Wie man ein Affinitätsdiagramm erstellt

Sie organisieren eine kommunale Kunstmesse und haben lokale Künstler gebeten, ihre Ideen einzureichen. Schon bald stapeln sich die Notizen mit Vorschlägen - abstrakte Gemälde, Keramikskulpturen, Live-Kunstvorführungen, Kunsthandwerk-Workshops und vieles mehr.

Die schiere Nummer der Ideen ist aufregend, aber auch überwältigend, so dass es schwer ist, zu erkennen, wie alles zusammenpasst.

Wäre es nicht einfacher, diese Ideen in Kategorien wie "Ausstellungen", "Workshops" und "Performances" einzuteilen?

Genau das erledigt ein Affinitätsdiagramm. Es hilft Ihnen, verwandte Ideen in einem strukturierten Plan zu organisieren - so wie Sie Ihre Ideen für eine Kunstmesse in klare Kategorien einteilen, um einen zusammenhängenden Plan für ein Ereignis zu erstellen.

In diesem Artikel werden wir untersuchen, wie Sie Affinitätsdiagramme zur Entscheidungsfindung und Problemlösung am Arbeitsplatz einsetzen können. Doch zuvor wollen wir die Grundlagen klären.

Was ist ein Affinitätsdiagramm?

Ein Affinitätsdiagramm ist ein visuelles tool zur Organisation von Aufgaben, Ideen oder Forschungsergebnissen in sinnvollen Clustern. Es ist besonders nützlich bei Brainstorming-Sitzungen oder bei der Planung von Projekten, da es hilft, komplexe Informationen zu verstehen, indem es Muster und Themen hervorhebt, die auf den ersten Blick vielleicht nicht offensichtlich sind.

über Visuelles Paradigma Ob Sie nun Designer, Projektmanager, Forscher oder Entscheidungsträger im Geschäft sind, Affinitätsdiagramme sind eine zeitsparende Ergänzung Ihres Workflows.

Ursprung und Entwicklung von Affinitätsdiagrammen

Obwohl die Idee der Datengruppierung nicht neu ist, gab es vor einigen Jahrzehnten noch keine standardisierte Terminologie oder Methode dafür.

Der Begriff "Affinitätsdiagramm" (auch bekannt als KJ-Methode) wurde erstmals eingeführt von Jiro Kawakita, einem japanischen Anthropologen, in den 1960er Jahren. Er entwickelte diese Methode, um die umfangreichen ethnografischen Daten, die er bei seinen Erkundungen im Himalaya gesammelt hatte, zusammenzufassen.

Das Affinity Mapping fand schließlich seinen Weg in die Unternehmenswelt und half Organisationen dabei, Informationen systematisch zu sammeln und zu analysieren und Problemlösungen kollaborativ anzugehen. Insbesondere in den Feldern des UX-Designs und der Planung von Projekten setzte sich die Methode schnell durch.

Im Laufe der Zeit wurde es zu einem festen Bestandteil verschiedener Managementpraktiken, einschließlich Total Quality Management (TQM) und Six Sigma.

Was ist Affinity Mapping?

Affinitätsmapping ist der Prozess der erstellung eines Affinitätsdiagramms . Dabei werden einzelne Ideen oder Informationen auf separaten Notizen oder Karten notiert und dann anhand ihrer Ähnlichkeiten in Gruppen sortiert.

Zu erledigen ist es, Informationen visuell zu ordnen und Beziehungen zwischen verschiedenen Daten zu erkennen. Auf diese Weise können Sie eine große, unhandliche Menge an Informationen übersichtlicher und aufschlussreicher gestalten.

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Affinitätsdiagramm vs. Mindmapping

Sowohl Affinitätsdiagramme als auch Mindmaps sind Tools zum Organisieren von Informationen, aber sie funktionieren auf leicht unterschiedliche Weise. Grundsätzlich gruppiert ein Affinitätsdiagramm ähnliche Elemente auf der Grundlage ihrer natürlichen Beziehungen.

