Dobrá strategie nákupu znamená více než jen úsporu nákladů.
Manažeři nákupu neustále hledají nástroje a metriky, které by jim pomohly optimalizovat jejich strategii a měřit výkonnost dodavatelů. Nacházíte se v podobné situaci? V této příručce o sledování metrik KPI v oblasti nákupu najdete vše, co potřebujete .
Podle zprávy o průzkumu trhu bude trh s nákupem jako službou (PaaS) v letech 2020 až 2027 růst tempem 6,4 % ročně. Vzhledem k tomu, že nákupní činnosti jsou stále složitější, stávají se data důležitým faktorem efektivity.
Z tohoto důvodu společnosti aktivně sledují metriky nákupu (známé také jako KPI v oblasti nákupu).
Uvádíme některé z nejdůležitějších KPI, které vedoucí pracovníci v oblasti nákupu používají k měření efektivity nákupního oddělení. Prolomte začarovaný kruh a zlepšete výkonnost svého nákupu s pomocí tohoto průvodce.
Porozumění KPI v oblasti nákupu
Proces nákupu zahrnuje vše, co vaše nákupní oddělení dělá pro získání a zajištění zboží a služeb.
Klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) v oblasti nákupu jsou měřicí metriky, které pomáhají pochopit účinnost řízení nákupu. Tyto KPI analyzují, jak společnost reguluje čas, náklady a kvalitu.
Při stanovování těchto KPI pro nákup je třeba zohlednit několik věcí, jako například:
- Váš obchodní model
- Velikost vaší organizace,
- Umístění organizace
- Požadavky na dodržování předpisů
- Váš rozpočet
Váš výběr klíčových ukazatelů výkonnosti v oblasti nákupu se může lišit v závislosti na tom, jak si stojíte v těchto pěti parametrech.
Pamatujte, že neexistuje dokonalý soubor metrik pro nákup. Nejedná se o univerzální řešení, ale o individuální přístup.
Proč potřebujete metriky nákupu
Tři hlavní faktory, které činí metriky nákupu důležitými, jsou:
- Měření výkonu: Chcete-li zvýšit výkon, musíte začít s měřením. Metriky výkonu jsou klíčová data, která vám pomohou zjistit, co je třeba ve vašem procesu nákupu vylepšit.
- Objektivní sdílení dat: Metriky nákupu vám pomohou objektivně určit a sdílet poznatky o nákupu se zainteresovanými stranami. Sledujte tyto cíle po stanovenou dobu a vytvářejte strategie v souladu s vašimi obchodními požadavky.
- Najděte odpovědi na otázky: Pomocí KPI v oblasti nákupu zjistěte, co vám chybí, jak si vedete ve srovnání s konkurencí a zda se vaše výkonnost zlepšuje nebo zhoršuje.
Přečtěte si také: 20 marketingových KPI, které musíte sledovat
Důležitost měření efektivity nákupu
Měření efektivity nákupu má pro vaši společnost mnoho výhod:
Identifikujte příležitosti k úsporám: Sledováním metrik, jako jsou spravované výdaje, návratnost investic do nákupu a náklady na fakturu, mohou týmy nákupu najít způsoby, jak ušetřit náklady a zlepšit celkovou ziskovost organizace.
Řízení rizik dodavatelů: Rizika dodavatelů jsou skutečným problémem pro vedoucí pracovníky v oblasti nákupu po celém světě. Rizika dodavatelů mohou být finanční, právní, provozní nebo dokonce reputační. Metriky, jako je míra vad dodavatelů, přesnost objednávek a míra dostupnosti dodavatelů, vám mohou pomoci vyhnout se nevýhodám spolupráce s podprůměrným dodavatelem.
Zefektivnění nákupních činností: Ve velkých organizacích s více obchodními jednotkami může dojít k decentralizaci nákupu. V takových případech vám sledování nákupních metrik, jako je cenová konkurenceschopnost, cyklus objednávek a míra dodržování předpisů, může pomoci zajistit, aby nákupní činnosti v celé organizaci probíhaly podle konkrétních procesů a osvědčených postupů.
Sladění s cíli organizace: Vedoucí pracovníci by měli také sledovat klíčové ukazatele výkonnosti v oblasti nákupu, aby zajistili, že úsilí týmu je v souladu s celkovým strategickým směřováním organizace. Pokud je například cílem organizace dosáhnout nejvyšší kvality produktů, měly by klíčové ukazatele výkonnosti týmů nákupu odrážet důraz na kvalitu, i když to znamená nižší úspory nákladů.
Základní KPI v oblasti nákupu, které by měl měřit každý tým
Ačkoli ideální strategie nákupu je subjektivní, nastínili jsme některé základní KPI, z nichž může těžit každý nákupní tým.
