I přes solidní plán nákupu se vaše obchody zasekávají? Dodavatelé neplní své závazky nebo neposkytují slíbené množstevní slevy?
Běžné překážky, jako jsou tyto, mohou podkopat veškeré úsilí, které vynakládáte na zefektivnění nákupu. I když trávíte hodiny správou nabídek, srovnáváním nákladů a nákupními objednávkami, často přehlížíme zásadní detail: nákupní smlouvu – pravděpodobně nejdůležitější část procesu.
Dodavatelé mohou snadno porušit ústní sliby, ale s nákupní smlouvou musí dodržet své závazky.
Provedeme vás podrobnostmi, výhodami a typy nákupních smluv, abyste mohli zlepšit své obchodní jednání a maximalizovat výhody! Seznamte se také s platformou ClickUp, která zjednodušuje správu smluv díky automatickému prodlužování a zajišťuje tak bezproblémové používání.
Co je to zakázka na veřejné zakázky?
Nákupní smlouva je právně závazná dohoda mezi kupujícím a prodávajícím, která stanoví podmínky pro pořízení zboží, služeb nebo prací. Tato smluvní ujednání slouží jako rámec pro řízení celého procesu nákupu a podrobně popisují specifikace produktu, množství, ceny, termíny dodání, platební podmínky a další relevantní podmínky dohodnuté oběma stranami.
Představte si to jako prázdný list, na který zapíšete klíčové body vaší dohody s prodávajícím – kvalitu materiálu, termíny dodání, náklady a další. Jakmile obě strany podepíší smlouvu, jsou prodávající ze zákona povinni splnit své sliby.
Nákupní smlouva funguje oběma směry – právně zavazuje vás, kupujícího, k převzetí dodávky a uhrazení faktury za dodávky nebo náklady na projekt.
Nákupní smlouva eliminuje dohady, vyjasňuje pochybnosti na obou stranách a podporuje pevný vztah mezi zákazníkem a dodavatelem. Usnadňuje také práci nákupnímu týmu, protože zabraňuje problémům na poslední chvíli nebo nesplnění závazků.
Výhody používání smluv o veřejných zakázkách
Nákupní smlouvy vám přinášejí dlouhodobé výhody. Zde jsou důvody, proč vám jejich používání důrazně doporučujeme:
1. Jasnost a jistota
Ve světě geopolitických změn, změn politiky a dynamiky trhu by podniky měly využít všeho, co pomáhá snížit nejistotu.
Nákupní smlouvy mohou pomoci jasně řídit vaše obchodní operace. Dobře sestavená smlouva obsahuje jasné podmínky, zabraňuje nedorozuměním a šetří čas i peníze všem zúčastněným stranám.
2. Ochrana před potenciálními riziky
Nákupní smlouva vás může chránit před nejistotami trhu, jako jsou kolísání cen, tím, že zaručuje dodávku zboží za předem stanovenou cenu.
Smlouvy umožňují kupujícím a prodávajícím spolupracovat na základě důvěry. Chrání zájmy obou stran a pomáhají jim spolupracovat s důvěrou. Jasným vymezením všech podmínek obchodu pomáhají podnikům vyhnout se zbytečným rizikům.
3. Poskytuje obchodní informace
Díky uvedení všech dohodnutých podrobností – ceny, kvality materiálu, parametrů služeb, termínů atd. – zajišťují smlouvy o nákupu nebo dodávkách transparentnost a pomáhají při informovaném rozhodování.
Jako příklad uveďme dlouhodobé smlouvy s dodavateli. Ty zajišťují ceny budoucích nákupů. To vám umožňuje předvídat budoucí výdaje, sestavit přesnější cenovou kalkulaci a posoudit, zda od dodavatele dostáváte dostatečnou hodnotu za své peníze.
3 typy smluv o veřejných zakázkách
Existují různé dodavatelské smlouvy, které odpovídají míře rizika, kterou jste ochotni podstoupit, cílům vaší společnosti atd.
Nákupní smlouvy lze v zásadě rozdělit do tří typů. Podívejme se na každý z nich podrobněji.
1. Smlouva s pevnou cenou
Jak název napovídá, smlouvy s pevnou cenou stanovují pevnou cenu za smluvní zboží nebo služby.
