So verwenden Sie KI für Word-Dokumente, um die Erstellung von Inhalten zu optimieren

Wenn ich vor der aussichtslosen Aufgabe stehe, fünfhundert Seiten zu schreiben, überkommt mich ein krankes Gefühl des Versagens, und ich weiß, dass ich das niemals schaffen werde.

Ob Sie ein hochgelobter Romanautor oder ein aufstrebender SEO-Content-Autor sind, die Angst vor der leeren Seite war nur allzu real. Ob an der Schreibmaschine oder vor dem leeren Bildschirm, Autoren hatten regelmäßig Startschwierigkeiten. Glücklicherweise hat KI dem ein Ende bereitet!

KI für Word-Dokumente, Google Docs oder ClickUp Docs hat den Einstieg auf wundersame Weise vereinfacht. KI hat es einfacher gemacht, ohne Vorurteile zu brainstormen und mit einem freundlichen Begleiter zu schreiben.

In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen die Verwendung von KI zur Rationalisierung und Optimierung Ihres Prozesses zur Erstellung von Inhalten vor.

Und so erstellen Sie ein Dokument mit ClickUp Brain:

Was ist KI für Word-Dokumente?

Beliebte Software zur Erstellung von Inhalten, wie Microsoft Word und Google Docs, verfügen über Microsoft Copilot und Google Gemini. Das sind jedoch nicht die einzigen. Sie können Inhalte mit KI in einer Vielzahl von Tools erstellen, von denen wir einige später in diesem Blogbeitrag vorstellen werden.

Aber schauen wir uns zunächst einmal an, was KI für die Erstellung von Inhalten bedeutet.

Features von KI für Word-Dokumente

In seiner einfachsten Form erstellt KI für Word-Dokumente Inhalte als Reaktion auf vom Benutzer erstellte Eingaben, die als Eingabeaufforderungen bezeichnet werden. Sie kann jedoch noch viel mehr.

Erstellung von Inhalten

Ein KI-Schreibassistent hilft Ihnen, schneller und besser zu schreiben. Er nimmt Ihre allgemeinen Ideen/Vorgaben auf und erstellt einen ersten Entwurf. Er versteht Ihre Zielgruppe, Ihren Stil und die Form der Inhalte und erstellt einen Entwurf, auf dem Sie aufbauen können.

Schreibunterstützung

Sobald Sie geschrieben haben, gibt es eine Menge, was KI als Software zur Automatisierung von Dokumenten erledigen kann.

Formatierung und Design

Gute Inhalte sind heutzutage multimodal. Ihr KI-Dokumentenersteller kann auch visuelle Elemente wie Banner, Bilder, Tabellen, Zitate usw. erstellen.

Datenanalyse und Erkenntnisse

Benötigen Sie einen kritischen Prüfer für Ihre Inhalte? Probieren Sie KI aus. Ein guter KI-Dokumentenersteller bietet Ihnen eine Reihe von Analyse-Features, darunter:

Und dabei befinden wir uns noch in einer frühen Phase der KI-Technologie. Mit der Weiterentwicklung der KI wird sie immer mehr Aufgaben übernehmen können und außergewöhnliche Vorteile bieten.

Vorteile der KI-Dokumentenerstellung

Der wichtigste Vorteil der KI ist, dass sie die Hürde des ersten Schritts beseitigt. Durch die Eingabe weniger Wörter liefert Ihnen die KI Ideen, von denen Sie einige weiterverfolgen und ausbauen können. Dies wiederum bietet weitere Vorteile, darunter:

Geschwindigkeit: KI für Word-Dokumente übernimmt die ersten beiden Schritte der Inhaltserstellung, d. h. die Recherche und den ersten Entwurf. Dadurch wird die Geschwindigkeit, mit der Sie Dokumente erstellen können, erheblich erhöht. Wenn Sie drei Stunden für die Recherche, zwei Stunden für das Schreiben und eine Stunde für die Bearbeitung benötigt haben, können Sie mit KI bis zu vier Stunden (66 % der Zeit) einsparen.

Effizienz: Recherche und erster Entwurf sind anstrengende kreative Arbeiten. Durch die Beschleunigung dieser beiden Phasen schafft KI mehr kreative Energie bei den Autoren, die für die Skalierung ihrer Content-Engine genutzt werden kann.

Produktivität: Ein wichtiger Teil der Inhaltserstellung ist auch die Wiederverwendung, d. h. das Erstellen von Social-Media-Beiträgen, das Generieren von Snippets, das Schreiben von Videoskripten usw. KI kann dies automatisieren und Inhalte innerhalb von Sekunden wiederverwenden.

Kosteneinsparungen: Durch die KI-gestützte Dokumentenerstellung können Unternehmen mit schlanken Teams mehr Inhalte erstellen.

Erfahrung als Autor: Schreiben kann eine einsame Arbeit sein. KI wird zu einem unkomplizierten Sparringspartner, mit dem Sie Brainstorming betreiben, Ideen diskutieren, Datenpunkte finden, bearbeiten und alles zu einem Ganzen zusammenfügen können.

Anwendungsfälle für die KI-Dokumentenerstellung

Das klingt alles großartig, aber für wen ist die KI-Dokumentenerstellung wirklich gedacht? Ist sie nur für SEO-Autoren, die Inhalte in einem noch nie dagewesenen Umfang erstellen müssen? Oder ist sie nur für Marketingfachleute, die regelmäßig einfallsreiche Ausdrucksweisen finden müssen?

Die KI-Dokumentenerstellung ist für alle gedacht, die etwas schreiben müssen – E-Mails, Berichte, Zusammenfassungen, Meeting-Protokolle und vieles mehr. Wenn Sie kommunizieren, ist die KI-Inhaltserstellung genau das Richtige für Sie!

Anwendungen für Business und Beruf

Fachleute erstellen regelmäßig eine Vielzahl von Dokumenten – Angebote, Verträge, regelmäßige Leistungsberichte, Forschungszusammenfassungen, Marktanalysen, Kundennotizen und vieles mehr.

Sehen wir uns einige Beispiele an.

Standardangebote: Durchsuchen Sie Ihre vorhandenen Dokumente mithilfe von KI, um die relevantesten zu identifizieren. Auf dieser Grundlage kann ein Standardangebot mit anpassbaren Feldern für Angaben wie Kundenname, Preis und einige Bedingungen erstellt werden.

Leistungsberichterstellung: Integrieren Sie KI in Ihre Geschäftsanwendungen, wie z. B. das CRM oder das Mitarbeiterportal, um Informationen aus wichtigen Dashboards zusammenzufassen.

Kundeninformationen: Nutzen Sie KI, um Notizen aus Hunderten, wenn nicht Tausenden von Kundeninteraktionen zu verarbeiten und wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen. Verwenden Sie diese, um Strategien zu entwickeln, Kampagnen zu entwerfen oder Unterhaltungen mit zukünftigen Kunden zu personalisieren.

Erstellung von Bildungsinhalten

Die Pandemie mag die Menschen dazu gebracht haben, online zu gehen, aber die tatsächlichen Transformationsmöglichkeiten digitaler Inhalte haben sie dort gehalten.

Gliederung: Erstellen Sie mit KI kurze, prägnante Inhalte für Online-Plattformen. Brainstormen Sie mit dem KI-Schreibtool, um umfassende und detaillierte Gliederungen für Themen aller Komplexitätsstufen zu erstellen.

Unterstützendes Material: Die meisten Online-Schulungen sind in erster Linie Videos. Erstellen Sie mit KI text- und bildbasiertes Begleitmaterial wie Video-Transkripte, Zusammenfassungen der wichtigsten Punkte, Index-Karten und vieles mehr.

Quiz: Automatisieren Sie Quizze und Tests für Ihre Schüler auf intelligente Weise. Und das Beste daran? Erstellen Sie unbegrenzte Kombinationen von Fragen, um Ihre Klasse jederzeit auf Trab zu halten.

Bearbeitung von Finanzdokumenten

Die Finanzabteilung verarbeitet eine außerordentlich große Anzahl von Dokumenten, darunter Bestellungen, Rechnungen, Kunden-/Bankauszüge usw. Als Finanzmanager erleichtern Ihnen KI-Tools zur Erstellung von Inhalten die Kommunikation mit Ihren Kollegen und Mitarbeitern erheblich.

Berichterstellung: Verarbeiten Sie unzählige Dokumente, gewinnen Sie wichtige Erkenntnisse und berichten Sie an die relevanten Stakeholder, sei es das Board oder Ihre Kollegen. KI kann auch bei der Versionskontrolle von Dokumenten helfen, um die Überprüfbarkeit zu verbessern.

Zusammenfassungen: Studieren Sie lange und ausführliche Finanzberichte wie Gewinn- und Verlustrechnungen, Kundenkonten, Compliance-Dokumente usw. und erstellen Sie Zusammenfassungen für die Führungskräfte.

Projektmanagement und Zusammenarbeit im Team

In der Unternehmenskommunikation besteht die größte Herausforderung für Teams darin, einen gemeinsamen Kontext aufrechtzuerhalten.

Historischer Überblick: Stellen Sie sich vor, ein neuer Mitarbeiter öffnet das KI-Schreibtool und fragt: "Bringen Sie mich auf den neuesten Stand des Projekts. " Ein gutes Tool fasst alles zusammen, was bisher passiert ist, identifiziert wichtige Meilensteine und bringt alle auf den neuesten Stand.

Standup/Updates: KI kann alle Projektaktualisierungen und Kommentare zusammenfassen, um allen Teammitgliedern einen ganzheitlichen Kontext zu bieten.

Wie Sie sehen, sind die Möglichkeiten endlos. Wie können wir davon profitieren? Finden wir es heraus.

So implementieren Sie die KI-Dokumentenerstellung

Wie bei den meisten modernen technologischen Fortschritten können Sie fast sofort mit der KI-Dokumentenerstellung beginnen.

1. Wählen Sie die richtigen KI-Tools für die Dokumentenerstellung

Es gibt eine Vielzahl von Tools zur Dokumentenerstellung, in die KI integriert ist. Hier sind einige beliebte Beispiele.

Microsoft Word: Diese bewährte Textverarbeitung verfügt über eine integrierte Copilot-Funktion für die Erstellung, Zusammenfassung und Bearbeitung von Inhalten und vieles mehr. Wenn Sie bereits MS365 abonniert haben, ist KI bereits enthalten.

Google Docs: Die Produktivitätssuite von Google verfügt über eine integrierte Gemini-Funktion, mit der Sie alle benötigten Inhalte erstellen können. Ein höherwertiges Angebot kann auch Inhalte in Ihrem Google Drive nutzen, um benutzerdefinierte Inhalte zu erstellen.

ClickUp Docs: Mit ClickUp können Sie direkt im Projektmanagement-Tool einfache, ansprechende und kontextbezogene Dokumente erstellen. Nutzen Sie ClickUp Brain, um Entwürfe zu erstellen, Rechtschreibprüfungen durchzuführen, Tabellen/Vorlagen/Transkripte zu erstellen und vieles mehr.

In ClickUp Docs können Sie Lesezeichen einbetten, Aufgaben hinzufügen, Bilder einfügen und in Echtzeit mit Ihrem Team zusammenarbeiten. Sobald Sie fertig sind, können Sie die Dokumente sicher innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens freigeben.

Quillbot: Quillbot ist ein Toolkit mit Produkten für die Erstellung von Inhalten, Rechtschreibprüfung, Grammatik, Plagiatserkennung, Übersetzung, Zusammenfassungen und Zitiergenerierung.

Grammarly: Vor einigen Jahren noch ein Rechtschreib- und Grammatikprüfer, ist Grammarly heute ein umfassenderer KI-Schreibassistent, der Ihre Inhalte verfassen, umschreiben, beantworten oder an ein anderes Publikum anpassen kann.

2. Erfahren Sie, wie Sie das KI-Schreibtool auffordern können

Denken Sie daran, dass es sich bei der Eingabeaufforderung nicht um eine Situation mit einer Frage und einer Antwort handelt. Sie können auf die Antworten der KI reagieren und sie bitten, diese nach Ihren Bedürfnissen umzuschreiben/anzupassen, wodurch Sie sie langfristig trainieren.

Weitere Informationen zur Nutzung von KI-Inhaltsgeneratoren finden Sie in dieser Einführung zu KI-Schreibaufforderungen.

3. Integrieren Sie sie in Ihre Workflows

Wie wir oben gesehen haben, kann KI für Word-Dokumente viel mehr als nur Ihren ersten Entwurf erstellen. Integrieren Sie sie daher in jeden Schritt Ihres Workflows für die Dokumentenverwaltung.

Integrationen: Wenn der Verfasser seinen Teil des Dokumentenerstellungsprozesses abgeschlossen hat, richten Sie Möglichkeiten ein, um Dateien automatisch in die KI-Pipeline zu importieren. Dazu können Sie die Dateien einfach auf einem gemeinsamen Laufwerk freigeben oder eine API für den Import einrichten.

Persönliche Features: Wenn Sie einen Editor haben, der alle Ihre Inhalte bearbeitet, integrieren Sie die Rechtschreib- und Grammatikmodule in dessen Bearbeitungssuite. Geben Sie den Designern die Möglichkeit, Grafiken zu erstellen und diese in das Dokument einzubetten. Wenn Sie an juristischen Dokumenten arbeiten, aktivieren Sie die Faktenprüfung und Anwendbarkeit für die relevanten Teams.

Inhaltsverbesserungen: Verbessern Sie Ihre Inhalte vor der Veröffentlichung mit KI. Verwenden Sie KI für Word-Dokumente, um wichtige Punkte hervorzuheben, eine kurze Zusammenfassung zu verfassen, Zitate zu identifizieren usw.

Projektmanagement: Wenn Sie ClickUp Docs für die Aufzeichnung Ihrer Diskussionen, Meetings, Sprint-Planungen, Anforderungserfassungen usw. verwenden, können Sie Aufgaben intelligent aus Ihrem Dokument heraus erstellen und das Projekt verwalten.

4. Beobachten und doppelt so viel investieren

Als neue Technologie weist KI noch einige Lücken auf. Um sie optimal zu nutzen, sollten Sie Ihre Interaktionen mit ihr sorgfältig beobachten.

Konzentrieren Sie sich mehr auf die Arbeit, die für Ihre Inhalts-Workflows funktioniert, um schneller perfekt ausgearbeitete Dokumente zu erhalten.

Tipps zur Maximierung der KI in Word-Dokumenten

Nachdem Sie den übergreifenden Prozess eingerichtet haben, finden Sie hier einige Tipps und Tricks, die Sie beachten sollten.

Mit KI beginnen

Überwinden Sie Schreibblockaden, indem Sie KI um einen Ausgangspunkt bitten. Öffnen Sie Ihr Dokument und stellen Sie KI eine Frage. Erstellen Sie Ihren Inhalt auf dieser Grundlage.

KI umfassend nutzen

Nicht alle KI-Systeme erfordern eine umfassende Frage. Mit ClickUp Brain können Sie beispielsweise aus einer Dropdown-Liste mit verschiedenen Formaten auswählen, anstatt diese in Ihrer Eingabeaufforderung zu beschreiben.

Wenn Sie sich für ein KI-Schreibtool entschieden haben, nehmen Sie sich Zeit, um sich mit allen Funktionen vertraut zu machen. Nutzen Sie alle Features, die für Sie relevant sind.

Vorlagen einrichten

Erfinden Sie das Rad nicht immer wieder neu und ersparen Sie sich das Merken der besten Eingabeaufforderungen. Erstellen Sie Vorlagen für Dokumente, Stile, Eingabeaufforderungen usw. und verwenden Sie diese wieder, um die Effizienz zu steigern. Hier finden Sie einige Vorlagen für die Prozessdokumentation als Inspiration.

Quellenangaben

Die größte Herausforderung bei KI besteht darin, dass oft nicht ersichtlich ist, woher ihr Wissen zu einem bestimmten Thema stammt. Angesichts der Datenmengen, die zum Trainieren von LLMs verwendet werden, ist das nur natürlich. Ihre Inhalte müssen jedoch nicht unbegründet sein.

Bitten Sie die KI, Ihre Quellen anzuzeigen und in Ihren Inhalten zu zitieren, um Glaubwürdigkeit und Autorität in Ihrem Arbeitsbereich aufzubauen.

