglichten eine effiziente Lieferantenauswahl, die Nachverfolgung der Leistung und das Sammeln von Feedback und förderten so Innovation und Resilienz in der Lieferkette.
Auswirkung: Implementierung generativer KI zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz
- Die Automatisierung von Aufgaben in der Beschaffung führte zu erheblichen Zeiteinsparungen und einer Reduzierung der manuellen Workload
- KI-gesteuerte Prozesse trugen durch die Optimierung der Lieferantenauswahl und des Vertragsmanagements zu erheblichen Kosteneinsparungen bei
- Eine optimierte Zusammenarbeit mit Lieferanten ermöglichte eine schnellere Produktentwicklung und Innovation
Die besten generativen KI-Tools für Beschaffungsprofis
Hier sind einige der besten generativen KI-Tools für Beschaffungsprofis wie Sie:
ClickUp
ClickUp ist die App für alles, was mit Arbeit zu tun hat – sie vereint Aufgaben, Dokumente, Kommunikation, KI und Automatisierung in einer leistungsstarken Plattform.
Sehen Sie selbst, wie Sie ClickUp für KI-gestütztes Projektmanagement in der Beschaffung einsetzen können.
Mit dem integrierten KI-Assistenten ClickUp Brain können Sie Zusammenfassungen erstellen und kontextbezogene Fragen stellen. Brain kann Ihnen auch dabei helfen, Aktualisierungen zu automatisieren, Vertragsnotizen schnell zusammenzufassen und Fragen wie "Welche Ausschreibungen sind verspätet?" sofort zu beantworten
Verwenden Sie anschließend die ClickUp-Automatisierungen, um benutzerdefinierte, regelbasierte Workflows für diese sich wiederholenden Aufgaben in Ihrem Workflow zu erstellen. Sie können Auslöser erstellen wie:
- Wenn ein neuer Lieferantenvertrag in die Reihenfolgeverwaltungssoftware hochgeladen wird, weisen Sie eine Aufgabe für die rechtliche Prüfung zu
- Wenn eine RFP-Aufgabe den Status "Gesendet" erhält, erstellen Sie automatisch eine Folgeaufgabe zur Bewertung
- Benachrichtigen Sie Stakeholder automatisch, wenn die Zertifizierung eines Lieferanten bald abläuft
- Verschieben Sie Aufgaben in den Status "Geschlossen", wenn die endgültige Genehmigung abgeschlossen ist
ClickUp Docs vereinfacht die Zusammenarbeit zwischen Ihnen und Ihren Lieferanten in einem gemeinsamen, sicheren Workspace. Damit können Sie Checklisten für die Einarbeitung, RFP-Anweisungen oder Audit-Vorlagen in Echtzeit gemeinsam bearbeiten.
Der Gastzugang stellt sicher, dass Lieferanten nur das sehen, was sie sehen müssen, ohne dass interne Daten gefährdet werden. Mit Kommentaren und Erwähnungen können Sie interne Stakeholder taggen, damit diese in Echtzeit überprüfen und kommentieren können.
Mithilfe des Bearbeitungsverlaufs können Sie sehen, wer wann Änderungen an den Dokumenten vorgenommen hat, um Doppelarbeit zu vermeiden.
Mit ClickUp Docs können Sie auch die Dokumentenverwaltung vereinfachen. Sie können herstellerspezifische Ordner erstellen und speichern. Einen Schritt weiter können Sie Dokumente auch mit Aufgaben verknüpfen (z. B. Lieferantenbewertungsformulare, die mit der Aufgabe selbst verknüpft sind).
📚 Bonus: Mit ClickUp Brain können Sie lange Verträge zusammenfassen, Schlüsselklauseln herausziehen oder aus Meeting-Notizen Folgeaufgaben generieren – alles innerhalb des Dokuments selbst.
Die Nachverfolgung von Beschaffungsvorgängen wird mit den flexiblen Ansichten und Dashboards von ClickUp wesentlich einfacher. Mit der Board-Ansicht können Sie den Status jedes Beschaffungsprojekts visualisieren. Alternativ können Sie mit der Gantt- oder Zeitleisten-Ansicht Liefertermine nachverfolgen.
📊 Hier sind einige der Beschaffungskennzahlen, die Sie mit ClickUp nachverfolgen können:
- Nummer der Lieferanten
- Kosteneinsparungen
- Vorlaufzeit der Lieferanten
- Fehlerquote bei Lieferanten
- Genauigkeit von Bestellungen
- ROI in der Beschaffung
Mit den Dashboards von ClickUp können Sie das Projektbudget verwalten und alle wichtigen KPIs überwachen, darunter Reaktionszeiten von Lieferanten, Vertragsverlängerungstermine sowie direkte und indirekte Ausgaben.
