Notion hat als Tool für die Produktivität erheblich an Bedeutung gewonnen! Über 35 Millionen Benutzer weltweit verwenden es, um Inhalte zu verwalten, die Nachverfolgung von Gewohnheiten durchzuführen oder Tagebuch zu führen.
In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie in Notion ein funktionales Dashboard erstellen, um alles von täglichen Aufgaben bis hin zu langfristigen Zielen zu verwalten.
Es ist jedoch wichtig, die Limite von Notion im Bereich des fortgeschrittenen Projektmanagements und der Leistungsoptimierung zu verstehen und alternative Plattformen in Betracht zu ziehen, die Ihren spezifischen Anforderungen möglicherweise besser entsprechen.
Für diejenigen, die eine robustere Lösung suchen, stellen wir auch ClickUp als Alternative vor, die einen größeren Bereich an Tools für Teams und Einzelpersonen bietet, darunter Zeiterfassung, Gantt-Diagramme und anpassbare Workflows.
Aber zuerst erstellen wir ein anpassbares Dashboard in Notion.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen eines Dashboards in Notion
Das Erstellen eines ästhetischen Notion-Dashboards ist wie der Aufbau Ihres Traum-Workspaces. So können Sie loslegen.
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Finden Sie Notion-Dashboards unübersichtlich oder schwer zu verwalten? Probieren Sie die kostenlose Projektmanagement-Dashboard-Vorlage von ClickUp aus – einfach einzurichten, benutzerfreundlich und so konzipiert, dass Sie alles an einem Ort haben.
Schritt 1: Richten Sie eine neue Seite ein
Wenn Sie zum ersten Mal einen Notion-Workspace verwenden, werden Sie das Gefühl haben, ein brandneues Notizbuch zu öffnen – voller Möglichkeiten und bereit, mit Ideen gefüllt zu werden. Das Benennen Ihrer Notion-Seite ist der erste Schritt, um sie zu Ihrer eigenen zu machen. So richten Sie sie ein:
- Öffnen Sie Notion und navigieren Sie zur linken Seitenleiste.
- Klicken Sie auf „Neue Seite“. Diese Option finden Sie unten oder innerhalb eines bestimmten Workspaces.
- Geben Sie Ihrer Seite einen Namen, der ihren Zweck widerspiegelt, z. B. „Projekt-Dashboard“ oder „Persönlicher Hub“.
Bonus: Nutzen Sie diese Beispiele für Projekt-Dashboards als Inspiration, bevor Sie Ihr erstes Dashboard für das Projektmanagement erstellen.
Schritt 2: Fügen Sie eine Ansicht für eine Tabelle oder ein Board hinzu
Nun wollen wir Ihrem Notion-Dashboard etwas Struktur verleihen. Eine Tabelle- oder Board-Ansicht kann als Grundlage für Ihr benutzerdefiniertes Notion-Dashboard dienen:
- Geben Sie „/database” ein.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Tabelle“ oder „Board“. Tabellen eignen sich hervorragend zum Hinzufügen detaillierter Daten, während Boards (ähnlich wie Kanban-Boards) perfekt für visuelle Aufgaben und die Nachverfolgung von Fortschritten sind.
Schritt 3: Passen Sie die Tabelle oder das Board benutzerdefiniert an
Die benutzerdefinierte Anpassung ist das A und O. So können Sie Ihre Tabelle oder Ihr Board genau an Ihre Bedürfnisse anpassen:
- Spalten hinzufügen: Klicken Sie auf das Symbol „+“, um neue Spalten hinzuzufügen. Typische Spalten sind „Aufgabe“, „Fälligkeitsdatum“, „Status“ und „Zugewiesen an“.
- Eigenschaften festlegen: In Notion kann jede Spalte unterschiedliche Eigenschaften haben. Beispielsweise kann die Spalte „Fälligkeitsdatum“ Datums-Eigenschaften haben, während die Spalte „Status“ Auswahl-Eigenschaften für verschiedene Status wie „In Bearbeitung“ oder „Fertiggestellt“ haben kann.