Herausforderungen und Überlegungen

Trotz der immensen Möglichkeiten befindet sich KI noch in einer frühen Phase. Sie werden feststellen, dass jedes Tool einen Haftungsausschluss enthält, der besagt, dass KI Fehler machen kann und die Verantwortung für die Richtigkeit bei Ihnen liegt. Das ist jedoch nur der Anfang.

Halluzinationen und Ungenauigkeiten

KI-Tools zur Erstellung von Inhalten können halluzinieren, d. h. falsche Inhalte so produzieren, als wären sie korrekt. Während KI-Anbieter hart daran arbeiten, Halluzinationen mit jedem neuen LLM zu minimieren, liegt die Verantwortung für die Erstellung korrekter Inhalte weiterhin beim Verfasser.

Seien Sie also vorsichtig mit der KI, die Sie verwenden. Überprüfen Sie Fakten doppelt und überprüfen Sie Ideen in Ihren professionellen Dokumenten gründlich.

Erscheint als KI-generiert

Mir geht es hier nicht darum, dass ich "delve" nicht mag, obwohl ich das tue, sondern darum, dass es ein Zeichen dafür ist, dass der Text von ChatGPT geschrieben wurde. pic.twitter.com/2i3GUgynuL

Seine Theorie war, dass die Verwendung von Wörtern wie "delve" ein Zeichen dafür ist, dass der Text von ChatGPT geschrieben wurde. Das mag zwar umstritten sein, doch die Verwendung von KI-generierten Inhalten im öffentlichen Raum wird seit langem kritisch hinterfragt.

Beispielsweise haben Regierungen weltweit vorgeschrieben, dass KI-generierte Inhalte entsprechend gekennzeichnet werden müssen. Google bestraft KI-Inhalte in seinen Suchmaschinenergebnissen (SERPs) nicht. Es rät jedoch dringend davon ab, KI als "kostengünstige, einfache Möglichkeit, Suchmaschinenrankings zu manipulieren" zu verwenden

In gewisser Weise können Ihre Geschäftsdokumente, die als KI-generiert erscheinen, einen ungünstigen Eindruck bei Ihrem Publikum hinterlassen. Der beste Weg, dies zu vermeiden, besteht darin, sie stärker zu verwurzeln und an Ihr Markenversprechen anzupassen.

Mangel an echter Innovation

KI-generierte Dokumente sind oft eine Zusammenfassung oder Kuratierung bereits vorhandener Inhalte. Wie es in diesem Blogbeitrag auf der Website des Book Prize heißt: "LLMs sind rückwärtsgewandt. Sie sind derivativ, selbst wenn sie neue Kombinationen erstellen; ein riesiger Rückspiegel. Sie produzieren Imitationen von Texten, die von Menschen erstellt wurden. "

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass KI allein möglicherweise keine bahnbrechenden Ideen für Inhalte liefert. Ihre Stärke liegt vielmehr in der Beschleunigung des Prozesses zur Erstellung von Inhalten. Die einzige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie außergewöhnliche, ansprechende Inhalte erstellen, besteht darin, die Ergebnisse der KI mit einem scharfen menschlichen Blick und menschlicher Kreativität zu ergänzen.

Optimieren Sie Ihre Content-Pipeline mit ClickUp

Der Begriff "Inhalt" umfasst mittlerweile Blogs, TikTok oder YouTube-Videos, die meist zu Marketingzwecken genutzt werden. Kein Wunder also, dass Marketingfachleute generative KI wie kein anderer Bereich begrüßen.

Wenn man jedoch denkt, dass KI-generierte Dokumente nur für das Marketing geeignet sind, verpasst man eine riesige Chance. Denn KI kann jedem einzelnen Mitarbeiter, Manager, Mitwirkenden, Berater oder Unternehmer helfen, besser zu kommunizieren.

In vielerlei Hinsicht kann KI Ihnen helfen, mehr von dem zu tun, was Sie tun, und das besser. Tauchen Sie also ein in die KI für die Erstellung von Inhalten. Öffnen Sie ClickUp Docs und legen Sie los. Probieren Sie ClickUp noch heute kostenlos aus.