1. Počet dodavatelů
Pomocí tohoto ukazatele změřte, kolik dodavatelů máte a na kterých z nich jste nejvíce závislí. Společnosti někdy mají více prodejních míst pro různé produkty nebo dokonce více dodavatelů pro jeden produkt.
Ačkoli omezený počet dodavatelů přináší výhody v podobě slev a lepšího řízení nabídek, může také zvýšit závislost. Na druhou stranu, více dodavatelů může snížit vaši závislost, ale zvýšit náklady.
Zvýšení počtu dodavatelů, zejména u kritických produktů, může pomoci snížit riziko a uspokojit nové požadavky trhu.
2. Hodnocení kvality dodavatelů
Tento KPI si můžete představit jako stupnici hodnocení dodavatelů. Hodnocení kvality dodavatelů vám pomáhá identifikovat rizika nebo problémy a postupně zlepšovat kvalitu dodavatelů. Zohledňuje rychlost dodání, schopnost dodavatele reagovat, náklady a kvalitu služeb. Kromě kvantitativních měřítek mohou organizace využívat také kvalitativní měřítka, jako jsou audity dodavatelů a hodnocení managementu.
Stanovení jasných cílů v oblasti kvality dodavatelů a sledování údajů o dodavatelích může týmům nákupu pomoci postupně zlepšovat kvalitu dodavatelů a efektivitu nákupu.
3. Míra dodržování předpisů
Míra dodržování předpisů je důležitým ukazatelem v oblasti nákupu, který souvisí s výkonností dodavatelů. Pomáhá vám zjistit, zda dodavatelé dodržují požadavky na dodržování předpisů a zda jsou v souladu s obchodními potřebami.
Klíčový ukazatel výkonnosti v oblasti míry dodržování předpisů je velmi důležitý, protože jeho pokles automaticky vede ke zvýšení nepřímých nákupů. Dodržování smluvních a právních předpisů je rovněž zásadní pro právní jistotu. Pro výpočet tohoto ukazatele je třeba určit podíl sporných faktur z celkového počtu faktur a sledovat rozdíly mezi nabídkovou cenou a zaplacenou cenou.
Pro středně velké firmy je rozumný cíl pro ukazatel dodržování předpisů 50 %.
4. Dostupnost dodavatelů
I při nejdetailnějším plánování se občas vyskytnou mimořádné situace, kdy potřebujete urgentně dodávky. Tento KPI ukazuje, jak spolehlivý je konkrétní dodavatel, takže se na něj můžete v nouzových situacích s důvěrou obrátit. KPI dostupnosti dodavatele se počítá jako poměr počtu urgentních dodávek dodavatele k celkovému počtu urgentních požadavků.
Dostupnost dodavatele na úrovni 90 % a více naznačuje spolehlivého dodavatele a efektivně fungující dodavatelský řetězec.
5. Míra vad dodavatele
Míra vad dodavatele je měřítkem pro hodnocení kvality jednotlivých dodavatelů. Tato metrika se stává klíčovým faktorem pro nákupní oddělení při hodnocení celkové kvality produktu.
Vypočítejte míru vad dodavatele vydělením celkového počtu nevyhovujících produktů celkovým počtem zkontrolovaných jednotek, často vyjádřenou jako míra vad na milion jednotek. Toto měřítko aktivně hodnotí kvalitu produktů a udržuje dodavatele zodpovědné. Chcete-li získat hlubší vhled, rozčleňte míru vad dodavatele podle typu vady, čímž zlepšíte své pochopení kvality jednotlivých dodavatelů.
Míra vad dodavatelů je samozřejmě kritickým ukazatelem v odvětvích, jako je letecký průmysl nebo automobilový průmysl, kde mohou vady vést ke ztrátám na životech. Spolehněte se na tento klíčový ukazatel při hodnocení svých dodavatelů a zajistěte si nejvyšší kvalitu dodávek svých produktů.
6. Cyklus objednávky
Doba cyklu nákupní objednávky je KPI, které prostě nemůžete ignorovat. Určuje, který dodavatel je ideální, když spěcháte.
Tato metrika pokrývá celý proces nákupu od zadání a schválení objednávky až po dodání, fakturaci a platbu. Doba trvání cyklu nákupní objednávky se pohybuje od několika hodin až po několik dní.
Rozdělte své dodavatele do kategorií podle jejich objednávkového cyklu a podle toho u nich zadávejte objednávky.
Přidělte urgentní objednávky dodavatelům, čímž zajistíte kratší cyklus nákupních objednávek, a pohodlné objednávky těm, kteří mají relativně delší cyklus. Sledování tohoto ukazatele zajistí, že váš proces nákupu bude robustní a přesný.
7. Dodací lhůta
Doba dodání označuje čas, který konkrétní dodavatel potřebuje k vyřízení objednávky. Měřítkem je doba, která uplyne od okamžiku zadání objednávky společnosti do okamžiku dodání produktu.
