Týmy odpovědné za nákup jsou pod tlakem, aby dělaly více s méně prostředky – uprostřed nestabilních trhů, výkyvů v dodávkách a neustálého snižování nákladů.
Využití ChatGPT pro případy použití v oblasti nákupu umožňuje vašemu týmu rychleji reagovat na měnící se trhy a očekávání. ChatGPT dokáže simulovat scénáře dodavatelů, analyzovat rizika, navrhovat žádosti o nabídky a dokonce navrhovat způsoby optimalizace strategií nákupu.
V tomto blogu se podělíme o některé z hlavních případů použití ChatGPT pro týmy zabývající se nákupem. Pro každý případ použití se podělíme o speciálně vytvořené pokyny pro ChatGPT.
Chcete-li začít, jednoduše zkopírujte a vložte tyto pokyny do svého kontextu. Upravte je podle svých potřeb a získejte specializované informace.
⭐ Doporučená šablona
Šablona ClickUp pro nákup centralizuje sourcing, data dodavatelů a schvalování nákupů pro týmy nákupu a provozu.
Pole jako Úroveň dodavatele, Kritičnost a Stav shody umožňují stanovení priorit, zatímco zobrazení Smlouvy, Schválení a Objednávky poskytují vašemu týmu okamžitý přehled o každém kroku cyklu nákupu.
Proč používat ChatGPT v oblasti nákupu?
Týmy odpovědné za nákup jsou zatíženy obrovským množstvím práce – správou smluv, údajů o dodavatelích, dodržováním předpisů a rozsáhlou dokumentací.
Výzva je zásadní: nedávná zpráva Hackett Group předpokládá, že zatímco pracovní zátěž v oblasti nákupu vzroste o 10 %, rozpočet týmu poroste pouze o 1 %, což povede k 9% rozdílu v efektivitě.
ChatGPT tuto složitost eliminuje. Využívá zpracování přirozeného jazyka (NLP) a funguje jako partner pro analýzu izolovaných dat, návrh základního obsahu a získávání poznatků během několika minut namísto několika dnů, čímž urychluje rozhodování a snižuje rozdíly v efektivitě.
ChatGPT vám pomůže následujícím způsobem:
- Strategické zaměření: Automatizuje výzkum a dokumentaci, aby pomohl profesionálům v oblasti nákupu, čímž uvolňuje čas pro jednání a strategický sourcing.
- Vyšší efektivita: Urychluje manuální procesy nákupu, jako je výzkum dodavatelů a analýza smluv, a automatizuje vytváření prvních návrhů smluv, SLA, RFQ, nákupních politik a zápisů z jednání pomocí nástrojů AI.
- Komplexní analýza: Porovnává profily dodavatelů, podmínky a trhy a zároveň posiluje řízení rizik pomocí shrnutí scénářů a upozornění – výzvy v oblasti nákupu, které by lidský dohled mohl přehlédnout.
- Snížení počtu lidských chyb: Jelikož ChatGPT automatizuje analýzu a sběr dat, eliminuje chyby způsobené ručním zadáváním dat a nekonzistentním formátováním.
- Vedení a podpora: Poskytuje vedoucím pracovníkům v oblasti nákupu informace v reálném čase a pomáhá specialistům rychleji se zapracovat díky naváděcím pokynům a opakovaně použitelným šablonám, které zlepšují sledování výkonnosti dodavatelů.
- Provozní dokonalost: Zachycuje získané zkušenosti a uzavírá cyklus neustálého zlepšování v rámci celého životního cyklu nákupu.
📮 ClickUp Insight: 37 % našich respondentů používá AI k tvorbě obsahu, včetně psaní, editace a e-mailů. Tento proces však obvykle zahrnuje přepínání mezi různými nástroji, jako je nástroj pro generování obsahu a váš pracovní prostor.
S ClickUp získáte pomoc při psaní založenou na umělé inteligenci v celém pracovním prostoru, včetně e-mailů, komentářů, chatů, dokumentů a dalších, a to vše při zachování kontextu z celého pracovního prostoru.
👀 Věděli jste, že 90 % profesionálů v oblasti nákupu již plánuje využívat AI agenty k optimalizaci svých nákupních operací?
Příklady použití ChatGPT v oblasti nákupu
Možná jste profesionál v oblasti nákupu a chcete ChatGPT využít k přípravě dokumentů pro nákup. Nebo jste manažer nákupu a chcete ChatGPT využít ke zefektivnění vícestupňových pracovních postupů.
Možná jste vedoucí nákupu nebo CPO a chcete využít AI pro strategické plánování a podporu rozhodování.
Vytvořili jsme příklady použití ChatGPT pro každou úroveň uživatelů. Podívejte se na ně.
Příklady použití ChatGPT v oblasti nákupu pro základní dokumentaci
1. ChatGPT pro vypracování žádostí o nabídky (RFP)
Ruční vypracování žádostí o nabídky vyžadovalo, aby týmy začínali od nuly nebo znovu používaly zastaralé šablony.
Sladění rozsahu, technických specifikací, časových harmonogramů, hodnotících kritérií a ustanovení o dodržování předpisů by trvalo hodiny nebo dokonce dny.
Chybějící vstupy se často objevovaly pozdě, což vyžadovalo vyjasnění s dodavateli a prodlužovalo cyklus, čímž se prodlužovaly lhůty pro sourcing.
S ChatGPT stačí zadat kontext projektu – kategorii, objemy, lokality, zásady a termíny. Okamžitě obdržíte kompletní návrh žádosti o nabídku se strukturovanými sekcemi: cíle, rozsah, specifikace, formát podání, váhy hodnocení a poznámky k dodržování předpisů.
ChatGPT dokonce zdůrazňuje mezery a přeměňuje je na otázky pro dodavatele. Váš tým tak získá čas, který může věnovat úkolům s vyšší přidanou hodnotou, jako je hodnocení dodavatelů a vyjednávání.
