Haben Sie schon einmal versucht, Daten aus SharePoint nach Excel zu exportieren, und waren dann frustriert über Format-Probleme und fehlende Informationen? Damit sind Sie nicht allein.
Viele Benutzer stehen bei der Analyse ihrer Daten vor dieser Hürde. Um Daten nahtlos aus SharePoint zu exportieren, reicht es nicht aus, einfach auf „Exportieren” zu klicken.
Erfahren Sie, wie Sie eine SharePoint-Liste nach Excel exportieren und wie Sie die häufigsten Herausforderungen dieses Prozesses umgehen können. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie durch den Einsatz alternativer Lösungen Ihr Datenmanagement verbessern können.
Wann sollten SharePoint-Listen nach Excel exportiert werden?
Excel ist ein beliebtes Arbeitsmanagement-Tool bei Studenten, Fachleuten und Organisationen. Es wird in der Regel für die einfache Datenverwaltung und -analyse verwendet, aber aufgrund seiner Vielseitigkeit und Benutzerfreundlichkeit wird Excel sogar für das Projektmanagement eingesetzt.
Das Exportieren von Daten aus anderen, weniger flexiblen Apps nach Excel hilft Benutzern oft dabei, diese besser zu formatieren, zu verarbeiten und zu analysieren.
Hier sind einige Szenarien, in denen Benutzer in der Regel Daten exportieren. Wenn Sie diese Situationen verstehen, können Sie fundierte Entscheidungen treffen, um Ihre Datenverwaltungsanforderungen zu erfüllen.
Erweiterte Datenbearbeitung
SharePoint ist ein hervorragendes tool für die Verwaltung grundlegender Aufgaben wie Dokumentenaustausch, Zusammenarbeit und Versionskontrolle innerhalb eines Teams. Durch die Integration in Microsoft 365 eignet es sich ideal für die Speicherung und Organisation von Informationen über Projekte hinweg, aber seine Funktionen sind eher für diese einfachen Aufgaben geeignet.
Excel ist überlegen, wenn es um komplexe Berechnungen, detaillierte Datenanalysen und anspruchsvolle Datenbankverwaltung geht. Als Beispiel können wir angeben, dass Excel erweiterte Funktionen wie Pivottabellen, VLOOKUP und komplexe Formeln bietet, mit denen sich große Datensätze mühelos verarbeiten lassen.
Auch in Fällen, in denen Ihre Daten über mehrere Listen und Dokumentbibliotheken verteilt sind, sorgt der Export nach Excel dafür, dass Sie einen zentralen Ort für Analysen und Berichterstellung haben. Verwenden Sie Features wie bedingte Formatierung, um wichtige Datenpunkte in Ihrer Excel-Datei hervorzuheben und sicherzustellen, dass wichtige Informationen auffallen.
Freigabe für externe Benutzer
Bei gemeinsamen Projekten kann es vorkommen, dass nicht alle Teammitglieder oder externen Beteiligten Zugriff auf SharePoint haben. SharePoint unterstützt zwar die externe Freigabe, erfordert jedoch häufig die Verwaltung von Berechtigungen oder die Einrichtung zusätzlicher Zugriffsrechte, was den Prozess verlangsamen kann, insbesondere wenn Benutzer kein Microsoft-Konto haben oder Kompatibilitätsprobleme auftreten. Dies kann bei der Freigabe wichtiger Listen oder Daten eine Herausforderung darstellen.
Excel bietet mehr Flexibilität beim Datenaustausch. Sie können Dateien per E-Mail, über Cloud-Dienste wie OneDrive oder über tools von Drittanbietern versenden, ohne sich um SharePoint-Einschränkungen kümmern zu müssen. Die Empfänger können problemlos mit den Daten interagieren, auch wenn sie SharePoint nicht verwenden. Excel Online unterstützt auch die Zusammenarbeit in Echtzeit und bietet eine nahtlose Erfahrung ohne Zugangsbarrieren. Allerdings ist es wichtig, in sensiblen Umgebungen ein Gleichgewicht zwischen Flexibilität und Sicherheit zu finden.
Backup und Archivierung
Benötigen Sie einen schnellen Überblick über Ihre Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt? Der Export nach Excel ist eine hervorragende Möglichkeit, um Backups zu erstellen und Daten erneut aufzurufen. Sie können Änderungen nachverfolgen, verschiedene Versionen Ihrer Analysen verwalten und bei Bedarf zu früheren Versionen zurückkehren. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie mit externen Stakeholdern zusammenarbeiten, die möglicherweise Verlaufsdaten benötigen oder überprüfen müssen, wie sich Analysen entwickelt haben. Während SharePoint eine Versionskontrolle bietet, ermöglicht Excel eine detailliertere Kontrolle über einzelne Datensätze und Berechnungen.
