Sie sind im Beschaffungswesen tätig. Warum jagen Sie dann immer noch Genehmigungen hinterher, aktualisieren Tabellenkalkulationen und suchen in Ihren Posteingängen nach Lieferanten-Info?
Während Sie sich in Details verlieren, treffen Ihre Mitbewerber schnellere Beschaffungsentscheidungen mit saubereren Daten und schärferen Erkenntnissen.
Fast ein Viertel der Führungskräfte hat 40 % oder mehr ihres KI-Budgets für generative KI committet.
Jede Stunde, die Sie mit manueller Routinearbeit verlieren, ist Zeit, die Sie für strategische Einsparungen und Lieferanteninnovationen nutzen könnten.
Generative KI im Beschaffungswesen verändert die Spielregeln. Sie konsolidiert isolierte Daten, deckt Risiken und Chancen auf und schlägt innerhalb von Sekunden nächste Schritte vor.
In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie KI in Ihren Beschaffungsprozess integriert werden kann. Von der Lieferantensuche und Vertragsprüfung bis hin zur Ausgabenanalyse und strategischen Beschaffung behandeln wir reale Anwendungsfälle, tools und wichtige Herausforderungen, die es zu beachten gilt.
⭐️ Vorgestellte Vorlage
Die Beschaffungsvorlage von ClickUp hilft Ihnen dabei, Ihren Lieferkettenprozess durchgängig zu verfolgen und zu verwalten. Mit Tools für das Aufgabenmanagement wie Tagging, geschichteten Unteraufgaben, benutzerdefinierten Status und Prioritätskennzeichnungen ist sie ideal für Teams, die ihre Beschaffungsprozesse effektiv optimieren und skalieren möchten.
Was ist generative KI im Beschaffungswesen?
Generative KI im Beschaffungswesen bezieht sich auf den Einsatz fortschrittlicher Modelle künstlicher Intelligenz wie Large Language Models (LLMs) zur Rationalisierung, Verbesserung und Automatisierung komplexer Beschaffungsprozesse. Im Gegensatz zu herkömmlichen regelbasierten Systemen kann generative KI im Beschaffungswesen den Kontext verstehen, Inhalte generieren und Daten systemübergreifend synthetisieren, sodass Sie schneller arbeiten können.
In einer Beschaffungsorganisation eliminiert Gen AI den Zeitaufwand, den Sie sonst für sich wiederholende Aufgaben im Lieferkettenmanagement aufwenden würden. So können beispielsweise die Erstellung von Ausschreibungen (RFPs), die Überarbeitung von Vertragsklauseln oder das Verfassen von E-Mails an Lieferanten automatisiert werden.
Darüber hinaus bedeutet die Einbindung generativer KI in Ihre BeschaffungsWorkflows und Lieferkettensysteme:
- Lieferantenrisiken erkennen, bevor sie eskalieren
- Verbesserung der Datenqualität plattformübergreifend
- Erzielen Sie erhebliche Kosteneinsparungen, indem Sie den Arbeitsaufwand für sich wiederholende Dokumentationsaufgaben reduzieren und Beschaffungszyklen verkürzen.
- Nutzung fortschrittlicher Analysen, um Erkenntnisse aus der Lieferantenleistung zu gewinnen, große Datensätze zusammenzufassen und Abweichungen von früheren Benchmarks zu erkennen.
📮 ClickUp Insight: 21 % der Befragten möchten KI nutzen, um ihre berufliche Leistung zu steigern, indem sie sie bei Meetings, E-Mails und Projekten einsetzen.
Zwar verfügen die meisten E-Mail-Apps und Projektmanagement-Plattformen über integrierte KI-Features, doch sind diese möglicherweise nicht nahtlos genug, um Workflows über verschiedene Tools hinweg zu vereinheitlichen.
Aber wir bei ClickUp haben den Code geknackt! Mit den KI-gestützten Features von ClickUp für das Meeting-Management können Sie ganz einfach Tagesordnungspunkte erstellen, Notizen aus Meetings erfassen, Aufgaben aus Meeting-Notizen erstellen und zuweisen, Aufzeichnungen transkribieren und vieles mehr – mit unserem KI-Notizbuch und ClickUp Brain. Sparen Sie bis zu 8 Meeting-Stunden pro Woche, genau wie unsere Clients bei Stanley Security!
