Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie sind Mitglied eines Softwareentwicklungsteams und sind für die Berichterstellung an zwei Manager zuständig.
Der eine kümmert sich um die Einzelheiten – Marketing, Vertrieb oder Datenarchitektur –, während der andere sich auf Fristen und Ziele des Projekts konzentriert.
Obwohl ihre Aufgaben unterschiedlich sind, wissen Sie, dass ohne beide Alles im Chaos versinken würde.
Im Laufe Ihrer Karriere werden Sie wahrscheinlich sowohl mit Funktionsmanagern als auch mit Personen im Bereich des Projektmanagements zusammenarbeiten.
Beide bringen wichtige Fähigkeiten mit, aber was genau unterscheidet sie voneinander? Wie gehen sie mit Leistungsbeurteilungen, Ressourcenzuweisung und wichtigen Meilensteinen um? 📊
In diesem Artikel untersuchen wir die Unterschiede zwischen einem Funktionsmanager und einem Manager für Projektmanagement. Wir befassen uns auch mit ihren Fähigkeiten und zeigen, wie ihre täglichen Aufgaben aufeinander abgestimmt sind für eine reibungslose Synchronisierung. 🔄
Funktionsmanager vs. Projektmanager – Rollen
Was ist ein Funktionsmanager?
Stellen Sie sich vor, Sie wären Kapitän eines Schiffes, aber statt das gesamte Schiff zu steuern, sind Sie für einen wichtigen Bereich verantwortlich, beispielsweise den Maschinenraum oder die Kommandobrücke.
Das ist die Aufgabe eines Funktionsmanagers!
Sie konzentrieren sich auf eine bestimmte Funktion innerhalb eines Unternehmens, wie z. B. Marketing oder Personalwesen.
Die Hauptaufgabe eines Funktionsmanagers besteht darin, für einen reibungslosen und effizienten Ablauf in seiner Abteilung zu sorgen. Er leitet Mitarbeiter, kümmert sich um das Tagesgeschäft und arbeitet an langfristigen Zielen.
Funktionsmanager sind dafür verantwortlich, neue Mitglieder der Teams einzustellen, Leistungsbeurteilungen durchzuführen und sicherzustellen, dass alle über die richtigen Fähigkeiten für ein effektives Aufgabenmanagement verfügen.
Ihr Einfluss ist entscheidend, um den Aufwand ihrer Abteilung mit der Gesamtstrategie des Unternehmens in Einklang zu bringen.
Was ist ein Projektmanager im Bereich des Projektmanagements?
Ein Projektmanager hingegen ist wie ein vorübergehender Kapitän für verschiedene Ziele. Ob es um die Überwachung einer Softwareeinführung oder die Planung eines Ereignisses in der Firma geht, seine Aufgabe ist es, ein Projekt vom Konzept bis zur Fertigstellung zu begleiten.
Von der Entwicklung eines neuen Produkts bis zur Überwachung der Implementierung eines System-Upgrades – Projektmanager sind die Menschen, die Dinge erledigen!
Sie sind dafür verantwortlich, bestimmte Projekte von Anfang bis Ende zu überwachen.
Projektmanager koordinieren verschiedene Teams, verwalten Ressourcen und sorgen für die Einhaltung von Zeitleisten für Projekte.
Aber das ist noch nicht alles.
Projektmanager haben außerdem die Aufgabe, Risiken zu managen, Ressourcen zuzuweisen und sicherzustellen, dass jeder seine Pflichten und Aufgaben klar versteht.
Um in dieser Rolle erfolgreich zu sein, benötigen Projektmanager Hard und Soft Skills – wie Problemlösungskompetenz und Kommunikationsfähigkeit. Diese Fähigkeiten sind unerlässlich, um ihre Teams zum Erfolg zu führen und die Komplexität jedes Projekts zu meistern.
Lesen Sie auch: Was macht einen guten Projektmanager im Projektmanagement aus? 10 Fähigkeiten eines Projektmanagers im Projektmanagement
Wesentliche Unterschiede zwischen Funktions- und Projektmanagern
Wenn Sie wissen möchten, wie sich Funktionsleiter von Projektmanagern unterscheiden, stellen Sie sich einfach zwei Manager in einem geschäftigen Büro vor, das gerade renoviert wird.
Der erste (Funktionsleiter/Manager) ist ein Finanzchef, der Budgets und Finanzen verwaltet. Der andere (Projektmanager) leitet die Renovierung des Büros und sorgt für einen reibungslosen Ablauf.
