Dale Carnegie řekl: „Hodina plánování vám může ušetřit 10 hodin práce. “
Dobře naplánujte svou strategii nákupu a získáte lepší podmínky u dodavatelů.
Díky dobře naplánované strategii nákupu můžete sledovat nákupní rozhodnutí různých oddělení, sledovat výkonnost dodavatelů a identifikovat možnosti zefektivnění procesů nebo zlepšení optimalizace nákladů.
V tomto článku vám ukážeme, jak vytvořit solidní strategii nákupu.
Připravte se na získání kontroly nad svými výdaji, zmírnění rizik a zlepšení provozní efektivity pro růst podnikání.
Pojďme se do toho pustit. 👇
Co je to strategie nákupu?
Strategie nákupu je plán organizace pro získání zboží za nejlepší možnou cenu při zachování standardů dodávek a kvality. Zahrnuje vyhledání správných dodavatelů, vyjednání nejlepší ceny, provedení nákupů a zajištění dodávek.
Silná politika a strategie nákupu vede váš nákupní tým k dosažení dlouhodobých obchodních cílů. Proto by měla být flexibilní, přizpůsobivá a neustále se vyvíjet spolu s potřebami vaší společnosti.
Účel strategie nákupu
Strategie nákupu nespočívá pouze v drastickém snižování nákladů nebo získávání nejlevnějších nabídek, i když i to je důležité. Jde spíše o získávání kvalitního zboží a služeb za správnou cenu a ve správný čas, aby vaše podnikání fungovalo hladce.
Nejlepší strategie nákupu přesahují rámec základního nákupu. Jsou v souladu s širšími cíli vaší společnosti, od upřednostňování sociální odpovědnosti až po podporu inovací prostřednictvím partnerství s dodavateli.
Komplexní strategický přístup k nákupu pomáhá vašemu týmu vytvořit solidní plán a proměnit celý proces v cenný aktivum, které vám poskytne konkurenční výhodu.
Cíle strategie nákupu
Účinná strategie nákupu řeší čtyři oblasti:
- Nákladová efektivita: Získejte maximum za své peníze
- Kvalita a hodnota: Zajištění toho, že to, co kupujete, splňuje vaše standardy
- Včasné dodání: Vyhněte se přerušením tím, že získáte věci, když je potřebujete.
- Řízení rizik: Zmírnění potenciálních problémů, jako jsou nespolehliví dodavatelé
Typy strategií nákupu
Neexistuje univerzální řešení. Zde je šest typů klíčových strategií nákupu, které vám mohou pomoci dosáhnout vašich cílů:
Strategie 1: Snížení nákladů
Kontext mluví za vše: získat co nejvyšší hodnotu za své peníze. Tato strategie snižování nákladů jde nad rámec počáteční pořizovací ceny. Využívá techniky jako konkurenční nabídky a analýza hodnoty, které vám pomohou vyjednat nejlepší podmínky a zohlednit celkové náklady na vlastnictví (TCO) – včetně nákladů na údržbu, opravy a likvidaci.
Příklad: Vezměme si společnost, která vyrábí balené snacky na přeplněném a konkurenčním trhu. V takových podmínkách, kde většina výrobců soutěží v cenách a distribuci, je udržení nízkých nákladových cen významným problémem. Tato společnost by se mohla rozhodnout snížit své vstupní ceny tím, že dosáhne snížení nákladů na suroviny a obaly. Mohla by vypsat výběrové řízení na obalový materiál, vyzvat společnosti k podání nabídek a vybrat nového dodavatele, který jí může nabídnout výrazně nižší náklady na stejný materiál.
Strategie 2: Řízení rizik
Narušení dodavatelského řetězce často vede ke zpoždění výroby a ztrátě příjmů. Silná strategie řízení rizik v oblasti nákupu vám pomůže předvídat a zmírnit potenciální problémy s narušením dodavatelského řetězce.
