Dodavatelé vás ignorují? Není to vaší vinou – je to vinou vaší žádosti o informace. 🤷
Žádný projekt nezačíná s veškerým potřebným vybavením a zásobami již na místě. Chcete-li získat konkrétní hardware nebo nový software, musíte postupovat podle standardního procesu nákupu, který začíná vyžádáním informací od dodavatelů nebo poskytovatelů služeb.
Chcete-li tento proces formalizovat, musíte nejprve zaslat dodavateli dokument s žádostí o informace (RFI), na jehož základě se dodavatel rozhodne, zda s vámi chce spolupracovat.
Šablony RFI jsou nezbytné, pokud chcete na dodavatele udělat dobrý dojem profesionálnějším vzhledem a tónem. Standardizovaný proces pro vaše dokumenty RFI také zajistí úspěch vašich a vašich týmů v oblasti nákupu.
Tyto dokumenty obsahují předem navržené pole pro formální zadávání dat, díky čemuž je proces sběru informací pro obě strany rychlý a snadný. Nevíte, kde najít tu správnou šablonu? My vám pomůžeme!
Vybrali jsme 10 nejfunkčnějších šablon žádostí o informace, díky kterým bude komunikace s dodavateli hračkou.
Co je to žádost o informace?
Žádost o informace je formální dokument používaný projektovými a úkolovými manažery i plánovacími týmy k dotazování potenciálních dodavatelů, zda jsou schopni poskytnout služby nebo materiály potřebné pro konkrétní projekt.
Tento dokument lze také použít k dotazu na produkt, položku nebo službu, která již byla zakoupena. Většina žádostí o informace je rozdělena do těchto pěti kategorií:
- Název a kontaktní údaje žádající společnosti
- Přehled projektu, který vyžaduje dodávky
- Dotazy týkající se potenciálního produktu nebo služby (možnosti produktu, zkušenosti a ceny) ❓
- Termín pro zaslání odpovědí
- Kontextové pokyny
Obvykle zasíláte žádost o informace více dodavatelům a vytváříte seznamy dodavatelů, abyste shromáždili informace a porovnali možnosti na základě svých výběrových kritérií. Jelikož dodavatelé mohou odpovídat v rámci stejného dokumentu, slouží tento dokument jako záznam o výměně informací.
Proč potřebujete šablonu RFI
Chcete-li napsat perfektní list RFI, musíte být soustředění a přesní. Proto se zkušení manažeři spoléhají na šablony RFI vytvořené odborníky, které jim ulehčí práci. 🏋️
Šablona RFI zefektivňuje proces žádání o informace od dodavatelů. Řídí se formalizovanou strukturou pro získávání informací. Její definované sekce zajišťují konzistentnost, srozumitelnost a stručnost vaší externí komunikace a šetří vám čas a úsilí.
Používání šablon žádostí o informace nabízí řadu výhod, mezi které patří:
- Přizpůsobení: Šablony lze snadno upravit tak, aby vyhovovaly jedinečným požadavkům každého scénáře nákupu, přičemž zachovávají jednotnou strukturu.
- Snadné porovnání: Standardizované formáty zjednodušují proces porovnávání odpovědí od dodavatelů a pomáhají tak urychlit výběr.
- Dokumentace: Šablony usnadňují sledování všech konverzací s dodavateli a slouží jako podrobný popis nebo důkaz, že jste se rozhodli spravedlivě.
- Snížení nákladů: Pomáhají snížit administrativní náklady spojené s nákupními procesy tím, že zefektivňují proces žádostí o informace.
10 užitečných šablon a formulářů RFI, které můžete vyzkoušet
Online je k dispozici široká škála šablon RFI a my jsme pro vás vybrali ty nejlepší! Máme snadno použitelné možnosti od předních poskytovatelů, jako jsou ClickUp a TemplateLab. Podívejte se blíže na jejich exkluzivní funkce níže. 👀
1. Šablona standardní žádosti o informace ClickUp
Zůstaňte soustředění a organizovaní při jakékoli iniciativě RFI nebo procesu zadávání zakázek díky standardní šabloně RFI od ClickUp. Tato univerzální a bezplatná šablona RFI vám pomůže shromažďovat data od všech typů dodavatelů, centralizovat odpovědi a provádět spravedlivá a plynulá srovnání. ⚖️
Chcete-li dokument použít, stačí jej stáhnout a vytvořit formulář RFI Ticket pro potenciální dodavatele. Přidejte libovolné množství podrobností, jako je jméno žadatele, oddělení a termín splnění. Formulář odešlete a sledujte jeho stav, například Nová žádost, Potvrzení, Zrušeno, Dokončeno a Doručeno. Porovnejte obdržené odpovědi pomocí několika přizpůsobitelných zobrazení.
