Saravana Kumar ist Gründer und CEO von Kovai.co – einem Unternehmen im Bereich Enterprise-Software und Wissensmanagement. Unter seiner dynamischen Führung hat das Unternehmen mehrere Auszeichnungen von renommierten Institutionen wie SaaSBoomi, The Economic Times und Nasscom erhalten.
Eine der größten Herausforderungen für die erfolgreiche Führung eines Unternehmens oder Geschäfts ist das Zeitmanagement. In der heutigen Welt scheint es, als hätten wir nie genug davon.
Sie haben sicher schon einmal gehört, dass Zeit das wertvollste Kapital eines Eigentümers eines Geschäfts ist, aber auch schnell vergeht. Glücklicherweise gibt es Möglichkeiten, sich durch die Implementierung einer effektiven Dokumentation, wie beispielsweise einer Wissensdatenbank, besser zu organisieren.
Eine Wissensdatenbank ist Ihr bester Freund. Sie löst alle Ihre Probleme, verbessert Ihre Prozesse, übernimmt Ihre Recherchen und vieles mehr.
In diesem Zeitalter der Informationsflut und des Wissensmanagements kann es sich wirklich auszahlen, Zeit für den Aufbau einer Wissensdatenbank für Ihr Geschäft zu finden. Es ist nicht so, dass Sie nicht genug über Ihr Geschäft wissen, sondern dass es einfach zu viele Informationen gibt und Ihre derzeitigen Systeme Ihnen nicht dabei helfen, diese zu organisieren.
In diesem Blogbeitrag wird ein System vorgestellt, mit dem Sie Ihre Wissensbasis verwalten und neue Informationen über Ihr Geschäft erhalten können.
Beginnen wir damit, zu verstehen, was eine Wissensdatenbank ist.
Was ist eine Wissensdatenbank?
Eine Wissensdatenbank ist ein Online- oder Offline-Repository mit Dokumenten, Videos, häufig gestellten Fragen, Anleitungen und anderen Begleitmaterialien. Der Inhalt einer Wissensdatenbank dient dazu, die Funktionen, Komponenten, Codes und Anweisungen zur Fehlerbehebung des Produkts zu erklären. Je nach den Anforderungen des Unternehmens kann er auch Unternehmensrichtlinien, ein Handbuch usw. enthalten.
Eine Wissensdatenbank dient im Wesentlichen als Selbstbedienungs-Repository für die Mitarbeiter des Unternehmens sowie für Kunden und Interessenten.
Auf der Grundlage der Dokumente erhalten die Benutzer Zugriff auf die Inhalte, und andere kundenorientierte Inhalte wie Produkthandbücher, Selbsthilfebücher, Produkt-FAQs usw., die den Kunden helfen könnten, werden für alle im Internet sichtbar gemacht. Sie wurden erstellt, um Menschen dabei zu helfen, leicht und von überall aus Lösungen für Probleme zu finden, ohne jemanden fragen zu müssen.
Wie bereits erwähnt, kann der Zugriff auf die Ansicht entsprechend der Vertraulichkeit der Dokumente gewährt werden, während der Zugriff auf die Bearbeitung für Wissensdatenbank-Software nur wenigen Personen gewährt werden kann. Dies geschieht, um die Qualität der Dokumentation zu gewährleisten, und sollte regelmäßig vom Editor aktualisiert werden.
Wir werden darauf eingehen, wie Sie die Qualität Ihrer Wissensdatenbank sicherstellen können und welche Best Practices es für die Verwaltung einer Wissensdatenbank gibt, aber lassen Sie uns zunächst darüber sprechen, warum die Erstellung einer Wissensdatenbank so wichtig ist und wie die Erstellung einer Wissensdatenbank beim Zeitmanagement helfen kann.
Bonus: Vorlagen für Zeitblöcke
Warum ist eine Wissensdatenbank für das Zeitmanagement wichtig?
Wissen beseitigt jegliche Kosten für den Zugriff, die mit der Erstellung und Neuerstellung von Inhalten verbunden sind. Sie müssen die Dokumente nur einmal erstellen, sie dann bei Bedarf aktualisieren und können sie gegebenenfalls Ihrem Publikum freigeben.
Zweitens kann jeder Benutzer von überall und jederzeit über ein Knowledge-Base-Dashboard auf die Dokumente zugreifen. Mit einer Knowledge Base, die im Zuge der Weiterentwicklung der Prozesse aktualisiert wird, können Mitarbeiter ihre Produktivität maximieren, indem sie weniger Zeit für die Recherche nach relevanten Dokumenten aufwenden müssen, um ihre Arbeit abzuschließen. Sie können ganz einfach nach Stichwörtern suchen und auf alle unterstützenden Dokumente innerhalb der Knowledge Base zugreifen.
