Řízení procesů nákupu vyžaduje řešení složitých dodavatelských řetězců, jednání s dodavateli, dodržování pravidel a zvládání globálního sourcingu, což není snadný úkol!
Účinná komunikace a transparentnost jsou při optimalizaci výkonu dodavatelského řetězce zásadní.
Zajištění nejlepších podmínek u dodavatelů a maximalizace zisků vyžaduje promyšlenou strategii. A samozřejmě je pro dosažení úspěchu zásadní mít k dispozici správné nástroje pro nákup.
Připravte se na několik užitečných tipů a představení nákupní platformy ClickUp – vašeho nepostradatelného nástroje pro posílení vašich obchodních cílů. Toto řešení vám pomůže urychlit celý proces jako nikdy předtím.
Co je to nákup?
Nákupem se rozumí získávání zboží, služeb nebo prací z externích zdrojů. Jedná se o vícestupňový proces zahrnující vyhledávání dodavatelů, nákup, vyjednávání a logistiku. Cílem je zajistit zdroje potřebné k podpoře provozu nebo projektů vaší organizace.
Nákup je klíčový pro řízení nákladů, zajištění kvality a budování vztahů s dodavateli – aby byly splněny strategické cíle vaší firmy. Základní nákup pokrývá tyto počáteční kroky, ale pokročilá úroveň jde hlouběji – analyzuje data o nákupu, zpracovává vyúčtování a vytváří plány nákupu do budoucna.
Vaše strategie nákupu může zahrnovat studium obchodních požadavků, sledování příjmů a aktualizaci platebních podmínek. Jádrem procesu nákupu je však pro všechna nákupní oddělení stejný cíl: získat včas dodávky za konkurenceschopné ceny a maximalizovat hodnotu.
Mezi klíčové kroky v oblasti nákupu patří rozpoznání poptávky, vyjednávání a správa smluv, zpracování nabídek, získání schválení rozpočtu, fakturace a vedení záznamů. Více o těchto tématech si povíme v dalších částech.
Typy procesů nákupu
Abychom lépe pochopili proces nákupu, rozdělme jej na různé typy:
1. Přímý proces nákupu
Přímý nákup zahrnuje pořízení zboží, služeb nebo surovin pro váš konečný produkt. Zahrnuje nákup materiálů nezbytných pro výrobu nebo poskytování klíčových produktů nebo služeb vaší společnosti.
Přímý nákup služeb má za cíl efektivně zajistit kvalitní vstupy, vyjednávat s dodavateli, spravovat smlouvy a zajistit včasné dodávky na podporu výrobního cyklu.
Pro výrobní společnosti jde o získání surovin a služeb potřebných k vytvoření konečného produktu. Podobně pro maloobchodníky to znamená nákup produktů od velkoobchodníků za účelem prodeje konečnému zákazníkovi.
Tento typ nákupu je klíčový pro odvětví jako je výroba, kde kvalita a včasná dostupnost materiálů významně ovlivňují konečný produkt.
2. Nepřímý proces nákupu
Nepřímý nákup je pořízení zboží a služeb, které přímo nesouvisí s výrobou konečného produktu. Zahrnuje nákup zboží a služeb, které podporují celkový provoz a funkčnost vašeho podniku, ale nestávají se součástí konečného produktu.
Myslete na kancelářské potřeby, IT podporu, marketingové služby, poradenské služby, údržbu zařízení a další věci, které udržují organizaci v chodu – to vše spadá pod nepřímý nákup.
Nepřímý nákup zajišťuje, že máte k dispozici potřebné zdroje na podporu vašich interních operací a obchodních aktivit.
3. Strategický proces nákupu
Strategické zadávání zakázek je proces, který zahrnuje vývoj a realizaci strategie zadávání zakázek v souladu s celkovými cíli a záměry vaší organizace. Jde nad rámec transakčních aspektů nákupu zboží a služeb a zaměřuje se na vytváření dlouhodobé hodnoty pro organizaci.
Zahrnuje spolupráci různých oddělení v celé společnosti, aby bylo zajištěno, že správné zboží správné kvality bude dodáno ve správný čas.
