Der tödlichste Unfall in der Geschichte der Luftfahrt, bekannt als die Flughafenkatastrophe von Teneriffa, wird auf " ein Missverständnis zwischen dem Tower und dem Flugzeug. " Im Grunde genommen ein Kommunikationsproblem.
Ganz gleich, ob Sie ein Flugzeug fliegen, Texte für eine Website schreiben oder Software entwickeln - ineffektive Kommunikation kann außerordentliche Folgen haben. In diesem Blogbeitrag gehen wir auf Kommunikationsbarrieren ein und zeigen, wie Sie sie überwinden können.
Kommunikationsbarrieren verstehen
Ein Kommunikationshindernis ist alles, was eine Person daran hindert, klar zu kommunizieren und die andere(n) Person(en) daran hindert, die Botschaft zu verstehen. Kommunikationsbarrieren können die Funktion einer Organisation in vielerlei Hinsicht beeinträchtigen.
❗️Qualität: Ineffektive Kommunikation führt zu Verständnislücken und damit zu einem suboptimalen Ergebnis bei der Arbeit.
❗️Produktivität: Ohne ein abschließendes Verständnis der Anweisungen brauchen die Mitglieder des Teams möglicherweise zu lange für die Bearbeitung, versuchen es und scheitern, oder sie arbeiten ineffizient.
❗️Effektivität: Stellen Sie sich Kommunikationsbarrieren zwischen einem Mitarbeiter und einem Kunden/Manager vor, die zu Missverständnissen führen. Der Mitarbeiter wird Schwierigkeiten haben, die von ihm erwarteten Leistungen effektiv zu erbringen.
❗️Entmutigung: Wenn die Kommunikation schwieriger wird - und jeden Tag neue Hindernisse überwunden werden müssen -, ermüden die Mitglieder des Teams und lassen sich nicht mehr einbinden. Dies kann die Leistung am Arbeitsplatz erheblich beeinträchtigen.
❗️Innovation: Kollektive Kreativität erfordert eine reibungslose Kommunikation. Ohne diese wäre Innovation ein ferner Traum.
❗️Kultur: Gute Kommunikation schafft einen Sinn für kollektive Ziele. Fehlt sie, entsteht eine dysfunktionale Kultur, in der die Menschen distanziert oder sogar misstrauisch sind. In der Tat sind Kommunikationsbarrieren ein wichtiger Grund für die große Resignation und die stillen Kündigungen.
Wenn sich das wie eine Übertreibung anhört, sollten wir uns ansehen, wie es am Arbeitsplatz zugeht.
Häufige Kommunikationsbarrieren am Arbeitsplatz
Von guter Kommunikation spricht man, wenn eine Person ihre Botschaft klar und deutlich formuliert, so dass sie von den Adressaten leicht und vollständig verstanden wird. Alles, was dem im Wege steht, kann als Kommunikationshindernis betrachtet werden. Hier sind die zehn wichtigsten Beispiele.
1. Physische Barrieren
Die einfachste Kommunikationsbarriere ist physisch. Ganz gleich, ob Sie auf einem Konzert versuchen, mit jemandem zu kommunizieren, der nur wenige Meter von Ihnen entfernt ist, oder ob Sie eine Präsentation auf einem defekten Gerät halten - physische Barrieren gibt es überall.
Sie sind einfach, weil sie klar und greifbar sind. Sie können durch Änderungen am System behoben werden.
Wenn Sie zum Beispiel Schwierigkeiten haben, jemandem am Telefon ein Konzept zu erklären, können Sie ein Video-Konferenz-Tool mit Bildschirmfreigabe verwenden, um das Problem dieser Kommunikationsbarriere zu lösen.
2. Psychologische Barrieren
Im Gegensatz zu physischen Barrieren sind psychologische Barrieren in den Köpfen der Menschen verankert und daher exponentiell komplexer zu handhaben. Zu den häufigen psychologischen Barrieren von Rednern gehören Lampenfieber, soziale Ängste, Sprachstörungen, Probleme mit dem Selbstwertgefühl usw.
