Manchmal braucht man ein wenig Hilfe, um eine Marketingkampagne zu starten oder eine Initiative ins Leben zu rufen. An dieser Stelle kommen Anbieter und externe Agenturen für digitales Marketing ins Spiel. Diese Experten können Ihnen Zeit und Mühe ersparen, indem sie bestimmte Aspekte Ihrer Marketingkampagnen übernehmen, für die Ihr Team nicht die Kapazitäten hat.
Am besten wenden Sie sich an diese Experten, indem Sie eine Marketing-Anfrage (RFP) erstellen. Bei diesem Dokument handelt es sich um ein einfaches Anfrageformular, das es Ihnen erleichtert, Ihre Bedürfnisse mitzuteilen und genau die Dienstleistungen zu erhalten, die Sie für Ihr Projekt benötigen.
Hier erklären wir Ihnen, was eine Marketing-Anfrage ist und welche wichtigen Bestandteile Ihre Anfrage enthalten sollte. Außerdem bieten wir Ihnen einen leicht verständlichen Leitfaden für die Erstellung einer Marketing-Ausschreibung, Tipps für das Verfassen einer effektiven Ausschreibung und Ratschläge für die Suche nach den besten Möglichkeiten. ✨
Was ist eine Marketing RFP?
Eine Marketing-Ausschreibung (RFP) ist ein Dokument, in dem Sie um Dienstleistungen bitten, die Ihr Team nicht intern abwickeln kann. Möglicherweise senden Sie eine Ausschreibung, weil Ihr Team ausgelastet ist und keine zusätzlichen Aufgaben übernehmen kann, oder Sie benötigen Hilfe von einem Experten, der über Kenntnisse verfügt, die Ihr Team nicht hat.
Das ist eine Schlüsselkomponente der meisten
insbesondere für Teams, die auf externe Ressourcen angewiesen sind, um ihre Arbeit zu erledigen. 📄
Sie können Ihre Marketing-Ausschreibung an eine bestimmte Marketing-Agentur senden, an der Sie interessiert sind, oder sie online als offenes Bewerbungsformular veröffentlichen, um eine größere Reichweite zu erzielen. In der Regel antworten die Anbieter auf die Ausschreibung mit einem allgemeinen Kostenvoranschlag, spezifischen Dienstleistungen, die sie anbieten können, und einem voraussichtlichen Zeitrahmen für die zu erbringenden Leistungen.
Ein RFP unterscheidet sich von einem Request for Information (RFI) oder einem Request for Quotes (RFQ). Eine RFI ist ein einfacher Fragebogen, der vor einer RFP verwendet wird, um zu entscheiden, ob ein Anbieter in die Liste der Interessenten aufgenommen werden soll. Er dient im Wesentlichen der Vorauswahl von Unternehmen auf der Grundlage von Dienstleistungen oder Budgetanforderungen.
Eine RFQ ist ein Dokument, in dem detaillierte Kosten- und Angebotsinformationen zu der in einem RFP-Dokument angefragten Dienstleistung angefordert werden. Während in einem RFP ein geschätzter Angebotsbetrag verlangt wird, ist eine RFQ detaillierter und enthält eine Aufschlüsselung der Kosten für bestimmte Dienstleistungen auf der Grundlage des geschätzten Zeitplans und Arbeitsumfangs.
Verständnis Marketing RFPs
Marketing-Ausschreibungen sind ein hervorragendes Hilfsmittel für Unternehmen, die zusätzliche Hilfe bei der Marketingstrategie, der Ausführung oder der Öffentlichkeitsarbeit benötigen. Die Funktion einer Marketing-Ausschreibung besteht darin, externe Unterstützung zu erhalten. Dadurch spart Ihr Team nicht nur Zeit, sondern baut auch wertvolle Verbindungen zu Marketingexperten auf. 🤝
Ein Marketingprojekt kann mit Marketing-Ausschreibungen schneller vorankommen. Mit externer Hilfe können Sie die Zahl der durchgeführten Kampagnen erhöhen oder den Schwerpunkt Ihres internen Teams auf wichtigere Marketingprojekte verlagern.
