Představte si paralelní svět, ve kterém máte k dispozici nekonečné množství času a zdrojů. Můžete realizovat ambiciózní projekty, sledovat nekonečné priority a dělat to vše bez stresu.
Bohužel to tak nefunguje. Jako projektový manažer spravujete v daném okamžiku více projektů a priorit.
Vždy čelíte omezením: časovým, zdrojovým a všem ostatním.
Abyste dosáhli cíle všech svých projektů, musíte být při jejich správě nekompromisní.
Sestavili jsme seznam 3 nejlepších softwarů pro správu projektů, které vám pomohou zvládat více priorit a projektů i přes doprovodný chaos a překážky.
Nejlepší software pro řízení projektů pro správu více priorit – přehled
Zde je srovnání tří nejlepších softwarů pro řízení projektů, které umožňují spravovat více priorit:
| Název nástroje | Nejlepší pro | Klíčové funkce | Ceny* |
|---|---|---|---|
| ClickUp | Řízení projektů a spolupráce s využitím umělé inteligence | Správa úkolů a stanovení priorit, kontextová inteligence založená na umělé inteligenci, agenti umělé inteligence bez nutnosti programování | Navždy zdarma; možnost přizpůsobení pro podniky |
| Asana | Sledování projektů a mezifunkční týmové pracovní postupy | Moje úkoly, AI Studio, Portfolia, AI Teammates | Zdarma; placené tarify začínají na 13,49 $/uživatel/měsíc. |
| Trello | Vizuální správa úkolů a spolupráce | Vizuální tabule a karty, kontrolní seznamy, automatizace Butler, Power-Ups | Zdarma; placené tarify začínají na 6 $/uživatel/měsíc |
👀 Věděli jste? Projektový manažer pracuje v daném okamžiku na několika projektech. Potřebuje super schopnosti, aby zajistil stejnou úroveň soustředění a kvality výstupů u všech projektů. Náklady na špatný výkon projektu totiž představují obrovské plýtvání investicemi – přesněji řečeno 11,4 %.
Co byste měli hledat v softwaru pro správu projektů, který vám pomůže zvládat více priorit najednou?
Když se každý úkol jeví jako naléhavý, projektoví manažeři nepotřebují více plánování projektů, ale spíše větší přehlednost.
Zde je několik klíčových funkcí, které byste měli hledat v nástroji pro správu projektů, abyste mohli efektivně spravovat více priorit:
- Vizuální stanovení priorit úkolů: Hledejte software pro správu projektů s označením priorit, štítky nebo vlastními poli, které ukazují, čemu je třeba věnovat pozornost jako prvnímu. To vám pomůže spravovat přidělené úkoly a sledovat více projektů napříč více týmy bez zmatků.
- Využijte více zobrazení k hodnocení práce z různých úhlů: Přepínání mezi zobrazením Seznam, Tabule, Kalendář a Gantt/Časová osa usnadňuje plánování projektů bez ohledu na jejich složitost a umožňuje sledovat, jak změny priorit ovlivňují časové osy.
- Sledujte pracovní zátěž a kapacitu týmu: Vyberte si nástroj pro správu projektů, který zobrazuje kapacitu týmu a pracovní zátěž, abyste nepřetěžovali stejné lidi v rámci více klientských projektů nebo interních pracovních toků.
- Nastavte závislosti a automatické přeplánování: Pokud se jeden úkol zpozdí, ostatní úkoly by se měly automaticky přizpůsobit. To pomáhá snížit riziko a podporuje řízení rizik u projektů s vysokými sázkami nebo složitých projektů.
- Centralizujte komunikaci v rámci úkolů: Hledejte integrované nástroje pro spolupráci, které propojují konverzace, schvalování a soubory přímo s úkoly. Ušetří vám to spoustu času při sledování více projektů.
- Automatizujte připomenutí, předávání a aktualizace: Když se priority změní, automatizace by měla aktualizovat stavy, upozornit vlastníky a přesunout úkoly do správné fáze, čímž se sníží manuální úsilí potřebné k efektivní správě projektů.
- Hladká integrace: Váš software pro správu projektů by měl být integrován s existujícími aplikacemi ve vašem technologickém stacku, jako jsou e-mail, chat a úložiště souborů, aby se při správě projektů zabránilo přepínání kontextu.