Auch beim Empfänger können psychologische Barrieren wie Vorurteile, Urteile und ungeprüfte Annahmen bestehen, die eine Unterhaltung hinter geschlossenen Türen ineffektiv machen.
3. Sprachliche Barrieren
Die grundlegendste Sprachbarriere besteht darin, dass zwei Menschen nicht dieselbe Sprache sprechen. Instanz, ein englischer Muttersprachler aus den USA könnte bei der Kommunikation mit Kollegen in Frankreich, Deutschland oder Japan, wo Englisch nicht die erste Sprache ist, auf Sprachbarrieren stoßen.
Das ist jedoch nicht die einzige Sprachbarriere. Akzente, Dialekte, Fachausdrücke, lokaler Jargon oder sogar eine ungewohnte Metapher können die Kommunikation behindern. Wenn Sie zum Beispiel Pommes frites bestellen, erhalten Sie in den USA und im Vereinigten Königreich zwei völlig unterschiedliche Produkte!
Auf der anderen Seite können Teams und Organisationen ihre eigene Sprache haben.
Instanz sind Begriffe wie "den Vorhang aufreißen", "in den Kaninchenbau fallen", "Seitenleiste" usw. geläufig, während sie denjenigen, die diese Sprache nicht sprechen, nicht vertraut sind.
Unser soziales Team hat dazu eine Menge zu sagen!
4. Kulturelle Barrieren
Kulturelle Unterschiede schaffen Kommunikationsbarrieren. Zum Beispiel kann die Machtdistanz in einigen östlichen Kulturen sehr groß sein, was dazu führt, dass jüngere Teammitglieder ihre Vorgesetzten nur ungern herausfordern.
In einigen Organisationen, vor allem in solchen, die schon lange bestehen, herrscht möglicherweise eine formelle Arbeitskultur, in der die gesamte Kommunikation schriftlich in bestimmten Formaten erfolgen muss. Dies kann dazu führen, dass viele Informationen ungesagt bleiben, wodurch kommunikationslücken am Arbeitsplatz .
Vielleicht haben Sie auch ein neues Mitglied in Ihrem Team, das bisher in einer anderen Kultur gearbeitet hat und sich neu orientieren muss, um effektiv mit Ihnen zu kommunizieren.
5. Organisatorische Hindernisse
Organisatorische Eigenheiten können oft Kommunikationsbarrieren darstellen.
Ein Beispiel: Ein Startup, das von einer kleinen Gruppe enger Freunde gegründet wurde, könnte sich für neue Mitarbeiter außerhalb ihres Netzwerks ausgrenzend fühlen.
Ein entferntes Team, das nicht über die richtigen tools für die Kommunikation am Arbeitsplatz können auch Barrieren schaffen. Wenn es keinen gemeinsamen Ort für alle Unterhaltungen gibt, verstreuen Teams die Informationen über verschiedene Tools, was zu Verständnisschwierigkeiten führt.
6. Prozesshindernisse
Jede Organisation ist eine Ansammlung von Prozessen. Um eine Aufgabe zu erledigen, führen mehrere Personen Teile aus, die dann als Teil eines kohärenten Prozesses an andere weitergegeben werden. Stellen Sie sich nun eine Situation vor, in der eine Person nicht weiß, an wen sie die Aufgabe weitergeben oder wie sie sie richtig erledigen soll.
In Software-Entwicklungsteams ist die Übergabe zwischen Designer und Entwickler eine sehr häufige Herausforderung.
7. Kontextbedingte Hindernisse
Eine Kontextbarriere liegt vor, wenn die Personen, die miteinander kommunizieren, nicht über die gleichen Informationen über den Hintergrund, die Ziele, die Bedürfnisse usw. des Projekts verfügen.
