Saravana Kumar ist Gründer und CEO von Kovai.co – einem Unternehmen im Bereich Unternehmenssoftware und Wissensmanagement. Unter seiner dynamischen Führung hat das Unternehmen mehrere Auszeichnungen von renommierten Institutionen wie SaaSBoomi, The Economic Times und Nasscom erhalten.
Eine der größten Herausforderungen für die erfolgreiche Führung eines Unternehmens oder Geschäfts ist das Zeitmanagement. In der heutigen Welt scheint es, als hätten wir nie genug davon.
Sie haben sicher schon oft gehört, dass Zeit das wertvollste Kapital eines Geschäftsinhabers ist, aber leider auch schnell vergeht. Glücklicherweise gibt es Möglichkeiten, sich durch die Implementierung einer effektiven Dokumentation, wie beispielsweise einer Wissensdatenbank, besser zu organisieren.
Eine Wissensdatenbank ist Ihr bester Freund: Sie löst alle Ihre Probleme, verbessert Ihre Prozesse, übernimmt Ihre Recherchen und vieles mehr.
In diesem Zeitalter der Informationsüberflutung und des Wissensmanagements kann es sich wirklich auszahlen, Zeit für den Aufbau einer Wissensdatenbank für Ihr Unternehmen zu finden. Es ist nicht so, dass Sie nicht genug über Ihr Geschäft wissen, sondern dass es einfach zu viele Informationen gibt und Ihre aktuellen Systeme Ihnen nicht dabei helfen, diese zu organisieren.
In diesem Blogbeitrag wird ein System vorgestellt, mit dem Sie Ihre Wissensdatenbank verwalten und neue Informationen über Ihr Geschäft erfahren können.
Beginnen wir damit, zu verstehen, was eine Wissensdatenbank ist.
Was ist eine Wissensdatenbank?
Eine Wissensdatenbank ist ein Online- oder Offline-Repository mit Dokumenten, Videos, häufig gestellten Fragen, Anleitungen und anderen Begleitmaterialien. Der Inhalt einer Wissensdatenbank dient dazu, die Funktionen, Komponenten, Codes und Anweisungen zur Fehlerbehebung des Produkts zu erklären, oder er kann je nach den Anforderungen des Unternehmens auch Unternehmensrichtlinien, ein Handbuch usw. enthalten.
Eine Wissensdatenbank dient im Wesentlichen als Selbstbedienungs-Repository für die Mitarbeiter des Unternehmens sowie für Kunden und Interessenten.
Basierend auf den Dokumenten erhalten die Benutzer Zugriff auf die Ansicht, und andere kundenorientierte Inhalte wie Produkthandbücher, Selbsthilfebücher, Produkt-FAQs usw., die den Kunden helfen könnten, werden für alle im Internet sichtbar gemacht. Es wurde entwickelt, um Menschen dabei zu helfen, Lösungen für Probleme einfach, von überall und vor allem ohne jemanden fragen zu müssen, zu finden.
Wie bereits erwähnt, kann der Zugriff auf die Ansicht entsprechend der Vertraulichkeit der Dokumente gewährt werden, während der Bearbeitungszugriff für Wissensdatenbank-Software nur wenigen Personen gewährt werden kann. Dies geschieht, um die Qualität der Dokumentation zu gewährleisten, und sollte regelmäßig vom Editor aktualisiert werden.
Wir werden darauf eingehen, wie Sie die Qualität Ihrer Wissensdatenbank sicherstellen können und welche Best Practices es für die Verwaltung einer Wissensdatenbank gibt. Zunächst möchten wir jedoch erläutern, warum die Erstellung einer Wissensdatenbank so wichtig ist und wie sie Ihnen beim Zeitmanagement helfen kann.
Bonus: Vorlagen für Zeitblöcke
Warum ist eine Wissensdatenbank für das Zeitmanagement wichtig?
Wissen beseitigt alle Zugangskosten, die mit der Erstellung und Neuerstellung von Inhalten verbunden sind. Sie müssen die Dokumente nur einmal erstellen, dann bei Bedarf aktualisieren und können sie gegebenenfalls für Ihre Zielgruppe freigeben.
Zweitens kann jeder Benutzer über ein Dashboard der Wissensdatenbank jederzeit und von überall auf die Dokumente zugreifen. Mit einer Wissensdatenbank, die mit der Weiterentwicklung der Prozesse aktualisiert wird, können Mitarbeiter ihre Produktivität maximieren, indem sie weniger Zeit für die Suche nach relevanten Dokumenten aufwenden müssen, um ihre Arbeit abzuschließen. Sie können ganz einfach nach Stichwörtern suchen und auf alle unterstützenden Dokumente in der Wissensdatenbank zugreifen.