Ein weiterer Vorteil einer Wissensdatenbank ist, dass sie die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens verbessert. Schulungen, Kunden- und Mitarbeiteranfragen oder andere schnelle Antworten können mit einer Wissensdatenbank-Software bearbeitet werden, die den gesamten Wissensaustausch und die Zusammenarbeit für alle Mitarbeiter durch Automatisierung ermöglicht, sodass diese ihre Zeit effektiver nutzen können.
Darüber hinaus legt die neueste Studie der Harvard University nahe, dass ein Hilfebereich dazu beitragen kann, die Anzahl der Anrufe um 5 % zu reduzieren, da Benutzer dort die meisten ihrer Abfragen beantwortet bekommen. Dies wiederum verringert die Belastung der Kundendienstmitarbeiter durch wiederholte Anrufe, wodurch sie ihre Zeit besser für wichtigere und dringlichere Anrufe nutzen können.
Eine Wissensdatenbank allein reicht jedoch nicht aus – nur die Verwaltung einer Wissensdatenbank oder die Befolgung von Best Practices kann Ihnen dabei helfen, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
Hier sind einige Tipps zur effizienten Nutzung einer Wissensdatenbank für Ihr Zeitmanagement, die Sie befolgen können.
8 Best Practices für Wissensdatenbanken, die Sie befolgen sollten
1. Investieren Sie in eine Cloud-basierte Software
Bevor Sie mit der Strukturierung und Erstellung von Inhalten beginnen, ist die Auswahl einer Wissensdatenbank der Schlüssel zum Prozess. Sie müssen Ihre Sorgfaltspflicht erfüllen und Folgendes herausfinden:
- Ist die Lösung mit Ihren anderen Systemen kompatibel?
- Hat es eingeschränkte Rechte für die Ansicht und die Bearbeitung?
- Ist die Lösung zentralisiert?
- Sollten Sie sich für eine Kompasslösung oder eine Cloud-Lösung entscheiden?
Die Investition in eine zentralisierte, cloudbasierte Wissensdatenbank-Software kann für Sie und Ihre Teams von Vorteil sein, da sie von jedem und von überall aus zugänglich und einsehbar ist – sogar bequem von Ihrem Sofa aus.
2. Stellen Sie sicher, dass Artikel und Inhalte leicht verständlich sind
Bevor Sie mit dem Verfassen Ihrer Artikel für die Wissensdatenbank beginnen, legen Sie den Zweck Ihrer Inhalte fest. Damit setzen Sie das Ziel für diese Artikel. Der Ton Ihres Artikels sollte den Zweck des Artikels widerspiegeln und so einfach sein, dass sogar ein Kind ihn verstehen kann.
Das Hinzufügen von unterstützenden Elementen wie Bildern, Videos, Flussdiagrammen, Algorithmen usw. sollte ebenfalls dazu beitragen, die Leser anzuleiten, insbesondere wenn Ihre Wissensdatenbank ein komplexes Thema mit Anleitungen oder Handbüchern behandelt.
Versuchen Sie, dem Inhalt Unterstützung durch Videos, Flussdiagramme oder Bilder zu bieten.
Warum?
Nun, statistisch gesehen sind Anweisungen mit visuellen Hilfsmitteln leichter zu verstehen. Bonus-Visuelle Hilfsmittel werden auch in Google gerankt, warum also diese Gelegenheit verpassen?
3. Strukturieren und organisieren Sie Ihre Inhalte
Legen Sie die Säulenseiten Ihrer Wissensdatenbank und die dazugehörigen Unterseiten auf der Grundlage der fokussierten Keywords und LSI-Keywords fest, um Ihren Benutzern die Suche nach Informationen zu erleichtern.
Anstatt lange Absätze zu schreiben, teilen Sie Ihren Inhalt in kleinere Absätze, Aufzählungspunkte und Unterüberschriften auf, um die Lesbarkeit zu verbessern.
Indem Sie Ihre Inhalte in Überschriften und Unterüberschriften unterteilen, erleichtern Sie den Benutzern das Auffinden der Inhalte, anstatt dass sie den gesamten Artikel lesen müssen.
Der entscheidende Punkt hierbei ist, Ihre Inhalte so übersichtlich wie möglich zu gestalten.
4. Nutzen Sie Wissensdatenbanken für Schulungen
Führen Sie sowohl für neue als auch für alte Mitarbeiter in regelmäßigen Abständen Sitzungen durch, damit sie wissen, welche Unterlagen im Unternehmensarchiv verfügbar sind und wie sie darauf zugreifen können.
Der rund um die Uhr verfügbare Zugriff auf Dokumente ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, in ihrem eigenen Tempo und bequem von zu Hause aus zu lernen, ohne dass sie gleichzeitig lernen und arbeiten müssen. Darüber hinaus müssen Ihre Mitarbeiter nicht ständig andere um Informationen bitten, und das Gleiche gilt auch für Ihre Kunden. Ihre Kunden müssen nicht in langen Warteschleifen warten, um eine Antwort auf ihre Abfrage zu erhalten, wenn sie jederzeit und überall Zugriff auf die FAQs haben.
