Ihr neues Mitglied im Team, das seinen Wert unter Beweis stellen will, bleibt ständig zu lange, um seine Aufgaben zu erledigen. Doch wenn der Zahltag kommt, werden die Überstunden nicht berücksichtigt, was zu einer Mischung aus Frustration und Verwirrung führt.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Bei der genauen Berechnung der geleisteten Arbeitsstunden geht es nicht nur um die Nachverfolgung der Zeit, sondern auch darum, Vertrauen zu schaffen und sicherzustellen, dass jede Minute Aufwand anerkannt und belohnt wird.
Ganz gleich, ob Sie ein kleines Geschäft oder ein großes Unternehmen leiten, die korrekte Erfassung der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter ist unerlässlich.
In diesem Blog erfahren Sie, wie Sie die Arbeitszeiten berechnen und eine genaue Vergütung sicherstellen können. Wir stellen Ihnen verschiedene Methoden und Tools zur Berechnung der Arbeitszeiten vor.
Arbeitszeiten verstehen
Wenn wir von Arbeitsstunden sprechen, beziehen wir uns auf die Gesamtzeit, die ein Angestellter oder Auftragnehmer innerhalb eines bestimmten Zeitraums, z. B. eines Tages, einer Woche oder eines Monats, arbeitet - oder für die er eingeplant ist.
Gemäß dem US Fair Labor Standards Act (FLSA) wird die tatsächliche Zeit erfasst, die für arbeitsbezogene Tätigkeiten aufgewendet wird, für die die Arbeitnehmer bezahlt werden sollten.
Zwar muss nicht jedes Unternehmen die Stunden nachverfolgen (vor allem, wenn es nicht stundenweise bezahlt), aber Geschäfte, die mit Freiberuflern, Auftragnehmern, Bauarbeitern oder Teilzeitkräften arbeiten, müssen ihre Berechnungen sorgfältig durchführen.
Eine genaue Zeiterfassung ist entscheidend für das Verständnis der Produktivität Ihres Teams und der Effizienz Ihres Geschäfts. Wenn Sie ein klares Bild davon haben, wie die Zeit verbracht wird, können Sie die Leistung besser einschätzen, verbesserungswürdige Bereiche ausfindig machen und Ihre Abläufe rationalisieren.
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Schritte zur Berechnung der geleisteten Arbeitsstunden
Gehen wir die Schritte zur Berechnung der geleisteten Arbeitsstunden eines Mitarbeiters auf einfache und effektive Weise durch, um sicherzustellen, dass alles richtig addiert wird.
Schritt 1: Bestimmen Sie Anfangs- und Endzeiten
Zur genauen Nachverfolgung der Arbeitszeit sollten Sie zunächst die exakten Anfangs- und Endzeiten jedes Zeitraums erfassen. Sie können eine Stechuhr, eine digitale Software oder sogar eine manuelle Zeitkarte verwenden - was immer für Sie am besten funktioniert.
Der Schlüssel ist, dass Ihre Nachverfolgungsmethode präzise Daten liefert und Überstunden oder unbezahlte Pausen gemäß Ihrer Arbeitsvereinbarung berücksichtigt.
Schritt 2: Konvertieren von Zeitformaten zur besseren Übersichtlichkeit
Um die Berechnungen zu vereinfachen, konvertieren Sie die Anfangs- und Endzeiten in militärische Zeit oder das 24-Stunden-Format. Das bedeutet, dass 9:00 Uhr morgens zu 09:00 Uhr und 17:00 Uhr abends zu 17:00 Uhr wird.
Durch das 24-Stunden-Format wird die Verwechslung von AM und PM vermieden, was die Subtraktion ohne Fehler erleichtert. Die Umwandlung von Zeiten in dieses Format sorgt für Klarheit bei der Subtraktion von Start- und Endzeiten.
Schritt 3: Startzeit von Endzeit subtrahieren
Ziehen Sie nach der Umrechnung der Zeiten die Startzeit von der Endzeit ab, um die Gesamtzahl der geleisteten Stunden zu ermitteln.