Das Mind Mapping hingegen beginnt mit einer zentralen Idee und verzweigt sich mit verwandten Gedanken. Es eignet sich am besten für das Brainstorming und die Erkundung verschiedener Facetten eines Themas.

Organisieren Sie Ideen und Projekte, fügen Sie verfolgbare Aufgaben hinzu, erstellen Sie logische Pfade und entfernen Sie überflüssige Aufgaben mit ClickUp's Kartenansicht

Lassen Sie uns die Unterschiede zwischen Affinitätsdiagrammen und Mindmaps anhand eines Beispiels verstehen:

Affinitätsdiagramm: Angenommen, Ihr Content Marketing Team besteht aus brainstorming von Themen für eine neue Blogserie zum Thema "Effektive Social-Media-Strategien" Sie sammeln verschiedene Ideen, wie zum Beispiel:

• Fallstudien über erfolgreiche Kampagnen
• Tipps zur Verwendung von Analysen
• Bewertungen von Social Media tools
• Strategien zur Steigerung des Engagements

Sie schreiben diese Ideen auf Notizzettel und gruppieren sie dann nach Ähnlichkeiten.

Dabei stellen Sie fest, dass "Fallstudien erfolgreicher Kampagnen" und "Strategien zur Steigerung des Engagements" in die Kategorie "Erfolgsgeschichten" passen, während "Tipps zur Verwendung von Analysen" und "Bewertungen von Social Media Tools" in die Kategorie "Praktische Tipps" fallen.

Und das war's - Sie haben die Hauptthemen für Ihre Blogserie.

Karte: Nehmen wir nun an, Sie erstellen eine Inhaltsstrategie für dieselbe Blogserie. Sie beginnen also mit "Social Media Strategies" in der Mitte Ihrer Karte. Von dort aus erstellen Sie Bereiche für Schlüsselelemente wie "Inhaltstypen", "Verteilungskanäle", "Zielpublikum" und "Erfolgsmetriken".

Unter "Inhaltstypen" verzweigen Sie in die Bereiche "Anleitungen", "Infografiken" und "Video-Tutorials"

Unter "Verteilungskanäle" können Sie Bereiche für "Meta", "LinkedIn" und "Instagram" einrichten

Und schon haben Sie eine visuelle Karte, auf der Sie die Themen und Unterthemen der Hauptidee sehen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen eines Affinitätsdiagramms

Wir führen Sie durch den Prozess der Erstellung eines Affinitätsdiagramms. Befolgen Sie diese sechs Schritte, und schon sind Sie in der Lage, sich durch komplexe Datensätze zu arbeiten und die Schlüsselinformationen zu finden.

1. Definieren Sie das Problem

Manchmal kann es zu einem Durchbruch führen, ein Problem aus einer neuen Perspektive zu betrachten. Fragen Sie sich daher, ob das Problem durch eine Umstrukturierung der Informationen verständlicher und leichter zu bewältigen ist.

Wenn die Antwort "Ja" lautet, ist dies der erste Schritt zur Erstellung eines Affinitätsdiagramms: Definieren Sie das Problem/Thema, das Sie angehen möchten, und die Ziele, die Sie mit der Erstellung des Diagramms erreichen wollen, ganz klar.

Nehmen Sie sich also etwas Zeit, um über das vorliegende Problem nachzudenken, und bestimmen Sie genau, was Sie zu lösen oder zu verstehen versuchen. Müssen Sie eine wichtige Entscheidung treffen? Oder gibt es ein Projekt, das nicht wie erwartet vorankommt? Eine genaue Beschreibung des Problems hilft Ihnen, relevante Informationen zu sammeln.

Affinitätsdiagramme eignen sich gut, wenn sich Ihre Ziele/Erwartungen um Folgendes drehen:

• Analysieren von Kundenforschungsdaten
• Ideen für neue Projekte zu generieren
• Identifizierung von Problemen innerhalb Ihrer bestehenden Prozesse

Für diesen Schritt können Sie Folgendes verwenden ClickUp Dokumente . Sie können in Echtzeit mit Ihrem Remote-Team zusammenarbeiten, um die Schlüsselprobleme und die Ziele, die Sie erreichen wollen, in einem Affinitätsdiagramm aufzulisten. Da das Diagramm von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden kann, kann jeder seine Gedanken in kürzester Zeit zu Papier bringen.

