Unser Gehirn ist nicht dafür geschaffen, unendlich viele Erkenntnisse aus Meetings zu speichern – KI hingegen schon.
Sicher, Zoom verfügt über ein integriertes KI-Notiz-Feature, aber dieses erfasst möglicherweise nicht alle Nuancen, die Sie benötigen. Wenn Sie es leid sind, nach Notizen zu suchen oder wichtige Details zu verpassen, ist es Zeit für eine Verbesserung. In diesem Blog zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Zoom-Meeting-Notizen automatisieren können und warum ClickUp die intelligentere Wahl sein könnte.
⏰60-Sekunden-Zusammenfassung
Zoom Notes nutzt KI, um Meetings zu transkribieren, wichtige Punkte festzuhalten und Aktionselemente hervorzuheben, damit Sie den Überblick behalten.
So aktivieren Sie diese Funktion:
- Aktivieren Sie KI-Begleiter in Ihren Zoom-Einstellungen.
- Aktivieren Sie „Meeting Summary and Notes“ (Meeting-Zusammenfassung und Notizen) und passen Sie die Berechtigungen nach Bedarf an.
- Starten Sie Ihr Zoom-Meeting und klicken Sie im unteren Bereich auf „KI-Begleiter“.
- Überprüfen Sie Notizen in Echtzeit oder finden Sie sie später in „Aufgezeichnete oder frühere Meetings“ wieder.
- Bearbeiten und freigeben Sie Notizen für Ihr Team.
Einschränkungen von Zoom Notes: Eingeschränkte Formatierungsmöglichkeiten, Zusammenarbeit, Offline-Zugriff, Integrationen und Aufbewahrung von Notizen
So kann ClickUp Ihnen helfen:
- Bietet Vorlagen für Meetings und Zoom-Integration für einen reibungsloseren Workflow.
- Nimmt an Meetings teil, zeichnet Unterhaltungen auf und erstellt strukturierte, bearbeitbare Notizen.
- Verwendet ClickUp Docs für umfangreiche Formatierungsmöglichkeiten und Zusammenarbeit in Echtzeit.
- Fasst lange ClickUp-Chat-Diskussionen automatisch zusammen
- Funktioniert mit ClickUp Brain, um Fristen festzulegen, Mitglieder zuzuweisen und Benachrichtigungen zu versenden.
- Bietet Vorlagen für Meetings und Zoom-Integration für einen reibungsloseren Workflow.
So erstellen Sie automatisch Notizen zum Meeting in Zoom
Mit Zoom Notes können Sie ganz einfach Notizen zu Ideen anfertigen, die Nachverfolgung von Aktionselementen durchführen und Meeting-Protokolle führen, ohne zwischen Registerkarten wechseln zu müssen.
Wenn der Gastgeber die Funktion „Notizen” in den Steuerelementen des Meetings aktiviert hat, können Sie auf einen gemeinsamen Editor zugreifen, in den alle Teilnehmer in Echtzeit schreiben können.
Möchten Sie etwas Wichtiges hervorheben? Formatieren Sie Ihren Text mit Fettdruck, Kursivschrift oder Listen. Sie müssen nicht auf „Speichern“ klicken, da Zoom dies automatisch erledigt.
Nach Ende des Meetings bleiben Ihre Notizen erhalten. Laden Sie sie als Text-Datei herunter oder geben Sie sie per E-Mail frei, damit alle auf dem gleichen Stand sind.
💡Profi-Tipp: Sparen Sie sich die Mühe, alles mitzuschreiben, indem Sie Videotranskripte verwenden. Aktivieren Sie einfach Live-Transkripte in Zoom, indem Sie auf die Schaltfläche neben Aufzeichnen klicken. Dadurch werden Untertitel für alle Sprecher hinzugefügt, sodass Sie später wichtige Schlüssel-Details leicht herausziehen können. Wenn es Zeit ist, Ihre Notizen zu schreiben, haben Sie alles direkt vor sich.