Benutzerdefinierte Datenansicht
Jedes Projekt erfordert möglicherweise unterschiedliche Perspektiven auf dieselben Daten. Durch den Export in Microsoft Excel können Sie benutzerdefinierte Ansichten erstellen, die sich auf bestimmte KPIs oder Projektphasen konzentrieren. So wird sichergestellt, dass die Beteiligten nur die relevanten Informationen sehen, ohne durch irrelevante Daten abgelenkt zu werden.
Offline-Zugriff
Wenn Sie Ihre SharePoint-Daten nach Excel exportieren, profitieren Sie vom Vorteil des Offline-Zugriffs. Dies ist besonders vorteilhaft für Teammitglieder, die möglicherweise keine zuverlässige Internetverbindung haben oder an entfernten Standorten arbeiten. Sie können weiterhin Daten bearbeiten und analysieren, ohne auf eine SharePoint-Online-Liste angewiesen zu sein.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Exportoption die beste Wahl ist, wenn Sie mehr Kontrolle über Ihre Daten benötigen oder diese für andere außerhalb Ihres SharePoint-Ökosystems verfügbar machen möchten.
Lassen Sie uns nun direkt damit beginnen, wie Sie eine SharePoint-Liste nach Excel exportieren können.
Lesen Sie auch: Die 10 besten SharePoint-Alternativen und -Konkurrenten
So exportieren Sie SharePoint-Listen nach Excel
Beantworten wir zuerst die wichtigste Frage. Nein, Sie benötigen keine ausgefallenen tools oder Software von Drittanbietern – nur SharePoint und Excel.
Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Exportieren von SharePoint-Listen in eine Excel-Arbeitsmappe:
- SharePoint-Liste auswählen: Öffnen Sie zunächst die SharePoint-Website und wählen Sie die Liste aus, die Sie exportieren möchten.
- Nach Excel exportieren: Klicken Sie oben in der Befehlsleiste auf die Option „Exportieren“. Wählen Sie anschließend im Ergebnis des Ausklappens des Menüs die Option „Nach Excel exportieren“ aus.
- Laden Sie die IQY-Datei herunter: Speichern Sie die Datei mithilfe der Optionen im Dialogfeld „Datei herunterladen“. Dadurch wird die Datei auf Ihr lokales System heruntergeladen. Bei der heruntergeladenen Datei handelt es sich um eine Abfragedatei, die Excel zum Abrufen der Daten aus SharePoint verwendet.
- SharePoint-Daten importieren: Öffnen Sie die IQY-Datei nach dem Herunterladen in Excel und klicken Sie im Ergebnis der Eingabeaufforderung auf „Aktivieren“. Dadurch kann Excel die Daten der SharePoint-Liste in die Excel-Arbeitsmappe übernehmen.
- Speichern Sie Ihre Excel-Datei: Speichern Sie die Datei als XLSX-Datei, sobald der Export der Daten nach Excel erfolgreich war.
Jetzt können Sie Ihre Daten nach Belieben bearbeiten, analysieren und freigeben.
Häufige Probleme mit SharePoint
Hier sind einige der häufigsten Probleme, mit denen Benutzer bei der Verwendung von SharePoint und dessen Integration in Excel konfrontiert sind.
Probleme mit der Datenintegrität
Beachten Sie, dass beim Exportieren größerer Datensätze manchmal Felder fehlen oder Daten beschädigt sein können, insbesondere wenn die Liste komplexe Metadaten oder benutzerdefinierte Spalten enthält. Überprüfen Sie Ihre Daten nach dem Export noch einmal, um sicherzustellen, dass alles korrekt übertragen wurde.
Probleme beim Aktualisieren von Excel
Wenn Sie regelmäßig dynamische Daten exportieren, die in SharePoint häufig aktualisiert werden, kann es zu Problemen mit der Funktion für die Datenaktualisierung von Excel kommen. Die Einwegverbindung zwischen SharePoint und Excel ist nicht immer perfekt – um die Synchronisierung Ihrer Daten zu gewährleisten, müssen Sie möglicherweise manuelle Aktualisierungen vornehmen.
Eingeschränkte Berechtigungen
Nicht jeder SharePoint-Benutzer verfügt über die gleichen Berechtigungen. Dies kann den Export für diejenigen erschweren, die Zugriff auf Dateien haben, aber keine Website-Administratoren sind. Stellen Sie sicher, dass Benutzer, die Daten exportieren müssen, über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, um Verwirrung und Hindernisse zu vermeiden.
Eingeschränkte Formatierung
SharePoint exportiert die Daten zwar nach Excel, übernimmt jedoch nicht immer Formatierungen wie Farbcodierungen, Filter, bedingte Formatierungsregeln oder benutzerdefinierte Spaltenbreiten. Diese mangelnde Nahtlosigkeit bei der Übertragung kann zu Inkonsistenzen in der Darstellung führen. Infolgedessen müssen Sie möglicherweise zusätzliche Zeit in die manuelle Neuorganisation und Formatierung der Daten investieren. Dies verlangsamt Ihren Workflow.
