Dlouhé seznamy úkolů mohou přetížit i toho nejenergičtějšího člověka. A když se vaše ambiciózní cíle zamotají do všedních povinností, situace se jen zhoršuje.
Metoda Ivy Lee je na první pohled jednoduchý rámec pro zvýšení produktivity, který vám pomůže stanovit priority úkolů a dosáhnout více za méně času díky lepšímu řízení času.
Zaměřením se každý den pouze na šest klíčových úkolů můžete dosáhnout více a cítit se méně stresovaní. Podívejme se, jak na to!
Co je metoda Ivy Lee?
Metoda Ivy Lee je technika produktivity zaměřená na stanovení priorit a řešení nejdůležitějších úkolů jako prvních. Její krása spočívá v jednoduchosti: na konci každého pracovního dne si zapište šest nejdůležitějších věcí, které musíte zítra splnit. Stanovte priority těchto šesti úkolů podle důležitosti. Když začnete pracovní den, soustřeďte se výhradně na první úkol, dokud nebude hotový a zcela dokončený. Poté přejděte k druhému, pak k třetímu a tak dále.
Tato jednoduchá metoda řízení času řeší základní problém, kterým je pocit přetížení nekonečným seznamem úkolů. Metoda Ivy Lee vás nutí vybrat a upřednostnit pouze šest úkolů, čímž eliminuje nepořádek a pomáhá vám soustředit se na to, co je skutečně důležité.
Historie metody Ivy Lee
Za vývoj této techniky zvyšování produktivity je považována Ivy Ledbetter Lee, průkopnice v oblasti public relations.
Kolem roku 1918 hledal Charles M. Schwab, velmi úspěšný průmyslník stojící v čele společnosti Bethlehem Steel Corporation, způsoby, jak zvýšit produktivitu svého týmu. Setkal se s Ivy Lee, aby s ním konzultoval.
Příběh vypráví, že Schwab požadoval: „Ukažte mi způsob, jak toho stihnout více.“ Leeova odpověď byla nekonvenční: „Dejte mi 15 minut s každým z vašich vedoucích pracovníků.“
Lee vsadil na účinnost své metody. Schwabovi řekl: „Nic, pokud to nebude fungovat. Po třech měsících mi můžete poslat šek na částku, kterou považujete za přiměřenou.“
Výsledky mluvily samy za sebe. Po třech měsících používání metody Ivy Lee údajně Schwab poslal Leeovi tučný šek, jehož hodnota by dnes odpovídala přibližně 500 000 dolarů. To upevnilo reputaci této metody jako účinného nástroje pro zvýšení produktivity.
Navzdory svému historickému významu zůstává metoda Ivy Lee pozoruhodně jednoduchá a zaměřuje se na stanovení priorit a efektivní řešení úkolů.
Doporučená literatura: Další informace o metodě Ivy Lee
Pokud chcete metodu Ivy Lee pochopit podrobněji, doporučuji přečíst si tyto zdroje:
- Metoda Ivy Lee: Denní rutina doporučovaná odborníky pro maximální produktivitu od Jamese Cleara : Autor bestselleru Atomic Habits James Clear v tomto článku nabízí komplexní pohled na tuto techniku produktivity. Zkoumá klíčové faktory, díky nimž je metoda Ivy Lee účinná.
Vyžaduje, abyste se soustředili na jednu úlohu. Moderní společnost miluje multitasking. Mýtus multitaskingu spočívá v tom, že být zaneprázdněný je synonymem pro být lepší. Opak je pravdou.
Vyžaduje, abyste se soustředili na jednu úlohu. Moderní společnost miluje multitasking. Mýtus multitaskingu spočívá v tom, že být zaneprázdněný je synonymem pro být lepší. Opak je však pravdou.
- Metoda Ivy Lee: Denní rutina doporučovaná odborníky pro maximální produktivitu od Sikandara Samiho: Tato kniha shrnuje základy metody Ivy Lee ve zjednodušené formě. Může sloužit jako rychlý referenční manuál, když potřebujete osvěžit svou strategii produktivity, aniž byste se zabývali příliš mnoha detaily.
