Der tödlichste Unfall in der Geschichte der Luftfahrt, bekannt als die Katastrophe von Teneriffa, wird auf „ein Missverständnis zwischen dem Tower und dem Flugzeug ” zurückgeführt . Im Wesentlichen also ein Kommunikationsproblem .
Ob Sie nun ein Flugzeug steuern, Texte für eine Website schreiben oder Software entwickeln – ineffektive Kommunikation kann außerordentliche Folgen haben. In diesem Blogbeitrag untersuchen wir Kommunikationsbarrieren und wie Sie mit ihnen umgehen können.
Kommunikationsbarrieren verstehen
Eine Kommunikationsbarriere ist alles, was eine Person daran hindert, klar zu kommunizieren, und andere Personen daran hindert, die Botschaft zu verstehen. Kommunikationsbarrieren können sich in vielerlei Hinsicht nachteilig auf die Funktionsweise einer Organisation auswirken.
❗️Qualität: Ineffektive Kommunikation führt zu Verständnislücken, was wiederum das Ergebnis suboptimaler Arbeitsergebnisse ist.
❗️Produktivität: Ohne ein vollständiges Verständnis der Anweisungen benötigen Mitglieder des Teams möglicherweise zu viel Zeit für die Bearbeitung, versuchen es und scheitern oder arbeiten ineffizient bei ihrer Arbeit.
❗️Effektivität: Stellen Sie sich Kommunikationsbarrieren zwischen einem Mitarbeiter und einem Kunden/Vorgesetzten vor, die zu Missverständnissen führen. Der Mitarbeiter wird Schwierigkeiten haben, die an ihn gestellten Erwartungen effektiv zu erfüllen.
❗️Demotivation: Wenn die Kommunikation schwieriger wird – weil täglich Hindernisse überwunden werden müssen – entwickeln Mitglieder der Teams Ermüdungserscheinungen und verlieren die Motivation. Dies kann die Leistung am Arbeitsplatz erheblich beeinträchtigen.
❗️Innovation: Kollektive Kreativität erfordert reibungslose Kommunikation. Ohne diese wäre Innovation nur ein ferner Traum.
❗️Kultur: Gute Kommunikation schafft ein Gefühl der gemeinsamen Zielsetzung. Fehlt sie, entsteht eine dysfunktionale Kultur, in der die Menschen distanziert oder sogar misstrauisch sind. Tatsächlich sind Kommunikationsbarrieren ein wichtiger Grund für die „Great Resignation” und das „Quiet Quitting”.
Wenn Ihnen das übertrieben erscheint, schauen wir uns einmal an, wie sich das am Arbeitsplatz äußert.
Häufige Kommunikationsbarrieren am Arbeitsplatz
Gute Kommunikation bedeutet, dass eine Person ihre Botschaft klar und auf eine Weise formuliert, die von den Adressaten leicht und vollständig verstanden wird. Alles, was dem im Wege steht, kann als Kommunikationsbarriere betrachtet werden. Hier sind die zehn wichtigsten Beispiele.
1. Physische Barrieren
Die einfachste Kommunikationsbarriere ist die physische. Ob Sie nun versuchen, mit jemandem zu kommunizieren, der nur wenige Meter von Ihnen entfernt bei einem Konzert steht, oder eine Präsentation mit fehlerhaften Geräten halten – physische Barrieren gibt es überall.
Sie sind einfach, weil sie klar und greifbar sind. Sie können durch Änderungen am System behoben werden.
Als Beispiel können wir angeben, dass Sie beispielsweise Schwierigkeiten haben, jemandem am Telefon ein Konzept zu erklären. In diesem Fall können Sie ein Video-Konferenz-Tool mit Bildschirmfreigabe verwenden, um dieses Kommunikationsproblem zu lösen.
