Zajímá vás, zda je Jira vhodným nástrojem pro řízení projektů?
Jira je nástroj pro řízení projektů od společnosti Atlassian, který vám pomůže plánovat, sledovat a spravovat obrovské množství projektů.
Když se nad tím zamyslíte, Jira je jako Godzilla mezi nástroji pro řízení projektů.
Je obrovský, údajně všemocný a neporazitelný, a poněkud zastrašující.
Ale je Jira tím správným nástrojem pro správu projektů právě pro vás?
No... to záleží.
V tomto příspěvku popíšeme, jak vypadá projektové řízení v Jira a jak zapadá do agilní metodiky. Dozvíte se také o některých významných omezeních Jira a o tom, jak je můžete překonat.
Pojďme na to!
Co je Jira?
Jira byl software pro řízení projektů, který se původně zaměřoval na sledování chyb, ale nyní může firmám pomoci i s většinou ostatních projektových úkolů.
Zajímavost:
Slovo Godzilla je odvozeno od japonského slova „Go-jira“, což z Jira dělá skutečného Godzillu mezi nástroji pro správu projektů!
Společnosti nyní používají software Jira pro:
- Sledování chyb, problémů, funkcí, úkolů atd.
- Jeho schopnost integrovat se s více externími aplikacemi, jako jsou Salesforce, Git atd.
- Projektové funkce, jako je vytváření vlastních pracovních postupů, flexibilní tikety a správa nákladů
- Jejich tabule Scrum a Kanban
Nástroj pro správu projektů Jira se snaží splnit mnoho z těchto požadavků uživatelů, i když se někdy může zdát trochu nepřehledný a kontraproduktivní.
Více informací najdete v naší recenzi Jira.
Nikdo neřekl, že zkrotit Godzillu bude snadné!
Používání Jira pro agilní řízení projektů
Atlassian Jira bere agilní postupy velmi vážně.
V metodice Agile rozdělíte projekt nebo požadavek na menší, lépe zvládnutelné části nebo dílčí úkoly.
Poté váš agilní tým začne na těchto úkolech spolupracovat a plní je jeden po druhém, než získá zpětnou vazbu od zákazníků k jednotlivým fázím.
Agilní přístup je totiž založen na neustálé spolupráci a zlepšování.
Při řízení projektů agilním způsobem vám nástroj Jira pomůže:
Každý z těchto obecných kroků je pro řízení projektů zásadní, a my si ukážeme proč:
1. Vytvořte plán projektu
Na začátku každého agilního projektu musíte nejprve vytvořit seznam úkolů (sérii úkolů) a rozdělit je do sprintů.
Úkoly v Jira se nazývají „issues“ (problémy) a jsou znázorněny pomocí digitálních karet.
Takto můžete přidat úkol v softwaru Jira:
- Vytvořte úkol Jira z ovládacího panelu Jira a jako typ úkolu vyberte Úkol .
- Popište podrobnosti úkolu nebo jakékoli požadavky pod kartou.
- Podle potřeby přidejte podpůrné dokumenty nebo obrázky.
- Přiřaďte termíny pro dokončení úkolů
- V případě potřeby rozdělte úkoly v Jira na ještě menší části.
Jakmile je vytvořena úloha nebo úkol v Jira, můžete jej přidat do svého projektového plánu.
Je to jako stavět sochu z LEGO kostek.
Skládáte bloky různých barev a tvarů, abyste vytvořili celek.
2. Přiřaďte role a oprávnění projektovému týmu
Jakmile je úkol vytvořen, dalším krokem je přiřadit k němu někoho. Na základě svých odborných znalostí vyberete vhodného člena projektového týmu a úkol mu přiřadíte.
Nejprve však musíte v nástroji pro správu projektů Jira nastavit role členů týmu a rozhodnout, kdo má přístup k čemu.
3. Sledujte průběh projektu
Nyní máte podrobný projektový plán a každému úkolu jste přiřadili vhodné členy týmu.
Teď si můžete lehnout do křesla a odpočívat, že? 😴
Možná si zajít na brunch, podívat se na nový film o monstrech, že?
Bohužel se to stává jen zřídka.
Věci ne vždy jdou podle plánu a než se nadějete, termín odevzdání projektu je příští týden a vy jste teprve v polovině.
Tyto funkce nástroje Jira můžete využít k tomu, abyste měli přehled o svých termínech:
- Zprávy o sledování času: po nastavení sledování času v Jira poskytují tyto zprávy informace v reálném čase o tom, kolik času bylo stráveno na každém projektu nebo úkolu.