Einige Vorteile einer Marketing-Ausschreibung sind:
- Erweiterung Ihrer Reichweite: Durch das Versenden von Ausschreibungen kommen Experten direkt zu Ihnen. Das bedeutet, dass Sie Kontakte knüpfen, wertvolle Beziehungen aufbauen und Ihre Wissensbasis erweitern können, während Sie gleichzeitig Fortschritte bei Initiativen erzielen
- Steigert die Effizienz: Eine Marketing-Ausschreibung schafft einen standardisierten Beschaffungsprozess für die Inanspruchnahme externer Hilfe bei Projekten. Dadurch wird das Risiko von Missverständnissen verringert und die Entscheidungsfindung gestrafft, so dass Sie schneller und effizienter arbeiten können
- Aufbau einer Datenbank mit bewährten Partnern und Lösungen: Jedes Mal, wenn Sie eine Ausschreibung durchführen, erhalten Sie Antworten von verschiedenen Fachleuten aus dem Marketingbereich. In der Ausschreibung werden Bewertungskriterien festgelegt, so dass Sie eine Datenbank potenzieller Anbieter mit Erfahrung aufbauen können, auf die Sie zurückgreifen können, wenn Sie neue Kampagnen starten
Durch das Versenden einer Ausschreibung können Sie mit anderen Marketingexperten in Kontakt treten und Projekte effizienter vorantreiben.
Hier sind einige Szenarien, in denen Marketingagenturen RFPs versenden können:
- Ein Marketingteam, das seinen Blog erweitern möchte, kann eine Ausschreibung für digitales Marketing an eine Digitalagentur oder eine Content-Agentur mit SEO-Spezialisten senden
- Ein Marketingteam, das ein kreatives Projekt mit professionellen visuellen Inhalten starten möchte, kann eine kreativ-Briefing RFP, um den richtigen Agenturpartner zu finden
- Eine Marketingabteilung unterstützt das Produktteam bei der Einführung einer neuen Funktion und schickt eine Ausschreibung an Werbeagenturen, um Hilfe bei der Ankündigung der Einführung zu erhalten
- Ein Marketingunternehmen, das bei einer Social-Media-Kampagne auf ein Problem gestoßen ist, kann eine Ausschreibung erstellen, um Hilfe von PR-Firmen zu erhalten, die den medialen Feuersturm bewältigen
- Ein stationäres Unternehmen möchte eine Website erstellen und Online-Produkte verkaufen. Es beschließt, eine Ausschreibung an Social-Media-Marketing-Experten und Website-Entwickler zu senden, um seine Website, sein Branding und seine Online-Präsenz aufzubauen
Die Bestandteile einer Marketing-Ausschreibung
Jede Marketing-Ausschreibung ist anders, sollte aber eine Reihe von Standardpunkten enthalten. Die tatsächlich enthaltenen Informationen oder die angefragten Dienstleistungen werden sich ändern, aber Sie sollten dennoch die wichtigsten Details in jedem Dokument enthalten. ✅
Hier sind die wichtigsten Bestandteile, die Sie in Ihre Marketing-Ausschreibung aufnehmen sollten:
- Unternehmensinformationen: Bevor Sie jemanden bitten können, Ihnen zu helfen, muss er wissen, wer Sie sind. Geben Sie grundlegende Informationen über Ihr Unternehmen an, z. B. den Namen, die Hauptfunktion oder den Auftrag und die Art der Produkte oder Dienstleistungen, die Sie anbieten
- Kontaktinformationen: Geben Sie die Telefonnummern und E-Mail-Adressen der wichtigsten Ansprechpartner für das Projekt an. In einigen Fällen kann dies der Leiter des Marketingteams sein. Bei größeren Initiativen können Sie mehrere Kontaktstellen aus verschiedenen Abteilungen angeben
- Projektübersicht und Zweck der RFP : Geben Sie klar den Zweck der Ausschreibung an, einschließlich aller Ziele, die Sie verfolgen, und der Ressourcen, die Sie suchen. Je prägnanter Sie sich hier ausdrücken, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie relevante Antworten auf Ihre Ausschreibung erhalten
- Bewertungskriterien: Geben Sie die Auswahlkriterien an, nach denen Sie die Bewerber bewerten werden. In den meisten Fällen wird der Auswahlprozess Dinge wie Themenerfahrung, Preisgestaltung oder spezifische Dienstleistungen beinhalten