Wenn Sie jedoch mehr als nur einfache Notizen erstellen möchten, ist der KI-Assistent von Zoom genau das Richtige für Sie. Er kann Zusammenfassungen erstellen, die Nachverfolgung von Aktionselementen durchführen und sogar Medien einbetten. So verwenden Sie ihn, um automatisch Notizen zu Meetings zu erstellen:
1. Aktivieren Sie den Zugriff auf KI Companion.
Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass der KI-Begleiter aktiviert ist. Wenn Sie Teil einer Organisation sind, wird dies wahrscheinlich vom Administrator Ihres Zoom-Kontos gesteuert. Wenn Sie ein persönliches Konto haben, überprüfen Sie, ob Ihr Zoom-Plan dies beinhaltet.
Sobald die Funktion aktiviert ist, öffnen Sie Zoom, klicken Sie auf Ihr Profilbild, gehen Sie zu Einstellungen > KI-Begleiter und schalten Sie den Schalter um.
💡 Profi-Tipp: Der KI-Assistent von Zoom kann auch lange Threads aus Ihrem Zoom-Chatfenster zusammenfassen, sodass Sie sich stundenlanges Lesen sparen können, um den gesamten Inhalt zu verstehen.
2. Schalten Sie die Zusammenfassung des Meetings und Notizen um
Gehen Sie nun zu den Einstellungen des KI-Assistenten und schalten Sie Meeting-Zusammenfassung oder Meeting-Notizen um – damit wird Zoom angewiesen, während Sie sprechen Notizen zu machen.
Wenn Sie diese Funktion nicht für jedes Meeting manuell aktivieren möchten, stellen Sie sie über das Zoom-Webportal für wiederkehrende Anrufe auf Autostart ein. Für sensiblere Gespräche, wie z. B. Einzelgespräche, können Sie die Einstellungen so anpassen, dass die KI keine Zusammenfassungen erstellt.
Hier ist ein Zoom-Tipp für Sie: Fügen Sie Pronomen zu Ihrem Zoom-Profil hinzu, und KI-Companion wird Sie in Zusammenfassungen erwähnen.
3. Starten Sie Ihr Zoom-Meeting und aktivieren Sie KI-Companion.
Starten Sie Ihr nächstes Meeting wie normal. Sie können es im Voraus planen oder sofort beginnen. Stellen Sie sicher, dass Sie auf die neueste Version von Zoom aktualisiert haben, um alle Features von KI Companion nutzen zu können.
Suchen Sie während Ihres Meetings die Schaltfläche „KI-Begleiter“ in der Symbolleiste, wo Sie die Optionen „Stummschalten“, „Video“ und „Bildschirm freigeben“ finden. Klicken Sie darauf, um das Fenster des KI-Begleiters zu öffnen.
4. Zugriff auf und Überprüfung von Notizen während (oder nach) dem Meeting
KI-Begleiter aktualisiert Ihre Notizen live während des Meetings, aber Sie können sie auch später überprüfen, wenn Sie eine Auffrischung benötigen. Sie finden sie unter:
- Ihre E-Mail (wenn Sie automatische Zusammenfassungen aktiviert haben)
- Das Zoom-Webportal
- Der Abschnitt „Aufgezeichnete Meetings“ in der Zoom-App
- Die Registerkarte „Vorherige Meetings“
5. Bearbeiten und freigeben Sie die fertigen Notizen
Öffnen Sie nach dem Meeting die Notizen, überfliegen Sie sie, nehmen Sie gegebenenfalls Änderungen vor und geben Sie sie an Ihr Team frei. Sie können dies innerhalb von Zoom tun oder die Notizen für weitere Bearbeitung exportieren.
Limitations of Using Zoom for Meetings
Sobald Sie den KI-Assistenten von Zoom verwenden, werden Sie feststellen, dass er ein wenig ... nun ja, eingeschränkt ist. Hier sind seine Schwächen:
- Nur-Text: Keine Tabellen, Bilder oder Code-Blöcke, nur grundlegende Formate. Wenn Sie detaillierte Pläne für Projekte oder Code-Schnipsel gewohnt sind, wird sich Zoom Notes ein bisschen so anfühlen, als würden Sie auf eine Serviette schreiben.
- Kein Offline-Zugriff: Wenn Sie offline sind, sind auch Ihre Notizen offline. Im Gegensatz zu anderen Apps, die ohne Internet funktionieren, speichert Zoom alles, bis Sie wieder online sind.
- Notizen bleiben nicht für immer erhalten: Zoom löscht sie je nach Ihrem Plan möglicherweise nach 30 bis 180 Tagen. Wenn Sie sie nicht an anderer Stelle speichern, könnten sie verschwinden, bevor Sie es überhaupt bemerken.