Wenn ein Mitarbeiter von 09:00 bis 17:00 Uhr arbeitet, subtrahieren Sie einfach 09:00 von 17:00, was ein Ergebnis von 8 Stunden ergibt. Mit diesem Schritt erhalten Sie die Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden in einem bestimmten Zeitraum.
Schritt 4: Konto für Pausenzeiten
Ziehen Sie als Nächstes unbezahlte Pausen von der Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden ab.
Wenn der Arbeitnehmer beispielsweise während seiner 8-Stunden-Schicht eine 30-minütige Mittagspause macht, ziehen Sie diese 30 Minuten von der Gesamtzahl der geleisteten Stunden ab.
Wenn also die durchschnittliche Arbeitszeit bei der ursprünglichen Berechnung 8 Stunden betrug, ergibt sich nach Berücksichtigung der 30-minütigen Pause eine bereinigte Gesamtarbeitszeit von 7,5 Stunden.
Schritt 5: Konvertieren der endgültigen Ausgabe in das dezimale Format
Um die Lohnberechnung zu erleichtern, konvertieren Sie die Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden in das dezimale Format.
Wenn ein Mitarbeiter also 7 Stunden und 30 Minuten arbeitet, sollte dies in 7,5 Stunden umgewandelt werden.
Dezimalstunden vereinfachen die Lohnberechnung, insbesondere wenn es um Bruchteile einer Stunde geht.
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Schritt 6: Addieren Sie die Gesamtstunden für den Zeitraum
Addieren Sie die geleisteten Arbeitsstunden für den gesamten Zeitraum.
Wenn ein Arbeitnehmer in der ersten Arbeitswoche 35 Stunden, in der zweiten Woche 37,5 Stunden und in der dritten Woche 40 Stunden gearbeitet hat, beträgt die Gesamtzahl für den Monat 112,5 Stunden.
Die Summierung dieser Stunden bietet eine umfassende Ansicht des gesamten Arbeitseinsatzes und ist für genaue Lohnberechnungen entscheidend.
Schritt 7: Berechnen Sie den Gesamtlohn
Im letzten Schritt multiplizieren Sie einfach die insgesamt geleisteten Arbeitsstunden mit dem Stundensatz, um den geschuldeten Betrag zu ermitteln.
Wenn Ihr Lohnsatz für einen Vollzeitbeschäftigten 40 $ pro Stunde beträgt und er 37,5 Stunden gearbeitet hat, müssen Sie die Rechnung wie folgt erledigen: 40 $ mal 37,5, also 1.500 $. Das ist der Gesamtbetrag, den Sie für die Arbeit des Mitarbeiters zahlen müssen.
**Aber was ist mit Überstunden?
Der Umgang mit Überstunden erfordert eine sorgfältige Berechnung.
Ermitteln Sie zunächst die Standardstundenzahl für den betreffenden Zeitraum, z. B. 40 Stunden pro Woche. Alle darüber hinaus gearbeiteten Stunden gelten als Überstunden.
Instanz, in der ein Mitarbeiter 45 Stunden pro Woche arbeitet, sind 5 Stunden Überstunden. Berechnen Sie die Überstundenvergütung auf der Grundlage des in Ihrem Unternehmen geltenden Überstundensatzes, der häufig auf eineinhalb Stunden festgelegt ist.
Regelmäßige Prüfungen und eine ordnungsgemäße Zeiterfassung können dazu beitragen, Überstunden effektiv zu verwalten und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter korrekt bezahlt werden.
Auswahl der richtigen Tools zur Berechnung der geleisteten Arbeitsstunden
Die Berechnung der geleisteten Arbeitsstunden und -minuten kann mit den richtigen Tools ein Kinderspiel sein. Ganz gleich, ob Sie ein kleines Team oder ein großes Unternehmen leiten, mit dem richtigen Tool können Sie den Prozess rationalisieren und Genauigkeit gewährleisten.
Lassen Sie uns einen Blick auf die verschiedenen verfügbaren Tools werfen, ihre Funktionsweise erkunden und herausfinden, welches für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.
Manuelle Berechnung
Die manuelle Berechnung ist die klassische Art der Nachverfolgung von Arbeitszeiten.
Um die geleisteten Arbeitsstunden zu addieren, benötigen Sie einen Stift, Papier oder einen einfachen Taschenrechner. Notieren Sie die Anfangs- und Endzeiten auf Ihrem Telefon, Ihrer Uhr oder der Wanduhr und erledigen Sie die Rechnung am Ende des Tages selbst.
Es ist einfach und unkompliziert, erfordert aber einen gewissen Aufwand, um richtig zu sein.
Die Profis
- Einfach und erfordert keine speziellen tools
- Kostengünstig, insbesondere für kleine Businesses
Die Nachteile
- Zeitaufwendig und anfällig für Fehler
- Beim Zusammenzählen der Stunden können leicht Fehler unterlaufen, insbesondere bei langen Zeiträumen
- Es kann erforderlich sein, dass Sie an Ihrem Arbeitsplatz anwesend sind
Spreadsheets
Tabellenkalkulationen sind ein Schritt weiter als manuelle Berechnungen, da Sie mit Hilfe von Formeln einen Teil der mathematischen Berechnungen automatisieren können.
Mit Tools wie Microsoft Excel oder Google Tabellen können Sie Stunden nachverfolgen, Summen berechnen und einfache Berichte erstellen.
Die Profis
- Hilft bei der Organisation und Automatisierung von Teilen des Berechnungsprozesses
- Verringert das Risiko von Fehlern
- Tools wie Excel oder Sheets können mit Formeln benutzerdefiniert werden, um Berechnungen zu beschleunigen und Daten besser zu visualisieren
Die Nachteile
- Die Verwaltung kann mühsam sein und erfordert regelmäßige Aktualisierungen
- Es kann mit zunehmender Datenmenge komplex werden
- Keine Nachverfolgung in Echtzeit und keine Integration mit anderen Systemen
Plattformen wie ClickUp bieten Vorlagen an, um diesen Prozess zu vereinfachen.
ClickUp's Timesheet Vorlage für Dienstleistungen wurde entwickelt, um Ihnen bei der Nachverfolgung und Verwaltung der Stunden Ihres Teams zu helfen.
ClickUp's Services Timesheet Vorlage vereinfacht die Nachverfolgung von Zeit, Kosten und Ressourcen. Es ermöglicht die mühelose Nachverfolgung der abrechenbaren Stunden und der Ressourcennutzung über mehrere Projekte hinweg.
Sie werden die visuellen Tools wie Diagramme und Grafiken lieben, die Ihnen in Echtzeit Einblicke in den Fortschritt geben. Außerdem sorgt die Integration mit Apps wie Stripe und PayPal dafür, dass alle Ihre Finanzen synchronisiert sind.
Die Vorlage wird geliefert mit ClickUp Benutzerdefinierte Status wie "Genehmigt" und "Braucht Aufmerksamkeit" und bietet 12 ClickUp Benutzerdefinierte Felder wie Stundensatz und bezahlte Krankheitsstunden, die eine gründliche Nachverfolgung ermöglichen.
Die Vorlage ermöglicht auch die automatische Rechnungserstellung auf der Grundlage Ihres Timesheets, das spart Ihnen Zeit und reduziert Fehler.
👀 Bonus:* Andere Timesheet-Vorlagen ausprobieren von ClickUp, um das Beste aus Ihrem Zeitmanagement-Aufwand zu machen.
Software zur Zeiterfassung
Diese Tools helfen Ihnen, die Erfassung und Berechnung Ihrer Arbeit zu strukturieren.
Eine App zur Zeiterfassung protokolliert automatisch die Anfangs- und Endzeiten; einige bieten sogar Features wie automatische Pausenabzüge und Überstundenberechnungen.