Matematika za tím je velmi jednoduchá: stačí odečíst čas potřebný k přijetí objednávky od celkové dodací lhůty a máte to! To je ve zkratce dodací lhůta vašeho dodavatele.
Dodací lhůta dodavatele = dodací lhůta – doba objednávky (přijetí objednávky)
Zkrácení dodacích lhůt bez snížení kvality může přispět k větší spokojenosti zákazníků.
8. Nákupy realizované v rámci rozpočtu a časového harmonogramu
Tento ukazatel zaznamenává počet včasných nákupů v rámci stanovených rozpočtů. Zpráva o tomto KPI založená na datech poskytuje nákupnímu týmu informace o tom, zda jsou zdroje organizace využívány optimálně. Jedná se o operační KPI, který přímo odráží efektivitu oddělení nákupu.
Pokud většina vašich nákupů odpovídá cílovým nákladům a časům, je vaše nákupní efektivita na správné úrovni. Naopak časté překračování rozpočtovaného času a nákladů by mělo vyvolat poplach mezi týmy nákupu.
Pečlivé sledování tohoto ukazatele a jeho optimalizace podle potřeby vám pomůže dodržet rozpočet na nákupy a časový cíl.
9. Náklady na objednávku
Kromě analýzy nákladů a kvality dodavatelů musí vedoucí pracovníci v oblasti nákupu sledovat také různé ukazatele související s náklady, jako jsou interní náklady na nákupní objednávku. Jedná se o celkové náklady na nákup objednávky, od nákupu a vytvoření až po uzavření faktury.
Faktory, které tvoří náklady na nákup, se liší od podniku k podniku. Zatímco některé podniky mohou zohledňovat jak přímé, tak nepřímé náklady, jiné mohou brát v úvahu pouze náklady přímé.
Pokud byste chtěli jeden obecný vzorec pro tento KPI, lze jej vypočítat jako součet nákladů na nákup, objednávky a skladování.
Zohlednění tohoto KPI pomáhá zvýšit efektivitu životního cyklu od nákupu po platbu a zajišťuje minimalizaci nákladů a chyb.
10. Řízené výdaje
Řízené výdaje označují procentní podíl výdajů na nákup regulovaných vedením. Nárůst řízených výdajů společnosti zlepšuje schopnost optimalizovat náklady a předvídat výdaje. Tato metrika má zejména vliv na využití nerealizovaných úspor nákladů.
Průběžně vyhodnocujte výdaje a sledujte smlouvy s dodavateli, abyste zjistili, v čem je možné se zlepšit. Konsolidované nákupy a množstevní slevy nakonec přispívají k celkovému zisku organizace.
11. Návratnost investic do nákupu
Jedná se o klíčový ukazatel v oblasti nákupu, který sleduje ziskovost investic – konečný cíl všech podniků. Poskytuje vám přehled o ziskovosti a nákladové efektivitě strategie nákupu. Vypočítejte návratnost investic do nákupu vydělením ročních úspor nákladů ročními náklady na nákup.
Nezapomeňte, že ačkoli je návratnost investic do nákupu důležitým faktorem, který je třeba zohlednit, sama o sobě vám neposkytne správný obraz. Pro dosažení nejlepších výsledků kombinujte tento ukazatel s dalšími, například s úsporami nákladů na nákup, abyste získali ucelený obraz.
Nastavte si cíl návratnosti investic do nákupu na 10násobek interních investic, abyste mohli zahájit dobrou strategii nákupu.
12. Poměr nouzových nákupů
Chcete sledovat, jak často vaše společnost potřebuje nouzové nákupy? Toto je metrika, kterou potřebujete.
Několik nouzových požadavků je pro všechny podniky nevyhnutelných. Opakované zadávání nouzových požadavků však má negativní dopad na vaše provozní činnosti. Nouzové nákupy mají vliv na vaše podnikání, protože zvyšují celkové náklady na nákup.
Nízký poměr nouzových nákupů pomáhá podnikům šetřit náklady, zefektivnit plány nákupu, zajistit nepřetržité služby a minimalizovat rizika v dodávkách. Tento ukazatel odráží výkonnost nákupu a je základem pro řízení budoucích operací.
Efektivní řízení eliminuje neefektivitu procesů nákupu a zabraňuje nedostatku produktů. Vypočítejte poměr nouzových nákupů tak, že vydělíte počet nouzových nákupů celkovým počtem nákupů za určité období.
13. Míra odmítnutí dodavatelů a náklady
Míra odmítnutí dodavatele a metrika nákladů měří interní řízení kvality. Odráží četnost a dopad nákladů na odmítnutí produktu dodavatele z důvodu špatné kvality nebo jiných problémů. Nárůst některého z těchto dvou faktorů vyžaduje zásah ze strany kupujícího.