- Filter anwenden: Mit Filtern können Sie nur die Informationen anzeigen, die Sie benötigen. Als Beispiel können Sie Aufgaben so filtern, dass nur die Ihnen zugewiesenen oder die in dieser Woche fälligen Aufgaben angezeigt werden.
Dieser Schritt nimmt möglicherweise am meisten Zeit in Anspruch und fordert Ihre Kreativität bis zum Äußersten, aber er ist entscheidend. Überspringen Sie ihn nicht! Jede benutzerdefinierte Anpassung verbessert die Funktionalität Ihres Notion-Dashboards und stellt sicher, dass es perfekt auf Ihren Workflow abgestimmt ist.
Schritt 4: Widgets und tools einbetten
Ein Dashboard ist ohne praktische Widgets nicht komplett, oder? Hier finden Sie eine Übersicht über die Widgets und Tools, die Sie in Ihr Notion-Dashboard einbetten können:
- Kalender: Mit dem Kalender-Widget können Sie wichtige Termine und Fristen nachverfolgen. So haben Sie einen guten Überblick über Ihre Termine und verringern das Risiko, wichtige Termine zu verpassen.
- Diagramme: Es empfiehlt sich, Diagramme einzubetten, um Ihre Daten zu visualisieren. Dies ist besonders nützlich für die Nachverfolgung von Fortschritten und Leistungen.
- Fortschrittsleisten: Mit Fortschrittsleisten können Sie den Fortschritt von Aufgaben oder Projekten verfolgen. Es ist eine wahre Freude, am Ende des Tages Ihren Fortschritt zu sehen – wenn sich die Fortschrittsleisten füllen und Ihnen zeigen, wie weit Sie mit Ihren Aufgaben und Projekten gekommen sind.
So binden Sie ein Widget ein:
- Klicken Sie auf den Schlüssel „/“, um das Blockmenü zu öffnen.
- Suchen Sie nach dem Widget, das Sie hinzufügen möchten, z. B. „Einbetten“ oder „Kalender“.
- Fügen Sie den Link in das Widget ein oder wählen Sie ihn aus der Auswahl aus.
Schritt 5: Gestalten und stylen Sie Ihr Dashboard
Der letzte Schritt besteht darin, Ihre Notion-Dashboard-Vorlage so zu gestalten und zu stylen, dass sie optisch ansprechend und leicht zu navigieren ist:
- Drag & Drop: Ordnen Sie Blöcke an, indem Sie sie per Drag & Drop an die gewünschte Stelle ziehen. Sie können Spalten erstellen, indem Sie Blöcke nebeneinander ziehen.
- Gestaltung: Verwenden Sie die Gestaltungsoptionen von Notion, um Schriftarten, Farben und Hintergrundbilder zu ändern. Sie können ein Thema erstellen, das Ihr Notion-Dashboard ästhetisch ansprechend gestaltet. Außerdem können Sie aus den vielen online verfügbaren Notion-Dashboard-Vorlagen auswählen.
💡Profi-Tipp: Kennzeichnen Sie verschiedene Bereiche Ihres persönlichen Notion-Dashboards mit Farben. Das ist nur eine kleine Änderung, aber sie beschleunigt die Navigation durch Ihre Aufgaben erheblich. Untersuchungen haben ergeben, dass Farbcodierungen die kognitiven Prozesse und das Erinnerungsvermögen verbessern können, sodass Ihr Gehirn Informationen effizienter organisieren und abrufen kann.
Einschränkungen bei der Verwendung von Notion zum Erstellen von Dashboards
Notion ist ein fantastisches tool, aber es hat auch seine Macken. Hier sind einige Limite, auf die Sie beim Erstellen Ihres Dashboards stoßen könnten:
- Eingeschränkte erweiterte Analysefunktionen: Die integrierten Analysetools von Notion sind recht einfach gehalten. Wenn Sie eine detaillierte Datenanalyse benötigen, müssen Sie möglicherweise externe Apps integrieren.
- Abhängigkeit von manuellen Aktualisierungen: Sie müssen alle Ihre Daten manuell aktualisieren, was insbesondere bei größeren Projekt-Dashboards zeitaufwändig sein kann.