2. Psychologische Barrieren
Im Gegensatz zu physischen Barrieren befinden sich psychologische Barrieren im Kopf der Menschen und sind daher exponentiell komplexer zu handhaben. Zu den häufigen psychologischen Barrieren des Sprechers gehören Lampenfieber, soziale Ängste, Sprachstörungen, Probleme mit dem Selbstwertgefühl usw.
Der Empfänger kann auch psychologische Barrieren wie Vorurteile, Urteile und ungetestete Annahmen haben, was Unterhaltungen hinter geschlossenen Türen ineffektiv macht.
3. Sprachbarrieren
Die grundlegendste Sprachbarriere besteht, wenn zwei Personen nicht dieselbe Sprache sprechen. Beispielsweise kann ein englischer Muttersprachler aus den USA Sprachbarrieren erleben, wenn er mit Kollegen in Frankreich, Deutschland oder Japan kommuniziert, wo Englisch nicht die erste Sprache ist.
Das ist jedoch nicht die einzige Sprachbarriere. Akzente, Dialekte, Fachbegriffe, lokale Ausdrücke oder sogar eine ungewohnte Metapher können die Kommunikation behindern. Wenn Sie beispielsweise Pommes frites bestellen, erhalten Sie in den USA und Großbritannien zwei völlig unterschiedliche Dinge!
Andererseits können Teams und Organisationen ihre eigene Sprache haben.
Beispiele hierfür sind Ausdrücke wie „den Vorhang lüften“, „in den Kaninchenbau fallen“ oder „Seitenleiste“, die zwar weit verbreitet sind, aber Personen, die diese Fachsprache nicht beherrschen, nichts sagen. Unser Social-Media-Team hat dazu einiges zu sagen!
4. Kulturelle Barrieren
Kulturelle Unterschiede führen zu Kommunikationsbarrieren. Beispielsweise kann die Machtdistanz in einigen östlichen Kulturen sehr groß sein, sodass jüngere Mitglieder des Teams zögern, ihre Vorgesetzten zu hinterfragen.
Einige Organisationen, insbesondere langjährige, haben möglicherweise eine formelle Kultur der Arbeit, in der die gesamte Kommunikation in bestimmten Formaten schriftlich erfolgen muss. Dadurch können viele Informationen ungesagt bleiben, was zu Kommunikationslücken am Arbeitsplatz führt.
Vielleicht haben Sie auch ein neues Mitglied des Teams, das bisher in einer anderen Kultur gearbeitet hat und sich umstellen muss, um effektiv mit Ihnen kommunizieren zu können.
5. Organisatorische Barrieren
Organisatorische Eigenheiten können oft Kommunikationsbarrieren darstellen.
Beispielsweise kann ein Start-up, das von einer kleinen Gruppe enger Freunde gegründet wurde, auf neue Mitarbeiter außerhalb ihres Netzwerks ausgrenzend wirken.
Ein Remote-Team, das nicht über die richtigen Kommunikationsmittel am Arbeitsplatz verfügt, kann ebenfalls Barrieren schaffen. Ohne einen gemeinsamen Ort für alle Unterhaltungen verstreuen Teams Informationen über verschiedene Tools und schaffen so Verständnislücken.
6. Prozessbarrieren
Jede Organisation ist eine Ansammlung von Prozessen. Um eine Aufgabe zu erledigen, führen mehrere Personen Teile davon aus, die dann im Rahmen eines zusammenhängenden Prozesses an andere weitergegeben werden. Stellen Sie sich nun eine Situation vor, in der eine Person nicht weiß, an wen sie die Aufgabe weitergeben soll oder wie sie dies richtig macht.
In Softwareentwicklungsteams ist die Übergabe zwischen Designern und Entwicklern eine sehr häufige Herausforderung.
7. Kontextbarrieren
Eine Kontextbarriere liegt vor, wenn die miteinander kommunizierenden Personen nicht über die gleichen Informationen zum Hintergrund, zu den Zielen, Anforderungen usw. des Projekts verfügen.