Identifikace odchylek a implementace nápravných opatření pomáhá předcházet překážkám a udržovat zdravé vztahy mezi kupujícím a dodavatelem.
Podívejte se na tyto nástroje pro správu dodavatelů!
14. Snížení nákladů na nákup
Hmatatelné úspory nákladů zůstávají primárním cílem týmů zabývajících se nákupem. Snížení nákladů na nákup je účinným měřítkem pro studium efektivity nákupní funkce. Měří procento úspor nákladů u každé objednávky provedené prostřednictvím cenových jednání.
Celkové úspory nákladů dosažené v průběhu roku díky cenovým jednáním a slevám podtrhují efektivitu řízení nákladů.
Účinným způsobem měření snížení nákladů je porovnání starých a nových cen za stejný produkt nebo službu. Tento výpočet vám pomůže optimalizovat správu životního cyklu dodavatelů a vyškolit zaměstnance v oblasti úsporných opatření. Nakonec vám pomůže při vytváření strategií řízení nákladů.
Pravidelné sledování KPI v oblasti nákupu je nezbytné pro zlepšení vašich nákupních procesů. Ačkoli jsme zmínili běžně používané KPI v oblasti nákupu, nejrelevantnější metriky pro vaši společnost budou záviset na její velikosti, kategorii a fungování.
Sledování fungování nákupu pomáhá šetřit náklady, optimalizovat fungování podniku, identifikovat úzká místa a vytvářet strategie k jejich překonání. Vyberte si kombinaci těchto metrik a zkombinujte je s dalšími, abyste posílili svůj podnik a zlepšili celkový výkon.
Jak sledovat klíčové ukazatele výkonnosti v oblasti nákupu
Kromě identifikace správných KPI pro sledování nákupu musí organizace také vybrat specializovaný software pro správu nákupu, aby mohly nákup efektivně řídit.
Náš tým v ClickUp měl při navrhování šablony ClickUp Procurement KPI tracking template na paměti všechny vaše KPI v oblasti nákupu. Šablona je plně vybavena tak, aby usnadňovala sledování metrik KPI. Díky robustním funkcím, jako jsou cíle, tabule, dokumenty, přizpůsobitelná pole a dashboardy, můžete efektivně sledovat KPI na jednom místě.
Sledujte a překonávejte své cíle v oblasti nákupu s ClickUp
S ClickUp Goals můžete snadno organizovat, sledovat a sdílet KPI v oblasti nákupu. Pro každý KPI určete cíl v rámci daného úkolu a specifikujte jeho dosažení v daném časovém rámci. Nyní přizpůsobte své metriky tak, aby sledovaly vaše cíle:
- Číslo: Nastavte rozsah čísel a sledujte nárůst nebo pokles hodnoty.
- Správně/Nesprávně: Vytvořte zaškrtávací políčko, které označí, když je konkrétní cíl splněn.
- Měna: Stanovte si finanční cíl a sledujte nárůsty a poklesy hodnoty.
- Úkol: Dohlížet na dokončení jednotlivého úkolu nebo celého seznamu úkolů.
S ClickUp můžete také vizuálně znázornit dokončení úkolů a jejich průběh pomocí pruhů, grafů a tabulek.
Kromě toho můžete pomocí panelů ClickUp kombinovat různé cíle v jediném přehledu. Funkce panelu ClickUp vám umožňují:
- Náhled do přehledu: Pomocí zobrazení Souhrn získáte přehled o klíčových ukazatelích výkonnosti v oblasti nákupu a jejich vývoji.
- Zlepšete sladění obchodních cílů: Prozkoumejte pohled na OKR jednotlivých oddělení a slaďte své KPI v oblasti nákupu s celkovými cíli.
- Sledujte pokrok: Pomocí zobrazení Pokrok můžete identifikovat pokrok týmu a zúžit oblasti, které je třeba zlepšit.
- Představte si časovou osu: Prohlédněte si zobrazení časové osy a vizualizujte si potenciální časovou osu a milníky klíčových ukazatelů výkonnosti v oblasti nákupu.
Tyto přehledy nabízejí analýzu výstupů na první pohled, aby vám pomohly identifikovat a překlenout mezery. Šablona ClickUp Procurement Template rozděluje KPI do pěti kategorií: Dokončeno, Mimo plán, Podle plánu, Nezahájeno a Ohroženo, aby bylo možné sledovat pokrok.
Kromě toho vám funkce reportingu ClickUp poskytuje cenné informace, které vám pomohou činit rozhodnutí na základě dat.
Spravujte a analyzujte své metriky nákupu pomocí ClickUp a dosáhněte maximální efektivity. S ClickUp je výpočet dat, jejich analýza a využití výsledků ke zlepšení řízení nákupu hračkou.
Rozhodněte se hned pro ClickUp a měření KPI metrik v oblasti nákupu bude hračkou!