Arbeiten Sie mit internen und externen Stakeholdern in ClickUp Docs zusammen und schreiben Sie die Probleme auf, mit denen Sie konfrontiert sind

2. Sammeln Sie Informationen

Sobald Sie das Problem klar verstanden haben, ist es an der Zeit, Informationen zu sammeln. An dieser Stelle kommt das Brainstorming ins Spiel.

Beziehen Sie funktionalübergreifende Teams und externe Interessengruppen in den Prozess ein. Sie werden unterschiedliche Meinungen einbringen, und Sie erhalten einen breiten Bereich an Input.

Halten Sie sich nicht zurück - notieren Sie jede Idee, egal wie klein oder unkonventionell sie ist.

Dieser Schritt funktioniert gut, wenn alle ihre Ideen auf die guten alten Haftnotizen schreiben. Bei einer Vielzahl von Beiträgen sollten Sie jedoch den digitalen Weg wählen, um die Daten effektiv zu erfassen und zu analysieren. ClickUp Whiteboards , eine Plattform für die visuelle Zusammenarbeit in Echtzeit, wäre eine hervorragende Lösung für Ihre Brainstorming-Sitzung. Das Tool bietet eine kreative Leinwand, auf der Ihre Teammitglieder Notizen schreiben, Formen hinzufügen, freihändig zeichnen und ihre besten Ideen auf die Tabelle schreiben können.

Halten Sie Brainstorming-Sitzungen auf ClickUp Whiteboards ab und arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um kreative Ideen zu entwickeln

Sie können auch relevante Aufgaben, Dateien und Dokumente aus Ihrem ClickUp-Workspace verknüpfen, um die Notizen kontextbezogener zu gestalten.

ClickUp Benutzer lieben Whiteboards:

ClickUp hat unserem Team geholfen, in einem entfernten Team in verschiedenen Zeitzonen zu kommunizieren und zu wissen, was im Projekt vor sich geht, ohne unnötige Meetings abhalten oder Leute per E-Mail oder Slack um Informationen bitten zu müssen. Das Whiteboard Feature hilft uns beim Brainstorming von Prozessen und Workflows und bei der Zuweisung von Aufgaben in Echtzeit.

Danielle Blush, Projektleiterin, EDforTech

3. Informationen sortieren und gruppieren

Wenn Sie alle Ideen gesammelt haben, müssen Sie sie im nächsten Schritt sortieren und in Kategorien einteilen. Beginnen Sie damit, die gesammelten Elemente zu überprüfen und gemeinsame Themen oder Muster zu identifizieren.

Wenn Sie zum Beispiel an der Verbesserung des Kundendienstes arbeiten, könnten Sie Kategorien wie "Kundenfeedback", "Mitarbeiterschulung" und "Prozessverbesserungen" erstellen Beschriften Sie jede Kategorie eindeutig und ordnen Sie die Elemente innerhalb jeder Gruppe in logischer Reihenfolge.

Mit dieser Anordnung können Sie beziehungen visualisieren zwischen verschiedenen Informationen zu erkennen und das Gesamtbild zu sehen.

Sie können verwenden ClickUp Mindmaps (in ClickUp Whiteboards), um die Beziehungen zwischen Ideen zu veranschaulichen. Mit diesem tool können Sie:

• Komplexe Ideen zur besseren Übersichtlichkeit in kleine Einheiten zu unterteilen
• Ideen bearbeiten, löschen oder umorganisieren, um sie Ihren Anforderungen anzupassen
• Hinzufügen von Ideen zur Karte und Umwandeln in umsetzbare Aufgaben
• Reorganisation der Karte mit Re-Layout und Beibehaltung der Hierarchie

Visualisieren Sie mit ClickUp Mindmaps, wie mehrere zusammenhängende Ideen von einer zentralen Idee ausgehen

Zum Beispiel können Sie unter "Mitarbeiterschulung" Unterkategorien wie "Soft Skills Training", "Chat Support Training" und "Technisches Training" anlegen. Die Mind Map vermittelt ein umfassendes Bild der verschiedenen Facetten einer einzelnen Aufgabe/Idee.