- Eingeschränkte Zusammenarbeit: Sie können Notizen live bearbeiten, aber sobald das Meeting beendet ist, ist es vorbei – keine Kommentare, Versionshistorie oder Nachverfolgung der Änderungen. Nicht ideal, wenn Ihr Team über verschiedene Zeitzonen hinweg arbeitet.
- Keine Integrationen: Möchten Sie Aktionspunkte direkt an Ihren Aufgabenmanager senden? Dann müssen Sie Alles manuell kopieren und einfügen, was nicht gerade kinderleicht ist.
📮 ClickUp Insight: ClickUp hat herausgefunden, dass 47 % aller Meetings eine Stunde oder länger dauern. Aber ist diese Zeit wirklich notwendig? Der Grund für unsere Skepsis? Nur 12 % unserer Befragten geben eine hohe Bewertung für ihre Meetings ab.
Die Nachverfolgung von Metriken wie generierte Aktionspunkte, Follow-up-Raten und Ergebnisse kann Aufschluss darüber geben, ob längere Meetings wirklich einen Wert bieten.
Die Meeting-Management-Tools von ClickUp können Ihnen dabei helfen! Erfassen Sie mit AI Notetaker ganz einfach Aktionspunkte während Besprechungen, wandeln Sie diese in nachverfolgbare Aufgaben um und überwachen Sie die Erledigungsquoten – alles in einem einheitlichen Workspace. Sehen Sie, welche Meetings tatsächlich zu Ergebnissen führen und welche Ihrem Team nur Zeit rauben!
Effektive Notizen zum Meeting mit ClickUp
Seien wir ehrlich: Der KI-Assistent von Zoom ist in Ordnung ... wenn Sie einfache, schnell vergessene Meeting-Agenden und Notizen mögen, die nach ein paar Wochen in der Versenkung verschwinden. Wenn Sie Ihre Meeting-Notizen jedoch tatsächlich für etwas mit Produktivität nutzen möchten, ist es Zeit für ein Upgrade.
ClickUp bietet Ihnen eine Notizfunktion, die wirklich für Sie funktioniert. Es ist Ihr Meeting-Gedächtnis, Tool für Projektmanagement und Teamassistent in einem. Nie wieder verlorene Aktionspunkte, verstreute Notizen oder die Arbeit mit fünf verschiedenen Apps, nur um den Überblick zu behalten.
Schauen wir uns an, wie das funktioniert.
Erfassen Sie jedes Detail Ihres Meetings mit dem KI-Notizbuch von ClickUp.
Haben Sie jemals ein Meeting beendet und gedacht: „Moment mal, was haben wir gerade beschlossen?“ Mit ClickUp AI Notetaker wird das nie wieder passieren.
Es nimmt an Ihren virtuellen Meetings teil, zeichnet Alles auf und organisiert Ihre Notizen automatisch, komplett mit den wichtigsten Erkenntnissen, Aktionspunkten und Sprecherzuordnungen. Sie erhalten eine detaillierte, strukturierte Zusammenfassung, ohne einen Finger zu rühren.
Das bietet Ihnen dieses KI-Notiztool:
- Automatische Transkription von Meetings durch Anhören Ihres Meetings, Umwandlung von Sprache in Text und Organisation der Notizen nach Sprecher und Zeit
- Erstellt nach jedem Meeting automatisch Zusammenfassungen mit den wichtigsten Punkten, Entscheidungen und Aktionselementen, sodass Sie nicht das gesamte Protokoll lesen müssen.
- Identifiziert und verfolgt Aktionselemente wie Anfragen und Nachfassaktionen, die im Meeting erwähnt werden, und hebt sie hervor.
- Speichert Daten in einer durchsuchbaren Datenbank, in der Sie vergangene Diskussionen anhand von Stichwörtern wiederfinden können.
🎉 Wissenswertes: Zoom behandelt Ihre Notizen wie ein zeitlich begrenztes Angebot: Heute noch da, in ein paar Monaten verschwunden. Aber ClickUp? Dort gilt eine „nie ablaufende“ Richtlinie. Ihre Notizen, Transkripte und Aktionspunkte bleiben für immer erhalten. Und dank unbegrenztem Speicher bei allen kostenpflichtigen Plänen müssen Sie nie wieder das Spiel „Welche Datei lösche ich?“ spielen.
