Správa více projektů najednou může být chaotická – právě když se vyřeší jeden úkol, objeví se další termín nebo se změní priority. Tato neustálá změna může projektové manažery, vedoucí týmů a malé podnikatele přetížit.
Jednoduché řešení? Vyhledejte „šablona pro sledování více projektů v Excelu“. 💡
Tyto šablony využívají osvědčené funkce aplikace Microsoft Excel, které vám pomohou sladit vaše projekty. Šablona Excel je sice skvělá pro jednoduché potřeby, ale vyžaduje ruční aktualizace, které mohou mít dopad na procesy mezi projekty (zejména v komplexních nastaveních).
Abychom vám pomohli učinit informované rozhodnutí, shromáždili jsme níže naše oblíbené šablony pro sledování více projektů, včetně možností kompatibilních s Excelem a některých oblíbených šablon ClickUp.
Nejprve se ale podívejme blíže na to, co tyto šablony vlastně jsou.
Co jsou šablony pro sledování více projektů?
Šablony pro sledování více projektů jsou nástroje, které vám pomohou spravovat několik projektů najednou, aniž byste ztratili přehled o jednotlivých termínech nebo úkolech. Poskytují přehledný a organizovaný pohled na každý projekt vedle sebe, takže můžete snadno rozpoznat závislosti a stanovit priority úkolů.
Už nemusíte přeskakovat mezi tabulkami, e-maily a aplikacemi pro správu projektů.
Tyto šablony také usnadňují mezifunkčním týmům zůstat v obraze a spolupracovat. Přiřazujte práci, sdílejte aktualizace a sjednoťte zúčastněné strany na stejných cílech.
Například týmy prodeje a zákaznické podpory mohou použít šablonu CRM pro více projektů ke sledování hovorů a e-mailů s různými klienty v různých fázích životního cyklu zákazníka. Mohou také označit své obchodní zástupce, aby sledovali nové potenciální zákazníky, nebo koordinovat s marketingovým týmem přípravu cílených propagačních materiálů – to vše na jedné platformě.
💡Tip pro profesionály: Integrujte software pro správu úkolů do své šablony pro správu projektů a získejte podrobný přehled o pracovní zátěži týmu v reálném čase. Pomůže vám to vyhnout se vyhoření a dodržet termíny.
Co dělá šablonu pro sledování více projektů dobrou?
Účinná šablona pro sledování více projektů se zaměřuje na organizaci, týmovou práci a vaše jedinečné potřeby. Zde jsou funkce, které by neměly chybět:
- Přehledný přehled: Vyberte si šablonu, která nabízí logickou hierarchii vašich projektů a jasně zobrazuje termíny, zdroje a priority.
- Možnosti sledování: Vyberte si šablonu s nástroji pro sledování jak celkových cílů, tak milníků specifických pro daný projekt.
- Přizpůsobitelný vzhled: Vyberte si šablonu, která vám umožní přizpůsobit pole, widgety a rozvržení tak, aby odpovídaly měnícím se potřebám vašich projektů.
- Funkce správy úkolů: Najděte šablonu, která umožňuje snadné vytváření, přiřazování a sledování úkolů, aby byla zajištěna odpovědnost v rámci týmů i mezi nimi.
- Centralizovaný dashboard: Zvažte šablonu s jednotným dashboardem pro správu projektů, který shromažďuje informace ze všech vašich projektů do jednoho přehledu.
- Nástroje pro spolupráci: Hledejte šablonu s integrovanými komunikačními funkcemi, jako jsou komentáře a přílohy souborů, které usnadňují sdílení informací.
- Funkce vizualizace: Vyberte si šablonu, která obsahuje nástroje jako Ganttovy diagramy nebo Kanban tabule, které vám pomohou vizualizovat pokrok a rychle odhalit překážky.
11 bezplatných šablon pro sledování více projektů
Sledování více projektů je skutečnou zkouškou pro každý robustní software pro řízení projektů. Vyžaduje více než jen odškrtávání úkolů ze seznamu; potřebujete jasný přehled o tom, co se děje, kdy se to děje a jak to vše souvisí s vašimi většími cíli.
ClickUp je uživatelsky přívětivý software pro správu projektů, který byl vytvořen za účelem zjednodušení pracovních postupů a udržení vašeho pokroku na správné cestě. Od zpracování úkolů projektu přes integraci různých nástrojů až po využití umělé inteligence pro chytřejší přidělování zdrojů – ClickUp Workspace spojuje všechny podstatné prvky do jednoho centra.