- Anforderungen für die Berücksichtigung: Geben Sie an, wie sich die Bewerber bewerben sollen (z. B. über ein Online-Portal, über ein spezielles Formular oder durch Zusendung einer geschäftsvorschlag an die E-Mail des Hauptansprechpartners). Achten Sie darauf, dass Sie alle spezifischen Anforderungen an die zu berücksichtigenden Vorschläge angeben
- Zeitplan für die Auswahl: Geben Sie den Zeitplan für Ihr Projekt und eine voraussichtliche Frist für die von Ihnen angeforderten Dienstleistungen an, damit sich nur Dienstleister bewerben, die Ihren Zeitplan einhalten können
- Budgetangaben: Verschwenden Sie keine Zeit mit der Prüfung von Angeboten, die Ihr Budget überschreiten. Führen Sie in Ihrer Marketing-Ausschreibung Ihre Budgetangaben auf und beschreiben Sie kurz den Verhandlungsprozess, wenn der Bieter den Zuschlag erhält
Erstellung Ihrer RFP für Marketingdienstleistungen
Ganz gleich, ob Sie Hilfe bei der Marketingkommunikation benötigen, Unterstützung bei der Anzeigenschaltung suchen oder große Kampagnen schneller auf den Weg bringen müssen, nutzen Sie diesen Leitfaden, um Ihre Ausschreibung zu erstellen. Im Folgenden erfahren Sie alles, was Sie zum Verfassen einer Marketing-Ausschreibung wissen müssen, einschließlich
strategien, um die Aufgabe zu bewältigen.
Start mit einer Vorlage
Machen Sie sich das Leben leichter, indem Sie eine Vorlage verwenden, z. B. die
Web Development RFP Vorlage von ClickUp
-um den Rahmen für Ihre Anfrage zu erstellen. Diese Vorlage ist zwar speziell für Marketingteams gedacht, die externe Unterstützung bei der Webentwicklung suchen, aber Sie finden hier Vorlagen für alle Arten von Ausschreibungen.
Planen Sie den Webentwicklungsprozess, den Zweck, das Ziel, das Budget, den Zeitplan und mehr in dieser detaillierten Vorlage
Bei der Auswahl eines
stellen Sie sicher, dass sie die wesentlichen Bestandteile einer guten Ausschreibung enthält. Sie sollte die oben erwähnten Abschnitte enthalten, z. B. den Projektüberblick und grundlegende Unternehmensinformationen.
Detaillierte Informationen zu jedem Abschnitt hinzufügen
Sobald Sie die allgemeine Struktur des RFP-Dokuments kennen, müssen Sie alle relevanten Details eintragen. Gehen Sie das Dokument Abschnitt für Abschnitt durch und fügen Sie Ihre spezifischen Anforderungen ein.
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Erleichtern Sie sich diesen Schritt mit Tools wie
um wichtige Informationen wie die Kontaktdaten Ihres Unternehmens und Informationen zu Ihrer Erfahrung automatisch auszufüllen. Erstellen Sie Ihr RFP in
die es Ihnen ermöglicht, mit anderen Teammitgliedern zusammenzuarbeiten, um eine effektivere Anfrage zu erstellen. Nutzen Sie die Einbettungsfunktion, um Tabellen oder Diagramme einzubinden, die Ihre RFP ansprechender machen.
Identifizieren potenzielle Anbieter und versenden die RFP
Nachdem Sie Ihre Ausschreibung erstellt haben, sollten Sie sie potenziellen Anbietern zur Verfügung stellen. Sie können ein weites Netz auswerfen, indem Sie die Ausschreibung auf Ihrer Website veröffentlichen und jeden dazu einladen, sich zu bewerben. Alternativ können Sie sich auch an bestimmte Agenturen wenden, mit denen Sie zusammenarbeiten möchten.
Wenn Sie sich für Letzteres entscheiden, ist es hilfreich, eine Liste von Anbietern zu erstellen. Mit
funktionen, einschließlich Customer Relationship Management (CRM), können Sie eine Datenbank mit Verkäufern aufbauen. Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder in ClickUp's
marketing-Projektmanagement-Software
um potenzielle Anbieter zu qualifizieren oder ihre Bereitschaft zur Teilnahme zu signalisieren, wenn Sie sich bereits vorher gemeldet haben.