🧠 Zajímavost: Slovo „priorita “ pochází z latinského prioritas, což znamená „první v pořadí nebo řadě“. Historicky se používalo v jednotném čísle, což naznačovalo, že v daném okamžiku mohla existovat pouze jedna priorita. Množné číslo „priority“ se stalo běžným až ve 20. století, kdy znalostní pracovníci začali současně zvládat více projektů, termínů a zainteresovaných stran.
Nejlepší software pro řízení projektů pro správu více priorit
Jak hodnotíme software v ClickUp
Náš redakční tým postupuje transparentně, opírá se o výzkum a je nezávislý na dodavatelích, takže se můžete spolehnout, že naše doporučení vycházejí z reálné hodnoty produktů.
Zde je podrobný přehled toho, jak v ClickUp hodnotíme software.
Váš klient chce informace o výsledcích práce z minulého týdne a váš tým čeká na zpětnou vazbu k návrhu. Prohlížíte si projektovou tabuli, ale zdá se, že nemůžete najít místo, kde dochází k zácpě.
To je noční můra každého projektového manažera.
Zde je software pro správu projektů s funkcemi, které jsou speciálně navrženy pro správu více projektů:
1. ClickUp (nejlepší pro správu projektů a spolupráci s využitím umělé inteligence)
ClickUp for Project Management je komplexní aplikace pro práci, která kombinuje správu projektů, správu úkolů a týmovou komunikaci, vše na jedné platformě – urychlené automatizací AI nové generace.
Níže jsou uvedeny klíčové funkce nástroje pro správu projektů ClickUp, díky nimž je správa více projektů hračkou (a vy si zachováte duševní zdraví):
Zůstaňte soustředění díky prioritám úkolů v ClickUp.
Úkoly ClickUp se stávají základními stavebními kameny každého projektu ve vašem pracovním prostoru. Můžete vytvořit úkol „Spustit úvodní stránku“ a poté jej rozdělit na dílčí úkoly, jako je „Napsat text“ a „QA test“, pomocí této funkce správy úkolů. Přiřaďte je správným členům týmu, přidejte štítky, termíny, popisy a dokonce je propojte mezi sebou.
Chcete-li zvýšit odpovědnost, označte každý úkol jednou ze čtyř úrovní priority, které nabízí ClickUp Task Priorities. Vyberte si z možností Urgentní, Vysoká, Normální nebo Nízká, aby váš tým vždy věděl, čemu je třeba věnovat pozornost jako prvnímu.
Například váš marketingový tým, který plánuje uvedení produktu na trh, může označit:
- Naléhavé: Opravte chybu v pokladně před spuštěním.
- Vysoká: Dokončete reklamní kreativy
- Normální: Naplánujte příspěvky na sociálních médiích
- Nízká: Naplánujte retrospektivní schůzku
Úkoly lze třídit podle priority a odhadovaného času, což každému členovi týmu poskytuje jasný denní plán.
ClickUp Dependencies přidává další vrstvu kontextu. Označte návrhový úkol jako „blokující“ vývoj a jeho priorita okamžitě signalizuje naléhavost správným osobám. Můžete také uložit filtry a vytvořit vlastní zobrazení, například zobrazit pouze úkoly s vysokou prioritou a naléhavé úkoly, které mají být splněny tento týden.
Toto video vám ukáže, jak stanovit priority úkolů jako profesionál:
Pracujte chytřeji s ClickUp Brain
Ve srovnání s tradičními nástroji pro správu projektů přidává ClickUp Brain kontextovou inteligenci do vašich projektových pracovních postupů.
Rozumí kontextu vašeho pracoviště a více projektům, které spravujete.
ClickUp Brain je navržen tak, aby propojoval úkoly, dokumenty a konverzace do jednoho inteligentního systému. Zde je návod, jak používat AI pro správu pracovních postupů:
- AI Knowledge Manager: Místo nekonečného prohledávání dokumentů stačí zeptat se: „Jaký je stav naší kampaně pro 4. čtvrtletí?“ nebo „Ukaž mi zpětnou vazbu od klienta z hovoru z minulého týdne. “ Okamžitě vyhledá odpovědi z úkolů, dokumentů a chatu.
- AI Project Manager: Automatizujte zdlouhavé aktualizace, jako je psaní denních zpráv nebo souhrnů pokroku, tím, že požádáte: „Shrňte dokončené úkoly pro projekt mobilní aplikace za tento týden“.