🤖 Obecný podnět k návrhu žádosti o nabídku: „Vypracujte návrh žádosti o nabídku pro [projekt/kategorii]. Uveďte: cíle, rozsah, technické specifikace, časový harmonogram, hodnotící kritéria s váhami, formát podání a požadavky na soulad s [politikou/normou]. Chybějící údaje zdůrazněte jako otázky dodavatele. “
2. ChatGPT pro kontrolní seznam pro zařazení dodavatele
Od shromažďování dokumentů po nastavení systémů, získávání schválení a všeho mezi tím – zapojení nového dodavatele vyžaduje mnoho úsilí.
Pomocí ChatGPT můžete vytvořit vlastní pracovní postup pro zapracování nových zaměstnanců na základě specifických požadavků vaší společnosti. Vašemu týmu tak ušetříte nutnost pokaždé vymýšlet nové postupy při zapracování nového dodavatele.
🤖 Obecný kontrolní seznam pro zaškolení: „Vytvořte kontrolní seznam pro zaškolení dodavatelů pro [odvětví/typ společnosti]. Zahrňte sekce pro právní dokumenty, certifikáty shody, finanční nastavení, přístup k IT/bezpečnosti, KPI výkonnosti a schvalovací brány. “
⚡ Archiv šablon: Bezplatné šablony inventáře pro Excel, Sheets a ClickUp
3. ChatGPT pro psaní e-mailů dodavatelům
Ruční správa e-mailů od dodavatelů způsobuje vážné překážky.
Každý nákupčí používá svůj vlastní styl komunikace, což vede k nedostatečné standardizaci, zmatení dodavatelů, opomenutí detailů a pomalým reakcím.
Desítky ručně psaných e-mailů (žádosti o nabídky, upřesnění, připomenutí) znamenají, že důležité informace se snadno ztratí, což nutí týmy ztrácet čas hledáním základních detailů, které měly být jasné od samého začátku.
ChatGPT vám s tím pomůže jako váš asistent při přípravě návrhů. Zadejte potřebné informace a během několika sekund vám poskytne profesionální e-maily dodavatelů.
Od počátečního oslovení přes připomenutí termínů až po následné kroky po schůzce zajišťuje konzistentní komunikaci.
🤖 Pokyny ChatGPT pro komunikaci s dodavateli
První kontakt s dodavatelem: „Napište e-mail, ve kterém pozvete [název dodavatele] k účasti na výběrovém řízení na [kategorie/projekt]. Uveďte rozsah projektu, termín pro podání nabídek a kontaktní údaje pro případné dotazy. Použijte formální, ale přátelský tón.“
Žádost o vysvětlení: „Napište e-mail s žádostí o vysvětlení společnosti [název dodavatele] ohledně chybějících údajů v její odpovědi na žádost o nabídku. Zeptejte se konkrétně na jednotkové ceny, dodací lhůty a záruční podmínky. Požádejte o odpověď do [datum]. “
Připomenutí termínu: „Vygenerujte e-mail s připomenutím pro [název dodavatele], že jejich odpověď na žádost o nabídku [ID] je splatná do [datum]. Buďte zdvořilí, struční a profesionální a znovu uveďte pokyny pro podání nabídky. “
Následná akce po schůzce: „Po dnešní jednání po telefonu napište následný e-mail [název dodavatele]. Shrňte dohodnuté body, nevyjasněné otázky a další kroky s přidělenými odpovědnými osobami a termíny.“
📮 ClickUp Insight: 21 % respondentů chce využít AI k profesnímu zdokonalení tím, že ji aplikuje na schůzky, e-maily a projekty.
Ačkoli většina e-mailových aplikací a platforem pro správu projektů má integrovanou funkci AI, nemusí být dostatečně plynulá, aby sjednotila pracovní postupy napříč nástroji.
Ale v ClickUp jsme ten kód rozluštili! Díky funkcím ClickUp pro správu schůzek založeným na umělé inteligenci můžete snadno vytvářet body programu, zaznamenávat poznámky ze schůzek, vytvářet a přiřazovat úkoly z poznámek ze schůzek, přepisovat nahrávky a mnoho dalšího – s pomocí našeho AI Notetaker a ClickUp Brain.
Ušetřete až 8 hodin schůzek týdně, stejně jako naši klienti ve společnosti Stanley Security!
4. ChatGPT pro vytváření vstupního formuláře
Váš tým pro nákup dostává požadavky na sourcing prostřednictvím různých kanálů, včetně e-mailu, chatu a neformálních poznámek.
Bez standardního procesu přijímání se mohou ztratit důležité podrobnosti, jako je rozpočet, specifikace a termíny. Možná budete muset dokonce poslat několik žádostí, abyste je získali.
Pomocí ChatGPT vytvořte podrobný formulář, který předem zachytí všechny požadované informace – údaje o žadateli, obchodní zdůvodnění, rozpočtové kódy, kontroly shody a časové harmonogramy.
Tímto způsobem se každá žádost dostane do procesu s úplnými, standardizovanými údaji, což snižuje počet opakovaných komunikací a umožňuje rychlejší schvalování.
🤖 Podnět k vytvoření vstupního formuláře: „Vytvořte vstupní formulář pro nákup pro [typ společnosti/odvětví]. Zahrňte pole pro údaje o žadateli, popis projektu, kategorii výdajů, odhadovaný rozpočet, požadovaný termín dodání, kontroly shody a schvalovací postup. Formátujte jej jako strukturovaný kontrolní seznam nebo webový formulář.“
💡 Tip pro profesionály: V pracovním prostoru ClickUp nemusíte hledat podrobnosti v e-mailech nebo tabulkách. Použijte formuláře ClickUp s podmíněnou logikou, aby žadatelé nebo dodavatelé viděli pouze pole, která jsou pro ně relevantní.
Například nahrávání certifikátů se zobrazí pouze v případě, že je vybrána regulovaná kategorie.
Každý odeslaný formulář může automaticky vytvořit úkol, přiřadit jej správnému vlastníkovi a spustit schvalovací proces, což umožňuje, aby se zadávací řízení přesunulo z fáze žádosti do fáze akce bez manuálního úsilí.