V rámci strategického nákupu se zabýváme řízením vztahů s dodavateli, hodnocením rizik, analýzou trhu a spoluprací s klíčovými zainteresovanými stranami. Cíl? Snížit náklady, zvýšit efektivitu a pomoci vaší organizaci uspět díky chytrým rozhodnutím a budování pevných a udržitelných partnerství s dodavateli.
4. Provozní proces nákupu
Provozní nákup je každodenní proces získávání zboží a služeb potřebných pro běžné fungování vaší organizace. Zahrnuje provádění rutinních úkolů, jako je zadávání požadavků, objednávání a přijímání produktů nebo služeb.
Provozní nákup spočívá v uspokojování okamžitých potřeb a zajištění hladkého chodu – správě transakcí, zajištění včasných dodávek a udržování správné úrovně zásob.
Zahrnuje úkoly, jako je zpracování objednávek, správa dodavatelů a řešení rutinních administrativních záležitostí souvisejících s nákupem.
5. Taktický proces nákupu
V rámci tohoto procesu nákupu tým provádí konkrétní akce a strategie v rámci širšího procesu nákupu. Zaměřuje se na dosažení krátkodobých až střednědobých cílů souvisejících s úsporami nákladů, zvýšením efektivity a optimalizací procesů.
V rámci taktického nákupu vybíráte dodavatele, vyjednáváte smlouvy a zavádíte opatření na snížení nákladů.
Ve srovnání s jinými typy nákupu se jedná o reaktivní přístup zaměřený spíše na transakce. Je také ideální pro splnění naléhavých požadavků vaší firmy.
Kroky v procesu nákupu
Každá firma má svůj vlastní způsob, jak přistupuje k nákupu. Abychom to zjednodušili, rozdělme tento proces do devíti obecných kroků, které platí univerzálně:
Krok 1: Určete své potřeby
Identifikace toho, co potřebujete, je proces. Nejprve si promluvte s příslušnými zúčastněnými stranami – koncovými uživateli, vedoucími oddělení a rozhodovacími činiteli – abyste pochopili jejich požadavky a očekávání.
Poté proveďte důkladné posouzení potřeb analýzou aktuálních stavů zásob, vyhodnocením výkonnostních mezer nebo zvážením budoucích cílů organizace.
Jasně definujte specifikace a požadavky na zboží nebo služby, které potřebujete, přidáním podrobností, jako je množství, standardy kvality, technické specifikace, termíny dodání a další relevantní kritéria.
Dále vyhodnoťte a pochopte své rozpočtové omezení, abyste mohli stanovit realistická očekávání. Nakonec proveďte posouzení rizik, abyste identifikovali potenciální výzvy nebo rizika spojená s nákupem.
Všechny tyto podrobnosti zaznamenejte do formálního dokumentu, který poslouží jako základ pro vytváření žádostí o nabídky (RFP) nebo cenových nabídek (RFQ) při komunikaci s potenciálními dodavateli.
Krok 2: Vytvořte a odešlete žádost o nákup (PR)
Po identifikaci vašich potřeb je čas podat žádost o nákup.
Žádost o nákup (PR) nebo požadavek na nákup je formální dokument nebo formulář používaný v rámci organizace k zahájení procesu nákupu.
PR obsahuje důležité podrobnosti, jako je jasný popis potřebných položek nebo služeb, specifikace množství, informace o rozpočtu, požadavky na dodání, preference dodavatelů a podpisy schvalujících osob.
Jakmile je žádost o nákup schválena, použijte ji jako základ pro vystavení objednávky vybranému dodavateli. Tento dokument zajišťuje hladkou komunikaci mezi odděleními a sladí nákupy s potřebami a rozpočtem vaší organizace.
Krok 3: Vyberte si dodavatele
Nyní, když máte žádost o nákup, je čas začít hledat dodavatele, kteří nabízejí nákladově efektivní služby s maximální hodnotou.
Po výběru dodavatelů požádejte každého z nich o cenovou nabídku. Čím podrobnější bude vaše žádost o informace, tím snazší bude porovnání a analýza různých cen a služeb.