- AI Writer for Work: Potřebujete e-mail s aktualizacemi pro klienta? Brain jej dokáže během několika sekund napsat na míru vašemu stylu a roli. Stačí zadat: „Napiš e-mail pro zainteresované strany, ve kterém vysvětlíš, proč došlo ke zpoždění vydání a co se dělá pro jeho nápravu.“ A je to ✨
Díky přímému začlenění ClickUp Brain do vašeho pracovního postupu strávíte méně času hledáním údajů o projektu (termíny dodání, rizika projektu atd.) a více času strategickým rozhodováním.
Toto video vám ukáže, jak zefektivnit správu projektů pomocí ClickUp Brain:
Automatizujte priority pomocí ClickUp Automations
ClickUp Automations vám umožňuje vytvářet pravidla bez kódu, která spouštějí akce napříč více projekty. Pomocí jednoduché logiky „pokud toto, pak tamto“ můžete automatizovat změny priorit, přiřazení úkolů, aktualizace stavu a předávání úkolů. Není nutné ruční sledování.
Můžete nastavit automatizaci pro aktualizaci priority nebo vlastnictví, když:
- Úkol se přesune do určitého stavu
- Termín se blíží nebo již uplynul
- Úkol je vytvořen v konkrétním seznamu nebo projektu.
- Vlastní pole, jako například Priorita nebo Název klienta, se aktualizuje.
Příklady:
- Automaticky přiřaďte úkol vedoucímu projektu, pokud je Priorita = Vysoká.
- Přesuňte úkoly do stavu „Blokováno“, když dojde ke zpoždění závislosti.
AI agenti za vás udělají těžkou práci
ClickUp Autopilot Agents posouvají automatizaci o krok dále tím, že reagují na změny priorit v okamžiku, kdy k nim dojde. Na rozdíl od automatizací založených na pravidlech tito agenti AI nepřetržitě sledují úkoly, komentáře a dokumenty a poté aktualizují priority nebo informují vlastníky na základě kontextu.
Můžete použít předem připraveného agenta Autopilot nebo si vytvořit vlastního agenta pro svůj pracovní postup.
Použijte předem připravené agenty Autopilot, pokud potřebujete rychlou a okamžitě použitelnou automatizaci běžných pracovních postupů, jako jsou denní/týdenní zprávy o stavu nebo automatické aktualizace.
Na druhou stranu, agenti Custom Autopilot jsou nejlepší volbou, pokud potřebujete, aby agenti postupovali podle vaší vlastní logiky (vícekrokové spouštěče, podmínky nebo pravidla specifická pro daný pracovní prostor) a spravovali priority přizpůsobeným způsobem.
Klíčové funkce ClickUp
- Dokumentujte procesy: Uchovávejte standardní operační postupy, projektové briefy a strategické poznámky na jednom místě, vždy přímo propojené s úkoly, které podporují, pomocí ClickUp Docs.
- Zefektivněte interní komunikaci: Použijte ClickUp Chat k diskusi o zpětné vazbě, sdílení aktualizací, zmínkám o kolezích a dokončování práce v rámci stejného nástroje pro správu projektů.
- Spravujte projekty a pracujte v reálném čase: Sledujte urgentní, blokované a úkoly vyžadující schválení napříč více projekty pomocí ClickUp Dashboards.
- Vizualizujte svůj pracovní postup: Přepínejte mezi více než 15 zobrazeními, abyste mohli plánovat, přehodnocovat a měnit pořadí priorit na základě měnících se potřeb projektu.
- Sledujte čas pro lepší stanovení priorit: Zjistěte, kde váš tým tráví čas, porovnejte to s odhady a upravte priority pomocí ClickUp Time Tracking.
- Vizualizujte pracovní postupy společně: Mapujte závislosti, brainstormujte nápady, reorganizujte úkoly a měňte priority v reálném čase pomocí ClickUp Whiteboards.
- Integrujte je do své technologické infrastruktury: Použijte integrace ClickUp pro plynulý přenos dat mezi nástroji, které používá váš tým a klienti.
Výhody ClickUp
- Funkce přizpůsobení a flexibilita, které lze přizpůsobit jakémukoli týmu nebo typu projektu.
- Sledování času a správa pracovní zátěže pro optimální alokaci zdrojů v komplexních projektech
- Podrobné reporty a přehledy v reálném čase pro přehlednost napříč projekty
Nevýhody ClickUp
- Rozsáhlá sada funkcí může nové uživatele přetížit.
Ceny ClickUp
Hodnocení a recenze ClickUp
- G2: 4,7/5 (více než 10 000 recenzí)
- Capterra: 4,6/5 (více než 4 000 recenzí)
Proč je skvělý pro správu více priorit
Díky realizaci projektů založené na umělé inteligenci eliminuje ClickUp náklady na přepínání mezi nástroji a centralizuje správu úkolů. Práce postupuje vpřed, aniž byste museli hledat aktualizace. Převádí kontext do akce automatickým označováním, přiřazováním a eskalací úkolů.
ClickUp sdružuje úkoly, dokumenty, časové osy, chaty a AI do jednoho konvergovaného pracovního prostoru AI, takže všechny priority zůstávají v souladu se stejným zdrojem informací.
Co říkají skuteční uživatelé o ClickUp?
Tato recenze na G2 opravdu říká vše:
ClickUp zásadně změnil způsob organizace projektů a koordinace mého týmu. Líbí se mi, jak je přizpůsobitelný – ať už potřebuji Kanban tabuli, Ganttův diagram nebo jen jednoduchý seznam úkolů, vše je k dispozici. Možnost vytvářet dokumenty, sledovat cíle a dokonce chatovat v rámci platformy nám ušetří přeskakování mezi více nástroji. Nicméně, flexibilita může být zpočátku trochu ohromující. Našemu týmu trvalo nějakou dobu, než přišel na nejlepší nastavení, a zaškolení nových členů vyžaduje trochu tréninku.
ClickUp zásadně změnil způsob organizace projektů a koordinace mého týmu. Líbí se mi, jak je přizpůsobitelný – ať už potřebuji Kanban tabuli, Ganttův diagram nebo jen jednoduchý seznam úkolů, vše je k dispozici. Možnost vytvářet dokumenty, sledovat cíle a dokonce chatovat v rámci platformy nám ušetří přeskakování mezi více nástroji. Nicméně, flexibilita může být zpočátku trochu ohromující. Našemu týmu trvalo nějakou dobu, než přišel na nejlepší nastavení, a zaškolení nových členů vyžaduje trochu tréninku.
📚 Další informace: Asana vs. Monday, který software pro správu projektů je lepší
2. Asana (nejlepší pro strukturované sledování projektů a mezifunkční týmové pracovní postupy)
Asana je software pro správu úkolů, který sjednocuje vaše seznamy úkolů na jednom centrálním místě. Propojením vaší práce s úkoly vám pomáhá efektivně stanovovat priority úkolů.
Na rozdíl od roztroušených lepících papírků vám Asana poskytuje ucelený přehled o všem, co máte na starosti v rámci více projektů a týmů.
Zobrazení MyTasks shromažďuje všechny přidělené úkoly do přehledného seznamu. Zpracovává také vztahy mezi úkoly. Pokud má výstup vliv na více projektů, můžete úkol přiřadit k více projektům, místo abyste vytvářeli duplikáty.
Funkce Portfolia slouží jako řídící centrum pro projektové manažery, kteří dohlížejí na více iniciativ. Díky dashboardu můžete vidět, které projekty zaostávají za harmonogramem a kde je váš tým možná přetížený, ještě než se problémy vymknou kontrole.
Asana AI integruje inteligentní funkce přímo do vašeho pracovního postupu. AI poskytuje informace o projektových plánech, dokáže odpovědět na otázky týkající se dalších kroků a generovat souhrny nejnovějšího pokroku. AI Studio vám umožňuje vytvářet pracovní postupy AI bez nutnosti programování, abyste mohli automatizovat opakující se úkoly bez závislosti na technických týmech.
Klíčové funkce Asany
- Využijte umělou inteligenci k psaní projektových plánů a generování souhrnů úkolů, projektů nebo portfolií, abyste měli vždy aktuální informace, aniž byste museli číst každý detail.
- Nasazujte AI Teammates, kteří monitorují projektová data, identifikují rizika nebo úzká místa a navrhují vám opatření.
- Plánujte kapacitu a vyvažujte pracovní zátěž pomocí správy zdrojů, abyste zjistili, kdo je přetížený, a přesunuli priority dříve, než dojde k úzkým hrdelům.
- Propojte každodenní úkoly s cíli společnosti pomocí funkcí Cíle a Reportování, abyste mohli spravovat priority s ohledem na jejich dopad.
