Wie man Slack effektiv nutzt: Der ultimative Leitfaden für Slack-Benutzer

Slack gehört zu den weltweit am häufigsten verwendeten Kommunikations- und Produktivitätstools am Arbeitsplatz.

Bei seiner Einführung hatte Slack nur 16.000 Benutzer. Ein Jahrzehnt später, im Jahr 2022, überschritt es die Marke von 30 Millionen aktiven Benutzern und wird voraussichtlich bis 2025 47 Millionen erreichen. Menschen weltweit nutzen Slack, um bei der Arbeit zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.

Slack ist mehr als ein gewöhnliches Messaging-Tool für den Arbeitsplatz. Es ist ein Kraftwerk der Produktivität, das sich weltweit zur bevorzugten Plattform für Unternehmen entwickelt hat, um ihre tägliche Arbeit zu optimieren.

Dieser Blog hilft Ihnen dabei, Ihre Produktivität zu maximieren, indem Sie Slack als Teamkanal für die Kommunikation nutzen. Wir geben Ihnen Tipps zu den besten Features von Slack, hilfreichen Tastatur-Verknüpfungen und der effektiven Nutzung von Slack.

Erste Schritte mit Slack: Die wichtigsten Tipps

Erstellen Sie zunächst ein Konto bei Slack. Hier sind die Schritte, die Sie zu erledigen haben.

Schritt 1: Besuchen Sie die Website

Besuchen Sie die Website von Slack. Sie können Slack von jedem Browser aus aufrufen. Die Web-App von Slack lässt sich ganz einfach herunterladen, egal ob Sie mit Windows oder Mac arbeiten.

Schritt 2: Registrieren

Klicken Sie oben auf der Webseite auf die Schaltfläche „Mit E-Mail-Adresse anmelden”. Sie können Ihr bestehendes Google-Konto verwenden, um ein Slack-Konto zu erstellen. Zu erledigen ist lediglich der Klick auf die Schaltfläche „Mit Google anmelden”.

Schritt 3: Überprüfen Sie Ihr Konto

Slack sendet einen Code für die Überprüfung an Ihr E-Mail-Konto, sobald Sie diesen auf der Seite der Anmeldung eingegeben haben. Geben Sie den Code auf der Seite der Registrierung ein.

Schritt 4: Willkommen bei Slack

Sobald Sie Ihr Konto verifiziert haben, können Sie loslegen! Das ist Ihr erster Schritt, um Team-Unterhaltungen auf Slack zu starten. Mit dem neuen Slack-Konto sehen Sie alle Channel-Details und Direktnachrichten auf der linken Seite des Bildschirms.

Wir empfehlen Ihnen, die mobile App von Slack herunterzuladen, damit Sie auch unterwegs Slack-Updates erhalten.

Schritt 5: Erstellen Sie einen Workspace

Als neuer Slack-Benutzer müssen Sie einen „Workspace“ erstellen. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Workspace erstellen“ und wählen Sie einen Namen für Ihren Workspace.

Schritt 6: Starten Sie ein Projekt

Der nächste Schritt besteht darin, mit einem neuen Projekt zu beginnen. Überlegen Sie nicht zu viel. Wählen Sie einen Projektnamen und erwähne dessen Zweck, z. B. „Brainstorming zu Produktideen“ oder „Eisbrecher mit dem Team“.

Schritt 7: Laden Sie Ihr Team ein

Sie haben einen Namen für das Projekt und einen Zweck. Jetzt brauchen Sie Ihr Team.

Fügen Sie den Namen und die E-Mail-Adresse der Mitglieder des Teams hinzu, die Sie zu Ihrem Slack-Workspace einladen möchten.

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Diesen Schritt überspringen“, um dies später zu erledigen.

Hier sind einige unserer bevorzugten praktischen Slack-Tastatur-Verknüpfungen:

📮 Warum manche Teams Slack überdenken

Es ist nicht so, dass Slack schlecht ist – vielmehr haben die meisten Teams ihre Workflows nicht an das Volumen angepasst. ClickUp hat mehr als 4.000 Fachleute dazu befragt, wie sich Messaging-Tools auf die tatsächliche Arbeit auswirken.

Beginnen Sie mit ClickUp Chatten

Slack-Features und wie man sie effizient nutzt

Slack bietet zahlreiche Features, für deren vollständige Erkundung Sie möglicherweise keine Zeit haben. Wir haben die nützlichsten Features für Sie in einer Liste aufgelistet.

