Ihr neues Team-Mitglied, das sich beweisen möchte, bleibt regelmäßig länger, um Aufgaben zu erledigen. Wenn jedoch der Zahltag kommt, werden die Überstunden nicht berücksichtigt, was zu Frustration und Verwirrung führt.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Bei der genauen Berechnung der Arbeitsstunden geht es nicht nur um die Nachverfolgung der Zeit, sondern auch um die Schaffung von Vertrauen und die Sicherstellung, dass jede Minute des Aufwands anerkannt und belohnt wird.
Unabhängig davon, ob Sie ein kleines Geschäft oder eine große Organisation leiten, ist es unerlässlich, die Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter korrekt zu erfassen.
In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Arbeitsstunden berechnen und eine genaue Vergütung sicherstellen können, und stellen Ihnen verschiedene Methoden und tools zur Berechnung von Arbeitsstunden vor.
Arbeitszeiten verstehen
Wenn wir von Arbeitsstunden sprechen, beziehen wir uns auf die Gesamtzeit, die ein Mitarbeiter oder Auftragnehmer innerhalb eines bestimmten Zeitraums, z. B. eines Tages, einer Woche oder eines Monats, arbeitet oder arbeiten soll.
Gemäß dem US-amerikanischen Fair Labor Standards Act (FLSA) umfasst dies die tatsächliche Zeit, die für arbeitsbezogene Tätigkeiten aufgewendet wird und für die Arbeitnehmer bezahlt werden sollten.
Zwar muss nicht jedes Unternehmen die Arbeitsstunden erfassen (insbesondere, wenn es keine Stundenlöhne zahlt), aber Geschäfte, die mit Freiberuflern, Auftragnehmern, Bauarbeitern oder Teilzeitbeschäftigten zusammenarbeiten, müssen bei ihren Berechnungen sorgfältig vorgehen.
Eine genaue Zeiterfassung ist entscheidend, um die Produktivität Ihres Teams und die Effizienz Ihres Geschäfts zu verstehen. Wenn Sie einen klaren Überblick darüber haben, wie die Zeit verwendet wird, können Sie die Leistung besser einschätzen, Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren und Ihre Abläufe optimieren.
Schritte zur Berechnung der Arbeitsstunden
Lassen Sie uns die Schritte zur Berechnung der Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter auf einfache und effektive Weise durchgehen, um sicherzustellen, dass alles korrekt addiert wird.
Schritt 1: Start- und Endzeiten genau bestimmen
Um die Zeit genau zu erfassen, notieren Sie zunächst die genauen Start- und Endzeiten jedes Zeitraums. Sie können eine Stechuhr, eine digitale Software oder sogar eine manuelle Stempelkarte verwenden – was auch immer für Sie am besten funktioniert.
Entscheidend ist, dass Ihre Methode der Nachverfolgung präzise Daten liefert und Überstunden oder unbezahlte Pausen gemäß Ihrem Arbeitsvertrag berücksichtigt.
Schritt 2: Zeitformate zur besseren Übersichtlichkeit umrechnen
Um die Berechnungen zu vereinfachen, wandeln Sie die Start- und Endzeiten in das 24-Stunden-Format um. Das bedeutet, dass 9:00 Uhr zu 09:00 und 17:00 Uhr zu 17:00 wird.
Das 24-Stunden-Format verhindert Verwechslungen zwischen AM und PM und erleichtert die fehlerfreie Subtraktion. Die Umrechnung der Zeiten in dieses Format sorgt für Klarheit bei der Subtraktion der Startzeiten von den Endzeiten.
Schritt 3: Subtrahieren Sie die Startzeit von der Endzeit
Nachdem Sie die Zeiten umgerechnet haben, subtrahieren Sie die Startzeit von der Endzeit, um die Gesamtzeit der Arbeit zu berechnen.
Wenn ein Mitarbeiter von 09:00 bis 17:00 Uhr arbeitet, subtrahieren Sie einfach 09:00 von 17:00, was das Ergebnis von 8 Stunden ergibt. Dieser Schritt ergibt die Gesamtzahl der im bestimmten Zeitraum geleisteten Arbeitsstunden.
