Přemýšleli jste někdy, jak vypadá den v životě manažera nákupu? Je to role, která může působit tajemně a matoucím dojmem, pokud ji sami nezažíváte, ale dnes vám odhalíme, jak vypadá život vedoucího nákupu a co vše obnáší.
V tomto podrobném průvodci se dozvíte, co je to manažer nákupu, co zahrnují jeho každodenní činnosti, jaké jsou jeho dovednosti a techniky a jak si můžete vybudovat úspěšnou kariéru v oblasti nákupu. 💼
Co je to manažer nákupu?
Úkolem manažera nákupu je dohlížet na řízení dodavatelského řetězce a na to, jak společnost nakupuje (nebo obstarává) materiály, služby nebo zásoby. Jeho práce zahrnuje hledání vhodných dodavatelů, vyjednávání cen ve smlouvách nebo nákupních objednávkách a zajišťování nejlepších služeb nebo materiálů za nejlepší cenu.
Ačkoli se v tomto článku budeme zabývat manažery nákupu, můžete se setkat i s označením nákupní manažer nebo specialista nákupu. Konkrétní název závisí na firemní politice, ale role je stejná – efektivně zajišťovat dodávky pro organizaci.
Typický den manažera nákupu
Pojďme se podívat na to, co vlastně manažer nákupu denně dělá. Tyto úkoly jsou často zmiňovány v popisech pracovních pozic, ale pouze velmi vágně, proto se zde podíváme blíže na to, co tato práce obnáší, abyste se mohli rozhodnout, zda je pro vás vhodná.
Práce na kupních smlouvách
Velká část role manažera nákupu spočívá v zajišťování dodávek pro společnost. To zahrnuje práci na nákupních smlouvách, ve kterých se zavazujete koupit určité množství produktu nebo služby výměnou za slevu. 🤝
Správa nákupních smluv a kontraktů zabírá čas, což znamená, že mnoho manažerů tráví část každého dne vyjednáváním, kontrolou smluv a finalizací dohod. Tyto úkoly však lze provádět na týdenní nebo měsíční bázi.
Po dohodě tyto smlouvy zajišťují dlouhodobě zvýhodněné ceny služeb nebo dodávek, což všem usnadňuje předpovídání nákladů a dodržování rozpočtů.
Zajištění souladu s předpisy
Jako manažer nákupu musíte dobře rozumět procesům a postupům, abyste zajistili dodržování předpisů. Součástí této role je vytváření a dodržování politik a postupů v oblasti nákupu, řízení rizik a provádění auditů za účelem zajištění souladu s předpisy. ⚖️
Je nezbytné dodržovat vlastní interní zásady nákupu, protože v opačném případě se vystavujete riziku výzev ze strany potenciálních dodavatelů nebo obvinění z protekce či úplatkářství. Kromě dodržování vlastních zásad musíte také kontrolovat, zda vaši dodavatelé mají zavedeny odpovídající zásady, zejména pokud jste příjemcem finančních prostředků nebo vládních dotací, které to vyžadují.
Hodnocení dodavatelů
Než podepíšete kupní smlouvu s dodavatelem, musíte nejprve najít toho správného. Úkolem specialisty na nákup je vyhledávat potenciální dodavatele, sestavit jejich seznam a poté je vyhodnotit, aby se našel ten nejvhodnější.
Pokud nepracujete v malé organizaci, bude se na tomto úkolu podílet i další členové týmu a konečné rozhodnutí bude možná nutné předložit představenstvu. Nákupní tým bude spolupracovat na vyhledávání dodavatelů, ověřování referencí, získávání nabídek pomocí šablon žádostí o cenovou nabídku a používání rámce nebo metody hodnocení k jejich vzájemnému porovnání nebo porovnání v rámci dodavatelského řetězce.
Řízení a koordinace zaměstnanců
Pokud zastáváte pozici manažera nákupu nebo zadávání zakázek, často budete spolupracovat s týmem zadávání zakázek, který vám pomůže získat pro vaši organizaci ty nejlepší podmínky. Úkolem manažera je koordinovat zaměstnance a motivovat je k co nejlepším výkonům. 🎉
Ve větší organizaci můžete řídit řadu podpůrných rolí na vstupní úrovni a pracovníky nákupu. V závislosti na struktuře vašeho týmu může být vaší rolí přidělovat úkoly, dohlížet na školení, nabízet podporu a působit jako vedoucí, který vede svůj tým k úspěchu.
Udržování aktuálních dat
Svět nákupu a zásobování zahrnuje velké množství dat. Najdete zde vše od seznamu dodavatelů až po přesné ceny za jednotku každého materiálu nebo zboží, které byste kdy mohli chtít koupit. 📝
Ať už pracujete samostatně nebo v malém týmu, součástí vašich každodenních činností bude správa těchto dat a zajištění jejich aktuálnosti a přesnosti. Ve větším týmu může tuto roli převzít pracovník nebo asistent nákupu.
Klíčové dovednosti úspěšného manažera nákupu
Nyní, když jsme se seznámili s některými denními nebo týdenními úkoly manažera nákupu, podívejme se blíže na dovednosti a znalosti, které potřebujete k úspěchu.
Vyjednávací schopnosti
Vynikající odborníci v oblasti nákupu jsou brilantní vyjednavači. Je to dovednost, na kterou se budete opakovaně spoléhat, abyste získali výhodné slevy a uzavřeli nákupní smlouvy s vašimi nejžádanějšími dodavateli.
Pokud to v současné době není jedna z vašich nejsilnějších stránek, zapište se do kurzu vyjednávacích dovedností nebo zkuste získat pracovní zkušenosti v prostředí, kde se tyto dovednosti hojně využívají, například v prodeji. Abyste uspěli v oblasti nákupu, musíte být schopni jasně vyjádřit svůj názor, vyjednávat a získat lepší podmínky, než jaké můžete najít jinde – proto by to mělo být na prvním místě vašeho seznamu dovedností. 💡
Analytické dovednosti
Manažeři nákupu přijímají mnoho rozhodnutí, což znamená, že musíte umět analyzovat data, abyste mohli v daném okamžiku učinit co nejlépe informované rozhodnutí.
Vedoucí pracovníci v oblasti nákupu vědí, jak interpretovat data, co s nimi dělat a jak je využít při rozhodování. Umí využít data, která mají k dispozici, vědí, kde získat informace, které nemají, a kombinují všechny své znalosti, aby vybrali správného dodavatele. ✅
Dovednosti v oblasti řízení vztahů s dodavateli
Mohlo by se zdát, že nákup se týká pouze dat a dodávek, ale ve skutečnosti zahrnuje také mnoho dovedností v oblasti řízení vztahů a komunikace. Pokud nedokážete budovat silné vztahy, je nepravděpodobné, že navážete dlouhodobá partnerství s ostatními.
Budoucí manažeři nákupu se musí zaměřit na komunikaci, naslouchání a mezilidské dovednosti, pokud chtějí být v tomto odvětví úspěšní. Musíte vědět, jak poznat lidi, porozumět jejich přáním a potřebám a být schopni efektivně komunikovat ve všech fázích nákupního procesu. 💬
Dovednosti v oblasti řízení zásob
Nemůžete vědět, co potřebujete objednat, pokud nevíte, jaká je aktuální stav zásob. Z tohoto důvodu jsou silné dovednosti v oblasti řízení zásob v odvětví nákupu nezbytností.
Dobří manažeři nákupu mají neustále přehled o stavu zásob a skladových zásobách. Myslíte dopředu, objednáváte s dostatečným předstihem, abyste mohli udržet dodávky, a přizpůsobujete se jakýmkoli změnám, pokud přijímáte nový projekt nebo zakázku. 📋
Znalost ERP
Naštěstí se od vás neočekává, že budete mít v hlavě přehled o tom, zda dochází zásoby určitého materiálu nebo zda je třeba zvýšit dodávky v konkrétní oblasti. K tomu slouží nástroje pro řízení podnikových zdrojů (ERP).
Kolik a jaké zdroje budete muset spravovat, závisí na vaší roli v týmu nákupu. Na základní úrovni byste měli vědět, jak spravovat zásoby a plánovat dostupnost svého týmu, ale může se od vás také očekávat, že budete spravovat rozpočty nebo dodavatele. 📊
Ekonomické znalosti
Zatímco se soustředíte na zajištění nejlepších podmínek pro dodávky a smlouvy pro vaši společnost, nemůžete ignorovat širší ekonomický kontext.
Manažeři nákupu by měli dokonale znát finanční podrobnosti a plány růstu své společnosti, ale také si být vědomi toho, co se děje ve světě kolem nich. Faktory jako recese, politické problémy a výzvy v dodavatelském řetězci mohou ovlivnit, jak snadné je získat dodávky a za jakou cenu – proto stojí za to věnovat pozornost širšímu ekonomickému kontextu. 🌍
Dovednosti v oblasti řízení rizik
V ideálním případě vaši dodavatelé splní vaše požadavky, vy včas vyřídíte objednávky klientů a vaše projekty proběhnou hladce. To však není vždy pravidlem, a proto musí být vedoucí nákupu také zběhlí v řízení rizik a identifikaci překážek, než se stanou problémem.
Nejlepší manažeři nákupu umí vypočítat rizika, sledovat změny a předvídat drobné problémy, než se z nich stanou větší výzvy. Řízení rizik je nedílnou součástí vaší každodenní práce, nikoli něco, co zvažujete, až když se něco pokazí. ❌
Nástroje a techniky používané manažery nákupu
Proces nákupu je dlouhý a detailní a zvládání tolika očekávání, rozpočtů, termínů a požadavků může být někdy stresující. Ale není to něco, co musíte zvládat sami. Existuje spousta nástrojů a technik pro nákup, které mohou urychlit procesy, zjednodušit úkoly a zavést snadnější způsoby řízení pracovního toku od začátku do konce.
Zde jsou některé z nejpopulárnějších softwarových nástrojů a technik pro řízení nákupu, které manažeři nákupu používají k efektivnější práci. 🤖
Rámce pro řízení nákupu
Provádět dlouhý proces nákupu pro každý jednotlivý projekt nebo potřebu dodávky není realistické a zabírá čas, který byste mohli věnovat jiným důležitým úkolům. Řešením je vytvořit nebo se připojit k existujícímu rámci pro řízení nákupu.
Tyto rámce fungují jako hotová cesta k kvalitním dodavatelům a službám, aniž by bylo nutné provádět kompletní výběrové řízení nebo proces nákupu. Aby tyto rámce dávaly smysl pro všechny zúčastněné strany, je třeba vysoký objem objednávek nebo množství, proto je obvykle využívají velké organizace a vládní agentury.
Nástroje pro řízení projektů
Ačkoli manažeři nákupu nejsou přímo zodpovědní za řízení projektů, dobré znalosti projektového managementu a využívání nástrojů svého týmu jim mohou poskytnout výhodu a usnadnit celý proces.
Nástroje jako ClickUp zefektivňují řízení projektů a zpřístupňují vše celé organizaci. Díky hierarchii projektů v ClickUp můžete rychle přehlédnout pokrok projektu, identifikovat překážky, komunikovat s projektovými manažery o jejich potřebách v oblasti dodávek a vybudovat interní systém, který pomáhá všem zůstat lépe organizovaní, pokud jde o nákup.
Na rozdíl od mnoha obecných nástrojů pro řízení projektů má ClickUp speciální funkce, které usnadňují přizpůsobení pro řízení nákupu. Například šablona nákupu od ClickUp vám umožňuje řídit celý proces od začátku do konce, přičemž všechny vaše projekty, úkoly a informace jsou na jednom místě.
Nástroje pro zapojení dodavatelů
Velká část vaší každodenní práce spočívá v komunikaci s dodavateli a udržování dobrých vztahů s nimi. Správné softwarové nástroje pro spolupráci a správu dodavatelů mohou v tomto ohledu znamenat obrovský rozdíl a proměnit časově náročnou úlohu v něco, co se stane součástí mnohem rychlejšího procesu.
ClickUp zjednodušuje proces zapojení dodavatelů tím, že vše udržuje na jednom místě. Můžete nejen komunikovat s členy týmu prostřednictvím úkolů, komentářů a úprav v reálném čase, ale také spravovat externí e-maily – to vše bez opuštění platformy pro správu projektů.
Najděte potřebné informace pomocí jednoho z mnoha zobrazení ClickUp a poté se efektivněji spojte se svými dodavateli.
Nástroje pro řízení rizik
Řízení rizik je nedílnou součástí role manažera nákupu. Od zajištění toho, aby vaši dodavatelé skutečně dokázali plnit vaše objednávky, až po správu rozpočtů, abyste mohli dodavatelům platit včas, existuje mnoho příležitostí, kdy se něco může pokazit.
Zjednodušte celý proces pomocí nástrojů a funkcí, které vám pomohou vytvořit vlastní systém řízení rizik. Použijte šablonu registru rizik pro řízení rizik od ClickUp a začněte budovat vlastní interní databázi, která usnadní identifikaci, zmírňování a reflexi rizik, a vyzkoušejte nástroj pro mapování procesů, abyste vytvořili pracovní postup pro řízení rizik.
Spojte to s funkcemi správy úkolů a projektů ClickUp, abyste měli veškerou svou každodenní práci na jednom místě.
Nástroje pro plánování podnikových zdrojů
Je téměř nemožné efektivně řídit nákup, pokud nevíte, jak vypadá váš inventář, jak se vaše zásoby liší od údajů v systému POS (point of sale), kolik máte k dispozici členů týmu a s jakými rozpočtovými omezeními pracujete. Proto je software pro plánování podnikových zdrojů a logistiku tak užitečný.
Nejlepší manažeři nákupu rozumí tomu, jak fungují softwarové nástroje ERP, a umí je využívat ve svůj prospěch. Nástroje ERP pokrývají vše od plánování pracovníků po nákup zásob, a to, za které oblasti jste zodpovědní, závisí na velikosti vaší organizace.
Povzbuďte svou organizaci, aby začala používat nástroj jako ClickUp k zefektivnění řízení provozu, abyste mohli dohlížet nejen na materiály a zásoby, ale také na dostupnost členů týmu.
Díky tomu, že veškeré plánování provozní strategie a správa zdrojů probíhá v jednom systému, je snazší rychle zkontrolovat, zda máte vše, co potřebujete, nebo učinit rozhodnutí na základě toho, co budete potřebovat v budoucnu.
Klíčové lekce a tipy od zkušených profesionálů v oblasti nákupu
Úspěšný profesionál v oblasti nákupu se nezabývá pouze analýzou dat a vyjednáváním smluv s potenciálními dodavateli. Pokud chcete v tomto odvětví uspět, zvažte rady odborníků, kteří již v této oblasti dosáhli úspěchu.
Účastněte se odborných akcí
Stojí za to věnovat se poznávání své organizace zevnitř i zvenčí, ale je také užitečné vyjít z kanceláře a ponořit se do širšího kontextu odvětví.
Účast na odborných akcích přináší řadu výhod. Získáte příležitost setkat se s lidmi, kteří zastávají stejnou pozici jako vy nebo jsou ve své kariéře dále, a učit se od nich. Můžete potkat potenciální kontakty, dodavatele nebo dokonce náboráře pro budoucí pozici. Můžete se účastnit seminářů a workshopů, abyste si osvěžili své dovednosti nebo se naučili nové.
Účast na odborných akcích je nutností, pokud chcete být ve své práci více než jen dobří. 💻
Rozšiřte svou síť kontaktů
Jednou z klíčových dovedností, které jako profesionál v oblasti nákupu budete potřebovat, je schopnost dobře komunikovat. Skvělým způsobem, jak to procvičit, je networking a rozšiřování vaší osobní komunity.
Začněte budovat svou přítomnost na platformě, jako je LinkedIn, a rozšiřujte si seznam sledujících tím, že se stanete myšlenkovým lídrem nebo podporujícím členem komunity. Spojte se s potenciálními dodavateli nebo zainteresovanými stranami digitálně nebo osobně a využijte setkání a akce v oboru jako ideální most k budování silných a trvalých vztahů. 📣
Hledejte si mentora
Dalším způsobem, jak můžete těžit ze zkušeností a odborných znalostí ostatních, je najít si mentora. Existuje spousta lidí, kteří již v oblasti nákupu vydláždili cestu a rádi pomáhají ostatním dosáhnout úspěchu.
Nejprve se zeptejte ve své organizaci, zda mají někoho na mysli, nebo se obraťte na svou síť kontaktů. Pokud ve vaší síti nikdo takový není, zkuste ji rozšířit – nebo se spojte s lidmi, které obdivujete, a zeptejte se jich, zda něco takového nabízejí. 🏆
Začněte nebo rozvíjejte svou kariéru jako manažer nákupu
Práce manažera nákupu vyžaduje dovednosti a odborné znalosti, ale také schopnost rozpoznat, kdy je vhodné delegovat úkoly nebo procesy na nástroje a software. Výběr správného softwaru vám pomůže zefektivnit pracovní postupy, automatizovat jednoduché úkoly a získat jasnější přehled, abyste mohli činit strategičtější rozhodnutí.
Pokud hledáte nástroj, který všechny ostatní předčí, vyzkoušejte ClickUp ještě dnes zdarma a objevte lepší způsob, jak spravovat vše, co souvisí s nákupem. ✨