Instanz kennt ein neues Mitglied des Teams vielleicht nicht alle bisherigen Lösungen für ein bestimmtes Problem, was zu Nacharbeit führt. Wenn das Team für die Inhalte keinen Styleguide hat, kann es zu Unstimmigkeiten in den Ergebnissen kommen.
8. Technologische Hindernisse
Die meiste Kommunikation findet heute digital statt. Doch nicht jeder ist mit der digitalen Kommunikation auf die gleiche Weise vertraut.
Manche verstehen vielleicht keine Emojis - kennen Sie jemanden, der das Daumen-hoch-Emoji für unhöflich hält? Andere haben vielleicht ihre Videokamera während eines Meetings falsch platziert. Auch die Barrierefreiheit kann Barrieren schaffen.
9. Emotionale Barrieren
Die Zeiten, in denen wir unsere Emotionen zu Hause gelassen haben, sind vorbei, und wir kommen mit unserer ganzen Persönlichkeit zur Arbeit. So oder so, jeder Arbeitsplatz ist ein Potpourri von Menschen, die verschiedene Emotionen und Einstellungen pflegen.
Jemand, der einen schlechten Morgen hatte, ist vielleicht verschlossen gegenüber kritischem Feedback. Ein gestresstes Mitglied eines Teams ist vielleicht nicht bereit, sich besonders ins Zeug zu legen.
10. Barrieren im Wertesystem
In der Regel wird die beste Arbeit von Menschen erledigt, die gemeinsame Überzeugungen haben, wie z. B. Transparenz, Integrität, Kundenorientiertheit usw. Wenn die Wertesysteme der Menschen in Konflikt stehen, bricht die Kommunikation zusammen.
Wenn z. B. ein Manager der Meinung ist, dass gute Arbeit erledigt wird, wenn das Team persönlich zusammenkommt, das Team aber Remote-Arbeit bevorzugt, kann jede Partei ihre eigene Ansicht vertreten und Kommunikationsbarrieren schaffen, selbst wenn dies unbeabsichtigt geschieht.
Kommunikationsbarrieren können zwar erhebliche Folgen haben, sind aber in jeder Organisation ein normales Vorkommen. Sie sind ein natürliches Ergebnis, wenn unterschiedliche Menschen zusammengebracht werden, um auf gemeinsame Ziele hinzuarbeiten.
Haben Sie also keine Angst vor Kommunikationsbarrieren. Schaffen Sie Systeme, um sie zu überwinden. Und so geht's.
Kommunikationsbarrieren überwinden
Kommunikationsbarrieren sind unvermeidlich. Der erste Schritt, um sie zu überwinden, besteht also darin, sie zu beobachten und zu verstehen. Beginnen Sie dort.
Kommunikationsbarrieren erkennen
Stellen Sie strategische Imperative auf, um gemeinsame Barrieren zu beobachten, zu identifizieren und zu verstehen.
- Machen Sie es zu einem Teil der Schlüssel-Leistungsindikatoren eines jeden Managers, Kommunikationsstörungen zu überwachen
- Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, Bedenken bezüglich der Kommunikation zu äußern undzusammenarbeit am Arbeitsplatz
- Bitten Sie die Mitglieder des Teams um regelmäßiges Feedback zur Effizienz des Teams
Pflege einer kommunikativen Kultur
Schaffen Sie in Ihrer Organisation eine Kultur der effektiven Kommunikation. Ermutigen Sie den Absender der Nachricht, die Verantwortung dafür zu übernehmen, dass sie verstanden wird. Ermöglichen Sie es den Empfängern, Fragen zu stellen oder Ideen in Frage zu stellen, wenn sie Klärungsbedarf haben. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und demonstrieren Sie Transparenz, Offenheit und Zusammenarbeit.
Führen Sie regelmäßig Schulungen durch
Jeder kann kommunizieren, aber effektive Kommunikation ist eine ganz andere Sache. Ermöglichen Sie es jedem, durch regelmäßige Schulungen effektiv zu kommunizieren.