- Eingeschränkte Integration mit anderen Tools: Notion-Dashboards bieten zwar einige Integrationsmöglichkeiten, diese sind jedoch nicht so umfangreich, wie Sie es möglicherweise benötigen. Dies kann ein Hindernis sein, wenn Sie stark auf andere Plattformen angewiesen sind.
- Probleme mit der Leistung bei großen Datensätzen: Notion-Dashboards können bei großen Datenmengen langsam werden. Dies kann Ihren Workflow verlangsamen und Ihre Produktivität beeinträchtigen.
- Fehlende Automatisierungsfunktionen: Notion-Dashboards bieten keine robusten Automatisierungsoptionen. Die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben kann viel Zeit sparen. Ohne diese Funktion könnten Sie sich mit manuellen Arbeiten überlastet fühlen.
Wenn Sie feststellen, dass die Features insbesondere in Bereichen wie erweiterte Analysen, Automatisierung oder Integration mit anderen tools nicht ausreichen, sollten Sie Alternativen in Betracht ziehen.
Tools wie ClickUp wurden entwickelt, um diese Lücken zu schließen. Sie bieten umfassende Features und erweiterte Möglichkeiten, um das Projektmanagement zu optimieren und die Produktivität zu steigern.
Erstellen Sie Dashboards mit ClickUp
ClickUp ist ein All-in-One-Tool für Produktivität, das die beste Alternative zu Notion darstellt. Es verfügt über umfassende Features zur Erstellung persönlicher Dashboards und wurde entwickelt, um komplexe Anforderungen des Projektmanagements einfach zu bewältigen, von einfachen Dashboards zur Nachverfolgung täglicher Aufgaben bis hin zu komplexen Dashboards für das Produktmanagement.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen von Dashboards in ClickUp
Das Erstellen eines eigenen Dashboards in ClickUp ist im Vergleich zu Notion ein Kinderspiel und überwindet die damit verbundenen Einschränkungen. Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche und den erweiterten Funktionen lässt sich ganz einfach ein Dashboard einrichten, das Ihre Anforderungen nicht nur erfüllt, sondern sogar übertrifft.
Hier finden Sie eine detaillierte Anleitung dazu, was zu erledigen ist:
Schritt 1: Richten Sie ein neues Dashboard ein
Gehen Sie zum Abschnitt „Dashboards“ in ClickUp und klicken Sie auf „Neues Dashboard“. Geben Sie ihm einen Namen, der seinem Zweck entspricht.
- Navigieren Sie in Ihrer Seitenleiste zum Abschnitt „ClickUp-Dashboard“.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neues Dashboard“, um mit der Erstellung Ihres Dashboards zu beginnen.
- Geben Sie einen Namen für Ihr Dashboard ein, der dessen Funktion widerspiegelt, z. B. „Projektübersicht“ oder „Vertriebsleistung“.
💡Profi-Tipp: Verwenden Sie einen aussagekräftigen Namen, der den Schwerpunkt des Dashboards auf einen Blick erkennbar macht.
Schritt 2: Widgets hinzufügen
ClickUp bietet eine Vielzahl von Widgets und Ansichten. Hier sind einige, die Ihnen helfen können, wichtige KPIs und Metriken des Projekts im Blick zu behalten:
- ClickUp Aufgaben : Zeigen Sie Aufgaben oder eine „To-do-Liste” aus verschiedenen Projekten an einem Ort an.
- Diagramm-Widget: Visualisieren Sie den Projektfortschritt und die Leistung mithilfe von Burnup-, Burndown-, Velocity- und kumulativen Flussdiagrammen und vielem mehr.
- ClickUp-Kalender : Behalten Sie wichtige Termine und Fristen im Blick für die Nachverfolgung.
- ClickUp-Projekt-Zeiterfassung : Überwachen Sie, wie viel Zeit für verschiedene Aufgaben aufgewendet wird.
- ClickUp-Ziele : Verfolgen Sie Ihre Ziele oder OKRs in Bezug auf den Fortschritt oder die Produktivität Ihres Unternehmens und sehen Sie, wie nah Sie daran sind, diese zu erreichen.
Schritt 3: Passen Sie Ihre Widgets benutzerdefiniert an
Sie können jedes Widget so anpassen, dass es die von Ihnen benötigten Informationen anzeigt:
- Wählen Sie jedes Widget aus, das Sie hinzufügen möchten, und machen Sie es benutzerdefiniert nach Ihren Bedürfnissen.
- Verwenden Sie Filter, um nur die relevantesten Daten anzuzeigen, z. B. Aufgaben nach Priorität oder Fälligkeitsdaten.
- Gruppieren Sie Daten auf sinnvolle Weise, z. B. nach Projekt, Mitglied des Teams oder Status der Aufgabe.
💡Profi-Tipp: Verwenden Sie Filter und Gruppierungen, um die in jedem Widget angezeigten Daten benutzerdefiniert anzupassen. Sie können beispielsweise Aufgaben nach Priorität filtern oder nach Projekten gruppieren, um einen besseren Überblick darüber zu erhalten, was zuerst erledigt werden muss.
Schritt 4: Organisieren Sie Ihr Layout
Anschließend können Sie Ihr benutzerdefiniertes Dashboard mithilfe der Drag-and-Drop-Widgets anordnen. Das flexible Rastersystem von ClickUp hilft Ihnen dabei, ein übersichtliches und effizientes Design zu erstellen.
- Platzieren Sie Widgets mit der Drag-and-Drop-Funktion von ClickUp genau dort, wo Sie sie haben möchten.
- Passen Sie die Größe jedes Widgets an, um sicherzustellen, dass die wichtigsten Informationen gut sichtbar sind.
💡Profi-Tipp: Berücksichtigen Sie die visuelle Hierarchie. Platzieren Sie die wichtigsten Widgets oben oder in der Mitte, wo sie gut sichtbar sind. So haben Sie wichtige Informationen immer griffbereit. ClickUp bietet einen umfassenden Funktionsumfang, damit Sie über ein möglichst agiles Dashboard verfügen.
Schritt 5: Speichern und freigeben
Sobald Ihr Dashboard fertiggestellt ist, speichern Sie es und geben Sie es an Ihr Team frei. ClickUp ermöglicht Zusammenarbeit und Aktualisierungen in Echtzeit, sodass alle auf dem Laufenden bleiben.
- Speichern Sie Ihr Dashboard, indem Sie auf die Schaltfläche „Speichern“ klicken.
- Freigeben Sie Ihr Dashboard an Teammitglieder, indem Sie auf die Schaltfläche „Freigeben“ klicken und die Teammitglieder oder Gruppen auswählen, denen Sie Zugriff gewähren möchten.
💡Profi-Tipp: Dashboards können eine effektive Möglichkeit sein, alle über den Projektfortschritt auf dem Laufenden zu halten. Unsere Teams nutzen sie, um interne und externe Stakeholder zu informieren, und Sie könnten das Gleiche tun. Sie können beispielsweise benutzerdefinierte, automatisierte Dashboards erstellen, um Ihren Clients Metriken zu melden und ihnen so eine Echtzeit-Sichtbarkeit auf den Fortschritt ihrer Projekte zu geben.
Lassen Sie uns nun die wichtigsten Features erkunden, die ClickUp von Notion unterscheiden.
Vorteile von ClickUp gegenüber Notion für Dashboards
Hier sind die fünf wichtigsten Gründe, warum ClickUp Dashboards das perfekte tool für die Erstellung umfassender Dashboards sein könnte:
Erweiterte Analysen
ClickUp bietet leistungsstarke Analyse- und Berichtsfunktionen, mit denen Sie tief in Ihre Daten eintauchen und aufschlussreiche Berichte für die berufliche und persönliche Produktivität erstellen können. Im Gegensatz zu den grundlegenden Analysefunktionen von Notion bietet ClickUp erweiterte Berichts-Tools, mit denen Sie den Fortschritt der Projekte verfolgen, die Leistung des Teams überwachen und Workflows in Echtzeit analysieren können.
Sie können benutzerdefinierte Dashboards mit Widgets erstellen, die wichtige Metriken wie Aufgabenabschlussraten, Zeiterfassung und Verteilung der Workload anzeigen. Diese detaillierten Einblicke helfen Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen, Engpässe zu identifizieren und Ihre Prozesse für mehr Effizienz zu optimieren.
Als Business Analyst hat mir die Dashboard-Funktion von ClickUp die Darstellung von Daten auf ansprechende und zweckmäßige Weise erheblich erleichtert. Die Vergleichsfunktion lässt sich benutzerdefiniert anpassen, sodass Daten auf aussagekräftige und vollständige Weise dargestellt werden und sehr leicht verständlich sind. [sic]
Als Business Analyst hat mir das Dashboard-Feature von ClickUp die Darstellung von Daten auf ansprechende und zweckmäßige Weise erheblich erleichtert. Die Vergleichsfunktion lässt sich benutzerdefiniert anpassen, sodass Daten auf aussagekräftige und vollständige Weise dargestellt werden und sehr leicht verständlich sind. [sic]
Support bei der Automatisierung
Mit ClickUp können Sie Routineaufgaben automatisieren, wodurch Sie Zeit sparen und das Risiko menschlicher Fehler reduzieren. Die Funktionen der Automatisierung von ClickUp ermöglichen es Ihnen, Wenn-Dann-Auslöser und Aktionen für verschiedene Aufgaben einzurichten.
Sie können beispielsweise die Zuweisung von Aufgaben anhand bestimmter Kriterien automatisieren, automatische Erinnerungen vor Ablauf von Fristen versenden oder Aufgaben im Laufe ihres Fortschritts in verschiedene Phasen und Listen verschieben. Dieser Automatisierungsgrad stellt sicher, dass nichts übersehen wird und Ihr Team sich auf strategischere Aktivitäten konzentrieren kann, anstatt sich mit sich wiederholenden Verwaltungsaufgaben zu beschäftigen.
Integration in Ihre Technologieplattform
ClickUp lässt sich mit über 1000 Tools integrieren, die Teil Ihres Arbeitsalltags sind, von Slack bis Google Drive, sodass Sie alle Ihre Workflows ganz einfach miteinander verbinden können. Dank dieser nahtlosen Integration können Sie Daten aus Ihren bevorzugten Apps abrufen und alles von einer zentralen Plattform aus verwalten.
Diese Verbindung optimiert Ihren Workflow, reduziert die Notwendigkeit, zwischen verschiedenen Apps zu wechseln, und steigert die Gesamtproduktivität.
Echtzeit-Zusammenarbeit
Dank der Echtzeit-Kollaborationsfunktionen von ClickUp kann Ihr Team nahtlos zusammenarbeiten, egal wo sich die Teammitglieder befinden. Sie können Aufgaben zuweisen, Kommentare hinterlassen und den Status von Aufgaben in Echtzeit aktualisieren, sodass alle auf dem gleichen Stand bleiben. Die Plattform bietet außerdem Features wie Chat, Erwähnungen und Thread-Kommentare, die die Kommunikation und Zusammenarbeit bei Aufgaben erleichtern.
Dieses Maß an Zusammenarbeit ist für Remote-Teams von entscheidender Bedeutung und sorgt dafür, dass Projekte reibungslos und ohne Verzögerungen oder Missverständnisse voranschreiten.
Viele unserer Führungskräfte müssen eine Menge im Blick behalten und möchten sich nicht unbedingt bei ClickUp anmelden. Wir können jedoch Links zur reinen Ansicht versenden, damit sie – oder andere Personen, die dies benötigen – einen Inhaltskalender oder ein Sprint-Dashboard einsehen können, um schnell zu verstehen, woran wir gerade arbeiten.
Viele unserer Führungskräfte müssen eine Menge im Blick behalten und möchten sich nicht unbedingt bei ClickUp anmelden. Wir können jedoch Links zur reinen Ansicht versenden, damit sie – oder andere Personen, die dies benötigen – einen Inhaltskalender oder ein Sprint-Dashboard einsehen können, um schnell zu verstehen, woran wir gerade arbeiten.
Skalierbare Dashboards
ClickUp verarbeitet problemlos große Datensätze und verknüpfte Datenbanken und gewährleistet so eine reibungslose Leistung selbst bei datenintensiven Projekten. Wenn Ihr Geschäft wächst und Ihre Projekte komplexer werden, wächst ClickUp mit Ihnen mit.
