So verwenden Sie KI für Word-Dokumente, um die Erstellung von Inhalten zu optimieren

Wenn ich vor der trostlosen Unmöglichkeit stehe, fünfhundert Seiten zu schreiben, überkommt mich ein unangenehmes Gefühl des Versagens, und ich weiß, dass ich es niemals schaffen werde.

Ob Sie nun ein hochgelobter Romanautor oder ein aufstrebender SEO-Inhalt-Autor sind, die Angst vor der leeren Seite war nur allzu real. Ob vor der Schreibmaschine oder dem leeren Bildschirm, Schriftsteller hatten regelmäßig Startschwierigkeiten. Glücklicherweise hat die KI dem ein Ende gesetzt!

KI für Word-Dokumente, Google Docs oder ClickUp Docs hat den Einstieg auf wundersame Weise erleichtert. KI hat es einfacher gemacht, ohne Vorurteile zu brainstormen und mit einem sanften Begleiter zu schreiben.

In diesem Blogbeitrag, lieber Autor, stellen wir Ihnen den Einsatz von KI zur Rationalisierung und Optimierung Ihres Prozesses der Inhaltserstellung vor.

Und so erstellen Sie ein Dokument mit ClickUp Brain:

Was ist KI für Word-Dokumente?

Beliebte Software zur Erstellung von Inhalten wie Microsoft Word und Google Docs enthalten Microsoft Copilot und Google Gemini. Das sind jedoch nicht die einzigen. Sie können Inhalte mit KI in einem breiten Bereich von Tools erstellen, von denen wir einige später in diesem Blogbeitrag vorstellen werden.

Aber schauen wir uns zunächst einmal an, was KI für die Erstellung von Inhalten bedeutet.

Features der KI für Word-Dokumente

In ihrer einfachsten Form erstellt KI für Word-Dokumente Inhalte als Reaktion auf vom Benutzer erstellte Eingaben, sogenannte Prompts. Sie kann jedoch noch viel mehr.

Erstellung von Inhalten

Ein KI-Schreibassistent hilft Ihnen, schneller und besser zu schreiben. Er nimmt Ihre allgemeinen Ideen/Anregungen auf und erstellt einen ersten Entwurf. Er versteht Ihr Publikum, Ihren Stil und Ihren Inhalt, um einen Entwurf zu erstellen, auf dem Sie aufbauen können.

Schreibhilfe

Sobald Sie etwas geschrieben haben, kann KI als Software zur Automatisierung der Dokumentenerstellung viel zu erledigen haben.

Formatierung und Design

Gute Inhalte sind heutzutage multimodal. Ihr /AI-Ersteller kann auch visuelle Elemente wie Banner, Bilder, Tabellen, Zitate usw. erstellen.

Datenanalyse und Erkenntnisse

Benötigen Sie einen kritischen Gutachter für Ihre Inhalte? Probieren Sie /AI aus. Ein guter /AI-Dokumentenersteller bietet Ihnen einen Bereich an Analyse-Features, wie zum Beispiel:

Und dabei befinden wir uns noch in der ersten Phase der künstlichen Intelligenz. Mit ihrer Weiterentwicklung kann KI immer mehr leisten und bietet einige außergewöhnliche Vorteile.

Vorteile der KI-Dokumentenerstellung

Der wichtigste Vorteil der Verwendung von /AI ist, dass sie die Hemmschwelle beim ersten Schritt beseitigt. Durch die einfache Eingabe einiger Wörter kann /AI Ihnen Ideen liefern, von denen Sie einige weiterverfolgen und ausbauen können. Das wiederum bietet weitere Vorteile, wie zum Beispiel:

Geschwindigkeit: KI für Word-Dokumente übernimmt die ersten beiden Schritte der Erstellung des Inhalts, d. h. die Recherche und den ersten Entwurf. Dadurch lässt sich die Geschwindigkeit, mit der Sie Dokumente erstellen können, drastisch erhöhen. Wenn Sie bisher drei Stunden für die Recherche, zwei Stunden für das Schreiben und eine Stunde für die Bearbeitung gebraucht haben, können Sie mit KI bis zu vier Stunden (66 % der Zeit) einsparen.

