Tradičně se nákup softwaru prováděl prostřednictvím týmů pro nákup, které nakupovaly také vše ostatní pro společnost, od kávovarů po papírové kapesníky.
To bylo možné, protože nákup softwaru nevyžadoval žádné specializované znalosti. V každé kategorii bylo jen několik produktů a cenová politika byla jednoduchá.
Příchod cloudových technologií a modelů Software-as-a-Service (SaaS) tuto situaci dramaticky změnil.
- Každá kategorie je přeplněná; například G2 uvádí obrovský počet 712 produktů pro software pro sledování času.
- Ačkoli je SaaS obecně založen na předplatném, ceny mohou být stanoveny na základě počtu uživatelů, využití, úrovně nebo kombinace těchto faktorů.
- Smlouvy SaaS mohou být složité; například poskytovatel dat může definovat limity „používání“ v technických termínech, které nejsou nákupním týmům známé.
- Jednání o SaaS se mohou konat měsíčně, čtvrtletně nebo ročně, což udržuje týmy odpovědné za nákup v pohotovosti.
Proto podniky potřebují přizpůsobenou strategii nákupu, která překoná provozní výzvy, ušetří náklady a zlepší efektivitu procesů při nákupu SaaS. Zde je návod, jak na to.
Proces nákupu SaaS
Výběr správného produktu SaaS není jen o výběru řešení. Jde o to zajistit, aby bylo správné řešení SaaS zakoupeno za správnou cenu, pro správné lidi a se správnými smluvními podmínkami.
K dosažení tohoto cíle potřebujete důkladný proces nákupu SaaS. K úplné viditelnosti a kontrole také pomáhá použití softwaru pro správu nákupu v nástroji, jako je ClickUp. Podívejme se, jak na to.
1. Identifikace obchodních potřeb
Než se vydáte nakupovat nástroje SaaS, zjistěte, co přesně potřebujete. Zde je několik otázek, které byste měli položit svým týmům.
Co potřebujete?
Jaký produkt hledáte? Může se například jednat o řešení SaaS pro řízení projektů, indexování dat, správu mezd atd. Nezapomeňte to jasně definovat.
Například vy můžete nazývat nástroj softwarem pro správu úkolů, zatímco dodavatel může upřednostňovat termín virtuální pracovní prostor. Znalost rozdílu je užitečná pro odstranění nejednoznačnosti.
Jaké funkce jsou pro vás důležité?
Ne všechny nástroje pro řízení projektů jsou stejné. Chcete-li vybrat ten, který je pro vás vhodný, sepište si všechny funkce, které potřebujete. Může se jednat o:
- Správa úkolů
- Sledování času
- Řízení přístupu
- Offline dostupnost atd.
Při vytváření seznamu nezapomeňte také stanovit pořadí podle priority.
K čemu potřebujete tento nástroj?
Některé nástroje, jako je řízení projektů, mohou být trvalé. Jiné, jako je nástroj pro indexování dat, mohou být specifické pro jeden z projektů, které implementujete. Znalost toho, jak dlouho budete SaaS řešení potřebovat a k jakému účelu, pomáhá zefektivnit rozhodování.
Kdo jsou uživatelé?
Znalost toho, který tým bude software používat, také pomáhá promyslet funkce, které potřebujete. Například pokud se jedná o nástroj pro prodejní tým, bude nezbytná mobilní aplikace. Finanční týmy mohou potřebovat zobrazení v tabulkovém procesoru.
Zeptejte se tedy, kdo jej bude používat. Spočítejte také počet licencí, které potřebujete, což může být později důležitým vyjednávacím prostředkem.
Jaké cíle tento nástroj splní?
Ačkoli problém, který řeší, může být jednoduchý, každý nástroj, který zakoupíte, musí mít obchodní cíl. Například společnost potřebuje systém SaaS pro řízení vztahů se zákazníky (CRM), aby mohla lépe sledovat interakce se zákazníky a zefektivnit procesy.
Cíle lze tedy definovat takto:
- Přesnost prognóz prodeje
- Zvýšení počtu získaných nebo udržených zákazníků
- Zlepšení účinnosti marketingových kampaní
V závislosti na nástroji, který kupujete, definujte své cíle. Shromážděte všechny tyto informace a zdokumentujte je. ClickUp Forms je skvělý nástroj pro použití standardizovaného dotazníku ke shromáždění všech potřebných informací.
Kdykoli někdo potřebuje software, může tým odpovědný za nákup jednoduše zaslat dotazník a získat všechny údaje na jednom místě.