Schlüsselanwendungen generativer KI im Beschaffungswesen
Generative KI verändert die Arbeitsweise von Beschaffungsteams. Hier sind die wichtigsten Bereiche, in denen die Auswirkungen am deutlichsten sichtbar sind.
Automatisierte Dokumentenerstellung
Die Erstellung von Beschaffungsdokumenten ist eine repetitive Arbeit. Jedes Dokument, sei es eine Ausschreibung (RFP), eine Angebotsanfrage (RFQ) oder ein Formular zur Lieferantenaufnahme, muss präzise, richtlinienkonform und auf den jeweiligen Kontext zugeschnitten sein.
Am Ende verbringen Sie Stunden damit, alte Vorlagen zu kopieren, nach Klauseln zu suchen und die Einhaltung von Vorschriften zu überprüfen.
🎯 Der Wert generativer KI: Sie nutzt Sprachmodelle, um Muster in Ihren bestehenden Inhalten wie Struktur, Tonfall und Compliance-Sprache zu erkennen und diese auf neue Dokumente anzuwenden. Sie versteht, welche Art von Dokument Sie erstellen, und passt sich entsprechend an.
ClickUp Brain eignet sich perfekt für folgende Aufgaben:
Hier sind die drei Arten von Beschaffungsverträgen, die Sie kennen sollten:
- Festpreisverträge: Für einen klar definierten Projektumfang
- Kostenrückerstattungsverträge: Für Projekte mit ungewissem Umfang, bei denen der Käufer dem Verkäufer die zulässigen Kosten zuzüglich einer Gebühr erstattet.
- Zeit- und Materialverträge: Für Projekte, deren Umfang nicht klar definiert ist, Kombination von Festpreis- und Kostenerstattungsverträgen
Intelligentes Lieferantenrisikomanagement
Die manuelle Nachverfolgung von Lieferantenrisiken ist langsam und reaktiv. Sie verlassen sich auf veraltete Berichte, verstreute Tabellenkalkulationen oder fragmentierte Rückmeldungen von verschiedenen internen Stakeholdern. Bis ein Beschaffungsmanager ein Problem entdeckt, hat es bereits Auswirkungen auf Zeitleisten, Qualität oder Kosten.
🎯 Der Wert generativer KI: Sie analysiert Daten aus verschiedenen Systemen – Lieferanten-Scorecards, Vertragsverlauf, Lieferfristen und Support-Tickets. Sie erkennt frühzeitig Anzeichen für Lieferantenrisiken wie verspätete Lieferungen, Preisschwankungen oder Qualitätseinbußen und schlägt proaktiv nächste Schritte vor.
⚡ Vorlagenarchiv: RFQ-Vorlagen für eine effektive Beschaffung
Ausgabenanalyse und -optimierung
Ihre Beschaffungsteams sitzen auf einer Goldmine an Ausgabendaten. Aber ohne die richtigen tools bleiben diese Erkenntnisse ungenutzt. Wenn Sie mit nicht miteinander verbundenen Systemen arbeiten, stehen Sie vor dem Problem veralteter Berichte zur Berichterstellung. Das bedeutet, dass Sie keinen klaren Überblick über die Ausgaben in Ihren Beschaffungsprozessen haben.
🎯 Der Wert generativer KI: Sie zieht Daten aus ERPs, Beschaffungsplattformen, Lieferantenmanagementsystemen und anderen vor- und nachgelagerten Geschäftssystemen. Anschließend können Sie diese in Echtzeit klassifizieren und analysieren. Sie erhalten sofort Sichtbarkeit auf Trends, unkonventionelle Ausgaben und Einsparungsmöglichkeiten.
Datenanreicherung und -bereinigung
In den meisten Beschaffungssystemen sind Lieferantendaten entweder unvollständig oder veraltet. Beispielsweise kann es vorkommen, dass derselbe Lieferant unter mehreren Namen aufgeführt ist, Steuerangaben fehlen oder Kontaktdaten in verschiedenen Systemen nicht übereinstimmen.
Das Ergebnis dieser Ungenauigkeiten sind Fehler in der Berichterstellung, Compliance-Risiken und sogar Zeitverlust durch die manuelle Korrektur von Daten vor der Beschaffung oder vor Audits.