Zobrazení Seznam žádostí zobrazuje žádosti o informace uspořádané podle kategorií, jako jsou Problém, Návrh a Úprava. K dispozici je také zobrazení Tabule procesů RFI, které vizuálně znázorňuje žádosti jako karty na tabuli Kanban. Tyto karty jsou seskupeny podle stavu a priority pro lepší vizualizaci úkolů.
Přesuňte žádost z jedné fáze do druhé pomocí jednoduchého nástroje drag-and-drop. Nebo nastavte hodnotící kritéria pro všechny stavy a zefektivněte tak celý proces.
V zobrazení Kalendář dodacích termínů je hlavní důraz kladen na termíny splatnosti jednotlivých žádostí, což vám poskytuje rychlý přehled o tom, co bylo splněno a co bylo opomenuto. Termíny můžete přeplánovat kliknutím na tlačítko Časový rámec na obrazovce.
2. Šablona žádosti o informace ClickUp
Hledáte snadný způsob, jak shromažďovat údaje o dodavatelích nebo smluvních partnerech s větší přehledností? Pak nehledejte dál než šablonu ClickUp Request for Information Template, výkonný formulář RFI speciálně navržený pro vytvoření snadno sledovatelného, ale konzistentního procesu shromažďování informací. 🧐
Pomocí této šablony můžete snadno shromažďovat údaje o dodavatelích, jako jsou kvalifikace, materiály a ceny. Prostřednictvím jediného rozhraní můžete spravovat údaje o více dodavatelích a sledovat průběh v reálném čase, například změny v harmonogramu, doby odezvy nebo ceny.
Tato funkce je obzvláště výhodná v odvětvích, jako je stavebnictví a výroba, kde časté změny nákladů mohou způsobit chaos v rozpočtech. Sledujte odpovědi na žádosti o informace prostřednictvím čtyř přehledných zobrazení:
- Zobrazení formuláře pro odeslání RFI: Pomáhá zkontrolovat podrobnosti RFI, jako je název a popis, název projektu, rozsah a priorita.
- Zobrazení seznamu RFI: Poskytuje přehled všech vašich dat RFI seskupených podle stavu a nabízí vlastní pole pro odpověď, změnu nákladů a změnu časového harmonogramu.
- Zobrazení projektové tabule: Zobrazuje žádosti o informace seskupené podle názvu projektu, což zlepšuje korespondenci mezi odděleními.
- Tabulkový přehled rozsahu RFI: Zobrazuje RFI seřazené podle rozsahu, což manažerům umožňuje rozhodnout o požadovaném schválení (pokud je nutné).
Doporučujeme použít e-mail v ClickUp k zaslání dokumentu RFI dodavatelům bez nutnosti přechodu na jinou platformu.
3. Šablona ClickUp pro nákup
Získávání zboží od dodavatelů včas a ve správném množství je stresující úkol, který vyžaduje pečlivé plánování a spolupráci. Důvěřujte šabloně ClickUp Procurement Template, díky které bude celý proces hračkou! 🌳
Pokud jde o nákup surovin, tato šablona Workspace pokrývá vše od plánování a koordinace po provádění úkolů, přijímání cenových nabídek, dohled nad zásobami a standardizaci procesu dodávek.
Obsahuje osm různých zobrazení, která vám umožní mít kontrolu nad všemi kritickými fázemi nákupu. Například zobrazení „Procurement Standard Operative Procedures Doc“ (Standardní operační postupy nákupu) je ideální pro přiřazování rolí v týmu a definování schvalovací matice.
Získáte několik zobrazení zaměřených na dodavatele, například hlavní adresář dodavatelů a rizika dodavatelů, abyste mohli své dodavatele kategorizovat a zohlednit rizika dodávek spojená s každým z nich. Pomocí zobrazení úrovně dodavatele můžete dodavatele klasifikovat podle důležitosti jejich dodávek pro daný projekt.
Šablona obsahuje integrovaný formulář pro přijímání žádostí , který slouží ke shromažďování interních žádostí o nákup. Pomocí stavů jako Otevřeno, Posuzováno, Aktivní jednání a Vyžaduje objasnění můžete svůj tým informovat o probíhajících nákupních úkolech.
Šablonu si přizpůsobte pro sledování času, závislá varování a sledování milníků pomocí konfigurací ClickApps.
4. Šablona procesu RFP ClickUp
Jste připraveni získat projektové nabídky od nadšených uchazečů? Šablona procesu RFP od ClickUp vám s tím pomůže! Tato šablona úkolů zjednodušuje atributy projektu a společná kritéria pro objektivní hodnocení, díky čemuž je proces hodnocení nabídek hračkou. 🌬️
Žádost o nabídku (RFP) se obvykle používá při žádosti o nabídky nebo návrhy od potenciálních dodavatelů nebo poskytovatelů služeb, přičemž podrobně popisuje, jak plánují projekt realizovat, pokud budou pro danou zakázku vybráni. Tato šablona úkolu obsahuje kontrolní seznamy, očekávání a vlastní pole, které usnadňují plynulý proces RFP a zajišťují spolehlivé partnerství s dodavateli.