Darüber hinaus reduzieren Sie mit ClickUp-Integrationen den Wechsel zwischen verschiedenen Tools. Ganz gleich, ob Sie Beschaffungs-Workflows, die Einbindung von Lieferanten oder die Beschaffungsanalyse verwalten – ClickUp kann Daten aus den Tools Ihres Teams abrufen, die Sie bereits verwenden, und Ihnen so eine einzige, stets aktuelle Datenquelle bieten.
Weitere führende generative KI-Tools für Beschaffungsteams sind:
1. Icertis: Icertis ist eine KI-gestützte Plattform für das Vertragslebenszyklusmanagement (CLM), die in Beschaffungs-, Rechts- und Finanzteams eingesetzt wird. Das Tool "Contract Intelligence" (ICI) nutzt große Sprachmodelle, um Verträge automatisch zu generieren, riskante Klauseln zu kennzeichnen und wichtige Verpflichtungen zu extrahieren.
Durch die Bereitstellung kontextbezogener Empfehlungen während der Verhandlungen hilft Icertis Teams, Genehmigungen zu beschleunigen und gesetzliche Vorschriften einzuhalten.
2. SAP Ariba: SAP Ariba nutzt Business AI zur Optimierung der Beschaffungsprozesse, von der Lieferantensuche bis zur Risikobewertung. Die Lösung eignet sich für Beschaffungs- und Supply-Chain-Teams, die große Lieferantennetzwerke verwalten.
Die KI unterstützt Sie mit Vertragsvorschlägen, Beschaffungsempfehlungen und Lieferantenbewertungen auf Basis von Echtzeit-Risikoprofilen und Verlaufsdaten.
3. Zycus: Zycus, eine End-to-End-Plattform für die Automatisierung der Beschaffung, bietet über seine Merlin AI-Suite Funktionen für generative KI. Beschaffungsteams können automatisch Ausschreibungen erstellen, Lieferantenantworten mit kontextbezogener Bewertung bewerten und Verhandlungszusammenfassungen erstellen.
Das System lernt aus Verlaufsdaten und schlägt optimale Beschaffungsstrategien vor.
4. Ivalua: Ivalua ist eine Code-freie Source-to-Pay (S2P)-Plattform, die Beschaffung, Lieferantenmanagement und Ausgabenanalyse in einem einzigen, anpassungsfähigen Ökosystem vereint.
Mit dem IVA (Intelligent Virtual Assistant) von Ivalua können Sie Aufgaben wie Lieferantenrecherche, Vertragszusammenfassung und Entwurf von Mitteilungen automatisieren.
5. Cherrywork: Mit KI-gestützten Workflows optimiert die Intelligent Procurement Suite von Cherrywork Ihren Source-to-Pay-Lebenszyklus. Sie hilft Ihnen, Zykluszeiten zu verkürzen und gleichzeitig Compliance und Konsistenz sicherzustellen.
Die Cloud-basierte Anwendung ist aufgrund ihrer nativen Integration besonders für Unternehmen hilfreich, die SAP einsetzen.
6. Klevaar: Für Teams, die umfangreiche oder multivariable Ausschreibungen verwalten, kombiniert es Sourcing-Optimierung mit intelligenter Automatisierung, um komplexe Ereignisse in großem Umfang zu bewältigen, ohne das Team zu überfordern.
Die KI-gestützte eSourcing-Plattform kann Hunderte (oder Tausende) von Lieferantenantworten gleichzeitig verarbeiten und dabei die vom Einkäufer festgelegten Regeln und Präferenzen anwenden
7. LevaData: LevaData nutzt KI, um Kosteneinsparungsmöglichkeiten zu erkennen, Beschaffungsrisiken zu bewerten und alternative Lieferanten oder Komponenten zu empfehlen.
Dieses KI-Beschaffungs-Tool ist ideal für Direktmaterialien und strategisches Sourcing. Denn es wandelt externe Marktsignale in proaktive Entscheidungshilfen für alle Zyklen des Beschaffungsprozesses um.
8. Sievo: Verwandeln Sie unübersichtliche Beschaffungsdaten mit der Beschaffungsanalysesoftware von Sievo in strukturierte Ausgabeninformationen. Die Software bietet umfassende Sichtbarkeit der Ausgaben, KI-gestützte Einblicke, fortschrittliches Datenmanagement und ESG-Nachverfolgung für Unternehmen.
In Ihrem Dashboard für die Ausgabenanalyse können Sie historische Leistungen vergleichen und Daten nach Geschäftsbereichen filtern.