4. Erstellen Sie das Affinitätsdiagramm

Nun ist es an der Zeit, Ihre gruppierten Informationen in einem Affinitätsdiagramm anzuordnen. Legen Sie Ihre Kategorien und Elemente auf ein Whiteboard und ordnen Sie sie so an, dass ihre Beziehungen visuell dargestellt werden.

Verwenden Sie außerdem Linien, Pfeile oder andere visuelle Verbindungselemente, um zu zeigen, wie die verschiedenen Kategorien und Ideen miteinander verbunden sind.

Das Ziel ist es, ein Diagramm zu erstellen, das die Verbindungen und Muster in Ihren Daten effektiv vermittelt.

Wenn Sie ClickUp Whiteboards verwenden, können Sie Ihre Ideen per Drag & Drop verschieben, neu anordnen und visuelle Hinweise (Pfeile, Verbindungselemente, Farbcodierung usw.) für eine nahtlose Kategorisierung hinzufügen.

Skizzieren Sie Ihr Affinitätsdiagramm auf ClickUp Whiteboards und passen Sie es an Ihren Workflow an

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5. Überprüfen und verfeinern Sie Ihr Affinitätsdiagramm

Sobald Ihr Diagramm fertiggestellt ist, sollten Sie einen Schritt zurücktreten und das Layout analysieren. Vergewissern Sie sich, dass das Diagramm alle Gruppen und Elemente enthält und die Verbindungen die Beziehungen zwischen den verschiedenen Informationen genau wiedergeben.

Holen Sie das Feedback von Teammitgliedern oder wichtigen Interessenvertretern ein, um ihre Sichtweise zu erfahren und eventuelle Lücken oder verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln. Nehmen Sie auf der Grundlage des Feedbacks gegebenenfalls notwendige Anpassungen vor.

Seien Sie darauf vorbereitet, dass Sie in diesem Schritt möglicherweise Kategorien neu ordnen, Informationen hinzufügen/entfernen oder Verbindungen klären müssen.

ClickUp Whiteboards machen diesen Schritt zu einem Kinderspiel. Ihr internes Team und Ihre Stakeholder können direkt auf dem Whiteboard zusammenarbeiten und bei Bedarf Änderungen am Affinitätsdiagramm vornehmen. Kein Hin- und Her zwischen E-Mails oder Anrufen - erledigen Sie die Arbeit auf einer einzigen Plattform.

Überprüfung und Anpassung des Affinitätsdiagramms in Zusammenarbeit mit Ihrem Team auf ClickUp Whiteboards

6. Prioritäten setzen und handeln

Verwenden Sie schließlich Ihr Affinitätsdiagramm, um die Kategorien zu priorisieren und einen Aktionsplan zu entwickeln. Suchen Sie nach Schlüsselthemen oder Clustern, die die kritischsten Bereiche hervorheben, die Aufmerksamkeit erfordern.

Wenn das Diagramm z. B. zeigt, dass die meisten Probleme zur Kategorie "Kundenfeedback" gehören, können Sie diese zuerst aufgreifen.

Entwerfen Sie einen Plan für jeden Prioritätsbereich, weisen Sie Verantwortlichkeiten zu und legen Sie klare Zeitleisten fest. Verfolgen Sie bei der Umsetzung dieser Pläne die Fortschritte und passen Sie Ihren Plan je nach den Ergebnissen und Rückmeldungen laufend an.

Mit ClickUp Whiteboards ist es einfach, vom Verstehen des Problems zum Ergreifen effektiver Maßnahmen überzugehen. Wenn Sie eine Idee/ein Problem identifizieren, das sofortige Maßnahmen erfordert, können Sie direkt von Ihrem Whiteboard aus eine ClickUp Aufgabe erstellen.