Je nach den Fähigkeiten Ihrer Belegschaft kann es dabei um aufmerksames Zuhören, das Schreiben von E-Mails, die Arbeit an entfernten Standorten, die Verwendung einer integrativen Sprache oder um kommunikation mit dem Client . Es ist auch hilfreich, mundgerechte Lektionen, Poster oder Checklisten auf freigeben von Informationen für Mitglieder des Teams oder wie man Missverständnisse am Arbeitsplatz vermeidet .
Einstellen von Tools und Ressourcen für eine effektive Kommunikation
Erwarten Sie nicht, dass jeder weiß, wie man effektiv kommuniziert. Richten Sie Systeme ein, die sie ermutigen, es besser zu erledigen.
So können beispielsweise Software-Entwicklungsteams Vorlagen oder Formulare verwenden, um alle relevanten Informationen zu erfassen. Teams für Inhalte können Editoren/Korrekturleser einstellen, die für Konsistenz sorgen.
Diese Systeme können so einfach sein wie ein Agenda-Format für jedes Meeting. Oder so umfassend wie eine Kollaborationsplattform wie ClickUp .
Bonus Read: Hier sind einige tools für asynchrone Kommunikation die helfen können.
Zusammenarbeit im Team
Moderne Teams benötigen effektive hybride Kommunikation am Arbeitsplatz . Sie brauchen einen Ort, an dem sie kontextbezogen kommunizieren können, indem sie Projekte, Aufgaben, Kommentare, Dokumente und Videokonferenzen miteinander verbinden. ClickUp Chat wurde entwickelt, um genau dies zu ermöglichen. Verwenden Sie ClickUp Chat für überkommunikation bei der Arbeit . Erstellen Sie Kanäle, die die Organisation Ihres Workspaces widerspiegeln. Halten Sie alle mit Posts auf dem Laufenden. Verbinden Sie bestehende Aufgaben oder erstellen Sie neue Aufgaben aus Unterhaltungen in Chats. Richten Sie Ein-Klick-Anrufe mit automatischen Zusammenfassungen und Aktions-Elementen ein - alles in ClickUp!
effektiv kommunizieren mit ClickUp Chat
Aufgabenverwaltung
Damit Kommunikation effektiv ist, muss sie das Was, das Wie, das Wer und das Wann abdecken. In Begriffen des Projektmanagements wäre dies Folgendes:
- Was: Ein Auftrag oder eine Anfrage für ein Feature
- Wie: Standards oder Abnahmekriterien
- Wer: Mitarbeiter oder Eigentümer der Aufgabe
- Bis wann: Deadline
Mit einem guten Tool zur Aufgabenverwaltung können Sie all dies dokumentieren. ClickUp Aufgaben bietet all dies und mehr. Es ermöglicht Ihnen die Zeitschätzung, die Nachverfolgung, den Austausch von Kommentaren und das Hinzufügen einer beliebigen Anzahl benutzerdefinierter Felder, die Sie benötigen.
Und was noch? Sie können auch ClickUp Kommentare zuweisen um sicherzustellen, dass die Kommunikation dem richtigen Mitglied des Teams zugeordnet wird.
Auf der anderen Seite können Ihre Teams die Überlastung mit Benachrichtigungen bewältigen mit ClickUp Posteingang . Es hilft Ihren Teams, alles an einem Ort zu sehen und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Wenn Sie damit noch nicht vertraut sind, versuchen Sie ClickUp's Vorlage für einen Kommunikationsplan um loszulegen. Verbessern Sie mit dieser Vorlage die interne und externe Kommunikation, erstellen Sie Wissensdatenbanken, geben Sie Informationen frei und minimieren Sie Kommunikationsbarrieren.
⚡️Vorlagenarchiv: Mehr vorlagen für Kommunikationspläne für Sie zur Auswahl.
Dokumentation
Nicht genügend Hintergrundinformationen zu haben, ist eine der größten herausforderungen für virtuelle Teams . Gehen Sie das mit einer klaren Dokumentation an.