Schritt 4: Berücksichtigen Sie Pausenzeiten
Ziehen Sie anschließend die unbezahlten Pausen von den insgesamt geleisteten Arbeitsstunden ab.
Wenn der Mitarbeiter beispielsweise während seiner 8-Stunden-Schicht eine 30-minütige Mittagspause macht, ziehen Sie diese 30 Minuten von der Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden ab.
Wenn also die durchschnittliche Arbeitszeit in der ersten Berechnung 8 Stunden betrug, würde die angepasste Gesamtzahl nach Berücksichtigung der 30-minütigen Pause 7,5 Stunden betragen.
Schritt 5: Konvertieren Sie das Endergebnis in das Dezimalformat
Um die Lohnabrechnung zu vereinfachen, wandeln Sie die Gesamtarbeitszeit in das Dezimalformat um.
Wenn ein Mitarbeiter also 7 Stunden und 30 Minuten arbeitet, sollte dies in 7,5 Stunden umgerechnet werden.
Dezimalstunden vereinfachen die Berechnung von Löhnen, insbesondere wenn es um Bruchteile einer Stunde geht.
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Schritt 6: Addieren Sie die Gesamtstunden für den Zeitraum der Zahlung
Addieren Sie die Gesamtarbeitsstunden des gesamten Zeitraums.
Wenn ein Mitarbeiter in der ersten Arbeitswoche 35 Stunden, in der zweiten Woche 37,5 Stunden und in der dritten Woche 40 Stunden gearbeitet hat, beträgt die Gesamtzahl für den Monat 112,5 Stunden.
Die Summierung dieser Stunden liefert eine umfassende Ansicht des gesamten Arbeitsaufwandes und ist für eine genaue Lohnabrechnung von entscheidender Bedeutung.
Schritt 7: Berechnen Sie den Gesamtlohn
Als letzten Schritt multiplizieren Sie einfach die Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden mit dem Stundenlohn, um den geschuldeten Betrag zu ermitteln.
Wenn Ihr Lohnsatz für einen Vollzeitbeschäftigten 40 Dollar pro Stunde beträgt und dieser 37,5 Stunden gearbeitet hat, müssten Sie 40 Dollar mal 37,5 rechnen, was 1.500 Dollar ergibt. Das ist der Gesamtbetrag, den Sie für seine Arbeit zahlen müssen.
Aber was ist mit Überstunden?
Die Handhabung von Überstunden erfordert eine sorgfältige Berechnung.
Beginnen Sie damit, die Standardstundenzahl für den Zeitraum zu ermitteln, z. B. 40 Stunden pro Woche. Alle darüber hinaus geleisteten Arbeitsstunden gelten als Überstunden.
Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise 45 Stunden pro Woche arbeitet, sind 5 Stunden Überstunden. Berechnen Sie die Überstundenvergütung auf der Grundlage des Überstundensatzes Ihres Unternehmens, der häufig auf das Eineinhalbfache festgelegt ist.
Regelmäßige Audits und ordnungsgemäße Zeiterfassungspraktiken können dabei helfen, Überstunden effektiv zu verwalten und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter korrekt bezahlt werden.
Auswahl der richtigen tools zur Berechnung der Arbeitsstunden
Mit den richtigen Tools ist die Berechnung der geleisteten Arbeitsstunden und -minuten ein Kinderspiel. Ganz gleich, ob Sie ein kleines Team leiten oder eine große Organisation führen – das richtige Tool kann Ihnen dabei helfen, den Prozess zu optimieren und Genauigkeit zu gewährleisten.
Lassen Sie uns einen Blick auf die verschiedenen verfügbaren tools werfen, ihre Funktionsweise erkunden und herausfinden, welches für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.
Manuelle Berechnung
Die manuelle Berechnung ist die altmodische Methode für die Nachverfolgung von Arbeitsstunden.