Taková smlouva se také nazývá paušální smlouva. Stanovuje kupní cenu za nakupovaný materiál nebo služby bez ohledu na výkyvy trhu nebo jiné faktory. Může to být ideální typ smlouvy pro základní dodávky nezbytné pro fungování vašeho podniku. Tyto smlouvy jsou výhodné ze dvou důvodů:
- Za prvé, snižuje se tím riziko překročení nákladů, protože znáte přesnou cenu, kterou zaplatíte za konkrétní množství.
- Zadruhé pomáhá prodávajícímu přesně odhadnout své výnosy, pokud je schopen dodat smluvně stanovené produkty v očekávaném množství.
Jediné, co si musíte zapamatovat, je, že musíte pravidelně hodnotit kvalitu, zejména během výkyvů tržních cen. Smlouvy s pevnou cenou lze dále rozdělit do tří kategorií. Patří mezi ně:
Pevná cena
Tato nejzákladnější smlouva zajišťuje, že dodavatel dodržuje předem stanovené sazby a podmínky. Pro lepší pochopení si představte, jak fungují vládní zakázky.
Tyto smlouvy stanovují cenu konečného projektu předem.
Pevná cena a motivační odměna (FPIF)
Toto ujednání je formou zvýšení úrovně, kdy prodávajícímu poskytnete pobídku, pokud překročí obvyklá očekávání.
Jedná se o systém založený na odměnách, ve kterém je stanovena pevná cena za poskytované služby, ale také předem definovaná pobídka v případě, že dodavatel překročí stanovené cíle. Tato forma smlouvy je výhodná pro dodavatele a obvykle se využívá v případech, kdy je dané zboží nedostatkové.
Pevná cena s ekonomickou úpravou ceny (FPEPA)
Smlouva s pevnou cenou a ekonomickou úpravou ceny předem stanoví rozsah prací a cenu, která má být zaplacena, ale obsahuje ustanovení o změnách tržní ceny a inflaci. To znamená, že konečná cena může být upravena v případě, že výrobní náklady vzrostou v důsledku faktorů, které dodavatel nemůže ovlivnit.
Jedná se o nejčastěji používanou smlouvu pro víceleté obchody, kdy dodavatel potřebuje rezervu pro nepředvídatelné tržní podmínky. Často se také používá, když si kupující chtějí zajistit zásoby produktu, u kterého očekávají poptávku v průběhu několika let.
2. Smlouvy s náhradou nákladů
V rámci smlouvy s náhradou nákladů se prodávající zavazuje uhradit náklady na vývoj, výrobu a dodání produktu s tím, že kupující tyto náklady uhradí po úspěšném dokončení smlouvy.
I když existuje prostor pro změny, kupující a prodávající se dohodnou na potenciálním rozpočtu a stanoví maximální přípustnou cenu. Mezi různé druhy smluv o náhradě nákladů patří:
Náklady plus pevná cena (CPFF)
Dodavatelé projektu váhají kvůli vnímanému riziku? Žádný problém – stačí pokrýt všechna jejich rizika.
V tomto typu smlouvy dostane prodávající zaplaceno všechny své náklady plus pevnou částku, což mu zajišťuje ochranu před riziky a nejistotami ohledně platby. Pevná částka může být procentem z celkové ceny.
Pokud prodávající nemůže splnit podmínky smlouvy, může podle této smlouvy také nést odpovědnost za některé náklady.
Náklady plus motivační poplatek (CPIF)
Na rozdíl od předchozí smlouvy tato smlouva zahrnuje fixní náklady, pokrývá rizika na straně kupujícího a zavádí systém pobídek založený na výkonu prodávajícího.
Motivace zde závisí na tom, kolik vám výkon prodávajícího může ušetřit. Vše je předem stanoveno ve smlouvě, takže se nemusíte stresovat kolísajícími částkami.
Pokud prodávající nemůže splnit smluvní podmínky, musí být náklady na neúspěšný projekt rozděleny mezi kupujícího a prodávajícího.
Náklady plus odměna (CPAF)
U tohoto typu smlouvy kupující uhradí prodávajícímu náklady na výrobu plus dodatečnou odměnu. Výše odměny závisí na rozhodnutí kupujícího.
Náklady plus procentní podíl nákladů (CPPC)
V tomto posledním typu smlouvy s náhradou nákladů je prodávajícímu zaplacena celá částka – pokrývající náklady na služby plus procentní podíl z nákladů jako zisk.
To motivuje prodejce ke zvýšení prodeje, aby dosáhli vyššího zisku. Pro dosažení optimálních výsledků stačí sledovat jejich služby a kvalitu.
