Waren Sie schon einmal in einer heiklen Situation am Arbeitsplatz, in der sich eine Unterhaltung schwierig anfühlte? Das nennen wir eine schwierige Unterhaltung - eine Unterhaltung, die knifflig, unangenehm und manchmal geradezu unangenehm ist. Dabei kann es um Leistungsbeurteilungen, Konfliktlösung, Entlassungen, Diskriminierung am Arbeitsplatz oder ethische Dilemmata gehen.
Unser erster Instinkt ist, diese schwierigen Unterhaltungen am Arbeitsplatz zu vermeiden. Doch wenn wir diese Unterhaltungen vermeiden, werden sie nicht verschwinden, sondern können die Situation sogar verschlimmern.
Diese schwierigen Unterhaltungen tragen dazu bei, die Arbeit auf Kurs zu halten, Verständnis und Teamarbeit zu fördern, Probleme zu lösen und Feedback freizugeben.
Die meisten Mitarbeiter vermeiden schwierige Unterhaltungen, weil sie nicht wissen, wie sie sie führen sollen. Deshalb haben wir einen umfassenden Leitfaden zum Führen schwieriger Unterhaltungen bei der Arbeit zusammengestellt.
Wie erkennt man den richtigen Zeitpunkt für schwierige Gespräche bei der Arbeit?
Den richtigen Zeitpunkt für schwierige Unterhaltungen zu erkennen, ist für eine effektive Kommunikation und Lösung unerlässlich. Im Folgenden finden Sie einige Tipps, die Ihnen helfen, den richtigen Zeitpunkt für solche Gespräche zu erkennen:
- Muster erkennen: Achten Sie auf wiederkehrende Probleme oder Verhaltensweisen, die sich auf Produktivität, Moral oder Teamarbeit auswirken
- Abschätzung der Auswirkungen: Beurteilen Sie den Schweregrad der Situation und die möglichen Folgen für den Einzelnen oder die Organisation als Ganzes
- Emotionen berücksichtigen: Achten Sie auf Anzeichen wie Frustration, Anspannung oder Vermeidungsverhalten. Diese können auf zugrunde liegende Probleme hinweisen, die angegangen werden müssen
- Bestimmen Sie die Bereitschaft: Stellen Sie fest, ob alle Beteiligten in der Lage sind, sich auf eine konstruktive Unterhaltung einzulassen
- Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt: Wählen Sie einen Zeitpunkt, an dem sich alle Beteiligten ohne Ablenkungen konzentrieren können und an dem die Emotionen relativ stabil sind
- Priorisieren Sie den Datenschutz: Wählen Sie eine private Einstellung, um Vertraulichkeit zu gewährleisten und eine offene Kommunikation zu fördern, ohne Angst vor Verurteilungen oder Peinlichkeiten
- Überwachen Sie die Workload: Vermeiden Sie die Diskussion sensibler Themen in Zeiträumen mit hoher Workload oder in stressigen Momenten
- Prüfen Sie die Richtlinien: Machen Sie sich mit den Unternehmensrichtlinien zur Konfliktlösung und den Kommunikationsprotokollen vertraut, um deren Einhaltung sicherzustellen
- Suchen Sie Rat: Wenn Sie nicht wissen, wann oder wie Sie eine schwierige Unterhaltung führen sollen, wenden Sie sich an Ihre Personalabteilung oder einen Vorgesetzten, um Unterstützung zu erhalten
Denken Sie an all diese Punkte, und warten Sie nicht zu lange mit der Unterhaltung. Wenn Sie eine schwierige Unterhaltung vermeiden oder zu lange damit warten, kann dies das Problem noch verschlimmern. Bereiten Sie sich daher vor und stürzen Sie sich in die Unterhaltung.
Häufige Herausforderungen bei der Unterhaltung am Arbeitsplatz
Kommunikation und zusammenarbeit am Arbeitsplatz birgt eine Reihe von Herausforderungen. Lassen Sie uns einige davon diskutieren:
Passives Zuhören
Passives Zuhören ist eine der häufigsten Herausforderungen bei Unterhaltungen am Arbeitsplatz. Es bedeutet, zu hören, was jemand sagt, ohne es zu verstehen.
