Telearbeiter kennen das nur zu gut. Öffnen Sie Ihren Kalender, und Sie sehen mehrere Zoom Meetings sind die ganze Woche über geplant.

Und geben wir es zu: Sie werden wahrscheinlich nicht bei allen Treffen voll aufmerksam sein und sich nicht an alles erinnern, was besprochen wurde.

Laut einer Umfrage von Microsoft, 42% der Meeting-Teilnehmer Multitasking in einer typischen Woche.

Deshalb ist es wichtig, Notizen und Aufzeichnungen von Meetings anzufertigen bzw. darauf zuzugreifen. Aber wer kann schon den Rednern zuhören und alles genau und schnell notieren? Nicht viele von uns.

Aber mit den richtigen Tools und einigen praktischen Tipps kann dieser Prozess sehr viel einfacher sein.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie schnell und einfach Aufzeichnungen erstellen können, einschließlich Möglichkeiten zur Automatisierung des Prozesses. In Kürze werden Sie über alle Tools verfügen, die Sie benötigen, um jedes Mal detaillierte und umsetzbare Notizen für Zoom Meetings zu erstellen.

⏰ 60-Sekunden-Zusammenfassung

• Zoom Notes ist ein Feature in Zoom, das automatisch Notizen für Meetings mit Hilfe des Zoom's Companion erstellt
• Zoom hilft bei der Transkription von Meetings und der Erfassung von Schlüsseln und Elementen während des Gesprächs, so dass es einfacher ist, organisiert zu bleiben
• Die effektive Erstellung von Notizen in Zoom umfasst drei Phasen. Vor dem Meeting planen Sie die Schlüsselpunkte und legen Ziele fest. Erfassen Sie während des Meetings klare Notizen zu wichtigen Themen. Nach der Besprechung können Sie Ihre Notizen überprüfen und in Aufgaben einteilen
• ClickUp Notepad hilft Ihnen, während Meetings schnell Notizen zu machen, während Sie mit ClickUp Docs detailliertere Einträge erstellen und die Informationen mit Ihrem Workflow verknüpfen können
• ClickUp Brain geht noch einen Schritt weiter, indem es Ihre Notizen in Aktions-Elemente umwandelt und automatisch die nächsten Schritte festlegt
• Ein weit verbreiteter Fehler ist es, jedes Wort aus dem Meeting aufzuschreiben, was es schwierig macht, später die Schlüsselpunkte wiederzufinden
• Werden Elemente nicht weiterverfolgt, kann dies zu verpassten Terminen führen, während ungeordnete Notizen schwer zu finden sind
• Sie können diese Fehler vermeiden, indem Sie sich darauf konzentrieren, Schlüsselpunkte und Entscheidungen zusammenzufassen und die leistungsstarken Features von ClickUp für eine bessere Organisation, Durchsuchbarkeit und Nachverfolgung von Elementen des Meetings zu nutzen

Was sind Zoom Notizen?

über Zoom Zoom Notes ist ein raffiniertes Feature, das in die beliebte Videokonferenzplattform integriert ist und mit dem Sie während eines Meetings Notizen machen und diese freigeben können. Sie können während eines Anrufs eine neue Notiz beginnen oder eine bestehende öffnen. Nach dem Freigeben kann jeder mitmachen und mitarbeiten, um die wichtigen Details in Echtzeit zu erfassen.

Und das ist noch nicht alles: Hier können Sie Tagesordnungen erstellen und für Ihr Team freigeben! Und wenn das Gespräch beendet ist, können diese Notizen ganz einfach formatiert und für alle anderen freigegeben werden.

Das Tolle an diesem Feature ist, dass es allen Benutzern der Zoom-Plattform ohne zusätzliche Kosten zur Verfügung steht.

💡Pro-Tipp: Aktivieren Sie Live-Transkripte in Zoom Meetings, indem Sie auf die Schaltfläche neben Aufzeichnen klicken. Dies erzeugt Untertitel für alle Sprecher. Sie können später auf das Transkript zugreifen, um Ihr Meeting-Protokoll schneller zu verfassen.

Warum Zoom Notizen die Produktivität verändern

👉🏼 Im Jahr 1885 stellte der deutsche Psychologe Hermann Ebbinghaus die Vergessenskurve vor. Er zeigte, wie eine neu erworbene Information aus dem Gedächtnis verschwindet, wenn sie nicht verstärkt wird.