Příklady použití ChatGPT v oblasti nákupu pro střední management
5. ChatGPT pro kontrolu smluv a hodnocení rizik
Kontrola smluv je jedním z největších úskalí v oblasti nákupu. Musíte se spolehnout na již tak přetížené právní oddělení, které upozorní na nestandardní podmínky, nesoulad s předpisy nebo skrytá rizika.
Ačkoli ChatGPT nemůže nahradit právní tým, slouží jako první kontrolor v procesu správy smluv.
Můžete jej požádat, aby prohledal smlouvy a zvýraznil neobvyklé cenové spouštěče, klauzule o automatickém prodloužení, limity odpovědnosti a požadavky na dodržování předpisů. Může také odhalit problémy, které vyžadují hlubší právní pozornost.
🤖 Podnět k přezkoumání smluv s dodavateli: „Přezkoumejte tuto smlouvu s dodavatelem pro [kategorii/projekt]. Vyberte všechny klauzule týkající se úprav cen, automatického prodloužení, práv na ukončení, omezení odpovědnosti, ochrany údajů a servisních kreditů. Každou z nich klasifikujte jako standardní nebo nestandardní na základě běžných postupů v oblasti nákupu. Uveďte krátkou poznámku o riziku (nízké/střední/vysoké) s odůvodněním a seznamem objasňujících otázek, které by měl nákup vznést před odesláním právnímu oddělení. Na závěr přiložte jednostránkové shrnutí pro vedení, ve kterém uvedete 5 nejvýznamnějších rizik a doporučené další kroky. “
📚 Další informace: Nejlepší software pro správu zásob (s bezplatnou šablonou)
6. ChatGPT pro podporu při vyjednávání
Představte si, že byste před důležitou schůzkou absolvovali simulované jednání. Podobně jako váš osobní vyjednavač, který by otestoval vaše argumenty, odhalil slabá místa a vylepšil vaše odpovědi.
ChatGPT funguje jako partner pro nácvik vyjednávání. Můžete simulovat rozhovory s dodavateli, testovat protiargumenty a předvídat odpor před skutečným setkáním. Tuto konverzaci můžete dokonce použít k přípravě scénářů pro řešení námitek a ke zlepšení svých vyjednávacích schopností.
🤖 Pokyn pro hraní rolí při jednání s dodavatelem: „Potřebuji si před skutečným jednáním nacvičit vyjednávání s dodavatelem. Vy budete hrát roli dodavatele a já budu kupující. Situace je následující:
Produkt/služba: [uveďte, co kupujete]
Aktuální podmínky: [aktuální ceny, platební podmínky, harmonogram dodávek]
Co chci změnit: [nové podmínky, které hledáte]
Pravděpodobné obavy dodavatele: [cash flow, marže, kapacita atd. ]
Začněte jednání tím, že na mou úvodní žádost odpovíte typickým odmítnutím dodavatele. Použijte realistická omezení a obavy daného odvětví. Buďte nároční, ale spravedliví – jako by byl skutečný dodavatel.
Až dokončíme vzájemnou komunikaci, dejte mi upřímnou zpětnou vazbu ohledně:
- Které z mých argumentů byly nejsilnější/nejslabší?
- Jaké námitky jsem zvládl dobře a jaké špatně
- Alternativní přístupy, které jsem mohl vyzkoušet
- Klíčové body, které jsem opomenul a které mohly zlepšit mou pozici
Jste připraveni začít? Tady je moje úvodní nabídka: [vložte svou úvodní nabídku]”
⭐ Bonus: Využijte ClickUp Brain MAX – kontextovou AI pro chytřejší vyjednávání.
V pracovním prostoru ClickUp nemusíte kopírovat data z jednání, podmínky nebo poznámky o dodavatelích do externích nástrojů. ClickUp Brain MAX přináší kontextovou umělou inteligenci přímo do vašeho pracovního prostoru. Rozumí vašim aktivním projektům, historii dodavatelů a smluvním podmínkám, takže když ho požádáte o shrnutí bodů jednání nebo přípravu protiargumentů, již zná kontext.
7. ChatGPT pro analýzu výdajových vzorců
Jako středně pokročilý odborník v oblasti nákupu jste často první, kdo se ponoří do surových údajů o výdajích – výpisů CSV z ERP systémů, tabulek s historií objednávek (PO) nebo faktur dodavatelů.
Musíte rychle odhalit trendy, úniky nebo nečekané výdaje, abyste mohli vedení předložit praktické poznatky. Ruční čištění a rozdělování dat však trvá hodiny.
ChatGPT tento proces urychluje interpretací datových souborů a shrnutím informací, které obsahují. Může zvýraznit nejvýznamnější kategorie podle výdajů, označit duplicitní dodavatele, odhalit rozdíly v jednotkových cenách a identifikovat příležitosti pro konsolidaci nebo renegociaci.
Výsledkem je prezentace připravená k předložení.
🤖 Podnět k analýze vzorce výdajů: „Analyzujte tyto údaje o výdajích na nákup a identifikujte možnosti snížení nákladů: [vložte své údaje o výdajích].
Potřebuji, abyste:
- Zjistěte neobvyklé výdajové vzorce nebo anomálie, které vyžadují pozornost.
- Identifikujte kategorie, ve kterých pravděpodobně utrácíme více než je běžné v porovnání s benchmarky.
- Najděte příležitosti ke konsolidaci dodavatelů nebo vyjednání množstevních slev.
- Zvýrazněte neautorizované nákupy, které se odehrávají mimo schválené dodavatele.
- Vypočítejte potenciální úspory z každého doporučení.
- Upřednostněte příležitosti podle dopadu a snadnosti implementace.