Strategie zahrnuje spolupráci s více spolehlivými a efektivními dodavateli, aby se zajistilo, že nebudete závislí na jediném zdroji kritických položek. V konečném důsledku jde o bezpečné zajištění dodávek nezbytných zásob pro podnikání během neočekávaných událostí, jako jsou přírodní katastrofy nebo platební neschopnost dodavatele.
Příklad: Globální výrobce automobilů využívá strategii řízení rizik k řešení krizí v oblasti polovodičů. Spolupracuje s několika spolehlivými dodavateli čipů v různých geografických lokalitách, čímž zajišťuje plynulou výrobu i v případě narušení dodávek u konkrétního dodavatele nebo v konkrétní oblasti.
Strategie 3: Řízení dodavatelů a optimalizace
Strategie řízení dodavatelů a optimalizace se zaměřuje na budování lepších vztahů mezi podnikem a dodavateli. Strategie zahrnuje především stanovení standardů výkonnosti dodavatelů, provádění auditů a poskytování školení a podpory.
Ačkoli se konkrétní podmínky mohou lišit od firmy k firmě, pro výrobní podniky je klíčové budovat silné vztahy s dodavateli. Představte si, že spolupracujete se svými dodavateli na inovacích, společně plánujete budoucí potřeby a máte spolehlivé partnery, kteří dodávají konzistentně.
Podívejme se na příklad, jak tuto strategii implementovat. 👇
Příklad: Předpokládejme, že oděvní společnost zavádí strategii řízení dodavatelů u výrobce látek. Po stanovení standardů kvality pro výrobce provádí společnost pravidelné audity, aby zajistila konzistentní kvalitu.
Kromě toho pořádají brainstormingové schůzky s výrobcem, kde diskutují o nových látkách, technologiích a designech, které jsou na trhu v kurzu. Silný vztah podporuje důvěru a zajišťuje vysokou kvalitu látek.
Strategie 4: Ekologické nakupování
Odpovědnost vůči životnímu prostředí se vztahuje i na vaše vlastní politiky a postupy v oblasti nákupu. Právě to zajišťuje ekologický nákup.
Tato strategie nákupu zahrnuje nákup produktů nebo služeb s minimálním dopadem na životní prostředí. Rámec strategie nákupu se zaměřuje na dodavatele, kteří se zavázali k udržitelnosti, a upřednostňuje produkty z recyklovaných materiálů, produkty s nízkými emisemi nebo energeticky účinné produkty.
Příklad: Řetězec obchodů s potravinami přijímá strategii ekologického nákupu. Upřednostňuje nákup ovoce a zeleniny od místních farmářů, kteří využívají udržitelné postupy, jako je ekologické zemědělství a šetření vodou.
Mohou také zvolit čisticí prostředky s ekologickými certifikáty a obaly vyrobené z recyklovaných materiálů.
Strategie 5: Globální sourcing
Globální sourcing zahrnuje rozšíření vaší dodavatelské základny za hranice místních trhů. Využívá konkurenční prostředí globalizované ekonomiky, což může vést k významným úsporám nákladů.
Pohled za hranice vaší země také otevírá nové možnosti, jako je průzkum nevyužitých trhů a hledání lepších cen nebo zboží vyšší kvality.
Globální sourcingové strategie využívají hlavně společnosti, které potřebují suroviny, které nejsou snadno dostupné nebo jsou na místním trhu velmi drahé.
Příklad: Nábytkářská společnost může mít potíže se získáváním tvrdého dřeva kvůli rozdílům ve flóře v jednotlivých regionech. Může však zjistit, že stejné dřevo je snadno dostupné v jiných regionech, například v jihovýchodní Asii.
Aby společnost čelila nedostatku dodávek, zavádí globální strategii nákupu tvrdého dřeva. To zajišťuje konzistentní dodávky, snižuje náklady a umožňuje společnosti prodávat dovážené dřevo za lepší ceny.
