Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie arbeiten in einem Software-Entwicklungsteam und haben eine Berichterstellung für zwei Manager.
Der eine kümmert sich um die Besonderheiten - Marketing, Vertrieb oder Datenarchitektur -, während der andere sich auf die Fristen und Ziele des Projekts konzentriert.
Obwohl die Aufgaben der beiden unterschiedlich sind, wissen Sie, dass ohne beide alles ein Chaos wäre.
In Ihrer beruflichen Laufbahn werden Sie wahrscheinlich sowohl mit Funktions- als auch mit Projektmanagern zusammenarbeiten.
Beide bringen wichtige Fähigkeiten mit, aber was genau unterscheidet sie voneinander? Wie gehen sie mit Leistungsüberprüfungen, Ressourcenzuweisung und wichtigen Meilensteinen um? 📊
In diesem Artikel untersuchen wir die Unterschiede zwischen einem Funktionsmanager und einem Projektmanager. Wir gehen auch auf ihre Fähigkeiten ein und zeigen, wie ihre täglichen Aufgaben synchronisiert werden, damit alles reibungslos läuft. 🔄
Funktional Manager vs. Projektmanager Rollen
Was ist ein Funktionsmanager?
Stellen Sie sich vor, Sie sind der Kapitän eines Schiffes, aber anstatt das ganze Schiff zu steuern, sind Sie für einen Schlüsselbereich verantwortlich, wie den Maschinenraum oder das Navigationsdeck.
Genau das erledigt ein Funktionsmanager!
Sie konzentrieren sich auf einen bestimmten Funktionsbereich innerhalb eines Unternehmens, z. B. Marketing oder Personalwesen.
Die Hauptaufgabe eines Functional Managers besteht darin, dafür zu sorgen, dass seine Abteilung reibungslos und effizient funktioniert. Sie führen Mitarbeiter, kümmern sich um das Tagesgeschäft und arbeiten an langfristigen Zielen.
Funktionsmanager sind verantwortlich für die Einstellung neuer Mitglieder des Teams, die Durchführung von Leistungsbeurteilungen und die Sicherstellung, dass alle Mitarbeiter die richtigen Fähigkeiten haben fähigkeiten für ein effektives Aufgabenmanagement .
Ihr Einfluss ist entscheidend für die Ausrichtung des Aufwands ihrer Abteilung auf die Gesamtstrategie der Organisation.
Was ist ein Projektmanager?
Ein Projektmanager hingegen ist wie ein Kapitän auf Zeit für verschiedene Ziele. Ob er eine Softwareeinführung überwacht oder ein Ereignis im Unternehmen plant, seine Aufgabe ist es, ein Projekt vom Konzept bis zum Abschluss zu bringen.
Von der Entwicklung eines neuen Produkts bis hin zur Überwachung der Implementierung eines System-Upgrades - Projektmanager sind die Menschen, die die Dinge zu erledigen haben!
Sie sind dafür verantwortlich, bestimmte Projekte von Anfang bis Ende zu betreuen.
Projektmanager koordinieren sich mit verschiedenen Teams, verwalten Ressourcen und die Zeitleisten des Projekts einhalten.
Aber das ist noch nicht alles.
Projektmanager müssen auch Risiken managen, Ressourcen zuweisen und dafür sorgen, dass jeder seine Pflichten und Aufgaben klar versteht.
Um in dieser Rolle erfolgreich zu sein, benötigen Projektmanager Hard- und Soft Skills wie Problemlösung und Kommunikation. Diese Fähigkeiten sind unerlässlich, um ihre Teams zum Erfolg zu führen und die Komplexität der einzelnen Projekte zu bewältigen.
Lesen Sie auch: Was macht einen guten Projektmanager aus? 10 Projektmanager-Fähigkeiten
Schlüsselunterschiede zwischen Funktions- und Projektmanagern
Wenn Sie wissen wollen, wie sich Funktionsleiter von Projektmanagern unterscheiden, stellen Sie sich einfach zwei Manager in einem geschäftigen Büro vor, das renoviert wird.
Der erste (Funktionsleiter/Manager) ist ein Finanzchef, der Budgets und Finanzen verwaltet. Der andere (Projektmanager) leitet die Renovierung des Büros und sorgt für einen reibungslosen Betrieb.
Beide sind wichtig, gehen aber unterschiedlich an ihre Aufgaben heran.
Wir wollen untersuchen, wie ihre Befugnisse, ihr Fokus, ihre Ressourcenzuweisung und ihre team-Management-Strategien unterscheiden sie voneinander.
