Die Produktivität von Mitarbeitern ist in jedem Unternehmen ein Mythos – woher wissen wir, ob jemand tatsächlich produktiv ist? Deshalb haben wir Kontrollpunkte geschaffen, wie z. B. Synchronisations-Meetings, Anwesenheit am Arbeitsplatz, zeitlich festgelegte Mittagspausen und 9-to-5-Routinen.
Die Zeiten haben sich jedoch geändert. Synchrone Arbeit im Büro ist nicht mehr die einzige Art der Arbeit. Arbeitnehmer wünschen sich heute mehr Flexibilität, nicht nur hinsichtlich ihrer Arbeitszeiten, sondern auch hinsichtlich ihrer Arbeitsweise.
Wie können Sie als Führungskraft, Manager oder Personalverantwortlicher asynchrone Strategien für die Arbeit implementieren, um ihnen zu helfen? Finden wir es heraus.
Was ist asynchrone Arbeit?
Asynchrones Arbeiten bezeichnet eine Arbeitsweise, bei der Mitarbeiter Aufgaben nach ihrem eigenen Zeitplan abschließen und mit Kollegen kommunizieren, ohne dem Druck von Echtzeit-Interaktion oder -Zusammenarbeit ausgesetzt zu sein. Es handelt sich um eine flexible Arbeitsform, die Mitarbeitern mehr Kontrolle über ihren Arbeitstag gibt.
Im Wesentlichen sind die Arbeitszeiten der einzelnen Mitglieder des Teams nicht immer mit denen der anderen synchronisiert, daher wird diese Arbeitsweise als asynchron bezeichnet.
Asynchrones Arbeiten vs. Remote-Arbeit: Wie sieht ein asynchroner Arbeitsplatz aus?
Asynchron zu arbeiten bedeutet nicht unbedingt, dass alle Mitglieder Ihres Teams Remote-Mitarbeiter sind oder sich an verschiedenen Orten auf der Welt befinden. Es bedeutet lediglich, dass jeder die Freiheit hat, selbst zu entscheiden, wie, wo und wann er arbeitet.
Asynchrones Arbeiten zeichnet sich durch folgende Merkmale aus:
- Mitarbeiter haben die Flexibilität, remote zu arbeiten und ihre Arbeitszeit selbst zu gestalten.
- Sie gestalten ihren Arbeitsplan entsprechend ihrem Leben, ihren Gewohnheiten und ihren Zyklen der Produktivität.
- Teams kommunizieren über Tools für Remote-Arbeit, gemeinsame Dokumente, E-Mails und Systeme des Projektmanagements (anstelle von Echtzeit-Einzelmeetings).
- Sie legen die Regeln, Grenzen und den Code fest, nach denen ihre asynchrone Arbeit geregelt wird.
- Jede Echtzeit-Zusammenarbeit wird im Voraus geplant und für maximale Produktivität optimiert.
Kurz gesagt: Asynchrone Arbeit entkoppelt Produktivität von Sichtbarkeit und Verfügbarkeit. Wie Tyler Gillespie, Gründer und Async-Mitarbeiter, in seinem Blog über asynchrone Kommunikation betont,
[Asynchrone Arbeit ist] ein Beweis dafür, dass Mitarbeiter und Mitglieder des Teams erwachsene Menschen sind, die nicht ständig überwacht oder gemanagt werden müssen.
[Asynchrones Arbeiten ist] ein Beweis dafür, dass Mitarbeiter und Mitglieder des Teams erwachsene Menschen sind, die nicht ständig überwacht oder gemanagt werden müssen.
Das Fazit? Sie müssen nicht in Ihrem Büro sitzen, um als arbeitend wahrgenommen zu werden!
📮 ClickUp Insight: 48 % der Mitarbeiter geben an, dass hybrides Arbeiten am besten für die Work-Life-Balance ist. Da jedoch 50 % weiterhin überwiegend im Büro arbeiten, kann es eine Herausforderung sein, über verschiedene Standorte hinweg aufeinander abgestimmt zu bleiben. ClickUp ist jedoch für alle Arten von Teams konzipiert: Remote, hybrid, asynchron und alles dazwischen.
Mit ClickUp Chat & Assigned Comments können Teams schnell Updates austauschen, Feedback geben und Diskussionen in Maßnahmen umsetzen – ohne endlose Meetings. Arbeiten Sie in Echtzeit über ClickUp Docs und ClickUp Whiteboards zusammen, weisen Sie Aufgaben direkt aus Kommentaren zu und halten Sie alle auf dem gleichen Stand, egal von wo aus sie arbeiten!
💫 Echte Ergebnisse: STANLEY Security verzeichnete dank der nahtlosen Collaboration-Tools von ClickUp einen Anstieg der Zufriedenheit mit der Teamarbeit um 80 %.