Vyžaduje to však pečlivé plánování a řízení. Je třeba řešit kulturní rozdíly, složitou logistiku a postupy kontroly kvality, aby byla zajištěna hladká a úspěšná zkušenost.
Strategie 6: Komplexní řízení kvality
Total Quality Management (TQM) je strategie nákupu, která klade důraz na proaktivní opatření pro kontrolu kvality v celém dodavatelském řetězci – stanovení standardů kvality, provádění kontrol a zavádění opatření pro kontrolu kvality.
Cílem této strategie je minimalizovat vady a zajistit, aby produkty splňovaly standardy kvality. Jak kupující, tak dodavatelé neustále pracují na zlepšování procesů, identifikaci příležitostí ke snížení nákladů a zvyšování celkové kvality.
Příklad: Společnosti zabývající se těžbou ropy obecně používají ve svém nákupním procesu TQM. Vzhledem k tomu, že v těžbě ropy je v sázce mnoho, TQM jim pomáhá řešit otázky související s kvalitou při nákupu technických materiálů pro údržbu ropných polí a výstavbu projektů.
Nejvhodnější pro:
- Produkty, které musí splňovat vysoké standardy kvality z důvodu legislativy nebo jiných důvodů
- Společnosti schopné globálního nákupu a provozu
- Trhy méně citlivé na cenu
Vypracování účinné strategie nákupu
Využijte náš osvědčený devítikrokový proces k vytvoření robustní strategie nákupu, která přináší:
Krok 1: Proveďte audit nákupu
Než začnete plánovat novou strategii, je důležité porozumět vašim aktuálním výdajům na nákup. K tomu proveďte důkladnou kontrolu svých výdajových návyků. Shromážděte údaje o svých stávajících nákupních politikách a činnostech, včetně:
- Co nakupujete (zboží a služby)
- Od koho nakupujete (dodavatelé)
- Kolik utratíte (celkové náklady)
Analyzujte tato data, abyste identifikovali oblasti s vysokými výdaji, potenciální příležitosti k úsporám nákladů a případné případy neautorizovaných nákupů (maverick spending).
Hlubší porozumění nuancím vám pomůže přesněji zaměřit vaše úsilí a přizpůsobit strategii podle toho.
Krok 2: Definujte jasné cíle nákupu
Jaké výsledky očekáváte od své strategie nákupu?
Jasné cíle poskytují plán pro realizaci vaší strategie a umožňují vám měřit různé ukazatele úspěchu.
Zde je několik běžných cílů v oblasti nákupu:
- Snížení nákladů: Snižte náklady na nákup při zachování kvality.
- Zvýšená efektivita: Zefektivněte procesy a ušetřete čas i zdroje.
- Řízení rizik: Zmírněte potenciální narušení dodavatelského řetězce.
- Udržitelnost: Zavádějte ekologické nákupní postupy.
- Řízení vztahů s dodavateli: Budujte silné, vzájemně výhodné vztahy s klíčovými dodavateli.
Jasné definování vašich obchodních požadavků a cílů zajistí, že vaše strategie bude dobře zacílená a přinese výsledky zaměřené na podnikání.
Krok 3: Posouzení tržních podmínek
Změny ve vnějším prostředí mohou mít významný dopad na vaši strategii nákupu. Zvažte faktory jako:
- Trendy na trhu: Existují cenové výkyvy nebo nové technologie, které by mohly ovlivnit vaše potřeby?
- Prostředí dodavatelů: Kdo jsou klíčoví hráči ve vašem odvětví? Existuje příležitost pro konsolidaci nebo diverzifikaci dodavatelů?
- Regulační prostředí: Existují nějaké právní nebo regulační požadavky, které je třeba zohlednit při nákupu zboží a služeb?
Díky informacím o tržních podmínkách můžete přizpůsobit svou obchodní strategii změnám a činit uvážlivá rozhodnutí.
Pokud například předpokládáte růst nákladů na materiál, můžete zvážit hledání alternativních dodavatelů nebo sjednání dlouhodobějších smluv se stávajícími dodavateli.