Ein weiterer Vorteil einer Wissensdatenbank ist, dass sie die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens verbessert. Schulungen, Kunden- und Mitarbeiteranfragen oder andere schnelle Antworten können mit einer Wissensdatenbank-Software bearbeitet werden, die den gesamten Wissensaustausch und die Zusammenarbeit aller Mitarbeiter automatisiert, sodass diese ihre Zeit effektiver nutzen können.
Darüber hinaus legt die neueste Studie von Harvard nahe, dass ein Hilfebereich dazu beitragen kann, Anrufe um 5 % zu reduzieren, da Kunden die meisten Abfragen selbst beantworten können. Dies wiederum reduziert die Zahl der wiederholten Anrufe beim Kundendienst, wodurch dessen Mitarbeiter ihre Zeit besser für wichtigere und dringende Anrufe nutzen können.
Eine Wissensdatenbank allein reicht jedoch nicht aus – nur die Verwaltung einer Wissensdatenbank oder die Befolgung von Best Practices können Ihnen dabei helfen, Ergebnisse zu erzielen.
Hier sind einige Tipps zur effizienten Nutzung einer Wissensdatenbank für Ihr Zeitmanagement, die Sie befolgen können.
8 Best Practices für Wissensdatenbanken, die Sie befolgen sollten
1. Investieren Sie in eine Cloud-basierte Software
Bevor Sie mit der Strukturierung und Erstellung von Inhalten beginnen, ist die Auswahl einer Wissensdatenbank der Schlüssel zum Erfolg. Sie müssen Ihre Sorgfaltspflicht erfüllen und Folgendes herausfinden:
- Ist die Lösung mit Ihren anderen Systemen kompatibel?
- Gibt es Einschränkungen beim Anzeigen/Bearbeiten?
- Ist die Lösung zentralisiert?
- Sollten Sie sich für eine Kompasslösung oder eine Cloud-Lösung entscheiden?
Die Investition in eine zentralisierte, Cloud-basierte Wissensdatenbank-Software kann für Sie und Ihre Teams von Vorteil sein, da sie von jedem und überall – sogar bequem von Ihrem Sofa aus – aufgerufen und angesehen werden kann.
2. Stellen Sie sicher, dass Artikel und Assets leicht verständlich sind
Bevor Sie mit dem Schreiben Ihrer Artikel für die Wissensdatenbank beginnen, legen Sie den Zweck Ihrer Inhalte fest. Damit setzen Sie das Ziel für diese Artikel. Der Ton Ihres Artikels sollte den Zweck des Artikels widerspiegeln und so einfach sein, dass sogar ein Kind ihn verstehen kann.
Das Hinzufügen von unterstützenden Elementen wie Bildern, Videos, Flussdiagrammen, Algorithmen usw. sollte ebenfalls dazu beitragen, die Leser zu führen, insbesondere wenn Ihre Wissensdatenbank ein komplexes Thema mit Anweisungen oder Handbüchern behandelt.
Versuchen Sie, den Lehrinhalten unterstützende Videos, Flussdiagramme oder Bilder hinzuzufügen.
Warum?
Nun, Anweisungen mit visuellen Hilfsmitteln sind statistisch gesehen leichter zu verstehen. Bonus-Visualisierungen werden auch in Google besser gerankt, warum also diese Gelegenheit verpassen?
3. Strukturieren Sie Ihre Inhalte und organisieren Sie Ihre Inhalte
Legen Sie die Säulenseiten Ihrer Wissensdatenbank und die zugehörigen Seiten auf der Grundlage der fokussierten Schlüsselwörter und LSI-Schlüsselwörter fest, um Ihren Benutzern die Suche nach Informationen zu erleichtern.
Anstatt lange Absätze zu schreiben, teilen Sie Ihren Inhalt in kleinere Absätze, Aufzählungspunkte und Unterüberschriften auf, um die Lesbarkeit zu verbessern.
Indem Sie Ihre Inhalte in Überschriften und Unterüberschriften unterteilen, erleichtern Sie den Benutzern das Auffinden der Inhalte, anstatt den gesamten Artikel lesen zu müssen.
Der Schlüssel liegt darin, Ihre Inhalte so übersichtlich wie möglich zu gestalten.
4. Nutzen Sie Wissensdatenbanken für Schulungssitzungen
Führen Sie sowohl für neue als auch für alte Mitarbeiter in regelmäßigen Abständen Schulungen durch, damit sie wissen, welche Unterlagen im Unternehmensarchiv verfügbar sind und wie sie darauf zugreifen können.
Der Zugriff auf Dokumente rund um die Uhr ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, in ihrem eigenen Tempo und bequem von zu Hause aus zu lernen, ohne dass sie gleichzeitig lernen und arbeiten müssen. Darüber hinaus müssen Ihre Mitarbeiter nicht ständig andere um Informationen bitten, und das Gleiche gilt auch für Ihre Kunden. Ihre Kunden müssen nicht in langen Warteschleifen warten, bis ihre Abfrage beantwortet wird, wenn sie jederzeit und überall Zugriff auf die FAQs haben.