Uneinheitliche Benutzererfahrung
Bei der Verwendung verschiedener Browser kann es zu unterschiedlichen Leistungsniveaus beim Zugriff auf SharePoint kommen. Diese Uneinheitlichkeit kann sich auf die Darstellung der Daten oder die verfügbaren Funktionen auswirken. Um unerwartete Komplikationen zu vermeiden, ist es wichtig, die Verwendung von Browsern innerhalb von Teams zu standardisieren.
Auch wenn diese Probleme frustrierend sein können, kann das Wissen um und die Anwendung fortgeschrittener Excel-Hacks einen großen Unterschied machen.
💡Profi-Tipp: Mit Microsoft Power Automate können Sie Flows einrichten, die den Export von SharePoint-Listen nach Excel automatisieren.
Wir haben auch einige alternative Empfehlungen, wenn Sie alle Ihre Daten an einem Ort ohne komplexe Export- und Importverfahren haben möchten.
Lernen Sie ClickUp kennen: Die All-in-One-Alternative zu SharePoint und Excel
SharePoint und Excel haben jeweils ihre Stärken: SharePoint eignet sich hervorragend für die Dokumentenverwaltung und Zusammenarbeit, während Excel ideal für die Datenbearbeitung und -analyse ist.
Aber wäre es nicht einfacher, beide Funktionen auf einer Plattform zu nutzen?
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Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie ClickUp Ihnen das Beste aus beiden Welten bietet.
Lesen Sie auch: Die 11 besten Excel-Alternativen und -Konkurrenten (Features, Vor- und Nachteile, Preise)
Die Plattform für Projektmanagement von ClickUp
Mit der Plattform für Projektmanagement von ClickUp können Sie benutzerdefinierte Workflows erstellen, die auf Ihre individuellen Projektanforderungen zugeschnitten sind, ähnlich wie die Organisationsfunktionen von SharePoint.
ClickUp-Ansichten
ClickUp geht jedoch noch einen Schritt weiter und bietet anpassbare Ansichten wie Listen, Tafeln, Tabellen und Gantt-Diagramme, mit denen Sie Aufgaben, Fristen und Abhängigkeiten so visualisieren können, wie es zum Workflow Ihres Teams passt – egal, ob Sie einfache Aufgaben oder komplexe Projekte verwalten.
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ClickUp-Dashboards helfen Ihnen dabei, den Fortschritt Ihres Teams zu visualisieren, sodass Sie stets auf dem Laufenden bleiben und datengestützte Entscheidungen treffen können, egal ob Sie Ressourcen optimieren oder die Zusammenarbeit verbessern möchten.
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Darüber hinaus vereinfacht ClickUp die Aufgabenverwaltung mit Features, die Ihre Listen in umsetzbare Elemente innerhalb derselben Plattform verwandeln.
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Jede Aufgabe fungiert als zentraler hub, der alle relevanten Details enthält, die Ihr Team benötigt. Sie können Anhänge direkt zu Aufgaben hinzufügen – egal, ob es sich um Dokumente, Bilder oder Links handelt –, sodass wichtige Ressourcen immer griffbereit sind. Dadurch müssen Sie nicht mehr auf mehreren Plattformen nach Dateien suchen, sondern alles bleibt miteinander verbunden und zugänglich.
Dank ClickUp können alle unsere Teams ihre gesamte Arbeit an einem Ort erledigen. Kein Wechseln zwischen verschiedenen tools mehr!
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Die Vorlage enthält benutzerdefinierte Status, um Aufgaben als zu erledigen, in Bearbeitung oder fertiggestellt zu markieren. Es gibt einen integrierten Streak-Zähler für zusätzliche Motivation, wenn Sie Ihre Aufgaben konsequent abhaken. Sie können auch Ihre tägliche Nachverfolgung der Aufgaben mit automatischen Erinnerungen, Notizen, Fortschrittsverfolgung, Beschreibungen und mehr direkt in ClickUp verbessern.
Lesen Sie auch: 20 kostenlose Vorlagen für das Projektmanagement
SharePoint-Listen in umsetzbare Erkenntnisse umwandeln
Das Exportieren von SharePoint-Listen nach Excel ist eine Möglichkeit, Ihre Datenverwaltungsfunktionen zu verbessern.
Mit den erweiterten Features von Excel für die Datenbearbeitung, Visualisierung und Freigabe können Sie einige der mit SharePoint verbundenen Herausforderungen bewältigen. Das ständige Wechseln zwischen verschiedenen tools kann jedoch zu Verzögerungen führen. Um wirklich effizienter zu arbeiten, benötigen Sie eine integrierte Plattform, auf der alles nahtlos zusammenläuft.
ClickUp wurde genau für diesen Zweck entwickelt. Mit diesem umfassenden Tool für die Produktivität können Sie Aufgaben konsolidieren, Daten verwalten und mit Ihrem Team zusammenarbeiten. Das Beste daran ist, dass Sie all dies tun können, ohne zwischen mehreren Plattformen umzuschalten. Wenn Sie alle Ihre Arbeiten an einem Ort haben, können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren – Ihre Aufgaben schneller und effektiver zu erledigen.
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