Stellen Sie sich nun die Menge an Informationen vor, die an einem einzigen Arbeitstag auf Sie einprasselt. Sich darauf zu verlassen, dass Sie sich an alles erinnern, was in Ihrem Zoom-Gespräch besprochen wurde, ist ein Rezept für eine Katastrophe. Deshalb: Notizen!

So wird Ihre Produktivität vereinfacht und verbessert:

• Hält Ihr Gehirn fokussiert und beschäftigt: Wenn Sie schreiben oder tippen, hören Sie nicht nur zu, sondern verarbeiten und fassen das Gesagte zusammen, wodurch Sie es später leichter verstehen und abrufen können
• Bewahrt eine klare Aufzeichnung von Diskussionen und Plänen in Meetings: Notizen halten fest, wer was erledigt und enthalten eine Karte der nächsten Schritte, damit nichts vergessen wird
• Verbessert die Kommunikation und Zusammenarbeit: Gemeinsame Notizen sorgen dafür, dass alle auf der gleichen Seite stehen. Die Zusammenarbeit in Meetings verringert Verwirrung und macht es einfacher, Missverständnisse zu vermeiden
• Fördert aktives Lernen: Das Anfertigen von Notizen verbessert die Art und Weise, wie Sie Informationen verarbeiten und verstehen. Es hilft auch, Schlüsselpunkte und Verbindungen zu erkennen und fördert das kritische Denken
• Funktioniert als Leitfaden für künftige Entscheidungen: In Notizen werden Entscheidungen, Fortschritte des Projekts und Diskussionen im Team an einem einzigen Ort gespeichert. Sie können auch als wertvolle Ressource für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und das Verständnis früherer Strategien dienen

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Automatisierung von Zoom Notizen

über Zoom

Mit dem KI Companion Ihres Zoom Kontos können Sie den Prozess der Notizaufnahme automatisieren.

Diese KI-Tool für Notizen nimmt an Ihren Zoom Meetings oder Webinaren teil, um automatisch Notizen zu machen. Es transkribiert die Unterhaltung, während Sie sprechen, und liefert eine detaillierte Zusammenfassung der Diskussion.

Das Tool kann feststellen, wer spricht, Elemente nachverfolgen und wichtige Entscheidungen in Echtzeit hervorheben.

über Zoom Einige Benutzer von Zoom haben jedoch festgestellt, dass diese Genauigkeit bei komplexen Unterhaltungen fragwürdig ist. Während es bei einfachen Diskussionen funktioniert, hat das Tool oft Probleme mit sich überschneidenden Unterhaltungen, dem Erkennen von Fachbegriffen oder dem Verständnis von branchenspezifischer Sprache.

Als Ergebnis kann es passieren, dass Sie zusätzliche Zeit aufwenden müssen, um die Notizen zu korrigieren, was fast so zeitaufwändig ist, wie sie manuell von Grund auf zu erstellen.

Ganz zu schweigen davon, dass das Durchsuchen von Zoom Notizen nach genau den Informationen, die Sie benötigen, sehr mühsam ist. Außerdem müssen Sie, wenn Sie die verwertbaren Informationen benötigen, die Plattform wechseln und alles manuell in andere Content Management Tools eingeben.

Warum also nicht dort beginnen?

Als Die Alles-App für die Arbeit, ClickUp vereinigt Aufgaben-, Dokumenten-, Meeting- und Wissensmanagement in einer leistungsstarken, KI-gestützten Produktivitätsplattform

Aber wie können Sie die Erstellung von Notizen mit ClickUp automatisieren?

Zum Glück gibt es ClickUp's leistungsfähigeren nativen KI-Assistenten, ClickUp Gehirn bietet die perfekte Lösung.

ClickUp Brain fasst die Notizen Ihres Zoom Meetings mit einem Klick auf eine einzige Schaltfläche zusammen

Mit ClickUp's Zoom Integration können Sie Ihre Zoom Meeting Notizen in ClickUp importieren und ClickUp Brain den Rest erledigen lassen. Es kann Schlüsselpunkte, Diskussionen und Elemente mit nur einem Klick zusammenfassen. Haben Sie wenig Zeit oder müssen Sie eine Sprachnotiz aus dem Meeting transkribieren? Auch das kann ClickUp Brain zu erledigen.