Beispielsweise kennt ein neues Mitglied des Teams möglicherweise nicht alle bisherigen Lösungsansätze für ein bestimmtes Problem, was zu Nacharbeiten führen kann. Wenn das Team für den Inhalt keinen Styleguide hat, kann es zu Inkonsistenzen in den Ergebnissen kommen.
8. Technologische Barrieren
Die Kommunikation findet heute größtenteils digital statt. Allerdings fühlt sich nicht jeder mit digitaler Kommunikation gleichermaßen wohl.
Manche verstehen Emojis vielleicht nicht – kennen Sie jemanden, der das Daumen-hoch-Emoji für unhöflich hält? Andere haben vielleicht ihre Video-Kamera während eines Meetings falsch platziert. Auch Barrierefreiheit kann Hindernisse schaffen.
9. Emotionale Barrieren
Die Zeiten, in denen wir unsere Emotionen zu Hause gelassen haben, sind vorbei – heute bringen wir unser ganzes Selbst mit zur Arbeit. So oder so, jeder Arbeitsplatz ist ein Potpourri von Menschen mit unterschiedlichen Emotionen und Einstellungen.
Jemand, der einen schlechten Morgen hatte, ist möglicherweise geschlossen für kritisches Feedback. Ein gestresstes Mitglied des Teams ist möglicherweise nicht bereit, sich besonders anzustrengen.
10. Wertesystem-Barrieren
In der Regel wird die beste Arbeit von Menschen mit gemeinsamen Überzeugungen wie Transparenz, Integrität, Kundenorientierung usw. erledigt. Wenn die Wertesysteme der Menschen miteinander in Konflikt stehen, bricht die Kommunikation zusammen.
Wenn beispielsweise ein Manager der Meinung ist, dass gute Arbeit erledigt wird, wenn sich das Team persönlich trifft, das Team jedoch lieber teilweise bei Remote-Arbeit bleibt, kann es vorkommen, dass beide Seiten ihre Ansichten überbetonen und so unbeabsichtigt Kommunikationsbarrieren schaffen.
Kommunikationsbarrieren können zwar erhebliche Folgen haben, haben jedoch in jedem Unternehmen ein häufiges Vorkommen. Sie sind ein natürliches Ergebnis davon, dass unterschiedliche Menschen zusammenkommen, um gemeinsame Ziele zu erreichen.
Fürchten Sie sich also nicht vor Kommunikationsbarrieren. Schaffen Sie Systeme, um sie zu überwinden. Hier erfahren Sie, wie das geht.
Kommunikationsbarrieren überwinden
Kommunikationsbarrieren sind unvermeidlich. Der erste Schritt zu ihrer Überwindung besteht daher darin, sie zu beobachten und zu verstehen. Beginnen Sie dort.
Kommunikationsbarrieren identifizieren
Legen Sie strategische Vorgaben fest, um häufige Barrieren zu beobachten, zu identifizieren und zu verstehen.
- Machen Sie die Überwachung von Kommunikationsstörungen zu einem Teil der Schlüssel-Leistungskennzahlen jedes Managers.
- Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, Bedenken hinsichtlich der Kommunikation und Zusammenarbeit am Arbeitsplatz zu äußern.
- Bitten Sie die Mitglieder des Teams, regelmäßig Feedback zur Teameffektivität zu geben.
Fördern Sie eine kommunikative Kultur
Schaffen Sie eine Kultur der effektiven Kommunikation in Ihrem Unternehmen. Ermutigen Sie den Absender der Botschaft, Verantwortung dafür zu übernehmen, dass sie verstanden wird. Ermöglichen Sie den Empfängern, Fragen zu stellen oder Ideen zu hinterfragen, wenn sie Klarstellungen benötigen. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und zeigen Sie Transparenz, Offenheit und Kooperationsbereitschaft.
Führen Sie regelmäßige Schulungen durch.
Jeder kann kommunizieren, aber effektive Kommunikation ist eine ganz andere Sache. Ermöglichen Sie allen durch regelmäßige Schulungen eine effektive Kommunikation.