Při výběru dodavatele zvažte faktory jako cena, služby, kvalita, reputace, rychlost a spolehlivost. Ideální dodavatel splňuje všechny tyto požadavky. Pokud vaše organizace klade důraz na sociální odpovědnost, zvažte také environmentální závazky a etiku dodavatele.
Analýza těchto faktorů vám pomůže najít nejvhodnější dodavatele a vytvořit systém řízení dodavatelského řetězce, který bude vyhovovat vašim potřebám v oblasti nákupu.
Krok 4: Vyjednejte si nejlepší podmínky
Nyní jde o to, abyste z vašich vybraných možností získali tu nejlepší nabídku. Promluvte si s různými dodavateli, podívejte se, co nabízejí, a vyjednejte si nejlepší produkt v rámci vašeho rozpočtu.
V této fázi vyberete konečného dodavatele na základě výběrového řízení.
Doporučujeme vybrat alespoň tři dodavatele a vyjednat s nimi co nejlepší podmínky. Poté, co jste s každým dodavatelem individuálně vyjednali, je čas porovnat jejich nabídky.
Posuďte nejlepší nabídky, které vám předloží, zamyslete se, proveďte důkladné srovnání a jakmile se rozhodnete, vyžádejte si od vybraného dodavatele písemnou smlouvu.
Tento krok upevňuje závazek a zabraňuje případným nedorozuměním.
Krok 5: Zahájení objednávky (PO)
Jakmile získáte nejlepší nabídku, zadejte objednávku.
Stačí vyplnit objednávku a odeslat ji dodavateli. Zajistěte přehlednost a vyvarujte se nejasnostem tím, že při nákupu uvedete přesné podrobnosti.
Uveďte dohodnuté ceny a specifikace, vše pečlivě zkontrolujte a sepište. Tento pečlivý přístup usnadňuje transakci a snižuje riziko nedorozumění.
Krok 6: Přijměte a zkontrolujte zboží
Jakmile obdržíte zboží, nastává okamžik pravdy. Je čas zkontrolovat, zda dodavatel splnil své sliby.
Zkontrolujte dodávky, abyste vyhodnotili kvalitu a odhalili případné chyby nebo vady. Máte tak příležitost zkontrolovat objednávku a ujistit se, že kvalita odpovídá standardům vaší společnosti.
Vaše úsilí při výběru vhodného dodavatele se musí odrazit v kvalitě dodávaných produktů.
Krok 7: Proveďte trojstranné porovnání
Po kontrole zboží je čas na ověření faktury, než provedete konečnou platbu dodavateli.
Použijte techniku trojitého porovnání k ověření závazků porovnáním nákupní objednávky, potvrzení objednávky a faktury. Odhalí to jakékoli nesrovnalosti nebo nepřesnosti ve fakturaci.
Ústřední role tohoto kroku v cyklu nákupu vyplývá z nutnosti důkladně zkontrolovat provedené platby, zda neobsahují chyby nebo nesprávné přídavky. Je to jedna z vašich hlavních povinností.
Krok 8: Zaplaťte fakturu
Je čas odměnit své dodavatele včasnou úhradou dlužné částky a upevněním srdečných vztahů do budoucna.
Stejně jako dobrá kvalita a nízké ceny způsobují, že dodavatel vyniká nad ostatními, včasné platby jsou základem atraktivního kupujícího. Pokud je proces trojstranného porovnání bezchybný, pokračujte schválením faktury a platbou prostřednictvím účtů splatných.
Včasné platby jsou tedy jedním z klíčových faktorů pro navázání dobrých vztahů s dodavateli, získání slev za včasné platby a zlepšení reputace vaší společnosti. Zabraňují také uplatňování poplatků za opožděné platby a povzbuzují nové dodavatele k navázání spolupráce s vaší společností.
Krok 9: Vedejte záznamy
Posledním, ale nejdůležitějším krokem v procesu nákupu je vedení záznamů.
Vedení záznamů znamená zaznamenávat každý krok procesu nákupu, od počátečních cenových nabídek a jednání až po objednávky a faktury.