- Burnup Charts: vizuální znázornění toho, kolik jste již dokončili
- Výkazy v podobě výsečových grafů: rozpis úkolů Jira v rámci projektu ve formě výsečového grafu
- Zprávy o průměrném věku: zobrazuje průměrnou dobu, po kterou byl problém v Jira nevyřešený.
- Kumulativní diagram toku: zobrazuje stavy úkolů projektu v čase.
Tímto způsobem můžete identifikovat potenciální překážky, hledat příležitosti ke zlepšení a zajistit, aby všichni členové vašeho agilního týmu pracovali s optimální kapacitou.
Bonus: Monday.com vs. Jira & Jira vs. Linear
Je Jira vhodná pro řízení projektů?
Než se rozhodnete a vyberete Jira jako svůj preferovaný software pro řízení projektů, zvažte následující omezení:
Podrobněji se podíváme na každé z těchto omezení a prozkoumáme, jak můžete tyto nevýhody správy úkolů překonat pomocí jiného nástroje pro správu projektů, ClickUp.
1. Složité použití
Uživatelé často uvádějí, že nastavení Atlassian Jira je náročné a že rozhraní je při řízení projektů matoucí.
Jira totiž původně vznikla jako nástroj pro sledování chyb pro tým vývojářů softwaru a v jádru tímto nástrojem zůstává dodnes.
Ačkoli bylo přidáno několik úprav a funkcí, Jira je stále jen nástrojem pro sledování problémů, který je balen tak, aby vypadal jako software pro řízení projektů.
Je to jako obléknout si kostým T-Rexe a myslet si, že jste dost dobří na to, abyste dostali cameo roli v novém filmu Godzilla!
Nástroj Jira může být pro členy, kteří nejsou součástí vašeho softwarového týmu, velmi složitý, a to kvůli jeho komplikovanému uživatelskému rozhraní a náročnému procesu učení, který je nutný k osvojení si jeho funkcí.
Řešení ClickUp: snadné zapojení, intuitivní uživatelské rozhraní
ClickUp je světová jednička mezi nástroji pro správu projektů a alternativou k Jira, protože jeho funkce jsou navrženy s ohledem na koncového uživatele.
Zde je návod, jak ClickUp překonává komplikované uživatelské rozhraní Jira:
- Nastavení a začátek práce s tímto softwarem pro řízení projektů je snadné.
- Intuitivní uživatelské rozhraní je velmi snadné na osvojení.
- Pomocí příkazů Slash můžete provádět projektové činnosti přímo z klávesnice.
- Jednoduché hierarchie úkolů pro rychlou navigaci a organizaci činností vašeho týmu
Porovnejte Jira a Trello!
2. Žádné funkce pro správu zdrojů
Jistě, Godzilla si šel za svým cílem úplně sám.
Ale to nejde.
Proto máte tým s mnoha dalšími zdroji, které je třeba spravovat!
Bohužel, správa vašich zdrojů je s Jira složitější, než by měla být. Chybí jí spousta základních funkcí pro správu týmu a zdrojů, které by zajistily, že všichni budou na stejné vlně, jako jsou OKR a funkce pro správu času.
Řešení ClickUp: Spousta funkcí pro správu zdrojů a pracovní zátěže
S ClickUpem nebudete mít žádné potíže se správou svých zdrojů a zajistíte, že všichni budou na stejné vlně, aby vše fungovalo optimálně.
Zde je několik funkcí, které vám v tom pomohou:
- Zobrazení pracovní zátěže: snadno vizualizujte kapacitu svého týmu a efektivně spravujte zdroje
- Zobrazení Box: třídí úkoly podle přidělených osob, abyste rychle viděli, na čem každý pracuje.
- Cíle: rozdělte své cíle (úkoly) na menší dílčí cíle (klíčové výsledky), abyste mohli postupovat podle přístupu OKR.
- Nativní nástroj pro sledování času: sledujte, jak dlouho vy a váš tým pracujete na úkolech
- Sprint Widgets: sledujte průběh svých projektů pomocí grafů Burn Ups, Burndowns a Velocity.
3. Nelze přiřadit úkoly více osobám
Složitý projekt často zahrnuje řadu komplikovaných úkolů, na kterých musí pracovat více než jedna osoba.
Bohužel Jira podporuje přiřazení úkolu pouze jedné osobě, bez ohledu na to, jak složitý nebo náročný tento úkol může být.
Někdy prostě potřebujete více než jeden mozek, který se bude problémem zabývat, a neumožnit uživatelům přidat k úkolu více přiřazených osob není chytré řešení.
Řešení ClickUp: Přidejte více přiřazených osob
ClickUp chápe, že někdy jedna osoba nestačí k dokončení úkolu.
Proto ClickUp umožňuje přidat více přiřazených osob k úkolu, který vyžaduje více než jednu osobu. A pokud potřebujete zapojit celou skupinu lidí, můžete úkoly přiřadit týmu (skupině uživatelů).