Asynchrone Arbeit verstehen
Asynchrones Arbeiten trennt Produktivität von ständiger Kommunikation. Asynchrone Kommunikation hilft dabei, Aufgaben mit möglichst geringen Unterbrechungen zu erledigen, ohne dass eine sofortige Antwort oder Reaktion erforderlich ist. Bei dieser Arbeitsweise lernen Kollegen die Autonomie des anderen zu respektieren und schätzen die Flexibilität am Arbeitsplatz.
Wie unterscheidet sich das von herkömmlicher Arbeit (die wir als synchrone Arbeit bezeichnen)? Finden wir es heraus.
Synchrone vs. asynchrone Arbeit: Was sind die Unterschiede?
Asynchrones und synchrones Arbeiten sind zwei Betriebsmodelle, die sich in erster Linie hinsichtlich der Verfügbarkeit der Mitglieder des Teams zu einem bestimmten Zeitpunkt unterscheiden. Synchrones Arbeiten findet in der Regel von 9 bis 17 Uhr statt, wenn alle im Büro oder online verfügbar sind.
Asynchrones Arbeiten findet statt, wenn Teams gemeinsam ihre Ziele und Akzeptanzkriterien festlegen und dann ihre Arbeit in ihrer eigenen Zeit und an ihrem eigenen Ort zu erledigen haben. Dieser Unterschied zeigt sich auf verschiedene Weise.
| Attribut | Asynchrone Arbeit | Synchrone Arbeit |
|---|---|---|
| Arbeitsmodell | Mitarbeiter sind sowohl bei ihrem Speicherort als auch bei der Zeit unabhängig | Selbst verteilte Teams arbeiten in Echtzeit zusammen und kooperieren miteinander. |
| Kommunikation | Mithilfe von Projektmanagement-Tools, E-Mails, Messaging usw. | Persönlich oder über Live-Video-/Audioanrufe |
| Management | Hohe Selbstverwaltung | Führungskräfte spielen eine wichtige Rolle |
| Reaktionszeit | Gemeinsam vom Team vereinbart | Sofortige Antwort erwartet |
| Vertrauen | Hohes Maß an Vertrauen und Autonomie | Geringes Vertrauen (mit Überwachung) |
Inwiefern ist asynchrone Arbeit besser?
Stellen Sie sich eine Situation im Büro vor: Sie kommen zur Arbeit, die Begrüßungen sind vorbei, und ein Kollege bittet Sie, einen Inhalt für die Website zu verfassen. Sie machen sich an die Arbeit.
Klopf, klopf – Sie werden von einem Kollegen unterbrochen, der an Ihrem Schreibtisch vorbeikommt und den monatlichen Google Analytics-Bericht mit Ihnen besprechen möchte. Sie werfen einen Blick auf die Zahlen und rechnen im Kopf nach, als es plötzlich „ping“ macht! Ihr Vorgesetzter möchte, dass Sie kurz mit ihm telefonieren.
Sie priorisieren einige Aufgaben neu und besprechen einige Probleme im Team. Ehe Sie sich versehen, ist es schon Mittagspause.
Zusammenfassung: Während Sie beschäftigt waren, ist Ihre ursprüngliche Liste der Arbeiten unberührt geblieben.
Auch wenn dies bei asynchroner Arbeit ebenfalls vorkommen kann, bieten die Systeme bestimmte Taktiken und Methoden, um dies zu verhindern.
- Benachrichtigungen aus: Sie können Slack-Benachrichtigungen deaktivieren, um sich auf Ihre Aufgaben zu konzentrieren. (Einem Kollegen, der am Büro vorbeikommt, können Sie allerdings nicht ausweichen!)
- Bessere Tagesplanung: Sie können Zeit für das Abrufen von Nachrichten oder E-Mails einplanen, damit Sie bei konzentrierter Arbeit nicht abgelenkt werden. (Wie planen Sie für unerwartete Störungen?)
- Gesteuerte Erwartungen: Asynchrone Teams erwarten keine sofortigen Antworten, was es einfacher macht, bei Bedarf auch einmal Nein zu sagen. (Es ist viel schwieriger, Nein zu sagen, wenn jemand Sie persönlich um ein „kurzes Gespräch” bittet, um zu chatten.)
- Speziell entwickelte Systeme: Asynchrone Teams verfügen auch über Dokumentations-, Projektmanagement- und andere tools, um sicherzustellen, dass Informationen offen und für alle zugänglich sind, die sie benötigen. (Sie müssen nicht alle Fragen selbst beantworten).
- Kalenderverwaltung: Sie können „Kommunikationszeiten” wie Sprechstunden eines Professors einplanen, um anderen mitzuteilen, wann Sie für Anrufe verfügbar sind. (Dies im Büro zu tun, könnte kostspielig sein).
Asynchrone Arbeit ist wie ein Klopfen auf die Schulter, das so lange ausbleibt, bis Sie oder Ihr Kollege sich anmelden oder beginnen, Dokumente über verschiedene Zeitzonen hinweg gemeinsam zu verfassen.