Effizienz: Recherche und erster Entwurf sind anstrengende kreative Arbeiten. Durch die Beschleunigung dieser beiden Phasen schafft KI mehr kreative Energie bei Autoren, die sie für die Skalierung ihrer Content-Engine nutzen können.

Produktivität: Ein wichtiger Teil der Content-Erstellung ist auch die Wiederverwendung, d. h. das Erstellen von Social-Media-Beiträgen, das Generieren von Snippets, das Schreiben von Video-Skripten usw. KI kann dies automatisieren und Inhalte innerhalb von Sekunden wiederverwenden.

Kosteneinsparungen: Die KI-Dokumentenerstellung ermöglicht es Unternehmen, mit schlanken Teams mehr Inhalte zu erstellen.

Erfahrung als Autor: Schreiben kann eine einsame Arbeit sein. KI wird zu einem unkomplizierten Sparringspartner, mit dem Sie Brainstorming betreiben, Ideen diskutieren, Datenpunkte finden, die Bearbeitung durchführen und alles zu einem Ganzen zusammenfügen können.

Anwendungsfälle für die KI-Dokumentenerstellung

Das ist alles schön und gut, aber für wen ist die KI-Dokumentenerstellung eigentlich gedacht? Ist sie nur für SEO-Autoren, die Inhalte in einem noch nie dagewesenen Umfang erstellen müssen? Oder ist sie nur für Marketingfachleute, die regelmäßig einfallsreiche Ausdrucksweisen finden müssen?

Nun, die KI-Dokumentenerstellung ist für jeden geeignet, der etwas schreiben muss – eine E-Mail, einen Bericht, eine Zusammenfassung, ein Protokoll eines Meetings und vieles mehr. Wenn Sie kommunizieren, ist die KI-Inhaltserstellung genau das Richtige für Sie!

Geschäftliche und professionelle Anwendungen

Fachleute erstellen regelmäßig eine Vielzahl von Dokumenten – Angebote, Verträge, regelmäßige Leistungsberichte, Forschungszusammenfassungen, Marktanalysen, Kundennotizen und so weiter.

Schauen wir uns ein paar Beispiele an.

Standardangebote: Verwenden Sie KI, um Ihre vorhandenen Dokumente zu durchsuchen und die relevantesten zu identifizieren. Auf dieser Grundlage kann sie ein Standardangebot mit anpassbaren Teilen für Felder wie Kundenname, Preis und einige Bedingungen erstellen.

Berichterstellung: Integrieren Sie KI in Ihre Geschäftsanwendungen wie CRM oder Mitarbeiterportale, um Informationen aus wichtigen Dashboards zusammenzufassen.

Kundeninformationen: Nutzen Sie KI, um Notizen aus Hunderten, wenn nicht Tausenden von Kundeninteraktionen zu verarbeiten und wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen. Verwenden Sie diese, um Strategien zu entwickeln, Kampagnen zu entwerfen oder Unterhaltungen mit zukünftigen Kunden zu personalisieren.

Erstellung von Bildungsinhalten

Die Pandemie mag die Menschen dazu gebracht haben, online zu gehen, aber die tatsächlichen Transformationsmöglichkeiten digitaler Inhalte haben sie dort gehalten.

Gliederung: Erstellen Sie mit KI mundgerechte Bildungsinhalte für Online-Plattformen. Brainstormen Sie mit dem KI-Schreibtool, um umfassende und detaillierte Gliederungen für Themen aller Komplexitätsstufen zu erstellen.

Begleitmaterial: Die meisten Online-Schulungen basieren in erster Linie auf Videos. Erstellen Sie mit KI text- und bildbasiertes Begleitmaterial, wie z. B. Videotranskripte, Zusammenfassungen der wichtigsten Punkte, Karteikarten und vieles mehr.

Quizze: Durchführen Sie die Automatisierung von Quizzen und Tests für Ihre Schüler auf intelligente Weise. Und was noch? Erstellen Sie unbegrenzte Kombinationen von Fragen, um die Klasse jederzeit auf Trab zu halten.

Umgang mit Finanzdokumenten

Die Finanzabteilung verarbeitet eine außergewöhnlich große Anzahl von Dokumenten, darunter Bestellungen, Rechnungen, Kunden-/Kontoauszüge usw. Als Finanzmanager erleichtern Ihnen KI-Tools zur Erstellung von Inhalten die Kommunikation mit Ihren Kollegen und Mitarbeitern außerordentlich.