Hier sind die fünf besten Features, die Ihnen helfen, Slack effizient zu nutzen:

Erwähnungen

Erwähnungen, auch bekannt als „at-mentions“, werden verwendet, um die Aufmerksamkeit eines bestimmten Benutzers, einer Gruppe oder eines Kanals in Slack-Nachrichten zu erregen. Verwenden Sie dieses Feature, um ein Mitglied des Teams oder einen Kanal anzusprechen, indem Sie das Symbol „@“ eingeben.

Das Direktnennungs-Feature benachrichtigt Benutzer, wenn sie in einer Unterhaltung getaggt werden. Wenn sie auf die Benachrichtigung klicken, sehen sie die hervorgehobene Nachricht mit ihrem Namen.

Erwähnungen sind zwar hilfreich für eine fokussierte und zielgerichtete Kommunikation, sollten jedoch mit Bedacht eingesetzt werden. Überhäufen Sie Ihre Teamkollegen nicht mit zahlreichen Erwähnungen, sondern liefern Sie immer weitere Informationen dazu, was Sie von ihnen zu erledigen erwarten.

Slack-Anrufe

Ist Ihnen das schon einmal passiert? Während eines Privat-Telefonats fällt Ihnen plötzlich ein, dass Sie ein dringendes Problem zu lösen haben. Es ist dringend, und Sie brauchen mehr Zeit, um an Ihr System zu gelangen und Ihren Teamkollegen zu kontaktieren.

Mit Slack als Projektmanagement-Tool müssen Sie nicht mehr zwischen Geräten oder Fenstern wechseln. Klicken Sie auf das Anrufsymbol in der Slack-App, um einen Sprach- oder Videoanruf zu tätigen, Ihren Bildschirm freizugeben, um besser mit Ihren Teamkollegen zu kommunizieren, und in Echtzeit zusammenzuarbeiten.

Nachrichten suchen

Wenn Sie es eilig haben, können Sie mit Slack Nachrichten durchsuchen, um bestimmte Unterhaltungen und Dateien zu finden. Verwenden Sie die Suchfilter und intelligente Modifikatoren, um nur die relevantesten Suchergebnisse anzuzeigen.

Hier ist eine Liste von Modifikatoren, die Ihre Slack-Suche vereinfachen können:

Benachrichtigungen einschränken

Benachrichtigungen können Ihre Konzentration während der Arbeitszeit beeinträchtigen. Aktivieren Sie den „Nicht stören“-Modus von Slack, um Benachrichtigungen Ihres Slack-Teams zu pausieren, wenn Sie sich auf Ihre Arbeit konzentrieren möchten.

Befolgen Sie diese Schritte:

Begrenzen Sie Benachrichtigungen, sodass Sie nur benachrichtigt werden, wenn Ihnen jemand eine Direktnachricht sendet oder Sie erwähnt. Sie können auch Benachrichtigungen von einem bestimmten Kanal deaktivieren, indem Sie auf die Kopfzeile der Unterhaltung klicken und auf die Schaltfläche „Stummschalten“ tippen.

Bonus-Tipp zur Produktivität mit Slack: Passen Sie Benachrichtigungen mit Schlüsselwörtern benutzerdefiniert an. Wenn Ihr Team Ihre dringende Aufmerksamkeit benötigt, kann es bestimmte Schlüsselwörter verwenden, um Sie schnell zu kontaktieren.

Verwenden Sie Emojis

Emojis sind eine unterhaltsame Möglichkeit, auf Nachrichten zu reagieren und die Unterhaltungen in den Slack-Teamkanälen locker zu halten. Sie können noch viel mehr damit erledigen, zum Beispiel Umfragen durchführen. Weisen Sie jedem Emoji eine Option zu und lassen Sie die Mitglieder des Teams das Emoji auswählen, für das sie stimmen möchten. Slack zeigt automatisch die Anzahl der Emoji-Stimmen an, was Ihnen die Arbeit noch weiter erleichtert.

Einer der beliebtesten Slack-Tipps zur Verwendung von Emojis ist, ihnen eine Bedeutung zuzuweisen.

Sie können Nachrichten mit einem bestimmten Emoji filtern. Verwenden Sie den Modifikator has: 👀 in der Suche, um alle zu überprüfenden Aufgaben zu finden und den Plan für die nächsten Schritte zu erstellen.