Beide sind unverzichtbar, gehen ihre Aufgaben jedoch unterschiedlich an.
Lassen Sie uns untersuchen, wie sich ihre Autorität, ihr Fokus, ihre Ressourcenzuteilung und ihre Strategien zum Teammanagement voneinander unterscheiden.
Befugnisse und Entscheidungsfindung
Wenn es um Autorität und Entscheidungsfindung geht, sehen Funktionsmanager und Mitarbeiter des Projektmanagements die Dinge etwas unterschiedlich.
Funktionsmanager haben in einer operativen Organisationsstruktur in der Regel mehr Autorität über Ressourcen und Entscheidungen innerhalb ihrer Abteilungen. Sie kümmern sich um das Tagesgeschäft und stellen sicher, dass ihre Abteilung mit den langfristigen Zielen des Unternehmens übereinstimmt.
Projektmanager hingegen haben in projektorientierten Strukturen oft mehr Autorität. Dies gilt insbesondere für starke Matrixorganisationen, in denen sie Projektressourcen verwalten und wichtige Entscheidungen treffen, um Projekte auf Kurs zu halten.
In einem Softwareunternehmen kann ein Funktionsmanager beispielsweise die Befugnis haben, Entwickler einzustellen und Schulungsbudgets zu genehmigen. Im Gegensatz dazu kann der Projektmanager diese Entwickler einem Projekt mit hoher Priorität zuweisen.
In ausgewogenen Matrixstrukturen teilen sich beide Manager die Autorität, was eine Zusammenarbeit erfordert, um Ressourcen effektiv zuzuweisen.
Fokus und Ziele
Funktionsmanager und Projektmanager haben unterschiedliche Schwerpunkte und Ziele.
Funktionsmanager konzentrieren sich auf die Verbesserung ihrer Bereiche, wie z. B. Marketing oder Personalwesen. Sie arbeiten daran, ihre Abteilungen zu verbessern und dem Unternehmen dabei zu helfen, seine Ziele im Laufe der Zeit zu erreichen.
Im Gegensatz dazu konzentrieren sich Projektmanager auf bestimmte Projekte mit festgelegten Startdaten und Enddaten.
Ihre Hauptaufgaben sind die Erreichung der Projektziele, die Einhaltung von Zeitleisten und die Sicherstellung eines erfolgreichen Abschlusstages.
Funktions- und Projektmanager verwenden jedoch häufig Software und vorgefertigte Vorlagen, um die Arbeit zu vereinfachen und den Fortschritt zu verfolgen.
💡 Profi-Tipp: Planen Sie regelmäßige Besprechungen ein. Führen Sie alle zwei Wochen Abstimmungsmeetings zwischen Funktions- und Projektmanagern durch. Nutzen Sie diese Sitzungen, um den Projektfortschritt zu überprüfen, potenzielle Ressourcenkonflikte anzusprechen und Zeitpläne bei Bedarf anzupassen. Dies fördert die Transparenz und hält alle Beteiligten auf dem Laufenden.
Ressourcenallokation
Funktionsmanager sind für die Verwaltung der Ressourcen innerhalb ihrer Abteilungen verantwortlich.
Sie stellen sicher, dass alle Mitglieder ihres Teams über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen und einen effektiven Beitrag zu Routineaufgaben und Projekten leisten können.
Außerdem ist es üblich, dass Funktionsmanager Mitgliedern der Teams, die an Projekten arbeiten, unter die Arme greifen.
Projektmanager hingegen konzentrieren sich auf die Ressourcenzuweisung im Projektmanagement. Sie sind dafür verantwortlich, das Projektteam zu beaufsichtigen und zu entscheiden, ob es über die erforderlichen Ressourcen verfügt, um die Ziele des Projekts zu erreichen.
💡 Vorlagenarchiv: Die Verwendung von Ressourcenplanungsvorlagen in Ihren Teams kann dazu beitragen, die Ressourcennutzung zu optimieren und Projektbudgets effizienter zu verwalten. Hier finden Sie 10 kostenlose Ressourcenplanungsvorlagen in ClickUp und Excel, mit denen Sie sofort loslegen können.
Strategien für das Teammanagement
Funktionsmanager entwickeln in der Regel langfristige Pläne für die Leitung ihrer Teams.
Wenn beispielsweise die Marketingabteilung eines Unternehmens auf digitales Marketing umstellt, könnte der Manager SEO- oder Social-Media-Werbe-Workshops für sein Team organisieren.