- Free to Focus od Michaela Hyatta: Tato kniha zkoumá sílu stanovení priorit a může být cenným pomocníkem pro pochopení metody Ivy Lee. Klade důraz na soustředění se na správné věci, nikoli pouze na zvýšení produktivity. Navrhuje také rámec Stop-Cut-Act (zastavit-vyřadit-jednat) pro identifikaci velkých cílů, odmítání zbytečných úkolů a přijímání činností, které vám pomohou přiblížit se vašim cílům.
Základní prvky metody Ivy Lee
Metoda Ivy Lee je založena na třech základních principech:
1. Stanovení priorit: Na konci každého pracovního dne si udělejte čas na určení šesti nejdůležitějších úkolů, které musíte splnit následující den.
Zeptejte se sami sebe: „Jakých šest věcí musím zítra bezpodmínečně dokončit, abych měl pocit, že jsem měl úspěšný den?“ Buďte při výběru nekompromisní – šest úkolů je maximum.
2. Seřazení úkolů: Jakmile určíte svých šest úkolů, seřaďte je podle důležitosti. Začněte nejdůležitějším úkolem, který bude mít největší vliv na vaše denní cíle. Nepokračujte druhým úkolem, dokud není první úkol zcela dokončen.
Rychlá rada: Podle Harvard Business Review mohou znalostní pracovníci získat zpět až 20 % svého pracovního týdne tím, že identifikují nedůležité úkoly a delegují je na jiné.
3. Jednoúkolový přístup: Soustřeďte veškerou energii na dokončení prvního úkolu na seznamu. Nenechte se rozptylovat e-maily, sociálními sítěmi a dalšími přerušeními. Jakmile dokončíte první úkol, přejděte k druhému.
Například včera večer jsem si jako nejdůležitější úkol dne stanovil napsání článku (tohoto článku!). Tím, že jsem se soustředil výhradně na tento úkol, jsem ho dokázal dokončit v flow stavu, než mě stačilo cokoli jiného rozptýlit. Výsledkem bylo, že jsem po dokončení tohoto úkolu pocítil okamžitý pocit úspěchu. To nastolilo pozitivní tón pro celý den.
Na konci pracovního dne si zvykněte znovu projít svůj seznam priorit. Přesuňte všechny nedokončené úkoly na začátek seznamu pro následující den. Přidejte také nové důležité úkoly pro následující den.
Výhody metody Ivy Lee
Přístup Ivy Lee k produktivitě vám přináší následující výhody:
- Zvýšená koncentrace a snížení rozptýlení: Tím, že si každý den vyberete pouze šest nejdůležitějších úkolů, eliminujete nepořádek v nekonečných seznamech úkolů. To mi umožnilo věnovat plnou pozornost nejdůležitějším věcem, minimalizovat rozptýlení a vytvořit stav hluboké koncentrace.
- Jasnější pochopení vašich cílů: Metoda Ivy Lee vás nutí čelit svým prioritám přímo. Výběr pouze šesti úkolů vyžaduje pečlivé zvážení činností, které přinesou nejlepší výsledky. Tento proces také vede k jasnějšímu pochopení vašich cílů a kroků potřebných k jejich dosažení.
- Eliminace únavy z rozhodování: Naše vůle je omezený zdroj. Každé rozhodnutí, ať už velké nebo malé, ji vyčerpává a snižuje produktivitu. Metoda Ivy Lee minimalizuje únavu z rozhodování tím, že eliminuje neustálé přemýšlení o tom, „co dělat dál“. Díky předem stanovenému nejdůležitějšímu úkolu můžete začít svůj pracovní den s jasným směrem.
- Pocit úspěchu: Dokončení šesti dobře zvolených úkolů přináší pocit naplnění. Metoda Ivy Lee podporuje vítězný přístup, který může být silným motivátorem a podnětem k další produktivitě.
Tipy pro efektivní využití metody Ivy Lee
Zde je několik praktických tipů, které vám pomohou vytěžit z metody Ivy Lee maximum:
- Na konci každého pracovního dne si vyhraďte čas na určení šesti úkolů pro následující den. Tím zajistíte, že se k úkolům budete stavět s jasnou hlavou a vyhnete se pokušení odkládat je na později.