Berichterstellung: Verarbeiten Sie unzählige Dokumente, gewinnen Sie wichtige Erkenntnisse und berichten Sie an relevante Stakeholder, sei es das Board oder Ihre Kollegen. KI kann auch bei der Versionskontrolle von Dokumenten helfen, um die Überprüfbarkeit zu verbessern.

Zusammenfassungen: Studieren Sie lange und gründliche Finanzberichte wie Gewinn- und Verlustrechnungen, Kundenkonten, Compliance-Dokumente usw. und erstellen Sie Zusammenfassungen für die Führungskräfte.

Projektmanagement und Teamzusammenarbeit

In der organisationalen Kommunikation besteht die größte Herausforderung für Teams darin, einen gemeinsamen Kontext aufrechtzuerhalten.

Historischer Überblick: Stellen Sie sich vor, ein neuer Mitarbeiter öffnet das KI-Schreibtool und fragt: „Bringen Sie mich auf den neuesten Stand des Projekts.“ Ein gutes Tool fasst alles zusammen, was bisher passiert ist, identifiziert wichtige Meilensteine und bringt alle auf den neuesten Stand.

StandUp/Updates: KI kann alle Projekt-Updates und Kommentare zusammenfassen, um allen Teammitgliedern einen ganzheitlichen Kontext zu bieten.

Wie Sie sehen, sind die Möglichkeiten endlos. Wie können wir davon profitieren? Finden wir es heraus.

So implementieren Sie die KI-Dokumentenerstellung

Wie bei den meisten modernen technologischen Fortschritten können Sie fast sofort mit der KI-Dokumentenerstellung beginnen.

1. Wählen Sie die richtigen KI-Tools für die Dokumentenerstellung

Es gibt einen breiten Bereich von Tools zur Dokumentenerstellung, in die KI integriert ist. Hier sind einige beliebte Beispiele.

Microsoft Word: Diese bewährte Textverarbeitungssoftware verfügt über eine integrierte Copilot-Funktion für die Erstellung, Zusammenfassung und Bearbeitung von Inhalten und vieles mehr. Wenn Sie bereits MS365 abonniert haben, ist die KI im Lieferumfang enthalten.

Google Docs: Die Suite zur Steigerung der Produktivität von Google verfügt über die integrierte Gemini-Funktion, mit der Sie jede Art von Inhalt erstellen können, den Sie benötigen. Ein höherwertiges Angebot kann auch Inhalte in Ihrem Google Drive nutzen, um benutzerdefinierte Inhalte zu erstellen.

ClickUp Docs: Mit ClickUp können Sie direkt im Projektmanagement-Tool einfache, ansprechende und kontextbezogene Dokumente erstellen. Starten Sie ClickUp Brain, um Entwürfe zu erstellen, Rechtschreibprüfungen durchzuführen, Tabellen/Vorlagen/Transkripte zu erstellen und vieles mehr.

In ClickUp Docs können Sie Lesezeichen einfügen, Aufgaben hinzufügen, Bilder einbinden und in Echtzeit mit Ihrem Team zusammenarbeiten. Sobald Sie die Arbeit erledigt haben, können Sie die Datei sicher innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens freigeben.

Quillbot: Quillbot ist ein Toolkit mit Produkten für die Erstellung von Inhalten, Rechtschreibprüfung, Grammatik, Plagiatserkennung, Übersetzung, Zusammenfassungen und Zitiergenerierung.

Grammarly: Vor einigen Jahren noch ein Tool zur Rechtschreib- und Grammatikprüfung, ist Grammarly heute ein umfassenderer KI-Schreibassistent, der Ihre Inhalte verfassen, umschreiben, beantworten oder an ein anderes Publikum anpassen kann.

2. Lernen Sie, das KI-Schreibtool zu bedienen

Denken Sie daran, dass es sich bei der Eingabeaufforderung nicht um eine Situation mit einer Frage und einer Antwort handelt. Sie können auf die Antworten der KI reagieren und sie bitten, diese benutzerdefiniert umzuschreiben/anzupassen, wodurch Sie sie langfristig trainieren.