Die Profis
- Bietet eine automatisierte Nachverfolgung der Arbeitszeiten, um das Risiko menschlicher Fehler zu verringern
- Enthältsupport für automatisierte Timesheets und Berichterstellung
Die Nachteile
- Es kann teuer sein, besonders für kleine Geschäfte
- Es kann eine Lernkurve für das Team bedeuten
Lesen Sie auch: 10 kostenlose Vorlagen für Zeiterfassungsbögen in Excel, Word & ClickUp
Projektmanagement tools
Diese Tools bieten eine umfassende Möglichkeit zur Nachverfolgung der Arbeitszeit und zur Verwaltung von Aufgaben, Projekten und Terminen an einem Ort. ClickUp's Zeitmanagement-Lösung ist ein solches tool.
mit der ClickUp Zeiterfassung für Projekte können Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter über eine übersichtliche Benutzeroberfläche nachverfolgen ClickUp's Projekt Zeiterfassung ist unglaublich vielseitig. Sie können die Zeiterfassung von so gut wie jedem Gerät aus durchführen, egal ob Sie ein Android-Telefon, ein iPhone, einen Desktop oder einen Laptop verwenden.
Erfassen Sie die Zeit für Ihren gesamten Workspace oder konzentrieren Sie sich auf bestimmte Aufgaben, und Sie haben die Flexibilität, die Nachverfolgung mit einem globalen Timer anzuhalten und fortzusetzen.
Mit diesem Feature können Sie:
- Entwickeln Sie anpassbare Timesheets: Erfassen Sie die Zeit nach Tag, Woche, Monat oder benutzerdefinierten Bereichen. Visualisieren Sie Summen nach Datum, um wertvolle Einblicke in Ihre Zeiteinträge zu erhalten
nutzen Sie ClickUp's Project Time Tracking, um Zeiterfassungen zu erstellen, die einen klaren Einblick in die Arbeitszeiten, die Leistung und mehr Ihrer Mitarbeiter geben_
- Verstehen Sie die erfasste Zeit: Analysieren Sie, wie viel Zeit einzelne Aufgaben oder Aufgabengruppen für jedes Mitglied des Teams in Anspruch nehmen
- Erstellen Sie anpassbare Berichte: Erstellen Sie Berichte aus Ihren Zeiteinträgen, einschließlich Zeitschätzungen und der Unterscheidung zwischen fakturierbaren und nicht fakturierbaren Stunden
- Zeitschätzungen vergleichen: Überprüfen Sie, ob Ihr Team auf dem richtigen Weg ist, indem Sie die geschätzten Zeiten mit den tatsächlich erfassten Zeiten vergleichen. So können Sie feststellen, ob Sie Ihren Zeitplan einhalten
💡Pro-Tipp: Erinnerungen an Timesheets automatisieren in regelmäßigen Abständen - täglich, wöchentlich oder zweiwöchentlich - mit ClickUp-Automatisierungen . Dies trägt dazu bei, dass Timesheet-Einträge zeitnah vorgenommen werden und verringert das Risiko, dass Einträge übersehen werden.
Und noch ein Vorteil: Wenn Sie bereits Tools wie Toggl, Everhour oder Clockify verwenden, lässt sich ClickUp nahtlos mit diesen integrieren, sodass alle Ihre Zeitdaten nahtlos mit Ihrem ClickUp-Workspace synchronisiert werden. Das macht die Verwaltung Ihrer Zeit und Projekte noch effizienter!
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Die Vorteile
- Kombiniert Nachverfolgung der geleisteten Arbeitsstunden mit Aufgabenmanagement und Berichterstellung
- Optimiert den Workflow und lässt sich gut mit anderen Features für das Projektmanagement integrieren
- Erhöht die Produktivität und hilftden Zeitpunkt des Abschlusses abzuschätzen genau
Die Nachteile
- Die Einstellung und Verwaltung kann komplex sein
- Die Lernkurve für unerfahrene Benutzer kann steiler sein
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Zeituhren
Dies ist eine traditionellere Methode der Nachverfolgung von Stunden, die aber immer noch weit verbreitet ist. Die Mitarbeiter stempeln ein und aus, und die Uhr zeichnet ihre Stunden auf.
Diese Methode ist einfach und kann in Umgebungen, in denen die Mitarbeiter vor Ort arbeiten, effektiv sein.