- Vytvářejte pravidla, formuláře a automatizace, abyste mohli přesouvat práci mezi jednotlivými fázemi bez ručního zásahu, čímž snížíte tření mezi projekty.
Výhody Asany
- Flexibilní pro komplexní projekty s více uživateli a plánování zdrojů
- Široká automatizace, šablony a integrace pro snížení manuální práce
Nevýhody Asany
- Pokud každá aktualizace není přiřazena konkrétní osobě, členové týmu ji neuvidí, což popírá smysl sdílené viditelnosti projektu v softwaru pro správu projektů.
- Asana umožňuje závislosti, ale postrádá automatické přeplánování, což je situace, kdy budete muset prozkoumat jiné alternativy k Asaně.
Ceny Asany
- Zdarma
- Starter: 13,49 $/měsíc na uživatele
- Pokročilá verze: 30,49 $/měsíc na uživatele
- Podnik: Ceny na míru
- Enterprise+: Ceny na míru
Hodnocení a recenze Asany
- G2: 4,4/5 (více než 12 300 recenzí)
- Capterra: 4,5/5 (více než 13 500 recenzí)
Proč je skvělý pro správu více priorit
Asana propojuje projekty, závislosti a pracovní zatížení, což umožňuje snadnou přehlednost a rychlé úpravy. Vrstvené zobrazení podporuje sledování úkolů v různých měřítcích, i když se priority mění. Automatizace a aktualizace v reálném čase zajišťují mezifunkční spolupráci, aniž by se ztratily ze zřetele cíle.
Co říkají skuteční uživatelé o Asaně?
Z recenze G2:
Rozvržení aplikace Asana je velmi poutavé a interaktivní a nabízí mnoho funkcí, jako jsou automatizace, pole, která se vyplňují přímo do vašeho projektu z vytvořených žádostí, a neuvěřitelné množství možností reportování na více úrovních pracovního postupu. Integruje se také s mnoha externími platformami, které společnosti pravidelně využívají, což umožňuje, aby vše proudilo na jedno místo pro vaše různé týmy a klienty.
Rozložení aplikace Asana je velmi poutavé a interaktivní a nabízí mnoho funkcí, jako jsou automatizace, pole, která se vyplňují přímo do vašeho projektu z vytvořených žádostí, a neuvěřitelné množství možností reportování na více úrovních pracovního postupu. Integruje se také s mnoha externími platformami, které společnosti pravidelně využívají, což umožňuje, aby vše proudilo na jedno místo pro vaše různé týmy a klienty.
🧠 Zajímavost: Psycholožka Bluma Zeigarniková zjistila, že lidé si lépe pamatují nedokončené nebo přerušené úkoly než ty dokončené. Tento jev, známý jako Zeigarnikův efekt, naznačuje, že nedokončené úkoly vytvářejí kognitivní napětí, které je udržuje v popředí mysli a zlepšuje uchování paměti.
📚 Přečtěte si také: Asana vs. ClickUp: Který nástroj pro správu týmu je lepší?
3. Trello (nejlepší pro vizuální správu úkolů pomocí tabulek)
Plánování a rozvrhování jednoho projektu je z hlediska kapacity jednoduché. Ale když běží několik projektů současně a každý z nich je izolovaný, úkoly se vám brzy nahromadí. Než se nadějete, budete muset splnit tři úkoly najednou.
Nástroj pro správu projektů a vizuální spolupráci Trello vám pomůže proaktivně spravovat všechny tyto priority a vaše kapacity.
Abychom pochopili, kolik úkolů váš tým v daném okamžiku řeší, nabízí Trello různé pohledy.
Kalendářový náhled zobrazuje nadcházející práci, abyste nepřetěžovali konkrétní dny nebo týdny. Dashboard zvýrazňuje metriky pracovní zátěže, jako jsou termíny a přiřazené karty, aby se předešlo překážkám.
Tabulka shromažďuje úkoly ze všech tabulek do jednoho seřaditelného seznamu. A časová osa mapuje úkoly ve stylu Ganttova diagramu.
K kartám můžete přidávat relevantní zdroje, jako jsou přílohy a konverzace. Centralizujte komentáře, aktualizace stavu a konverzace o projektech na kartách.
Vytvářejte pokročilé kontrolní seznamy pro zaznamenávání podrobností o úkolech projektu. Pomocí dashboardů můžete každý měsíc sledovat libovolnou sadu úkolů na svých tabulkách Trello, například úkoly nebo projekty po termínu.
