Komplexe Projekte umfassen oft zahlreiche voneinander abhängige Aufgaben, was es schwierig macht, den Fortschritt zu verfolgen und Termine einzuhalten.
Projektmanager benötigen effektive Tools, um diese komplexen Projekte in überschaubare Komponenten zu unterteilen. Jira, ein beliebtes Tool für Projektmanagement, bietet ein Feature namens „Unteraufgaben“, um diesem Bedarf gerecht zu werden.
Mit Unteraufgaben in Jira können Sie Ihr Projekt in kleinere, spezifischere Arbeitseinheiten unterteilen. Da Unteraufgaben mit ihren übergeordneten Aufgaben verknüpft sind, kann dieser detaillierte Ansatz die Sichtbarkeit des Projekts verbessern, die Zusammenarbeit erleichtern und Teams dabei helfen, effizienter zu arbeiten. Mit Unteraufgaben können Sie Teammitgliedern Rollen und Verantwortlichkeiten zuweisen, den Fortschritt genauer verfolgen und detailliertere Berichte erstellen.
In dieser Anleitung werden wir die Grundlagen von Unteraufgaben in Jira erkunden. Sie erfahren, was sie sind, wie Sie den Fortschritt von Aufgaben verfolgen und wie Sie Unteraufgaben in Jira erstellen.
Im weiteren Verlauf des Artikels vergleichen wir Jira mit ClickUp, einem weiteren beliebten Tool für das Projektmanagement, damit Sie eine fundierte Entscheidung darüber treffen können, welche Lösung am besten zu den Anforderungen Ihres Teams passt.
Unteraufgaben in Jira verstehen
Unteraufgaben in Jira sind kleinere Segmente einer größeren Aufgabe und fungieren als untergeordnete Aufgaben innerhalb einer übergeordneten Aufgabe. Mit ihnen können Sie ein komplexes Projekt in besser überschaubare Teile aufteilen.
Stellen Sie sich Ihr Projekt wie den Bau eines Hauses vor. Die Hauptaufgabe ist der gesamte Bau, während Jira-Unteraufgaben bestimmte Phasen wie das Legen des Fundaments, das Errichten der Wände oder das Verlegen des Daches darstellen könnten. Jede Unteraufgabe ist ein wichtiger Teil des Projekts, aber wenn Sie sie einzeln bearbeiten, wird die Gesamtaufgabe überschaubarer.
Um loszulegen, benötigen Sie lediglich die Berechtigung, Probleme zu erstellen und Unteraufgaben im Issue-Typ-Schema Ihres Projekts zu aktivieren.
So erstellen Sie eine Unteraufgabe in Jira
Sie können Jira-Unteraufgaben auf zwei Arten erstellen:
- Erstellen Sie eine Unteraufgabe innerhalb eines übergeordneten Problems.
- Wandeln Sie ein bestehendes Problem in eine Unteraufgabe um und weisen Sie es einem übergeordneten Problem zu.
Hier finden Sie eine detaillierte Übersicht über diese Methoden.
Methode 1: Erstellen Sie eine Unteraufgabe innerhalb eines übergeordneten Issues.
1. Öffnen Sie das übergeordnete Problem.
Suchen Sie das Problem, für das Sie eine Unteraufgabe erstellen möchten, und öffnen Sie es.
2. Öffnen Sie das Menü mit den drei Punkten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „…“ (Auslassungspunkte) in der oberen rechten Ecke, um das Dropdown-Menü zu öffnen.
3. Wählen Sie „Unteraufgabe erstellen“ aus.
Wählen Sie im Menü die Option „Unteraufgabe erstellen“ aus.
Oben auf der Hauptseite des Problems erscheint das Popup-Fenster „Unteraufgabe erstellen“. Beachten Sie, dass ein Jira-Administrator das Untermenü „Unteraufgabe erstellen“ aktivieren muss und dass der Issue-Typ „Unteraufgabe“ zum Issue-Typschema des Projekts hinzugefügt werden sollte.
4. Füllen Sie die Details der Unteraufgaben aus.
Wählen Sie „Unteraufgabe“ im Dropdown-Menü „Issue-Typ“ aus, schließen Sie die Pflichtfelder ab und fügen Sie alle erforderlichen Informationen hinzu. Klicken Sie unten auf der Seite auf die Schaltfläche „Erstellen“, um die Erstellung der Unteraufgabe abzuschließen.