Krok 4: Vypracujte strategie nákupu
Na základě svých strategických priorit v oblasti nákupu, cílů a analýzy trhu definujte, jak budete nakupovat zboží a služby, které potřebujete. Zde je několik běžných strategií nákupu, na které se můžete těšit:
- Konkurenční nabídkové řízení: Vyžádání nabídek od více dodavatelů za účelem získání nejlepší ceny.
- Jednotný zdroj: Partnerství s jediným spolehlivým dodavatelem pro kritické položky
- Vyjednávání: Spolupráce s dodavateli za účelem zajištění lepších cen a podmínek
- Strategické zadávání zakázek: Spolupráce s dodavateli při vývoji produktů a inovacích
Nejlepší strategie nákupu závisí na typu vašeho nákupu. Například pro standardní kancelářské potřeby je ideální výběrové řízení, zatímco pro nákup složitých strojů, u nichž je málo kvalifikovaných dodavatelů, je vhodnější jediný zdroj.
Krok 5: Implementujte technologie a automatizaci
Technologie může výrazně zefektivnit váš proces nákupu, zlepšit přesnost a ušetřit čas vašemu týmu. Zde je návod, jak na to:
- Software pro nákup: Spravujte požadavky, objednávky a vztahy s dodavateli elektronicky pomocí softwaru pro správu nákupu, jako je ClickUp.
- Nástroje pro analýzu výdajů: Využijte účetní nástroje k získání hlubších poznatků o svých výdajových datech a identifikaci oblastí, kde lze ušetřit náklady.
- Automatizace pracovních postupů: Zvažte použití softwaru pro automatizaci pracovních postupů k automatizaci opakujících se úkolů, jako jsou schvalování a zadávání dat.
Integrace těchto nástrojů do vašich procesů zvyšuje efektivitu, snižuje počet chyb a umožňuje vašim nákupním týmům soustředit se na strategické úkoly, jako je řízení vztahů s dodavateli a průzkum trhu.
Krok 6: Definujte role a odpovědnosti
Dobře definovaná struktura týmu pro řízení dodavatelů začíná jasným vymezením rolí a odpovědností každého člena týmu. To může zahrnovat:
- Manažer nákupu: Vede tým a dohlíží na celkovou strategii nákupu.
- Vedoucí nákupu (CPO): Odpovědný za sourcing a jednání s dodavateli.
- Specialisté na smlouvy: Zajistěte, aby smlouvy byly právně bezchybné a výhodné pro vaši společnost.
- Specialisté na kontrolu kvality: Ověřují, zda zboží a služby splňují dohodnuté standardy kvality.
Jasně definované role a odpovědnosti zabraňují zmatkům, zajišťují odpovědnost a přispívají k hladkému provádění vaší strategie nákupu.
Krok 7: Stanovte metriky výkonnosti
Klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) jsou kvantifikovatelné měřítko, které vám umožní sledovat pokrok a identifikovat šedé oblasti ve vašem procesu nákupu.
Zvažte tyto potenciální KPI pro měření vašich snah v oblasti nákupu:
- Procento úspory nákladů: Vyhodnocuje dosaženou úsporu nákladů jako procento z celkových výdajů na nákup.
- Dodací lhůta dodavatele: Měří dobu od zadání objednávky po konečné dodání.
- Míra vadnosti dodavatele: Měří počet vadných produktů přijatých v porovnání s celkovým počtem produktů objednaných od jednotlivých dodavatelů, čímž zajišťuje transparentnost u předních i zaostávajících dodavatelů.
Sledováním těchto metrik prokážete hodnotu strategie nákupu zainteresovaným stranám a identifikujete oblasti, které je třeba optimalizovat.
👀Poznámka: Pravidelně kontrolujte a vylepšujte své KPI, abyste zajistili jejich relevanci a soulad s vašimi měnícími se cíli.