Sie können die Wissensdatenbank für Selbstschulungen nutzen, um Kunden bei ihren Abfragen zu helfen und sogar Kundenvertrauen aufzubauen.
5. Halten Sie es auf dem neuesten Stand
Es ist wichtig, eine aktuelle Wissensdatenbank zu pflegen, um zu verhindern, dass Ihre Mitarbeiter veraltete Informationen verwenden, die das Risiko von Fehlern, Doppelarbeit und Kommunikationslücken in Bezug auf das Unternehmen, die Produkte, Dienstleistungen usw. erhöhen können.
Machen Sie es zu einem Prozess für Ihre Teams in den Bereichen Technik, Entwicklung, Personalwesen, Finanzen und Marketing, die Wissensdatenbank bei jeder neuen Forschung, jedem neuen Produkt, jeder neuen Richtlinie, jeder Budgetänderung und jeder Änderung oder Aktualisierung des Produktbrandings zu aktualisieren.
6. Kommunizieren Sie Neuigkeiten
Automatisieren Sie die Benachrichtigung Ihrer Kunden per E-Mail, Slack oder einer anderen Messaging-Plattform, sobald Ihre Dokumente aktualisiert wurden, um Ihre Kunden und Mitarbeiter über die Änderungen zu informieren.
Sie können auch regelmäßig Feedback-Runden mit Kunden und Mitarbeitern durchführen, um die Abfragen der Kunden bzw. der Mitarbeiter zu erfahren, damit Sie den FAQ-Bereich entsprechend aktualisieren können.
7. Arbeiten Sie mithilfe einer Wissensdatenbank gemeinsam an neuen Updates
In früheren Arbeitsumgebungen haben Sie Ihre Teammitglieder möglicherweise mündlich über Aktualisierungen informiert; Sie mussten lediglich eine Nachricht senden oder zum Schreibtisch Ihres Teammitglieds gehen und es informieren. Bei der Remote-Arbeit haben Sie jedoch nicht mehr die Möglichkeit, zum Schreibtisch Ihrer Teammitglieder zu gehen oder sich zu ihnen zu setzen, um ihnen zu helfen.
Hier kommt eine zentralisierte Wissensdatenbank wie gerufen.
Verwenden Sie für Dokumente statt isolierter Word-Dokumente und PDF-Dateien das zentralisierte Wissensdatenbanksystem, um die Zusammenarbeit im Team zu verbessern und zu vereinfachen. Mitglieder des Teams können auch Kommentare für den Editor hinterlassen, wo Änderungen erforderlich sein könnten, sodass die Informationen in der Wissensdatenbank jederzeit auf dem neuesten Stand sind.
8. Integrieren Sie Ihre Wissensdatenbank in Ihr CRM
Integrieren Sie Ihre Wissensdatenbank in ClickUp CRM, um Pop-ups mit Wissen oder Hinweisen zu aktivieren, die Ihren Mitarbeitern helfen, von überall aus nach Informationen zu suchen. So stellen Sie auch sicher, dass Ihre Mitarbeiter bei der Bearbeitung von Kundenanfragen die erforderlichen Informationen griffbereit haben.
Ihre Wissensdatenbank sollte über eine Omnichannel-Präsenz verfügen, damit Ihre Mitarbeiter auf ihren bevorzugten Plattformen nach Antworten auf ihre Abfragen suchen können. Wenn Sie die Antworten nicht auf den bevorzugten Plattformen bereitstellen können, können Sie zumindest die Omnichannel-Präsenz des Kunden nutzen, um eine Unterhaltung zu initiieren.
Nutzen Sie eine Wissensdatenbank, um Zeit zu sparen und Informationen sofort zu finden.
Zeitmanagement ist ein anspruchsvoller Aspekt unserer Arbeit.
Die Nutzung einer Wissensdatenbank hilft uns bei der Zeitplanung, indem sie solide, optimierte und zuverlässige Prozesse schafft, die allen Mitarbeitern des Unternehmens helfen, trotz Remote-Arbeit in Verbindung zu bleiben, organisiert zu arbeiten und auf dem neuesten Stand zu bleiben.
Wissensdatenbanken erleichtern die Nachverfolgung von Aufgaben, optimieren die Zuständigkeiten und helfen uns, den Status jeder Aufgabe zu verstehen, wodurch wir Zeit sparen und die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen verringern.
Wenn Sie mit hybriden und Remote-Teams arbeiten, sollten Sie auf Omnichannel-Tools zurückgreifen, die Ihrem Team helfen, in Verbindung zu bleiben, die Zusammenarbeit zu verbessern und über alle aktuellen Neuigkeiten Ihres Unternehmens auf dem Laufenden zu bleiben.
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