9. GEP Smart: GEP SMART ist eine End-to-End-Beschaffungsplattform mit integrierter KI. Die einheitliche Beschaffungsplattform ermöglicht es Ihnen, Chancen zu identifizieren, Einsparungen zu verwalten und das Management direkter und indirekter Ausgaben zu optimieren.
10. Fairmarkit: Die autonome Ausgabenmanagement-Plattform Fairmarkit wurde speziell für das Tail Spend Sourcing entwickelt. Sie kann manuelle Aufgaben wie die Erfassung des Bedarfs, die Erstellung von Beschaffungsereignissen, die Analyse von Lieferantenantworten und die Berichterstellung über Fortschritte und arbeitsintensive Workflows in Tabellenkalkulationen automatisieren.
📚 Weiterlesen: KI-Tools für das Bestandsmanagement
Schlüsselherausforderungen und ethische Überlegungen bei KI-gesteuerter Beschaffung
Die Vorteile der KI-gesteuerten Beschaffung reichen von der automatisierten Dokumentenerstellung über intelligentes Lieferantenrisikomanagement bis hin zur Ausgabenanalyse und -optimierung. Allerdings bringt sie auch einige Herausforderungen mit sich. Dazu gehören:
1. Algorithmische Verzerrung und Fairness
KI-Systeme, die auf historischen Beschaffungsdaten trainiert wurden, können bestehende Verzerrungen perpetuieren. Wenn beispielsweise in der Vergangenheit bestimmte Lieferanten aufgrund ihrer geografischen Lage oder Größe bevorzugt wurden, könnten Ihre KI-Modelle diesen Trend fortsetzen, was zu einer unfairen Auswahl von Lieferanten und potenzieller Diskriminierung führen würde.
Wichtige Überlegungen:
- Datenvielfalt: Stellen Sie sicher, dass die Trainingsdaten einen breiten Bereich von Lieferantenprofilen abdecken (z. B. nach Größe, Region, Eigentümerschaft), um systemische Verzerrungen zu vermeiden
- Bias-Audits: Testen Sie KI-Modelle regelmäßig auf verzerrte Ergebnisse bei der Lieferantenbewertung, -auswahl und -empfehlung
- Erklärbarkeit: Verwenden Sie KI-Systeme, die Transparenz über die Entscheidungsfindung bieten, damit diese bei Bedarf hinterfragt oder überprüft werden können
- Inklusives Design: Beziehen Sie mehrere Stakeholder, darunter Teams für Lieferantenvielfalt, in die Entwicklung und Erprobung von KI-Modellen ein, um blinde Flecken zu vermeiden
👀 Wussten Sie schon? Procurement-Teams verbringen fast 40 % ihrer Zeit mit manuellen, sich wiederholenden Aufgaben – wie dem Einholen von Genehmigungen oder dem Aktualisieren von Tabellen. Das sind fast zwei volle Arbeitstage pro Woche, die für Dinge aufgewendet werden, die Tools wie Automatisierung und KI problemlos übernehmen könnten.
2. Datenschutz und Sicherheit
KI-Systeme in der Beschaffung verarbeiten oft sensible Lieferanten- und Unternehmensdaten, wie z. B. Finanzinformationen von Lieferanten sowie vertragliche und rechtliche Dokumente. Was passiert jedoch, wenn Sie keine wirksamen Sicherheitsvorkehrungen getroffen haben? Wenn Sie keine klare Governance darüber haben, wie KI-Systeme auf Daten zugreifen, diese verarbeiten und freigeben?
Sie sind dann mit erheblichen Risiken in Bezug auf Datenmissbrauch, Verstöße gegen Datenschutzgesetze und den Verlust des Vertrauens Ihrer Lieferanten konfrontiert.
✅ Checkliste: Ethische Sicherheitsvorkehrungen bei KI in der Beschaffung
- Limitieren Sie den Zugriff auf sensible Daten mithilfe rollenbasierter Berechtigungen
- Erfahren Sie, wie KI-Tools Lieferanten- oder Vertragsdaten verarbeiten
- Überprüfen Sie KI-Entscheidungen auf Einhaltung der Datenschutzbestimmungen (DSGVO, CCPA usw.)
- Legen Sie Zustimmungsprotokolle fest, wenn Sie Daten extern freigeben
- Überprüfen Sie regelmäßig die Richtlinien zur Datenaufbewahrung und -löschung
📌 Welche Strafen drohen bei Verstößen gegen die DSGVO?
Bei schwerwiegenden Verstößen können Strafen von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes sowohl für öffentliche als auch für private Organisationen verhängt werden.