- Při výběru šesti úkolů buďte realističtí ohledně toho, co můžete za den stihnout. Nepřeplňujte svůj seznam, protože to může vést k demotivaci a narušit váš pokrok.
- Metoda Ivy Lee klade důraz na soustředění, ale nepropaguje práci až do vyčerpání. Naplánujte si během dne krátké přestávky, abyste si osvěžili mysl a udrželi si energii.
- Sledujte každý den své dokončené úkoly. To vám dodá pocit úspěchu a motivuje vás k dalšímu používání této metody.
- Na konci každého týdne si udělejte čas na kontrolu svého seznamu úkolů. Zjistěte, které úkoly se opakují a v jakých oblastech byste mohli zlepšit stanovení priorit.
Populární použití a příklady metody Ivy Lee
Úspěch Schwaba s metodou Ivy Lee byl jako vlna na klidné hladině rybníka. Zpráva se šířila nejprve v průmyslových kruzích. Vedoucí pracovníci, toužící po konkurenční výhodě, hltali veškeré informace, které mohli najít o Leeově „zázračné metodě“.
V odborných časopisech se objevily články, které chválily jednoduchost a účinnost soustředění se pouze na šest denních úkolů. Zpráva se nakonec dostala i mimo ocelárny a továrny. Podnikatelé, spisovatelé a dokonce i politici začali metodu Ivy Lee vyzkoušet.
Široce se sdílely příběhy o zvýšené produktivitě a nově nabytém pocitu kontroly nad svým dnem. Díky své jednoduchosti – pero, papír a trocha disciplíny – byla tato metoda přístupná komukoli, bez ohledu na jeho povolání.
Dnes se její základní principy odrážejí v mnoha rámcích produktivity. Myšlenka stanovení priorit úkolů a soustředění se na jeden úkol najednou je základním kamenem moderního projektového řízení.
Mezi kritiku této metody však patří přílišné zjednodušení, omezená flexibilita a nedostatek odhadu času – některé běžné výzvy, které jsou relevantní i dnes.
Navzdory těmto výzvám zůstává základní poselství metody Ivy Lee, tedy stanovení priorit a soustředění, cenné. Je to skvělý výchozí bod pro každého, kdo je zahlcen seznamem úkolů, a díky své jednoduchosti se snadno integruje do stávajících pracovních postupů.
Metoda Ivy Lee je flexibilní a lze ji přizpůsobit různým pracovním stylům a preferencím. Zde je několik příkladů:
- Digitální seznamy úkolů: K řízení svých úkolů preferuji digitální aplikace se seznamy úkolů. Tyto aplikace lze snadno přizpůsobit metodě Ivy Lee – obvykle si vytvořím samostatný seznam šesti nejdůležitějších úkolů na následující den.
- Bullet journaling: Nadšenci bullet journalingu mohou metodu Ivy Lee integrovat tak, že každý den vyhradí jednu stránku pro sepsání a seřazení svých šesti nejdůležitějších úkolů a na konci dne zhodnotí svůj pokrok.
- Týmová práce: Tato metoda může být cenným nástrojem i pro týmy. Vedoucí týmů mohou tuto metodu využít k určení priorit týmových cílů a přidělování úkolů podle jejich důležitosti.
- Projektové řízení: Projektoví manažeři mohou metodu Ivy Lee použít k prioritizaci denních úkolů souvisejících s konkrétními projekty, aby zajistili jejich hladký průběh a dodržení termínů.
- Kreativní práce: Spisovatelé, umělci a další kreativní profesionálové mohou tuto techniku produktivity využít k upřednostnění úkolů souvisejících s brainstormingem, výzkumem, realizací a revizí.
- Učení: Studenti mohou stanovit priority studijních úkolů, domácích prací a projektů, což jim pomůže udržet soustředění a vyhnout se učení na poslední chvíli.