Weitere Informationen zur Nutzung von KI-Content-Generatoren finden Sie in dieser Einführung zu KI-Schreibanregungen.

3. Integrieren Sie sie in Ihre Workflows

Wie wir oben gesehen haben, kann KI für Word-Dokumente viel mehr als nur Ihren ersten Entwurf erstellen. Integrieren Sie sie also in jeden Schritt Ihres Dokumentenmanagement-Workflows.

Integrationen: Wenn der Autor seinen Teil des Prozesses der Dokumenterstellung abgeschlossen hat, richten Sie Möglichkeiten ein, um Dateien automatisch in die KI-Pipeline zu importieren. Dazu können Sie die Dateien einfach auf einem gemeinsamen Laufwerk freigeben oder eine API für Importe einrichten.

Persönlichkeitsspezifische Features: Wenn Sie einen Editor haben, der alle Ihre Inhalte bearbeitet, integrieren Sie die Rechtschreib- und Grammatikmodule in dessen Bearbeitungssuite. Geben Sie den Designern die Möglichkeit, Grafiken zu erstellen und diese in das Dokument einzubetten. Wenn Sie an juristischen Dokumenten arbeiten, aktivieren Sie Faktenprüfungen und Anwendbarkeit für relevante Teams.

Inhaltsverbesserungen: Verleihen Sie Ihren Inhalten vor der Veröffentlichung mit KI einen visuellen Schub. Verwenden Sie KI für Word-Dokumente, um wichtige Punkte hervorzuheben, eine kurze Zusammenfassung zu schreiben, Zitate zu identifizieren usw.

Projektmanagement: Wenn Sie ClickUp Docs für die Aufzeichnung Ihrer Diskussionen, Meetings, Sprint-Planung, Anforderungserfassung usw. verwenden, können Sie auf intelligente Weise Aufgaben aus Ihrem Dokument heraus erstellen und das Projekt verwalten.

4. Beobachten und doppelt so viel investieren

Als neue Technologie hat KI noch ihre Lücken. Um das Beste daraus zu machen, beobachten Sie Ihre Interaktionen mit ihr sorgfältig.

Nutzen Sie verstärkt die Methoden, die für Ihre Content-Workflows funktionieren, um schneller perfekt ausgefeilte Dokumente zu erhalten.

Tipps zur optimalen Nutzung von KI in Word-Dokumenten

Sobald Sie den übergreifenden Prozess eingerichtet haben, finden Sie hier einige Tipps und Tricks, die Sie beachten sollten.

Beginnen Sie mit KI

Überwinden Sie Schreibblockaden, indem Sie die KI um einen Ausgangspunkt bitten. Öffnen Sie Ihr Dokument und stellen Sie der KI eine Frage. Bauen Sie Ihren Inhalt von dort aus auf.

Nutzen Sie KI umfassend

Nicht jede KI erfordert, dass Sie eine allumfassende Frage stellen. Bei ClickUp Brain können Sie beispielsweise aus einer Dropdown-Liste mit verschiedenen Formaten auswählen, anstatt diese in Ihrer Eingabe zu beschreiben.

Wenn Sie sich für ein KI-Schreibtool entschieden haben, nehmen Sie sich Zeit, um alle Features kennenzulernen. Nutzen Sie alle Features, die für Sie relevant sind.

Vorlagen einrichten

Erfinden Sie das Rad nicht immer wieder neu und ersparen Sie sich das Merken der besten Eingabeaufforderungen. Erstellen Sie Vorlagen für Dokumente, Stile, Eingabeaufforderungen usw. und verwenden Sie diese wieder, um effizienter zu arbeiten. Hier finden Sie einige Vorlagen für Prozessdokumentationen als Inspiration.

Geben Sie Ihre Quellen an

Die größte Herausforderung bei /AI ist, dass sie oft verbirgt, woher ihr Wissen zu einem bestimmten Thema stammt. Das ist angesichts der Menge an Daten, die zum Trainieren von LLMs verwendet werden, nur natürlich. Ihre Inhalte müssen jedoch nicht unbegründet sein.

Bitten Sie die KI, Ihre Quellen anzuzeigen und in Ihren Inhalten zu zitieren, um Glaubwürdigkeit und Autorität in Ihrem Arbeitsbereich aufzubauen.