Um die geleisteten Arbeitsstunden zu addieren, benötigen Sie einen Stift, Papier oder einen einfachen Taschenrechner. Notieren Sie sich die Start- und Endzeiten auf Ihrem Smartphone, Ihrer Armbanduhr oder Ihrer Wanduhr und rechnen Sie am Ende des Tages selbst nach.
Es ist einfach und unkompliziert, erfordert jedoch etwas Aufwand, um es richtig zu machen.
Die Vorteile
- Einfach und ohne spezielle tools
- Kostengünstig, insbesondere für kleine Geschäfte
Die Nachteile
- Zeitaufwändig und anfällig für Fehler
- Bei der Addition von Stunden können leicht Fehler auftreten, insbesondere über längere Zeiträume hinweg.
- Möglicherweise müssen Sie physisch am Arbeitsplatz anwesend sein.
Tabellenkalkulationen
Tabellenkalkulationen bieten einen Schritt gegenüber manuellen Berechnungen, da Sie Formeln verwenden können, um eine Automatisierung einiger Berechnungen zu erreichen.
Mit Tools wie Microsoft Excel oder Google Tabellen können Sie die Nachverfolgung von Arbeitszeiten durchführen, Summen berechnen und einfache Berichte erstellen.
Die Vorteile
- Hilft bei der Organisation und Automatisierung von Teilen des Berechnungsprozesses
- Reduziert das Risiko für Fehler
- Tools wie Excel oder Sheets können mit Formeln benutzerdefiniert angepasst werden, um Berechnungen zu beschleunigen und die Datenvisualisierung zu verbessern.
Die Nachteile
- Die Verwaltung kann mühsam sein und erfordert regelmäßige Aktualisierungen.
- Mit zunehmender Datenmenge kann dies komplex werden.
- Es fehlt eine Echtzeit-Nachverfolgung und die Integration mit anderen Systemen.
Plattformen wie ClickUp bieten Vorlagen, um diesen Prozess zu vereinfachen.
Die Dienstleistungs-Timesheet-Vorlage von ClickUp vereinfacht die Nachverfolgung von Zeit, Kosten und Ressourcen. Sie erfasst mühelos abrechnungsfähige Stunden und die Ressourcennutzung über mehrere Projekte hinweg.
Sie werden die visuellen Tools wie Diagramme und Grafiken lieben, die Ihnen in Echtzeit Einblicke in den Fortschritt geben. Außerdem sorgt die Integration mit Apps wie Stripe und PayPal dafür, dass alle Ihre Finanzdaten synchronisiert werden.
Die Vorlage enthält benutzerdefinierte ClickUp-Status wie „Genehmigt“ und „Erfordert Aufmerksamkeit“ und bietet 12 benutzerdefinierte ClickUp-Felder wie „Stundensatz“ und „Bezahlte Krankheitsstunden“, die eine gründliche Nachverfolgung ermöglichen.
Die Vorlage ermöglicht auch die Automatisierung der Rechnungserstellung auf Basis Ihrer Timesheets, was Ihnen Zeit spart und Fehler reduziert.
👀 Bonus: Probieren Sie andere Timesheets von ClickUp aus, um den Aufwand für Ihr Zeitmanagement optimal zu nutzen.
Zeiterfassung-Software
Diese Tools wurden entwickelt, um den Prozess der Erfassung und Berechnung von Arbeitsstunden zu strukturieren.
Eine App für die Zeiterfassung protokolliert automatisch Start- und Endzeiten; einige bieten sogar Features wie automatische Pausenabzüge und Überstundenberechnungen.
Die Vorteile
- Bietet eine automatisierte Nachverfolgung der Arbeitsstunden, um das Risiko menschlicher Fehler zu reduzieren.
- Beinhaltet die Unterstützung für automatisierte Timesheets und Berichterstellung.
Die Nachteile
- Das kann teuer sein, insbesondere für kleine Geschäfte.
- Für das Team kann dies eine gewisse Einarbeitungszeit erfordern.