Obvykle můžete přidat klíčové podrobnosti o svém projektu do pěti výchozích kategorií:
- Fáze procesu: Obsahuje rozbalovací nabídku pro výběr aktuální fáze procesu, jako je návrh, plánování nebo kontrola. Zkontrolujte průběh svých úkolů a podúkolů pomocí funkce automatického sledování pokroku.
- Rozpočet: Uveďte rozpočet přidělený na celou úlohu RFP nebo konkrétní dílčí úlohu.
- Přílohy: Pole souboru, které ukládá nezbytné vstupy a/nebo výstupy dílčího úkolu.
- Datum udělení: Pole pro zadání data, kdy bude smlouva udělena.
- Termín pro podání návrhu: Pole s datem, které udává termín pro podání návrhů.
Ačkoli šablona obsahuje předem připravený kontrolní seznam, její kontrolní seznamy úkolů a podúkolů jsou plně přizpůsobitelné. Jakmile budete mít své návrhy, použijte Milestones v ClickUp k vyjednávání a finalizaci obchodů.
5. Šablona ClickUp RFP pro zadávací dokumentaci
Vypracování zadávací dokumentace (SOW) od nuly je poměrně náročná úloha. Naštěstí šablona zadávací dokumentace ClickUp RFP pomáhá vytvořit komplexní a profesionální nabídky během chvilky. ⏳
Pro neznalé, SOW poskytuje společné porozumění výstupům projektu a platebním podmínkám, čímž dodává projektu jasnost a směr. Tato šablona ClickUp Doc, vhodná pro začátečníky, obsahuje předem navržená pole pro snadné psaní kvalitního SOW. Začněte definováním měřitelných detailů týkajících se požadované práce, jejího trvání, souvisejících procesů a zdrojů potřebných k dosažení každého výstupu.
Pokud máte potíže s orientací v některé sekci, pomůže vám vestavěný průvodce šablony. Pokud si například nejste jisti, co přidat do sekce Autorizace , dokument vám navrhne, abyste vysvětlili, zda realizace vašeho projektu vyžaduje nějaké hardwarové nebo softwarové povolení. Můžete také požádat o pomoc při začleňování segmentů, jako jsou autorská práva a ochranné známky, ochrana osobních údajů a bezpečnostní zákony relevantní pro vaše odvětví.
ClickUp nabízí podporu AI pro různé úkoly související s psaním. Vyzkoušejte funkci ClickUp AI a rychle vytvářejte SOW, prezentace a návrhy v konkrétním tónu a stylu.
Tato šablona umožňuje vám i vašemu dodavateli společně upravovat prohlášení o práci (SOW) a provádět revize v reálném čase prostřednictvím sdíleného odkazu.
6. Šablona SOP pro nákup surovin ClickUp
Šablona SOP pro nákup surovin ClickUp je další možností na našem seznamu, která usnadňuje nákup. Pomáhá udržovat vztahy s dodavateli, spravovat pracovní postupy nákupu a optimalizovat úrovně zásob díky včasným dodávkám a správě odpadu.
Tato šablona vám umožní definovat standardní operační postup (SOP) pro udržení konzistentních dodávek surovin a podporu provozní efektivity s minimálními odchylkami.
Využijte předem připravené části této šablony k efektivnímu sepsání SOP. Můžete uvést účel a rozsah. Poté v části Postup popište přesné kroky objednávky.
Pokud zadáváte úkoly v oblasti nákupu, doporučujeme stanovit standardy pro preferované dodavatele, požadované množství a rozpočtované náklady, aby nedocházelo k nedorozuměním. Součástí šablony je také přizpůsobitelná sekce často kladených dotazů na konci šablony.
Tuto šablonu můžete uložit do ClickUp Docs, aby k ní měl snadný přístup celý tým, nebo ji několika kliknutími připojit ke smlouvám s dodavateli. Jakmile zadáte objednávku, sledujte její průběh na ClickUp Dashboards pomocí stavových značek, jako jsou Objednávka zadána, Čeká na schválení a Materiál doručen. Pomocí automatizací v ClickUp můžete dostávat upozornění na kritické situace, jako jsou nízké skladové zásoby a zpožděné dodávky.
7. Šablona objednávkového formuláře ClickUp
Máte najednou několik příchozích objednávek? Zefektivněte proces objednávání dodávek pomocí šablony objednávkového formuláře ClickUp. 🎁
Cílem této šablony je zjednodušit administrativní zátěž spojenou se složitými objednávkovými cykly. Funguje jak pro dodavatele, tak pro odběratele. Získáte průvodce pro začátečníky, který vám ukáže, jak se orientovat v tomto nástroji s mnoha funkcemi, organizovat skladové zásoby a logistiku dodávek a spolupracovat s dodavateli.