Das Tool kann auch den Tonfall, die Sprache und das Kreativitätsniveau an Ihre Bedürfnisse anpassen. Ganz gleich, ob Sie Notizen für ein globales Team übersetzen oder einen einheitlichen Schreibstil beibehalten müssen, es kann sich an Ihre Bedürfnisse anpassen.

ClickUp Brain kann Ihre Notizen auch in umsetzbare Aufgaben verwandeln - doch dazu später mehr.

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Wie man effektiv Zoom Notizen macht

Beim Anfertigen von Notizen geht es nicht darum, jedes einzelne Wort zu notieren, das während eines Anrufs gesagt wird. Stellen Sie sich vor, Sie müssten Seiten um Seiten Ihres einstündigen Meetings durchgehen! Es geht darum, Elemente zu identifizieren und hervorzuheben, an denen Sie später arbeiten müssen.

Sicher, KI-Notizen sind hier Ihr Freund. Aber auch aktive Notizen sorgen dafür, dass Sie auf dem Laufenden bleiben. Notieren und bekräftigen Sie Punkte, die Sie am Ende des Gesprächs vielleicht noch klären müssen. Oder notieren Sie einfach Probleme, die Sie mit Ihrem Team weiter besprechen müssen. Lassen Sie uns sehen, wie Sie dies gut erledigen können.

🧠 Fun Fact: Kennen Sie den Begriff Zoom-Müdigkeit? Sie erklärt die Erschöpfung, die durch lange Videoanrufe verursacht wird. Eine der Hauptursachen dafür ist der übermäßige Bedarf, die geschlossener Augenkontakt .

Vor dem Meeting

Als junger Pfadfinder hast du wahrscheinlich oft "Sei vorbereitet" gehört. Wenn du dir Notizen für ein Meeting machst, wirst du wieder nach demselben Motto arbeiten.

Hier sind einige Tipps, die dir helfen, dich vor dem Meeting vorzubereiten:

1. Schauen Sie sich zunächst die Tagesordnung oder die Einladung zum Meeting genau an, um die wichtigsten Themen und Ziele zu verstehen. Wenn es keine gibt, fragen Sie den Organisator nach dem Zweck des Meetings
2. Bereiten Sie Ihre App für Notizen vor. Wenn Sie ein digitales tool verwenden, testen Sie es vorher, um Probleme während des Gesprächs zu vermeiden.
3. Erstellen Sie vor dem Meeting eine einfache Vorlage mit Abschnitten wie "Elemente der Tagesordnung", "Schlüsselpunkte", "Aktionspunkte" und "Fragen" So können Sie sich während des Gesprächs schnell Notizen machen
4. Überprüfen Sie als Nächstes Ihr Setup: Stellen Sie sicher, dass Ihr Computer aufgeladen ist, Ihr Internetanschluss stabil ist und Sie sich an einem ruhigen, gut beleuchteten Ort befinden. Schließen Sie zusätzliche Registerkarten im Browser und Apps, um Ablenkungen zu vermeiden
5. Wenn in dem Meeting ein bestimmtes Dokument oder Material besprochen werden soll, gehen Sie es vor dem Gespräch durch. Laden Sie Berichte, Präsentationen oder andere Ressourcen herunter oder drucken Sie sie aus, um einen besseren Überblick zu erhalten
6. Entscheiden Sie, was Sie aus dem Meeting mitnehmen wollen. Das können Aktualisierungen des Projekts oder künftige Pläne sein, aber wenn Sie ein klares Ziel haben, können Sie die richtigen Notizen machen
7. Bereiten Sie schließlich Fragen vor, die Sie stellen möchten, oder Themen, die Sie unbedingt besprechen möchten

Während des Meetings

Die Effizienz Ihrer Notizen während des Meetings hängt stark von der Art der Strategie ab, die Sie verfolgen. Einige beliebte Strategien sind: Die Cornell-Methode obwohl die meisten Menschen die Absicht haben, Meetings durchzuführen, sind sie nicht in der Lage, dies zu erledigen. Der Grund dafür? Handlungselemente sind oft verstreut und es mangelt ihnen an Sichtbarkeit, da die derzeitigen Kommunikationskanäle zwischen E-Mail (42 %) und Instant Messaging (41 %) aufgeteilt sind._

clickUp, die Alles-App für die Arbeit, macht den Übergang von der Diskussion zur Aktion reibungsloser. Es bringt Ihre Meetings, Notizen und Aufgaben in eine einheitliche Plattform für höhere Produktivität in Meetings!