Projektmanagement-Tools
Diese Tools bieten eine umfassende Möglichkeit, Arbeitsstunden zu erfassen und Aufgaben, Projekte und Termine an einem Ort zu verwalten. Die Zeitmanagement-Lösung von ClickUp ist ein solches Tool.
Die Zeiterfassung für Projekte von ClickUp ist unglaublich vielseitig. Sie können die Zeit von nahezu jedem Gerät aus erfassen, egal ob Sie ein Android-Smartphone, ein iPhone, einen Desktop-PC oder einen Laptop verwenden.
Erfassen Sie die Zeit für Ihren gesamten Workspace oder konzentrieren Sie sich auf bestimmte Aufgaben, und nutzen Sie die Flexibilität, die Nachverfolgung mit einem globalen Timer zu unterbrechen und wieder aufzunehmen.
Mit diesem Feature können Sie:
- Entwickeln Sie anpassbare Timesheets: Erfassen Sie die Zeit nach Tag, Woche, Monat oder benutzerdefinierten Bereichen. Visualisieren Sie die Gesamtwerte nach Datum, um wertvolle Einblicke in Ihre Einträge zu erhalten.
- Verstehen Sie die erfasste Zeit: Analysieren Sie, wie viel Zeit einzelne Aufgaben oder Aufgabengruppen für jedes Team-Mitglied in Anspruch nehmen.
- Erstellen Sie anpassbare Berichte: Erstellen Sie Berichte aus Ihren Einträgen, einschließlich Schätzungen und Trennung von abrechnungsfähigen und nicht abrechnungsfähigen Stunden.
- Vergleichen Sie Zeitschätzungen: Überprüfen Sie, ob Ihr Team im Zeitplan liegt, indem Sie die geschätzten Zeiten mit den tatsächlich erfassten Zeiten vergleichen. So können Sie besser einschätzen, ob Sie Ihren Zeitplan einhalten.
💡Profi-Tipp: Automatisieren Sie Erinnerungen für Timesheets in regelmäßigen Abständen – täglich, wöchentlich oder alle zwei Wochen – mit ClickUp Automatisierungen. So stellen Sie sicher, dass Timesheets zeitnah ausgefüllt werden, und verringern das Risiko von fehlenden Einträgen.
Und hier ist ein weiterer Vorteil: Wenn Sie bereits Tools wie Toggl, Everhour oder Clockify verwenden, lässt sich ClickUp nahtlos mit diesen integrieren, sodass alle Ihre Zeitdaten reibungslos in Ihren ClickUp-Workspace synchronisiert werden. Dadurch wird die Verwaltung Ihrer Zeit und Ihrer Projekte noch effizienter!
Die Vorteile
- Kombiniert die Nachverfolgung der Arbeitsstunden mit Aufgabenmanagement und Berichterstellung
- Optimiert den Workflow und lässt sich gut mit anderen Features des Projektmanagements integrieren.
- Steigert die Produktivität und hilft bei der genauen Schätzung der Fertigstellungszeit
Die Nachteile
- Die Einrichtung und Verwaltung kann komplex sein.
- Für ungeübte Benutzer kann die Lernkurve etwas steiler sein.
Zeiterfassungsgeräte
Dies ist eine eher traditionelle Methode zur Nachverfolgung der Arbeitszeiten, die jedoch nach wie vor weit verbreitet ist. Die Mitarbeiter stempeln ein und aus, und die Uhr zeichnet ihre Arbeitszeiten auf.
Diese Methode ist unkompliziert und kann in Umgebungen, in denen Mitarbeiter vor Ort arbeiten, sehr effektiv sein.
Die Vorteile
- Einfach und benutzerfreundlich
- Bietet eine übersichtliche Aufzeichnung der wöchentlich geleisteten Arbeitsstunden.
Die Nachteile
- In einer Umgebung der Remote-Arbeit oder der Flexibilität kann dies mühsam sein.
- Es kann Wartungsarbeiten erfordern und physischen Manipulationen unterliegen.