Je nach den Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter kann es dabei um aufmerksames Zuhören, das Verfassen von E-Mails, Remote-Arbeit, die Verwendung einer inklusiven Sprache oder die Kommunikation mit Clients gehen. Hilfreich sind auch kurze Lektionen, Poster oder Checklisten dazu, wie Informationen mit Teammitgliedern freigegeben werden können oder wie Missverständnisse am Arbeitsplatz vermieden werden können.
Richten Sie Tools und Ressourcen für eine effektive Kommunikation ein.
Erwarten Sie nicht, dass jeder weiß, wie man effektiv kommuniziert. Richten Sie Systeme ein, die Ihre Mitarbeiter dazu ermutigen, sich zu verbessern.
Beispielsweise können Softwareentwicklungsteams Vorlagen oder Formulare verwenden, um alle relevanten Informationen zu erfassen. Teams für Inhalt können Editors/Korrekturleser einstellen, die für Konsistenz sorgen.
Tatsächlich können diese Systeme so einfach sein wie ein Agenda-Format für jedes Meeting. Oder so umfassend wie eine Kollaborationsplattform wie ClickUp.
Bonus-Lektüre: Hier finden Sie einige tools für asynchrone Kommunikation, die Ihnen dabei helfen können.
Teamzusammenarbeit
Moderne Teams benötigen eine effektive hybride Kommunikation am Arbeitsplatz. Sie brauchen einen Ort, an dem sie kontextbezogen kommunizieren und Projekte, Aufgaben, Kommentare, Dokumente und Video-Konferenzen miteinander verbinden können.
ClickUp Chat wurde genau zu diesem Zweck entwickelt. Nutzen Sie ClickUp Chat für eine optimale Kommunikation am Arbeitsplatz. Erstellen Sie Kanäle, die die Organisation Ihres Workspaces widerspiegeln. Halten Sie alle mit Beiträgen auf dem Laufenden. Verknüpfen Sie bestehende Aufgaben oder erstellen Sie neue Aufgaben aus Chat-Unterhaltungen. Richten Sie One-Click-Anrufe mit automatischen Zusammenfassungen und Aktionspunkten ein – alles innerhalb von ClickUp!
Aufgabenmanagement
Damit Kommunikation effektiv ist, muss sie die Fragen „Was?“, „Wie?“, „Wer?“ und „Bis wann?“ abdecken. Im Projektmanagement würde dies Folgendes bedeuten:
- Was: Eine kurze Anfrage oder ein Feature-Wunsch
- Wie: Standards oder Akzeptanzkriterien
- Wer: Mitarbeiter oder Aufgabenverantwortlicher
- Bis wann: Frist
Mit einem guten Tool für das Aufgabenmanagement können Sie all dies dokumentieren. ClickUp Aufgaben bieten Ihnen all dies und noch mehr. Damit können Sie Zeit schätzen, nachverfolgen, Kommentare austauschen und beliebig viele benutzerdefinierte Felder hinzufügen.
Und noch mehr: Mit ClickUp Assign Comments können Sie sicherstellen, dass die Kommunikation an das richtige Mitglied des Teams weitergeleitet wird.
Auf der anderen Seite können Sie Ihren Teams mit ClickUp Posteingang helfen, die Flut an Benachrichtigungen zu bewältigen. Damit können Ihre Teams alles an einem Ort sehen und sich auf das Wesentliche konzentrieren.
Wenn Sie noch keine Erfahrung damit haben, probieren Sie die Kommunikationsplan-Vorlage von ClickUp aus, um loszulegen. Verbessern Sie die interne und externe Kommunikation, erstellen Sie Wissensdatenbanken, geben Sie Informationen frei und minimieren Sie Kommunikationsbarrieren mit dieser Vorlage.
⚡️Vorlagenarchiv: Weitere Vorlagen für Kommunikationspläne, aus denen Sie auswählen können.