Ať už spravujete jeden projekt nebo celé portfolio, řešení pro správu projektů ClickUp vám poskytuje informace v reálném čase a automatizaci, abyste se drželi svého cíle.
Díky pokročilým funkcím vizualizace a reportingu získáte kompletní přehled o alokaci zdrojů a rozpočtu, individuálním a týmovém vytížení, nedokončených úkolech a závislostech a dalších aspektech.
Níže jsme shromáždili naše nejlepší šablony pro sledování více projektů s bohatými funkcemi. Pokud však dáváte přednost tradičnějšímu přístupu, jednoduchost aplikace Excel má své kouzlo. Prozkoumejte to nejlepší z obou světů a najděte to, co vyhovuje vašim potřebám v oblasti řízení projektů.
1. Šablona ClickUp pro zprávu o stavu více projektů
Šablona ClickUp pro hlášení stavu více projektů je vhodná pro začátečníky a pomáhá udržovat vaše projekty organizované a přístupné.
Jádrem je dashboard portfolia, který vizuálně shrnuje klíčové aspekty každého projektu (jako priorita, stav, náklady a doba trvání) pomocí barevně odlišených indikátorů a emodži. Každý projekt má vlastní stránku propojenou s tímto centrálním Wiki. Začínají souhrnnou tabulkou, která zdůrazňuje nejdůležitější podrobnosti, jako jsou priority a termíny.
Pro hlubší analýzu obsahuje každá stránka zprávu o stavu projektu a informace o jeho zdraví, jako jsou úrovně rizika a akční plány. Sleduje také náklady porovnáním odhadů se skutečnými hodnotami a poskytuje jasný přehled o zbývajícím rozpočtu.
Tabulka „Kontrola kvality“ sleduje stav kontroly výstupů a tabulka „Kontrola časového plánu“ rozděluje čas strávený na každém úkolu a porovnává odhadované hodiny s skutečně odpracovaným časem. Díky těmto funkcím slouží také jako šablona časového plánu pro více projektů!
Ideální pro: Marketingové manažery, kteří chtějí sledovat stav souběžných kampaní.
2. Šablona ClickUp Project Tracker
Šablona ClickUp Project Tracker nabízí flexibilní způsob sledování více projektů, úkolů a časových os na jednom místě. Můžete přepínat mezi různými zobrazeními a efektivněji spravovat zdroje.
Nejprve je k dispozici zobrazení „Obecný seznam“, kde můžete přidávat a označovat úkoly v rámci každého projektu a podrobnosti, jako jsou klíčová data, osoby a priority. Poté můžete uspořádat úkoly podle fáze projektu – například příprava, výroba nebo spuštění – a sledovat pokrok pomocí jednoduchého systému RAG (červená, oranžová, zelená).
Pokud dáváte přednost vizuálnímu přístupu, zobrazení Ganttova diagramu vám pomůže zjistit, jak úkoly z různých projektů zapadají do stejné časové osy.
K dispozici je také zobrazení tabule, které můžete přizpůsobit tak, aby zobrazovalo úkoly z více projektů a seskupovalo je podle přidělených osob nebo značek projektů. Získáte tak komplexní přehled o pracovním vytížení svého týmu.
Ideální pro: Manažery vývoje produktů, kteří současně vedou více produktových řad.
3. Šablona jednoduchého Ganttova diagramu ClickUp
Šablona jednoduchého Ganttova diagramu ClickUp obsahuje kartu „Projektový plán“, kde můžete zadat podrobnosti o všech svých různých projektech do jednoho praktického seznamu.
Stačí označit každý úkol a určit projekt, ke kterému patří, a uspořádat je tak, aby byly dokončeny ve správném pořadí. Šablona Ganttova diagramu pak automaticky synchronizuje data a poskytuje vám jasný přehled o pohybech každého projektu.
Všechny své projekty můžete vizualizovat v tomto grafu, díky čemuž snadno uvidíte, jak se překrývají, a budete moci efektivně spravovat zdroje. To vám také pomůže předem odhalit potenciální překážky a sledovat průběh projektu.
Ideální pro: IT projektové manažery dohlížející na projekty vývoje webových a mobilních aplikací.