Die Vorteile
- Einfach und leicht zu handhaben
- Bietet eine klare Aufzeichnung der geleisteten Arbeitsstunden pro Woche
Die Nachteile
- Es kann in einer Remote-Arbeit oder flexiblen Arbeitsumgebung umständlich sein
- Sie müssen möglicherweise gewartet werden und sind anfällig für physische Manipulationen
Biometrische Systeme
Solche Systeme verwenden Fingerabdrücke, Gesichtserkennung oder andere biometrische Daten zur Nachverfolgung der Arbeit.
Diese Systeme sind sehr sicher und verringern das Risiko des "Buddy Punching" (bei dem ein Mitarbeiter für einen anderen sticht).
Die Vorteile
- Hochpräzise und sicher
- Reduziert das Risiko von Zeitdiebstahl und Buddy Punching
Die Nachteile
- Installation und Wartung können kostspielig sein
- Sie kann Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes bei den Mitarbeitern hervorrufen
Lohnabrechnungssysteme
Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, wie Paychex, Paycor, Jibble usw., bietet oft eine Nachverfolgung der Zeiterfassung als Teil ihrer Features.
Diese Systeme integrieren die geleisteten Arbeitsstunden der Mitarbeiter mit der Lohnabrechnung und berechnen automatisch den Lohn auf der Grundlage der erfassten Stunden und der geltenden Tarife.
Die Vorteile
- Integrierte Zeiterfassung vereinfacht die Lohnabrechnung
- Gewährleistet die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und reduziert den administrativen Workload
Die Nachteile
- Es kann kostspielig sein, besonders für kleine Geschäfte
- Möglicherweise ist eine Schulung und ein Setup erforderlich, um alle Features vollständig nutzen zu können
Die Vorteile der genauen Zeitberechnung für die Beschäftigung
Machen wir uns nichts vor: Registerkarten für die Arbeitszeiten zu führen, ist nicht nur eine Frage von Zahlen. Es geht darum, Ihr Team bei Laune und bei der Stange zu halten.
Hier finden Sie eine Aufschlüsselung aller Vorteile, die eine genaue Zeitberechnung für Ihre Mitarbeiter mit sich bringt.
Glückliche Mitarbeiter = bessere Ergebnisse bei der Arbeit
Wenn die Mitarbeiter sehen, dass ihre Stunden genau nachverfolgt werden, zeigt ihnen das, dass ihre Zeit wertgeschätzt wird. Das steigert ihre Moral und Motivation.
Und zufriedene Mitarbeiter sind auch produktiver. Untersuchungen haben ergeben, dass zufriedenere Mitarbeiter 13 % produktiver sind .
Zeit- und Geldersparnis
Herkömmliche Methoden der Zeiterfassung, wie Timesheets auf Papier, sind langsam und fehleranfällig. Die Behebung von Fehlern und die Verwaltung dieser Aufzeichnungen kann viel Zeit in Anspruch nehmen.
Mit digitalen Tools zur Zeiterfassung können Sie Fehler reduzieren und Ihr Team sich auf seine eigentliche Arbeit konzentrieren lassen.
Verhindert Burnout bei Mitarbeitern
Eine gute Zeiterfassung hilft, die Workloads überschaubar zu halten.
Wenn Sie einen klaren Einblick in die Zeitverwendung haben, können Sie Ressourcen besser zuweisen, realistische Fristen setzen und sicherstellen, dass der Workload für alle fair ist.
Dies beugt Burnout vor und hält die Erwartungen im Zaum, so dass Ihr Team produktiv bleiben kann und nicht überfordert wird.
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Eine genaue Zeiterfassung steigert die Effizienz und Zufriedenheit in Ihrem Unternehmen. Bei der Vielzahl der verfügbaren Tools kann die Wahl des richtigen Tools einen großen Unterschied machen.
Moderne Lösungen wie ClickUp können den gesamten Prozess rationalisieren und erleichtern die genaue Erfassung und Nachverfolgung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter. Probieren Sie ClickUp aus und sehen Sie, wie es Ihr Leben einfacher machen kann!