Die Produktivität der Mitarbeiter ist in jedem Unternehmen ein Fabelwesen – woher wissen wir, ob jemand tatsächlich produktiv ist? Deshalb haben wir Kontrollmechanismen geschaffen, wie zum Beispiel regelmäßige Meetings, Anwesenheit am Arbeitsplatz, festgelegte Mittagspausen und die 9-bis-5-Routine.
Die Zeiten haben sich jedoch geändert. Synchrone Arbeit im Büro ist nicht mehr die einzige Arbeitsform. Arbeitnehmer wünschen sich heute mehr Flexibilität – nicht nur bei den Arbeitszeiten, sondern auch bei der Art und Weise, wie sie arbeiten.
Wie können Sie als Führungskraft, Manager oder Personalverantwortlicher asynchrone Strategien für die Arbeit umsetzen, um Ihre Mitarbeiter zu unterstützen? Finden wir es gemeinsam heraus.
Was ist asynchrone Arbeit?
Asynchrones Arbeiten bezeichnet eine Arbeitsweise, bei der Mitarbeiter Aufgaben abschließen und mit Kollegen nach ihrem eigenen Zeitplan kommunizieren, ohne dem Druck einer Interaktion oder Zusammenarbeit in Echtzeit ausgesetzt zu sein. Es handelt sich um eine flexible Arbeitsform, die den Mitarbeitern mehr Kontrolle über ihren Arbeitstag ermöglicht.
Im Wesentlichen stimmen die Arbeitszeiten der einzelnen Mitglieder des Teams nicht immer mit denen der anderen überein, weshalb diese Arbeitsweise als asynchron bezeichnet wird.
Asynchrones Arbeiten vs. Remote-Arbeit: Wie sieht ein asynchroner Arbeitsplatz aus?
Asynchrones Arbeiten bedeutet nicht zwangsläufig, dass jeder in Ihrem Team bei der Remote-Arbeit im Homeoffice arbeitet oder sich an verschiedenen Orten auf der Welt befindet. Es bedeutet lediglich, dass jeder die Freiheit hat, selbst zu entscheiden, wie, wo und wann er arbeitet.
Asynchrone Arbeit zeichnet sich durch Folgendes aus:
- Die Mitarbeiter haben die Flexibilität, im Homeoffice zu arbeiten und ihre Arbeitszeiten selbst zu gestalten
- Sie gestalten ihren Arbeitsplan so, dass er zu ihrem Leben, ihren Gewohnheiten und ihren Zyklen der Produktivität passt
- Teams kommunizieren über Tools für die Remote-Arbeit, gemeinsam bearbeitete Dokumente, E-Mails und Systeme des Projektmanagements (anstelle von Echtzeit-Einzelgesprächen).
- Sie legen die Regeln, Grenzen und Richtlinien fest, nach denen ihre asynchrone Arbeit gestaltet wird
- Jede Zusammenarbeit in Echtzeit wird im Voraus geplant und auf maximale Produktivität optimiert.
Kurz gesagt: Asynchrone Arbeit entkoppelt Produktivität von Sichtbarkeit und Verfügbarkeit. Wie Tyler Gillespie, Gründer und asynchroner Mitarbeiter, in seinem Blogbeitrag über asynchrone Kommunikation betont,
[Asynchrones Arbeiten ist] ein Beweis dafür, dass Mitarbeiter und Mitglieder des Teams erwachsene Menschen sind, die nicht ständig überwacht oder geleitet werden müssen.
[Asynchrone Arbeit ist] ein Beweis dafür, dass Mitarbeiter und Mitglieder des Teams erwachsene Menschen sind, die nicht ständig überwacht oder gesteuert werden müssen.
Das Fazit? Sie müssen nicht in Ihrem Büro sitzen, um den Anschein zu erwecken, dass Sie arbeiten!
📮 ClickUp Insight: 48 % der Mitarbeiter geben an, dass hybrides Arbeiten am besten für die Work-Life-Balance geeignet ist. Da jedoch 50 % nach wie vor überwiegend im Büro arbeiten, kann es eine Herausforderung sein, die Abstimmung zwischen den verschiedenen Standorten aufrechtzuerhalten. ClickUp ist jedoch für alle Arten von Teams konzipiert: Remote-Teams, hybride Teams, asynchrone Teams und alles dazwischen.
Mit ClickUp Chat und zugewiesenen Kommentaren können Teams schnell Neuigkeiten austauschen, Feedback geben und Diskussionen in konkrete Maßnahmen umsetzen – ganz ohne endlose Meetings. Arbeiten Sie in Echtzeit über ClickUp Docs und ClickUp Whiteboards zusammen, weisen Sie Aufgaben direkt aus Kommentaren heraus zu und sorgen Sie dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind, egal von wo aus sie arbeiten!
💫 Echte Ergebnisse: STANLEY Security verzeichnete dank der nahtlosen tools für die Zusammenarbeit von ClickUp einen Anstieg der Zufriedenheit mit der Teamarbeit um 80 %.
Asynchrone Arbeit verstehen
Asynchrones Arbeiten entkoppelt Produktivität von ständiger Kommunikation. Asynchrone Kommunikation hilft dabei, Aufgaben so störungsfrei wie möglich zu erledigen, ohne dass eine sofortige Antwort oder Reaktion erforderlich ist. Bei dieser Arbeitsweise lernen Kollegen, die Eigenverantwortung des anderen zu respektieren und den Wert der Flexibilität am Arbeitsplatz zu schätzen.
Wie unterscheidet sich das nun von der traditionellen Arbeit (die wir als synchrone Arbeit bezeichnen)? Finden wir es heraus.
Synchrones vs. asynchrones Arbeiten: Was sind die Unterschiede?
Asynchrones und synchrones Arbeiten sind zwei Arbeitsmodelle, die sich in erster Linie hinsichtlich der Verfügbarkeit der Mitglieder des Teams zu einem bestimmten Zeitpunkt unterscheiden. Synchrones Arbeiten findet typischerweise von 9 bis 17 Uhr statt, wenn alle im Büro oder online erreichbar sind.
Asynchrones Arbeiten liegt vor, wenn Teams gemeinsam ihre Ziele und Akzeptanzkriterien festlegen und anschließend ihren Teil der Arbeit in ihrer eigenen Zeit und an ihrem eigenen Ort zu erledigen haben. Diese unterschiedliche Arbeitsweise äußert sich auf verschiedene Weise.
| Attribut | Asynchrone Arbeit | Synchrones Arbeiten |
|---|---|---|
| Arbeitsmodell | Mitarbeiter arbeiten sowohl an ihrem Speicherort als auch zeitunabhängig | Selbst verteilte Teams arbeiten in Echtzeit zusammen und kooperieren |
| Kommunikation | Mithilfe von Projektmanagement-Tools, E-Mails, Messaging-Diensten usw. | Persönlich oder per Live-Video-/Audioanruf |
| Management | Hoher Grad an Eigenverantwortung | Führungskräfte spielen dabei eine wichtige Rolle |
| Reaktionszeit | Gemeinsam vom Team beschlossen | Sofortige Antwort erwartet |
| Vertrauen | Hohes Maß an Vertrauen und Eigenverantwortung | Geringes Vertrauen (mit Überwachung) |
Inwiefern ist asynchrone Arbeit besser?
Stellen Sie sich eine Situation im Büro vor: Sie stempeln ein, die Begrüßungsfloskeln sind vorbei, und ein Kollege bittet Sie, einen Inhalt – einen Blogbeitrag für die Website – zu verfassen. Sie machen sich an die Arbeit.
Klopf, klopf – Sie werden von einem Kollegen unterbrochen, der an Ihrem Schreibtisch vorbeikommt und den monatlichen Google-Analytics-Bericht besprechen möchte. Sie werfen einen Blick auf die Zahlen und rechnen im Kopf nach, als es plötzlich „Ping!“ macht – Ihr Vorgesetzter möchte, dass Sie kurz mit ihm telefonieren.
Sie ordnen einige Aufgaben neu nach Prioritäten und besprechen ein paar personelle Probleme in Ihrem Team. Ehe man sich versieht, ist es schon Mittagspause.
Zusammenfassung: Während Sie beschäftigt waren, ist Ihre ursprüngliche Liste der Arbeiten unberührt geblieben.
Zwar kann dies auch bei asynchroner Arbeit vorkommen, doch bieten die Systeme bestimmte Strategien und Methoden, um dies zu verhindern.
- Benachrichtigungen deaktivieren: Sie können Slack-Benachrichtigungen deaktivieren, um sich auf Ihre Aufgaben zu konzentrieren. (Dass ein Kollege im Büro vorbeikommt, können Sie allerdings nicht verhindern!)
- Bessere Tagesplanung: Nehmen Sie sich Zeit, um Nachrichten oder E-Mails zu checken, damit Sie bei konzentrierter Arbeit nicht abgelenkt werden. (Wie gehen Sie mit Störfaktoren um?)
- Realistische Erwartungen: Asynchrone Teams erwarten keine sofortigen Antworten, was es einfacher macht, Dinge bei Bedarf abzulehnen. (Es ist viel schwieriger, jemandem „Nein“ zu sagen, der Sie persönlich um ein „kurzes Chatten“ bittet.)
- Speziell entwickelte Systeme: Asynchrone Teams verfügen zudem über Dokumentations-, Projektmanagement- und andere tools, um sicherzustellen, dass Informationen offen und für jeden zugänglich sind, der sie benötigt. (Sie müssen nicht derjenige sein, der alle Fragen beantwortet.)
- Kalenderverwaltung: Sie können „Kommunikationszeiten“ ähnlich wie die Sprechstunden eines Professors festlegen, um anderen zu signalisieren, wann Sie für Anrufe zur Verfügung stehen. (Im Büro könnte dies jedoch kostspielig sein)
Asynchrones Arbeiten ist wie ein Klaps auf die Schulter, der so lange in der Schwebe bleibt, bis Sie oder Ihr Kollege sich einloggen oder gemeinsam Dokumente über verschiedene Zeitzonen hinweg verfassen.
📮ClickUp Insight: Der Kontextwechsel zehrt unbemerkt an der Produktivität Ihres Teams. Unsere Untersuchungen zeigen, dass 42 % der Unterbrechungen bei der Arbeit darauf zurückzuführen sind , dass man zwischen verschiedenen Plattformen hin- und herwechselt, E-Mails verwaltet und von einem Meeting zum nächsten eilt.
Was wäre, wenn Sie diese kostspieligen Unterbrechungen vermeiden könnten? ClickUp vereint Ihre Workflows (und den Chat) auf einer einzigen, optimierten Plattform. Starten und verwalten Sie Ihre Aufgaben über Chat, Dokumente, Whiteboards und mehr – während KI-gestützte Features dafür sorgen, dass die Verbindung zum Kontext zusammenhängend, durchsuchbar und übersichtlich bleibt!
Bedeutet das, dass jede synchrone Arbeit die Produktivität beeinträchtigt? Nein!
Nicht jede synchrone Kommunikation ist überflüssig. Es gibt zahlreiche Fälle, in denen eine Zusammenarbeit in Echtzeit notwendig ist, um alle Teams auf den gleichen Stand zu bringen.
📚 Bonus-Lektüre: Wie asynchrone Arbeit die Zusammenarbeit verändert
Wann eignet sich synchrone und wann asynchrone Arbeit?
Synchrone Arbeit eignet sich am besten, wenn Echtzeitkommunikation unerlässlich ist, beispielsweise:
- Team-Feedback: Die persönliche Anwesenheit in Echtzeit trägt dazu bei, die emotionalen und zwischenmenschlichen Aspekte des Feedbacks besser zu berücksichtigen.
- Brainstorming-Sitzungen: Durch synchrone Verfügbarkeit können die Teilnehmer in einem geschlossenen Umfeld auf den Ideen der anderen aufbauen.
- Zufällige Ideenfindung: Ein zwangloser Plausch am Wasserspender kann zu bedeutenden Durchbrüchen führen, wenn Teams synchron arbeiten
- Überzeugungsarbeit: Es ist sehr unwahrscheinlich, dass Sie einen potenziellen Kunden zum Kauf oder einen verärgerten Kunden zum Verbleib bewegen können, ohne persönlich mit ihm zu sprechen.
- Workshops: „Learning by doing“ funktioniert am besten persönlich und in Echtzeit. Dies gilt insbesondere für Aufgaben, bei denen zwei oder mehr Personen zusammenarbeiten müssen.
Asynchrones Arbeiten eignet sich besonders gut, wenn Teams den Freiraum benötigen, um konzentriert zu arbeiten, beispielsweise:
- Stand-up-Berichte verfassen: Einfache, regelmäßige Updates über erledigte Aufgaben, Projekte in Bearbeitung und Hindernisse können asynchron versendet werden. Mit einem KI-Projektmanagement-Assistenten wie ClickUp Brain können Sie dies sogar täglich, wöchentlich oder in einer benutzerdefinierten Häufigkeit automatisieren.
- Gemeinsame Erstellung von Inhalten: Sobald Sie sich auf ein Thema geeinigt haben, können Sie einen Beitrag asynchron verfassen. Mehrere Personen können ihre Arbeiten in ein gemeinsames Dokument einbringen und die Bearbeitung unabhängig voneinander oder sogar gemeinsam vornehmen, ohne dass ein Echtzeit-Meeting erforderlich ist. Wie? Mit sofortiger und Live-Zusammenarbeit sowie asynchronen Besprechungen in einem Dokumentenmanager wie ClickUp Docs!
- Projektmanagement: Ein Projektmanager kann den Großteil seiner Arbeit asynchron erledigen. So kann er beispielsweise Aufgaben zuweisen, Workflows erstellen, Audio- oder Text-Feedback senden usw., ohne in Echtzeit mit den Teammitgliedern zusammenzuarbeiten.
- Einarbeitung neuer Mitarbeiter: Es gehört der Vergangenheit an, einen neuen Mitarbeiter bei jedem Schritt an die Hand zu nehmen. Heute können Sie ein klares und umfassendes Einarbeitungsdokument erstellen, das der neue Mitarbeiter selbstständig durcharbeiten kann!
💡 Profi-Tipp: Benötigen Sie Hilfe beim Übergang zum asynchronen Onboarding? Laden Sie die ClickUp-Vorlage für das Mitarbeiter-Onboarding kostenlos herunter – sie ist Ihre zentrale Anlaufstelle für die Erstellung einer Onboarding-Checkliste, die Organisation von Meetings und Aufgaben zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter in ihre Rolle sowie die Verwaltung von Schulungen.
Wenn Sie ein Modell verfolgen, das beides kombiniert, können Sie die Kommunikation an Ihrem hybriden Arbeitsplatz effektiver gestalten.
Nachdem wir nun verstanden haben, was asynchrone Arbeit ist und wie sie sich von traditionellen Modellen unterscheidet, erfahren Sie hier, wie Sie sie voll und ganz umsetzen können.
So setzen Sie asynchrone Arbeit um: Best Practices
Theoretisch ist asynchrones Arbeiten ganz einfach: Man lässt die Mitarbeiter sich selbst und ihre Arbeit so organisieren, wie es für sie am besten passt. In der Praxis kann dies jedoch zu Chaos führen.
Um asynchrone Arbeit nahtlos umzusetzen, benötigen Sie Mitarbeiter, Prozesse und Technologien, die nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch Führungskräfte, die Personalabteilung usw. unterstützen. Sehen wir uns an, wie Sie diese Best Practices nutzen können, um den Erfolg sicherzustellen.
1. Identifizieren Sie Vorreiter für asynchrones Arbeiten und sichern Sie sich die Unterstützung der Führungskräfte
Man kann nichts erledigen, wenn die Menschen nicht daran glauben und sich damit identifizieren.
Um asynchrone Arbeit zu ermöglichen, müssen Sie den Pulse Ihrer Zielgruppe kennen. Sie müssen sowohl die Unterstützung der Führungskräfte gewinnen als auch einschätzen, was die Mitarbeiter wirklich wollen.
Die Führungsebene mit ins Boot holen
Um die Führungsebene für asynchrones Arbeiten zu gewinnen, kommt es darauf an, die Verbindungen zwischen ihren Zielen (Effizienz, Produktivität, Unternehmenskultur, Ergebnisse) und den Vorteilen der asynchronen Arbeit deutlich zu machen.
Verbinden Sie asynchrone Arbeiten mit den Ergebnissen, die Führungskräften wichtig sind:
- Geschwindigkeit: Weniger Zeitverschwendung durch unnötige Meetings = schnellere Entscheidungsfindung
- Qualität: Mehr Zeit für konzentriertes Arbeiten = tiefgreifendere Überlegungen und bessere Ergebnisse
- Kosten: Weniger Meetings = weniger Zeitverlust, mehr Zeit für besonders wichtige Arbeiten
- Globale Teamzusammenarbeit: Async macht die Zusammenarbeit über Zeitzonen hinweg inklusiver und hat eine höhere Produktivität
Verwenden Sie Sätze wie: „Asynchrone Kommunikation gibt uns mehr Zeit, klar zu denken und fundierte Antworten zu geben, ohne auf freie Termine für Meetings warten zu müssen. “
💡 Profi-Tipp: Wenn Sie bereits asynchrone Tools (wie ClickUp ) nutzen, heben Sie die Erfolge hervor. Seit der Umstellung auf ClickUp berichteten Teams beispielsweise:
- Wöchentlich mehr als 3 Stunden Zeitersparnis ( 60,2 % der Benutzer )
- Einsparungen (54,7 % der Kunden)
- Höhere Effizienz (96,7 % der Kunden)
- Bessere Zusammenarbeit (87,9 % der Kunden)
Die Führungskräfte könnten einer weiteren großen Umstellung skeptisch gegenüberstehen. Schlagen Sie daher ein Pilotprojekt vor:
- „Probieren wir doch einmal ein Quartal lang asynchrone Status-Updates aus – wir müssen uns noch nicht gleich unternehmensweit darauf committen.“
- „Was wäre, wenn wir ClickUp Clips für Einzelgespräche nutzen und nur bei Bedarf auf Telefonate zurückgreifen würden?“
Dies senkt das wahrgenommene Risiko und gibt ihnen einen Vorgeschmack auf die Vorteile.
Ermitteln, was Mitarbeiter wollen
- Führen Sie Umfragen durch, um herauszufinden, ob Ihre Teams asynchrones Arbeiten wünschen; ClickUp Forms eignet sich hervorragend dafür.
- Fragen Sie nach, ob sie lediglich Gleitzeit oder auch einen flexiblen Arbeitsort benötigen
- Erfahren Sie mehr über die aktuellen Arbeitsmethoden und die Produktivität Ihrer Mitarbeiter
Identifizieren Sie anschließend die besonders engagierten Mitglieder Ihres Teams, die sich für diese Sache bei den anderen einsetzen werden. Geben Sie ihnen die Tools und Prozesse an die Hand, die sie benötigen, um das Veränderungsmanagement zu stärken.
2. Schaffen Sie Systeme
Auch Remote-Teams benötigen einen gemeinsamen Arbeitsplatz – nur dass dieser virtuell ist. Richten Sie einen umfassenden, vielseitigen virtuellen Workspace für Ihr Team ein. Die All-in-One-Arbeitsplattform von ClickUp für Remote-Arbeit bietet Ihnen Alles, was Sie für asynchrones Arbeiten benötigen:
- Projekte und Aufgaben
- Verschiedene Ansichten
- Nachverfolgung der Produktivität
- Leistungsmanagement
- Dokumentation
- Automatisierungen
📮ClickUp Insight: Leistungsschwache Teams nutzen mit viermal höherer Wahrscheinlichkeit mehr als 15 tools, während leistungsstarke Teams ihre Effizienz aufrechterhalten, indem sie ihre Toolauswahl auf neun oder weniger Plattformen beschränken. Aber wie wäre es, wenn man nur eine Plattform nutzen würde?
Als All-in-One-App für die Arbeit vereint ClickUp Ihre Aufgaben, Projekte, Dokumente, Wikis, Chats und Anrufe auf einer einzigen Plattform – komplett mit KI-gestützten Workflows. Sind Sie bereit, smarter zu arbeiten? ClickUp eignet sich für jedes Team, macht Arbeitsabläufe sichtbar und ermöglicht es Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, während die KI den Rest übernimmt.
3. Die Kommunikation stärken
Stellen Sie sicher, dass jedes von Ihnen eingerichtete System asynchrone Kommunikation, den Austausch von Ideen und die Zusammenarbeit bei Aufgaben ermöglicht.
ClickUp bietet zudem eine Reihe von Features für die asynchrone Kommunikation. ClickUp-Aufgaben ermöglichen verschachtelte Kommentare, über die Teams Ideen im Kontext erörtern und diskutieren können. ClickUp-Whiteboards und Mindmaps gestalten die virtuelle Zusammenarbeit visuell und effektiv, indem sie Teams eine gemeinsame Arbeitsfläche bieten, auf der sie Ideen sammeln, diese über ClickUp Docs mit vorhandenem Wissen verknüpfen und sogar umsetzbare Aufgaben für die weitere Bearbeitung erstellen können.
ClickUp Chat wurde speziell für asynchrones Arbeiten entwickelt und ist darauf ausgelegt, dass Unterhaltungen zielgerichtet und umsetzbar bleiben – und zwar genau dort, wo die Arbeit stattfindet.
Anstatt zwischen Messaging-Apps und Aufgaben-Tools hin- und herzuwechseln, können Teams Projekte direkt in ClickUp besprechen – auf derselben Seite wie ihre Aufgaben, Dokumente und Zeitleisten. Sie können Teamkollegen taggen, auf bestimmte Aufgaben oder Dokumente verweisen und Nachrichten sogar mit einem einzigen Klick in Aktionspunkte umwandeln.
Threads sorgen für Übersichtlichkeit, während Benachrichtigungen sicherstellen, dass nichts übersehen wird – selbst wenn zwischen euch mehrere Stunden Zeitunterschied liegen. Echtzeit, wenn ihr sie braucht, asynchron, wenn ihr sie nicht braucht.
4. Gehen Sie über Textnachrichten hinaus, um die Kommunikation in Slack zu optimieren
Beim Chatten, insbesondere zwischen Menschen, die einen anderen Dialekt sprechen oder aus einer anderen Kultur stammen, kann Ihr Tonfall missverstanden werden. Machen Sie also Schluss mit Slack – verzichten Sie auf ablenkende Chat-Apps und schaffen Sie Kommunikationsmöglichkeiten über Text, Audio, Video und mehr.
Mit ClickUp Clips können Sie beispielsweise Bildschirmaufnahmen sofort freigeben und sprachbasiertes Feedback geben. Anstatt einen Videoanruf zu tätigen (was eine gemeinsame Verfügbarkeit erfordert), können Sie ein Video (mit oder ohne Begleitkommentar) erstellen, das der Empfänger später ansehen kann.
Mit Clips können Sie außerdem:
- Transkribieren Sie Aufzeichnungen und kopieren Sie relevante Ausschnitte aus der Unterhaltung für den asynchronen Austausch
- Fügen Sie Kommentare direkt im Video hinzu und starten Sie Unterhaltungen entlang einer Zeitleiste
- Verwandeln Sie Clip-Beschreibungen in eine echte Liste zum Zu erledigen
- Durchsuchen Sie die Transkripte nach einem bestimmten Thema
🎥 Erfahren Sie hier, wie Sie mit ClickUp Brain, der integrierten KI von ClickUp, Sprach- und Video-Nachrichten für die asynchrone Arbeit transkribieren können:
5. Erwartungen steuern und besonders intensiv kommunizieren
Bringen Sie das Team zusammen, um Rahmenbedingungen und gegenseitige Erwartungen festzulegen. Dazu könnten unter anderem Entscheidungen zu folgenden Punkten gehören:
- Wie schnell muss man auf eine Nachricht antworten?
- In welcher Zeitzone gelten die Fristen?
- Wann können wir Echtzeit-Unterhaltungen anfragen?
- Wo und wie sollte Feedback gegeben werden?
Erstellen Sie in ClickUp Dokumente eine Charta für asynchrones Arbeiten für Ihr Team bzw. Ihre Organisation. Freigeben Sie diese an alle Beteiligten. Laden Sie diese ein, Kommentare abzugeben oder Feedback zu geben. Passen Sie die Charta im Laufe der Zeit an!
In einer asynchronen Arbeitskultur ist übermäßige Kommunikation kein Fehler – sondern ein Feature. Da Sie sich nicht auf Echtzeit-Unterhaltungen verlassen können, um Lücken zu schließen, hilft es, von vornherein besonders klar und detailliert zu sein, um Missverständnisse, Verzögerungen und Nacharbeiten zu vermeiden.
So kommunizieren Sie in einer asynchronen Arbeitskultur effektiv und übermäßig – ohne Ihr Team zu überfordern
- Geben Sie den Kontext an, nicht nur die Aufgabe: Anstelle von „Die Tabelle aktualisiert“ sagen Sie: „Die Tabelle mit den Umsätzen für das 2. Quartal wurde mit den neuen Pipeline-Zahlen aus dem Vertrieb aktualisiert. Die Zahlen spiegeln die bis zum 5. Mai geschlossenen Geschäfte wider. Eine Aufschlüsselung nach Regionen finden Sie auf Registerkarte 3.“
- Setzen Sie standardmäßig auf schriftliche Kommunikation und verlinkbare Updates: Nutzen Sie Tools wie ClickUp Docs oder Aufgaben mit Kommentaren, um Entscheidungen, Begründungen und nächste Schritte zu dokumentieren. So können andere dort weitermachen, wo Sie aufgehört haben – ganz ohne Meeting
- Fassen Sie lange Threads zusammen: Wenn Sie eine lange Unterhaltung oder Zusammenarbeit hatten, schließen Sie diese mit einem TL;DR ab: „Zur Zusammenfassung: Wir haben uns auf Änderungen an der Zeitleiste geeinigt (jetzt 1. Juni), als nächsten Schritt muss Alex das Briefing aktualisieren. Die gesamte Unterhaltung finden Sie oben.“
💡 Profi-Tipp: Nutzen Sie die KI-Features von ClickUp Brain, um lange Dokumente oder Threads mithilfe einfacher Eingabeaufforderungen in Sekundenschnelle zusammenzufassen.
6. Produktivität nachverfolgen
Auch wenn es Teams vielleicht nicht gefällt, wenn ihre Tätigkeiten, Arbeitszeiten usw. überwacht werden, hilft dies dem Unternehmen doch dabei, die Produktivität zu verfolgen. Ermutigen Sie die Teammitglieder dazu:
- Nutzen Sie das Feature für die Zeiterfassung von ClickUp, um die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter zu erfassen.
- Legen Sie Ihre Verfügbarkeit klar fest, damit der Projektmanager die Aufgaben entsprechend zuweisen kann
- Erstellen Sie nahezu genaue Zeitschätzungen für die ihnen zugewiesenen Aufgaben
Erfassen Sie außerdem, wie viel Zeit für Meetings, E-Mails, Chat-Nachrichten, Slack-Huddles usw. aufgewendet wird, um die Auswirkungen der asynchronen Arbeitsweise auf die Produktivität zu messen.
7. Gruppendenken vermeiden
Gruppendenken ist, einfach ausgedrückt, ein unkritischer Konsens über etwas, weil die Beteiligten Konfrontationen vermeiden wollen. In Remote-Teams kann dies ein größeres Problem darstellen, da es für diejenigen, die anderer Meinung sind, einfacher ist, einfach zu schweigen.
Um dies zu verhindern:
- Ermutigen Sie alle, ihre Meinung zu äußern
- Tag Personen und laden Sie sie ein, Kommentare abzugeben
- Coachen Sie den „Champion für asynchrones Arbeiten“ (erinnern Sie sich an Schritt 1?), damit er zurückhaltende Kollegen dazu anregt, sich einzubringen
- Schaffen Sie, wenn es unbedingt notwendig ist, Möglichkeiten für anonyme Rückmeldungen mithilfe von Formularen und Umfragen.
8. Arbeit und Workflows integrieren
Die meisten Teams nutzen mehrere Tools, um ihre Arbeit zu erledigen. Eine effektive Integration Ihrer tools für die asynchrone Kommunikation erleichtert die Arbeit.
Sie können beispielsweise Zoom in ClickUp integrieren, um Anrufe direkt von Ihrer Projektmanagement-Plattform aus zu starten. Mit der Slack-Integration können Sie bestimmte Personen über einen Status-Wechsel bei einer Aufgabe benachrichtigen. Software-Teams integrieren Tools wie GitHub, LambdaTest usw., um ihre Workflows nahtlos zu gestalten.
Trotz des gesamten Aufwands sind Herausforderungen unvermeidlich. Schauen wir uns an, welche Herausforderungen auf Sie zukommen könnten und wie Sie diese bewältigen können.
Asynchrone Arbeit: Herausforderungen und Grenzen
Wir haben festgestellt, dass die asynchrone Zusammenarbeit zahlreiche Vorteile bietet und von modernen Teams sehr geschätzt wird. Allerdings ist die asynchrone Zusammenarbeit an sich nicht in allen Fällen der beste Ansatz. Hier erfahren Sie, warum das so ist und wie Sie solche Limite überwinden können.
Zoom-Müdigkeit und Flut an Benachrichtigungen
Wenn die Mitarbeiter nicht am selben Ort arbeiten, kann dies dazu führen, dass sie sich zu oft gegenseitig anschreiben oder zu viele Meetings einberufen. Dies kann den eigentlichen Zweck der asynchronen Arbeitsweise zunichte machen.
🔷 Lösung
Schaffen Sie eine Kultur der Dokumentation in Ihrem Unternehmen. Ermutigen Sie Ihre Teams, wichtige Ideen, Denkprozesse, Meinungen und mehr festzuhalten, damit alle Mitarbeiter bei Bedarf darauf zugreifen können. Nutzen Sie dies, um einen asynchronen Workflow zu schaffen, der langfristig allen das Leben erleichtert.
📮ClickUp Insight: Laut unserer Umfrage zur Effektivität von Meetings nehmen fast 40 % der Befragten an 4 bis 8 oder mehr Meetings pro Woche teil, wobei jedes Meeting bis zu einer Stunde dauert. Dies entspricht einer enormen Gesamtzeit, die in Ihrem gesamten Unternehmen für Meetings aufgewendet wird.
Was wäre, wenn Sie diese Zeit zurückgewinnen könnten? Der in ClickUp integrierte KI-Notetaker kann Ihnen helfen, Ihre Produktivität durch sofortige Meeting-Zusammenfassungen um bis zu 30 % zu steigern – während ClickUp Brain bei der automatisierten Erstellung von Aufgaben und der Optimierung von Workflows hilft – und so stundenlange Meetings in umsetzbare Erkenntnisse verwandelt.
Kommunikation über mehrere Zeitzonen hinweg
Haben Sie schon einmal ein „Hallo“ geschickt und dann, bis der Empfänger geantwortet hat, vergessen, was Sie eigentlich wollten? Das kann häufiger vorkommen, wenn Teams über verschiedene Zeitzonen hinweg zusammenarbeiten.
🔷 Lösung
- Legen Sie gemeinsame Arbeitszeiten fest, um wichtige Videokonferenzen, Echtzeitkommunikation und Aufgaben zur Projektübergabe zu planen.
- Legen Sie klare Erwartungen fest, wann und wie die Mitglieder des Teams auf die Nachrichten der anderen reagieren sollen.
- Legen Sie Vorlagen und Rahmenbedingungen für Unterhaltungen fest – ermutigen Sie beispielsweise alle, den Kontext zu erläutern und eine Frage vollständig zu stellen, anstatt nur „Hallo“ zu sagen.
Teamengagement
Die Isolation durch Remote-Arbeit und der fehlende persönliche Austausch mit Kollegen können die Motivation beeinträchtigen. Körpersprache und die Energie, die man im persönlichen Kontakt ausstrahlt, spielen eine Schlüsselrolle dabei, die Arbeitsmoral hoch zu halten. Mitglieder des Teams können ihr Zielbewusstsein verlieren und sich nicht mehr mit den Unternehmenszielen identifizieren.
🔷 Lösung
Beziehen Sie das Engagement des Teams in die Schlüsselverantwortungsbereiche (KRAs) der Führungskräfte ein. Planen Sie ab und zu Aktivitäten ein, die den Teamzusammenhalt fördern und Spaß machen. (Sie können Ihre Teammitglieder sogar bitten, ein Foto ihrer Katze freizugeben – das funktioniert immer!)
Dringlichkeit vs. Flexibilität
Bei der Arbeit im Homeoffice kann es vorkommen, dass Mitglieder des Teams die Dringlichkeit oder die Auswirkungen bestimmter Probleme nicht erkennen. So muss beispielsweise ein Ticket der „Priorität 1“ sofort bearbeitet werden, wofür in einem flexibel organisierten Team möglicherweise gerade niemand verfügbar ist.
🔷 Lösung
Planen Sie Ihren flexiblen Zeitplan so, dass Ihre Service Level Agreements (SLAs) eingehalten werden. Wenn Sie zu bestimmten Zeiten auf die Verfügbarkeit von Mitgliedern des Teams angewiesen sind, legen Sie dies frühzeitig fest und planen Sie entsprechend.
Wirksamkeit von Schulungen
Auch wenn individuelles Lernen im eigenen Tempo immer beliebter wird, ist es oft nicht die effektivste Methode. Es ist nahezu unmöglich, implizites Wissen im Arbeitsumfeld zu dokumentieren oder weiterzugeben. Die Arbeit im selben Büro hilft dabei, Verhaltensweisen zu verinnerlichen, was im asynchronen Arbeitsumfeld schwierig sein kann.
🔷 Lösung
Entwickeln Sie handlungsorientierte Lernmodule. Bringen Sie die Teams zusammen, damit sie voneinander lernen können. Gestalten Sie die Pläne interaktiv. Belassen Sie es nicht beim anfänglichen Onboarding – schaffen Sie Möglichkeiten, um Teammitglieder regelmäßig zu schulen und weiterzubilden.
Die Bedeutung asynchroner Arbeitsweisen in der heutigen Arbeitskultur
Geschäftsführer und Personalverantwortliche kommen aus mehreren Gründen nicht mehr um asynchrone Arbeitsstrukturen herum.
Präferenzen von Arbeitssuchenden
🧠 Wissenswertes: Rund 98 % der Beschäftigten möchten zumindest in Teilzeit bei der Remote-Arbeit im Homeoffice arbeiten.
Mitarbeiter der Generation Z arbeiten deutlich häufiger bei Remote-Arbeit, und diese Flexibilität spricht insbesondere Frauen in der Arbeitswelt an.
Digitales Nomadentum
Viele moderne Wissensarbeiter arbeiten lieber von unterwegs aus. Einige der spezialisiertesten und bestbezahlten Fachkompetenzen finden sich nur bei denjenigen, die orts- und zeitunabhängig arbeiten möchten. Für sie sind asynchrones Arbeiten und Tools für digitale Nomaden von entscheidender Bedeutung für ihre Effektivität.
Alternative Urlaubsregelungen
Bislang wurde eine Vollzeitstelle von einer Person besetzt, der eine feste Anzahl von Tagen als bezahlter Urlaub zugeteilt wurde. Heute wünschen sich Mitarbeiter deutlich mehr Flexibilität. Sie möchten Sabbaticals und längere Auszeiten nehmen, um anderen Interessen nachzugehen.
Dies hat zur Entstehung des Job-Sharing geführt, bei dem sich zwei Mitarbeiter die Verantwortung für eine einzige Vollzeitposition teilen. Diese Praxis setzt sich zunehmend in Anwaltskanzleien durch, wo sich die Mitarbeiter die Aufgaben je nach Dringlichkeit aufteilen und die Verantwortung für bestimmte Aufgaben übernehmen.
Dies hilft den Mitarbeitern, ihre Arbeit und ihre Zeit zu koordinieren, sodass sichergestellt ist, dass die Aufgaben von jemandem übernommen werden. Diese Flexibilität bedeutet auch eine geringere Abhängigkeit von einem einzelnen Mitarbeiter, wodurch Engpässe aufgrund von Abhängigkeiten minimiert werden.
Wettbewerbsvorteil
Jedes Unternehmen denkt heutzutage über Remote- oder Hybridarbeit nach.
🧠 Wissenswertes: Airbnb verfolgt eine „Live and Work Anywhere“-Politik. Der Internet-Anbieter DuckDuckGo beschäftigt Mitarbeiter in mehr als 15 Ländern. Und auch ClickUp verfügt über eine Belegschaft mit Remote-Arbeit und Mitarbeitern sowie Büros in mehreren Ländern, darunter die Vereinigten Staaten, Kanada, Irland, das Vereinigte Königreich und Australien!
Um auf dem heutigen wettbewerbsintensiven Markt Top-Talente anzuziehen, müssen Sie ein asynchrones Unternehmen sein.
Fachkräftemangel
Apropos Fachkräftemangel: Ein Unternehmen, das mit asynchroner Arbeit vertraut ist, kann Mitarbeiter aus aller Welt einstellen. Dies kann kosteneffizient sein und langfristig erhebliche Vorteile mit sich bringen.
Wenn das für Sie attraktiv (oder unvermeidlich) klingt, erfahren Sie hier, wie Sie asynchrone Arbeitsweisen in Ihrem Unternehmen umsetzen können.
Die Zukunft der Arbeitswelt: Wie formt asynchrones Arbeiten den Arbeitsmarkt?
Natürlich erfordert asynchrone Arbeit einen enormen Wandel in der Kultur und der emotionalen Struktur des gesamten Unternehmens.
Mitarbeiter müssen selbstständig arbeiten können, und Führungskräfte müssen den Mitarbeitern, die sie nicht regelmäßig sehen oder noch nie gesehen haben, mehr Vertrauen entgegenbringen.
Der wachsende Fachkräftemangel, insbesondere im Bereich der Wissensarbeit, hat Führungskräfte dazu gezwungen, asynchrone Arbeit zu akzeptieren und zu fördern.
🧠 Wissenswertes: 55 % der Arbeitgeber legen Wert darauf, die besten Talente einzustellen, selbst wenn dies bedeutet, Mitarbeiter zu rekrutieren, die in verschiedenen Ländern leben. Gleichzeitig geben 60 % der Arbeitgeber an, dass sie seit der Umstellung auf ein System der Verteilung von Arbeitskräften qualitativ hochwertigere Bewerber erhalten.
Meistern Sie asynchrone Arbeit mit ClickUp
Ganz gleich, ob Sie synchron oder asynchron arbeiten – Produktivität ist oft ein Mythos, so wie Einhörner oder die Grinsende Katze. In traditionellen Arbeitsumgebungen galt früher die Sichtbarkeit als Maßstab für Produktivität: online sein, am eigenen Arbeitsplatz sitzen, sich in Meetings zu Wort melden usw.
In der asynchronen Welt tritt die Sichtbarkeit in den Hintergrund. Damit asynchrone Teams funktionieren können, benötigen sie einen radikal neuen Ansatz für das Management ihrer Arbeit, ihrer Kommunikation und ihrer Leistung.
Die Projektmanagement-Software von ClickUp wurde genau dafür entwickelt. Mit Whiteboards, Mindmaps, Echtzeit-Chats, Aufgabenmanagement, Dokumenten, Dashboards und vielem mehr wird ClickUp die Arbeit Ihres Teams revolutionieren – ganz gleich, wo sich die Teammitglieder befinden.
Überzeugen Sie sich selbst. Probieren Sie ClickUp noch heute aus!