Vedení záznamů je zásadní pro plánování budoucích nákupů, audity a výpočet daní. Nejedná se pouze o interní výhodu, ale také o cenný nástroj pro řešení sporů.
Výzvy v oblasti nákupu
I při pečlivém nákupním procesu mohou v celkovém procesu nastat problémy. Mezi běžné problémy, s nimiž se většina nákupních týmů v oblasti řízení dodavatelského řetězce potýká, patří:
1. Fragmentace dodavatelů
Je prostě příliš mnoho různých produktů a služeb, které musíte sledovat?
Databáze dodavatelů je často roztříštěná, protože obsahuje mnoho dodavatelů z různých kategorií, což ztěžuje vyjednávání množstevních slev a vede ke složitému řízení smluv.
Kategorizace a správa jednotlivých účtů mohou vyžadovat od týmu nákupu nemalé množství času a pozornosti.
Řešení: Vytvořte pokyny pro hodnocení dodavatelů a průběžně aktualizujte databázi dodavatelů, aby byla vždy aktuální. Používejte řešení pro správu nákupu, jako je ClickUp, k zefektivnění interakcí s dodavateli, konsolidaci dat a podpoře spolupráce.
2. Maverickovy výdaje
Neoprávněné nebo nevyhovující nákupy provedené jednotlivci v rámci organizace bez dodržení stanovených zásad a postupů pro zadávání zakázek jsou klasifikovány jako neoprávněné výdaje.
Vysocí zaměstnanci a vedení napříč odděleními mohou provádět nákupy nezávisle, bez dodržování standardních postupů. To může mít na vaši společnost dopad v podobě nákladných nákupů, promarněných příležitostí k úsporám a nejednotné kvality.
Pro společnost to znamená ztrátu a pro tým nákupu problémy s vedením záznamů. Rozpočet se může narušit nebo nákupy mohou být v záznamech zcela opomenuty.
Řešení: Tomu můžete zabránit nastavením jasně definovaných pravidel nákupu pro všechny zaměstnance. Používejte software pro správu nákupu, jako je ClickUp, který vám pomůže centrálně spravovat všechny aspekty vaší nákupní strategie.
3. Omezené strategické plánování
Nákupní týmy se mohou nechat pohltit každodenními potřebami firmy a soustředit se výhradně na včasné zajištění nákupních požadavků.
S primárním zaměřením na provozní potřeby mohou strategie, jako je konsolidace dodavatelů, úspory nákladů a partnerství, ustoupit do pozadí. To může sloužit krátkodobým cílům, ale ohrožuje to základní roli řízení nákupu.
Řešení: Pomocí ClickUp můžete strategicky vytvářet, sledovat a spravovat svůj proces nákupu díky spolupráci týmu, zjednodušeným zobrazením a mnoha dalším funkcím.
4. Dodržování předpisů a řízení rizik
Zajištění souladu s předpisy a řízení rizik v oblasti nákupu je náročné. Vyžaduje pečlivé dodržování předpisů, zohlednění právních důsledků a zavedení proaktivních strategií snižování rizik, které chrání před nepředvídanými komplikacemi.
Práce v souladu s těmito předpisy a snižování rizik způsobených porušením ochrany osobních údajů nebo nedodržováním předpisů ze strany prodejců je pro tým nanejvýš důležité. Opět se jedná o časově náročný a časově citlivý proces.
Řešení: Použijte ClickUp ke sledování dodržování předpisů, začleňte protokoly řízení rizik a centralizujte své procesy nákupu. Jedná se o systematický přístup, který omezuje chyby, zvyšuje přehlednost a podporuje hladkou spolupráci, čímž zjednodušuje dodržování předpisů a řízení rizik v oblasti nákupu.
5. Manuální výzvy
Zpracování žádanek o nákup, faktur a schvalování plateb může být pro týmy nákupu, které stále používají manuální procesy, náročné. Tento proces je pracný, náchylný k chybám, časově náročný a neefektivní.
Spoléhání se na manuální procesy zpomaluje rychlost, snižuje přesnost a brzdí celkovou produktivitu, což ztěžuje udržet krok s rychle se měnícími požadavky nákupu.