4. Šablona pro reporting projektů ClickUp
Šablona ClickUp Project Reporting Template slouží jako konsolidovaná stránka Wiki, která vám poskytne rychlý přehled o všem důležitém pro každý projekt – klíčových zúčastněných stranách, termínech, aktualizacích pokroku a dalších informacích. Můžete nastavit hlavní stránku Wiki pro celé své portfolio s vyhrazenými složkami pro jednotlivé projekty.
Pro každý projekt obsahuje tato šablona vhodná pro začátečníky barevně označený časový plán aktivit, který usnadňuje přehled o prioritách a stavu. Pokud dojde k překročení termínu, tato šablona zprávy o stavu projektu to označí, zaznamená důvody a sleduje dopad spolu s nezbytnými nápravnými opatřeními.
Navíc získáte vizuální prvky, jako jsou sloupcové a výsečové grafy, které vám umožní sledovat metriky projektu – stav, priority a rozdělení rozpočtu – vše na jednom místě.
Ideální pro: Portfolio manažery, kteří chtějí sestavovat zprávy pro různé projekty v různých odvětvích.
5. Šablona pro uzavření projektu ClickUp
Šablona ClickUp Project Closure Template je nástroj vhodný pro začátečníky, který je navržen tak, aby optimalizoval proces uzavírání více projektů na jednom centrálním místě.
V zobrazení „Správa úkolů“ můžete sledovat stav všech dokončovaných úkolů, včetně vestavěných vzorců pro dodací lhůty, potřeby eskalace a stav projektu.
Můžete také kontrolovat výkonnost týmu, komunikaci a získané zkušenosti a zároveň stanovovat priority a plánovat zbývající úkoly pro každý projekt.
Ideální pro: Obchodní manažery, kteří uzavírají více prodejních iniciativ a vylepšují budoucí strategie pomocí dat v reálném čase.
6. Šablona plánu projektu ClickUp
Šablona ClickUp Project Roadmap je navržena tak, aby mapovala milníky napříč více projekty, a poskytuje vám tak přehledný obraz, který lze snadno sdílet s klienty.
Tato šablona střední úrovně obsahuje Ganttův diagram pro správu závislostí a časových os na makroúrovni, který zajišťuje, že vaše týmy budou v synchronizaci s nadcházejícími úkoly.
Svůj projektový plán můžete také vytvořit v „seznamovém zobrazení“, kde můžete pro větší flexibilitu při správě jednotlivých projektů zadávat stav, přiřazenou osobu nebo typ skupinových úkolů. Vlastní pole vám pomohou sledovat čísla sprintů a pruhy postupu, zatímco karta „Shrnutí“ zobrazuje pracovní zátěž podle přiřazené osoby, což vám pomůže optimalizovat využití zdrojů.
Využijte znalosti ClickUp Brain založené na umělé inteligenci k automatickému generování kontextových informací z vašich probíhajících projektů. Vašemu týmu tak poskytnete rychlý přístup k klíčovým informacím, díky čemuž bude váš plán agilní a informovaný.
Ideální pro: Týmy, které sestavují kroky pro řízení změn, kulturní změny nebo zavádění technologií.
7. Šablona portfolia pro správu projektů ClickUp
Šablona ClickUp Project Management Portfolio nabízí strukturovaný způsob sledování mezifunkčních projektů. Tato šablona pro plánování více projektů organizuje vaše projekty na úrovni složek, zajišťuje systematické sledování a odstraňuje bariéry mezi týmy.
Složka „PMO Roadmap“ obsahuje přehled všech klíčových iniciativ a milníků, včetně vlastních polí pro označení priorit, odhadů času a dalších údajů. Složka „Project Health“ nabízí přehled úkolů označených jako projektové a obsahuje dokonce vzorec pro sledování rozpočtu.
Tato šablona vhodná pro začátečníky obsahuje zobrazení „Týdenní zprávy o stavu“ pro rychlý přehled o probíhajících úkolech. Najdete zde také grafy pracovní zátěže, které poskytují podrobný přehled o úkolech, odhadovaném čase a sprintových bodech.
Ideální pro: Programové manažery koordinující související projekty v rámci většího programu, jako je například cyklus vývoje produktu.
8. Šablona pro správu projektů ClickUp
Šablona ClickUp Project Management Template je navržena tak, aby zvládala komplexní, mezifunkční projekty od začátku do konce. Tato pokročilá šablona se zaměřuje na týmovou práci napříč různými dodavatelskými týmy a slaďuje cíle projektu s OKR společnosti, což vám pomáhá stanovit efektivní cíle projektu.