Die neue Unteraufgabe wird im Abschnitt „Unteraufgaben“ des primären/übergeordneten Problems angezeigt.
Beachten Sie, dass die Felder im Popup-Fenster „Unteraufgabe erstellen“ angepasst werden können. Zu erledigen ist es, oben rechts auf „Felder konfigurieren“ (Zahnradsymbol ⚙️) zu klicken, um ein Dialogfeld zu öffnen, in dem Sie Felder nach Bedarf aktivieren oder deaktivieren können. Über die Links „Alle“ und „Benutzerdefinierte Felder“ können Sie umschalten, um zwischen Standard- und benutzerdefinierten Feldern zu wechseln.
Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie das Jira-Projektmanagement vereinfachen und den Fortschritt der Aufgaben, Blockaden und die Fertigstellung mithilfe der Funktionen zum Erstellen von Unteraufgaben in Jira besser verfolgen.
Methode 2: Wandeln Sie ein bestehendes Problem in eine Unteraufgabe um und wählen Sie eine übergeordnete Aufgabe aus.
1. Navigieren Sie zum Problem.
Öffnen Sie zunächst das Problem, das Sie in eine Unteraufgabe umwandeln möchten. Dazu können Sie entweder in der Suchleiste nach dem Problem suchen oder in der Liste der Probleme Ihres Projekts navigieren.
2. Rufen Sie das Menü „Mehr“ auf.
Sobald das Problem geöffnet ist, suchen Sie das Menü „Mehr“, das ausklappt. Dieses befindet sich in der Regel in der oberen rechten Ecke der Problem-Ansicht. Klicken Sie auf dieses Menü, um weitere Optionen anzuzeigen.
3. Wählen Sie „In Unteraufgabe konvertieren“ aus.
Wählen Sie aus den ausklappbaren Optionen „In Unteraufgabe konvertieren“ aus. Mit dieser Option können Sie das aktuelle Problem in eine Unteraufgabe eines anderen Problems umwandeln.
4. Legen Sie die übergeordnete Aufgabe fest.
Es erscheint ein neuer Bildschirm, in dem Sie aufgefordert werden, die übergeordnete Aufgabe auszuwählen. Sie können entweder die ID der übergeordneten Aufgabe eingeben oder über den angegebenen Link danach suchen. Diese übergeordnete Aufgabe ist das Problem, unter dem die Unteraufgabe verschachtelt wird.
5. Schließen Sie den Prozess ab
Nachdem Sie die übergeordnete Aufgabe festgelegt haben, klicken Sie auf „Konvertieren“, um den Vorgang abzuschließen.
Das Problem wird in eine Unteraufgabe umgewandelt und erscheint nun im Abschnitt „Unteraufgaben“ der Übergeordneten Aufgabe, wodurch Sie Ihre Jira-Projektmanagement-Module besser organisieren können.
Limitationen bei der Verwendung von Jira zum Erstellen von Unteraufgaben
Jira-Unteraufgaben können zwar unglaublich nützlich sein, um komplexe Projekte aufzuteilen, aber das Tool hat gewisse Limite.
- Unmöglichkeit, Unteraufgaben weiter zu unterteilen: Jira-Unteraufgaben können nicht in kleinere Unteraufgaben unterteilt werden. Dies kann für Projekte, die eine detailliertere Aufschlüsselung erfordern, einschränkend sein. Wenn Sie eine Unteraufgabe unterteilen müssen, müssen Sie diese zunächst in ein Standard-Problem umwandeln und dann neue Unteraufgaben darunter erstellen, was zeitaufwändig und umständlich sein kann.
- Abhängigkeitsmanagement: Das Jira-Projektmanagement unterstützt zwar die Erstellung von Abhängigkeiten zwischen Aufgaben, doch kann die Verwaltung dieser Abhängigkeiten auf Unteraufgabenebene eine Herausforderung darstellen. Jira-Unteraufgaben verwalten Abhängigkeiten nicht von Haus aus, was es schwieriger macht, die Reihenfolge und die Zusammenhänge kleinerer Aufgaben innerhalb eines Projekts zu verfolgen.