Verwandeln Sie Ihre Notizen in organisierte Aufgaben mit ClickUp

Verwenden Sie ClickUp Notepad, um wichtige Punkte zu notieren, ohne den ClickUp-Workspace zu verlassen

Mit vier einfachen Schritten verwandeln Sie Ihre statischen Zoom-Notizen in aussagekräftige Arbeiten.

Schritt 1: Beginnen Sie mit ClickUp's Zoom Integration und springen Sie in ein geplantes Meeting (oder erstellen Sie ein neues) direkt aus dem entsprechenden ClickUp Aufgaben .

Schritt 2:

1. Nehmen Sie während des Meetings manuell Notizen auf mitClickUp Notepad oderClickUp Dokumente.

Versuchen Sie ClickUp Notepad

ClickUp Notepad

ClickUp Notepad eignet sich hervorragend, um schnelle Notizen zu machen oder Checklisten zu erstellen. ClickUp Docs hingegen eignet sich besser für detailliertere Notizen, die auch Tagesordnungen oder Pläne für Projekte umfassen.

Diese Dokumente lassen sich mit den umfangreichen Formatierungstools in ClickUp, wie Kopfzeilen, Aufzählungen und nummerierten Listen, Bannern und Tabellen, leicht bearbeiten. Diese Elemente verbessern auch die Lesbarkeit Ihrer Notizen. Und das Beste daran? Sie können sie in Echtzeit für Ihr Team freigeben (und sogar gemeinsam bearbeiten), damit alle auf der gleichen Seite stehen

Arbeiten Sie mit Ihrem Team in Echtzeit auf ClickUp zusammen

1. Die Mitschrift und die Aufzeichnung des Meetings (falls aktiviert) werden nach dem Meeting automatisch in Ihre Aufgabe integriert. Sie können sogar eineAutomatisierung in ClickUp einrichten, um die Meeting-Teilnehmer zu benachrichtigen, wenn dies geschieht, so dass jeder sofort Zugriff auf alle Meeting-Materialien hat.

Versuchen Sie ClickUp Brain

ClickUp Gehirn

Sobald dies geschehen ist, können Sie ClickUp's eigenen KI-Assistenten fragen, ClickUp Gehirn um die Diskussion zusammenzufassen und Handlungselemente aus der Niederschrift zu ermitteln, ohne dass die Dinge während des Meetings manuell dokumentiert werden müssen

Schritt 3: Jetzt ist es an der Zeit, ClickUp Aufgaben und Unteraufgaben zu erstellen und sie Ihren Teammitgliedern (oder sich selbst) zuzuweisen, um die Elemente der Aktion zu erledigen. Markieren Sie einfach einen Eintrag in Ihrem Notepad oder Docs to Convert to Task, und fügen Sie einen Mitarbeiter und ein Fälligkeitsdatum hinzu.

Wandeln Sie Ihre Notizen direkt in Aufgaben um, legen Sie Fristen fest und weisen Sie sie den jeweiligen Teammitgliedern zu

Mit dem Zusatz ClickUp Brain zu Ihren Aufgaben finden Sie Verantwortlichkeiten und Termine direkt aus Ihren Notizen heraus. Setzen Sie Prioritäten, verfolgen Sie den Fortschritt und stellen Sie sicher, dass bei den Aufgaben nichts vergessen wird.

Ich bin ein großer Fan von ClickUp. Das beste Feature, das es hat (das niemand sonst hat), ist, dass man alle Notizen in Dokumenten aufbewahren kann und diese mit Aufgaben integriert sind... So kann man einen Satz aus einem Dokument markieren und mit einem Rechtsklick eine Aufgabe daraus machen. Das ist super hilfreich, wenn ich meine stundenlangen Notizen zu einem Telefonat in einzelne Aufgaben umwandeln will... und ich muss sie nicht noch einmal abtippen oder gar kopieren/einfügen Jon Mervis berater für Salesforce, Blue Engine Solutions

Wenn Sie Hilfe benötigen, finden Sie in der umfangreichen Vorlagenbibliothek von ClickUp mehrere vorlagen für Meeting-Notizen für alle Szenarien.