3. Smlouva o čase a materiálu
Pokud stále váháte, zda se rozhodnout pro smlouvu s pevnou cenou nebo smlouvu s náhradou nákladů, a chcete využít výhod obou typů, můžete zvážit smlouvu na čas a materiál.
Kombinuje to nejlepší z obou světů – smlouvy s pevnou cenou a smlouvy s náhradou nákladů – a nabízí vám tak ideální řešení. V rámci těchto smluv se kupující zavazuje zaplatit prodávajícímu za čas a materiál investovaný do služby nebo produktu. Aby byly výdaje pod kontrolou, smlouva stanoví pevnou sazbu za materiál a práci a určuje maximální množství času a materiálu, které lze vynaložit. To je nejlepší způsob pro projekty, u nichž nelze přesně určit rozsah nebo požadavky.
Smlouva o čase a materiálu poskytuje prodávajícím i kupujícím klid, protože rovnoměrně rozděluje rizika na obě strany.
Pokud se rozhodnete pro tento typ smlouvy, stanovte si horní limit, abyste se ochránili před potenciálním překročením rozpočtu.
Proces zadávacího řízení: podrobný přehled
Nyní, když znáte různé typy nákupních smluv, můžete s jistotou učinit nejlepší volbu pro své potřeby. Zde je podrobný přehled procesu zadávání veřejných zakázek, který vám pomůže začít.
Krok 1: Určete rozsah práce
První krok ve skutečnosti nepatří vám. Vychází od týmu projektového managementu, který identifikuje obchodní požadavky a zasílá vám žádanku o nákup.
Před zapojením týmu pro zadávání zakázek by měl zadavatel důkladně vyhodnotit rozsah prací a požadavky na zboží a služby. Po obdržení žádosti prozkoumáte potřeby týmu a specifikace produktu.
2. Vyžádejte si nabídky od dodavatelů
Jakmile pochopíte rozsah úkolu, oslovte potenciální dodavatele a shromážděte nabídky. Pokud jsou požadavky podobné něčemu, co jste již dříve zadávali, můžete se obrátit na své předchozí dodavatele a požádat je o cenovou nabídku.
V případě nových požadavků však požádejte potenciální dodavatele, aby navrhli akční plán, a místo toho požádejte o předložení nabídky.
3. Vyberte nabídku dodavatele
S veškerými nabídkami a cenovými nabídkami dodavatelů, které máte k dispozici, si nyní můžete vybrat dodavatele, který nejlépe vyhovuje vašim požadavkům.
Při posuzování nabídek se zaměřte na ty, které nejlépe odpovídají vašim obchodním požadavkům a nabízejí nejvyšší hodnotu za vaše investice. Hledejte rovnováhu mezi efektivním uspokojením vašich potřeb a poskytnutím nákladově efektivních řešení. Tím zajistíte splnění svých obchodních cílů a maximální využití svých finančních zdrojů.
4. Vypracujte návrh zakázky na veřejné zakázky
Nyní, když jste si vybrali dodavatele, pojďme se pustit do klíčového kroku, o kterém jsme hovořili – sepsání smlouvy.
U standardních smluv použijte šablony smluv a vyplňte své údaje. Pokud se však jedná o jedinečný případ, možná budete muset smlouvu vytvořit od základu a požádat o radu právní oddělení.
5. Schválení smlouvy
Po vyhotovení smlouvy ji nákupní oddělení ještě jednou zkontroluje, než ji odešle prodávajícímu.
V této fázi probíhají veškerá jednání ohledně smluvních podmínek a jakmile se obě strany dohodnou, podepíší smlouvu. Tím je zajištěno, že všichni mají stejné informace a dohodnuté podmínky jsou oficiálně zaznamenány v podepsané smlouvě.
6. Uzavřete smlouvu
Jakmile obě strany dokončí a podepíší smlouvu, uložte ji do speciálního úložiště. Díky tomu k ní budete mít snadný přístup a budete se k ní moci vrátit, pokud v budoucnu vzniknou nějaké problémy nebo spory.
Uložení všech smluv na jednom místě usnadňuje jejich vyhledávání a umožňuje vést kompletní záznamy pro budoucí použití, čímž je zajištěna transparentnost a odpovědnost.
7. Pokračujte v nákupním procesu
Nyní, když je vše připraveno, je čas zadat objednávku zboží pomocí nákupní objednávky.
Jakmile jsou smluvní produkty nebo služby dodány, ujistěte se, že odpovídají specifikacím smlouvy. Můžete porovnat objednávku, dodací list a fakturu dodavatele.