- Einschränkungen bei der Berichterstellung: Bei der Erstellung von Berichten werden Jira-Unteraufgaben standardmäßig oft nicht in übergeordneten Projektberichten berücksichtigt. Dies kann zu unvollständigen Übersichten über den Projektfortschritt führen und zusätzliche Konfigurationen oder manuelle Nachverfolgungen erforderlich machen, um sicherzustellen, dass der Status jeder Unteraufgabe in den Berichten korrekt dargestellt wird.
- Komplexität bei der Anpassung: Die Anpassung von Feldern und Workflows für Jira-Unteraufgaben kann komplex sein. Dies ist zwar möglich, erfordert jedoch ein tiefgreifendes Verständnis der Einstellungen der Administratoren von Jira. Diese Komplexität kann ein Hindernis für Teams darstellen, die Unteraufgaben an ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen und ihre Aufgabenmanagementfähigkeiten verbessern möchten.
- Umwandlungsbeschränkungen: Unteraufgabe-Issue-Typen in Jira können nicht direkt von einem übergeordneten Issue zu einem anderen verschoben werden. Um eine Unteraufgabe neu zuzuweisen, müssen Sie sie zunächst in ein Standard-Issue umwandeln und dann mit einem neuen übergeordneten Issue verknüpfen. Dieser Vorgang ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig, insbesondere bei größeren Projekten, bei denen häufige Neuzuweisungen erforderlich sind.
Wenn Sie sich dieser Limite bewusst sind, können Sie Ihre Fähigkeiten im Aufgabenmanagement verbessern und Strategien entwickeln, um diese Herausforderungen zu bewältigen und so ein reibungsloseres Projektmanagement in Jira zu gewährleisten.
Erstellen Sie Aufgaben und Unteraufgaben mit ClickUp
Wenn Sie mit den Limiten von Aufgabenmanagement-Tools wie Jira zu kämpfen haben, werden Sie den flexiblen und anpassbaren Ansatz von ClickUp für das Aufgaben- und Unteraufgabenmanagement als erfrischend empfinden. ClickUp vereinfacht komplexe Anforderungen des Projektmanagements, indem es sich an Ihre Workflows anpasst, sich in die von Ihnen täglich verwendeten Apps integriert und sicherstellt, dass Sie bei der Umsetzung Ihrer Projekte nie auf Hindernisse stoßen.
Erstellen und Verwalten von Aufgaben in ClickUp
Das Erstellen von ClickUp-Aufgaben ist intuitiv und unkompliziert.
- Melden Sie sich zunächst bei Ihrem ClickUp-Workspace an. Sie können Aufgaben innerhalb verschiedener Aufgabenkategorien erstellen, um sicherzustellen, dass Ihre Aufgaben organisiert und leicht zu verwalten sind.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „+“ oder verwenden Sie die Option „Neue Aufgabe“.
- Geben Sie bei Aufforderung die Details der Aufgabe ein, z. B. den Namen der Aufgabe, die Beschreibung, das Fälligkeitsdatum und die Mitarbeiter.
- Sie können auch Prioritätsstufen festlegen und Tags hinzufügen, um eine bessere Kategorisierung zu erreichen.
- Geben Sie alle erforderlichen Details für Ihre Aufgabe ein. Über die Benutzeroberfläche von ClickUp können Sie Rich-Text-Beschreibungen hinzufügen, Anhänge anhängen und bei Bedarf eine Aufgabe mit anderen verknüpfen.
- Sobald Sie alle Details eingegeben haben, speichern Sie die Aufgabe. Ihre Aufgabe wird nun in Ihrem Aufgaben-Dashboard angezeigt und kann bei Bedarf aufgerufen und bearbeitet werden.
Erstellen und Verwalten von Unteraufgaben in ClickUp
Unteraufgaben in ClickUp lassen sich genauso einfach erstellen und verwalten wie Hauptaufgaben. Sie können Unteraufgaben aus einer oder zwei Aufgaben Ihrer ClickUp-Ansichten erstellen, nämlich der Board-Ansicht und der Listenansicht.
💡Profi-Tipp: Die Erstellung und Bearbeitung von Unteraufgaben ist für alle Benutzer aller ClickUp-Pläne möglich, einschließlich Gäste mit Bearbeitungs- oder Vollberechtigungen.
Aus Aufgaben:
- Öffnen Sie die Aufgabe, zu der Sie Unteraufgaben hinzufügen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche „+ Unteraufgabe hinzufügen“. Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster für Unteraufgaben, in dem Sie die Details der Unteraufgabe eingeben können.