Dokumentation
Unzureichende Hintergrundinformationen sind eine der größten Herausforderungen für virtuelle Teams. Beheben Sie dieses Problem durch klare Dokumentation.
Ob Service Level Agreement (SLA) oder Unternehmenskultur – halten Sie alles mit ClickUp Docs schriftlich fest. Verwenden Sie die verschiedenen Stilelemente, um wichtige Punkte hervorzuheben. Verknüpfen Sie verwandte Dokumente, verbinden Sie sie mit Workflows, taggen Sie Personen und führen Sie die Bearbeitung gemeinsam durch.
Wenn Sie Schulungs- und Ausbildungsmaterialien erstellen, probieren Sie ClickUp Clips aus. Verwenden Sie es, um Ihren Prozess mit Bildschirmaufzeichnungen eindeutig zu demonstrieren.
Brainstorming
Der einfachste Weg, Kommunikationsbarrieren zu überwinden, besteht darin, alle Beteiligten buchstäblich auf dieselbe Seite zu bringen. Starten Sie ClickUp Whiteboards und sammeln Sie Ideen, zeichnen Sie Prozesse, diskutieren Sie Muster oder erstellen Sie Produktprototypen.
Sobald Sie die Zustimmung des Teams haben, wandeln Sie die Elemente in Aufgaben um und machen Sie sich direkt von Ihrem Whiteboard aus an die Arbeit!
Konsolidierung
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen mehrere digitale tools verwenden, kommt es zwangsläufig zu einer Zersplitterung der Kommunikation. Vermeiden Sie dies, indem Sie alle Ihre tools in einer zentralen Kommunikationsplattform integrieren.
ClickUp lässt sich mit über 1000 Tools integrieren, darunter Slack, Zoom, Google Workspace, GitHub und Discord. Sie können auch Informationen aus Dutzenden von Tools automatisch in ClickUp importieren.
Automatisierung
Nicht jede Kommunikation muss manuell erfolgen. ClickUp Automatisierungen bieten über 100 vorgefertigte Vorlagen, mit denen Sie schnell loslegen können. Aufgaben wie die Benachrichtigung eines Entwicklers, wenn das Testteam einen Fehler gefunden hat, oder die Benachrichtigung eines Editors, dass ein neuer Artikel in der Pipeline ist, können automatisch erledigt werden.
KI kann dies noch einen Schritt weiterbringen. Mitglieder des Teams können mit KI auf bisher unmögliche Weise diskutieren, zusammenarbeiten und Brainstorming betreiben. Mit ClickUp Brain erhalten Sie sofortige Antworten auf alle projektbezogenen Fragen, können automatische Zusammenfassungen erstellen, Rechtschreibprüfungen durchführen, Vorlagen erstellen, Videos transkribieren und vieles mehr.
Mehrere Organisationen haben versucht, Kommunikationsbarrieren mit den oben genannten tools und Strategien zu minimieren, und waren dabei erfolgreich. Schauen wir uns einige davon an.
Beispiele aus der Praxis und Fallstudien
Wenn Sie jemals einen fremdsprachigen Film mit Untertiteln gesehen haben, hat das Unternehmen eine Form der Kommunikationsbarriere effizient überwunden. Sie werden feststellen, dass Geschäfte in Ihrem Umfeld verschiedene Strategien und Taktiken anwenden, um effektiver zu kommunizieren. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele.
Mehrsprachigkeit bei den Vereinten Nationen
Die Vereinten Nationen bestehen aus 193 Mitgliedstaaten, deren Einwohner fast ebenso viele Sprachen sprechen. Die Beseitigung von Sprachbarrieren in einer solchen Organisation erfordert durchdachte, umfassende und konsequente Kommunikationsstrategien.
Die UNO ist einer der weltweit größten Arbeitgeber für Sprachfachleute. Sie stellt hohe Standards für das Dolmetschen (von Sprache zu Sprache) und Übersetzen (von geschriebenem Wort zu geschriebenem Wort) zwischen verschiedenen Sprachen ein.