Šablona vám poskytne praktický formulář objednávky dodávky pro snadné zadávání údajů. Vyplňte pole s informacemi, jako je číslo objednávky dodávky, údaje o žadateli a dodavateli, oddělení a typ dodávky.
Sledujte tok svých dodávek/objednávek pomocí těchto praktických stavových značek:
- Nová žádost
- Placené
- Odeslat dodavateli
- Přidáno do inventáře
- Dokončete
- Odmítnuto
- Faktura přijata
- K schválení
- V přepravě
- Přijaté dodávky
Pokud jste dodavatelem, otevřete v šabloně zobrazení seznamu nových objednávek, kde uvidíte nejnovější objednávky seřazené podle stavu. Můžete také získat přehled o objednávkách podle oddělení a sledovat termíny splatnosti plateb.
8. Šablona žádosti o informace týkající se kultury bezpečnosti
Dokumenty RFI pro stavební práce vyžadují dotazy týkající se celé řady specifikací a referencí z minulých projektů. Šablona žádosti o informace týkající se kultury bezpečnosti vám pomůže získat údaje s odpovídajícími referencemi pro položky, jako jsou navrhované výkresy, stavební povolení a otázky zdraví a bezpečnosti.
Tato snadno použitelná šablona obsahuje výchozí pole, jako je číslo RFI, datum žádosti a ID projektu, které můžete použít k usnadnění spolupráce se zúčastněnými stranami projektu. Nabízí speciální sekci Přehled RFI, která umožňuje odkazovat na obrázky a texty.
Pokud jde o otázky RFI, můžete být tak podrobní, jak chcete. Abyste mohli tuto šablonu používat, musíte se zaregistrovat na platformě Safety Culture (dříve iAuditor).
Jakmile si založíte účet, můžete snadno vyhledat konkrétní RFI pomocí jeho jedinečného ID. Šablonu RFI můžete navíc odeslat jako zprávu ve formátu PDF, exportovat do aplikací Word, Excel, Google Sheets a Google Docs nebo ji přiřadit externímu příjemci prostřednictvím e-mailu. ✉️
9. Šablona žádosti o informace (RFI) ve formátu Word od TemplateLab
Pokud hledáte velmi podrobnou žádost o informace s běžnými standardními částmi, využijte šablonu Word Request for Information Report (RFI) od TemplateLab.
Tato osmistránková šablona ve formátu Word obsahuje standardní sekce spolu s nadpisy, podnadpisy, obsahem a formálně vypadající titulní stránkou. Stačí pouze nahradit text napsaný červeně a přizpůsobit šablonu podle svých potřeb.
Tato šablona slouží jako podrobný návod pro sepsání podrobné žádosti o informace. Získáte pokyny pro vyplnění základních částí, jako je účel žádosti o informace, cíle, základní údaje, popis současného systému a aktuálního problému, požadované informace a technické informace.
Šablony jsou plně přizpůsobitelné, takže můžete měnit styl, velikost a barvu písma, přidávat tabulky a vkládat obrázky, aby byly informace jasné.
10. Nejlepší všestranná šablona RFI od RFP360
Pokud nemáte rádi dlouhé a složitě formulované šablony, možná vás zaujme šablona Word Best All-Around RFI Template od RFP360.
Ať už hledáte informace o poradenských službách nebo máte na mysli konkrétní projekt, který vyžaduje pomoc, tato šablona žádosti o nabídku je vaším nástrojem pro efektivní sdělení požadavků dodavatelům v přehledném formátu.
Šablona vám umožňuje přizpůsobit si žádost o informace v pěti sekcích:
- Informace o společnosti: Nabídněte informace o vaší organizaci nebo typu odvětví.
- Požadavky na dodavatele: Popište specifikace/dovednosti, které hledáte u potenciálních dodavatelů.
- Popis projektu: Uveďte podrobnosti o cílech projektu a přehled výzev.
- Pokyny pro podání: Jasně uveďte, jakým způsobem chcete dostávat odpovědi a v jakém formátu.
- Požadované informace: Položte řadu otázek, které se týkají společnosti dodavatele, jeho zkušeností, navrhovaného řešení a cen.
Zefektivněte proces objednávání dodávek!
Pokud působíte v konkurenčním prostředí zaměřeném na dodavatele, kvalitní žádosti o informace vám jako firmě poskytnou strategickou výhodu. Vytvoří dobrý první dojem a pomohou vám najít vhodné partnery. Naštěstí je díky našim šablonám vypracování a zaslání špičkových formulářů RFI hračkou.
V knihovně šablon ClickUp najdete více než 1 000 univerzálních šablon určených k optimalizaci vašich obchodních operací. 🦸