Pamatujte, že jeden člověk sám nedokáže porazit Godzillu. K tomu potřebujete skvělý tým!
Úkoly můžete také třídit a filtrovat podle více přiřazených osob a týmů v kalendáři, seznamu nebo na tabuli.
4. Nelze vytvořit šablony úkolů
Pravděpodobně budete v určitém okamžiku pracovat na více projektech. A některé z těchto projektů budou pravděpodobně sdílet podobné úkoly.
Nebylo by skvělé, kdybyste mohli podobné úkoly z jednoho projektu jednoduše zkopírovat a vložit do jiného projektu?
Bohužel to není tak jednoduché.
Jira nemá vestavěné funkce pro vytváření šablon úkolů a jejich opětovné použití pro jiné projekty.
Chcete-li používat šablony úkolů v Jira, musíte navštívit Atlassian Marketplace a zakoupit doplněk.
Všechna ta práce navíc, jen kvůli šabloně!
Cítíme to stejně.
Řešení ClickUp: Šablony úkolů
Naštěstí ClickUp nabízí chytré řešení tohoto problému.
Díky šablonám úkolů ClickUp je opakované použití šablon snadné. Můžete je použít pro události, procesy nebo cokoli jiného, co budete v budoucnu potřebovat.
ClickUp také nabízí spoustu předem připravených šablon, takže se nemusíte starat o vytváření šablon od nuly. Stačí si vybrat jednu z nich a můžete začít.
Tímto způsobem můžete snadno vytvářet výkonné a přizpůsobitelné šablony úkolů. Šablony můžete také rychle upravovat, přepisovat a načítat.
5. Žádné nativní sledování cílů
Když neúnavně pracujete na spoustě úkolů, je snadné ztratit přehled o celkovém kontextu.
Jak úkol, na kterém pracujete, ovlivňuje projekt jako celek?
Budeme schopni dosáhnout očekávaného pokroku v projektu před stanoveným termínem?
Stanovení cílů dává vašemu týmu jasnost a směr a pomáhá jej propojit s větším cílem.
Jira však nemá zabudovanou funkci pro stanovení cílů.
A pokud chcete sledovat své cíle plánování sprintů, budete si muset zakoupit samostatnou doplňkovou aplikaci z Atlassian Marketplace.
Trochu to připomíná iPhone 12.
Napájecí adaptér není součástí balení. Platí se příplatek 😐
Řešení ClickUp: Integrovaná funkce Cíle
ClickUp si uvědomuje, jak důležité je pro týmy stanovit a sledovat své cíle a záměry. Proto je funkce Cíle součástí balíčku. Bez dalších poplatků.
S ClickUpem můžete své cíle rozdělit na menší dílčí cíle. Jakmile splníte každý dílčí cíl, přiblížíte se k dosažení svých celkových cílů!
Máte také úplnou kontrolu nad svými cíli. Mohou to být:
- Čísla: Sledujte přírůstky a úbytky v číselných rozsazích
- Pravda/lež: Když je úkol „hotový“ nebo „nehotový“
- Měna: Abychom měli přehled o finančním řízení
- Úkoly: Sledujte své úkoly nebo seznam úkolů
6. Žádné profily
Pokud jste projektový manažer, budete chtít vědět, na čem váš tým pracuje, zda někdo není přetížený a jaké úkoly byly dokončeny.
Bez těchto informací bude pro vás obtížné motivovat svůj tým k optimálnímu výkonu a včasnému dosažení klíčových cílů.
S Jira to však není možné.
S Jira máte k dispozici Kanban board a Scrum board, které vám poskytují přehled o úkolech vašeho projektu.
Ale to je asi tak vše.
Získáte obecný přehled, ale žádné podrobné informace o pracovní zátěži členů vašeho týmu.
Jistě, existuje zpráva o pracovní zátěži uživatelů, ale ta neobsahuje podrobné informace o tom, kdo vykonává nejvíce práce, jaké úkoly byly nedávno dokončeny a zda ve vašem backlogu existují nějaké neplánované úkoly.
Řešení ClickUp: Profily
Funkce Profily v ClickUp je jako okno do odpovědností jednotlivých lidí. Pomáhá vám a vašemu týmu zůstat zodpovědnými.
Pomocí profilů můžete:
- Získejte přístup k popisu osoby, její roli, umístění atd.
- Zobrazit jejich úkoly LineUp nebo jednotlivé seznamy úkolů
- Nahlédněte do aktivit, kterým se lidé věnovali na pracovišti.
