Haben Sie schon einmal versucht, Daten von SharePoint nach Excel zu exportieren, und sich dann über Formatierungsprobleme und fehlende Informationen geärgert? Da sind Sie nicht allein.
Viele Benutzer stehen bei der Analyse ihrer Daten vor dieser Hürde. Um Daten nahtlos aus SharePoint zu exportieren, muss man mehr tun als nur auf "Exportieren" zu klicken
Wir zeigen Ihnen, wie Sie eine SharePoint-Liste nach Excel exportieren und wie Sie die üblichen Probleme bei diesem Prozess umgehen können. Wir werden auch untersuchen, wie die Einführung alternativer Lösungen Ihre Datenverwaltung verbessern kann.
Wann sollte man SharePoint-Listen nach Excel exportieren?
Excel ist ein beliebtes Tool für das Arbeitsmanagement bei Studenten, Fachleuten und Unternehmen. Seine Vielseitigkeit und Benutzerfreundlichkeit haben dazu geführt, dass es in der Regel für die einfache Datenverwaltung und -analyse verwendet wird Excel wird auch für das Projektmanagement verwendet .
Der Export von Daten nach Excel aus anderen, weniger flexiblen Apps hilft den Benutzern oft, diese besser zu formatieren, zu verarbeiten und zu analysieren.
Im Folgenden finden Sie einige Szenarien, in denen sich Benutzer typischerweise für den Export von Daten entscheiden. Wenn Sie diese Situationen verstehen, können Sie fundierte Entscheidungen treffen, um Ihre Anforderungen an die Datenverwaltung zu erfüllen.
Erweiterte Datenmanipulation
SharePoint ist ein hervorragendes Tool für die Verwaltung grundlegender Aufgaben wie das Freigeben von Dokumenten, die Zusammenarbeit und die Versionskontrolle innerhalb eines Teams. Durch die Integration mit Microsoft 365 ist es ideal für die Speicherung und Organisation von Informationen in Projekten geeignet, aber seine Funktionen sind eher für diese einfachen Aufgaben geeignet.
Excel ist überlegen, wenn es um die Handhabung komplexer Berechnungen, detaillierter Datenanalysen und anspruchsvoller datenbankverwaltung . Wenn Sie zum Beispiel Finanzdaten verwalten oder statistische Analysen durchführen, bietet Excel fortgeschrittene Funktionen wie Pivottabellen, VLOOKUP und komplexe Formeln, mit denen Sie große Datensätze mühelos verarbeiten können.
Auch in Szenarien, in denen Ihre Daten über mehrere Listen und Dokumentbibliotheken verteilt sind, können Sie durch den Export nach Excel sicherstellen, dass Sie einen zentralen Ort für die Analyse und Berichterstellung haben. Nutzen Sie Features wie die bedingte Formatierung, um wichtige Datenpunkte in Ihrer Excel-Datei hervorzuheben und sicherzustellen, dass wichtige Informationen hervorgehoben werden.
Freigeben mit externen Benutzern
Bei gemeinsamen Projekten kann es vorkommen, dass nicht alle Mitglieder des Teams oder externe Beteiligte Zugriff auf SharePoint haben. SharePoint unterstützt zwar das Freigeben von Daten für Externe, doch müssen häufig Berechtigungen verwaltet oder zusätzliche Einstellungen vorgenommen werden, was die Arbeit verlangsamen kann, insbesondere wenn Benutzer nicht über Microsoft-Konten verfügen oder Kompatibilitätsprobleme auftreten. Dies kann beim Freigeben wichtiger Listen oder Daten eine Herausforderung darstellen.
Excel bietet mehr Flexibilität beim Freigeben von Daten. Sie können Dateien per E-Mail, über Cloud-Dienste wie OneDrive oder Tools von Drittanbietern versenden, ohne sich Gedanken über SharePoint-Einschränkungen machen zu müssen. Die Empfänger können problemlos mit den Daten interagieren, auch wenn sie SharePoint nicht verwenden. Excel Online unterstützt auch die Zusammenarbeit in Echtzeit und bietet so eine nahtlose Erfahrung ohne Zugangshürden. Allerdings ist es wichtig, in sensiblen Umgebungen ein Gleichgewicht zwischen Flexibilität und Sicherheit zu finden.
Backup und Archivierung
Benötigen Sie einen schnellen Schnappschuss Ihrer Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt? Das Exportieren in Excel ist eine gute Möglichkeit, um Daten zu sichern und wieder aufzurufen. Sie können Änderungen nachverfolgen, verschiedene Versionen Ihrer Analysen verwalten und bei Bedarf zu früheren Versionen zurückkehren. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie mit externen Stakeholdern zusammenarbeiten, die möglicherweise Verlaufsdaten benötigen oder überprüfen müssen, wie sich die Analysen entwickelt haben. Während SharePoint eine Versionskontrolle bietet, ermöglicht Excel eine detailliertere Kontrolle über einzelne Datensätze und Berechnungen.