Krok 8: Zavádějte neustálé zlepšování
Úspěšná strategie nákupu je živým dokumentem. Musí se opakovat a přizpůsobovat měnícím se okolnostem. Proto je důležité rozvíjet kulturu neustálého zlepšování ve vašem nákupním týmu.
Pomocí tohoto kontrolního seznamu zajistíte, že vaše strategie nákupu bude flexibilní a přizpůsobivá změnám:
- Zůstaňte informováni o trendech v oboru a osvědčených postupech.
- Pravidelně analyzujte údaje o nákupu, abyste identifikovali potenciální příležitosti k úspoře nákladů.
- Požádejte interní zainteresované strany a dodavatele o zpětnou vazbu ohledně toho, jak zlepšit proces nákupu.
- Buďte otevření novým technologiím a automatizačním řešením, která mohou dále zefektivnit provoz.
Podporou kultury neustálého zlepšování vytvoříte strategii nákupu, která vaší společnosti přinese dlouhodobou hodnotu.
Krok 9: Efektivní komunikace se zainteresovanými stranami
Pravidelně komunikujte strategie nákupu a jejich cíle všem relevantním zainteresovaným stranám, včetně:
- Interní týmy (finance, provoz atd.)
- Dodavatelé
- Vrcholový management
Tato komunikace by měla řešit, jak je strategie v souladu s celkovými obchodními cíli a jaké přínosy má pro zainteresované strany.
Informování všech zúčastněných o strategických cílech podporuje spolupráci, zajišťuje podporu a pomáhá dosáhnout požadovaných výsledků.
A voilà!
Tyto kroky vám pomohou vyvinout a implementovat komplexní strategii nákupu, která optimalizuje výdaje. Využijte je ke snížení rizik a zajistěte si plynulý tok zboží a služeb, které vaše firma potřebuje k prosperitě na konkurenčním trhu.
Přečtěte si také: Nejlepší software pro správu dodavatelů pro vaši firmu
Vytvoření efektivní strategie nákupu s ClickUp
Strategie nákupu je nezbytná, ale její efektivní řízení může být náročné. ClickUp je výkonný nástroj pro řízení projektů, který nabízí komplexní sadu nástrojů pro zefektivnění vašich nákupních procesů.
Podívejme se, jak na to. 👇
Automatizace a umělá inteligence ClickUp
- Automatizované pracovní postupy: Ušetřete čas a eliminujte manuální chyby automatizací opakujících se úkolů. Automaticky spouštějte akce, jako je odesílání schválení objednávek, generování zpráv nebo informování zúčastněných stran na základě předem definovaných podmínek.
- AI asistent v ClickUp: S ClickUp Brain, AI asistentem v ClickUp, můžete ušetřit spoustu času a úsilí při každodenních úkolech. Chcete vědět, kolik zásilek je aktuálně ve stavu „Zpožděno“? Požádejte Brain a získáte okamžitou odpověď. Potřebujete napsat e-mail novému dodavateli? AI Writer for Work v ClickUp Brain ho připraví během několika sekund. Účastníte se mnoha schůzek? Nechte ClickUp Brain shrnout všechny vaše poznámky ze schůzek, vygenerovat akční položky a převést je na úkoly v platformě.
- Přizpůsobitelné šablony: Využijte rozsáhlou sbírku šablon v ClickUp k zefektivnění vašeho nákupního procesu.
Šablona ClickUp pro nákup vám pomůže standardizovat proces výběru dodavatelů, udržet pořádek, efektivně komunikovat s dodavateli a snížit počet chyb díky eliminaci ručního zadávání dat. Šablonu můžete snadno přizpůsobit svým konkrétním nákupním aktivitám a automatizovat administrativní úkoly, jako je zasílání žádostí o nabídky, správa schvalování a sledování dodávek.