„PMO Wiki“ slouží jako úložiště přehledů týmů, standardních operačních postupů (SOP) a dalších informací. V sekci „PMO Roadmap“ můžete sledovat podrobnosti, jako je oddělení, popis projektu, metriky úspěchu a barevně označené fáze projektu. K dispozici je dokonce i „PMO Request Form“ (formulář žádosti PMO), pomocí kterého mohou členové týmu požádat o pomoc, když ji potřebují.
Různé fáze svých projektů můžete spravovat pomocí „tabulky pokroku“ pro sledování milníků a sekce „naléhavé úkoly“ pro zvýraznění úkolů, které vyžadují okamžitou pozornost. Projektoví manažeři mohou vidět cíle každého čtvrtletí v rozložení ve stylu Kanban, doplněné o pruhy pokroku pro sledování výkonu.
Ideální pro: manažery digitálního marketingu koordinující roční kampaně na sociálních médiích, v e-mailech a na webových stránkách.
➡️ Číst více: 20 bezplatných šablon pro řízení projektů
9. Šablona pro sledování více projektů od Excel X
Používání aplikace Excel pro správu projektů je tradiční hit.
Šablona pro sledování více projektů od Excel X nabízí centralizované centrum Excel pro všechny podrobnosti projektu, což usnadňuje správu více projektů současně.
Tato šablona obsahuje list „Dashboard“ s přehledným zobrazením vašich projektů a Ganttův diagram pro vizualizaci časových os a závislostí. Uvidíte také sloupcový graf shrnující průběh každého projektu a rozpis dokončených úkolů, který úkoly kategorizuje podle procenta dokončení.
Pro efektivní plánování projektů můžete také vytvořit Ganttův diagram v aplikaci Excel.
Ideální pro: Marketingové týmy v místních podnicích, jako jsou kavárny nebo tělocvičny, které hledají jednoduchý nástroj pro organizaci svých marketingových aktivit.
10. Šablona pro sledování více projektů v Excelu od Analysistabs
Šablona Excel Multiple Project Tracking Template od Analysistabs, která je specializovanou verzí rozložení Excel X, konsoliduje všechny aspekty vašich projektů do jedné uživatelsky přívětivé tabulky.
Díky koláčovým grafům pro celkový průběh projektu a sloupcovým grafům pro procentuální dokončení úkolů získáte přehled o svých projektech, klíčových termínech a osobodnech potřebných k dokončení.
Tato šablona pro sledování postupu projektu poskytuje aktuální přehled stavu a automaticky se aktualizuje, aby odrážela stav vašich projektů.
Ideální pro: Manažery maloobchodu, kteří dohlížejí na otevírání více prodejen a doplňování zásob.
11. Šablona pro sledování více projektů v Excelu od ProjectManager
Šablona Excel pro sledování více projektů od ProjectManager je špičkový nástroj pro správu více projektů a jejich dat. Zjednodušuje přidělování zdrojů a poskytuje přehled KPI napříč všemi vašimi projekty, čímž efektivně sleduje výkonnost.
Můžete také sekvencovat závislosti úkolů, jako je start-start a start-konec, a přiřadit je členům týmu. K dispozici jsou také speciální sloupce pro sledování procenta dokončení a aktualizace stavu.
Ideální pro: vedoucí pracovníky na nejvyšší úrovni, kteří sledují klíčové iniciativy a hledají jednostránkové shrnutí pro strategické sladění.
Zlepšete své řízení projektů pomocí šablon pro sledování více projektů od ClickUp.
Šablony Excelu pro správu projektů jsou již dlouho základem pro zjednodušení pracovních postupů. Ale jak se váš tým rozšiřuje a časové harmonogramy projektů se prodlužují, mohou se tyto klasické šablony stát nepraktickými. A právě zde přichází na řadu ClickUp.
Ať už spravujete 3 projekty nebo 300, ClickUp vám pomůže snadno škálovat vaše nastavení bez nutnosti složitých formátování. Díky aktualizacím v reálném čase jsou všechny týmy synchronizovány a vy můžete své projekty upravovat za běhu, aniž by to mělo vliv na jejich průběh.
Navíc naše pokročilé funkce automatizace a integrace ještě více usnadňují správu pracovních úkolů. A třešnička na dortu? Tyto šablony jsou zcela zdarma. ✨
Zaregistrujte se zdarma na ClickUp a začněte spravovat všechny své projekty na jedné intuitivní platformě.