Benutzerdefinierte Ansicht
Jedes Projekt kann unterschiedliche Sichtweisen auf dieselben Daten erfordern. Durch Exportieren nach Microsoft Excel können Sie benutzerdefinierte Ansichten erstellen, die sich auf bestimmte KPIs oder Projektphasen konzentrieren. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Beteiligten nur die relevanten Informationen sehen, ohne das Rauschen von nicht verwandten Daten.
Offline-Zugriff
Wenn Sie Ihre SharePoint-Daten nach Excel exportieren, haben Sie den Vorteil des Offline-Zugriffs. Dies ist vor allem für Teammitglieder von Vorteil, die nicht über eine zuverlässige Internetverbindung verfügen oder an einem entfernten Speicherort arbeiten. Sie können die Daten weiterhin bearbeiten und analysieren, ohne von einer SharePoint-Online-Liste abhängig zu sein.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Exportoption die beste Wahl ist, wenn Sie mehr Kontrolle über Ihre Daten benötigen oder sie anderen außerhalb Ihres SharePoint-Ökosystems zur Verfügung stellen möchten.
Lassen Sie uns nun gleich damit beginnen, wie man eine SharePoint-Liste nach Excel exportiert.
Lesen Sie auch: die 10 besten SharePoint-Alternativen und Konkurrenten
SharePoint-Listen nach Excel exportieren
Lassen Sie uns die wichtigste Frage zuerst beantworten. Nein, Sie brauchen keine ausgefallenen Tools oder Software von Drittanbietern - nur SharePoint und Excel.
Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie SharePoint-Listen in eine Excel-Arbeitsmappe exportieren können:
- SharePoint-Liste auswählen: Öffnen Sie zunächst die SharePoint-Website und wählen Sie die Liste aus, die Sie exportieren möchten
- Nach Excel exportieren: Klicken Sie auf die Option Exportieren in der oberen Leiste mit den Befehlen. Wählen Sie dann die Option Nach Excel exportieren aus dem ausklappenden Menü
über Microsoft
- Herunterladen der IQY-Datei: Speichern Sie die Datei, indem Sie die Optionen im Dialogfeld "Dateidownload" verwenden. Mit dieser Aktion wird die Datei auf Ihr lokales System heruntergeladen. Die heruntergeladene Datei ist eine Webabfragedatei, mit der Excel die Daten von SharePoint abruft
über MSSQLTipps
- Importieren Sie SharePoint-Daten: Öffnen Sie die IQY-Datei in Excel, nachdem sie heruntergeladen wurde, und klicken Sie in der daraufhin angezeigten Eingabeaufforderung auf Aktivieren. Dadurch kann Excel die Daten der SharePoint-Liste in die Excel-Arbeitsmappe einfügen
- Speichern Sie Ihre Excel-Datei: Speichern Sie die Datei als XLSX-Datei, sobald die Daten erfolgreich nach Excel exportiert wurden
Jetzt können Sie Ihre Daten kostenlos bearbeiten, analysieren und freigeben, wie Sie möchten.
Häufige SharePoint-Pain-Points
Hier sind einige der häufigsten Probleme, mit denen Benutzer bei der Verwendung von SharePoint und seiner Integration mit Excel konfrontiert werden.
Probleme mit der Datenintegrität
Beim Exportieren größerer Datenmengen kann es vorkommen, dass Felder fehlen oder Daten beschädigt sind, insbesondere wenn die Liste komplexe Metadaten oder benutzerdefinierte Spalten enthält. Überprüfen Sie Ihre Daten nach dem Export, um sicherzustellen, dass alles ordnungsgemäß übertragen wird.
Excel-Aktualisierungsprobleme
Wenn Sie regelmäßig dynamische Daten exportieren, die in SharePoint häufig aktualisiert werden, können Probleme mit der Fähigkeit von Excel auftreten, Daten zu aktualisieren. Die einseitige Verbindung zwischen SharePoint und Excel ist nicht immer perfekt - die Synchronisierung Ihrer Daten kann manuelle Aktualisierungen erfordern.
Eingeschränkte Berechtigungen
Nicht jeder Benutzer von SharePoint verfügt über dieselben Berechtigungen. Dies kann den Export für diejenigen erschweren, die zwar Zugriff auf Dateien haben, aber keine Administratoren der Website sind. Stellen Sie sicher, dass Benutzer, die Daten exportieren müssen, die richtigen Berechtigungen haben, um Verwirrung und Blockaden zu vermeiden.