📮ClickUp Insight: Kontextwechsel beeinträchtigen still und leise die Produktivität Ihrer Teams. Unsere Untersuchungen zeigen, dass 42 % der Unterbrechungen bei der Arbeit durch den Wechsel zwischen verschiedenen Plattformen, die Verwaltung von E-Mails und das Hin- und Herspringen zwischen Meetings verursacht werden .
Was wäre, wenn Sie diese kostspieligen Unterbrechungen vermeiden könnten? ClickUp vereint Ihre Workflows (und Chats) auf einer einzigen, optimierten Plattform. Starten und verwalten Sie Ihre Aufgaben über Chats, Dokumente, Whiteboards und mehr – während KI-gestützte Features den Kontext verknüpft, durchsuchbar und verwaltbar halten!
Bedeutet das, dass jede synchrone Arbeit die Produktivität beeinträchtigt? Nein!
Nicht jede synchrone Kommunikation ist unnötig. Es gibt zahlreiche Fälle, in denen eine Zusammenarbeit in Echtzeit erforderlich ist, um Teams auf den gleichen Stand zu bringen.
📚 Bonus-Lektüre: Wie asynchrone Arbeit die Zusammenarbeit verändert
Wann eignet sich synchrone und wann asynchrone Arbeit?
Synchrone Arbeit eignet sich am besten, wenn Echtzeitkommunikation unerlässlich ist, beispielsweise:
- Team-Bewertungen: Durch die persönliche Anwesenheit in Echtzeit lassen sich die emotionalen und menschlichen Aspekte des Feedbacks besser berücksichtigen.
- Brainstorming-Sitzungen: Die synchrone Verfügbarkeit hilft dabei, in einer geschlossenen Umgebung auf den Ideen der anderen aufzubauen.
- Zufällige Ideenfindung: Ein zwangloses Gespräch am Wasserspender kann zu bedeutenden Durchbrüchen führen, wenn Teams synchron arbeiten.
- Überzeugungskraft: Es ist sehr unwahrscheinlich, dass Sie einen potenziellen Kunden zum Kauf oder einen verärgerten Kunden zum Bleiben bewegen können, ohne persönlich mit ihm zu sprechen.
- Workshops: Learning by doing funktioniert am besten persönlich und in Echtzeit. Dies gilt insbesondere für Aufgaben, bei denen zwei oder mehr Personen zusammenarbeiten müssen.
Asynchrones Arbeiten eignet sich besonders, wenn Teams Raum für konzentriertes Arbeiten benötigen, beispielsweise:
- Stand-ups schreiben: Einfache, regelmäßige Updates über die erledigte Arbeit, Projekte in Bearbeitung und Hindernisse können asynchron versendet werden. Mit einem KI-Projektmanagement-Assistenten wie ClickUp Brain können Sie dies sogar für eine tägliche, wöchentliche oder benutzerdefinierte Häufigkeit automatisieren.
- Gemeinsames Erstellen von Inhalten: Sobald Sie sich auf ein Thema geeinigt haben, können Sie einen Inhalt asynchron verfassen. Mehrere Personen können ihre Arbeit in ein gemeinsames Dokument einbringen und unabhängig voneinander oder sogar gemeinsam die Bearbeitung vornehmen, ohne dass ein Echtzeit-Meeting erforderlich ist. Wie? Mit der sofortigen und Live-Zusammenarbeit in einem Dokumentenmanager wie ClickUp Docs!
- Projektmanagement: Ein Projektmanager kann den Großteil seiner Arbeit asynchron erledigen. So kann er beispielsweise Aufgaben zuweisen, Workflows erstellen, Audio-/Text-Feedback senden usw., ohne in Echtzeit mit den Teammitgliedern zusammenzuarbeiten.
- Einarbeitung neuer Mitarbeiter: Die Begleitung eines neuen Mitarbeiters bei jedem Schritt gehört der Vergangenheit an. Heute können Sie ein klares und umfassendes Einarbeitungsdokument erstellen, das der neue Mitarbeiter selbst durcharbeiten kann!
💡 Profi-Tipp: Benötigen Sie Hilfe beim Übergang zum asynchronen Onboarding? Laden Sie die Vorlage für das Mitarbeiter-Onboarding von ClickUp kostenlos herunter – sie ist Ihre zentrale Ressource für die Organisation einer Onboarding-Checkliste, die Einrichtung von Meetings und Aufgaben zur Einführung der Mitarbeiter in ihre Rolle und die Verwaltung von Schulungen.
Wenn Sie ein Modell verfolgen, das beides kombiniert, können Sie die Kommunikation an Ihrem hybriden Arbeitsplatz effektiver gestalten.
Nachdem wir nun verstanden haben, was asynchrone Arbeit ist und wie sie sich von traditionellen Modellen unterscheidet, erfahren Sie hier, wie Sie sie von ganzem Herzen annehmen können.