Die Plattform kann Tausende von Aufgaben und Unteraufgaben, große Datenbanken und umfangreiche Zeitleisten ohne Leistungseinbußen verwalten. Diese Skalierbarkeit sorgt dafür, dass ClickUp schnell und reaktionsschnell bleibt, egal wie groß Ihre Projekte auch werden.
Nutzen Sie die Vorlage für das Dashboard des Projektmanagements von ClickUp, um in Sekundenschnelle loszulegen.
Egal, ob Sie als Projektmanager komplexe Projekte koordinieren, als Unternehmer mehrere Unternehmungen unter einen Hut bringen, als Student Ihren Studienplan verwalten oder einfach nur gerne mit einer ausgefeilten „To-do-Liste” Ordnung schaffen – ein benutzerdefiniertes ClickUp-Dashboard kann eine gute Ergänzung Ihres Toolkits sein. Mit der ClickUp-Vorlage für Projektmanagement-Dashboards können Sie schnell eines erstellen.
Diese Vorlage wurde entwickelt, um Ihnen eine umfassende Ansicht aller Ihrer Projekte an einem Ort zu bieten.
Mit dieser Vorlage können Sie Ihr Dashboard mit Widgets benutzerdefiniert anpassen, die wichtige Metriken wie Status der Aufgaben, Fälligkeitsdaten und Workload anzeigen. Sie haben alle Ihre Projektdaten immer griffbereit und können so schnell und mühelos fundierte Entscheidungen treffen. Dank der Echtzeit-Aktualisierungen sind Sie immer auf dem Laufenden, sodass endlose Meetings oder manuelle Überprüfungen Ihrer langen „To-do-Liste“ überflüssig werden.
Hier ein kurzer Überblick über den Inhalt dieser Vorlage:
- Listenansicht: Zeigt eine einfache Liste aller Aufgaben von Anfang bis Ende an.
- Gantt-Ansicht: Bietet eine visuelle Zeitleiste des Projekts und zeigt, wie Aufgaben und Meilensteine miteinander verbunden sind.
- Kalender-Ansicht: Bietet Ihnen einen Überblick über alle im Kalender geplanten Aktivitäten.
- Board-Ansicht: Bietet eine Übersicht über den Status von Aufgaben im Kanban-Stil.
- Workload-Ansicht: Zeigt die Workload jedes Teammitglieds an und ob seine Kapazität unter- oder überlastet ist.
- Team-Ansicht: Zeigt auf, woran jedes Teammitglied gerade arbeitet, was bereits fertiggestellt wurde und wie hoch die Gesamt-Workload ist.
Mit ClickUp sind wir einen Schritt weiter gegangen und haben Dashboards erstellt, über die unsere Clients in Echtzeit auf die Leistung, Auslastung und Projekte zugreifen und diese überwachen können. So fühlen sich die Clients mit ihren Teams verbunden, insbesondere da diese in verschiedenen Ländern und manchmal sogar auf verschiedenen Kontinenten ansässig sind.
Mit ClickUp sind wir einen Schritt weiter gegangen und haben Dashboards erstellt, über die unsere Clients in Echtzeit auf die Leistung, Auslastung und Projekte zugreifen und diese überwachen können. So fühlen sich die Clients mit ihren Teams verbunden, insbesondere da diese in verschiedenen Ländern und manchmal sogar auf verschiedenen Kontinenten ansässig sind.
Erstellen Sie noch heute Ihre bevorzugten Dashboards in ClickUp
Das war's auch schon! Notion ist ein fantastisches tool zum Erstellen benutzerdefinierter Dashboards, hat jedoch einige Limite. Wenn Sie erweiterte Features, bessere Integrationen oder robuste Automatisierung benötigen, könnte ClickUp die Lösung sein, nach der Sie suchen.
Ganz gleich, ob Sie ein einzelnes Projekt oder mehrere strategische Initiativen verwalten, ClickUp bietet Ihnen die Flexibilität und Funktionalität, die Sie benötigen, um immer auf dem Laufenden zu bleiben. Und das ist noch nicht alles: ClickUp hat sich verpflichtet, kontinuierliche Upgrades und Verbesserungen an der Dashboard-Funktionalität vorzunehmen.
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