ClickUp Vorlagen zur Unterstützung Ihrer Meetings

Diese Vorlage herunterladen

ClickUp Vorlage für Notizen zu Meetings

Einer unserer Favoriten ist die ClickUp Meeting Notizen Vorlage . Von detaillierten wöchentlichen Gesprächen bis hin zu täglichen Kontrollbesprechungen - die Vorlage hilft bei der Organisation von Team Meetings mit speziellen Abschnitten für Tagesordnungen, Notizen und Elemente für Aktionen.

Sie können sogar Bilder, Links oder Videos für zusätzlichen Kontext hinzufügen, um sicherzustellen, dass Ihr Gespräch gut dokumentiert ist.

Mit ClickUp haben Sie alles, was Sie für Meetings und Projekte brauchen, an einem Ort und bleiben so organisiert und produktiv.

Eine weitere Option, mit der Sie arbeiten können, ist die ClickUp Vorlage für Meeting-Protokolle . Es hilft Ihnen, ein Dashboard für Notizen in Form von Unterseiten für jede Sitzung zu erstellen, damit nichts vergessen wird. Die Vorlage ist perfekt für Anfänger geeignet, damit jeder in Ihrem Team wirklich zusammenarbeiten kann, ohne sich mit einer Lernkurve auseinandersetzen zu müssen.

💡Pro-Tipp: Wenn Ihr Arbeitsplatz Google Workspace verwendet, liegen Ihre Tagesordnungen wahrscheinlich in Google Docs vor. Sie können sich diese kostenlosen Vorlagen für Tagesordnungen für Google Docs für den Anfang.

Häufige Fehler bei Zoom Notizen und wie man sie vermeidet

Auch mit den richtigen Tools und der richtigen Vorbereitung werden bei Online-Gesprächen häufig Fehler gemacht, die sich direkt auf die Produktivität auswirken können.

Die meisten dieser Fehler sind jedoch leicht zu beheben. Im Folgenden finden Sie einige typische Fehler bei der Erstellung von Notizen und wie Sie sie vermeiden können.

• Wenn Sie Ihre Notizen mit unnötigen Details überfrachten, kann es schwierig werden, Ihre Notizen zu überprüfen oder darauf zu reagieren. Versuchen Sie nicht, alles festzuhalten, sondern konzentrieren Sie sich auf die Schlüsselpunkte, Entscheidungen und Elemente, die Sie umsetzen wollen
• Ein häufiges Problem ist das Versäumnis, nach einem Gespräch die Elemente der Aktion weiterzuverfolgen. Überprüfen Sie direkt nach dem Meeting die Elemente und weisen Sie sie den richtigen Personen zu
• Desorganisierte, nicht wieder auffindbare Notizen können zu Informationsverlusten und Zeitverschwendung führen. Richten Sie ein klares System für die Ablage ein, mit einfachen Ordnernamen und einheitlichen Beschreibungen
• Multitasking mindert die Qualität Ihrer Notizen. Wenn Sie während eines Gesprächs E-Mails abrufen, entgehen Ihnen wichtige Details. Konzentrieren Sie sich auf das Meeting
• Wenn Sie Notizen nicht für die richtigen Personen freigeben, mindert dies ihren Wert und führt zu Verwirrung. Senden Sie Notizen nach einem Gespräch sofort an die Beteiligten weiter

Überlassen Sie die Erstellung von Notizen ClickUp!

Gute Notizen sind der Schlüssel, um sicherzustellen, dass Ihre Meetings produktiv sind und nichts Wichtiges verpasst wird. Das interne Tool von Zoom hat sich für Teams auf der ganzen Welt als sehr nützlich erwiesen.

Aber wenn Sie nach einer noch leistungsfähigeren und genaueren Lösung suchen, ist ClickUp die richtige Wahl.

ClickUp hilft nicht nur bei der Erstellung von Notizen, sondern stellt auch eine Verbindung zu den Projektmanagement-Tools her, sodass Sie Meeting-Notizen sofort in Aufgaben umwandeln können, ohne zwischen verschiedenen Apps zu wechseln. Von der Einstellung von Fristen über die Zuweisung von Aufgaben bis zur Nachverfolgung des Fortschritts - ClickUp erledigt alles. Melden Sie sich noch heute für ein kostenloses ClickUp Konto an und lassen Sie es Ihre Projekte und Notizen am selben Arbeitsplatz verwalten!