So implementieren Sie asynchrone Arbeit: Best Practices
Theoretisch ist asynchrones Arbeiten ganz einfach: Man lässt die Mitarbeiter sich selbst und ihre Arbeit so organisieren, wie es für sie am besten passt. In der Praxis kann dies jedoch zu Chaos führen.
Um asynchrone Arbeit nahtlos zu implementieren, benötigen Sie Mitarbeiter, Prozesse und Technologien, die nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch Führungskräfte, die Personalabteilung usw. unterstützen. Sehen wir uns an, wie Sie diese Best Practices nutzen können, um den Erfolg sicherzustellen.
1. Identifizieren Sie Vorreiter für asynchrone Arbeit und gewinnen Sie die Führungskräfte für sich.
Sie können nichts erledigen, wenn die Menschen nicht daran glauben und sich damit identifizieren.
Um asynchrone Arbeit zu ermöglichen, müssen Sie den Pulse Ihrer Zielgruppe kennen. Sie müssen sowohl die Zustimmung der Führungskräfte einholen als auch einschätzen, was die Mitarbeiter wirklich wollen.
Die Zustimmung der Führungskräfte gewinnen
Um die Führungskräfte für asynchrones Arbeiten zu gewinnen, müssen Sie eine Verbindung zwischen ihren Zielen (Effizienz, Produktivität, Kultur, Ergebnisse) und den Vorteilen von asynchronem Arbeiten herstellen.
Verbinden Sie asynchrone Arbeit mit Ergebnissen, die für Führungskräfte wichtig sind:
- Geschwindigkeit: Weniger Zeitverschwendung durch unnötige Meetings = schnellere Entscheidungsfindung
- Qualität: Die Mitarbeiter können sich besser konzentrieren = tiefgreifenderes Denken und bessere Ergebnisse
- Kosten: Weniger Meetings = weniger Zeitverlust, mehr Zeit für wichtige Arbeiten
- Globale Teamzusammenarbeit: Async macht die Arbeit über Zeitzonen hinweg integrativer und mehr mit Produktivität verbunden.
Verwenden Sie Sätze wie: „Asynchrone Kommunikation gibt uns mehr Zeit, klar zu denken und qualitativ hochwertig zu reagieren, ohne auf Termine für Meetings warten zu müssen. “
💡 Profi-Tipp: Wenn Sie bereits asynchrone Tools (wie ClickUp ) verwenden, heben Sie die Vorteile hervor. Seit der Umstellung auf ClickUp berichten Teams beispielsweise Folgendes:
- Über 3 Stunden Zeitersparnis pro Woche ( 60,2 % der Kunden )
- Geld gespart (54,7 % der Kunden)
- Bessere Effizienz (96,7 % der Kunden)
- Bessere Zusammenarbeit (87,9 % der Kunden)
Die Führungskräfte könnten einer weiteren großen Umstellung skeptisch gegenüberstehen. Schlagen Sie daher ein Pilotprojekt vor:
- „Probieren wir asynchrone Status-Updates für ein Quartal aus – es ist noch nicht notwendig, dies unternehmensweit zu committen.“
- „Was wäre, wenn wir ClickUp Clips für Einzelgespräche nutzen und nur bei Bedarf auf Telefonate zurückgreifen würden?“
Dadurch wird das wahrgenommene Risiko gesenkt und sie können die Vorteile kennenlernen.
Einschätzen, was Mitarbeiter wollen
- Führen Sie Umfragen durch, um herauszufinden, ob Ihre Teams asynchron arbeiten möchten. ClickUp Formulars ist dafür eine hervorragende Möglichkeit.
- Fragen Sie, ob sie nur flexible Arbeitszeiten oder auch einen flexiblen Arbeitsort benötigen.
- Lernen Sie die aktuellen Methoden der Arbeit und die Niveaus der Produktivität kennen.
Identifizieren Sie dann die besonders enthusiastischen Mitglieder Ihres Teams, die sich für die Sache einsetzen werden. Geben Sie ihnen die Tools und Prozesse an die Hand, die sie benötigen, um das Änderungsmanagement zu stärken.
2. Systeme schaffen
Auch Remote-Teams benötigen einen gemeinsamen Arbeitsplatz, nur dass dieser virtuell ist. Schaffen Sie einen umfassenden, vielseitigen virtuellen Workspace für Ihr Team. Die All-in-One-Arbeitsplattform von ClickUp für Remote-Arbeit bietet Ihnen alles, was Sie für asynchrones Arbeiten benötigen:
- Projekte und Aufgaben
- Mehrere Ansichten
- Nachverfolgung der Produktivität
- Leistungsmanagement
- Dokumentation
- Automatisierungen
📮ClickUp Insight: Leistungsschwache Teams verwenden mit viermal höherer Wahrscheinlichkeit mehr als 15 Tools, während leistungsstarke Teams ihre Effizienz aufrechterhalten, indem sie ihre Tool-Ausstattung auf maximal neun Plattformen beschränken. Aber wie wäre es, nur eine Plattform zu verwenden?