Solche Manager arbeiten auch mit Kompetenzmanagement-Software und Leistungsbewertungssystemen, um die Leistung des Teams zu verbessern.
Im Vergleich dazu erstellen Projektmanager Pläne für das Teammanagement, die auf die Anforderungen des Projekts zugeschnitten sind.
Nehmen wir folgendes Szenario: Ein Projektmanager im Bereich des Projektmanagements, der die Entwicklung einer neuen E-Commerce-Plattform leitet, stellt ein Team aus Designern, Entwicklern und Testern zusammen.
Angesichts der knappen Frist legt sein Plan den Schwerpunkt auf den schnellen Aufbau von Teamzusammenhalt, die Klärung von Rollen und die Gewährleistung einer reibungslosen Kommunikation. Sie halten tägliche Stand-up-Meetings und regelmäßige Risikobewertungen ab, um auf Kurs zu bleiben und Probleme frühzeitig anzugehen.
Dies hilft Projektmanagern dabei, ihre Teams auf die Ziele zu fokussieren und eine zeitgerechte und erfolgreiche Projektabwicklung sicherzustellen.
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Wann sollte man einen Funktionsmanager und wann einen Manager für Projektmanagement einsetzen?
Die Wahl des richtigen Managers kann den entscheidenden Unterschied ausmachen, egal ob es um langfristige Verbesserungen in einer Abteilung oder um die Leitung eines komplexen, zeitkritischen Projekts geht.
Einige ideale Szenarien zeigen, wo sich die einzelnen Manager aufgrund ihrer einzigartigen Stärken und Fachkenntnisse auszeichnen.
Die besten Zeitpunkte, um Funktionsmanager anzusprechen
Wenn Sie Fachwissen in einem bestimmten Funktionsbereich benötigen, wenden Sie sich am besten an einen Funktionsmanager. Funktionsmanager sind die Leiter einzelner Abteilungen, die ihre Teams bei den täglichen Aufgaben und langfristigen Zielen anleiten.
Hier sind einige Situationen, in denen Funktionsmanager glänzen:
- Initiativen zur kontinuierlichen Verbesserung: Funktionsmanager sind die beste Wahl, um Prozesse innerhalb einer bestimmten Funktion zu verbessern, beispielsweise im Marketing, Vertrieb oder in der Entwicklung. Sie verfügen über das erforderliche fundierte Wissen, um dauerhafte Veränderungen umzusetzen.
- Kompetenzentwicklung: Funktionsmanager sind hervorragend darin, Talente im Team zu erkennen und zu fördern. Sie führen Leistungsbeurteilungen durch und helfen den Mitgliedern des Teams, Fachwissen in ihren spezifischen Funktionsbereichen zu entwickeln.
- Ressourcenverteilung für laufende Aufgaben: Funktionsmanager verfügen über das nötige Know-how, um die Workloads effektiv auf ihre Abteilungen zu verteilen und gleichzeitig die Ressourcen für den täglichen Betrieb zu verwalten.
- Langfristige strategische Planung: Funktionsmanager sind entscheidend für die Einstellung und Erreichung langfristiger Ziele innerhalb ihrer spezifischen Funktion.
Die besten Zeitpunkte, um Projektmanager im Bereich des Projektmanagements anzusprechen
Projektmanager glänzen in Situationen, die die Koordination verschiedener Fähigkeiten und Bereiche erfordern und einen definierten Anfang und ein definiertes Ende haben.
In folgenden Fällen sollten Sie ein Team für Projektmanagement an die Spitze stellen:
- Funktionsübergreifende Projekte: Projektmanager sind unverzichtbar, wenn Initiativen verschiedene Abteilungen betreffen, wie beispielsweise die Softwareentwicklung oder die Einführung eines neuen Produkts. Sie koordinieren den Aufwand aller Teams, um die Projektziele zu erreichen.
- Zeitkritische Initiativen: Projektmanager sind hervorragend darin, Zeitleisten zu verwalten und sicherzustellen, dass Termine eingehalten werden. Sie nutzen Projektmanagement-Software und Vorlagen, mit denen sie alles im Blick behalten können.
- Ressourcenallokation für bestimmte Projekte: Sie müssen die Ressourcen für verschiedene Aufgaben des Projekts ausgleichen. Projektmanager nutzen ihre Fähigkeiten im Bereich des Projektmanagements, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
- Risikomanagement: Projektmanager sind darin geschult, Risiken während des gesamten Projektlebenszyklus zu identifizieren, zu bewerten und zu managen. Sie nutzen ihre Soft Skills, um Herausforderungen zu meistern und das Projektteam auf den Erfolg zu fokussieren.
Die Dynamik zwischen Funktionsmanager und Projektmanager ist in jedem Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Ihre Zusammenarbeit kann die Effizienz, innovative Lösungen und den Erfolg bei Projekten verbessern.
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Wie ClickUp beide Rollen unterstützt
Teams zu leiten und konstant qualitativ hochwertige Arbeit zu liefern, kann schwierig sein – das verstehen wir.
Unabhängig davon, ob Sie als Funktionsmanager eine bestimmte Abteilung leiten oder als Projektmanager an mehreren Projekten arbeiten, benötigen Sie ein zuverlässiges Tool, um Ihre Aufgaben abzuschließen.
Etwas, das für die Zusammenarbeit und das Management von Aufgaben entwickelt wurde.
So etwas wie ClickUp!
Mit ClickUp haben Sie Zugriff auf über 100 Vorlagen, Tools für Projektmanagement, nützliche Features, Analysen und vieles mehr!
Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie ClickUp Ihnen dabei helfen kann, in Ihrem Job zu glänzen.
Projektmanagement und Aufgabenmanagement
ClickUp bietet verschiedene Features, die Funktions- und Projektmanager bei ihren täglichen Aufgaben unterstützen. So hilft es Ihnen:
- Anpassbare Ansichten in ClickUp : Wählen Sie aus den Ansichten „Listenansicht“, „Board“, „Kalender“ oder „Gantt-Ansicht“ in ClickUp, um Ihre Aufgaben und Projekte entsprechend Ihrem Managementstil zu visualisieren.
- ClickUp-Aufgabenabhängigkeiten : Richten Sie in ClickUp Aufgabenbeziehungen ein, um einen reibungslosen Workflow und eine angemessene Ressourcenzuweisung in Ihren Projekten sicherzustellen.
- ClickUp-Zeiterfassung : Überwachen Sie mit der Zeiterfassung von ClickUp, wie lange Aufgaben dauern – so können Sie Ihre Schätzungen verbessern und Ressourcen effektiver verwalten.
- ClickUp-Vorlagen : Nutzen Sie die über 100 kostenlosen Vorlagen für Projektmanagement von ClickUp, um Ihre Projekte anzukurbeln oder wiederholende Aufgaben zu optimieren.
Berichterstellung und Analyse
ClickUp bietet leistungsstarke Tools für die Berichterstellung und Analysen, mit denen Funktions- und Projektmanager den Fortschritt überwachen und fundierte Entscheidungen treffen können. So funktionieren sie:
- ClickUp-Dashboards : Erstellen Sie in ClickUp benutzerdefinierte Dashboards, um wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) für Ihre Abteilung oder Ihr Projekt zu verfolgen.
- ClickUp Workload-Ansicht : Visualisieren Sie die Teamkapazität in ClickUp, um eine angemessene Ressourcenzuweisung sicherzustellen und Burnout zu verhindern.
- ClickUp-Zeitschätzungen vs. Ist-Zeiten: Vergleichen Sie die geschätzte Zeit mit der tatsächlich für Aufgaben in ClickUp aufgewendeten Zeit, um die zukünftige Planung zu verbessern.
- ClickUp-Ziele : Verwenden Sie das Ziel-Feature von ClickUp, um Fortschritte bei bestimmten Zielen (ob abteilungs- oder projektbezogen) festzulegen und zu überwachen.
💡 Profi-Tipp: Funktions- und Projektmanager können ClickUp Goals nutzen, um ihre abteilungs- oder projektbezogenen Meilensteine effektiv zu verfolgen. Sie können Fristen festlegen, Sprints auf einer Zeitleiste verwalten, den Fortschritt regelmäßig überwachen und Ihre Ziele auf ClickUp Goals mit Ihrem Team und Ihren Stakeholdern teilen.
Zusammenarbeit und Kommunikation
ClickUp unterstützt Manager dabei, in Echtzeit mit ihren Teams zusammenzuarbeiten und die Kommunikation während des gesamten Projekts zu fördern. Hier sind einige Features, die dabei helfen:
- ClickUp-Kommentare (und @Erwähnungen): Kommunizieren Sie ganz einfach mit Team-Mitgliedern innerhalb von Aufgaben in ClickUp und bewahren Sie alle relevanten Informationen an einem Ort auf.
- ClickUp-Integrationen : Verbinden Sie ClickUp mit anderen Tools, die Ihr Team verwendet, wie Slack oder Google Drive, um Workflows zu optimieren.
- ClickUp Shared Spaces : Erstellen Sie in ClickUp Bereiche, in denen funktionsübergreifende Teams an Projekten zusammenarbeiten können, um die Lücke zwischen verschiedenen Abteilungen zu schließen.
- ClickUp-Teammanagementstrategien: Implementieren Sie verschiedene Teammanagementansätze mithilfe der flexiblen Struktur und Berechtigungseinstellungen von ClickUp.
Wenn Sie diese Informationen hilfreich fanden, warten Sie – es gibt noch mehr!
Die ClickUp-Vorlage für das Projektmanagement
Wir präsentieren Ihnen das ultimative tool, mit dem Funktions- und Projektmanager Zeit und Aufwand sparen können: die ClickUp-Projektmanagement-Vorlage.
Diese leicht anpassbare Vorlage hilft Ihnen beim Projektmanagement komplexer Projekte, die sich wie ein Wettlauf gegen die Zeit anfühlen – mit zusammengebundenen Schnürsenkeln!
Sie sind noch nicht überzeugt? Sehen wir uns an, wie diese Vorlage beiden Arten von Managern das Leben erleichtern kann:
Für Funktionsmanager:
- Die benutzerdefinierten Felder der Vorlage, wie „Abteilung“ und „Erforderliche Lieferteams“, können dabei helfen, die Nachverfolgung zu ermöglichen, wie bestimmte Funktionen in das Gesamtprojekt passen.
- Mithilfe des Feldes „Unternehmens-OKRs“ kann die Arbeit der Abteilungen auf die übergeordneten Unternehmensziele abgestimmt werden.
- Die Ansicht „Statusbericht“ ermöglicht es, Vorgesetzte schnell über den Fortschritt ihres Teams zu informieren, ohne sich in Details zu verlieren.
Für Projektmanager im Bereich Projektmanagement:
- Die verschiedenen Ansichten (Dokument, Formular, Liste) helfen dabei, das Projekt entsprechend den verschiedenen Phasen oder Interessengruppen zu visualisieren und zu verwalten.
- Detaillierte Statusmeldungen wie „UPDATE ERFORDERLICH“ und „RISIKO“ ermöglichen es, Probleme schnell zu erkennen und das Projekt auf Kurs zu halten.
- Benutzerdefinierte Felder wie „Projektphase“ und „Erfolgs-Metriken“ helfen dabei, den Fortschritt zu überwachen und den Stakeholdern den Wert zu demonstrieren.
Beide Rollen können von folgenden Vorteilen profitieren:
- Die Felder „Executive Sponsors“ und „Key Stakeholders“ sorgen für eine klare und zielgerichtete Kommunikation.
- Das Feld „PMO-Elementtyp“ dient zur Kategorisierung verschiedener Aspekte des Projekts, um die Sortierung und Berichterstellung zu vereinfachen.
Mit ClickUp Projekte und Funktionen besser durchführen
Nachdem Sie nun wissen, wie Projektmanager und Funktionsmanager arbeiten, ist es an der Zeit, sich zu fragen: „Wie können Sie besser an Ihren Projekten arbeiten?“
Ähnelt Ihre Arbeit eher dem eines funktionalen Managers, der sich intensiv auf einen Bereich oder eine Funktion konzentriert? Oder jonglieren Sie eher wie ein Projektmanager zwischen verschiedenen Teams, Zeitleisten und Zielen?
Unabhängig von Ihrem Arbeitsstil – ClickUp hat die passende Lösung für Sie.
Ganz gleich, ob Sie die Leistung einzelner Mitarbeiter verfolgen oder Termine im Blick behalten müssen – mit den leistungsstarken Features von ClickUp, wie Aufgabenabhängigkeiten, Zeiterfassung und Vorlagen, können Sie alltägliche Aufgaben und übergeordnete Ziele nahtlos verwalten.
Darüber hinaus liefern Ihnen die leistungsstarken Tools für Berichterstellung und Analysen von ClickUp die Erkenntnisse, die Sie für fundierte Entscheidungen benötigen, während Kollaborationsfunktionen wie gemeinsame Spaces und @Erwähnungen dafür sorgen, dass alle auf dem Laufenden bleiben.
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