Prezentujte zjištění v přehledném shrnutí s konkrétními částkami v dolarech, pokud je to možné, a s praktickými dalšími kroky pro každou příležitost. ”
📚 Přečtěte si také: Nejlepší analytické nástroje pro nákup pro chytřejší sourcing
8. ChatGPT pro automatizaci nákupních objednávek (PO)
Při vytváření objednávky je nutné zkontrolovat rozpočtové kódy, ověřit údaje o dodavateli, sladit položky a zajistit soulad s firemními zásadami.
Ruční proces je náchylný k chybám, protože i nesprávné SKU nebo nesprávné ceny mohou vést k větším problémům. Nejenže by to vedlo ke sporům mezi oddělením nákupu, finančním oddělením a dodavateli, ale také by to znamenalo ztrátu času na opravy a opětovné schvalování. V nejhorším případě to může vést k pokutám.
ChatGPT může automatizovat první návrh objednávek tím, že načte strukturované vstupy, jako jsou údaje o požadavcích, podrobnosti o dodavatelích a cenové podmínky.
Generuje kompletní formát objednávky s již vyplněnými položkami, součty, dodacími adresami a podmínkami. Díky lidskému zásahu můžete poté objednávku ověřit a schválit.
ChatGPT také dokáže upozornit na nesrovnalosti (například nesoulad cen se smluvními sazbami) ještě před odesláním objednávky.
🤖 Pokročilý podnět pro automatizaci objednávek: „Vygenerujte objednávku pro [název dodavatele] na základě těchto údajů o požadavku: [vložte tabulku nebo podrobnosti]. Uveďte číslo objednávky, údaje o dodavateli, položky (s kódy SKU, jednotkovými cenami a množstvími), celkové náklady, dodací adresu, platební podmínky a část týkající se schválení. Označte všechny ceny, které se neshodují se smluvními sazbami, a zvýrazněte chybějící pole, která vyžadují ověření. “
💡 Tip pro profesionály: Požádejte ClickUp Brain, aby načítal položky, ceny a údaje o dodavatelích přímo z úkolů nebo propojených faktur. Brain automaticky načte informace a vygeneruje strukturovaný návrh objednávky, který je připraven k přezkoumání, schválení a odeslání.
Výsledkem jsou rychlejší cykly pro manažery nákupu, kteří každý týden zpracovávají desítky objednávek.
9. ChatGPT pro správu dodavatelů
Správa dodavatelů je náročná na zdroje kvůli roztříštěným datům: zprávy o výkonu, SLA a aktualizace dodržování předpisů přicházejí v různých formátech (tabulky, PDF, e-maily). Ruční konsolidace těchto informací vyžaduje značné časové a pracovní úsilí, což zvyšuje riziko kritických problémů (porušení SLA, vypršení platnosti certifikace), které vedou ke zpožděním a finančním sankcím.
Bez standardizovaných dat se cykly obnovy prodlužují a důkazy o výkonu dodavatelů zůstávají pouze neoficiální.
ChatGPT vám pomůže konsolidovat roztříštěné vstupy do strukturovaných hodnotících karet dodavatelů, přehledů rizik a čtvrtletních souhrnů výkonnosti. Umí extrahovat klíčové podrobnosti z reportů nebo e-mailů, označit opakující se problémy a dokonce generovat nápravné akční plány pro dodavatele s nedostatečnou výkonností.
🤖 Pokyn ChatGPT pro vytvoření hodnotícího formuláře dodavatele a souhrnu rizik: „Konsolidujte údaje o dodavateli [název dodavatele] z těchto vstupů: zprávy o výkonu, protokoly SLA a dokumenty o dodržování předpisů. Shrňte dodržování SLA, výkonnost dodávek, stabilitu cen a četnost problémů. Klasifikujte rizika podle kategorií (finanční, provozní, dodržování předpisů) a přiřaďte jim hodnocení (nízké/střední/vysoké). Poté vytvořte jednostránkovou hodnotící kartu dodavatele s vizuálními indikátory a 90denním plánem zlepšení, včetně konkrétních nápravných opatření a spouštěčů eskalace. “
⭐ Bonus: Použijte ClickUp AI Agents pro správu dodavatelů. Použijte předem připravené agenty nebo je přizpůsobte. Tito agenti mohou:
- Sledujte klíčové ukazatele výkonnosti dodavatelů: Sledujte v reálném čase výkonnost OTIF, míru vad a odchylky nákladů u jednotlivých dodavatelů.
- Předvídejte rizika dodavatelů: Identifikujte vzorce, jako jsou opakovaná porušení SLA nebo zpožděné dodávky, než se stanou systémovými.
- Generujte opatření ke zlepšení: Automaticky doporučujte nápravná opatření nebo navrhujte úkoly CAPA (nápravná a preventivní opatření).
- Inteligentní eskalace: Přesměrujte problémy na odpovědné osoby v oblasti nákupu nebo manažery kategorií na základě závažnosti a úrovně dodavatele.
- Automatizujte reporting: Shrňte týdenní stav dodavatelů a odesílejte aktualizace přímo do svých dashboardů ClickUp nebo kanálů Slack.
Podívejte se na toto video a nastavte si svého prvního AI agenta:
Příklady použití ChatGPT v oblasti nákupu pro vedoucí pracovníky
10. ChatGPT pro plánování strategie nákupu
Ředitel pro nákup (CPO) potřebuje strategickou jasnost. Například jak vyvážit snižování nákladů s odolností dodavatelů a prioritami ESG. Tradiční plánování vyžaduje týdny mezifunkčních workshopů a prezentací v PowerPointu.
ChatGPT zkracuje tento cyklus na několik hodin tím, že syntetizuje data o dodavatelích, analýzu výdajů, zprávy o trhu a interní cíle do jediného souvislého strategického příběhu.
Může generovat příručky pro nákup s milníky transformace, technologickými nástroji a metrikami výkonu v souladu s firemními OKR. Vedoucí pracovníci mohou tyto návrhy podporované umělou inteligencí využít k přímému přechodu ke strategickým diskusím, aniž by je museli vytvářet od nuly.