Bonus-Tipp zur Produktivität mit Slack: Wenn Sie die Kommunikation in Ihrem Team mit mehr als nur Emojis in Slack verbessern möchten, fügen Sie die Giphy-Integration aus dem Slack-Verzeichnis hinzu, um GIFs freizugeben.

So erstellen und verwalten Sie einen Kanal in Slack

Slack-Kanäle sind hilfreich für Diskussionen zu bestimmten Themen. Sie optimieren die Kommunikation, organisieren Ideen und helfen Ihnen, schnell Maßnahmen zu ergreifen.

Einen Slack-Kanal erstellen

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Ihren ersten Slack-Kanal effizient erstellen und verwalten können:

Nachdem Sie einen Kanal erstellt haben, können Sie Team- und Privat-Unterhaltungen starten.

Sie können den Kanal auch als „schreibgeschützt“ belassen, wenn die Kommunikation nur in eine Richtung erfolgen soll.

Kanäle organisieren

Jeder Slack-Benutzer hat zwei Standardkanäle in der linken Seitenleiste: #general und #zufällig. Dies sind öffentliche Kanäle, in denen das Team verschiedene Themen zur Arbeit und zum Nicht-Arbeit-Bereich diskutieren kann.

Wenn Sie weitere Kanäle erstellen, organisieren Sie diese entsprechend dem Geschäftsprojekt und dem Team. Zum Beispiel #team-support oder #projectwebsiterevamp. Dies ist einer der besten Tipps für die Produktivität bei der effektiven Nutzung von Slack, da so die Kommunikation fokussiert bleibt und Überschneidungen vermieden werden. Außerdem ist es einfacher, den Überblick über Aufgaben zu behalten und die Aktivitäten zu überwachen.

Halten Sie die Kanalnamen einheitlich

Die Verwendung einer Namenskonvention für Ihre Slack-Kommunikationskanäle ist der einfachste Weg, um den Zweck des Kanals zu kommunizieren. Die meisten Unternehmen verwenden Kanalpräfixe wie #team-, #projects- oder #client-.

Wenn Sie Slack-Kanäle so benennen, gruppiert Slack automatisch die Kanäle mit ähnlichen Namen in der linken Seitenleiste. Nachdem Sie sich für Richtlinien für Kanalnamen entschieden haben, geben Sie diese in öffentlichen Kanälen frei, damit alle sie einsehen, befolgen und Nachrichten in den richtigen Kanälen posten können.

Verwenden Sie eine klare Kanalbeschreibung

Während Namenskonventionen den Zweck eines Kanals vermitteln, sorgt eine klare Beschreibung für mehr Übersichtlichkeit. So können Ihre Teamkollegen Slack-Nachrichten im richtigen Space posten.

Wenn Sie die Beschreibung verfassen, erläutern Sie, warum der Kanal existiert, welche Themen diskutiert werden sollten und was nicht im Kanal freigegeben werden sollte. Wir empfehlen Ihnen außerdem, die Beschreibungen zu kopieren und als angeheftete Nachrichten hinzuzufügen, damit sie den Mitgliedern als Erinnerung dienen.

Führen Sie Kanal-Audits durch

Mit Kanal-Audits können Sie inaktive Kanäle identifizieren. Das Archivieren solcher Kanäle ist der beste Weg, um die Slack-Oberfläche zu entrümpeln.

Wenn Sie einen Kanal als inaktiv markieren, erhält jedes Mitglied des Kanals eine Nachricht vom Slackbot. Alle im Kanal freigegebenen Dateien und wichtigen Informationen bleiben jedoch für alle Teammitglieder durchsuchbar.

Nutzen Sie einen sozialen Kanal

Soziale Kanäle dienen dazu, nicht mit der Arbeit verbundene Themen zu diskutieren. Sie können das gesamte Team zusammenbringen, eine starke Bindung zwischen den Teammitgliedern aufbauen und die Zusammenarbeit fördern. Erwägen Sie, diese Kanäle zu nutzen, um neue Teammitglieder vorzustellen und eine virtuelle Begrüßungssitzung zu veranstalten.

Steigerung der Produktivität mit Slack

Sie sind bei der Arbeit produktiver, wenn Sie Ergebnisse pünktlich liefern. Das ist jedoch leichter gesagt als getan. Aufgabenmanagement ist entscheidend, und Slack kann Ihnen dabei helfen, es zu meistern.