Egal, ob es sich um eine Dienstleistungsvereinbarung (SLA) oder die Unternehmenskultur handelt, schreiben Sie es mit ClickUp Dokumente . Verwenden Sie die verschiedenen Stilelemente, um wichtige Punkte hervorzuheben. Verknüpfen Sie verwandte Dokumente, verbinden Sie sie mit Workflows, markieren Sie Personen und bearbeiten Sie sie gemeinsam.
die Kommunikationsbasis mit ClickUp Docs einrichten
Wenn Sie Schulungs- und Ausbildungsmaterial erstellen, versuchen Sie ClickUp Clips . Verwenden Sie es, um Ihren Prozess mit Bildschirmaufnahmen eindeutig zu demonstrieren.
Brainstorming
Der einfachste Weg, um Kommunikationsbarrieren zu beseitigen, besteht darin, alle Beteiligten buchstäblich auf dieselbe Seite zu bringen. Erfinden Sie ClickUp Whiteboards und Ideen zu sammeln, Prozesse zu zeichnen, Muster zu diskutieren oder Prototypen von Produkten zu erstellen.
Sobald Sie die Zustimmung des Teams haben, wandeln Sie Elemente in Aufgaben um und machen sich direkt von Ihrem Whiteboard aus an die Arbeit!
kollaboratives Brainstorming mit ClickUp Whiteboards
Konsolidierung
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen mehrere digitale tools verwenden, ist die Kommunikation zwangsläufig verstreut. Vermeiden Sie dies, indem Sie alle Tools in ein einziges integrieren zentralisierte Kommunikation plattform. ClickUp integriert mit mehr als 1000 tools, wie Slack, Zoom, Google Workspace, GitHub und Discord. Sie können auch automatisch Informationen aus Dutzenden von Tools in ClickUp importieren.
Automatisierung
Nicht jede Kommunikation muss manuell erfolgen. ClickUp Automatisierungen bietet über 100 vorgefertigte Vorlagen, mit denen Sie schnell loslegen können. Aufgaben wie die Benachrichtigung eines Entwicklers, wenn das Testteam einen Fehler erstellt hat, oder die Benachrichtigung eines Editors, dass ein neuer Artikel in seiner Pipeline ist, können automatisch erledigt werden.
Mit KI kann dies noch eine Stufe höher gehen. Teammitglieder können mit KI auf bisher nicht gekannte Weise diskutieren, zusammenarbeiten und brainstormen. Sie erhalten sofortige Antworten auf alle projektbezogenen Fragen, erstellen automatische Zusammenfassungen, führen Rechtschreibprüfungen durch, erstellen Vorlagen, transkribieren Videos und vieles mehr mit ClickUp Gehirn .
kI-gestützte Zusammenarbeit mit ClickUp Brain
Mehrere Organisationen haben versucht, Kommunikationsbarrieren mit den oben genannten Tools und Strategien zu minimieren, und waren dabei erfolgreich. Werfen wir einen Blick auf einige davon.
Real-World Beispiele und Fallstudien
Wenn Sie jemals einen fremdsprachigen Film mit Untertiteln gesehen haben, hat das Unternehmen eine Form der Kommunikationsbarriere effizient überwunden. Um Sie herum werden Sie feststellen, dass Geschäfte verschiedene Strategien und Taktiken anwenden, um effektiver zu kommunizieren. Im Folgenden finden Sie ein paar Beispiele.
Mehrsprachigkeit bei der UNO
Die Vereinten Nationen bestehen aus 193 Mitgliedern, in denen fast ebenso viele Sprachen gesprochen werden. Die Beseitigung von Sprachbarrieren in einer solchen Organisation erfordert eine durchdachte, umfassende und unbeugsame kommunikationsstrategien .
Die UNO ist einer der größten Arbeitgeber für Sprachmittler in der Welt. Sie stellt hohe Anforderungen an das Dolmetschen (von Sprache zu Sprache) und das Übersetzen (von Schrift zu Schrift) in verschiedenen Sprachen.