🤖 Pokyn ChatGPT pro plánování strategie nákupu: „Působte jako hlavní stratég nákupu. Na základě níže uvedených podkladů vytvořte tříletou strategii nákupu s (a) cíli a klíčovými ukazateli výkonnosti, (b) kategoriemi playbooků, (c) strategií portfolia dodavatelů, (d) provozním modelem a rolemi, (e) datovým/technologickým plánem, (f) riziky a jejich zmírňováním, (g) 12měsíčními milníky.
Vstupy: Odvětví = [ ], Tržby = [ ], Složení nákladové základny = [přímé %/nepřímé %], 8 nejvýznamnějších kategorií = [ ], Aktuální vyspělost (S2C/CLM/SRM/P2P/Analytics 1–5) = [ ], Cíl úspor = [%], Cíl odolnosti = [duální zdroj %, doba zotavení], Priority ESG = [ ].
Omezení: Rozpočet ≤ [ ], nárůst počtu zaměstnanců ≤ [ ], regulační povinnosti = [ ].
Výstupy: 1stránkové shrnutí, tabulka kategorií strategie, časový plán transformace (čtvrtletní), strom KPI (vedoucí/zaostávající), mapa rizik, kadence řízení. ”
11. ChatGPT pro prediktivní prognózy výdajů
Volatilní trhy činí z nepředvídatelnosti výdajů jeden z největších slepých bodů vrcholového managementu.
Vedoucí pracovníci v oblasti dodavatelského řetězce (CSCO) a finanční ředitelé (CFO) se musí spoléhat na historické průměry nebo statické rozpočty, pokud nemají k dispozici spolehlivé prognózy.
ChatGPT dokáže vrstvit informace o trhu, komoditní indexy, kolísání měn a údaje o výkonu dodavatelů na interní výdaje a vytvářet tak prognózy do budoucna.
Zobrazuje včasné varovné signály pro nadměrné výdaje a modeluje scénáře zmírnění, jako je konsolidace objemu nebo renegociace dodavatelů.
🤖 Pokyn ChatGPT pro prediktivní prognózu výdajů: „Analyzujte data S2P (objednávky/faktury) za 24 měsíců a vygenerujte prognózu výdajů na příští čtvrtletí podle kategorií se scénáři Base/High/Low.
Co dělat:
- Hnací faktory (objem, jednotkové náklady, sezónnost, devizové kurzy, komoditní index [upřesnit])
- Kvantifikujte citlivost výdajů na jednotlivé faktory (elasticity)
- Označte kategorie, u kterých je pravděpodobné, že překročí rozpočet o >[x] %
- Doporučte cílená opatření (např. konsolidace objemu, zajištění, nové nabídky) s dopadem na finanční výsledky a načasováním
Výstupy: Stručná zpráva (≤12 bodů), tabulka kategorií (prognóza, rozsah, hnací síly, rizika), popis vodopádového grafu („co ovlivňuje číslo“), 30/60/90denní akční plán s vlastníky.
Předpoklady: Zaznamenejte mezery v kvalitě dat a úroveň spolehlivosti podle kategorií. ”
📚 Další informace: Jak spravovat proces nákupu SaaS
12. ChatGPT pro informace o rizicích dodavatelů
Jeden narušený dodavatel může zastavit miliony v příjmech. Mnoho CPO však riziko objeví až poté, co nastane.
ChatGPT může fungovat jako analytik v reálném čase. Může prohledávat veřejné zprávy, seznamy sankcí, zveřejněné informace o ESG a finanční výkazy, aby odhalil první známky nestability.
Může korelovat externí ukazatele (změna vlastnictví, stávky, insolvence) s interními KPI (zpoždění dodávek, problémy s kvalitou) a navrhovat opatření ke zmírnění dopadů.
🤖 Pokyn ChatGPT pro informace o rizicích dodavatelů: „Vytvořte zprávu o rizicích dodavatele pro [název dodavatele] pomocí těchto zdrojů dat: interní KPI (míra dodávek, vady, porušení SLA), aktuální zprávy a úvěrové zprávy.
- Posuďte rizika z finančního, provozního a compliance hlediska.
- Přiřaďte kvantitativní skóre rizika (1–10)
- Identifikujte 5 nejčastějších varovných signálů a doporučená opatření k jejich zmírnění.
- Shrňte vše do jednostránkového souhrnu s barevným hodnocením (nízké/střední/vysoké).
13. ChatGPT pro výkonné dashboardy a zprávy
ChatGPT dokáže analyzovat hodnotící tabulky dodavatelů, údaje o objednávkách a zprávy o úsporách a generovat souhrnné zprávy pro čtvrtletní obchodní revize nebo zasedání představenstva.
Může upozornit na odchylky od KPI, vysvětlit rozdíly a dokonce doporučit další kroky – a tak proměnit metriky v praktické informace pro management.
🤖 Pokyn ChatGPT pro přípravu výkonných dashboardů: „Převést tyto čtvrtletní údaje o výkonnosti nákupu do zprávy připravené pro představenstvo. Zahrnout:
- Celkové výdaje a realizované úspory
- Trendy v oblasti rizik dodavatelů a klíčové incidenty
- Procento dodržování smluv
- Průměrná doba trvání nákupního cyklu
- Shrnutí iniciativ v oblasti digitální transformace
Formát pro snadnou čitelnost pro vedoucí pracovníky s pěti klíčovými doporučeními pro příští čtvrtletí. ”
14. ChatGPT pro udržitelnost a ESG reporting
Nákup má 60–90% podíl na udržitelnosti společnosti, ale shromažďování údajů ESG od dodavatelů je časově náročné a roztříštěné.
ChatGPT dokáže extrahovat informace o ESG, zprávy o emisích a výsledky auditů, přiřadit je k rámcům CSRD nebo GRI a odhalit nedostatky v oblasti dodržování předpisů.
Může také doporučit plány na zlepšení dodavatelů a generovat souhrny pro vedení pro účely hodnocení udržitelnosti.