Diese drei Slack-Funktionen steigern Ihre Produktivität und sorgen dafür, dass Sie keine Frist mehr verpassen:

Slack-Erinnerungen

Um Erinnerungen zu verwenden, geben Sie den Befehl „/remind“ ein, gefolgt von dem, woran Slack Sie erinnern soll und wann. Die Syntax ist flexibel: Sie können die Erinnerung für ein bestimmtes Datum und eine bestimmte Uhrzeit oder in einem natürlichen Format festlegen. Beispiel: „/remind, um John am Monday um 14 Uhr eine Folge-E-Mail zu senden“.

Verwenden Sie Erinnerungen, um Notizen oder eine To-do-Liste zu erstellen, damit Sie auch weit entfernte Termine und Ereignisse wie Geburtstage und Jahrestage nicht vergessen. Wenn Sie eine wiederkehrende Erinnerung einrichten möchten, geben Sie die Häufigkeit an, z. B. „jeden Donnerstag“ oder „jede Woche“.

Wenn die festgelegte Zeit erreicht ist, sendet Ihnen Slackbot eine Benachrichtigung als Direktnachricht. Nachdem Sie die Aufgabe erledigt haben, markieren Sie sie als fertiggestellt, um weitere Benachrichtigungen zu stoppen.

Benutzerdefinierte Abschnitte

Zu viele Kanäle überfüllen die Slack-Seitenleiste, aber das lässt sich durch das Erstellen benutzerdefinierter Bereiche vermeiden. In benutzerdefinierten Bereichen können Sie Kanäle, Direktnachrichten und Slack-Apps nach Ihren Vorlieben oder Ihrem Workflow gruppieren.

Organisieren Sie den benutzerdefinierten Bereich hierarchisch, um eine visuelle Struktur zu schaffen und das Auffinden und Aufrufen bestimmter Elemente zu vereinfachen. Sortieren Sie die Slack-Kanäle innerhalb jedes benutzerdefinierten Bereichs, um sich auf Elemente mit hoher Priorität zu konzentrieren.

Benutzerdefinierte Bereiche sind auf allen Geräten verfügbar und sorgen für ein nahtloses Erlebnis, unabhängig vom verwendeten Gerät.

Integrieren Sie Slack mit ClickUp

Die Integration von Slack in das Tool für Projektmanagement von ClickUp zentralisiert die Kommunikation und hilft mehreren Teams, in Verbindung zu bleiben und Slack effektiv zu nutzen.

Die Integration von Slack und ClickUp ermöglicht es Ihnen, Aufgaben direkt aus einem Slack-Kanal heraus zu erstellen. Wenn Sie eine neue Aufgabe erstellen möchten, geben Sie einfach „/clickup new“ ein. Die Aufgabe wird automatisch zum ClickUp-Board hinzugefügt.

Wenn ein Teammitglied einen Aufgabenlink auf Slack veröffentlicht, wird dieser automatisch mit weiteren Kontextinformationen in ClickUp angezeigt. Darüber hinaus können Sie Aufgaben über ein Dropdown-Menü für Fälligkeitsdaten, Prioritäten und Status verwalten. Diese Integration ermöglicht Ihnen außerdem einen einfachen Zugriff auf Aktualisierungen, indem Sie benachrichtigt werden, wenn eine neue Aufgabe erstellt oder ein Kommentar auf ClickUp hinzugefügt wurde.

Limitierungen bei der Verwendung von Slack

Wie jedes Business-Tool hat auch Slack seine Limite, die Sie als regelmäßiger Benutzer kennen sollten.

Suchbeschränkungen

Mit dem kostenlosen Free-Plan von Slack können Benutzer die letzten 10.000 Nachrichten durchsuchen. Dies ist ein Nachteil für große Teams, da Sie möglicherweise nicht auf ältere Nachrichten zugreifen können.

Lernkurve

Der umfangreiche Bereich der Features und Anpassungsmöglichkeiten von Slack kann neue Benutzer überwältigen. Ältere Teammitglieder benötigen möglicherweise mehr Zeit als jüngere Teamkollegen, um sich an Slack zu gewöhnen und es optimal zu nutzen.

Limit für den Speicher

Benutzer des Free-Plans erhalten 5 GB Speicher, was bedeutet, dass der Free-Plan nur einen Teil Ihrer Anforderungen abdeckt, wenn Ihr Team einen erheblichen Bedarf an Dateifreigabe hat.