Als Allround-App für die Arbeit vereint ClickUp Ihre Aufgaben, Projekte, Dokumente, Wikis, Chats und Anrufe auf einer einzigen Plattform, komplett mit KI-gestützten Workflows. Sind Sie bereit, smarter zu arbeiten? ClickUp eignet sich für jedes Team, macht die Arbeit sichtbar und ermöglicht es Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, während die KI den Rest erledigt.
3. Konsolidieren Sie die Kommunikation
Stellen Sie sicher, dass jedes von Ihnen eingerichtete System asynchrone Kommunikation, Ideenaustausch und Zusammenarbeit bei Aktionspunkten ermöglicht.
ClickUp umfasst auch eine Reihe von Features für die asynchrone Kommunikation. ClickUp Aufgaben bieten verschachtelte Kommentare, damit Teams Ideen im Kontext diskutieren können. ClickUp Whiteboards und Mindmaps machen die virtuelle Zusammenarbeit sowohl visuell als auch effektiv, indem sie Teams eine gemeinsame Arbeitsfläche bieten, auf der sie Ideen brainstormen, diese über ClickUp Dokumente mit vorhandenem Wissen verknüpfen und sogar umsetzbare Aufgaben für die Nachverfolgung erstellen können.
ClickUp Chat wurde speziell für asynchrones Arbeiten entwickelt, um Unterhaltungen fokussiert, umsetzbar und genau dort zu halten, wo die Arbeit stattfindet.
Anstatt zwischen Messaging-Apps und Aufgaben-Tools hin und her zu wechseln, können Teams Projekte direkt in ClickUp besprechen – auf derselben Seite wie ihre Aufgaben, Dokumente und Zeitleisten. Sie können Teamkollegen taggen, Links zu bestimmten Aufgaben oder Dokumenten verknüpfen und sogar Nachrichten mit einem einzigen Klick in Aktionspunkte umwandeln.
Threads helfen dabei, Diskussionen zu organisieren, während Benachrichtigungen sicherstellen, dass nichts übersehen wird, selbst wenn Sie stundenlang voneinander getrennt sind. Es ist in Echtzeit verfügbar, wenn Sie es brauchen, und asynchron, wenn Sie es nicht brauchen.
4. Gehen Sie über Textnachrichten hinaus, um Slack zu reduzieren
Bei Textnachrichten kann Ihr Tonfall missverstanden werden, insbesondere wenn Sie mit Personen kommunizieren, die einen anderen Dialekt sprechen oder aus einer anderen Kultur stammen. Verzichten Sie also auf Slack – lassen Sie ablenkende Chat-Apps hinter sich und schaffen Sie Kommunikationsmöglichkeiten über Text, Audio, Video und mehr.
Mit ClickUp Clips können Sie beispielsweise Bildschirmaufnahmen sofort freigeben und sprachbasiertes Feedback geben. Anstatt einen Videoanruf zu tätigen (für den alle Beteiligten verfügbar sein müssen), können Sie ein Video (mit oder ohne Kommentar) erstellen, das der Empfänger später ansehen kann.
Mit Clips können Sie außerdem:
- Transkribieren Sie Aufzeichnungen und kopieren Sie relevante Ausschnitte aus der Unterhaltung für asynchrone Nachrichten.
- Fügen Sie Kommentare innerhalb des Videos hinzu und starten Sie Unterhaltungen über eine Zeitleiste hinweg.
- Verwandeln Sie Clip-Beschreibungen in eine echte Liste, was zu erledigen ist
- Durchsuchen Sie Transkripte nach einem bestimmten Gesprächsthema.
🎥 Erfahren Sie hier, wie Sie ClickUp Brain, die native KI von ClickUp, zum Transkribieren von Sprach- und Video-Nachrichten für asynchrones Arbeiten nutzen können:
5. Erwartungen managen und übermäßig kommunizieren
Bringen Sie das Team zusammen, um Leitlinien und Erwartungen für alle festzulegen. Dazu können Entscheidungen zu folgenden Punkten gehören:
- Wie schnell muss man auf eine Nachricht antworten?
- In welcher Zeitzone werden die Fristen eingestellt?
- Wann können wir Echtzeit-Unterhaltungen anfordern?
- Wo und wie sollte Feedback gegeben werden?
Erstellen Sie in ClickUp Docs eine Charta für asynchrones Arbeiten für Ihr Team/Ihre Organisation. Freigeben Sie diese für alle Beteiligten. Bitten Sie sie um Kommentare/Feedback. Entwickeln Sie sich im Laufe der Zeit weiter!
In einer asynchronen Arbeitskultur ist übermäßige Kommunikation kein Fehler, sondern ein Feature. Da Sie sich nicht auf Echtzeit-Unterhaltungen verlassen können, um Lücken zu füllen, hilft es, von vornherein besonders klar und detailliert zu sein, um Missverständnisse, Verzögerungen und Nacharbeiten zu vermeiden.