Jakmile získáte předběžné informace, zaznamenejte je do ClickUp Docs a sdílejte je se všemi zúčastněnými stranami. Můžete také provést rozhovory, abyste získali více kvalitativních údajů.
Pokud jste v oblasti nákupu SaaS nováčkem, začněte snadněji a rychleji s pomocí šablony pro nákup od ClickUp. Tato plně přizpůsobitelná šablona vám umožní řídit váš nákup, sledovat, monitorovat a činit rozhodnutí na základě dat. I po implementaci můžete tuto šablonu použít ke sledování vztahů s dodavateli!
2. Vyhledávání a porovnávání možností
Trh s podnikovým softwarem B2B SaaS je velmi přeplněný. Pro každou kategorii existují desítky, ne-li stovky nástrojů. Každý z nich používá různé marketingové strategie SaaS k přilákání a udržení zákazníků. Proto je výzkum a porovnání možností velmi důležité.
- Vytvořte užší výběr 3–5 nástrojů: Na základě vlastního internetového průzkumu vytvořte užší výběr 3–5 nástrojů, které nejlépe odpovídají vašim potřebám.
- Porovnání: Vytvořte tabulku se všemi vybranými nástroji SaaS v řádcích a parametry ve sloupcích, abyste je mohli efektivně porovnat.
- Organizujte: Seřaďte je podle parametrů, které jsou pro vás nejdůležitější.
Při používání ClickUp ke správě procesu nákupu můžete využít tabulkový náhled k automatickému uspořádání a třídění dat podle svých potřeb.
Můžete také použít vlastní pole, abyste své srovnání prezentovali přesně tak, jak chcete.
3. Žádost o nabídky
Nyní, když znáte nástroje, které se vám líbí, je čas vyzvat k podání nabídek a vyhodnotit je.
Oslovte dodavatele s jasnou žádostí o nabídku (RFP), která popisuje vaše požadavky a očekávání. Šablona žádosti o projekt a schválení od ClickUp je ideálním výchozím bodem.
V této fázi je třeba zajistit, aby byly nabídky srovnatelné. Každý dodavatel může mít pro podobnou funkci odlišný termín, což ztěžuje srovnání. Proto vytvořte standardizaci ze své strany.
- Uveďte seznam funkcí, které chcete v nástroji mít (ve své nomenklatuře), a požádejte je, aby zkontrolovali ty, které jsou použitelné.
- Požádejte o cenovou nabídku podle svých podmínek – ve své měně, na základě předpokládaného využití atd.
- Vyhledejte ukázky a zkušební období, aby si váš tým mohl nástroj vyzkoušet na vlastní kůži.
- Uveďte termín, do kterého musí všichni vybraní dodavatelé SaaS předložit své nabídky.
- Pokud je to možné, požádejte je, aby vyplnili dotazník, například ClickUp Forms, který automaticky zaznamenává data do srovnatelné tabulky.
4. Hodnocení nabídek
Než začnete hodnotit nabídky, zkontrolujte, zda jsou úplné a zda odpovídají vašim obchodním potřebám. Pokud v nich chybí některé aspekty, jako jsou bezpečnostní standardy nebo podmínky ukončení smlouvy, požádejte o jejich doplnění.
S využitím všech těchto údajů porovnejte následující aspekty.
Celkové náklady na vlastnictví (TCO): Cena za uživatele není dobrým měřítkem, protože neukazuje, kolik celkem zaplatíte. Vypočítejte tedy náklady na nástroj, implementaci, zaškolení, údržbu atd. Porovnejte celkové částky.
Poměr cena/výkon: Nástroj s nejnižšími celkovými náklady na vlastnictví nemusí být nutně nejlepší. Ujistěte se proto, že celkové náklady na vlastnictví nabízejí nejlepší hodnotu z hlediska funkcí, zákaznické podpory atd.
Přizpůsobení: Většina nástrojů SaaS je určena k okamžitému použití. Pokud však potřebujete přizpůsobení, zkontrolujte, zda je to možné.
Uživatelská zkušenost: Ta je mnohem důležitější, než si týmy odpovědné za nákup uvědomují. Špatná uživatelská zkušenost ovlivní přijetí, využití a nakonec i návratnost investic. Zajistěte si malou skupinu pilotních uživatelů, kteří vám poskytnou zpětnou vazbu ohledně uživatelské zkušenosti s produktem.
Zákaznická podpora: Většina nástrojů SaaS předpokládá, že si uživatelé pomohou sami na základě uživatelských příruček a znalostních bází. Pokud vám to nestačí, prozkoumejte, jaké možnosti zákaznické podpory vám jednotliví dodavatelé nabízejí. Zvažte, zda se vám vyplatí platit navíc za další podporu.