Limitierte Formatierung
Während SharePoint die Daten nach Excel exportiert, werden Formatierungen wie Farbcodes, Filter, bedingte Formatierungsregeln oder benutzerdefinierte Spaltenbreiten nicht immer übernommen. Dieser Mangel an nahtloser Übertragung kann zu Inkonsistenzen in der Darstellung führen. Als Ergebnis müssen Sie möglicherweise zusätzliche Zeit in die manuelle Umstrukturierung und Formatierung der Daten investieren. Dadurch wird Ihr Workflow verlangsamt.
Inkonsistente Benutzererfahrung
Benutzer können beim Zugriff auf SharePoint in verschiedenen Browsern unterschiedliche Leistungsniveaus feststellen. Diese Inkonsistenz kann sich auf die Anzeige von Daten oder die verfügbaren Funktionen auswirken. Um unerwartete Komplikationen zu vermeiden, sollte die Verwendung von Browsern in Teams unbedingt standardisiert werden.
Diese Probleme können zwar frustrierend sein, aber die Kenntnis und Implementierung fortschrittlicher Excel-Hacks können den Unterschied ausmachen.
💡Pro-Tipp: Mit Power Automate von Microsoft können Sie Flows einrichten, die den Export von SharePoint-Listen nach Excel automatisieren.
Wir haben auch einige alternative Empfehlungen, wenn Sie alle Ihre Daten an einem Ort haben möchten, ohne komplexe Export- und Importverfahren.
Meet ClickUp: Die All-in-One-Alternative zu SharePoint und Excel
SharePoint und Excel haben beide ihre Stärken: SharePoint eignet sich hervorragend für die Verwaltung von Dokumenten und die Zusammenarbeit, und Excel ist für die Bearbeitung und Analyse von Daten bestens geeignet.
Aber wäre es nicht einfacher, beide Funktionen auf einer einzigen Plattform zu nutzen?
Wenn Sie sich fragen, wie das möglich ist, ist die Antwort ganz einfach. Mit ClickUp .
Mit seiner All-in-One-Lösung für Projektmanagement macht ClickUp Wissensarbeitern wie Ihnen das Leben leichter. Sie können Projekte verwalten, mit Ihrem Team zusammenarbeiten und Daten nahtlos analysieren - alles an einem Ort.
Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie ClickUp Ihnen das Beste aus beiden Welten bietet.
Lesen Sie auch: Die 11 besten Excel-Alternativen und Konkurrenten (Features, Vorteile, Nachteile, Preise)
ClickUp's Projekt Management Plattform ClickUp's Plattform für Projektmanagement ermöglicht es Ihnen, benutzerdefinierte Workflows zu erstellen, die auf Ihre individuellen Projektanforderungen zugeschnitten sind, ähnlich wie die Organisationsfunktionen von SharePoint.
ClickUp Ansichten
ClickUp geht jedoch noch einen Schritt weiter und bietet anpassbare Ansichten wie Listen-, Board-, Tabellen- und Gantt-Diagramme, mit denen Sie Aufgaben, Termine und Abhängigkeiten auf eine Weise visualisieren können, die dem Workflow Ihres Teams entspricht - ganz gleich, ob Sie einfache Aufgaben oder komplexe Projekte verwalten.
Mit über 15 ClickUp Ansichten können Sie Ihre Projekte vorantreiben, ohne sich durch das Jonglieren mit mehreren Tools ablenken zu lassen.
Erstellen Sie Listen und verwandeln Sie sie in umsetzbare Erkenntnisse an einem Ort mit ClickUp
ClickUp Dashboards
Im Gegensatz zu Excel, bei dem die Daten für eine tiefgehende Analyse exportiert werden müssen, bieten die in ClickUp integrierten Features für die Berichterstellung und Analyse Einblicke in Echtzeit, ohne dass dies mühsam ist. Sie können wichtige Metriken nachverfolgen, die Leistung von Projekten überwachen und detaillierte Berichte direkt von der Plattform aus erstellen.
Verwalten und überwachen Sie Workloads, Aufgaben und Projektergebnisse an einem Ort mit benutzerdefinierten ClickUp Dashboards ClickUp Dashboards helfen Ihnen, den Fortschritt Ihres Teams zu visualisieren und sicherzustellen, dass Sie stets informiert sind und datengestützte Entscheidungen treffen können, ganz gleich, ob Sie Ihre Ressourcen optimieren oder die Zusammenarbeit verbessern möchten.