So kommunizieren Sie in einer asynchronen Arbeitskultur effektiv, ohne Ihr Team zu überfordern.
- Geben Sie den Kontext an, nicht nur die Aufgabe: Anstelle von „Aktualisierung der Tabelle“ sagen Sie: „Aktualisierung der Umsatz-Tabelle für das zweite Quartal mit neuen Pipeline-Nummern aus dem Vertrieb. Die Nummern spiegeln die bis zum 5. Mai geschlossenen Geschäfte wider. Eine Aufschlüsselung nach Regionen finden Sie auf Registerkarte 3. “
- Standardmäßig schriftliche Kommunikation und verlinkbare Updates: Verwenden Sie Tools wie ClickUp Docs oder Aufgaben mit Kommentaren, um Entscheidungen, Begründungen und nächste Schritte zu dokumentieren. Auf diese Weise können andere dort weitermachen, wo Sie aufgehört haben – ohne ein Meeting
- Fassen Sie lange Threads zusammen: Wenn Sie eine lange Unterhaltung oder Zusammenarbeit hatten, fassen Sie diese mit einem TL;DR zusammen: „Zur Zusammenfassung: Wir haben uns auf Änderungen an der Zeitleiste geeinigt (jetzt 1. Juni), als nächstes muss Alex den Brief aktualisieren. Die gesamte Unterhaltung finden Sie oben. ”
💡 Profi-Tipp: Nutzen Sie die KI-Features von ClickUp Brain, um lange Dokumente oder Threads mit einfachen Eingaben in Sekundenschnelle zusammenzufassen.
6. Produktivität verfolgen
Auch wenn Teams es vielleicht nicht mögen, wenn ihre Arbeit und ihre Arbeitszeiten überwacht werden, hilft dies dem Unternehmen doch dabei, die Produktivität zu verfolgen. Ermutigen Sie Ihre Teammitglieder dazu, Folgendes zu tun:
- Verwenden Sie das Feature für die Zeiterfassung von ClickUp, um die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter zu erfassen.
- Legen Sie die Verfügbarkeit klar fest, damit der Projektmanager die Aufgaben entsprechend zuweisen kann.
- Erstellen Sie nahezu genaue Zeitschätzungen für die ihnen zugewiesenen Aufgaben.
Verfolgen Sie außerdem, wie viel Zeit für Meetings, E-Mails, Chat-Nachrichten, Slack-Huddles usw. aufgewendet wird, um die Auswirkungen der Asynchronität auf die Produktivität zu messen.
7. Verhindern Sie Gruppendenken
Gruppendenken ist, einfach ausgedrückt, ein unkritischer Konsens über etwas, weil Menschen Konfrontationen vermeiden wollen. Dies kann in Remote-Teams ein größeres Problem darstellen, da es für diejenigen, die anderer Meinung sind, einfacher ist, einfach zu schweigen.
Um dies zu verhindern:
- Ermutigen Sie alle, sich zu äußern
- Tag Personen und laden Sie sie ein, Kommentare abzugeben.
- Coachen Sie den Asynchron-Arbeit-Champion (erinnern Sie sich an Schritt 1?), um stille Mitarbeiter zu motivieren, sich einzubringen.
- Schaffen Sie, wenn unbedingt notwendig, Möglichkeiten für anonyme Beiträge durch Formulare und Umfragen.
8. Integrieren Sie Arbeit und Workflows
Die meisten Teams verwenden mehrere Tools, um ihre Arbeit zu erledigen. Die effektive Integration Ihrer asynchronen Kommunikations-Tools erleichtert die Arbeit.
Sie können beispielsweise Zoom in ClickUp integrieren, um Anrufe direkt von Ihrer Projektmanagement-Plattform aus zu starten. Mit der Slack-Integration können Sie bestimmte Personen über eine Änderung des Status der Aufgabe benachrichtigen. Software-Teams integrieren Tools wie GitHub, LambdaTest usw., um ihre Workflows nahtlos zu gestalten.
Trotz des gesamten Aufwands sind Herausforderungen unvermeidlich. Sehen wir uns an, mit welchen Herausforderungen Sie konfrontiert sein könnten und wie Sie diese bewältigen können.
Asynchrones Arbeiten: Herausforderungen und Limite
Wir haben festgestellt, dass asynchrone Zusammenarbeit mehrere Vorteile bietet und von modernen Teams sehr geschätzt wird. Allerdings ist Asynchronität an sich nicht in allen Fällen der beste Ansatz. Hier erfahren Sie, warum das so ist und wie Sie solche Limite überwinden können.
Zoom-Müdigkeit und Überflutung mit Benachrichtigungen
Wenn Mitarbeiter nicht in derselben physischen Umgebung arbeiten, kann dies dazu führen, dass sie sich zu oft gegenseitig anschreiben oder zu viele Meetings verlangen. Dies kann den eigentlichen Zweck der Asynchronität zunichte machen.