Trello Inbox AI analyzuje zprávy ze Slacku a Teams uložených v Trello Inbox a extrahuje z nich termíny, priority a úkoly.
Klíčové funkce Trello
- Nastavte pravidla pro automatické přesouvání karet, přiřazování členů týmu nebo vytváření kontrolních seznamů na základě konkrétních spouštěčů pomocí Butleru, automatizačního nástroje Trello.
- Rozšiřte možnosti svého pracovního prostoru připojením k vašemu stávajícímu technologickému stacku pomocí Power-Ups.
- S Trello Inbox můžete zaznamenávat úkoly z poznámek ze schůzek, zpráv, e-mailů a hlasových poznámek.
- Přetahujte úkoly ze své schránky nebo tabule Trello přímo do svého Plánovače.
- Předem připravené šablony pro řízení projektů vám umožňují strukturovaně zaznamenávat všechny podrobnosti související s více projekty.
Výhody Trella
- Intuitivní rozhraní, které podporuje přístup z mobilních zařízení i stolních počítačů pro práci na cestách.
- Integrace s více než 200 nástroji prostřednictvím Power-Ups
Nevýhody Trella
- Pokročilé reportování a sledování napříč projekty vyžadují placené Power-Ups.
- Větší nebo komplexní projekty často vyžadují více tabulek, aby zůstaly organizované.
Ceny Trello
- Zdarma
- Standard: 6 $/měsíc na uživatele
- Premium: 12,50 $/měsíc na uživatele
- Enterprise: 17,50 $/měsíc (fakturováno ročně)
Hodnocení a recenze Trello
- G2: 4,5/5 (více než 13 700 recenzí)
- Capterra: 4,5/5 (více než 23 600 recenzí)
Proč je skvělý pro správu více priorit
Trello zdůrazňuje priority projektů pomocí vizuálních podnětů, což pomáhá k rychlým změnám napříč tabulemi. Automatizace a integrace zefektivňují přesun úkolů v závislosti na vývoji plánů. Je to obzvláště účinné pro dynamická prostředí.
Co říkají skuteční uživatelé o Trello?
Zde je názor uživatele Capterra:
Trello používám již více než deset let. Bezplatná verze prošla několika změnami, ale stále představuje dobrou hodnotu za peníze – zejména v agenturách/konzultačních firmách, kde je cena za jedno místo pro příležitostné použití klientem příliš vysoká. Zjistil jsem, že moji klienti oceňují jeho snadné použití ve srovnání s alternativami.
Trello používám již více než deset let. Bezplatná verze prošla několika změnami, ale stále představuje dobrou hodnotu za peníze – zejména v agenturách/konzultačních firmách, kde je cena za jedno místo pro příležitostné použití klientem příliš vysoká. Zjistil jsem, že moji klienti oceňují jeho snadné použití ve srovnání s alternativami.
📮 ClickUp Insight: Pouze 7 % profesionálů uvádí, že se při správě úkolů a organizaci spoléhá hlavně na AI. Jedním z důvodů může být to, že většina nástrojů pokrývá pouze úzké oblasti, jako jsou kalendáře, seznamy úkolů nebo e-maily.
S ClickUpem se možnosti umělé inteligence ještě rozšiřují. Propojuje vaše e-maily, komunikaci, kalendář, úkoly a dokumenty na jednom místě. Můžete se dokonce zeptat: „Jaké jsou dnes moje priority?“ a ClickUp Brain prohledá váš pracovní prostor a poskytne vám jasný seznam úkolů seřazených podle naléhavosti. ClickUp tak spojuje sílu pěti nebo více aplikací do jedné jednoduché superaplikace.
Další zajímavé zmínky
Zde je několik dalších nástrojů pro správu projektů, které zabraňují střetům priorit:
- Monday. com: Umožňuje přiřazovat priority, vizualizovat pracovní zátěž a automatizovat sledování napříč více projekty. Zobrazení časové osy, kalendáře a pracovní zátěže včas odhalí problémy s kapacitou, takže můžete pracovní zátěž vyvážit.
- Notion: Kombinuje úkoly, dokumenty, poznámky ze schůzek a databáze na jednom místě, takže se nic neztratí v roztříštěných nástrojích. Propojené databáze vám umožňují vidět, jak se úkoly napříč projekty vzájemně propojují, což usnadňuje zjišťování měnících se priorit a jejich aktualizaci na jednom místě.