Verbessern Sie die Organisation Ihrer Aufgaben, indem Sie benutzerdefinierte Tags hinzufügen und die Filteroptionen in der Listen- und Board-Ansicht nutzen, um Ihre Aufgaben mit der höchsten Priorität genau zu identifizieren
Dokumentieren Sie beim Versenden von Ausschreibungen die eingegangenen Antworten und erstellen Sie Profile für neue Anbieter mit Kategorie-Tags für die von ihnen angebotenen Dienstleistungen, z. B. Videoproduktion, Fallstudien oder digitale Marketingdienste. Auf diese Weise haben Sie bereits einen Pool von Kandidaten, die Sie kontaktieren können, wenn es an der Zeit ist, eine neue Ausschreibung zu versenden oder andere Dienstleistungen anzufordern.
Verwenden Sie Tools zur Verwaltung des Prozesses
Die beste Möglichkeit, den Prozess zu verwalten, sind Tools wie
software zur Verwaltung von Angeboten
und Entwürfe wie
. Diese Vorlage sorgt für Ordnung in Ihrem Team, indem sie wichtige Fälligkeitstermine - wie die Abgabefrist - festhält und die Antworten an einem praktischen Ort sammelt. 🛠️
Verwenden Sie diese Vorlage für den RFP-Prozess, damit alle Beteiligten bei der Bewertung von Lieferantenvorschlägen und der Verwaltung des Ausschreibungsprozesses auf derselben Seite stehen.
Erstellen Sie benutzerdefinierte Felder, um jeden Vorschlag zu verfolgen, und fügen Sie Prioritätskennzeichen hinzu, um bestimmte Vorschläge, die Ihren Anforderungen entsprechen, hervorzuheben. Verschiedene Ansichten - darunter Kanban-Boards, Kalenderansichten und Gantt-Diagramme - machen es einfach, alle Bewerber gleich zu bewerten und den Fortschritt zu verfolgen.
Schnelles Anzeigen und Verwalten aktiver und inaktiver Automationen in allen Bereichen mit Benutzeraktualisierungen und Beschreibungen
funktionen von ClickUp rationalisieren auch die Arbeitsabläufe, dank der Automatisierungen, die Ausschreibungen durch Ihre Arbeitsabläufe leiten. Fügen Sie Auslöser hinzu, um sofort jemanden im Team mit der Prüfung einer Bewerbung zu beauftragen, sobald diese eingereicht wurde. Legen Sie benutzerdefinierte Berechtigungen fest, um die Entscheidungsfindung zu vereinfachen, und fügen Sie Abhängigkeiten ein, um Workflows zu erstellen, die zeigen, welche Aufgaben die nächsten Schritte im Prüfungsprozess blockieren.
Follow up
Nachdem Sie sich für einen Anbieter entschieden haben, müssen Sie unbedingt nachfassen und einen klaren Kommunikationsplan aufstellen. Sie werden den Anbieter, der den Zuschlag erhalten hat, und die Bewerber, die nicht in die engere Wahl gekommen sind, kontaktieren wollen. Wie Ihre anderen
und Strategien, die auf verschiedene Kategorien von Bewerbern zugeschnitten sind.
Wenn Sie sich nur an eine Handvoll Anbieter gewandt haben, können Sie jedem einzelnen eine persönliche E-Mail schicken. Wenn Sie ein größeres Netz ausgeworfen haben, können Sie die Anbieter in die Kategorien "nicht qualifiziert", "qualifiziert, aber außerhalb des Budgets" oder "qualifiziert, aber nicht geeignet" einteilen Anhand dieser Kategorien können Sie mehreren Bewerbern maßgeschneiderte E-Mail-Antworten senden und ihnen mitteilen, warum sie nicht ausgewählt wurden.
Verwalten Sie Ihre E-Mails und Ihre Arbeit an einem Ort: Senden und empfangen Sie E-Mails überall in ClickUp, erstellen Sie Aufgaben aus E-Mails, richten Sie Automatisierungen ein, fügen Sie E-Mails an jede Aufgabe an und vieles mehr.