🎯 Der Wert generativer KI: Sie identifiziert und korrigiert Datenlücken, indem sie Muster in unübersichtlichen Eingaben erkennt. Sie können fehlende Informationen automatisch ergänzen, Einträge standardisieren, Duplikate zusammenführen und sogar Lieferantenprofile mithilfe externer Quellen anreichern. Jede Beschaffungs- und Ausgabenentscheidung wird in Ihren Workflows der Automatisierung durch Daten gestützt.
Prognosen und Bedarfsplanung
Ihre Vertriebsteams haben ihre eigenen Prognosen. Bestandsdaten sind in Legacy-Systemen isoliert gespeichert. Die Markttrends ändern sich schneller, als die Zyklen der Berichterstellung mithalten können. All dies führt zu uneinheitlichen Eingaben.
Derzeit basieren Ihre Prognosen und Entscheidungen zur Bedarfsplanung auf veralteten Tabellenkalkulationen. Letztendlich handelt es sich dabei eher um Vermutungen.
🎯 Der Wert generativer KI: Sie verschafft Ihnen einen klareren Überblick über die Zukunft. Mit Hilfe von Predictive Analytics können Sie Muster aufdecken, nach denen Ihr Team gar nicht gesucht hat, und Nachfrageverschiebungen erkennen, bevor sie in Berichten sichtbar werden. Insgesamt ermöglicht Ihnen dies eine bewusstere Planung.
Hier erfahren Sie, wie ein leistungsstarkes generatives KI-Tool wie ClickUp AI Ihnen helfen kann.
Automatisierung von E-Mails und Kommunikation
Sie verbringen viel Zeit mit der Kommunikation und Nachverfolgung von Lieferanten, der Bestätigung von Zeitleisten, der Klärung von Bedingungen und der Beantwortung interner Abfragen. Obwohl diese Austauschvorgänge wichtig sind, handelt es sich dabei um sich wiederholende und leicht abgewandelte Versionen derselben Aktualisierungen.
Aber was passiert, wenn Ihre Posteingänge überquellen und Sie mit Hunderten von Lieferanten zu tun haben? Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass wichtige Nachrichten verspätet eintreffen oder ganz übersehen werden.
🎯 Der Wert generativer KI: Sie fungiert als zentralisierte Kommunikations-Intelligenzschicht, indem sie Kontext aus Ihren Drittanbieter-Business-Systemen abruft, um präzise Antworten zu generieren. Sie können den Koordinationsaufwand reduzieren und gleichzeitig jedem Anbieter ein reaktionsschnelleres, konsistentes Erlebnis bieten.
📚 Weiterlesen: Einsatz von KI im Betriebsmanagement
Wissensaustausch
Wer hat welche Konditionen ausgehandelt, welche Lieferanten waren schwierig und welche Workarounds wurden verwendet, um Probleme in der Vergangenheit zu lösen? All diese Informationen befinden sich in den Köpfen der Mitarbeiter, nicht in den Systemen. Wenn ein Mitglied des Teams das Unternehmen verlässt oder die Rolle wechselt, geht dieses Wissen oft mit ihm verloren.
Was folgt, ist bekannt: Neue Manager wiederholen alte Fehler und verschwenden Zeit damit, bereits gelöste Probleme erneut zu entdecken.
🎯 Der Wert generativer KI: Sie verwandelt Stammeswissen in gemeinsame Intelligenz. Durch die Auswertung von E-Mails, Verträgen, Notizen zu Meetings und internen Chats kann sie wichtige Erkenntnisse zutage fördern, die sonst in Vergessenheit geraten wären. Dank dieser Kontinuität können Sie neue Mitarbeiter schneller einarbeiten und auf bereits vorhandenem Wissen aufbauen.
⚒️ Quick Hack: Nutzen Sie ClickUp Brain, um all diese Informationen in die Tat umzusetzen. Von der Zusammenfassung von Lieferantengesprächen über die Extraktion von Vertragsinformationen bis hin zur sofortigen Beantwortung von Abfragen zur Beschaffung – ClickUp Brain hilft Ihrem Team, auf dem Laufenden zu bleiben.
Kombinieren Sie sie mit ClickUp-Dashboards für die Nachverfolgung der Leistung von Lieferanten, ausstehenden Verträgen und Ausgabentrends an einem Ort. Ganz gleich, ob Sie einen neuen Lieferanten einbinden oder die Eigentümerschaft für Lieferanten zwischen Teammitgliedern übertragen – Sie verlieren nie wieder den Überblick.