Verwenden Sie ClickUp Docs, um umfassende, gut formatierte Notizen zu erstellen.
Manchmal reicht eine einfache Mitschrift nicht aus. Sie benötigen ein vollständig strukturiertes, interaktives Dokument.
Mit ClickUp Docs können Sie:
📌 Erstellen Sie detaillierte Notizen zu Meetings mit umfangreichen Formatierungsmöglichkeiten, Bildern, Tabellen und Checklisten.📌 Betten Sie Projektpläne, Sprints und Roadmaps direkt in Ihre Notizen zu Meetings ein.📌 Arbeiten Sie in Echtzeit zusammen – fügen Sie Kommentare hinzu, taggen Sie Teamkollegen und verfolgen Sie Änderungen.📌 Organisieren Sie alles nach Projekt oder Abteilung, damit Sie nie den Überblick verlieren.
Und da ClickUp jede Version Ihres Dokuments speichert, können Sie Änderungen bei Bedarf jederzeit rückgängig machen. Nie wieder „Moment mal, wer hat diese wichtige Notiz gelöscht?“
Probieren Sie es aus 👉 Freigeben Sie Besprechungsnotizen direkt im ClickUp-Chat, taggen Sie Ihr Team und besprechen Sie wichtige Punkte in Echtzeit. Kein Umschalten zwischen Registerkarten oder Nachfragen mehr, um Updates zu erhalten!
Der KI-Notiznehmer wandelt außerdem Aktionspunkte aus Meetings mit einem Klick in nachverfolgbare ClickUp-Aufgaben um. Sie können Fälligkeitsdaten festlegen, Teammitglieder zuweisen und Aufgaben mit Meeting-Notizen verknüpfen, um den vollständigen Kontext zu erhalten.
Optimieren Sie den Prozess der Erstellung von Notizen mit ClickUp Brain.
Die KI von Zoom kann ein Meeting transkribieren. ClickUp Brain kann es verstehen. So können Sie das Beste daraus machen:
1️⃣ Erhalten Sie sofortige Zusammenfassungen für jedes Meeting
Anstatt das gesamte Protokoll durchzulesen, fragen Sie ClickUp Brain:
- „Was waren die drei wichtigsten Elemente aus dem heutigen Marketing-Meeting?“
- „Fassen Sie die Diskussion zur Produkt-Roadmap in einem Absatz zusammen.“
So erhalten Sie klare, strukturierte Notizen, die sich ideal eignen, um sich in Sekundenschnelle auf den neuesten Stand zu bringen.
2️⃣ Automatisieren Sie Workflows direkt aus Ihren Notizen heraus
Wenn in Meetings Entscheidungen getroffen werden, überlassen Sie ClickUp Brain den nächsten Schritt. Es kann:
- Starten Sie Workflows für Genehmigungen, wenn eine Entscheidung eine Unterschrift erfordert.
- Erstellen Sie Aufgaben direkt aus Meeting-Notizen (z. B. „Website-Neugestaltung an Mike zuweisen, fällig am Freitag“).
- Senden Sie Erinnerungen an Fristen an Teams, damit nichts übersehen wird.
💡 Probieren Sie diese Eingabeaufforderungen aus:
- „Zeigen Sie mir, wer noch offene Elemente aus diesem Gespräch hat. ”
- „Verwandeln Sie alle Folgemaßnahmen aus diesem Meeting in Aufgaben. “
- „Erstellen Sie eine Liste aller im Meeting erwähnten Termine.“
Sie können auch ClickUp-Automatisierungen einrichten, um die Meeting-Teilnehmer zu benachrichtigen, wenn neue Aufzeichnungen und Transkripte verfügbar sind, sodass alle sofort Zugriff auf die Meeting-Unterlagen haben.
Verschaffen Sie sich einen Vorsprung mit den Vorlagen für Meetings von ClickUp.
Angesichts der wachsenden Arbeit ist es kein Wunder, dass uns manchmal die Zeit ausgeht (wem geht das nicht so?). In solchen Fällen können Sie auf die riesige Sammlung an anpassbaren Vorlagen von ClickUp zurückgreifen.