🤖 Pokyn ChatGPT pro přípravu souhrnu o dodržování ESG: „Sestavte balíček výkonnosti dodavatelů ESG v souladu s [CSRD/GRI] pro 20 nejlepších dodavatelů podle výdajů.
Vstupy: Informace o ESG dodavatelů (poskytnuté), poznámky z auditu, úroveň rizika kategorie.
Úkoly: Extrahujte metriky relevantní pro Scope 3, statistiky diverzity, bezpečnostní incidenty a potvrzení o dodržování zásad. Identifikujte rozdíly oproti kritériím rámce; navrhněte požadavky na sběr dat.
Výstupy: Heatmapa podle dodavatele/kategorie, úrovně zralosti (základní/pokročilá/vedoucí), 6měsíční opatření ke zlepšení s požadovanými důkazy a smluvní páky (ustanovení o podávání zpráv, váhy scorecardu).
Upozornění: Uveďte zdroj pro každou metriku; odhady označte úrovní spolehlivosti. ”
15. ChatGPT pro celkové náklady na vlastnictví a hodnotové inženýrství
CPO a CFO chtějí překročit rámec „úspory jednotkových nákladů“ a směřovat k tvorbě celkové hodnoty.
ChatGPT dokáže modelovat komplexní faktory ovlivňující náklady. Patří mezi ně pořízení, logistika, energie, údržba, likvidace a rizikové prémie. Navrhuje také způsoby, jak přepracovat specifikace nebo modely sourcingu.
Může také porovnávat nabídky dodavatelů s tržními normami, aby odhalil informace o nákladech na služby, které se často skrývají za základní cenou.
🤖 Pokyn ChatGPT k modelování scénářů TCO pro klíčové kategorie: „Vytvořte model celkových nákladů na vlastnictví pro [kategorii/produkt].
Zahrňte přímé a nepřímé nákladové faktory (materiály, logistika, záruka, údržba, riziko, prostoje).
Porovnejte 3 nejlepší dodavatele podle nákladů na životní cyklus, nejen podle ceny.
Navrhněte 3 změny v designu nebo procesu, které sníží celkové náklady alespoň o 8 % bez snížení kvality. ”
📚 Další informace: Nejlepší softwarové nástroje pro řízení provozu
Omezení používání ChatGPT v oblasti nákupu
ChatGPT přináší významnou hodnotu do nákupních operací, ale nejedná se o software pro řízení nákupu. Je to samostatný nástroj s omezeními, o kterých byste měli vědět.
Nedostatečné povědomí o kontextu
ChatGPT nerozumí vaší společnosti. Abyste získali relevantní doporučení, musíte mu vysvětlit svou strategii nákupu a poskytnout mu konkrétní údaje, materiály, webové stránky a organizační požadavky.
Bez hlubšího kontextu byste dostali obecná doporučení, která nezohledňují vaše interní omezení ani strategické priority.
Nedostatečná integrace
ChatGPT nemůže automaticky načítat data z vašeho nástroje pro správu objednávek nebo logistického softwaru v reálném čase. Data budete muset ručně exportovat z více platforem a zadat je do ChatGPT pro analýzu. To je nejen časově náročné, ale také to způsobuje problémy s přesností, když data mezi exportem a analýzou zastarají.
👀 Věděli jste? Pouze 21 % společností má méně než 70 % svých údajů o výdajích uloženo na jednom místě, což znamená, že většina týmů pro nákup pracuje naslepo s roztříštěnými údaji.
Otázky týkající se důvěrnosti a bezpečnosti
Při používání ChatGPT pro nákup budete sdílet citlivé informace o dodavatelích, smluvní podmínky a údaje o konkurenčních cenách. To může být v rozporu s politikou vaší společnosti zakazující sdílení důvěrných informací s externími službami umělé inteligence.
Protože standardní ChatGPT zpracovává dotazy prostřednictvím serverů OpenAI, kde mohou zaměstnanci prohlížet vaše konverzace za účelem vylepšení systému. Bez podnikových kontrol ochrany soukromí mohou být vaše data ohrožena, což může vést k právním problémům.
❗ Upozornění: Podle studie KPMG „Trust in AI“ 44 % zaměstnanců používá AI způsobem, který je v rozporu s firemními zásadami, například nahráváním citlivých firemních dat do veřejných nástrojů AI. Ještě alarmující je, že 57 % přiznává, že kvůli chybám AI udělalo chyby v práci.
Žádné automatizované provádění pracovních postupů
ChatGPT pomáhá s organizačním plánováním a analýzou, ale nemůže automaticky provádět úkoly v oblasti nákupu. Umělá inteligence nebude odesílat žádosti o nákup, aktualizovat záznamy o dodavatelích ani spouštět schvalovací procesy.
K implementaci strategií a šablon budete i nadále potřebovat samostatné systémy. Tato mezera mezi plánováním a realizací nákupu vytváří další manuální práci.
Výzvy v oblasti přesnosti a ověřování dat
ChatGPT má ve zvyku upřednostňovat odpovědi, které znějí autoritativně, i když jsou podkladová data nesprávná nebo smyšlená. To je běžné varování při používání generativní AI pro úkoly v oblasti nákupu.
Profesionálové v oblasti nákupu musí před přijetím rozhodnutí důkladně zkontrolovat všechny informace o dodavatelích, cenové údaje a podrobnosti týkající se dodržování předpisů. Tento ověřovací krok prodlužuje procesy výzkumu, které týmy doufají zefektivnit.
❗ Upozornění: Společnost Deloitte Australia vrátila část částky 440 000 australských dolarů poté, co se zjistilo, že zpráva vytvořená s pomocí umělé inteligence a předložená australské vládě obsahovala smyšlené informace – falešné soudní citace, nepravdivé odkazy a nesprávné reference.
Tato epizoda slouží jako varování pro firemní a finanční týmy: AI nástrojům nelze slepě důvěřovat a lidský dohled, zejména při vykazování nebo vyjednávání smluv s vysokými sázkami, zůstává nezbytný.