- Jira: Pro produktové a technické týmy používá Jira sprinty, backlogy a sledování závislostí k řazení priorit. Roadmapy ukazují, jak změny v jednom projektu ovlivňují ostatní, a zabraňují tak vzniku úzkých míst při správě paralelních iniciativ.
- Smartsheet: Nástroj pro správu projektů ve stylu tabulkového procesoru s pohledy Gantt, Grid a Card. Sledování kritické cesty a správa závislostí usnadňují přehodnocování priorit a přeplánování. Užitečné, když se současně pohybuje více časových os.
- Wrike: Díky dashboardům v reálném čase a automatizaci založené na stavu jsou změny priorit okamžitě viditelné. Grafy pracovní zátěže upozorňují na přetížených členy týmu, zatímco formuláře žádostí směrují příchozí práci, aniž by narušily stávající priority.
- Airtable: Správce úkolů ve stylu databáze, který propojuje související projekty prostřednictvím propojených záznamů. Zobrazení jako Galerie, Kanban a Časová osa vám pomohou vizualizovat měnící se priority a kapacity napříč týmy.
- Teamwork: Vytvořen pro agentury, které zpracovávají více klientů najednou. Sledování času, grafy pracovní zátěže a ziskovost na úrovni projektu pomáhají týmům upřednostňovat práci, která generuje příjmy.
💡 Tip pro profesionály: Podle pravidla „Peak-End“ lidé hodnotí zážitky převážně na základě toho, jak se cítili v nejlepším okamžiku a na konci, nikoli na základě celkové délky trvání. V rámci správy úkolů může včasné splnění klíčových priorit nebo zakončení dne malými úspěchy zvýšit motivaci.
Jak efektivně spravovat více priorit (tipy + osvědčené postupy)
Nástroje vám mohou pomoci jen do určité míry. Pokud se potýkáte s organizací a řízením práce na více projektech, tyto strategie vám pomohou udržet vše pod kontrolou:
1. Uložte si své pracovní postupy a vytvořte z nich šablony
Představte si následující situaci: Právě jste dokončili marketingovou kampaň pro poslední čtvrtletí roku a připravujete se na příští rok. Nepamatujete si, jak jste nastavili reportovací dashboard.
Kromě toho spravujete více projektů. Nejste si jisti, jaké jsou počáteční komponenty, tak jak replikovat kampaň, aniž byste opomněli důležité úkoly a detaily?
✅ Řešení: Vytvořte šablony důležitých pracovních postupů. Když pak začnete nový projekt, stačí data jednoduše vložit. Zrychlete a zefektivněte svou práci.
💡 Tip pro profesionály: Použijte šablonu ClickUp pro zprávy o stavu více projektů, abyste měli všechny své projekty po ruce a přehledně uspořádané.
Získáte přehled o všech nezbytných detailech, včetně fáze projektu, stavu, nákladů, kvality a časového harmonogramu. Díky značkám, podúkolům, štítkům priorit a více přiřazeným osobám budete informováni vždy, když dojde ke zpoždění nebo překážkám.
2. Neúprosně stanovujte priority práce
Když spravujete více priorit, všechno se zdá naléhavé.
Přeskakujete mezi úkoly, odpovídáte na zprávy a účastníte se schůzek. Na konci dne se vaše skutečná prioritní práce neposunula.
✅ Řešení: Použijte metodu Ivy Lee.
Na konci každého pracovního dne si zapište šest nejdůležitějších úkolů na následující den a seřaďte je podle priority. Soustřeďte se na jejich postupné plnění a pokračujte v seznamu až po dokončení předchozího úkolu.
⚒️ Rychlý tip: Na konci dne, když už máte mozek v troskách, si usnadněte život s ClickUp Brain. Použijte jej k:
- Vyslovte svůj seznam priorit namísto jeho zadávání. Funkce Talk to Text od Brain MAX zachytí váš hlas a promění vaše myšlenky v úkoly.
- ClickUp Brain prohledává úkoly, chaty, dokumenty, přílohy – dokonce i uvnitř souborů PDF – a díky funkci Enterprise Search vám přináší odpověď. Neztrácíte čas prohledáváním projektových dat a okamžitě získáte to, co potřebujete.
- AI Notetaker se automaticky připojuje k hovorům, přepisuje je, extrahuje úkoly, přiřazuje je správné osobě a propojuje je zpět s projektem.