Sie können die Wissensdatenbank für Selbstschulungen, zur Unterstützung von Kunden bei Abfragen und sogar zum Aufbau von Kundenvertrauen nutzen.
5. Bleiben Sie auf dem Laufenden
Es ist wichtig, eine aktuelle Wissensdatenbank zu pflegen, um zu verhindern, dass Ihre Mitarbeiter veraltete Informationen verwenden, die das Risiko von Fehlern, Doppelarbeit und Kommunikationsfehlern über das Unternehmen, Produkte, Dienstleistungen usw. erhöhen können.
Machen Sie es zu einem Prozess für Ihr Engineering-, Entwicklungs-, HR-, Finanz- und Marketing-Team, die Wissensdatenbank bei jeder neuen Forschung, jedem neuen Produkt, jeder neuen Richtlinie, jeder Budgetänderung und jeder Änderung oder Aktualisierung der Produktmarke zu aktualisieren.
6. Kommunizieren Sie Updates
Automatisieren Sie die Benachrichtigung Ihrer Kunden per E-Mail, Slack oder einer anderen Messaging-Plattform, sobald Ihre Dokumente aktualisiert wurden, damit Ihre Kunden und Mitarbeiter über die Änderungen informiert sind.
Sie können auch regelmäßig Feedbackrunden mit Kunden und Mitarbeitern durchführen, um die Abfragen der Kunden bzw. der Mitarbeiter zu erfahren, sodass Sie den FAQ-Bereich entsprechend aktualisieren können.
7. Arbeiten Sie mithilfe einer Wissensdatenbank gemeinsam an neuen Updates
In früheren Arbeitseinstellungen haben Sie Ihre Teammitglieder möglicherweise mündlich über Aktualisierungen informiert; Sie mussten lediglich einen Ping senden oder zum Schreibtisch Ihres Teammitglieds gehen und es informieren. Bei der Remote-Arbeit haben Sie jedoch nicht mehr den Luxus, zu den Schreibtischen Ihrer Teammitglieder zu gehen oder sich zu ihnen zu setzen, um ihnen zu helfen.
Hier kommt eine zentralisierte Wissensdatenbank wie gerufen.
Verwenden Sie für Dokumente anstelle der Zusammenarbeit an isolierten Word-Dokumenten und PDFs ein zentralisiertes Wissensdatenbanksystem, um den Prozess der Zusammenarbeit im Team zu verbessern und zu vereinfachen. Die Mitglieder des Teams können auch Kommentare für den Editor hinterlassen, wo Änderungen erforderlich sein könnten, sodass die Informationen in der Wissensdatenbank jederzeit auf dem neuesten Stand sind.
8. Integrieren Sie Ihre Wissensdatenbank in Ihr CRM
Integrieren Sie Ihre Wissensdatenbank in ClickUp CRM, um Pop-ups mit Wissen oder Hinweisen zu aktivieren, die Ihren Mitarbeitern helfen, von überall aus nach Informationen zu suchen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter bei der Bearbeitung einer Kundenanfrage alle Informationen griffbereit haben.
Ihre Wissensdatenbank sollte über alle Kanäle verfügbar sein, damit Ihre Mitarbeiter Antworten auf ihre Abfragen über ihre bevorzugten Plattformen suchen können. Wenn Sie die Antworten nicht auf den bevorzugten Plattformen bereitstellen können, können Sie zumindest die Omnichannel-Präsenz des Kunden nutzen, um eine Unterhaltung zu initiieren.
Nutzen Sie eine Wissensdatenbank, um Zeit zu sparen und Informationen sofort zu finden
Zeitmanagement ist ein anspruchsvoller Aspekt unserer Arbeit.
Die Verwendung einer Wissensdatenbank hilft uns bei der Zeitverwaltung, indem sie solide, optimierte und zuverlässige Prozesse schafft, die allen Mitarbeitern des Unternehmens helfen, trotz Remote-Arbeit in Verbindung zu bleiben, organisiert zu arbeiten und auf dem neuesten Stand zu sein.
Wissensdatenbanken erleichtern die Nachverfolgung von Aufgaben, optimieren die Verantwortlichkeiten und helfen uns, den Status jeder Aufgabe zu verstehen, wodurch wir Zeit sparen und die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen verringern.
Wenn Sie mit hybriden und Remote-Teams arbeiten, sollten Sie auf Omnichannel-Tools zurückgreifen, die Features bieten, mit denen Ihr Team in Verbindung bleibt, die Zusammenarbeit verbessert und über alle Neuigkeiten in Ihrem Unternehmen auf dem Laufenden bleibt.
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