🔷 Lösung
Schaffen Sie eine Kultur der Dokumentation in Ihrem Unternehmen. Ermutigen Sie Ihre Teams, wichtige Ideen, Denkprozesse, Meinungen und vieles mehr festzuhalten, damit alle Mitarbeiter bei Bedarf darauf zugreifen können. Nutzen Sie dies, um einen asynchronen Workflow zu schaffen, der langfristig allen das Leben erleichtert.
📮ClickUp Insight: Laut unserer Umfrage zur Effektivität von Meetings nehmen fast 40 % der Befragten an 4 bis 8+ Meetings pro Woche teil, wobei jedes Meeting bis zu einer Stunde dauert. Dies bedeutet, dass in Ihrem Unternehmen insgesamt unglaublich viel Zeit für Meetings aufgewendet wird.
Was wäre, wenn Sie diese Zeit zurückgewinnen könnten? Der integrierte KI-Notizblock von ClickUp kann Ihnen helfen, Ihre Produktivität durch sofortige Meeting-Zusammenfassungen um bis zu 30 % zu steigern, während ClickUp Brain bei der Automatisierung der Aufgabenerstellung und der Optimierung von Workflows hilft und so stundenlange Meetings in umsetzbare Erkenntnisse verwandelt.
Kommunikation über mehrere Zeitzonen hinweg
Haben Sie schon einmal ein „Hallo” verschickt und bis der Empfänger geantwortet hat, hatten Sie schon vergessen, was Sie eigentlich wollten? Das kann häufiger vorkommen, wenn Teams über verschiedene Zeitzonen hinweg arbeiten.
🔷 Lösung
- Identifizieren Sie gemeinsame Arbeitszeiten, um wichtige Videoanrufe, Echtzeitkommunikation und Aufgaben der Projektübergabe zu planen.
- Legen Sie klare Erwartungen fest, wann und wie Mitglieder des Teams auf die Nachrichten der anderen reagieren sollen.
- Legen Sie Vorlagen und Rahmenbedingungen für Unterhaltungen fest – ermutigen Sie beispielsweise alle, den Kontext zu erläutern und eine Frage vollständig zu stellen, anstatt nur „Hallo” zu sagen.
Teamengagement
Die Isolation durch die Arbeit im Homeoffice und der fehlende persönliche Kontakt zu Kollegen können sich negativ auf die Motivation auswirken. Körpersprache und persönliche Energie spielen eine wichtige Rolle dabei, die Arbeitsmoral hoch zu halten. Mitglieder der Teams können ihr Zielbewusstsein und ihre Ausrichtung auf die Unternehmensziele verlieren.
🔷 Lösung
Beziehen Sie das Engagement des Teams in die Schlüsselverantwortungsbereiche (KRAs) der Führungskräfte ein. Bauen Sie gelegentlich Teambildungs- und Freizeitaktivitäten ein. (Sie können Ihre Teammitglieder sogar bitten, ihre Katzenfotos freizugeben – das funktioniert immer!)
Dringlichkeit vs. Flexibilität
Remote-Arbeit bedeutet, dass Teammitglieder die Dringlichkeit oder Auswirkungen bestimmter Probleme möglicherweise nicht verstehen. Beispielsweise muss ein Ticket mit der Priorität „1“ sofort bearbeitet werden, für das in einem flexiblen Team möglicherweise niemand verfügbar ist.
🔷 Lösung
Planen Sie Ihren flexiblen Zeitplan so, dass Ihre Service Level Agreements (SLAs) eingehalten werden. Wenn Sie Mitglieder des Teams zu bestimmten Zeiten benötigen, legen Sie dies frühzeitig fest und planen Sie entsprechend.
Wirksamkeit von Schulungen
Auch wenn individuelles Lernen im eigenen Tempo immer beliebter wird, ist es oft nicht die effektivste Methode. Es ist nahezu unmöglich, implizites Wissen innerhalb der Arbeitsumgebung zu dokumentieren oder weiterzugeben. Die Arbeit im selben Büro hilft dabei, Verhaltensweisen zu modellieren, die asynchron schwierig sein können.
🔷 Lösung
Entwickeln Sie handlungsorientierte Lernmodule. Bringen Sie die Teams zusammen, damit sie voneinander lernen können. Gestalten Sie Unterrichtspläne interaktiv. Begnügen Sie sich nicht mit der anfänglichen Einarbeitung – schaffen Sie Möglichkeiten für regelmäßige Schulungen und Weiterbildungen der Mitglieder der Teams.
Die Bedeutung asynchroner Arbeit in der heutigen Arbeitskultur
Geschäftsführer und Personalverantwortliche können sich aus mehreren Gründen nicht mehr vor asynchronen Arbeitsstrukturen drücken.
Präferenzen von Arbeitssuchenden
🧠 Interessante Tatsache: Rund 98 % der Arbeitnehmer möchten zumindest in Teilzeit an Remote-Arbeit teilnehmen.