Biometrische Systeme
Solche Systeme verwenden Fingerabdrücke, Gesichtserkennung oder andere biometrische Daten für die Nachverfolgung von Arbeitsstunden.
Diese Systeme bieten hohe Sicherheit und verringern das Risiko von Buddy Punching (wenn ein Mitarbeiter für einen anderen ein- und ausstempelt).
Die Vorteile
- Hochpräzise und mit hoher Sicherheit
- Reduziert das Potenzial für Zeitdiebstahl und Buddy Punching
Die Nachteile
- Die Installation und Wartung kann kostspielig sein.
- Dies kann zu Datenschutzbedenken bei den Mitarbeitern führen.
Lohnabrechnungssysteme
Lohnbuchhaltungssoftware wie Paychex, Paycor, Jibble usw. umfasst häufig auch Zeiterfassung als Teil ihrer Features.
Diese Systeme integrieren die Arbeitsstunden der Mitarbeiter in die Lohnabrechnung und berechnen automatisch die Löhne auf der Grundlage der erfassten Stunden und der geltenden Tarife.
Die Vorteile
- Integrierte Zeiterfassung vereinfacht die Lohnabrechnung
- Sorgt für die Einhaltung der Arbeitsgesetze und reduziert den Workload.
Die Nachteile
- Das kann kostspielig sein, insbesondere für kleine Geschäfte.
- Um alle Features vollständig nutzen zu können, sind möglicherweise Schulungen und Setup erforderlich.
Die Vorteile einer genauen Zeitberechnung bei der Beschäftigung
Seien wir ehrlich: Bei der Erfassung von Arbeitsstunden geht es nicht nur um das Ermitteln von Zahlen. Es geht darum, Ihr Team bei Laune zu halten und dafür zu sorgen, dass es seine beste Leistung bringt.
Hier finden Sie eine Übersicht über alle Vorteile, die eine genaue Zeitberechnung für Ihre Mitarbeiter mit sich bringt.
Zufriedene Mitarbeiter = bessere Ergebnisse der Arbeit
Wenn Mitarbeiter sehen, dass ihre Arbeitsstunden genau nachverfolgt werden, vermittelt ihnen das das Gefühl, dass ihre Zeit einen Wert hat. Das steigert ihre Arbeitsmoral und Motivation.
Zufriedene Mitarbeiter sind auch produktiver. Tatsächlich zeigen Untersuchungen, dass glücklichere Mitarbeiter um 13 % produktiver sind.
Zeit- und Geldersparnis
Herkömmliche Methoden zur Zeiterfassung, wie z. B. Timesheets aus Papier, sind langsam und fehleranfällig. Das Korrigieren von Fehlern und die Verwaltung dieser Aufzeichnungen kann viel Zeit in Anspruch nehmen.
Mit digitalen Tools für die Zeiterfassung können Sie Fehler reduzieren und Ihr Team sich auf seine eigentliche Arbeit konzentrieren lassen.
Verhindert Burnout bei Mitarbeitern
Eine gute Zeiterfassung hilft dabei, die Workload überschaubar zu halten.
Durch klare Einblicke in die Zeitnutzung können Sie Ressourcen besser zuweisen, realistische Fristen setzen und sicherstellen, dass der Workload für alle fair ist.
Dies hilft, Burnout zu vermeiden und Erwartungen in Schach zu halten, sodass Ihr Team die Produktivität bewahren kann und nicht überfordert wird.
Arbeitsstunden besser mit ClickUp verfolgen
Eine genaue Zeiterfassung steigert die Effizienz und Zufriedenheit in Ihrem Unternehmen. Bei der Vielzahl der verfügbaren tools kann die Wahl des richtigen tools einen großen Unterschied machen.
Moderne Lösungen wie ClickUp können den gesamten Prozess optimieren und erleichtern die Erfassung und Nachverfolgung der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter.
Probieren Sie ClickUp aus und sehen Sie selbst, wie es Ihnen das Leben erleichtern kann!