Tipy od uživatelů Redditu:
Dělám to takto. Váš seznam úkolů může obsahovat mnohem více položek a musíte jej průběžně aktualizovat. Já dávám všechny úkoly související s delegováním nebo týmovou prací na začátek (vše, co je na kritické cestě a závisí na jiných lidech). Všechno ostatní je na seznamu níže. Vytisknu stránku 1 a hned začnu psát nahoře. Nemám šanci se dostat na stránku 2. Nové věci a poznámky píšu na zadní stranu stránky a seznam aktualizuji na svém notebooku těsně předtím, než skončím práci.
Nechávám se řídit tímto seznamem, nikoli e-maily. E-maily kontroluji až po dokončení delegování úkolů a nové věci přesouvám na seznam. E-maily jsou jen seznamem úkolů od jiných lidí, takže pokud se jimi necháte řídit, ztratíte nad svým dnem úplnou kontrolu. [sic]
Dělám to takto. Váš seznam úkolů může obsahovat mnohem více položek a musíte jej průběžně aktualizovat. Já dávám všechny úkoly související s delegováním nebo týmovou prací na začátek seznamu (vše, co je na kritické cestě a závisí na jiných lidech). Všechno ostatní je na seznamu níže. Vytisknu stránku 1 a hned začnu psát nahoře. Nemám šanci se dostat na stránku 2. Nové věci a poznámky píšu na zadní stranu stránky a seznam aktualizuji na svém notebooku těsně předtím, než skončím práci.
Nechávám se řídit tímto seznamem, nikoli e-maily. E-maily kontroluji až po dokončení delegování úkolů a nové záležitosti přesouvám na seznam. E-maily jsou jen seznamem úkolů od jiných lidí, takže pokud se jimi necháte řídit, zcela ztratíte kontrolu nad svým dnem. [sic]
Tato jednoduchá metoda je velmi účinná, protože snižuje únavu z rozhodování a šetří energii pro nejdůležitější úkoly. Pokud nestihnete dokončit všechny úkoly, jednoduše je přidejte na seznam úkolů na další den.
Tato jednoduchá metoda je velmi účinná, protože snižuje únavu z rozhodování a šetří energii pro nejdůležitější úkoly. Pokud nestihnete dokončit všechny úkoly, jednoduše je přidejte do seznamu na další den.
Výzvy při používání metody Ivy Lee
Aby bylo jasno: metoda Ivy Lee má své nedostatky. Zkoušel jsem ji uplatnit na několika pracovištích a v různých rolích, a tehdy jsem si všiml několika oblastí, kde nebyla tak účinná, jak bývá obvykle.
- Nepružnost: Omezený počet úkolů (šest) může být pro některé uživatele s velkým pracovním vytížením omezující. Mohou nastat dny, kdy bude třeba věnovat pozornost více než šesti úkolům.
- Omezená přizpůsobivost: Měl jsem pocit, že tato metoda nemusí být ideální pro vysoce dynamická pracovní prostředí, kde se priority mohou rychle měnit. Nejvhodnější je také pro úkoly s jasným začátkem a koncem. Pro projekty s otevřeným koncem nebo průběžné projekty může být méně účinná.
- Obtížnost odhadu úkolů: Přesné stanovení času potřebného k dokončení každého úkolu může být obtížné. Podcenění délky trvání úkolu může vést k pocitu skleslosti, když seznam není dokončen.
Zde je několik alternativních metod zvýšení produktivity, které by se vám mohly hodit:
- Eisenhowerova matice: Metoda Ivy Lee stanovuje priority úkolů, ale nezohledňuje jejich naléhavost. Eisenhowerova matice kategorizuje úkoly podle naléhavosti a důležitosti, což vám pomáhá soustředit se na kritické úkoly, které vyžadují okamžitou pozornost, a zároveň na důležité, ale méně naléhavé úkoly, a zajišťuje, že nezmeškáte termíny.
- Technika Pomodoro: Metoda Ivy Lee neřeší soustředění ani potenciální přetížení a paralýzu způsobenou pracovní zátěží. Technika Pomodoro se však zaměřuje na efektivní time management tím, že vytváří prostor pro odpočinek. Její časové intervaly a naplánované přestávky řeší problémy metody Ivy Lee tím, že podporují soustředěnou práci v přehledných úsecích, předcházejí vyhoření a udržují vaši energii po celý den.