Selbst bei weniger schwerwiegenden Verstößen, wie der Nichtführung ordnungsgemäßer Aufzeichnungen oder der nicht rechtzeitigen Meldung von Datenschutzverletzungen, können die Bußgelder bis zu 10 Millionen Euro oder 2 % des weltweiten Umsatzes betragen
3. Übermäßiger Einsatz von Automatisierung
Mit zunehmender Leistungsfähigkeit der KI steigt das Risiko, dass sich Ihre Teams zu sehr auf automatisierte Entscheidungen verlassen.
Nehmen wir als Beispiel die Vertragsgestaltung. Ein KI-System könnte bei der Vertragserstellung eine scheinbar überflüssige Klausel entfernen, um das Dokument zu straffen. Diese Klausel könnte jedoch eine Absicherung sein, auf die Ihr Rechtsteam aufgrund einer früheren Streitigkeit für risikoreiche Anbieter bestanden hat.
Was die KI als Duplikat erkennt, kann in Wirklichkeit eine hart erarbeitete Sicherheitsmaßnahme sein, die Ihr Unternehmen schützt.
✅ Checkliste: Wie Sie Automatisierung und menschliches Urteilsvermögen in Einklang bringen
- Überprüfen Sie KI-generierte Ergebnisse vor der Genehmigung oder Lieferantenbewertung
- Legen Sie Schwellenwerte fest, bei denen automatisierte Aktionen eine manuelle Freigabe erfordern
- Verfolgen Sie Ausnahmen und Übersteuerungsmuster, um Fehler in der Automatisierung zu erkennen
- Schulen Sie Ihre Beschaffungsmanager, damit sie die Grenzen der KI verstehen – und nicht nur, wie man die Tools verwendet
📚 Weiterlesen: Wie Sie KI zur Automatisierung von Aufgaben einsetzen können
4. Geistiges Eigentum und Lieferantenrechte
Anbieter vertrauen Ihnen ihre proprietären Daten in der Hoffnung auf eine faire und sichere Partnerschaft. Wenn Ihre KI-Tools diese Informationen absichtlich oder unabsichtlich wiederverwenden oder offenlegen, kann dies schwerwiegende Folgen haben. Dies könnte auch rechtliche Schritte nach sich ziehen. KI kann keine Grenzen ziehen. Das müssen Sie tun.
Wichtige Überlegungen zum Schutz von Lieferantendaten in KI-Workflows
- Vertragliche Klarheit: Stellen Sie sicher, dass KI-Anbieter ausdrücklich angeben, wie sie Eingabedaten verwenden und wem die Ergebnisse gehören
- Datenverwendungsrechte: Stellen Sie sicher, dass alle in der KI-Schulung verwendeten Daten von Dritten ordnungsgemäß lizenziert sind, um Ansprüche wegen Rechtsverletzungen zu vermeiden
- Lieferantenverträge: Fügen Sie Haftungsausschlussklauseln hinzu, um sich vor möglichen Verstößen gegen geistige Eigentumsrechte durch Handlungen des Lieferanten zu schützen
👀 Wussten Sie schon? Mehrere kanadische Nachrichtenagenturen haben OpenAI im November 2024 wegen Urheberrechtsverletzungen im Zusammenhang mit der Verwendung ihrer Nachrichtenartikel zum Trainieren von ChatGPT verklagt. Sie fordern Schadenersatz in Höhe von bis zu 20.000 CA$ pro für das Training verwendetem Nachrichtenartikel
Optimieren Sie Ihre Beschaffung mit ClickUp
Sie wissen bereits, dass sich die Beschaffung verändert. Aber provisorische Tools und isolierte Daten werden mit den kommenden Herausforderungen nicht Schritt halten können.
Um wirklich strategische Einsparungen zu erzielen, Zykluszeiten zu verkürzen und vorausschauend zu handeln, muss generative KI mehr als nur ein Experiment sein. Sie muss in jede Phase Ihres Workflows eingebettet sein – von der Beschaffung und Nachverfolgung von Lieferantenrisiken bis hin zur Automatisierung von Verträgen und der Sichtbarkeit von Ausgaben.
Hier kommt ClickUp ins Spiel.
Um nicht nur Beschaffungsaufgaben zu verwalten. Sondern um Ihre Mitarbeiter, Systeme und Daten in einem KI-gestützten Workspace zu verbinden.
Darüber hinaus können Sie mit ClickUp Brain verstreute Unterhaltungen mit Lieferanten in Zusammenfassungen, lange Verträge in Aktionselemente und komplexe Beschaffungsfragen in sofortige Antworten umwandeln. Es ist, als hätten Sie einen Beschaffungsanalysten, einen Betriebsleiter und einen Protokollführer in einem Tool.
Sind Sie bereit, Ihre strategische Beschaffung mit KI zu skalieren? Melden Sie sich kostenlos bei ClickUp an.