Spolehlivé zobrazení úkolů a projektů pro lepší organizaci
- Více možností zobrazení: ClickUp nabízí různé přizpůsobitelné zobrazení, které vám pomohou udržet vaše nákupní procesy organizované. Použijte ClickUp Views pro jasný přehled úkolů a stavů ve více než 15 zobrazeních. Kanban tabule vizuálně znázorňují váš pracovní postup, což vám umožňuje sledovat pokrok na první pohled. Ganttovy diagramy nabízejí časové zobrazení vašich nákupních projektů a zdůrazňují závislosti a termíny.
- Plynulé vyhledávání a filtrování: Díky výkonné vyhledávací funkci ClickUp můžete okamžitě najít konkrétní úkoly, dokumenty nebo diskuze. Filtrujte vyhledávání podle přidělené osoby, stavu, termínu splnění nebo vlastních polí pro ještě lepší organizaci.
Robustní funkce pro bezchybné řízení strategie nákupu
- Přizpůsobitelné stavy: Vytvořte si v ClickUp vlastní stavy, které přesně odrážejí různé fáze vašeho nákupního procesu. Může se jednat o fáze jako Vyžaduje schválení, Dodavatel vybrán, Objednávka zadána nebo Dodáno. *Snadno sledujte průběh každé nákupní aktivity.
- Správa dokumentů: Ukládejte všechny relevantní dokumenty, jako jsou žádosti o nabídky, smlouvy a faktury, do příslušného projektu ClickUp. Tím zajistíte, že všichni zúčastnění budou mít snadný přístup k nejnovějším informacím, což podpoří transparentnost a sníží riziko ztráty dokumentů.
- Nástroje pro spolupráci: ClickUp vybaví váš nákupní tým nástroji pro efektivní spolupráci. Pomocí komentářů, zmínek a chatu v reálném čase můžete diskutovat o projektech, sdílet nápady a zajistit, aby všichni byli na stejné vlně.
- Efektivní komunikace: Udržujte jasnou komunikaci s interními týmy a dodavateli přímo v ClickUp. Přiřazujte úkoly, sdílejte dokumenty a diskutujte v rámci každého projektu nákupu, čímž podpoříte transparentnost a spolupráci.
Příklady úspěšných strategií nákupu
Podívejte se na několik příkladů úspěšných strategií nákupu z praxe s odkazy, kde můžete získat další informace:
1. Globální strategie Walmartu v oblasti nákupu zaměřená na úsporu nákladů
Společnost Walmart je známá svými agresivními opatřeními na snižování nákladů a nákup v tom hraje velkou roli. Využívá svou obrovskou kupní sílu k vyjednávání nižších cen s dodavateli po celém světě.
Klíčovou strategií pro efektivní náklady na sourcing je uzavření dlouhodobých smluv s klíčovými dodavateli a motivace těchto dodavatelů k neustálému snižování nákladů.
Tato strategie hrála klíčovou roli v udržení trvale nízkých cen pro spotřebitele ve společnosti Walmart. Odhaduje se, že díky tomuto přístupu ušetří ročně miliardy dolarů.
2. Společné zadávání veřejných zakázek amerického letectva za účelem zvýšení efektivity
Letectvo zefektivnilo svůj proces nákupu díky spolupráci s ostatními složkami armády. To zahrnovalo standardizaci postupů nákupu a využití společné kupní síly k vyjednání lepších podmínek u dodavatelů.
Spolupráce vedla k významným úsporám nákladů pro letectvo a ke zvýšení efektivity v procesu nákupu.
Vytvoření úspěšné strategie nákupu s ClickUp
Vytvoření strategie nákupu není snadný úkol. Ale s ClickUp jako vaším partnerem můžete nákupní proces dále zjednodušit, optimalizovat výdaje a dosáhnout svých cílů.
ClickUp vám pomůže v každé fázi – od automatizace opakujících se úkolů po podporu spolupráce a podrobnou analýzu dat.
Optimalizujte své nákupní procesy a zajistěte větší hodnotu pro své podnikání. Začněte ještě dnes s bezplatnou zkušební verzí ClickUp a uvidíte ten rozdíl!