- Getting Things Done (GTD): Zatímco metoda Ivy Lee je rigidní s jediným denním seznamem, technika Getting Things Done je flexibilní.
GTD nabízí komplexní systém pro zaznamenávání všech vašich úkolů a projektů a jejich následné zpracování a organizaci do proveditelných kroků. Tato flexibilita vám umožňuje zvládat větší pracovní zátěž a přizpůsobovat se měnícím se prioritám.
K překonání výzev metody Ivy Lee se můžete vždy obrátit na technologická řešení. Například ClickUp nabízí univerzální platformu pro správu úkolů s vyhrazenými nástroji, které vám pomohou v každém kroku.
Jak implementovat metodu Ivy Lee pomocí ClickUp
Zde je podrobný návod, který vám pomůže začít s metodou Ivy Lee pomocí ClickUp:
Krok 1: Určete svých 6 nejdůležitějších úkolů pomocí ClickUp Tasks a seznamů úkolů
Vytvořte si speciální seznam úkolů pomocí aplikace ClickUp Tasks nebo ClickUp Online To-Do List App. Název může být jednoduchý, například „6 nejdůležitějších úkolů na zítra“. Bude to váš denní seznam šesti nejdůležitějších úkolů.
V aplikaci ClickUp Tasks si můžete vybrat jednoduché zobrazení seznamu, abyste měli přehled o svých nejdůležitějších úkolech na jednom místě. Na konci každého pracovního dne vytvořte nový seznam pro následující pracovní den a přidejte do něj všechny nevyřízené úkoly.
Krok 2: Upřednostněte úkoly a stanovte termíny podle naléhavosti a důležitosti
Pomocí funkce ClickUp Task Priorities seřaďte své úkoly od nejdůležitějších po nejméně důležité. Úkoly můžete přetahovat do příslušných seznamů priorit: urgentní, vysoká priorita, normální a nízká priorita.
Úkol na prvním místě se stává vaší prioritou číslo jedna (což je v dokonalém souladu s metodou Ivy Lee, která se zaměřuje na řešení nejdůležitějších úkolů jako prvních).
Věnujte se stanovení priorit a omezte svůj seznam pouze na šest nejdůležitějších úkolů pro daný den. Méně důležité úkoly obvykle mažu nebo přesouvám do samostatného seznamu „Příští den“ nebo „Později“.
Vizuální indikátor úrovní priority (např. barevné kódování, systém hvězdiček) v seznamu šesti úkolů vám pomůže okamžitě rozpoznat šest nejdůležitějších úkolů a udržet je v popředí vaší mysli.
Alternativně můžete použít předem připravenou šablonu ClickUp Priority Matrix Template. Pomůže vám kategorizovat úkoly podle jejich naléhavosti a důležitosti a lze ji přizpůsobit tak, aby pojala více než šest úkolů.
Šablonu použijte k:
- Prioritizace úkolů: Proveďte brainstorming a identifikujte nejdůležitější úkoly ze všeho, co máte na seznamu úkolů. Šablona vám pomůže vizualizovat vaše priority, abyste mohli rychle vyhodnotit jejich naléhavost a důležitost.
- Upřesněte své nejdůležitější úkoly: Jakmile dobře porozumíte prioritám, vyberte z matice nejdůležitější úkoly a zúžte je na šest nejdůležitějších úkolů pro daný den.
Tato šablona pro stanovení priorit může sloužit jako předběžný krok, který vám pomůže identifikovat silné kandidáty pro vašich šest denních úkolů podle Ivy Lee.
Každému úkolu přiřaďte realistické termíny, abyste se drželi plánu a necítili se přetížení. V aplikaci ClickUp Tasks to můžete udělat tak, že otevřete jednotlivé úkoly a kliknete na pole Dates (Termíny) v horní části, kde vyberete termín a čas.
Můžete také barevně označit data, abyste poznali, zda byl úkol splněn včas nebo zda byl uzavřen po termínu.
Ve výchozím nastavení jsou termíny a časy nastaveny podle vašeho místního časového pásma. Termíny bez nastaveného času jsou technicky splatné v 4 hodiny ráno v místním časovém pásmu tvůrce úkolu.