Beispiele aus der Praxis für generative KI im Beschaffungswesen
Die Phase der generativen KI im Beschaffungswesen ist vorbei. Hier erfahren Sie, wie führende Unternehmen sie in ihren Beschaffungsprozessen einsetzen.
1. Intelligenteres Vertragsmanagement und intelligente Berichterstellung für Compliance
Herausforderung: Die Beschaffungs- und Finanzteams von eBay standen vor Ineffizienzen bei der manuellen Extraktion wichtiger Begriffe aus komplexen Verträgen, dem Abgleich von Finanzdaten und der Einhaltung sich ständig ändernder Steuer- und Nachhaltigkeitsvorschriften.
Jahrzehntelang gesammelte Daten trugen zur Komplexität bei und machten es schwierig, Genauigkeit und Geschwindigkeit aufrechtzuerhalten.
Implementierte Lösung: Durch den Einsatz generativer KI konnten sie die Vertragsanalyse automatisieren, Zahlungsabstimmungen optimieren und die regulatorische Klassifizierung für indirekte Steuern unterstützen.
Das Beschaffungsteam begann auch, KI einzusetzen, um RFP-Prozesse und die Bearbeitung von Lieferantendokumenten zu verbessern.
Auswirkungen: Wie generative KI die Beschaffung und Compliance verändert hat
- Reduzierter manueller Workload in den Bereichen Beschaffung, Finanzen und Compliance
- Verbesserte Genauigkeit bei der Vertragsauslegung, der Einhaltung von Steuervorschriften und der Berichterstellung zur Nachhaltigkeitsberichterstattung
- Gesteigerte Kosteneffizienz, beschleunigte Beschaffungszyklen und verbesserte Teamproduktivität in den Bereichen Technik und Kundensupport
2. Aufbau einer widerstandsfähigeren Lieferkette
Herausforderung: Bei der Verwaltung einer umfangreichen und komplexen globalen Lieferkette stand Unilever vor Herausforderungen in den Bereichen Lieferantenkooperation, Vertragsmanagement und Einhaltung sich ständig ändernder Vorschriften.
Diese manuellen Prozesse waren zeitaufwändig und prone zu Fehlern, was die Agilität und Reaktionsfähigkeit beeinträchtigte.
Lösung: Unilever hat sich mit Accenture zusammengetan, um generative KI-Anwendungen im gesamten Unternehmen zu skalieren.
Mithilfe der GenWizard-Plattform von Accenture entwickelte Unilever KI-gestützte Tools zur Automatisierung der Vertragsanalyse, zur Verbesserung der Zusammenarbeit mit Lieferanten und zur Optimierung der Beschaffungsprozesse. Diese Tools ermöglichten eine effiziente Lieferantenauswahl, Nachverfolgung der Leistung und Feedbackerfassung und förderten so Innovation und Resilienz in der Lieferkette.
Auswirkungen: Implementierung generativer KI zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz
- Die Automatisierung von Beschaffungsaufgaben führte zu erheblichen Zeiteinsparungen und reduzierte den manuellen Workload.
- KI-gesteuerte Prozesse trugen durch die Optimierung der Lieferantenauswahl und des Vertragsmanagements zu erheblichen Kosteneinsparungen bei.
- Die optimierte Zusammenarbeit mit Lieferanten ermöglichte eine schnellere Produktentwicklung und Innovation.
Die besten generativen KI-Tools für Beschaffungsfachleute
Hier sind einige der besten generativen KI-Tools für Beschaffungsfachleute wie Sie:
ClickUp
ClickUp ist die All-in-One-App für die Arbeit – sie vereint Aufgaben, Dokumente, Kommunikation, KI und Automatisierung in einer leistungsstarken Plattform.
Sehen wir uns an, wie Sie ClickUp für das KI-gestützte Projektmanagement im Beschaffungswesen einsetzen können.
Mit dem integrierten KI-Assistenten ClickUp Brain können Sie Zusammenfassungen erstellen und kontextbezogene Fragen stellen. Brain kann Ihnen auch dabei helfen, Aktualisierungen zu automatisieren, Vertragsnotizen schnell zusammenzufassen und Fragen wie „Welche Ausschreibungen sind verzögert?“ sofort zu beantworten.
Verwenden Sie anschließend die ClickUp-Automatisierungen, um benutzerdefinierte, regelbasierte Workflows für diese sich wiederholenden Aufgaben in Ihrem Workflow zu erstellen. Sie können Auslöser erstellen wie:
- Wenn ein neuer Lieferantenvertrag in die Auftragsverwaltungssoftware hochgeladen wird, weisen Sie eine rechtliche Überprüfungsaufgabe zu.
- Wenn eine RFP-Aufgabe den Status „Gesendet“ erhält, erstellen Sie automatisch eine Folgeaufgabe zur Bewertung.
- Benachrichtigen Sie Stakeholder automatisch, wenn die Zertifizierung eines Lieferanten bald abläuft.
- Verschieben Sie Aufgaben, nachdem die endgültige Genehmigung fertiggestellt wurde, in den Status „Geschlossen“.
ClickUp Docs vereinfacht die Zusammenarbeit zwischen Ihnen und Ihren Lieferanten in einem gemeinsamen, sicheren Workspace. Damit können Sie Onboarding-Checklisten, RFP-Anweisungen oder Audit-Vorlagen in Echtzeit gemeinsam bearbeiten.
Der Gastzugang stellt sicher, dass Lieferanten nur das sehen, was sie sehen müssen, ohne dass interne Daten gefährdet werden. Mit Kommentaren und Tags können Sie interne Stakeholder taggen, damit diese in Echtzeit überprüfen und kommentieren können.
Anhand des Bearbeitungsverlaufs können Sie sehen, wer wann Änderungen an den Dokumenten vorgenommen hat, um Doppelarbeit zu vermeiden.
Mit ClickUp Docs können Sie auch die Dokumentenverwaltung vereinfachen. Sie können lieferantenspezifische Ordner erstellen und speichern. Darüber hinaus können Sie Dokumente auch mit Aufgaben verknüpfen (z. B. Lieferantenbewertungsformulare, die mit der Aufgabe selbst verknüpft sind).
📚 Bonus: Mit ClickUp Brain können Sie lange Verträge zusammenfassen, wichtige Klauseln herausziehen oder Folgeaufgaben aus Meeting-Notizen generieren – alles innerhalb des Dokuments selbst.
Die Nachverfolgung von Beschaffungsvorgängen wird mit den flexiblen Ansichten und Dashboards von ClickUp erheblich vereinfacht. Mit der Board-Ansicht können Sie den Stand jedes Beschaffungsprojekts visualisieren. Alternativ können Sie mit der Gantt- oder Zeitleiste-Ansicht Liefertermine nachverfolgen.
📊 Hier sind einige der Beschaffungs-KPIs für die Nachverfolgung mit ClickUp:
- Anzahl der Lieferanten
- Kosteneinsparungen
- Lieferantenvorlaufzeit
- Fehlerquote bei Lieferanten
- Genauigkeit von Bestellungen
- ROI im Beschaffungswesen
Mit ClickUp Dashboards können Sie das Projektbudget verwalten und alle wichtigen KPIs überwachen, darunter Reaktionszeiten von Lieferanten, Vertragsverlängerungstermine sowie direkte und indirekte Ausgaben.
Darüber hinaus reduzieren Sie mit ClickUp Integrations das Tool-Hopping. Ganz gleich, ob Sie BeschaffungsWorkflows, die Einbindung von Lieferanten oder Beschaffungsanalysen verwalten – ClickUp kann Daten aus den Tools abrufen, die Ihr Team bereits verwendet, und Ihnen so eine einzige, stets aktuelle Informationsquelle bieten.
Weitere führende generative KI-Tools für Beschaffungsteams sind:
1. Icertis: Icertis ist eine KI-gestützte Plattform für das Vertragslebenszyklusmanagement (CLM), die in Beschaffungs-, Rechts- und Finanzteams eingesetzt wird. Das Tool „Contract Intelligence“ (ICI) nutzt große Sprachmodelle, um Verträge automatisch zu generieren, riskante Klauseln zu kennzeichnen und wichtige Verpflichtungen zu extrahieren.
Durch die Bereitstellung kontextbezogener Empfehlungen während Verhandlungen hilft Icertis Teams dabei, Genehmigungen zu beschleunigen und gesetzliche Vorschriften einzuhalten.
2. SAP Ariba: SAP Ariba nutzt Business-KI, um Beschaffungsprozesse zu verbessern, von der Lieferantensuche bis zur Risikobewertung. Dies ist besonders nützlich für Beschaffungs- und Lieferkettenteams, die große Lieferantennetzwerke verwalten.
Die KI unterstützt Sie mit Vertragsvorschlägen, Beschaffungsempfehlungen und Lieferantenbewertungen auf der Grundlage von Echtzeit-Risikoprofilen und Verlaufsdaten.
3. Zycus: Zycus, eine End-to-End-Plattform für die Automatisierung der Beschaffung, bietet Gen-KI-Funktionen über seine Merlin-KI-Suite. Beschaffungsteams können automatisch Ausschreibungen generieren, Lieferantenantworten mit kontextbezogener Bewertung bewerten und Verhandlungszusammenfassungen erstellen.
Das System lernt aus Verlaufsdaten, um optimale Beschaffungsstrategien vorzuschlagen.
4. Ivalua: Ivalua ist eine No-Code-Source-to-Pay-Plattform (S2P), die entwickelt wurde, um Beschaffung, Lieferantenmanagement und Ausgabenanalyse in einem einzigen, anpassungsfähigen Ökosystem zu vereinen.
Mit dem IVA (Intelligent Virtual Assistant) von Ivalua können Sie Aufgaben wie Lieferantenrecherche, Vertragszusammenfassung und Entwurf von Mitteilungen automatisieren.
5. Cherrywork: Mit KI-gestützten Workflows optimiert die Intelligent Procurement Suite von Cherrywork Ihren Source-to-Pay-Lebenszyklus. Sie hilft Ihnen, Zykluszeiten zu verkürzen und gleichzeitig Compliance und Konsistenz sicherzustellen.
Die Cloud-Anwendung ist aufgrund ihrer nativen Integration für Unternehmen, die SAP einsetzen, besonders hilfreich.
6. Klevaar: Für Teams, die umfangreiche oder multivariable Ausschreibungen verwalten, kombiniert es Beschaffungsoptimierung mit intelligenter Automatisierung, um komplexe Ereignisse in großem Maßstab zu bewältigen, ohne das Team zu überfordern.
Die KI-gestützte eSourcing-Plattform kann Hunderte (oder Tausende) von Lieferantenantworten gleichzeitig verarbeiten und dabei die vom Käufer festgelegten Regeln und Präferenzen anwenden.
7. LevaData: LevaData nutzt KI, um Kosteneinsparungsmöglichkeiten zu erkennen, Beschaffungsrisiken zu bewerten und alternative Lieferanten oder Komponenten zu empfehlen.
Dieses KI-Beschaffungstool eignet sich ideal für Direktmaterialien und strategisches Sourcing. Denn es wandelt externe Marktsignale in proaktive Entscheidungshilfen für den gesamten Beschaffungszyklus um.
8. Sievo: Verwandeln Sie unübersichtliche Beschaffungsdaten mit der Beschaffungsanalysesoftware von Sievo in strukturierte Ausgabeninformationen. Sie bietet umfassende Sichtbarkeit der Ausgabendaten, KI-gestützte Erkenntnisse, fortschrittliches Datenmanagement und ESG-Nachverfolgung für Unternehmen.
In Ihrem Dashboard zur Ausgabenanalyse können Sie historische Leistungen vergleichen und Daten nach Geschäftsbereichen filtern.
9. GEP Smart: GEP SMART ist eine End-to-End-Beschaffungsplattform mit integrierter KI. Die einheitliche Beschaffungsplattform ermöglicht es Ihnen, Chancen zu identifizieren, Einsparungen zu verwalten und das direkte und indirekte Ausgabenmanagement zu optimieren.
10. Fairmarkit: Die autonome Ausgabenmanagement-Plattform Fairmarkit wurde speziell für das Tail-Spend-Sourcing entwickelt. Sie kann manuelle Aufgaben wie das Erfassen von Bedarf, das Erstellen von Sourcing-Ereignissen, das Analysieren von Lieferantenantworten und die Berichterstellung über Fortschritte sowie arbeitsintensive Spreadsheet-Workflows automatisieren.