Jakmile je vše v pořádku, proveďte platbu ve sjednaném termínu. Tento poslední krok zajistí, že celý proces nákupu, od zadání objednávky až po platbu, je dokončen a proběhl v souladu s dohodnutými podmínkami.
8. Ukončení smlouvy
Po splnění všech smluvních podmínek je čas zvážit ukončení smlouvy.
Pokud se služby dodavatele osvědčily, můžete si je ponechat ve svých záznamech a vytvořit tak základ pro dlouhodobý a spolehlivý obchodní vztah.
Tímto způsobem udržíte úspěšnou spolupráci a dlouhodobě zvýšíte stabilitu a efektivitu svých procesů zadávání veřejných zakázek.
Implementace smluv o veřejných zakázkách
Efektivní správa zakázek na veřejné zakázky se může jevit jako náročná úloha, ale s vhodným nástrojem pro správu veřejných zakázek ji zvládnete hravě.
ClickUp vám poskytne všechny nástroje, které potřebujete, abyste mohli hned začít. Zde je několik způsobů, jak ClickUp může vaše procesy nákupu zefektivnit a lépe organizovat.
Správa smluv ClickUp
Využijte šablonu pro správu smluv ClickUp k zefektivnění správy nákupních smluv.
S jeho pomocí můžete sledovat a spravovat všechny své zakázky ve všech fázích, od vývoje přes schválení až po konečné předložení. Není třeba pořizovat další nástroje pro sledování procesu zadávání zakázek, vše lze provádět v rámci ClickUp.
Šablony ClickUp pro zadávání veřejných zakázek
Šablona ClickUp pro zadávání veřejných zakázek je komplexním řešením pro všechny vaše potřeby v oblasti zadávání veřejných zakázek. Pomáhá vám standardizovat procesy, zajišťuje transparentnost a zjednodušuje správu.
Snadno spravujte své nákupní procesy pomocí vlastních stavů a vlastních polí. Sledujte nákupní aktivity pomocí štítků priority, úkolů, přiřazených osob a značek. Pomocí aktualizací stavu automaticky informujte zúčastněné strany o postupu.
Sledujte úkoly v zobrazení seznamu, analyzujte vztahy s dodavateli v zobrazení úrovní dodavatelů, vytvářejte standardizované procesy v zobrazení standardních operačních postupů pro nákup a sledujte časové osy v zobrazení kalendáře.
S ClickUpem můžete zapomenout na každodenní kontrolu kalendáře, protože vám zasílá včasná oznámení. Tato funkce vám zajistí, že budete mít přehled o svých úkolech a termínech, aniž byste je museli neustále ručně sledovat, což zefektivní váš pracovní postup a zvýší efektivitu vašeho nákupního procesu.
Úkoly ClickUp
Cítíte se přetížení, protože musíte zvládat několik procesů a zakázek najednou?
ClickUp Tasks vám usnadní práci tím, že zjednoduší plnění úkolů. S pomocí Tasks můžete rozdělit své procesy na zvládnutelné kroky a dílčí úkoly a přiřadit je různým vlastníkům.
Vytvořte si kontrolní seznamy, abyste měli přehled o všech svých úkolech a mohli je organizovat podle priority. ClickUp také zjednodušuje spolupráci s vaším týmem na různých úkolech pomocí komentářových vláken, sdílených záznamů obrazovky a sdílení souborů. Toto zvýšení efektivity zvyšuje produktivitu a umožňuje vám dosáhnout více.
Automatizace ClickUp
ClickUp Automations revolučním způsobem mění procesy zadávacích zakázek tím, že automaticky spouští opakující se úkoly, jako je například prodloužení smlouvy.
Tato funkce zajišťuje včasné a plynulé řízení zakázek na veřejné zakázky bez nutnosti ručního zásahu.
Zjednodušte své zakázky na nákup pomocí ClickUp
Nyní, když jste se seznámili se třemi typy smluv o veřejných zakázkách a jejich charakteristickými rysy, můžete s jistotou plánovat svou strategii zadávání veřejných zakázek.
Šablony ClickUp pro zadávání veřejných zakázek, správa smluv a funkce pro správu úkolů vám pomohou vytvořit efektivní a účinné pracovní postupy v oblasti zadávání veřejných zakázek.
Zaregistrujte se ještě dnes na ClickUp a udělejte si správu smluv o zadávání veřejných zakázek hračkou.