Herausforderungen und Überlegungen

Trotz der immensen Möglichkeiten befindet sich die KI noch in einer frühen Phase. Sie werden feststellen, dass jedes tool einen Haftungsausschluss enthält, der besagt, dass KI Fehler machen kann und die Verantwortung für die Richtigkeit bei Ihnen liegt. Das ist nur der Anfang.

Halluzinationen und Ungenauigkeiten

KI-Tools zur Erstellung von Inhalten können halluzinieren, d. h. falsche Inhalte produzieren, als wären sie korrekt. Während KI-Anbieter hart daran arbeiten, Halluzinationen mit jedem neuen LLM zu minimieren, liegt die Verantwortung für die Erstellung korrekter Inhalte weiterhin beim Autor.

Seien Sie also vorsichtig mit der KI, die Sie verwenden. Überprüfen Sie Fakten doppelt und gehen Sie die Ideen in Ihren professionellen Dokumenten gründlich durch.

Als KI-generiert erscheinen

Mir geht es hier nicht darum, dass ich „delve” nicht mag, obwohl ich das tue, sondern darum, dass es ein Zeichen dafür ist, dass der Text von ChatGPT geschrieben wurde. pic.twitter.com/2i3GUgynuL

Seine Theorie war, dass die Verwendung von Wörtern wie „delve” ein Zeichen dafür ist, dass der Text von ChatGPT geschrieben wurde. Auch wenn dies umstritten sein mag, steht die Verwendung von KI-generierten Inhalten im öffentlichen Raum unter genauer Beobachtung.

Beispielsweise haben Regierungen weltweit vorgeschrieben, dass KI-generierte Inhalte entsprechend gekennzeichnet werden müssen. Google bestraft KI-Inhalte auf seinen Suchmaschinenseiten (SERPs) nicht. Es rät jedoch dringend davon ab, KI als „kostengünstige, einfache Möglichkeit zur Manipulation von Suchmaschinenrankings“ zu nutzen.

In gewisser Weise können Ihre Geschäftsdokumente, die als KI-generiert erscheinen, einen ungünstigen Eindruck bei Ihrem Publikum hinterlassen. Der beste Weg, dies zu vermeiden, besteht darin, sie stärker zu verwurzeln und mit Ihrem Markenversprechen in Einklang zu bringen.

Mangel an echter Innovation

KI-generierte Dokumente sind oft eine Zusammenfassung oder Kuratierung bereits vorhandener Inhalte. Wie es in diesem Blog auf der Website des Book Prize heißt: „LLMs sind rückwärtsgewandt. Sie sind derivativ, selbst wenn sie neue Kombinationen erstellen; ein riesiger Rückspiegel. Sie produzieren Imitationen von Texten, die von Menschen generiert wurden. “

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass KI allein möglicherweise keine bahnbrechenden Ideen für Inhalte liefert. Ihre Stärke liegt vielmehr in der Beschleunigung des Prozesses der Erstellung von Inhalten. Der einzige Weg, um sicherzustellen, dass Sie außergewöhnliche, ansprechende Inhalte erstellen, besteht darin, die Ergebnisse der KI mit einem scharfen menschlichen Blick und menschlicher Kreativität zu betrachten.

Optimieren Sie Ihren Inhalt-Pipeline mit ClickUp

Der Begriff „Inhalt” steht mittlerweile für Blogs, TikTok- oder YouTube-Videos, die meist zu Marketingzwecken genutzt werden. Kein Wunder also, dass Marketingfachleute generative KI wie kein anderer Bereich angenommen haben.

Wenn man jedoch glaubt, dass KI-generierte Dokumente nur für Marketingzwecke geeignet sind, verpasst man eine riesige Chance. Denn KI kann jedem einzelnen Mitarbeiter, Manager, einzelnen Mitwirkenden, Berater oder Unternehmer helfen, besser zu kommunizieren.

In vielerlei Hinsicht kann KI Ihnen dabei helfen, mehr von dem zu erledigen, was Sie erledigen, und das besser. Tauchen Sie also ein in die KI für die Erstellung von Inhalten. Öffnen Sie ClickUp Docs und legen Sie los. Probieren Sie ClickUp noch heute kostenlos aus.