Monitorování v reálném čase
ChatGPT není integrován s databázemi dodavatelů ani monitorovacími systémy, které poskytují aktuální informace o výkonu dodavatelů. Abyste získali přesné hodnocení dodavatelů, budete muset shromáždit údaje o výkonu z více zdrojů.
To brání nepřetržitému monitorování a vytváří slepé body, které mohou mít dopad na strategické rozhodování a řízení rizik v rámci vztahů s dodavateli.
📮 ClickUp Insight: 16 % manažerů má potíže s integrací aktualizací z více nástrojů do uceleného přehledu. Když jsou aktualizace roztříštěné, trávíte více času skládáním informací dohromady a méně času vedením.
Výsledek? Zbytečná administrativní zátěž, přehlédnuté informace a nesoulad. Díky všestrannému pracovnímu prostoru ClickUp mohou manažeři centralizovat úkoly, dokumenty a aktualizace, čímž se sníží množství zbytečné práce a objeví se nejdůležitější informace právě v okamžiku, kdy jsou potřeba.
💫 Skutečné výsledky: Spojte 200 profesionálů do jednoho pracovního prostoru ClickUp a pomocí přizpůsobitelných šablon a sledování času snižte režijní náklady a zkraťte dodací lhůty na více místech.
Alternativy ChatGPT pro nákup
Omezení ChatGPT jako samostatného nástroje ho činí nepraktickým pro komplexní nákupní operace.
Pokud skutečně chcete zefektivnit nákup, potřebujete nástroj pro nákup založený na umělé inteligenci, který je postaven na vaší stávající infrastruktuře pro řízení projektů.
Podobně jako ClickUp, aplikace pro práci, která vám umožňuje spravovat projekty, sledovat dodavatele, automatizovat pracovní postupy a analyzovat data o nákupu z jedné platformy. A díky centralizované umělé inteligenci (ClickUp Brain) můžete propojit všechny části svého provozu. Zde je návod, jak na to:
Nastavte pracovní postupy v oblasti nákupu pomocí šablony ClickUp.
Šablona pro nákup od ClickUp nabízí strukturovaný rámec bez nutnosti programování, který zefektivní celý váš nákupní proces. Obsahuje předdefinovaná nastavení pro přijímání požadavků, žádosti o nabídky, vyjednávání smluv a interní nákupní operace, takže nemusíte vytvářet pracovní postupy od nuly.
Šablonu ClickUp pro nákup můžete použít k:
- Vypracujte standardní postupy pro nákup: Vytvořte standardizované postupy, aby všichni členové týmu měli jasné a zdokumentované procesy.
- Sledujte přijaté požadavky: Zpracovávejte požadavky na nákup z různých oddělení s úrovněmi priority a termíny splnění viditelnými v jednom přehledném zobrazení.
- Sledujte výkonnost dodavatelů: Vizualizujte údaje o výkonnosti dodavatelů podle úrovně, rizika, kontaktních informací a stavu projektu v 8 různých zobrazeních ClickUp.
- Vizualizujte klíčová partnerství: Získejte potřebné informace o dodavatelích, včetně jejich úrovně rizika a kontaktních údajů, pomocí nástroje Tier 1 Mission Critical View.
💡 Tip pro profesionály: Použijte uzly drag-and-drop v ClickUp Mind Maps k nakreslení souvislostí mezi složitými procesy nákupu. Vizualizujte různé kroky nákupu a identifikujte úzká místa, než ovlivní řízení vašeho dodavatelského řetězce.
Vytvářejte sdílené dokumenty týkající se nákupu pomocí ClickUp Docs.
ClickUp Docs nabízí centralizované centrum pro vytváření a ukládání všech vašich smluv a dokumentů. S Docs můžete pozvat více členů týmu, aby pracovali na dokumentech týkajících se nákupu, a omezit oprávnění k navigaci, abyste se vyhnuli problémům s kontrolou verzí.
Dokumenty lze snadno propojit s vašimi úkoly v ClickUp a záznamy o nákupu. To znamená, že nebudete muset prohledávat e-mailové řetězce nebo sdílené disky, abyste našli nejnovější verzi smlouvy, když vám dodavatel zavolá ohledně podmínek.
Získejte přístup k kontextové umělé inteligenci s ClickUp Brain.
V rámci Docs máte také přístup k ClickUp Brain. Díky umělé inteligenci pro nákup přímo ve vašem editoru dokumentů můžete:
- Generujte šablony smluv: Vytvořte standardní šablony pro inventář, nabídky, návrhy a servisní smlouvy na základě předchozích smluv vaší společnosti.
- Personalizujte dokumenty dodavatelů: Brain načte relevantní data z vaší databáze dodavatelů a vyplní kontaktní údaje a historii cen, takže nemusíte ručně aktualizovat každý dokument.
- Kontrola rizik smluv: Brain dokáže analyzovat složité právní dokumenty a upozornit na potenciální problémy, jako jsou nevýhodné platební podmínky nebo chybějící ustanovení o ukončení smlouvy.
- Shrňte nabídky dodavatelů: Brain vytváří stručná shrnutí dlouhých nabídek a zdůrazňuje klíčové rozdíly v cenách a časových harmonogramech u různých dodavatelů.
- Kontrola souladu s předpisy: Brain kontroluje smlouvy z hlediska regulačních požadavků vašeho odvětví a identifikuje chybějící certifikace nebo bezpečnostní protokoly.
Automatizujte pracovní postupy v oblasti nákupu pomocí automatizací ClickUp.
Sledování schvalování, směrování žádostí o nákup, sledování aktualizací dodavatelů a uzavírání faktur jsou úkoly, které vám zabírají spoustu času.
Díky automatizaci ClickUp můžete tyto rutinní kroky proměnit v automatizované pracovní postupy.
Automatizace umožňuje přesouvat úkoly mezi jednotlivými fázemi, přiřazovat vlastníky na základě výdajových limitů nebo spouštět upozornění, když se blíží konec platnosti certifikátů dodavatelů nebo smluv. Žádosti o nákup mohou být automaticky směrovány ke schválení, jakmile jsou splněny podmínky týkající se nákladů nebo oddělení.