Limitierter Offline-Zugriff:

Slack bietet Benutzern nur einen eingeschränkten Zugriff auf Offline-Features, was für Benutzer mit unbeständiger Internetverbindung ein Ausschlusskriterium sein kann.

Komplexität der Integration

Der breite Bereich an Integrationsmöglichkeiten von Slack trägt wesentlich zum Wert bei, den man durch die effiziente Nutzung von Slack hat. Für Teams mit begrenzten technischen Kenntnissen kann die Konfiguration von Integrationen jedoch eine Herausforderung darstellen.

Weitere tools für die Zusammenarbeit

Wenn Sie die Limite von Slack stören, ist es an der Zeit, sich nach Alternativen zu Slack umzusehen.

Eine der besten Alternativen zu Slack ist ClickUp.

ClickUp-Chat-Ansicht

Die ClickUp-Chat-Ansicht bietet Funktionen für die Zusammenarbeit und Kommunikation in Echtzeit sowie für das Projektmanagement.

Hier finden Sie eine kurze Zusammenfassung, warum die Chat-Ansicht von ClickUp eine lohnende Alternative zu Slack ist:

Integrierte Kommunikation

Die Chat-Ansicht von ClickUp hilft Ihrem Team, ohne dass ein separates Kommunikationswerkzeug erforderlich ist. Sie verbindet alle Diskussionen und Nachrichten mit den entsprechenden aktiven Aufgaben und Projekten.

Kontextbezogene Unterhaltungen

Teammitglieder verstehen genau, worüber gesprochen wird, da sie mit laufenden oder fertiggestellten Aufgaben verknüpft sind. Sie müssen keine Zeit damit verschwenden, während Meetings zwischen verschiedenen tools hin und her zu wechseln, um den Überblick zu behalten.

Dateifreigabe

Die Chat-Ansicht ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Dateien, was die Zusammenarbeit vereinfacht. Benutzer können Teammitglieder erwähnen und ihnen Aufgaben zuweisen, indem sie sie in den Kommentaren erwähnen.

Links und Einbettungen

Betten Sie Seiten ein und fügen Sie Links, Tabellen und Videos hinzu. Die Chat-Ansicht gruppiert diese bequem für einen schnellen Überblick.

Es sind keine externen Integrationen erforderlich.

Die Chat-Ansicht ist ein integraler Bestandteil von ClickUp und hat keine Abhängigkeit von externen Apps für die Kommunikation. Dies vereinfacht die Benutzererfahrung und stellt sicher, dass alle Kommunikations-Features nativ in die Plattform integriert sind.

Bessere Zusammenarbeit und Kommunikation mit Slack

Slack hat sich seinen Ruf als eines der besten Tools für die Zusammenarbeit im Geschäft redlich verdient. Es ist ein Kraftwerk der Produktivität, dessen Wachstumsgeschichte ein Beweis für seinen Erfolg ist.

Wenn Sie Slack ausprobieren möchten, erstellen Sie zunächst ein kostenloses Konto bei Slack. Sie erhalten 5 GB Speicher, was für Einsteiger ausreichend sein sollte. Wenn Sie sich mit den Features und Verknüpfungen von Slack vertraut gemacht haben, erstellen Sie Kanäle und verwalten Sie diese anhand der Slack-Tipps, die wir in diesem Leitfaden vorgestellt haben.

Probieren Sie die Integration von ClickUp und Slack aus, um Ihre Produktivität zu steigern. Melden Sie sich bei ClickUp an, sehen Sie sich die Features und Vorteile an und vergleichen Sie sie mit Slack, um zu entscheiden, welches Business-Tool Ihren Zielen und Workflows besser entspricht.

Probieren Sie ClickUp noch heute kostenlos aus.

Häufig gestellte Fragen

Was sind die drei erfolgreichsten Funktionen von Slack?

Slack bietet einen breiten Bereich an Funktionen, aber hier sind unsere drei Favoriten:

Wie nutzt man Slack professionell?

Darauf gibt es keine eindeutige Antwort – es hängt von Ihrer Geschäftsdynamik und Ihren Anforderungen ab.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie Slack nutzen können:

Wie kann ich die Nutzung von Slack verbessern?

Hier sind einige Tipps zur Verbesserung der Slack-Nutzung: