Pokud se zeptáte profesionála v oblasti nákupu na jeho pracovní život, poskytne vám nahlédnutí do svého chaotického světa. Manažeři nákupu neustále balancují mezi několika prioritami najednou.
Na jedné straně jsou pod tlakem různých interních zainteresovaných stran, aby zajistili materiál a dodavatele, kteří zajistí včasné dodávky kvalitních produktů a služeb.
K tomu se přidává tlak zajistit, aby veškeré nákupy proběhly v rámci přísných rozpočtů. Funkce nákupu je také poznamenána výzvami v oblasti dodavatelského řetězce, včetně získávání rozumných cen, kvalitních dodávek a včasných plateb dodavatelům.
Proč čelí odborníci na nákup výzvám? Jaké jsou nejčastější výzvy v oblasti nákupu? Jak technologie pomůže vyřešit výzvy v oblasti nákupu?
V tomto blogovém příspěvku se podrobně zabýváme těmito oblastmi a představujeme řešení pro zefektivnění řízení dodavatelského řetězce a procesu nákupu.
⏰ 60sekundové shrnutí
- Profesionálové v oblasti nákupu se potýkají s vyvažováním požadavků zainteresovaných stran, rozpočtů a složitých problémů v dodavatelském řetězci.
- Role nákupu se vyvinula a nyní zahrnuje strategické obchodní příspěvky nad rámec základní administrativy.
- Mezi klíčové výzvy patří rostoucí inflace, nedostatek talentů, neefektivní správa smluv a nepřesné údaje.
- Špatná interní komunikace vede k izolovanosti, což brání strategickému sladění a efektivnímu fungování.
- Týmy odpovědné za nákup musí zvládat různá rizika, včetně nestability cen, narušení dodavatelského řetězce, podvodů a problémů s dodavateli.
- Nedostatek technologií zpomaluje procesy a zvyšuje zranitelnost vůči rizikům.
- Technologická řešení, jako je automatizace, systémy elektronického nákupu a pokročilá analytika, mohou tyto výzvy řešit.
- Nástroje jako ClickUp se jeví jako účinná řešení pro zefektivnění procesů nákupu a zlepšení spolupráce.
Porozumění výzvám v oblasti nákupu
Než se dostaneme k hlavním výzvám, které trápí týmy odpovědné za nákup, pojďme se podívat na to, proč je funkce nákupu tak náročná.
Oddělení nákupu bylo vnímáno jako administrativní funkce podniku, která zajišťuje dostupnost kvalitních materiálů ve správný čas. Od roku 2000 se však role nákupu dále rozšířila a zahrnuje i strategické zájmy organizace.
V současné době jsou odborníci v oblasti nákupu odpovědní za vývoj strategií, které mají pozitivní dopad na hospodářský výsledek podniku. Musí také optimalizovat své každodenní činnosti, jako je správa objednávek a dodavatelů a provádění kontrol dodržování předpisů.
Řízení dodavatelů a prodejců, dodavatelský řetězec, optimalizace nákladů a snižování rizik jsou dalšími povinnostmi moderního manažera nákupu.
Tržní rizika, kritický nedostatek surovin, nestabilní globální obchodní vztahy a laxní přístup vedoucích pracovníků k novým technologiím však tlačí oddělení nákupu na pokraj kolapsu.
💡Tip pro profesionály: Přehledný dashboard pro nákup vám pomůže mít všechny výzvy pod kontrolou v reálném čase. Naučte se, jak ho vytvořit.
8 běžných výzev v oblasti nákupu
Rozsáhlá povaha procesu zadávání veřejných zakázek jej vystavuje různým rizikům a výzvám. Mezi nejčastější výzvy v oblasti zadávání veřejných zakázek patří:
Rostoucí inflace
Rostoucí náklady na suroviny způsobují odborníkům na nákup bezesné noci. Faktory jako narušení dodavatelského řetězce, rizika dodávek, omezený trh práce a nepříznivá hospodářská politika vedly ke zvýšení nákladů.
COVID-19 a pokračující války jsou dva hlavní faktory, které vedou ke zvyšování cen materiálů. Přerušované lockdowny udržovaly produkci na nízké úrovni, čímž se zvětšila propast mezi poptávkou a nabídkou, což nakonec vedlo k vyšším cenám.
Rusko a Ukrajina jsou klíčovými vývozci energie, ale kvůli konfliktu je produkce nízká, což zvyšuje tlak na týmy odpovědné za nákup, aby zajistily nezbytné zdroje za vyšší cenu. Po invazi se ceny energie během pěti měsíců zvýšily o 20 %.
Manažeři nákupu potřebují pomoc s udržováním nákladově efektivních strategií nákupu kvůli rychle rostoucím cenám. To činí rostoucí inflaci jednou z nejvýznamnějších výzev v oblasti nákupu, kterou budou muset vedoucí pracovníci v roce 2024 překonat.
Nedostatek talentů
Významnou výzvou, které společnosti čelí, je potřeba více kvalifikovaných odborníků v oblasti nákupu a dodavatelského řetězce. Velká rezignace, která měla dopad především na americký trh, a následné recesní tendence způsobily na trhu práce značný rozruch.
Společnosti tlačí na současné zaměstnance, aby dělali více s méně prostředky, aby zaplnili vzniklou mezeru. Stávající zaměstnanci jsou proto přetížení a neustále vyhořelí. Produktivita je na historickém minimu a absence v práci stoupají, což dále komplikuje strategii nákupu.
V roce 2024 musí vedoucí pracovníci v oblasti nákupu identifikovat neefektivní procesy, které spotřebovávají čas a energii zaměstnanců, a najít způsoby, jak je automatizovat.
Správa smluv
Správa smluv je základem pro udržování vztahů s dodavateli. Ačkoli smlouva je právním dokumentem, který znamená začátek nového vztahu s dodavatelem, její cíle jsou mnohem širší.
Cílem je umožnit podniku dodávat produkty za konkurenceschopnou cenu. Smlouva zajišťuje stabilní a kvalitní dodávky materiálů a celkovou nákladovou efektivitu obchodu.
Většina týmů zodpovědných za nákup však nemůže plně využít svůj potenciál kvůli dlouhým dodacím lhůtám, manuálním procesům, problémům s dodavateli, nedostatečné komunikaci a koordinaci a ztraceným zakázkám.
To vede ke ztrátě příležitostí k úsporám nákladů, rizikům nesouladu s předpisy, napjatým vztahům s dodavateli a špatnému rozhodování. Společnosti potřebují efektivní systém nákupu, který automatizuje a centralizuje proces řízení dodavatelského řetězce.
Nepřesné údaje
Ve většině společností spravují týmy odpovědné za nákup zadávání dat ručně. Data zadávají do tabulek a starších systémů s omezenými automatizačními a analytickými schopnostmi. Jelikož se s daty pracuje ručně, jsou často nekonzistentní a náchylná k lidským chybám.
Důsledkem nekvalitní databáze je špatné a pomalé rozhodování. Podniky přicházejí o důležité příležitosti a vystavují se nežádoucím rizikům, jako je objednávání nadbytečných zásob v důsledku nesrovnalostí v údajích o stavu zásob.
Na druhou stranu přesné a spolehlivé údaje umožňují vedoucím pracovníkům v oblasti nákupu činit správná rozhodnutí a získat přehled o nákupních procesech.
Získávají v reálném čase přehled a přesné údaje o vzorcích poptávky, tržních rizicích, požadavcích na dodávky a klíčových ukazatelích výkonnosti konkrétních dodavatelů, jako jsou dodací lhůty a návratnost investic.
Oddělení nákupu v rychle rostoucích společnostech by mělo zvážit použití centralizovaného datového řešení k automatizaci sběru a analýzy dat, aby se usnadnila jejich práce a finanční audity.
📮ClickUp Insight: 13 % respondentů našeho průzkumu chce využívat AI k přijímání obtížných rozhodnutí a řešení složitých problémů. Pouze 28 % však uvádí, že AI v práci pravidelně využívá.
Možný důvod: Obavy o bezpečnost! Uživatelé možná nebudou chtít sdílet citlivá data týkající se rozhodování s externí umělou inteligencí.
ClickUp tento problém řeší tím, že přináší řešení problémů založené na umělé inteligenci přímo do vašeho zabezpečeného pracovního prostoru. Od standardů SOC 2 po normy ISO, ClickUp splňuje nejvyšší standardy zabezpečení dat a pomáhá vám bezpečně využívat generativní technologii umělé inteligence ve vašem pracovním prostoru.
Absence interní komunikace
Špatná interní komunikace je jednou z nejzávažnějších výzev v oblasti nákupu, protože je v přímém rozporu s očekáváními vyššího managementu od týmu nákupu, který přebírá roli strategických lídrů.
Tým pro zadávání veřejných zakázek pracuje nezávisle, proto je primárně závislý na zdrojích jiných týmů, jako jsou finanční informace a mezifunkční spolupráce.
Tyto informace však mohou získat pouze v případě, že existuje robustní interní komunikační síť.
Jednou z klíčových výzev, kterým čelí tým nákupu, je to, že pracuje izolovaně; není si vědom celopodnikové strategie a má omezené znalosti o budoucích požadavcích.
Nedostatek technologií zpomaluje klíčové procesy, protože zadávání dat je manuální a neorganizované. To také snižuje schopnost řešit současné problémy a zvyšuje zranitelnost podniku vůči rizikům. Technický systém je nezbytný, aby se společnost mohla přizpůsobit měnícím se obchodním podmínkám a překonat výzvy v oblasti nákupu.
Řízení rizik
Týmy odpovědné za nákup dosahují nejlepších výsledků, pokud mají silný základ pro řízení rizik. Nákup je dlouhý proces, který ovlivňuje několik interních a externích faktorů.
Tyto faktory také vedou k interním rizikům, jako je chování zaměstnanců, a externím rizikům, která jsou obtížněji kontrolovatelná, jako jsou globální události.
Následující rizika však patří mezi nejdůležitější rizika, která musí manažeři nákupu v dodavatelském řetězci řešit:
Nestabilita cen
V současné době je trh dodavatelského řetězce nestabilní. Neustálé změny cen zvyšují náklady na nákup. Vzhledem k tomu, že dodavatelé požadují více peněz, je pro zabránění nedostatku zásob nezbytné mít flexibilní rozpočet.
Narušení dodavatelského řetězce
Dodavatelské řetězce mohou být neočekávaně narušeny faktory, jako jsou válka, politické problémy a přírodní katastrofy. Největší výzvou je v takovém případě zajištění materiálů od jiného dodavatele na poslední chvíli. Klíčem k řešení je zavedení systému reakce, který umožní efektivnější zvládání takových situací ve spolupráci s odborníkem na nákup.
Podvody
Proces nákupu je náchylný k podvodům z různých zdrojů: od zaměstnanců, dodavatelů nebo smluvních partnerů. K podvodům s fakturami obvykle dochází, když dodavatelé nadhodnocují náklady a tým nákupu je schvaluje bez ověření. Dalším častým podvodem je stanovení cen, kdy se smluvní partneři spojí, aby zvýšili náklady nebo zrušili slevy.
Problémy s dodavateli
Udržování pevných a pozitivních vztahů s dodavateli je základem pro řešení výzev v oblasti nákupu. Mnoho problémů s dodavateli je způsobeno interními faktory, jako jsou nejasné specifikace a požadavky. Pokud dodavatelé sdělí svá očekávání, bude snazší zajistit dodávky vysoké kvality.
Podobně i nedostatečná péče při hodnocení dodavatelů s cílem porozumět jejich schopnostem a nedohodnutí se na klíčových ukazatelích výkonnosti jsou dalšími faktory, které zvyšují napětí ve vztazích s dodavateli.
Absence technologie
Nedostatečná digitalizace procesů nákupu je problémem pro společnosti, které mají ambiciózní plány na rozšíření svých nákupních operací. Pokud se nové technologie nestanou nedílnou součástí každodenních činností, nikdy se jim nepodaří plně využít potenciál nákupní strategie.
Nedostatek technologií zpomaluje klíčové procesy, protože zadávání dat je manuální a neorganizované. To také snižuje schopnost řešit současné problémy a zvyšuje zranitelnost podniku vůči rizikům. Podniky potřebují technický systém, aby se mohly přizpůsobit měnícím se podmínkám.
Role technologie při řešení výzev v oblasti nákupu
Technologie bude hrát klíčovou roli při překonávání nejvýznamnějších výzev v oblasti nákupu ve firmách. Zde je několik oblastí, které díky digitalizaci projdou nejvýraznější transformací:
Automatizované procesy
Nejvýraznější změnu přinese technologie, která automatizuje úkoly s nízkou přidanou hodnotou, jako jsou žádosti o nákup, objednávky a zpracování faktur. Automatizace zároveň sníží počet lidských chyb.
Tím se uvolní čas manažerů nákupu, kteří se tak budou moci soustředit na důležité úkoly na strategické úrovni, jako je plánování nových strategických iniciativ, vypracovávání návrhů pro jednání s dodavateli a řešení otázek souvisejících se správou dodavatelů.
Zavedení systému elektronického nákupu
Systémy elektronického nákupu jsou software pro správu nákupu, který automatizuje celý proces nákupu od žádosti o cenovou nabídku (RFQ) až po platbu. Hrají také významnou roli při prosazování politik a zajištění větší transparentnosti. Software centralizuje všechna interní data a nástroje nákupu a jasně ukazuje, kde je nutné provádět monitorování.
Pokročilá analytika a reporting
Digitální transformace poskytne společnostem tolik potřebný přístup k hlubšímu vhledu do dat o nákupu. Díky pokročilým analytickým schopnostem může tým nákupu analyzovat velká data, identifikovat vzorce výdajů a příležitosti k úsporám nákladů a posoudit výkonnost dodavatelů.
Nástroje umělé inteligence (AI) jej dále vylepší tím, že budou předpovídat poptávku, identifikovat tržní trendy a optimalizovat strategii nákupu. Tyto poznatky připraví vedení na to, aby bylo odolnější vůči narušením dodavatelského řetězce a přijalo odpovídající strategii řízení zásob.
Lepší spolupráce
Centralizace dat z různých nástrojů spojuje všechny týmy. Spolupráce mezi více odděleními v reálném čase již není vzdáleným snem, protože týmy mají přístup ke všem druhům dat pomocí softwaru pro správu nákupu.
Software zajišťuje, aby všichni byli informováni o postupu, a poskytuje zúčastněným stranám přehled o celém projektu.
Pro oddělení nákupu je to vynikající příležitost k udržení transparentnosti vůči dodavatelům díky centralizaci informací o smlouvách a hodnocení rizik pomocí softwaru pro správu dodavatelů.
Více inovací
Vedoucí pracovníci v oblasti nákupu se konečně dostanou ke slovu a budou moci přispět ke strategii společnosti tím, že budou pracovat na nápadech pro inovace produktů.
Mohou spolupracovat s oddělením výzkumu a vývoje na brainstormingu plánů, jak zvýšit udržitelnost procesu nákupu, a klást důraz na spolupráci s dodavateli, kteří poskytují ekologické materiály.
Obecné tipy, jak překonat výzvy v oblasti nákupu s ClickUp
Nákup je dlouhý proces a technologie je odpovědí na řešení nejnaléhavějších výzev. Společnosti však musí pečlivě vybírat software, aby zefektivnily své operace.
ClickUp je pokročilý software pro nákup, který vyplňuje mezery automatizací nákupních procesů. Funkce automatizace jsou dokonale přizpůsobeny požadavkům nákupních týmů.
Existují předem připravené workflow pro automatizaci procesů, které můžete využít a přizpůsobit podle svých požadavků. Sledujte požadavky na nákup přidělené členům vašeho týmu a aktualizace stavu.
ClickUp se integruje s vašimi stávajícími nástroji, jako jsou Slack a Google Sheets, a umožňuje vám spolupracovat s týmem bez přepínání oken a přístupu k datům v týmových chatech. Zahajte diskuse s interními zúčastněnými stranami, získejte schválení a sdílejte nabídky v příslušných kanálech.
Šablona pro nákup od ClickUp vám umožní zefektivnit proces řízení dodavatelského řetězce. Snadno sledujte, spravujte a monitorujte všechny aktivity, jako jsou požadavky zainteresovaných stran, přijímejte cenové nabídky od dodavatelů a dodavatelů a mějte přehled o vyjednávání smluv a schvalovacích procesech.
Databáze bez kódu vám pomůže vizualizovat pokrok na jednom místě. Optimalizujte komunikaci a spolupráci s dodavateli a členy týmu a zajistěte spravedlnost a transparentnost.
Úspěšné řízení dodavatelského řetězce má dva aspekty: vytvoření akčního plánu nákupu a strategie optimalizace dodavatelského řetězce.
Akční plán zajistí, že budete mít všechny dodávky a služby včas a v rámci rozpočtu.
Tato strategie vám pomůže udržet pořádek, zlepšit komunikaci a udržet si náskok při vyjednávání.
Šablona akčního plánu nákupu od ClickUp vám v tom pomůže tím, že:
- Rozvržení jednotlivých úkolů, jejich přidělení členům týmu a přidání časových harmonogramů
- Stanovení priorit cílů pro efektivní realizaci
- Rychlé a snadné sdílení informací o pokroku s vedením společnosti
Nejlepší na tom je, že ClickUp kombinuje nákup, dokumenty, cíle, grafy a další funkce, takže nemusíte ztrácet čas přecházením mezi několika platformami, abyste dokončili jeden úkol.
Například zobrazení seznamu ClickUp je ideální pro procesy nákupu a správu rozpočtů s vlastními poli, značkami a funkcemi třídění. Získejte přehled o svých úkolech a rychle je tříděte nebo filtrujte.
ClickUp AI automaticky vyplňuje vaše dokumenty a šablony pro správu nákupu, čímž zvyšuje produktivitu vašeho týmu a snižuje počet lidských chyb. Poté během několika sekund převede plány nákupu na proveditelné úkoly.
A nakonec, uložte veškerou interní i externí dokumentaci do ClickUp Workspace a používejte ClickUp jako jediný zdroj informací pro všechny vaše požadavky v oblasti nákupu.
Jste připraveni čelit výzvám v oblasti nákupu? Vytvořte si bezplatný účet ClickUp a začněte zefektivňovat své nákupní procesy.