📚 Weiterlesen: KI-Tools für die Bestandsverwaltung
Schlüssel-Herausforderungen und ethische Überlegungen bei der KI-gestützten Beschaffung
Die Vorteile einer KI-gestützten Beschaffung erstrecken sich auf den Bereich der Automatisierung der Dokumentenerstellung, des intelligenten Lieferantenrisikomanagements, der Ausgabenanalyse und -optimierung, jedoch gibt es auch einige Herausforderungen. Dazu gehören:
1. Algorithmische Verzerrung und Fairness
KI-Systeme, die auf historischen Beschaffungsdaten trainiert wurden, können bestehende Verzerrungen perpetuieren. Wenn beispielsweise in der Vergangenheit bestimmte Lieferanten aufgrund ihrer geografischen Lage oder Größe bevorzugt wurden, könnten Ihre KI-Modelle diesen Trend fortsetzen, was zu einer unfairen Lieferantenauswahl und potenzieller Diskriminierung führen würde.
Schlüssel-Überlegungen:
- Datenvielfalt: Stellen Sie sicher, dass die Trainingsdaten einen breiten Bereich an Lieferantenprofilen umfassen (z. B. nach Größe, geografischer Lage, Eigentümerschaft), um eine Verstärkung systemischer Verzerrungen zu vermeiden.
- Bias-Audit: Testen Sie KI-Modelle regelmäßig auf verzerrte Ergebnisse bei der Bewertung, Auswahl und Empfehlung von Lieferanten.
- Erklärbarkeit: Verwenden Sie KI-Systeme, die Transparenz hinsichtlich der Entscheidungsfindung bieten, damit Entscheidungen bei Bedarf hinterfragt oder überprüft werden können.
- Inklusives Design: Beziehen Sie mehrere Interessengruppen, darunter auch Teams für Lieferantenvielfalt, in die Entwicklung und Erprobung von KI-Modellen ein, um blinde Flecken zu vermeiden.
👀 Wussten Sie schon? Beschaffungsteams verbringen fast 40 % ihrer Zeit mit manuellen, sich wiederholenden Aufgaben – wie dem Einholen von Genehmigungen oder dem Aktualisieren von Tabellen. Das sind fast zwei volle Tage pro Woche, die für Dinge aufgewendet werden, die Tools wie Automatisierung und KI problemlos erledigen könnten.
2. Datenschutz und Datensicherheit
KI-Systeme im Beschaffungswesen verarbeiten häufig sensible Lieferanten- und Unternehmensdaten, wie beispielsweise Finanzinformationen von Lieferanten sowie vertragliche und rechtliche Dokumente. Aber was passiert, wenn Sie keine wirksamen Sicherheitsvorkehrungen getroffen haben? Wenn Sie keine klare Regelung darüber haben, wie KI-Systeme auf Daten zugreifen, diese verarbeiten und freigeben dürfen?
Sie werden mit erheblichen Risiken in Bezug auf Datenmissbrauch, Verstöße gegen Datenschutzgesetze und den Verlust des Vertrauens Ihrer Lieferanten konfrontiert sein.
✅ Checkliste: Ethische Sicherheitsvorkehrungen bei KI im Beschaffungswesen
- Beschränken Sie den Zugriff auf sensible Daten mithilfe rollenbasierter Berechtigungen.
- Erfahren Sie, wie KI-Tools Lieferanten- oder Vertragsdaten verarbeiten.
- Überprüfen Sie KI-Entscheidungen auf Einhaltung der Datenschutzbestimmungen (DSGVO, CCPA usw.).
- Legen Sie Zustimmungsprotokolle fest, wenn Sie Daten extern freigeben.
- Überprüfen Sie regelmäßig die Richtlinien zur Datenspeicherung und -löschung.
📌 Welche Strafen drohen bei Verstößen gegen die DSGVO?
Bei schwerwiegenden Verstößen können die Strafen für öffentliche und Privat-Organisationen bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes betragen.
Selbst bei weniger schwerwiegenden Verstößen, wie der Nichtführung ordnungsgemäßer Aufzeichnungen oder der nicht rechtzeitigen Berichterstellung bei Datenschutzverletzungen, können Geldstrafen in Höhe von bis zu 10 Millionen Euro oder 2 % des weltweiten Umsatzes verhängt werden.
3. Übermäßiges Vertrauen in die Automatisierung
Mit zunehmender Leistungsfähigkeit der KI wächst das Risiko, dass sich Ihre Teams zu sehr auf automatisierte Entscheidungen verlassen.
Nehmen wir als Beispiel die Vertragsgestaltung. Ein KI-System könnte bei der Vertragserstellung eine scheinbar überflüssige Klausel entfernen, um das Dokument zu straffen. Diese Klausel könnte jedoch eine Absicherung sein, auf die Ihr Rechtsteam aufgrund eines früheren Rechtsstreits für risikoreiche Anbieter bestanden hat.
Was die KI als Duplikat ansieht, kann in Wirklichkeit eine hart erarbeitete Sicherheitsmaßnahme sein, die Ihr Unternehmen schützt.
✅ Checkliste: Wie man Automatisierung und menschliches Urteilsvermögen in Einklang bringt
- Überprüfen Sie KI-generierte Ergebnisse vor der Genehmigung oder der Lieferantenbewertung.
- Legen Sie Schwellenwerte fest, bei denen Aktionen der Automatisierung eine menschliche Bestätigung erfordern.
- Verfolgen Sie Ausnahmen und Überschreibungsmuster, um zu erkennen, wo die Automatisierung versagt.
- Schulen Sie Ihre Beschaffungsmanager darin, die Grenzen der KI zu verstehen – nicht nur, wie man die Tools einsetzt.
📚 Weiterlesen: Wie man KI zur Automatisierung von Aufgaben einsetzt
4. Geistiges Eigentum und Lieferantenrechte
Anbieter vertrauen Ihnen ihre proprietären Daten in der Hoffnung auf eine faire und sichere Partnerschaft an. Wenn Ihre KI-Tools diese Informationen absichtlich oder unabsichtlich wiederverwenden oder offenlegen, kann dies schwerwiegende Folgen haben. Dies könnte auch rechtliche Schritte nach sich ziehen. KI kann keine Grenzen ziehen. Das müssen Sie tun.
Wichtige Überlegungen zum Schutz von Lieferantendaten in KI-Workflows
- Vertragliche Klarheit: Stellen Sie sicher, dass /AI-Anbieter ausdrücklich angeben, wie sie die Eingabedaten verwenden und wem die daraus resultierenden Ergebnisse gehören.
- Datenverwendungsrechte: Stellen Sie sicher, dass alle in der AI-Schulung verwendeten Daten von Dritten ordnungsgemäß lizenziert sind, um Ansprüche wegen Rechtsverletzungen zu vermeiden.
- Lieferantenvereinbarungen: Fügen Sie Entschädigungsklauseln ein, um sich vor möglichen Verletzungen des geistigen Eigentums durch Handlungen des Lieferanten zu schützen.
👀 Wussten Sie schon? Mehrere kanadische Nachrichtenagenturen haben OpenAI im November 2024 wegen Urheberrechtsverletzungen im Zusammenhang mit der Verwendung ihrer Nachrichtenartikel zum Trainieren von ChatGPT verklagt. Sie fordern Schadenersatz in Höhe von bis zu 20.000 CA$ pro Nachrichtenartikel, der zum Trainieren verwendet wurde.
Optimieren Sie Ihre Beschaffung mit ClickUp
Sie wissen bereits, dass sich die Beschaffung verändert. Aber provisorische tools und unzusammenhängende Daten werden mit den kommenden Entwicklungen nicht Schritt halten können.
Um wirklich strategische Einsparungen zu erzielen, Zykluszeiten zu verkürzen und vorausschauend zu handeln, muss generative KI mehr als nur ein Experiment sein. Sie muss in jede Phase Ihres Workflows eingebettet sein – von der Beschaffung und der Nachverfolgung von Lieferantenrisiken bis hin zur Vertragsautomatisierung und Sichtbarkeit der Ausgaben.
Hier kommt ClickUp ins Spiel.
Nicht nur Beschaffungsaufgaben verwalten. Sondern Ihre Mitarbeiter, Systeme und Daten in einem KI-gestützten Workspace miteinander verbinden.
Darüber hinaus können Sie mit ClickUp Brain verstreute Unterhaltungen mit Lieferanten in Zusammenfassungen, lange Verträge in Aktionspunkte und komplexe Beschaffungsfragen in sofortige Antworten umwandeln. Es ist, als hätten Sie einen Beschaffungsanalysten, einen Betriebsleiter und einen Protokollführer in einem tool.
Sind Sie bereit, Ihre strategische Beschaffung mit KI zu skalieren? Melden Sie sich kostenlos bei ClickUp an.