ClickUp Aufgaben
Darüber hinaus vereinfacht ClickUp die Verwaltung von Aufgaben mit Features, die Ihre Listen in umsetzbare Elemente innerhalb derselben Plattform verwandeln. ClickUp Aufgaben bieten eine robuste Möglichkeit, Aufgaben zuzuweisen, zu überwachen und gemeinsam zu bearbeiten, um sicherzustellen, dass Ihre Liste der zu erledigenden Aufgaben organisiert und kontextabhängig bleibt. Sie können Aufgaben ganz einfach bestimmten Teammitgliedern zuweisen, Prioritäten einstellen und Fälligkeitsdaten festlegen, damit alle Beteiligten auf dem Laufenden bleiben. Mit den Abhängigkeiten von Aufgaben können Sie sogar den Flow der Arbeit verwalten, um sicherzustellen, dass die Aufgaben in der richtigen Reihenfolge abgeschlossen werden.
Verwenden Sie ClickUp Tasks, um Ihre Aufgaben in umsetzbare Elemente zu verwandeln - abgeschlossen mit Details wie Aufgabentypen, Abhängigkeiten, Prioritäten und kontextbezogener Dokumentation
Jede Aufgabe fungiert als zentraler hub mit allen relevanten Details, die Ihr Team benötigt. Sie können Anhänge direkt an Aufgaben verknüpfen - egal, ob es sich um Dokumente, Bilder oder Links handelt -, so dass wichtige Ressourcen immer zur Hand sind. So müssen Sie nicht mehr über mehrere Plattformen hinweg nach Dateien suchen, sondern haben alles miteinander verbunden und im Zugriff.
Dank ClickUp haben alle unsere Teams ihre gesamte Arbeit an einem Ort. Kein Wechsel zwischen den Tools mehr!
Alex, Technischer Leiter bei Liquid Barcodes
Mit den leistungsstarken Dashboards, der flexiblen Aufgabenverwaltung und den anpassbaren Ansichten von ClickUp erhalten Sie die volle Funktion von SharePoint für die Zusammenarbeit und Excel für die Nachverfolgung und Analyse - zusammengefasst in einer einzigen, benutzerfreundlichen Plattform.
Auch gelesen: 11 kostenlose Vorlagen für die Aufgabenverwaltung in ClickUp und Excel
Die ClickUp Vorlage für die tägliche Zu erledigen-Liste
Mit der ClickUp Vorlage für die tägliche Zu erledigen-Liste benötigen Sie keine SharePoint-Listen mehr, um bei der Verfolgung Ihrer täglichen Ziele den Überblick zu behalten.
ClickUp Vorlage für tägliche Zu erledigen-Listen
Diese Vorlage hilft Ihnen dabei, die wichtigen Aufgaben Ihres Tages zu priorisieren und sicherzustellen, dass Sie sich auf das konzentrieren, was am wichtigsten ist.
Die Vorlage enthält benutzerdefinierte Status, um Aufgaben als zu erledigen, in Bearbeitung oder abgeschlossen zu kennzeichnen. Der eingebaute Streifenzähler sorgt für eine Extraportion Motivation, wenn Sie Ihre Aufgaben konsequent abhaken. Außerdem können Sie Ihre tägliche Zu-Tun-Verfolgung mit automatischen Erinnerungen, Notizen, Fortschrittsverfolgung, Beschreibungen und vielem mehr direkt in ClickUp verbessern.
Auch gelesen: 20 kostenlose Vorlagen für das Projektmanagement
Sharepoint-Listen in umsetzbare Erkenntnisse umwandeln
Der Export von SharePoint-Listen nach Excel ist eine Möglichkeit, Ihre Datenverwaltungsfunktionen zu verbessern.
Mit den fortschrittlichen Features von Excel zur Datenmanipulation, -visualisierung und -freigabe können Sie einige der mit SharePoint verbundenen Herausforderungen überwinden. Der ständige Wechsel zwischen verschiedenen Tools kann Sie jedoch ausbremsen. Um wirklich effizienter zu arbeiten, brauchen Sie eine integrierte Plattform, auf der alles nahtlos zusammenläuft.
ClickUp wurde entwickelt, um genau das zu erledigen. Mit einem so umfassenden Produktivitätstool können Sie Aufgaben konsolidieren, Daten verwalten und mit Ihrem Team zusammenarbeiten. Das Beste daran ist, dass Sie all dies erledigen können, ohne zwischen mehreren Plattformen umschalten zu müssen. Wenn Sie Ihre gesamte Arbeit an einem Ort haben, können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren - die Arbeit schneller und effektiver zu erledigen.
Verbessern Sie Ihre Arbeit, indem Sie Ihr kostenlose ClickUp Testversion heute!