5. Vyjednávání podmínek
Na základě kroku 4 vyberte svého nejlepšího dodavatele a vyjednejte podmínky, které chrání vaše zájmy. Zmiňte vše, co je pro vás důležité, jako jsou ceny, úroveň služeb, podpora, storno podmínky atd., a vyjednejte podmínky.
Zjistěte, co je nezbytné. Například odvětví jako finance nebo zdravotnictví vyžadují přísné bezpečnostní kontroly. Pokud váš dodavatel nemůže nabídnout tuto úroveň souladu, je čas přejít k druhé volbě na vašem seznamu.
Jakmile se dohodnete na podmínkách, podepište smlouvu a můžete začít.
6. Implementace softwaru
Při implementaci podnikového SaaS je třeba postupovat důkladně a zohlednit řadu faktorů. Při implementaci softwaru ve vaší organizaci úzce spolupracujte s dodavatelem. Zaměřte se na účinnost následujících aspektů:
- Nastavení softwaru přizpůsobeného potřebám vaší organizace
- Proces zapracování nových uživatelů
- Proces odchodu zaměstnanců opouštějících organizaci/tým
- Školení pro uživatele
- Integrace se stávajícími systémy
- Omezení použití/funkcí/přístupu atd. podle požadavků vaší organizace
- Eskalační matice pro problémy a stížnosti
7. Sledování využití
Práce nákupního oddělení nekončí po implementaci softwaru. Abyste zajistili, že týmy budou co nejlépe využívat dostupné nástroje, musíte i nadále sledovat jejich používání a hodnocení pomocí analytických nástrojů SaaS.
- Zkontrolujte, zda uživatelé používají software podle pokynů.
- Změřte dopad na úspory, efektivitu, výkonnost atd.
- Sledujte stížnosti/problémy, které jsou vzneseny v nástroji.
- Proveďte průzkumy spokojenosti uživatelů, abyste zjistili, zda týmy tento nástroj využívají.
Občas se také sejděte s týmy a proveďte kvalitativní analýzu, abyste hlouběji porozuměli využití.
Při implementaci tohoto procesu pravděpodobně narazíte na určité výzvy a uděláte některé chyby. Podívejme se, jak se tomu můžete vyhnout.
Chyby, kterých se vyvarovat při nákupu SaaS
Pro týmy odpovědné za nákup, které jsou zvyklé nakupovat software tradičním způsobem, může být nákup SaaS novinkou. V důsledku toho můžete čelit výzvám v oblasti nákupu a dělat základní chyby, kterým se lze snadno vyhnout.
Zde jsou nejčastější chyby při nákupu SaaS.
Ignorování skrytých nákladů: Cena uvedená na webových stránkách často není celkovou cenou. Smlouva může zahrnovat náklady na integraci, migraci dat, prémiovou podporu atd., které mohou zvýšit celkové náklady na vlastnictví. Jejich ignorování může zvýšit vaše výdaje.
Odmítnutí výpočtů návratnosti investic: Každý výdaj musí přinést nějaký obchodní výsledek. Pokud se neprovádějí výpočty návratnosti investic týkající se přímých přínosů, jako je růst tržeb nebo úspora nákladů, ani nepřímých přínosů, jako je pocit ocenění zaměstnanců, může to vést k lítosti kupujícího.
Izolované nákupy: Dalším velkým omylem je nákup řešení SaaS bez zohlednění jejich integrace do vašich stávajících systémů. Izolovaný nákup nemusí být kompatibilní s ostatními nástroji, které vaše firma používá, což vede k neefektivitě a dodatečným nákladům na překlenutí těchto mezer.
Přehlížení škálovatelnosti: Krátkodobý pohled na nákup SaaS vede k překážkám v růstu vaší společnosti. Přehlížení škálovatelnosti znamená, že nemůžete vyhovět rostoucímu pracovnímu zatížení a dalším uživatelům bez nutnosti kompletní revize.
Podceňování významu podpory dodavatele: Je snadné si myslet, že moderní nástroje jsou uživatelsky přívětivé, a proto nepotřebujete zákaznickou podporu. Ta je však nezbytná pro řešení technických problémů, pomoc s aktualizacemi a budoucími integracemi. Nepodceňujte možnost zavolat někomu, když máte potíže.
Vynechání bezpečnostních hodnocení: Důvěřovat dodavateli, že se postará o bezpečnost, může být velkým opomenutím. V době, kdy jsou úniky dat běžné, jste za bezpečnostní hodnocení poskytovatele SaaS zodpovědní stejně jako on.