Reden während UN-Ereignisse werden simultan in sechs Amtssprachen gedolmetscht: Arabisch, Chinesisch, Englisch, Französisch, Russisch und Spanisch. Für diejenigen, die in einer anderen Sprache sprechen möchten, organisiert die UN auf Anfrage Dolmetsch- und Übersetzungsdienste.
Begriffsklärung in Wikipedia
Haben Sie schon einmal den Hinweis zur Begriffsklärung oben auf einer Wikipedia-Seite gesehen? Versuchen Sie beispielsweise, nach „Top Gun“ oder „Prince“ zu suchen. Sie finden eine Meldung, die Ihnen mitteilt, worum es auf der aktuellen Seite geht, und Sie zu einer anderen Seite weiterleitet, wenn Sie nach etwas anderem suchen.
Die Klärung von Mehrdeutigkeiten ist eine hervorragende Möglichkeit, kulturelle und kontextuelle Kommunikationsbarrieren zu minimieren. Sie hilft, möglichen Missverständnissen vorzubeugen und dem Benutzer alternative Informationen aus verschiedenen Kulturen zur Verfügung zu stellen. Sie ist nutzerorientiert, einfühlsam und effektiv.
Wie das Marketing-Team von ClickUp ClickUp nutzt
Das verteilte Marketingteam von ClickUp arbeitet mit Dutzenden von Freiberuflern und Agenturen zusammen, um die Arbeit zu erledigen. Als das Team wuchs, sich die Standorte verteilten und sich die Budgets verdreifachten, traten mehrere Kommunikationsbarrieren auf.
Um dieses Flywheel zu handhaben, hat das Marketingteam mit ClickUp einen virtuellen Arbeitsbereich geschaffen. Mit funktionalen Ordnern, Listen, Zielen und Dashboards startet das Team nahtlos eine Kampagne nach der anderen, zusätzlich zu seinem normalen Geschäftsbetrieb.
Brauchen Sie Inspiration? Lesen Sie mehr darüber, wie das Marketing-Team von ClickUp ClickUp nutzt.
Der CEO von Airbnb reduziert Einzel-Meetings auf ein Minimum
In einem kürzlich geführten Interview bezeichnete Brian Chesky, CEO von Airbnb, das Modell der Einzel-Meetings als mangelhaft. Er sagte:
Was passiert, ist, dass sie oft nicht über die Dinge sprechen, über die Sie sprechen möchten.
Was passiert, ist, dass sie oft nicht über die Dinge sprechen, über die Sie sprechen möchten.
Um psychologische und kulturelle Barrieren für eine transparente Kommunikation zu beseitigen, bevorzugt Cheskey Meetings mit mehreren Teilnehmern. Er ist davon überzeugt, dass dadurch mehr Menschen einen Beitrag leisten und sich gegenseitig herausfordern können, was den Flow an Informationen und die Entscheidungsfindung beschleunigt.
Überwinden Sie Ihre Kommunikationsbarrieren mit ClickUp
Gute Kommunikation ist die Grundlage für Alles, sei es in persönlichen Beziehungen, in der Geschäftsfunktion oder im Umgang mit der Öffentlichkeit. Jeder, vom Präsidenten bis zum Piloten, muss in der Lage sein, jeden Tag klar, selbstbewusst und effektiv zu kommunizieren.
Dies hängt ebenso sehr von den einzelnen Mitarbeitern wie von den Unternehmen ab, für die sie arbeiten. Aus diesem Grund gibt es Kommunikationsfachleute wie Redenschreiber, Prozesse wie das Crew Resource Management-Schulungsprogramm und Tools für die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz wie ClickUp.
Mit ClickUp können Sie nicht nur effektiv kommunizieren, sondern auch kontextbezogen, multimodal und mit Automatisierung. Sehen Sie selbst, was ein umfassendes Tool für das Projektmanagement für Sie leisten kann.