Stellen Sie in Ihren Nachrichten klar, dass alle Beteiligten die Bewerbung zu schätzen wussten, und geben Sie an, warum sie nicht ausgewählt wurden. Fassen Sie sich professionell und kurz und geben Sie an, ob Sie sich für zukünftige Projekte erneut bewerben werden.
Finden Marketing RFP Chancen
Wenn Sie anderen Agenturen Dienstleistungen anbieten können, können Sie verschiedene Kanäle nutzen, um Ausschreibungen anderer Unternehmen zu finden und sich darauf zu bewerben, damit Sie Ihr eigenes Geschäft ausbauen können. 🙌
Hier sind einige der besten Kanäle und Plattformen für die Suche nach Marketing-Ausschreibungen:
- Soziale Medien : Einige Unternehmen veröffentlichen Ausschreibungen auf ihren Social-Media-Kanälen - am häufigsten auf LinkedIn, aber auch Twitter ist sehr beliebt
- RFP-Datenbanken und öffentliche Bekanntmachungen: Regierungsbehörden sind verpflichtet, ihre RFPs öffentlich zu veröffentlichen, und viele tun dies in Online-Portalen wie dem RFP-Datenbank . Diese Datenbanken sind in der Regel durchsuchbar, so dass Sie nach Branchen oder Dienstleistungen filtern können
- Internetsuche: Einige Unternehmen veröffentlichen ihre Ausschreibungen auf ihren eigenen Websites oder in Nachrichtenseiten und Datenbanken. Verwenden Sie Suchmaschinen und geben Sie die Branche oder die Dienstleistungen und das Wort "RFP" ein, um relevante Ergebnisse zu finden
Tipps für das Schreiben einer guten Antwort auf eine Marketing-Ausschreibung
Sie wissen, wie man eine Ausschreibung für Dienstleistungen von Anbietern schreibt, aber was ist, wenn Sie sich mit Ihren eigenen Angeboten auf Ausschreibungen bewerben wollen? Hier finden Sie die wichtigsten Tipps und bewährten Verfahren für das Verfassen einer Antwort auf eine Marketing-Ausschreibung. ✍️
Wenn Sie mit Ihrer Bewerbung auf eine Ausschreibung erfolgreich Kunden gewinnen wollen, müssen Sie einige Vorarbeit leisten. Bevor Sie sich bewerben, recherchieren Sie über das Unternehmen. Wenn Sie wissen, was das Unternehmen antreibt, können Sie Ihre Bewerbung genau auf die Wünsche des Unternehmens abstimmen. Finden Sie heraus, ob das Unternehmen bereits früher Ausschreibungen durchgeführt hat und wer den Zuschlag erhalten hat. Versuchen Sie dann herauszufinden, was das Unternehmen richtig gemacht hat, und wiederholen Sie dies.
Es ist auch wichtig, dass Sie sich qualifizieren. Sie sollten keine Zeit damit verschwenden, sich auf Ausschreibungen zu bewerben, wenn Sie die Anforderungen nicht erfüllen können. Lesen und befolgen Sie alle Anweisungen sorgfältig, wenn Sie sich bewerben, und stellen Sie Fragen, wenn Sie Unklarheiten haben.
ClickUp Docs ermöglicht es, mit Rich Formatting und Slash-Befehlen effizienter zu arbeiten
Hier sind einige Beispiele für erfolgreiche RFP-Antworten:
- Antwort mit Ergebnissen: "Unser Content-Team ist agil. Wir erstellen menschliche Inhalte - keine KI-Beiträge von der Stange -, um eine Verbindung zu den Lesern herzustellen, Ihr Publikum aufzubauen und Ihr Branding zu entwickeln
- Demonstrieren Sie Ihr Fachwissen: "Wir verwenden einen einfühlsamen Ansatz, um Ihre PR-Anforderungen zu erfüllen. Bei früheren Projekten hat unser Sicherheitsteam Vorfallsberichte und Nachrichtenartikel erstellt, um zu erklären, was schief gelaufen ist, wie wir das Problem beheben wollen und was die Kunden erwarten können. So konnten wir den Kunden versichern, dass ihre Interessen berücksichtigt wurden, und gleichzeitig den Kunden als vertrauenswürdige Führungspersönlichkeit etablieren."