Eine unserer Top-Empfehlungen für Notizen ist die ClickUp-Vorlage für Meeting-Notizen.
Hier sind die Gründe, warum diese Funktion so herausragend ist:
- Vorformatierte Abschnitte – Sie müssen keine neuen Dokumente von Grund auf neu erstellen. Es enthält Felder für Tagesordnungspunkte, Diskussionspunkte, Aktionspunkte und nächste Schritte.
- Aufgabenintegration – Im Gegensatz zu statischen Notizen können Sie mit ClickUp wichtige Punkte in Aufgaben umwandeln, diese Teammitgliedern zuweisen und Fälligkeitsdaten festlegen – alles innerhalb der Vorlage.
- Echtzeit-Zusammenarbeit – Ganz gleich, ob Ihr Team sich im selben Raum befindet oder über verschiedene Zeitzonen verteilt ist, jeder kann in Echtzeit zu den Notizen beitragen und diese bearbeiten.
- Durchsuchbar und organisiert – Kein endloses Scrollen durch alte Dokumente mehr. Mit dem Tagging- und Ordner-System von ClickUp finden Sie vergangene Notizen von Meetings im Handumdrehen.
Um jedoch eine formelle Aufzeichnung der Entscheidungen zu erstellen, verwenden Sie die Vorlage für Besprechungsprotokolle von ClickUp. Damit können Sie wichtige Diskussionen dokumentieren, die Nachverfolgung von Aktionspunkten durchführen und alle Beteiligten zur Verantwortung ziehen.
Meetings sollten nicht wie ein schwarzes Loch wirken, in dem Ideen verschwinden. Diese Vorlagen sorgen für Ordnung. Kein hektisches Suchen nach Notizen mehr. Nur noch klare, strukturierte Meetings, die tatsächlich zu Maßnahmen führen.
💡Profi-Tipp: Möchten Sie vor oder während eines Meetings Ideen notieren? ClickUp Notepad eignet sich perfekt, um Gedanken spontan festzuhalten. Sie können diese Notizen ganz einfach in Aufgaben umwandeln und zu Ihren Meeting-Vorlagen hinzufügen. So können Sie Ihre Ideen ganz einfach organisieren, ohne zwischen verschiedenen tools wechseln zu müssen.
Integrieren Sie ClickUp mit Zoom und anderen tools für maximale Effizienz.
Mithilfe integrierter Funktionen können Sie ClickUp mit über 1.000 Tools von Drittanbietern verbinden – darunter viele KI-Notiztools und Plattformen wie Zoom.
Dazu müssen Sie lediglich das App-Center aufrufen und unter Alle Apps stöbern oder eine Kategorie aus dem Menü auf der linken Seite auswählen. Beispielsweise finden Sie Zoom in der Kategorie Kommunikation sowie andere ähnliche Plattformen. Sie können das Tool auch über die Suchleiste oben suchen.
Nachdem Sie das Tool ausgewählt haben, klicken Sie auf Verbinden, melden Sie sich bei Ihrem Konto an, überprüfen Sie die Berechtigungen und wählen Sie schließlich Zulassen, um das Setup abzuschließen.
Machen Sie Ihre Notizen auf die intelligenteste Art und Weise mit ClickUp!
Großartige Ideen können jederzeit auftauchen. Wir können Ihnen zwar nicht dabei helfen, Ihre Gedanken unter der Dusche festzuhalten, aber wir können dafür sorgen, dass Sie die Ideen, die in Ihren Meetings freigegeben werden, nie wieder verlieren.
Gute Besprechungsnotizen sorgen für produktive Meetings und stellen sicher, dass nichts übersehen wird. Das integrierte tool von Zoom erfüllt diesen Zweck, aber wenn Sie etwas Leistungsfähigeres benötigen, ist ClickUp genau das Richtige für Sie.
Mit ClickUp können Sie Notizen zu Meetings machen, Chat-Threads zusammenfassen und diese sofort in Aufgaben umwandeln – ohne zwischen verschiedenen Apps wechseln zu müssen. Legen Sie Fristen fest, weisen Sie Aufgaben zu und verfolgen Sie den Fortschritt, alles an einem Ort.
Registrieren Sie sich noch heute für ein kostenloses ClickUp-Konto und organisieren Sie Ihre Projekte und Notizen mühelos!