Autorität und Entscheidungsfindung
Wenn es um Befugnisse und Entscheidungen geht, haben Funktions- und Projektmanager unterschiedliche Ansichten.
Funktionsmanager verfügen in der Regel über mehr Befugnisse in Bezug auf Ressourcen und Entscheidungen innerhalb ihrer Abteilung in einer operativen Organisationsstruktur. Sie kümmern sich um das Tagesgeschäft und sorgen dafür, dass ihre Abteilung mit den langfristigen Zielen des Unternehmens in Einklang steht.
Projektmanager hingegen haben in projektorientierten Strukturen oft mehr Befugnisse. Dies gilt vor allem in starken Matrix-Organisationen, wo sie Projektressourcen verwalten und wichtige Entscheidungen treffen, um Projekte auf Kurs zu halten.
Ein Beispiel: In einem Softwareunternehmen kann ein Funktionsmanager die Befugnis haben, Entwickler einzustellen und Schulungsbudgets zu genehmigen. Im Gegensatz dazu könnte der Projektleiter diese Entwickler einem Projekt mit hoher Priorität zuweisen.
In ausgewogenen Matrix-Strukturen teilen sich beide Manager die Befugnisse und müssen zusammenarbeiten, um die Ressourcen effizient zuzuweisen.
Fokus und Ziele
Funktionsmanager und Projektmanager haben unterschiedliche Schwerpunkte und Ziele.
Funktionsmanager konzentrieren sich auf die Verbesserung ihrer Bereiche, z. B. Marketing oder Personalwesen. Sie arbeiten daran, ihre Abteilungen zu verbessern und dem Unternehmen zu helfen, seine Ziele im Laufe der Zeit zu erreichen.
Im Gegensatz dazu konzentrieren sich Projektmanager auf bestimmte Projekte mit festgelegten Start- und Enddaten.
Ihre Hauptziele sind das Meeting von Projektzielen, die Verwaltung von Zeitleisten und die Sicherstellung eines erfolgreichen Abschlusses.
Funktions- und Projektmanager verwenden jedoch häufig Software und vorgefertigte Vorlagen, um die Arbeit zu vereinfachen und den Fortschritt zu verfolgen.
💡 Profi-Tipp: Planen Sie regelmäßige Besprechungen. Führen Sie zweiwöchentliche Meetings zur Abstimmung zwischen Funktions- und Projektmanagern ein. Nutzen Sie diese Sitzungen, um den Fortschritt des Projekts zu überprüfen, mögliche Ressourcenkonflikte anzusprechen und die Zeitleisten bei Bedarf anzupassen. Dies fördert die Transparenz und hält alle Beteiligten auf dem Laufenden.
Ressourcenzuweisung
Die Funktionsmanager sind für die Verwaltung der Ressourcen innerhalb ihrer Abteilungen verantwortlich.
Sie stellen sicher, dass jeder in ihrem Team über die entsprechenden Fähigkeiten verfügt und effektiv zu Routineaufgaben und Projektarbeit beitragen kann.
Außerdem ist es üblich, dass Funktionsmanager den Mitgliedern ihres Teams bei der Arbeit an Projekten zur Seite stehen.
Projektmanager hingegen konzentrieren sich auf die Ressourcenzuweisung in projektmanagement . Sie haben die Aufgabe, das Projektteam zu beaufsichtigen und festzustellen, ob es über die erforderlichen Ressourcen verfügt, um die Ziele des Projekts zu erreichen.
💡 Vorlagenarchiv: Die Verwendung von Vorlagen für die Ressourcenplanung in Ihren Teams kann dazu beitragen, den Ressourceneinsatz zu optimieren und die Projektbudgets effizienter zu verwalten. Hier sind 10 kostenlose Vorlagen für die Ressourcenplanung in ClickUp und Excel mit denen Sie loslegen können.
Strategien für das Team-Management
Funktionsmanager entwickeln in der Regel langfristige Pläne für das Management ihrer Teams.
Instanz, wenn sich die Marketingabteilung eines Unternehmens auf digitales Marketing verlagert, könnte der Manager SEO- oder Social-Media-Werbe-Workshops für sein Team organisieren.
Solche Manager arbeiten auch mit software für das Kompetenzmanagement und Leistungsbewertungssysteme zur Verbesserung der Leistung von Teams.
Im Vergleich dazu stellen Projektmanager Pläne für das Teammanagement zusammen, die auf die Bedürfnisse des Projekts zugeschnitten sind.
Nehmen wir folgendes Szenario: Ein Projektleiter, der die Entwicklung einer neuen E-Commerce-Plattform leitet, stellt ein Team aus Designern, Entwicklern und Testern zusammen.
Angesichts der knappen Zeitvorgaben legt sein Plan den Schwerpunkt auf den schnellen Zusammenhalt des Teams, die Klärung der Rollen und die Gewährleistung einer reibungslosen Kommunikation. Es finden tägliche Besprechungen und regelmäßige Risikobesprechungen statt, um den Zeitplan einzuhalten und Probleme frühzeitig anzugehen.
Dies hilft den Projektmanagern, ihre Teams auf die Ziele auszurichten, und sorgt für eine rechtzeitige und erfolgreiche Umsetzung des Projekts.
Lesen Sie auch: 15 kostenlose Vorlagen für das Projektmanagement 📝
Wann sollte man einen Funktionsmanager und wann einen Projektmanager einsetzen?
Die Wahl des richtigen Managers kann den entscheidenden Unterschied ausmachen, ob es um langfristige Verbesserungen in einer Abteilung oder um die Leitung eines komplexen, zeitkritischen Projekts geht.
Einige ideale Szenarien zeigen, wo sich jeder Manager aufgrund seiner einzigartigen Stärken und Fachkenntnisse auszeichnet.
Die besten Zeitpunkte für die Ansprache von Managern in Funktionen
Wenn Sie Fachwissen in einem bestimmten Funktionsbereich benötigen, wenden Sie sich am besten an einen Funktionsmanager. Funktionsmanager sind die Chefs der einzelnen Abteilungen und leiten ihre Teams durch die täglichen Aufgaben und langfristigen Ziele.
Im Folgenden finden Sie einige Situationen, in denen Funktionsmanager glänzen:
- Kontinuierliche Verbesserungsinitiativen: Funktionsmanager sind Ihre beste Wahl, wenn es darum geht, die Prozesse innerhalb einer bestimmten Funktion zu verbessern, z. B. in den Bereichen Marketing, Vertrieb oder Entwicklung. Sie verfügen über das nötige Fachwissen, um dauerhafte Veränderungen umzusetzen
- Kompetenzentwicklung: Funktionsmanager sind hervorragend darin, Talente im Team zu erkennen und zu fördern. Sie führen Leistungsbeurteilungen durch und helfen den Mitgliedern des Teams, Fachwissen in ihren spezifischen Funktionen zu entwickeln
- Ressourcenzuteilung für laufende Aufgaben: Funktionsmanager sind in der Lage, Workloads effektiv auf ihre Abteilungen zu verteilen und gleichzeitig Ressourcen für das Tagesgeschäft zu verwalten,
- Langfristige strategische Planung: Funktionsmanager sind entscheidend für die Einstellung und Erreichung langfristiger Ziele innerhalb ihrer spezifischen Funktion
Die besten Zeitpunkte für die Kontaktaufnahme mit Projektmanagern
Projektmanager glänzen in Situationen, die eine Koordinierung verschiedener Qualifikationen und Fachrichtungen erfordern und einen definierten Anfang und ein definiertes Ende haben.
Hier ist der richtige Zeitpunkt, um einen Projektmanager ans Ruder zu lassen:
- Funktionsübergreifende Projekte: Projektmanager sind unverzichtbar, wenn Sie an Initiativen arbeiten, an denen mehrere Abteilungen beteiligt sind, z. B. bei der Softwareentwicklung oder der Einführung eines neuen Produkts. Sie koordinieren den Aufwand zwischen den Teams, um die Projektziele zu erreichen
- Zeitsensible Initiativen: Projektmanager zeichnen sich dadurch aus, dass sie die Zeitleisten von Projekten verwalten und sicherstellen, dass die Termine eingehalten werden. Sie nutzenprojektmanagement-Software und Vorlagen, die es ihnen ermöglichen, alles nachzuverfolgen
- Ressourcenzuteilung für bestimmte Projekte: Sie müssen die Ressourcen für die verschiedenen Aufgaben eines Projekts ausbalancieren; Projektmanager nutzen ihre Fähigkeiten zur Ressourcenzuteilung, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten
- Risikomanagement: Projektmanager sind darin geschult, Risiken während des gesamten Lebenszyklus eines Projekts zu erkennen, zu bewerten und zu steuern. Sie setzen ihre Soft Skills ein, um Herausforderungen zu meistern und das Projektteam auf den Erfolg auszurichten
Die Dynamik zwischen Funktions- und Projektmanagern ist in jeder Organisation von entscheidender Bedeutung. Ihre Zusammenarbeit kann die Effizienz, innovative Lösungen und den Erfolg von Projekten verbessern.
Auch zu lesen: Wie man bei der Arbeit Erfahrungen im Projektmanagement sammelt
Wie ClickUp beide Rollen unterstützt
Teams zu leiten und durchgängig qualitativ hochwertige Arbeit zu liefern, kann schwierig sein - wir verstehen das.
Egal, ob Sie als Funktionsmanager eine bestimmte Abteilung beaufsichtigen oder als Projektmanager an mehreren Projekten arbeiten, Sie brauchen ein zuverlässiges Tool, um Ihre Aufgaben abzuschließen.
Ein Tool, das für die Zusammenarbeit und die Verwaltung von Aufgaben konzipiert ist.
Etwas wie ClickUp !
Mit ClickUp haben Sie Zugriff auf über 100 Vorlagen, Projektmanagement tools, nützliche Features, Analysen und vieles mehr!
Lassen Sie uns herausfinden, wie ClickUp Ihnen helfen kann, in Ihrem Job zu glänzen.
Projekt- und Aufgabenmanagement
verwalten Sie Projekte und Aufgaben ganz einfach mit den ClickUp Aufgaben-Management-Funktionen
ClickUp bietet verschiedene Features, die Funktions- und Projektmanager bei ihren täglichen Aufgaben unterstützen. So hilft es:
- ClickUp Anpassbare Ansichten : Wählen Sie aus ClickUp's Listen-, Board-, Kalender- oder Gantt-Ansichten, um Ihre Aufgaben und Projekte auf eine Weise zu visualisieren, die Ihrem Managementstil entspricht
- ClickUp Aufgaben-Abhängigkeiten : Richten Sie die Beziehungen zwischen den Aufgaben in ClickUp ein, um einen reibungslosen Workflow und die richtige Ressourcenzuweisung in Ihren Projekten zu gewährleisten
- ClickUp Zeiterfassung : Überwachen Sie die Dauer von Aufgaben mit dem Feature der ClickUp Zeiterfassung - das hilft Ihnen, Ihre Zeitschätzungen zu verbessern und Ihre Ressourcen effektiver zu verwalten
- ClickUp Vorlagen : Greifen Sie auf ClickUp's 100+ kostenlose Projektmanagement-Vorlagen zu, um Ihre Projekte zu starten oder wiederholende Aufgaben zu rationalisieren
Berichterstellung und Analyse
treffen Sie datengestützte Entscheidungen mit den benutzerdefinierten Dashboards und Workload-Visualisierungsfunktionen von ClickUp
ClickUp bietet leistungsstarke Tools zur Berichterstellung und Analyse, die Funktions- und Projektmanager dabei unterstützen, Fortschritte zu überwachen und fundierte Entscheidungen zu treffen. So funktionieren sie:
- ClickUp Dashboards : Erstellen Sie benutzerdefinierte Dashboards in ClickUp zur Nachverfolgung von Schlüssel-Leistungsindikatoren (KPIs) für Ihre Abteilung oder Ihr Projekt
- ClickUp Workload-Ansicht : Visualisieren Sie die Kapazität Ihres Teams in ClickUp, um die richtige Ressourcenzuweisung zu gewährleisten und Burnout zu verhindern
- ClickUp Zeitschätzungen vs. tatsächliche Zeiten: Vergleichen Sie die geschätzte Zeit mit der tatsächlich für Aufgaben in ClickUp aufgewendeten Zeit, um die zukünftige Planung zu verbessern
- ClickUp Ziele : Verwenden Sie das Goals Feature von ClickUp, um den Fortschritt in Bezug auf bestimmte Ziele einzustellen und zu überwachen (unabhängig davon, ob sie abteilungs- oder projektbezogen sind)
Pro-Tipp: Funktions- und Projektmanager können ClickUp Goals nutzen, um ihre abteilungs- oder projektbezogenen Meilensteine effektiv nachzuverfolgen. Sie können Fristen einstellen, Sprints auf einer Zeitleiste verwalten, den Fortschritt regelmäßig überwachen und Ihre Einzelziele auf ClickUp Goals für Ihr Team und Ihre Stakeholder freigeben.
Kollaboration und Kommunikation
verstärken Sie die Zusammenarbeit im Team mit den Kommunikationstools, Shared Spaces und Integrationen von ClickUp
ClickUp unterstützt Manager dabei, mit ihren Teams in Echtzeit zusammenzuarbeiten und die Kommunikation während des gesamten Projekts zu fördern. Hier sind einige Features, die dabei helfen:
- ClickUp Kommentare (und @mentions): Einfache Kommunikation mit Teammitgliedern innerhalb von Aufgaben in ClickUp, wobei alle relevanten Informationen an einem Ort gesammelt werden
- ClickUp Integrationen : Verbinden Sie ClickUp mit anderen Tools, die Ihr Team verwendet, wie z. B. Slack oder Google Drive, um Arbeitsabläufe zu optimieren
- ClickUp Shared Spaces : Erstellen Sie Spaces in ClickUp, in denen funktionsübergreifende Teams an Projekten zusammenarbeiten können, um die Kluft zwischen verschiedenen Abteilungen zu überbrücken
- ClickUp Team-Management-Strategien: Implementieren Sie verschiedene Team-Management-Ansätze mit ClickUp's flexibler Struktur und Berechtigungs-Einstellungen
Wenn Sie dachten, dass dies hilfreich war, warten Sie - es gibt noch mehr!
Die ClickUp Vorlage für Projektmanagement
ClickUp's Vorlage für das Projektmanagement
Das ultimative tool, das Funktionen und Projektmanagern Zeit und Aufwand erspart - Die ClickUp Vorlage für das Projektmanagement. Diese leicht anpassbare Vorlage hilft Ihnen bei der Verwaltung komplexer Projekte, die sich wie ein Wettlauf mit der Zeit anfühlen - mit zusammengebundenen Schnürsenkeln!
Noch nicht überzeugt? Sehen wir uns an, wie diese Vorlage beiden Arten von Managern das Leben leichter machen kann:
Für funktionale Manager:
- Die benutzerdefinierten Felder der Vorlage, z. B. 'Abteilung' und 'Erforderliche Teams', helfen bei der Nachverfolgung, wie bestimmte Funktionen in das Gesamtbild des Projekts passen
- Mit Hilfe des Feldes 'OKRs des Unternehmens' kann die Arbeit der Abteilung mit den allgemeinen Zielen der Organisation in Einklang gebracht werden
- Mit der Ansicht "Statusbericht" können Vorgesetzte schnell über den Fortschritt ihres Teams informiert werden, ohne sich in Details zu verlieren
Für Projektleiter:
- Die verschiedenen Ansichten (Dokument, Formular, Liste) helfen bei der Visualisierung und Verwaltung des Projekts in verschiedenen Phasen oder mit verschiedenen Beteiligten
- Detaillierte Status wie 'UPDATE REQUIRED' und 'AT RISK' ermöglichen es, Probleme schnell zu erkennen und das Projekt auf Kurs zu halten
- Benutzerdefinierte Felder wie 'Projektphase' und 'Erfolgsmetriken' helfen dabei, den Fortschritt zu überwachen und den Wert für die Beteiligten zu demonstrieren
Beide Rollen können davon profitieren:
- Die Felder 'Executive Sponsors' und 'Key Stakeholders' für eine klare und zielgerichtete Kommunikation
- Das Feld 'PMO Elementtyp' wird verwendet, um verschiedene Aspekte des Projekts für eine einfache Sortierung und Berichterstellung zu kategorisieren
Bessere Projekte und Funktionen mit ClickUp ausführen
Da Sie nun wissen, wie Projektmanager und Funktionsmanager arbeiten, ist es an der Zeit, sich zu fragen: "Wie können Sie besser an Ihren Projekten arbeiten?"
Ist Ihr Arbeitsstil eher dem eines Funktionsmanagers ähnlich, bei dem Sie sich intensiv auf einen Bereich oder eine Funktion konzentrieren? Oder neigen Sie dazu, wie ein Projektmanager zwischen verschiedenen Teams, Zeitleisten und Objekten zu jonglieren?
Wie auch immer Ihr Arbeitsstil aussieht, ClickUp hat für Sie das Richtige.
Ganz gleich, ob Sie die individuelle Leistung verfolgen oder die Einhaltung von Fristen überwachen müssen, die leistungsstarken Features von ClickUp, wie z. B. die Abhängigkeiten von Aufgaben, die Zeiterfassung und Vorlagen, ermöglichen es Ihnen, alltägliche Aufgaben und übergeordnete Ziele nahtlos zu verwalten.
Die robusten Berichterstellung- und Analysetools von ClickUp geben Ihnen die nötigen Einblicke, um fundierte Entscheidungen zu treffen, während Features für die Zusammenarbeit wie freigegebene Spaces und @mentions dafür sorgen, dass jeder auf dem Laufenden bleibt.
Sind Sie bereit, es auszuprobieren? Registrieren Sie sich bei ClickUp und erreichen Sie Ihre Ziele in puncto Produktivität. 🌟