Urychlování rozhodovacího procesu: A konečně, uspěchání procesu nákupu SaaS může vést k nesprávnému rozhodnutí. Výběr prvního nástroje, který vám padne do oka, může znamenat dlouhodobou nespokojenost.
Těmto chybám se můžete vyhnout dodržováním několika osvědčených postupů při nákupu SaaS. Podívejme se na ně.
Osvědčené postupy v oblasti nákupu SaaS
Aby se předešlo chybám, zpožděním, překročení nákladů a neefektivitě, uvádíme osvědčené postupy, které je třeba dodržovat při pořizování řešení SaaS.
Srovnávací cena
Porovnávejte ceny ve dvou ohledech. Jedním z nich je srovnání vámi vybraného produktu s jiným softwarem v dané kategorii. Pokud jste si například jako nástroj pro řízení projektů vybrali Asanu, porovnejte ceny s příklady SaaS, jako jsou Jira, Zoho Projects a ClickUp.
Poté porovnejte, kolik za vámi vybraný nástroj platí společnosti podobné té vaší. Tyto informace nemusí být veřejně dostupné, proto je dobré se zeptat přátel a kolegů, abyste získali přehled o situaci na trhu.
Proveďte právní a bezpečnostní kontroly
Je vaší odpovědností zajistit, aby váš nástroj SaaS byl v souladu se všemi zákony a předpisy, které se na vás vztahují, a to nejen v současnosti, ale i v budoucnosti. Proveďte důkladné posouzení právních a bezpečnostních zásad dodavatele.
Provádějte také pravidelné kontroly, abyste se ujistili, že jsou aktuální.
Používejte software pro správu SaaS
Jakmile si pořídíte nástroj, nastavte systém pro jeho správné řízení. Software pro správu SaaS:
- Poskytuje přehled o předplatných SaaS a využívání softwaru.
- Centralizuje kontrolu licencí
- Automatizuje sledování výdajů, včetně doplňků nebo prémiových úrovní služeb.
- Zefektivňuje nástup a odchod zaměstnanců
Sledujte data obnovení
Většina smluv SaaS se automaticky prodlužuje, což může vést k zbytečným výdajům. Sledování dat prodloužení a nastavení automatických připomínek vám zajistí:
- Vyhněte se obnovování licencí pro zaměstnance, kteří organizaci opustili.
- Vytvořte prostor pro nové jednání
- Znovu zhodnoťte, zda produkt skutečně funguje.
- Poskytněte dodavateli zpětnou vazbu ohledně svých potřeb.
Správa údajů o smlouvách
Stejně jako data obnovení je důležité sledovat také údaje o smlouvě, jako je doba trvání smlouvy, povinnosti obou stran, smlouvy o úrovni služeb (SLA), sankce, závazky týkající se obnovení atd.
K tomu může pomoci dobrá platforma pro nákup SaaS. Mít k dispozici organizovaný a přístupný nástroj pro správu nákupních smluv pomáhá při dodržování předpisů, auditu a vyjednávání o obnovení.
Vyhodnoťte výkonnost dodavatelů
Naplánujte pravidelné hodnocení výkonnosti dodavatelů. Přezkoumejte:
- Dodržování SLA ze strany dodavatele
- Reakce a spokojenost se službami
- Obchodní výsledky a návratnost investic do softwaru
- Optimalizace a neustálé zlepšování
Je také užitečné sledovat další nástroje na trhu a porovnávat výkonnost vašeho současného dodavatele s nimi.
Zaveďte standardní proces nákupu SaaS
Jakmile tento proces jednou projdete, budete vědět, jak ho provádět. Na základě svých zkušeností a poznatků zavedete strategický proces nákupu SaaS.
Typický proces nákupu SaaS zahrnuje kroky a rámce pro shromažďování požadavků, hodnocení dodavatelů, schvalování zainteresovanými stranami, kontrolu po implementaci a nezbytný software pro nákup SaaS.
Zvládněte nákup SaaS s ClickUp
Přechod od tradičního nákupu softwaru k nákupu SaaS byl dramatický. Týmy, které byly vyškoleny v tradičním paradigmatu, byly nuceny se v krátké době naučit nové postupy.
Abyste tuto transformaci usnadnili a zajistili hladký průběh procesu, potřebujete nejlepší řešení pro nákup SaaS. Komplexní platforma pro správu projektů ClickUp je navržena tak, aby byla přizpůsobitelná a adaptabilní pro jakýkoli proces, který potřebujete, včetně nákupu SaaS.
Spravujte úkoly, sledujte pokrok a udržujte pořádek díky řešením pro nákup SaaS od ClickUp. Vyzkoušejte ClickUp ještě dnes zdarma.