- Geben Sie den Namen, die Beschreibung, das Fälligkeitsdatum und die Mitarbeiter für die Unteraufgabe ein. Sie können den Unteraufgaben auch Anhänge, Kommentare und Checklisten hinzufügen.
- Nachdem Sie alle Details eingegeben haben, speichern Sie die Unteraufgabe. Sie wird nun als untergeordnetes Problem unter dem Hauptproblem angezeigt und kann unabhängig verwaltet werden.
Mit ClickUp können Sie so viele Unteraufgaben erstellen, wie Sie benötigen, was einen erheblichen Vorteil gegenüber tools wie Jira darstellt. Andere Jira-Alternativen bieten möglicherweise nicht diese Flexibilität.
Aus Ansichten:
- Listenansicht Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Aufgabe und klicken Sie auf das Symbol „Unteraufgabe erstellen“, um eine neue Unteraufgabe hinzuzufügen.
- Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Aufgabe und klicken Sie auf das Symbol „Unteraufgabe erstellen“, um eine neue Unteraufgabe hinzuzufügen.
- Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Aufgabe und klicken Sie auf das Symbol „Unteraufgabe erstellen“, um eine neue Unteraufgabe hinzuzufügen.
- Verwenden Sie für Aufgaben mit erweiterten Unteraufgaben den Ausklapp-Pfeil neben dem Symbol „Unteraufgabe erstellen“.
- Bei Aufgaben mit ausgeblendeten Unteraufgaben bewegen Sie den Mauszeiger über das Symbol „Unteraufgabe erstellen“, um ein Pluszeichen anzuzeigen. Klicken Sie auf das Pluszeichen, um eine Unteraufgabe zu erstellen.
- Geben Sie einen Namen, einen Mitarbeiter, ein Fälligkeitsdatum und weitere Details für die Unteraufgabe an.
- Drücken Sie die Eingabetaste (PC) oder die Return-Taste (Mac), um zu speichern.
- Organisieren Sie Unteraufgaben hierarchisch mithilfe von geschichteten Unteraufgaben.
- Board-Ansicht Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Aufgabenkarte und klicken Sie auf das Symbol „+ Aufgabe hinzufügen“. Geben Sie die Details der Unteraufgabe ein und drücken Sie die Eingabetaste oder Return, um zu speichern.
- Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Karte mit Aufgaben und klicken Sie auf das Symbol „+ Aufgabe hinzufügen“.
- Geben Sie die Details der Unteraufgabe ein und drücken Sie die Eingabetaste oder Return, um zu speichern.
- Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Karte mit Aufgaben und klicken Sie auf das Symbol „+ Aufgabe hinzufügen“.
- Geben Sie die Details der Unteraufgabe ein und drücken Sie die Eingabetaste oder Return, um zu speichern.
Sie können die Sichtbarkeit von Unteraufgaben über die Option „Unteraufgaben“ oben in der Listenansicht oder im Board steuern:
- Alle ausblenden: Alle Unteraufgaben ausblenden
- Alle erweitern: Unteraufgaben direkt unter ihren übergeordneten Aufgaben anzeigen
- Als separate Aufgaben: Unteraufgaben als einzelne Elemente anzeigen
Unteraufgaben in ClickUp behalten eine klare Hierarchie unter ihren übergeordneten Aufgaben bei, sodass sie leicht zu navigieren und zu verwalten sind.
💡Profi-Tipp: Verwenden Sie die Massenaktion-Symbolleiste, um mehrere Unteraufgaben oder Aufgaben effizient zu ändern. Stellen Sie sicher, dass Sie die Unteraufgaben vor dem Start erweitern.
- Listenansicht: Wählen Sie Unteraufgaben mit den Auswahlschaltflächen aus und wählen Sie eine Massenaktion.
- Board-Ansicht: Wählen Sie Unteraufgaben innerhalb einer Spalte mit der Auswahlschaltfläche auf jeder Karte oder der Option „Alle auswählen“ im Spaltenmenü aus. Wenden Sie eine Massenaktion an.
Sie können auch Aufgabenlistenvorlagen und Aufgabenverwaltungsvorlagen verwenden, um Unteraufgaben für teamverwaltete Projekte schnell zu erstellen und zu verwalten, wodurch Sie Zeit sparen und die Konsistenz ähnlicher Aufgaben sicherstellen.