Verwandeln Sie Ideen in umsetzbare Aufgaben auf ClickUp Whiteboards

Dank der 15+ anpassbaren ClickUp Ansichten können Sie den Fortschritt so verfolgen, wie Sie es wünschen - egal, ob Sie eine Vogelperspektive auf den gesamten Workflow oder eine detaillierte Ansicht einer bestimmten Aufgabe suchen. Hier sind einige Ansichten, die für Sie nützlich sein könnten:

• Gantt-Ansicht: Sie bietet eine visuelle Zeitleiste der Aufgaben und zeigt, wie sie sich überschneiden und miteinander interagieren. In dieser Ansicht können Sie den Zeitplan des Projekts und die Abhängigkeiten auf einen Blick sehen
• Kalender-Ansicht: Sie zeigt Aufgaben auf der Grundlage ihrer Fälligkeitsdaten in einem monatlichen, wöchentlichen oder täglichen Kalenderformat an. Diese Ansicht ermöglicht es Ihnen, Fristen zu verwalten und Ihre Arbeit besser zu planen
• Listenansicht: Sie bietet eine detaillierte, lineare Ansicht der Aufgaben. Sie können Aufgaben nach Priorität, Fälligkeitsdatum, Mitarbeiter, Status und mehr gruppieren

Sie können diese Schritte auch überspringen und direkt ein Diagramm mit vorgefertigten vorlagen für Affinitätsdiagramme , wie zum Beispiel ClickUp's Vorlage für Affinitätsdiagramme . Mit diesem anpassbaren Rahmen können Sie Ihre Ideen auflisten, ähnliche Ideen in Kategorien gruppieren, kritische Elemente nach Prioritäten ordnen und den Fortschritt von Aufgaben visualisieren - alles in einem einheitlichen Space.

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Erfassen Sie Ideen, gruppieren Sie ähnliche Ideen, identifizieren Sie Muster und rationalisieren Sie die Entscheidungsfindung mit ClickUp's Affinitätsdiagramm-Vorlage

Mit dieser Vorlage an Ihrer Seite können Sie

• Mit entfernten Teammitgliedern zusammenarbeiten
• Große Mengen an Daten und Ideen schnell organisieren
• Daten genau kategorisieren und Muster erkennen
• Die Entscheidungsfindung beschleunigen

Von der Benutzerforschung über die Prozessverbesserung und die strategische Planung bis hin zur Organisation von Inhalten können Sie ein Affinitätsdiagramm für verschiedene Zwecke erstellen und einen soliden Aktionsplan ausarbeiten. Darüber hinaus behalten Sie mit den nativen Visualisierungstools, darunter Listen-, Gantt-, Workload- und Kalender-Ansichten, den Überblick über den Fortschritt von Aufgaben.

Vielseitige Verwendungsmöglichkeiten von Affinitätsdiagrammen

Lassen Sie uns untersuchen, wie Sie Affinitätsdiagramme in verschiedenen Aspekten des Projektmanagements einsetzen können:

Affinitätsdiagramme im Design Thinking

Design Thinking ist ein Problemlösungsansatz, der sich auf die Entwicklung innovativer Lösungen konzentriert, die auf die Bedürfnisse der Benutzer zugeschnitten sind. Es umfasst fünf nicht-lineare Phasen - Einfühlen, Definieren, Ideieren, Prototypisieren und Testen. Affinitätsdiagramme sind in vielen dieser Phasen nützlich.

• In der Phase Empathisieren, in der das Ziel darin besteht, die Benutzer durch Methoden wie Interviews und Beobachtungen tiefgreifend zu verstehen, hilft ein Affinitätsdiagramm dabei, große Mengen qualitativer Daten zu kategorisieren
• In der Phase Definieren ermöglichen Ihnen die Cluster aus Ihrem Affinitätsdiagramm, sich auf die wiederkehrenden Probleme der Benutzer zu konzentrieren

Affinitätsdiagramme und Six Sigma

Die Six Sigma-Methode zielt darauf ab, Geschäftsprozesse zu verbessern und Fehler zu reduzieren, um eine nahezu perfekte Qualität und Leistung zu erreichen. Sie folgt dem DMAIC-Rahmen (Definieren, Messen, Analysieren, Verbessern, Kontrollieren), und Affinitätsdiagramme ermöglichen es Ihnen, jeden dieser Schritte mit einem organisierten Ansatz zu durchlaufen.