- Vytvářejte připomenutí termínů pro členy svého týmu
- Identifikujte úkoly, které ještě nebyly naplánovány, ale byly přiděleny
- Zobrazte trendy úkolů pro jednotlivé osoby spolu s procenty založenými na aktivitě úkolů.
Pomocí nástrojů Team Insights a Reporting od ClickUp můžete také analyzovat, zda někdo zaostává v práci, kdo odvádí nejvíce práce a kolik času zabere každý úkol.
Navíc pomocí zobrazení Box můžete zjistit, na čem přesně lidé pracují, co je hotové, kdo potřebuje více úkolů a kdo má úkolů příliš mnoho.
A to není vše.
Pulse v ClickUp vám umožňuje analyzovat aktivitu ve vašem pracovním prostoru v daný den na základě počtu aktivních uživatelů za hodinu. Získáte také přehled o tom, ke kterým úkolům lidé v danou chvíli přidávají komentáře nebo je prohlížejí, takže se můžete okamžitě zapojit a spolupracovat.
Všechny tyto funkce společně poskytují bezprecedentní přístup k výkonnosti vašeho týmu a pomáhají vám využít tyto znalosti pro efektivní řízení projektů.
7. Žádná funkce chatu
Agilní řízení projektů je založeno na neustálé spolupráci s členy týmu a zainteresovanými stranami.
Samozřejmě můžete použít e-mail.
Proč se však v rychle se měnícím prostředí rozhodovat pro klasickou poštu, když můžete místo toho využít instant messaging?
Je spontánní, pohodlný a snadno sledovatelný.
Jira bohužel nenabízí funkci živého chatu pro spolupráci s vaším týmem. Chcete-li získat přístup k živému chatu, musíte si zakoupit samostatný doplněk na Atlassian Marketplace.
Řešení ClickUp: Chaty
Zobrazení Chat v ClickUp podporuje rychlé konverzace v reálném čase s členy vašeho týmu nebo jinými zúčastněnými stranami.
A nejlepší na tom je, že k zahájení chatu nemusíte ani opustit pracovní prostor. Můžete si jednoduše vybrat, zda chcete konverzovat vedle své práce!
A to není vše. Můžete také přidávat přílohy, odesílat oznámení, sdílet kódy a dokonce do chatu vkládat embed kódy.
Každý úkol v ClickUp má navíc vlastní sekci pro komentáře. Můžete ji využít k snadné diskusi o daném úkolu.
A pokud je něco příliš složité na to, aby se to dalo vysvětlit textem, můžete místo toho natočit krátké video pomocí aplikace Clip, ve kterém svůj názor demonstrujete. Tím se vyhnete nedorozuměním a usnadníte spolupráci členům svého týmu.
Ale to není vše.
Toto
Obsahuje spoustu dalších funkcí, které vám pomohou udržet si náskok před Jira, například:
- Přiřazené komentáře : převádějte komentáře na úkoly, abyste měli jistotu, že budou vyřešeny.
- Vlastní stavy: přizpůsobte stavy tak, aby zdůrazňovaly různé fáze pracovních postupů vašich úkolů.
- Více zobrazení : vyberte si ze zobrazení jako Seznam, Pole, Tabule a Kalendář a získejte jedinečný pohled na svou práci.
- Automatizace : automatizujte opakující se akce ve vašem projektu nastavením kombinací vlastních spouštěčů a akcí
- Agile Board : udržujte si náskok před termíny pomocí grafů Velocity, Burndown, Burnup a Cumulative Flow z vašeho Agile dashboardu.
- Zobrazení Ganttova diagramu: plánujte úkoly, spravujte závislosti a sledujte průběh projektu z jednoho místa.
- Oprávnění : rozhodněte, co mohou (a nemohou) členové vašeho týmu a hosté v ClickUp dělat
- Typy vlastních polí: doplňte své zobrazení o podrobné informace, jako jsou štítky, zaškrtávací políčka, data, soubory atd.
- Mobilní aplikace : stáhněte si aplikaci ClickUp pro Android nebo iOS a buďte produktivní i na cestách.
Nenechte Jira ukousnout část vaší produktivity 🐲
Jira je samozřejmě univerzální nástroj pro správu projektů, který vám pomůže zvládat úkoly, problémy, chyby a funkce.
Jira však byla původně navržena tak, aby pomáhala typickým softwarovým vývojářům sledovat chyby a problémy, a proto postrádá několik klíčových funkcí pro správu projektů.
Naštěstí ClickUp tyto nevýhody více než vyvažuje.
Je snadno použitelný, podporuje více přiřazených osob, umí pracovat s cíli a nabízí šablony úkolů, kromě dalších skvělých funkcí.
Proč tedy nepřecházíte z Jira na ClickUp a nezajistíte si tak vždy splnění svých termínů!