Mitarbeiter der Generation Z sind weitaus eher bereit, Remote-Arbeit zu leisten, und die Flexibilität spricht Frauen in der Belegschaft an.
Digitales Nomadentum
Viele moderne Wissensarbeiter bevorzugen es, unterwegs zu arbeiten. Einige der spezialisiertesten und bestbezahlten Fachkräfte sind nur unter denen zu finden, die unabhängig von Ort und Zeit arbeiten möchten. Für sie sind asynchrone Arbeiten und Tools für digitale Nomaden grundlegend für ihre Effektivität.
Alternative Urlaubsregelungen
Bislang wurde eine Vollzeitstelle von einer Person ausgeübt, der eine feste Anzahl von Tagen als bezahlter Urlaub zugeteilt wurde. Heute wünschen sich Arbeitnehmer viel mehr Flexibilität. Sie möchten Sabbaticals und längere Urlaube nehmen, um anderen Interessen nachzugehen.
Dies hat zum Jobsharing geführt, bei dem sich zwei Mitarbeiter die Verantwortung für eine einzige Vollzeitposition teilen. Diese Praxis wird zunehmend in Anwaltskanzleien angewendet, wo Berater die Aufgaben nach Dringlichkeit aufteilen und die Verantwortung für bestimmte Aufgaben übernehmen.
Dies hilft den Mitarbeitern, ihre Arbeit und ihre Zeit freizugeben und sicherzustellen, dass jemand die Aufgaben übernimmt. Diese Flexibilität bedeutet auch, dass man weniger auf einen einzelnen Mitarbeiter angewiesen ist, wodurch Engpässe aufgrund von Abhängigkeiten minimiert werden.
Wettbewerbsvorteil
Heutzutage denkt jedes Unternehmen über Remote-Arbeit und Hybridarbeit nach.
🧠 Interessante Tatsache: AirBnB hat eine „Live and Work Anywhere”-Richtlinie. Der Internet-Anbieter DuckDuckGo hat Mitarbeiter in mehr als 15 Ländern. Und ClickUp hat ebenfalls Mitarbeiter und Büros in mehreren Ländern, darunter den Vereinigten Staaten, Kanada, Irland, Großbritannien und Australien!
Um auf dem heutigen wettbewerbsintensiven Markt die besten Talente anzuziehen, müssen Sie ein asynchrones Unternehmen sein.
Talentlücke
Apropos Talentlücken: Ein Unternehmen, das mit asynchroner Arbeit vertraut ist, kann Mitarbeiter aus aller Welt einstellen. Dies kann kostengünstig sein und langfristig erhebliche Vorteile mit sich bringen.
Wenn das für Sie attraktiv (oder unvermeidlich) klingt, erfahren Sie hier, wie Sie asynchrone Arbeitspraktiken in Ihrem Unternehmen implementieren können.
Die Zukunft der Arbeitswelt: Wie verändert asynchrones Arbeiten die Form des Arbeitsmarkts?
Natürlich erfordert asynchrone Arbeit eine enorme Veränderung in der Kultur und der emotionalen Struktur des gesamten Unternehmens.
Mitarbeiter müssen selbstständig arbeiten können, und Führungskräfte müssen Mitarbeitern, die sie nicht regelmäßig oder noch nie gesehen haben, mehr Vertrauen entgegenbringen.
Der wachsende Fachkräftemangel, insbesondere im Bereich der Wissensarbeit, hat Manager dazu gezwungen, asynchrone Arbeit zu akzeptieren und zu fördern.
🧠 Interessante Tatsache: 55 % der Arbeitgeber legen Wert darauf, die besten Talente einzustellen, auch wenn dies bedeutet, Mitarbeiter aus anderen Ländern zu rekrutieren. Gleichzeitig geben 60 % der Arbeitgeber zu, dass sie seit der Umstellung auf ein System der Verteilung qualitativ hochwertigere Bewerber erhalten.
Asynchrone Arbeit mit ClickUp meistern
Unabhängig davon, ob Sie synchron oder asynchron arbeiten, ist Produktivität oft ein Mythos, ähnlich wie Einhörner oder Cheshire-Katzen. In traditionellen Arbeitsumgebungen war Produktivität früher an Sichtbarkeit gemessen, also daran, online zu sein, im Büro zu sitzen, sich in Meetings zu Wort zu melden usw.
In der asynchronen Welt tritt die Sichtbarkeit in den Hintergrund. Um funktionsfähig zu sein, benötigen asynchrone Teams eine radikal neue Methode, um ihre Arbeit, Kommunikation und Leistung zu verwalten.
Die Projektmanagement-Software von ClickUp wurde genau dafür entwickelt. Mit Whiteboards, Mindmaps, Echtzeit-Chats, Aufgabenmanagement, Dokumenten, Dashboards und vielem mehr wird ClickUp die Arbeit Ihres Teams verändern – unabhängig davon, wo sich Ihre Mitarbeiter befinden.
Überzeugen Sie sich selbst. Probieren Sie ClickUp noch heute aus!