- Zbavte se roztříštěnosti umělé inteligence díky jedné aplikaci pro veškerou vaši práci. Brain propojuje priority napříč úkoly, dokumenty, zprávami, tabulkami, poznámkami ze schůzek – dokonce i aplikacemi třetích stran –, takže nejdůležitější práci nelze ignorovat.
⚡ Archiv šablon: Bezplatné šablony pro sledování více projektů, díky kterým budou vaše projekty běžet jako hodinky
3. Na začátku definujte cíle, plány a očekávání
Bez standardního procesu plánování projektů nebo jasné metodiky řízení projektů se každý nový projekt řídí jinak.
Výsledek? Výsledky jsou nejednotné, projektoví manažeři objevují Ameriku a týmy pracují na základě různých předpokladů. Nikdo nemá jednotný přehled o prioritách, odpovědnostech nebo časových harmonogramech.
✅ Řešení: Naplánujte proces a odpovědnosti ještě před zahájením projektu.
Na úrovni projektu nastíňte cíle, milníky, závislosti a kroky zpětné vazby/schvalování. Na úrovni programu stanovte cíle na úrovni týmu a ukažte, jak souvisí s obchodními cíli.
Když jsou očekávání definována předem, spolupráce týmu se zjednoduší a provádění se stane opakovatelným – zejména pokud váš software pro správu úkolů podporuje šablony a zahájení projektů.
⚒️ Rychlý tip: Jakmile v projektovém dokumentu nastíníte cíle, milníky, výstupy a odpovědnosti, přidejte do svého panelu ClickUp AI karty, aby byly tyto očekávání viditelné a automaticky aktualizované.
Používejte karty AI k:
- Zobrazte cíl a stav projektu v reálném čase.
- Vložte kartu s výkonným shrnutím AI do svého projektového panelu a získejte přehled o stavu, nákladech, časovém harmonogramu a rizicích.
- Použijte AI StandUp Card v Home, aby každý vlastník viděl přesně, za co je dnes zodpovědný.
4. Vyvažujte pracovní zátěž sledováním práce napříč projekty
Když plánujete každý projekt na jiném místě, nemáte možnost vidět veškerou práci, kterou daná osoba vykonává v rámci různých projektů.
Spoléháte se na to, že vám daná osoba dá vědět, pokud je pracovní zátěž příliš malá nebo příliš velká. Dozvíte se to až v případě nedodržení termínů nebo až když se konečně ozve. To ničí celý smysl efektivního přidělování zdrojů.
✅ Řešení: Prvním krokem k vyřešení tohoto problému je správa všech vašich projektů na jednom místě (tip: nástroj pro správu projektů). Poté budete chtít vidět všechny úkoly v každém projektu a komu jsou přiřazeny.
Na základě toho můžete odstranit nebo delegovat úkoly, abyste udrželi projekty na správné cestě a zabránili vyhoření. Nezapomeňte však, že ne všechny nástroje pro řízení projektů obsahují nástroje pro správu zdrojů nebo filtr pro zobrazení pracovní zátěže. Vyberte si tedy moudře.
💡 Tip pro profesionály: Funkce Workload View v ClickUp vám umožňuje vizualizovat dostupnou kapacitu každého člověka na základě odhadů času, bodů příběhu nebo vlastních polí úsilí. Kapacita každého člověka je zobrazena červeně, zeleně nebo žlutě, což na první pohled ukazuje jeho pracovní zátěž.
👀 Věděli jste? „ Multitasking “ je nesprávný termín. Lidský mozek nedokáže vykonávat dvě nebo více úkolů současně. Výzkumy ukazují, že když se pokoušíme zvládat více úkolů najednou, náš mozek se zabývá „přepínáním mezi úkoly“. Zvýšená zátěž neurokognitivních systémů podporujících kontrolu a trvalou pozornost vede k pomalejšímu výkonu a většímu počtu chyb ve srovnání se soustředěním se na jeden úkol.
Efektivní stanovení priorit pomocí softwaru pro správu projektů ClickUp
Rozlučte se s chaosem souvisejícím s více prioritami díky implementaci těchto jednoduchých, ale účinných strategií.
Ve spojení s nástrojem pro správu projektů, jako je ClickUp, budete moci sledovat průběh projektu, udržovat pořádek a pokaždé dosahovat cílů výkonnosti projektu.
Chcete-li zvládnout stanovení priorit úkolů, zaregistrujte se zdarma na ClickUp.