- Lassen Sie die Kunden mit einem Testimonial die Arbeit für Sie machen: "Wie können wir Ihnen helfen? Wir lassen unsere Kunden zeigen, wie viel Wert wir bieten und warum wir in der Vergangenheit Dutzende von Ausschreibungen gewonnen haben: "Das Branding-Team hat unseren Projektumfang eingehalten, das Budget unterschritten und alles in Rekordzeit erledigt. Dank klarer Kommunikationskanäle wussten wir immer, wo das Projekt stand und was als Nächstes anstand - ohne Überraschungen."
Bei der Ausarbeitung einer Antwort auf eine Ausschreibung geht es nicht nur darum, relevante Informationen anzugeben. Es ist auch wichtig, einige Dinge wegzulassen.
Hier ist, was Sie nicht in eine Ausschreibung aufnehmen sollten:
- Zu niedrige Preise **Zu niedrige Preise können abschreckend wirken, und die Unternehmen werden sich fragen, warum Ihre Dienstleistungen so viel billiger sind - und vielleicht denken, dass es daran liegt, dass Sie weniger Wert bieten. Verwenden Sie stattdessen eine wertorientierte Preisgestaltung, um ein faires Angebot zu erstellen, das Ihre Kompetenz widerspiegelt und Ihre Zeit wert ist
- Kopieren und Einfügen von Antworten: Jede Antwort auf eine Ausschreibung sollte auf das jeweilige Angebot zugeschnitten sein. Kopierte Antworten bedeuten, dass Sie den Auftrag mit geringerer Wahrscheinlichkeit erhalten werden, und Sie können Verwirrung stiften, wenn Sie Informationen kopieren, die nicht relevant sind
- Zu viel Fachjargon: Wenn ein Unternehmen eine Ausschreibung verschickt, benötigt es möglicherweise Hilfe in Form von Kenntnissen auf dem betreffenden Gebiet. Wenn Ihr Angebot zu technisch ist, kann es sein, dass das Unternehmen den Wert Ihres Angebots nicht versteht oder das Gefühl hat, dass es nicht zu ihm passt
Häufig gestellte Fragen
Möchten Sie noch mehr wissen? Hier finden Sie die am häufigsten gestellten Fragen zu RFPs.
1. Was ist eine RFP für Marketing und Markenbildung?
Bei dieser Art von RFP handelt es sich um ein Angebot, das ein Unternehmen an Anbieter von Marketing- und Branding-Dienstleistungen sendet.
2. Wie finde ich RFPs für Marketing ?
Wenn Sie sich auf Marketing-Ausschreibungen bewerben möchten, suchen Sie auf Websites wie LinkedIn, Twitter und Portalen, auf denen Regierungsbehörden und öffentliche Unternehmen ihre Ausschreibungen veröffentlichen.
3. Ist eine RFP öffentliche Information?
Der private Sektor ist nicht verpflichtet, Ausschreibungen zu veröffentlichen. Regierungsbehörden und Unternehmen des öffentlichen Sektors sind jedoch verpflichtet, Ausschreibungen als öffentliche Informationen zu veröffentlichen.
Abschließende Einblicke in RFPs für Marketing und Werbung
Ausschreibungen in den Bereichen Marketing und Werbung sind wichtige Instrumente, um externes Fachwissen zur Ergänzung Ihrer bestehenden Projekte einzuholen. Sie bieten die Möglichkeit, bessere Kampagnen zu entwickeln und Ihren Kunden bessere Dienstleistungen zu bieten, ohne dass Sie Zeit für andere interne Aufgaben aufwenden müssen.
Um eine gute Marketing-Ausschreibung zu erstellen, ist es wichtig, wichtige Abschnitte einzubeziehen, Tools wie KI zu nutzen, um den Prozess zu vereinfachen, und Software zu verwenden, um Antworten zu verfolgen und Analysen für Ihre Kampagnen zu speichern.
Melden Sie sich noch heute für ClickUp an
um mit der Erstellung besserer Marketing-RFPs zu beginnen. Mit den integrierten KI-Tools und Vorlagen können Sie in Sekundenschnelle Entwürfe und Gliederungen für Ihre RFPs erstellen. Zusammen mit den Projektmanagement-Funktionen und mehreren Ansichten ist es einfach, den RFP-Prozess von Anfang bis Ende zu verwalten. 💪