Eine Unterhaltung ist unvollständig, wenn nicht alle Beteiligten versuchen, einander zu verstehen und sich in den anderen einzufühlen, was zu Missverständnissen und Reibungen führen kann.
Denken Sie deshalb an Ihre kommunikationsziel und üben Sie aktives Zuhören, indem Sie dem Sprecher Ihre volle Aufmerksamkeit schenken, bevor Sie eine schwierige Unterhaltung beginnen.
Kulturelle Unterschiede
Die heutige Belegschaft ist vielfältiger geworden, mit Mitarbeitern, Führungskräften und Kunden auf der ganzen Welt. Diese kulturelle Vielfalt kann zu Kommunikationsbarrieren, Missverständnissen und Konflikten führen, die sich aus unterschiedlichen Normen, Werten und Kommunikationsstilen ergeben.
Sie können mit diesen Unterschieden umgehen, indem Sie einen offenen Dialog fördern und kulturelle Sensibilität entwickeln. Wenn Sie Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund in Gruppen zusammenbringen, können Sie ihnen helfen, zusammenzuarbeiten und sich gegenseitig kennenzulernen.
Machtdynamik
Machtungleichgewichte zwischen Vorgesetzten, Managern und Mitarbeitern können eine offene Kommunikation und Transparenz behindern. Es kann auch dazu führen, dass man sich scheut, seine Meinung zu sagen oder abweichende Ansichten zu äußern.
Um die Machtdynamik in den Griff zu bekommen, ist es wichtig, den Mitarbeitern das Gefühl zu geben, dass sie ihre Meinungen und Bedenken äußern können. Fördern Sie die Politik der offenen Tür, regelmäßige Feedback-Sitzungen und die Transparenz der Führung.
Den richtigen Zeitpunkt verpassen
Viele Unternehmen verpassen oft den richtigen Zeitpunkt für schwierige Unterhaltungen, was zu größeren Missverständnissen führt. Das Ansprechen von Problemen und das Freigeben von Informationen zum richtigen Zeitpunkt und in der richtigen Art und Weise ist eine der wichtigsten wirksamsten Kommunikationsstrategien .
So sind Ihre Mitarbeiter immer auf dem neuesten Stand des Unternehmensgeschehens und haben die Möglichkeit, Konflikte schnell zu lösen.
Mangel an Zinsen
Wenn eine Person kein Interesse an der Diskussion, dem Ansprechen oder der Lösung von Konflikten hat, ist es unmöglich, sie voranzubringen. Es ist auch wahrscheinlicher, dass die andere Person Ihre Nachricht ignoriert.
Gründe dafür können sein, dass die Person keinen Bezug zum Thema hat, dass sie es als irrelevant empfindet oder dass sie wenig motiviert ist. Sie können den Zweck der Unterhaltung klären und workplace communication tools um dieses Desinteresse zu bekämpfen.
10 Tipps für schwierige Unterhaltungen am Arbeitsplatz
Hier sind 10 Tipps, die Ihnen helfen, schwierige Unterhaltungen bei der Arbeit erfolgreich zu führen.
1. Zögern Sie nicht
Wir haben es schon einmal gesagt, und ich wiederhole es noch einmal: Vermeiden Sie keine schwierigen Unterhaltungen. Je mehr Sie ihnen aus dem Weg gehen, desto größer ist die Gefahr, dass Sie Groll und Ängste schüren. Stellen Sie sich also der Situation, egal ob es sich um einen Konflikt oder eine schlechte Leistung handelt.
Finden Sie den richtigen Zeitpunkt für das Gespräch. Prüfen Sie die Zeitpläne, den Workload und die Bereitschaft der Beteiligten. Wählen Sie einen Zeitpunkt, von dem Sie glauben, dass die Teilnehmer ihre Emotionen im Griff haben.
Versuchen Sie, die Sitzung so bald wie möglich anzusetzen. So können Sie verhindern, dass sich die Probleme verschlimmern, und die Situation schnell verbessern.
2. Bereiten Sie sich vor
Die Worte, die Sie während einer schwierigen Unterhaltung verwenden, sind sehr wichtig. Erledigen Sie sie daher nicht spontan. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um sich vorzubereiten, bevor Sie sich in die Unterhaltung stürzen.
Überlegen Sie sich zunächst, was Sie erreichen wollen und was der Zweck der Unterhaltung ist. Schreiben Sie die Ziele auf, bereiten Sie unterstützende Dokumente oder Beweise vor und halten Sie den Konflikt schriftlich fest. Notieren Sie sich die Gesprächspunkte auf einem leicht zugänglichen Notepad, damit Sie während der Unterhaltung darauf zurückgreifen können.
notieren Sie Gesprächspunkte, erstellen Sie Checklisten und greifen Sie mit ClickUp Notepad von jedem Gerät aus auf Notizen zu
Berücksichtigen Sie auch alle möglichen Ergebnisse der Unterhaltung. Sie können die damit verbundenen Emotionen und die beste Herangehensweise erkennen. Auf diese Weise können Sie sich auf die besten und schlechtesten Ergebnisse vorbereiten und diese mit Gelassenheit handhaben, wenn sie eintreten.
3. Seien Sie konkret und konzentrieren Sie sich auf Fakten
Wenn Sie sich auf eine schwierige Unterhaltung vorbereiten, ist es am besten, präzise zu sein und sich auf Fakten zu konzentrieren. Versuchen Sie, Ihre Gefühle von der Situation zu trennen, um Annahmen und Projektionen zu vermeiden.
Dies wird Ihnen helfen, die Fakten der Situation aufzulisten. Übernehmen Sie die Verantwortung für Ihren Teil, erkennen Sie die Auswirkungen des Konflikts, entwickeln Sie Ihre Strategie und sammeln Sie Beweise.
Machen Sie den Zweck der Unterhaltung konkret und klar. Seien Sie direkt, aber höflich. Denken Sie jedoch daran, dass Sie zwar Ihre Emotionen aus der Unterhaltung heraushalten können, Ihr Gesprächspartner dies aber möglicherweise nicht tut. Deshalb sollten Sie sich im Vorfeld darauf vorbereiten, mit eventuellen emotionalen Reaktionen umzugehen.
4. Vertrauen aufbauen
Vertrauen und gegenseitiger Respekt fördern kollaborative Kommunikation und Teamarbeit. Herausfordernde Unterhaltungen sind unvermeidlich. Daher sollte die Grundlage dafür von Anfang an geschaffen werden.
Führen Sie regelmäßig Feedbackgespräche und persönliche Sitzungen mit Ihren Mitarbeitern durch, um eine offene und ehrliche Kommunikation zu fördern. Dadurch fällt es ihnen leichter, sich zur Konfliktlösung an Sie zu wenden, und sie sind offener für Feedback.
Ein weiterer wichtiger Aspekt, der bei schwierigen Gesprächen (oder überhaupt bei jeder Unterhaltung) und bei der Entwicklung von Vertrauen zu berücksichtigen ist, ist die räumliche Umgebung. Wählen Sie keinen öffentlichen Ort für die Diskussion. Sie können stattdessen Ihr Büro, einen neutralen Speicherort oder ein virtuelles Meeting nutzen.
5. Streben Sie nach Verständnis und Einfühlungsvermögen
Wenn Sie eine schwierige Unterhaltung führen, sollten Sie ehrlich, aber auch freundlich sein. Wenn Sie an der Lösung von Konflikten arbeiten, denken Sie daran, dass Konflikte in der Regel daraus resultieren, dass man sich nicht auf Augenhöhe begegnet und es zu Missverständnissen kommt.
Deshalb ist es wichtig, Verständnis aufzubringen und dem Mitglied des Teams Raum zu geben, um seine Sichtweise zu erläutern. Versichern Sie dem Teammitglied, dass Sie eine Lösung für die Situation anstreben.
Wenn Sie Ihren Mitarbeitern ein negatives Feedback geben wollen, versuchen Sie, einfühlsam und mitfühlend zu sein. Stellen Sie sich vor, wie Sie sich als Mitarbeiter fühlen, und führen Sie die Unterhaltung entsprechend.
Wenn sie emotional werden, versuchen Sie, sie zu beruhigen. Machen Sie angemessene Pausen, um ihnen Zeit zu geben, ihre Gedanken zu sammeln. Es geht darum, auf die andere Person Rücksicht zu nehmen.
6. Verwenden Sie 'Ich'-Aussagen
Die Verwendung von "Ich"-Sätzen hilft Ihnen, Ihre Sorgen und Erfahrungen freizugeben, ohne defensiv zu klingen oder andere zu beschuldigen. Nehmen Sie zum Beispiel dies:
Du hältst die Fristen nicht ein.
Ich mache mir Sorgen über die verpassten Termine und wie sie sich auf den Fortschritt unseres Teams auswirken.
Die erste Aussage konzentriert sich auf die Schuldfrage, während die zweite persönliche Gefühle zum Ausdruck bringt und die Auswirkungen erörtert. Die erste Aussage ist ein kritisches Feedback, während die zweite ein konstruktives Feedback ist.
Kommunizieren Sie daher Ihre Ansichten positiv in der Ich-Form. Auf diese Weise können Sie Ihren Standpunkt klar zum Ausdruck bringen, ohne die andere Person zu beschuldigen.
7. Aktives Zuhören
Um die Sichtweise einer anderen Person zu verstehen, ist es wichtig, ihr aktiv zuzuhören, wenn sie spricht. Dazu gehört, dass man sich voll auf das Gesagte konzentriert, die Botschaft versteht und überlegt antwortet.
Versuchen Sie zu verstehen, was der Gesprächspartner sagt, anstatt sich nur darauf zu konzentrieren, sofort zu antworten. Stellen Sie Fragen, wenn Sie etwas nicht verstehen. Sie können das Gesagte auch mit Ihren eigenen Worten umschreiben, um es besser zu verstehen.
Zuhören hilft Ihnen, Vertrauen aufzubauen, Konflikte zu lösen, zu verstehen team-Dynamik und bessere Beziehungen zu entwickeln. Sie können aktives Zuhören üben, indem Sie ungeteilte Aufmerksamkeit schenken, zuhören, ohne zu unterbrechen, reflektieren, Emotionen anerkennen und klärende Fragen stellen.
8. Brainstorming von Lösungen
Ein erfolgreiches Gespräch zeichnet sich dadurch aus, dass es die Möglichkeit bietet, den weiteren Weg zu bestimmen. Versuchen Sie, alle schwierigen Unterhaltungen am Arbeitsplatz mit einer produktiven Lösung abzuschließen.
Egal, ob es sich um einen Konflikt zwischen Mitgliedern eines Teams aufgrund unterschiedlicher arbeitsstile oder der schlechten Leistung eines Mitarbeiters müssen Sie einen Aktionsplan zur Verbesserung der Situation entwickeln. Nehmen Sie sich die Zeit für ein Brainstorming und finden Sie eine gemeinsame Basis.
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Wenn ein Mitglied Ihres Teams eine schwierige Zeit durchmacht, bieten Sie Hilfe und Unterstützung an, wo immer Sie können. Sie können auch andere Mitglieder des Teams einbeziehen (sofern alle Beteiligten einverstanden sind), um Lösungen zu besprechen.
Erstellen Sie einen schriftlichen Plan und eine Zeitleiste, um die Fortschritte zu verfolgen. Es ist wichtig, messbare Ziele mit spezifischen Anweisungen zu setzen.
9. Nachfassen
Stellen Sie sich vor, Sie beenden eine Unterhaltung auf der bestmöglichen Notiz. Sie haben die Probleme aufgezeigt und Lösungen ausgearbeitet, und alles war großartig. Bis es eines Tages nicht mehr so ist. Viele Menschen neigen dazu, Unterhaltungen zurückzuspulen, um sie besser verarbeiten zu können. Das kann zu verzögerten Reaktionen und Gefühlen von Frustration oder Verlegenheit führen.
Denken Sie daher daran, einen Plan für die Nachbereitung zu erstellen, um sich regelmäßig mit ihnen zu treffen. Sie können informelle Meetings, wie z. B. virtuelle Kaffeetreffen, einplanen, um sich über die Arbeit zu informieren und die Reaktion des Gesprächspartners abzuschätzen. Sie können auch zu formellen Meetings gehen, um die Fortschritte zu überprüfen.
10. Wissen, wann man die Personalabteilung einschalten sollte
Der Umgang mit schwierigen Unterhaltungen im Arbeitsumfeld ist ein Muss, egal ob Sie eine Führungskraft oder ein Mitarbeiter sind. Es ist jedoch auch wichtig zu wissen, wann Sie die Personalabteilung oder Ihren Vorgesetzten einschalten sollten.
Am besten ist es, das Team der Personalabteilung einzuschalten, wenn es bei der Unterhaltung um Verstöße gegen Richtlinien oder kritische Angelegenheiten geht. Sie können das Team der Personalabteilung auch einschalten, wenn der Konflikt eskaliert, wenn es Anschuldigungen wegen Fehlverhaltens oder Rechtsverstößen gibt oder wenn es um heikle Diskussionen geht.
Teilen Sie dem Team der Personalabteilung im Vorfeld die genaue Situation mit und klären Sie Ihre Rolle in der Unterhaltung. Ein Vertreter der Personalabteilung wird während der Unterhaltung als unparteiischer Vermittler fungieren, der die Vertraulichkeit wahrt und die Zinsen aller Parteien schützt.
Setzen Sie Ihr Team auf Erfolg ein
Schwierige Unterhaltungen und Probleme sind am Arbeitsplatz unvermeidlich. Sie können sie zwar nicht verhindern, aber Sie können sie mit Sicherheit verringern. Hier sind einige Tipps, um Probleme bei der Arbeit zu vermeiden:
Fördern Sie eine offene Kommunikation
Eine transparente und ehrliche Kommunikation zwischen Teammitgliedern, Vorgesetzten und Führungskräften kann helfen, Konflikte zu vermeiden. Motivieren Sie Ihr Team, Probleme offen anzusprechen und zu lösen.
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Schaffen Sie Kanäle für den offenen und konstruktiven Austausch von Feedback, Vorschlägen und Bedenken. Nutzen Sie ein rationalisiertes Tool für Unterhaltungen, damit alle auf dem neuesten Stand bleiben.
Bieten Sie Möglichkeiten für regelmäßiges Feedback und Diskussionen. Sie können Meetings im Team abhalten, um Ansichten zu besprechen oder sich gegenseitig auf den neuesten Stand zu bringen. Sie können auch automatische Formulare für Feedback einrichten, damit jeder sein Feedback schnell freigeben kann.
Gelöscht Setzen Sie klare Erwartungen
Eine weitere Möglichkeit, Probleme zu vermeiden, besteht darin, klare Erwartungen und Grenzen festzulegen. Teilen Sie allen Mitarbeitern ihre Rollen, Zuständigkeiten und Leistungserwartungen mit. Außerdem sollten Richtlinien für Verhalten und Kommunikation festgelegt werden.
Stellen Sie sicher, dass jeder seine Aufgaben und Ziele versteht, um Verwirrung und Missverständnisse zu vermeiden. Seien Sie außerdem bei der Einstellung der Erwartungen transparent und direkt. Dadurch werden Unklarheiten und Konflikte vermieden.
Vorlagen verwenden
Verwenden Sie vorlagen für Kommunikationspläne um Strategien und Ziele für die gesamte organisatorische Kommunikation zu skizzieren. In diesen Vorlagen werden die Arten von Botschaften, die Art und Weise und die Häufigkeit der Kommunikation sowie die Einzelziele festgelegt.
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Schulung anbieten
Investieren Sie in kontinuierliche Schulungen und Weiterbildungsmöglichkeiten für Ihre Mitarbeiter, um deren Wissen, Fähigkeiten und zwischenmenschliche Kompetenzen zu verbessern. Bieten Sie Schulungen zur Konfliktlösung, effektiven Kommunikation und zum Bewusstsein für Vielfalt an, damit sie die Herausforderungen am Arbeitsplatz erfolgreich bewältigen können.
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