Die Reden bei Ereignissen der Vereinten Nationen werden simultan in sechs Amtssprachen gedolmetscht - Arabisch, Chinesisch, Englisch, Französisch, Russisch und Spanisch. Für diejenigen, die in einer anderen Sprache sprechen möchten, bieten die UN auf Anfrage Dolmetsch- und Übersetzungsdienste an.
Disambiguierung in Wikipedia
Haben Sie schon einmal den Hinweis auf die Disambiguierung am Anfang einer Wikipedia-Seite gesehen? Versuchen Sie zum Beispiel, nach Top Gun oder Prince zu suchen. Dort finden Sie eine Meldung, die Ihnen sagt, worum es auf der aktuellen Seite geht, und die Sie weiterleitet, wenn Sie nach etwas anderem suchen.
Screengrab of Wikipedia Seite für 'prince'
Die Disambiguierung ist eine gute Möglichkeit, kulturelle und kontextuelle Kommunikationsbarrieren zu minimieren. Sie hilft, möglichen Missverständnissen vorzubeugen und dem Benutzer alternative Informationen über verschiedene Kulturen hinweg zur Verfügung zu stellen. Sie ist benutzerorientiert, einfühlsam und effektiv.
Wie das ClickUp Marketing Team ClickUp einsetzt
Das verteilte Marketing-Team von ClickUp arbeitet mit Dutzenden von Freiberuflern und Agenturen zusammen, um die Arbeit zu erledigen. Mit der Vergrößerung des Teams, der geografischen Aufteilung und der Verdreifachung der Budgets traten verschiedene Kommunikationsbarrieren auf.
Um dieses Schwungrad in den Griff zu bekommen, schuf das Marketing-Team mit ClickUp einen virtuellen Workspace. Mit funktionalen Ordnern, Listen, Zielen und Dashboards startet das Team nahtlos eine Kampagne nach der anderen, zusätzlich zu seinem normalen Geschäft.
Brauchen Sie etwas Inspiration? Lesen Sie mehr über wie das ClickUp Marketing Team ClickUp nutzt .
Airbnb-CEO minimiert Meetings unter vier Augen
In einem aktuellen Interview bezeichnete Brian Chesky, der CEO von Airbnb, das Modell des persönlichen Meetings als fehlerhaft. Er sagte,
Was passiert, ist, dass sie oft nicht über die Dinge sprechen, über die man sprechen möchte.
Brian Chesky, CEO von Airbnb
Um psychologische und kulturelle Barrieren für eine transparente Kommunikation zu beseitigen, bevorzugt Cheskey Meetings mit mehreren Teilnehmern. Er ist der Meinung, dass so mehr Menschen einen Beitrag leisten und sich gegenseitig herausfordern können, was den Flow von Informationen und die Entscheidungsfindung beschleunigt.
Brechen Sie Ihre Kommunikationsbarrieren mit ClickUp
Gute Kommunikation ist die Grundlage von allem, ob es sich um persönliche Beziehungen, Funktionen im Geschäft oder öffentliche Interaktionen handelt. Jeder, vom Präsidenten bis zum Piloten einer Fluggesellschaft, muss in der Lage sein, jeden Tag klar, selbstbewusst und effektiv zu kommunizieren.
Dies zu erreichen, hängt sowohl vom Einzelnen als auch von der Organisation ab, für die er arbeitet. Aus diesem Grund gibt es Kommunikationsexperten wie Redenschreiber, Prozesse wie das Crew Resource Management Trainingsprogramm und Tools für die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz wie ClickUp.
Mit ClickUp können Sie nicht nur effektiv kommunizieren, sondern dies auch kontextbezogen, multimodal und automatisiert tun. Sehen Sie, was ein umfassendes Projektmanagement tool für Sie erledigen kann. Testen Sie ClickUp noch heute kostenlos .