Zde je několik automatizací, které můžete nastavit:
Pracovní postup schvalování rozpočtu
Podaná žádost o nákup → Rozpočet přesahuje 5 000 $ → Automatické přiřazení finančnímu manažerovi → Odeslání oznámení o schválení
Sledování rizik dodavatelů
Změny v hodnocení rizika dodavatele → Aktualizace stavu na „Vysoké riziko“ → Vytvoření úkolu k přezkoumání → Upozornění týmu pro nákup do 24 hodin
Upozornění na prodloužení smlouvy
Blíží se datum vypršení platnosti smlouvy → 90 dní před termínem → Vytvořte úkol obnovení → Přiřaďte manažerovi pro vztahy s dodavateli
Vizualizujte výkonnost nákupu pomocí dashboardů ClickUp.
Zlepšit lze pouze to, co lze měřit. Vzhledem k velkému množství metrik, které je třeba měřit v průběhu celého životního cyklu nákupu, bude jejich ruční sledování náročné.
ClickUp Dashboards vám v tomto ohledu výrazně ušetří čas, protože vám poskytne ucelený přehled o vašich smlouvách a údajích o dodavatelích. Ať už sledujete včasnost dodávek, úspory nákladů nebo skóre dodržování předpisů, celý stav vašich nákupů máte na první pohled.
📊 Zde je několik KPI pro nákup , které můžete sledovat pomocí ClickUp:
- Včasné dodání (OTD): % dodávek dodavatelů dokončených podle plánu
- Dosažené úspory nákladů: Celkové úspory z vyjednaných smluv nebo konsolidace dodavatelů
- Doba trvání nákupního cyklu: Průměrná doba od požadavku po objednávku
- Míra dodržování smluv: % nákupů realizovaných v rámci aktivních smluv
- Míra vad dodavatelů: % dodávek odmítnutých z důvodu problémů s kvalitou
- Spravované výdaje: Část celkových výdajů spravovaných prostřednictvím formálních procesů nákupu.
- Doba odezvy dodavatele: Průměrná doba, kterou dodavatelé potřebují k odpovědi na žádosti o cenovou nabídku nebo k objasnění.
- Přesnost faktur: % faktur zpracovaných bez nesrovnalostí
- Skóre rizika dodavatele: Vážené skóre kombinující dodržování SLA, finanční stabilitu a stav dodržování předpisů.
💡 Tip pro profesionály: Použijte karty AI v panelech, abyste mohli inteligentní a dynamické informace přímo vložit do panelů pro nákup.
Můžete spouštět vlastní výzvy (prostřednictvím karet AI Brain), získávat souhrnné zprávy nebo automaticky generovat aktualizace projektů na základě nedávné aktivity. Karty AI se aktualizují podle změn vašich podkladových dat, takže vaše dashboardy jsou vždy aktuální a připravené k rozhodování.
Centralizujte konverzace tam, kde se pracuje
Pomocí ClickUp Chat udržujte každou konverzaci v souvislosti s konkrétním úkolem, žádostí o nabídku nebo objednávkou, ke které se vztahuje.
Například když dodavatel zašle aktualizované cenové podmínky, manažer kategorie může tyto poznámky vložit přímo do chatového kanálu propojeného s daným úkolem dodavatele. Finanční, provozní a právní týmy mohou na jednom místě prohlížet, diskutovat a aktualizovat další kroky – bez chaosu v e-mailech a bez ztráty kontextu.
Pro živou spolupráci usnadňuje SyncUps v ClickUp Chat pořádání diskusí v reálném čase přímo v místě, kde se práce odehrává. Můžete zahájit audio nebo video hovor přímo v kanálu nebo úkolu.
💡 Tip pro profesionály: Používejte ClickUp Chat na mobilu, abyste udrželi plynulou komunikaci v oblasti nákupu, i když nejste u svého stolu.
Konvergované pracovní prostředí AI: Jedno centrum pro inteligentní nákup
Converged AI Workspace od ClickUp spojuje vaše dokumenty, úkoly, chaty a funkce AI do jednoho jednotného prostředí. Namísto přepínání mezi Excelem, e-maily, úložišti smluv a analytickými panely pracujete v jediném inteligentním panelu, kde je zachován kontext a informace plynou přirozeně.
V kontextu nákupu znamená konvergovaná umělá inteligence:
- Hladké propojení dokumentů dodavatelů, žádostí o nabídky a chatů s hodnocením
- AI shrnutí smluvních podmínek, rizik dodavatelů a trendů výkonnosti přímo vedle pracovního úkolu.
- Přechod jedním kliknutím z chatu → úkol → výzva AI → zpráva, bez ztráty kontextu
🔴 Rozptýlená práce: Tichý zabiják produktivity. Roztříštěné nástroje zpomalují rozhodování, vedou k duplicitní práci a zakrývají důležité informace v nesouvislých silách – známých jako rozptýlená práce. Použití konvergovaného pracovního prostoru AI pomáhá týmům nákupu tyto silá sjednotit do jednoho souvislého prostředí založeného na datech.
Zefektivněte svůj proces nákupu pomocí ClickUp
Nelze popřít, že umělá inteligence v oblasti nákupu mění časově náročné úkoly na inteligentní, samy se optimalizující pracovní postupy.
Nástroje jako ChatGPT však zpracovávají pouze jednotlivé úkoly izolovaně.
Pokud potřebujete platformu, která propojí data o dodavatelích, smlouvy, schválení a komunikaci do jednoho inteligentního systému, ClickUp vám to vše nabízí. ClickUp je jediným konvergovaným pracovním prostorem, který vy a váš tým potřebujete k efektivnímu a účinnému provádění nákupních operací, protože všechny vaše úkoly, soubory, konverzace a data z pracovního prostoru jsou na jednom místě.
Chcete-li začít automatizovat své procesy v oblasti nákupu, zaregistrujte se zdarma na ClickUp.