Organisieren Sie Aufgaben und Unteraufgaben mit der Vorlage für die Aufgabenverwaltung von ClickUp.
Die ClickUp-Vorlage für das Aufgabenmanagement kann Ihren organisatorischen Workflow erheblich optimieren. Durch die Integration dieser Vorlage in den täglichen Workflow kann Ihr Team den zeitaufwändigen Prozess der Ermittlung des effizientesten Rahmens für Ihre Projekt-Einstellungen umgehen. Sobald die Vorlage eingerichtet ist, müssen Sie nur noch die spezifischen Details eingeben, die für Ihre Aufgaben relevant sind.
Verwenden Sie die Vorlage, um:
- Visualisieren und organisieren Sie Aufgaben nach Status, Priorität oder Abteilung.
- Verfolgen und optimieren Sie Workflows basierend auf der Bandbreite Ihres Teams und dem Fortschritt der Aufgaben.
- Arbeiten Sie teamübergreifend an der Planung, Zuweisung und Erledigung von Aufgaben zusammen.
Die Vorlage enthält außerdem sechs dynamische Ansichten, mit denen Sie das Aufgabenmanagement an Ihre Bedürfnisse anpassen können:
- Listenansicht: Unterteilen Sie Aufgaben in detaillierte Listen.
- Board-Ansicht: Verwalten und priorisieren Sie Aufgaben mithilfe eines Kanban-Boards.
- Team-Ansicht : Bewerten Sie die Workload Ihres Teams, um eine intelligente Verteilung von Aufgaben zu ermöglichen.
- Kalender-Ansicht : Ordnen Sie Aufgaben ganz einfach per Drag-and-Drop im Kalender an.
Die Sichtbarkeit der Projekte ist für eine effektive Teamarbeit von entscheidender Bedeutung. Aus diesem Grund enthält die Vorlage vorkonfigurierte Benutzerdefinierte Felder für jede Aufgabe, sodass Sie Details wie den Mitarbeiter, das Fälligkeitsdatum, die geschätzte Dauer und zusätzliche Elemente wie Budgets, URLs oder Anhänge sofort sehen können.
Darüber hinaus organisiert die Vorlage Ihre Aufgaben in drei verschiedene Listen: Aktionspunkte, Ideen und Backlog. Dieses Setup hilft Ihnen, Unordnung zu reduzieren und sich auf Aufgaben innerhalb derselben Kategorie zu konzentrieren.
Diese effiziente Struktur sorgt dafür, dass Ihr Team Aufgaben und Projekte nahtlos verwalten kann, was die Produktivität und Zusammenarbeit verbessert.
Verbessern Sie Ihr Projektmanagement mit ClickUp
Jira ist zwar ein leistungsstarkes Tool für das Projektmanagement, hat jedoch Limite, insbesondere bei der Verwaltung von Unteraufgaben und Abhängigkeiten. Diese Limite können ein effizientes Aufgabenmanagement behindern.
ClickUp hingegen bietet eine überlegene Alternative mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche und erweiterten Features, die diese Herausforderungen bewältigen.
Ganz gleich, ob Sie nach besseren benutzerdefinierten Anpassungsmöglichkeiten, erweitertem Abhängigkeitsmanagement oder umfassenden Tools für die Berichterstellung suchen – ClickUp bietet Ihnen die Tools, mit denen Sie Ihre Aufgaben und Unteraufgaben effektiv verwalten und Projekte reibungslos und erfolgreich abschließen können.
Nach der Umstellung auf ClickUp berichten Teams von einer deutlichen Reduzierung des Zeitaufwands für das Projektmanagement und einer deutlichen Steigerung der termingerechten Projektabwicklung.
Unser Führungsteam hat die Verzögerungen bei Projekten im ersten Jahr der Nutzung von ClickUp um über 70 % reduziert.
Unser Führungsteam hat die Verzögerungen bei Projekten im ersten Jahr der Nutzung von ClickUp um über 70 % reduziert.
Mit ClickUp können auch Sie Ihren Workflow optimieren, Ihre Fähigkeiten im Aufgabenmanagement verbessern und Ihre Projektziele effektiver erreichen. All diese Features – und noch viele mehr – machen ClickUp zur ersten Wahl für modernes Projektmanagement!