Krok 3: Soustřeďte se na jeden úkol najednou pomocí kalendáře a časovače ClickUp
ClickUp nabízí několik funkcí, které vám pomohou dosáhnout hlubokého soustředění a vyhnout se rozptýlení:
- Naplánujte si vyhrazené bloky v kalendáři ClickUp , abyste se mohli soustředit na dokončení konkrétních úkolů ze seznamu „Tomorrow’s Top 6” (6 nejdůležitějších úkolů na zítra). Tato technika vám pomůže psychicky se připravit na každý úkol a minimalizovat přerušení.
- Při práci na úkolu vypněte oznámení a minimalizujte rušivé vlivy. Centralizovaná platforma ClickUp uchovává veškerou vaši práci na jednom místě, takže nemusíte přepínat mezi různými aplikacemi a jste méně v pokušení věnovat se více úkolům najednou.
- Pro implementaci techniky Pomodoro integrujte ClickUp s aplikací pro sledování času, jako je Toggl Track nebo nativní integrace PomoDone od ClickUp. Tato metoda spočívá v práci v soustředěných 25minutových intervalech s krátkými přestávkami mezi nimi. Časovač vám pomáhá soustředit se na daný úkol a zabraňuje vyhoření.
Krok 4: Sledujte své úkoly pomocí šablon ClickUp
Moje oblíbená funkce pro implementaci metody Ivy Lee na platformě ClickUp je šablona ClickUp Daily Planner Template, která poskytuje vizuální přehled všech mých úkolů. Tyto šablony můžete použít ke sledování pokroku u šesti nejdůležitějších úkolů a podle potřeby upravovat svůj denní plán.
Uspořádejte úkoly do kategorií, stanovte priority podle naléhavosti a vizualizujte pokrok pomocí grafů a tabulek.
Takto můžete tuto šablonu využít na maximum:
- Použijte tabulkový pohled pro přehled svých návyků a snadné odškrtávání dokončených úkolů.
- Zobrazení seznamu vám pomůže organizovat a filtrovat úkoly , abyste se mohli lépe soustředit.
- Pomocí průvodce pro začátečníky si nastavte své návyky a cíle .
- Rozdělte úkoly do dvou různých stavů, otevřené a dokončené, abyste mohli sledovat jejich postup.
- Aktualizujte stav, abyste byli informováni o pokroku
- Sledujte a analyzujte své návyky, abyste dosáhli maximální produktivity
Podobně je šablona týdenního plánovače ClickUp vynikající pro sledování více úkolů týdně. Můžete si prohlédnout celý týden v jednom přehledném zobrazení a sledovat termíny, události a schůzky.
Tuto šablonu můžete použít k:
- Vytvářejte úkoly s vlastními stavy, jako jsou Otevřeno a Dokončeno, pro sledování pokroku.
- Kategorizujte a přidávejte atributy nebo vlastní pole pro správu úkolů a snadno vizualizujte své plány na celý týden.
- Otevřete dva různé pohledy v různých konfiguracích ClickUp, například průvodce pro začátečníky a plánovací tabuli, které vám pomohou naplánovat pracovní týden.
- Zlepšete týdenní plánování s více přidělenými úkoly, sledováním času, termíny a štítky priorit
Najděte si svou ideální produktivitu
Moje zkušenost s metodou Ivy Lee byla skutečně transformativní.
Považuji to téměř za hru na time management. Tím, že jsem se každý den soustředil na stanovený počet úkolů, jsem si zorganizoval své úkoly tak, abych dosáhl úspěchu, a získal jsem nový pocit kontroly nad svým pracovním dnem.
Ačkoli měla tato metoda svá omezení, ClickUp poskytl flexibilitu a funkce, které mi pomohly tato omezení překonat a dále zvýšit mou produktivitu.
Klíčem k úspěchu je najít systém, který vám nejlépe vyhovuje. Vyzkoušejte různé přístupy a nebojte se přizpůsobit metodu Ivy Lee svým konkrétním potřebám a stylu práce.
Zaregistrujte se do ClickUp ještě dnes!