So geht's:

Affinitätsdiagramme in der Entscheidungsfindung

Es ist überwältigend, eine große Menge an Datenpunkten, Ideen oder Feedback zu analysieren und auf der Grundlage dieser Analyse konkrete Entscheidungen zu treffen. Ein Affinitätsdiagramm kann ein leistungsfähiges tool sein, um alles in klare, organisierte Kategorien zu sortieren.

Wenn Ihr Team zum Beispiel ein Brainstorming zu neuen Features für ein Produkt durchführt, erhalten Sie möglicherweise Dutzende von Vorschlägen. Mit einem Affinitätsdiagramm können Sie ähnliche Ideen zusammenfassen und schnell gemeinsame Themen/Prioritäten erkennen.

Sie zeigen auch, wie die verschiedenen Beiträge zusammenpassen, was es den Mitgliedern Ihres Teams erleichtert, einen Konsens zu finden und fundierte Entscheidungen zu treffen.

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Affinitätsdiagramme in der UX

Im UX-Design können Sie mit Hilfe von Affinitätsdiagrammen die qualitativen Daten, die Sie aus der Kundenforschung, z. B. aus Interviews oder Umfragen, gewinnen, sinnvoll nutzen.

Nehmen wir zum Beispiel an, dass einige Kunden über Schwierigkeiten bei der Navigation auf der Website sprechen, während andere einen Mangel an benutzerdefinierten Anpassungsmöglichkeiten erwähnen.

Mit einem Affinitätsdiagramm können Sie diese Notizen nach gemeinsamen Themen gruppieren, z. B. "Navigationsprobleme" oder "Feature-Wünsche", und Sie können beginnen, Muster in den Bedürfnissen der Benutzer und ihren Schmerzpunkten zu erkennen.

Auch gelesen: Ein Workflow-Diagramm erstellen: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Affinitätsdiagramme in Agile

Agile Teams jonglieren mit mehreren Aufgaben und Ideen gleichzeitig, und Affinitätsdiagramme sind ideal, um die Dinge gut zu strukturieren. So geht's:

• Während der Backlog-Verfeinerung haben Sie vielleicht mehrere Benutzer-Stories oder Aufgaben, die sortiert werden müssen. Mithilfe eines Affinitätsdiagramms können Sie verwandte Stories gruppieren und sie effektiver priorisieren
• Während der Sprint-Planung werden diese Diagrammehelfen Ihnen bei der Visualisierung von und Aufgaben zu organisieren und den Planungsprozess reibungsloser zu gestalten
• In Agile-Retrospektiven sind Affinitätsdiagramme ein hervorragendes Tool, um Feedback zu gruppieren und wiederkehrende Probleme zu identifizieren, so dass Teams Bereiche mit Verbesserungsbedarf ausfindig machen und umsetzbare Pläne erstellen können

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Stammdatenorganisation mit ClickUp

Bei der Erstellung von Affinitätsdiagrammen mit umfangreichen (und komplexen) Rohdatensätzen reichen physische Post-it-Notizen nicht aus. Sie benötigen ein leistungsstarkes digitales Tool, um Ideen effektiv zu organisieren, ihre Beziehungen zu verstehen und dann sinnvolle Maßnahmen zu ergreifen.

Hier kommt ClickUp zur Rettung. Als Plattform für die visuelle Zusammenarbeit und das Datenmanagement ermöglicht es Ihnen, Ideen zu erfassen, Verbindungen zu ziehen und Ideen zur besseren Übersichtlichkeit mit Farben zu codieren. Außerdem können Sie Ideen mit Aufgaben verknüpfen, Verantwortlichkeiten zuweisen und den Fortschritt verfolgen - alles an einem Ort.

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