Řešení: Automatizace ClickUp zefektivňuje zadávání dat, schvalování a komunikaci, takže se váš tým může soustředit na strategii, zatímco ClickUp se postará o rutinní úkoly, čímž zvýší přesnost a produktivitu v oblasti nákupu.
Jak optimalizovat proces nákupu
Potřebujete platformu, která za vás vyřídí více než polovinu manuálních nákupních úkolů a zvýší celkovou efektivitu? Řešení máte přímo tady.
ClickUp je dokonalým řešením pro vaše potřeby v oblasti nákupu. Jedná se o specializovaný software pro nákup, který kombinuje úkoly, dokumenty, tabule, analytiku, chat a další funkce v jedné integrované platformě.
Díky tomu, že máte vše na jednom místě, můžete si odpočinout a přestat přeskakovat mezi platformami i při těch nejzákladnějších úkolech.
Zobrazení Ganttova diagramu v ClickUp
Zobrazení Ganttova diagramu v ClickUp vám umožňuje vizualizovat a spravovat různé fáze procesu nákupu jako nikdy předtím.
Sledujte závislosti a spravujte priority se svým týmem pomocí sdílené vizuální časové osy. Snadno plánujte úkoly, sledujte pokrok, spravujte termíny a identifikujte úzká místa, to vše v jednom dynamickém grafu.
Myšlenkové mapy ClickUp
Myšlenkové mapy ClickUp vám pomohou vizualizovat jednotlivé kroky procesu nákupu tím, že zmapují pracovní postupy pomocí uzlů, které lze přetahovat, a nakreslí propojení mezi různými úkoly.
ClickUp poskytuje úkolové a uzlové myšlenkové mapy, které zefektivňují práci a umožňují ji lépe plánovat. Tuto myšlenkovou mapu můžete také sdílet se svým týmem, aby všichni pracovali současně na podobných cílech.
Automatizace ClickUp
Nechte ClickUp Automation, aby za vás udělal těžkou práci, zatímco vy se budete soustředit na naléhavější požadavky. Platforma nabízí více než 100 možností automatizace pro provádění rutinních úkolů a zefektivnění pracovních postupů.
Můžete také použít předem připravené možnosti automatizace a přizpůsobit je podle svých požadavků. Upravujte priority, přidávejte značky a měňte stav, aby byl váš tým informován a vaše obchodní operace byly vždy aktuální.
Šablony ClickUp pro nákup
Šablony ClickUp pro nákup pomáhají standardizovat procesy nákupu, zjednodušují a zefektivňují je a šetří čas i peníze. Hlavní výhodou jasného a konzistentního formátu je snížení počtu chyb. Mezi hlavní prvky šablony ClickUp pro nákup patří:
- Vlastní stavy: Identifikujte různé fáze procesu nákupu pomocí 21 stavových značek, jako jsou Otevřeno, Vyžaduje objasnění, Probíhá atd.
- Vlastní zobrazení: Shromažďujte informace z 8 různých zobrazení, včetně seznamu, úrovně dodavatele, rizika dodavatele, dodavatelů úrovně 1 s kritickým významem atd., které vám pomohou rychle provádět úkoly.
- Vlastní pole: Kategorizujte a přidávejte atributy ke svým úkolům přidáním vizuálních prvků, jako je jméno kontaktní osoby dodavatele, schválení nákupu, kontaktní e-mail, dodavatel, žadatel atd.
- Řízení projektů: Díky všem výše uvedeným funkcím zjednodušíte řízení projektů a rychleji dosáhnete svých cílů.
Doufáme, že díky pochopení typů nákupu, jednotlivých kroků a omezení budete moci tento proces lépe řídit. Ačkoli se potřeby všech společností liší, obecné porozumění vám může pomoci analyzovat vaše konkrétní požadavky a využít cenné zdroje.
Procesy nákupu ClickUp vám navíc díky svým rozsáhlým funkcím pomohou vše zvládnout okamžitě. Využijte řadu výhod, které vám nabízí, zaregistrujte se ještě dnes do systému řízení nákupu ClickUp a rychle se pusťte do efektivního provozu!