Řízení projektů je složitý úkol, který vyžaduje schopnost zvládat více povinností současně. Úspěšní projektoví manažeři jsou zběhlí v řízení zainteresovaných stran, plánování činností, dohledu nad zdroji a rozpočtem a analýze zpráv, aby zajistili pokrok projektu.
S rostoucí složitostí projektů se však pracovní zátěž stává neúnosnou. Zvládat více projektů a úkolů současně s velkým týmem může být náročné i pro ty nejzkušenější projektové manažery.
Podle jedné zprávy více než 52 % projektových manažerů zpracovává současně 2 až 5 projektů.
Představte si nekonečné stoupání do kopce vynásobené počtem projektů, které zpracováváte.
Potřebujete správné nástroje, které vám usnadní pracovní život a pomohou vám zvládnout hromadu úkolů. Funkcemi nabitý cloudový software pro správu projektů za vás udělá tu nejtěžší práci.
Pokud vás zajímá, které funkce softwaru pro řízení projektů jsou nejdůležitější, připravili jsme pro vás základní informace.
Toto byste měli hledat v nejlepším softwaru pro řízení projektů.
Výběr softwaru pro řízení projektů pro váš tým
Pouze 23 % organizací dnes používá nástroj pro řízení projektů. Ostatní se stále spoléhají na starší nástroje, jako jsou tabulky a Excel, jako svůj systém řízení projektů.
Co se stane, když projekty řídíte pomocí tabulek?
- Jelikož málokdo má nadprůměrné znalosti programu Excel, tyto tabulky zůstávají nedotčené na síťovém disku a informace o projektech je obtížné spravovat a interpretovat.
- Projektové řízení založené na tabulkách neumožňuje projektovým týmům ukládat soubory, konverzace, poznámky a související informace, které jsou klíčovou součástí projektové spolupráce.
- Starší tabulkové procesory nemají kontrolu verzí a auditní stopy, které by umožňovaly sledovat, jak se informace a procesy v průběhu času mění.
- Bez možnosti úprav v reálném čase a pro více uživatelů vytvářejí tabulky informační silosy.
Řešení pro správu projektů s pokročilými funkcemi může vašemu týmu ušetřit spoustu starostí a zlepšit práci na projektech.
Mezi výhody softwaru pro řízení projektů patří:
1. Standardizace pracovních procesů
Systém pro správu projektů obsahuje standardní šablony, které slouží jako vzory pro realizaci projektů.
Šablony popisují kroky, které musí členové týmu dodržovat od plánování a realizace až po dokončení, čímž zajišťují strukturovaný přístup a vytvářejí standardní rámec.
Váš tým má jasnou představu o tom, jak věci fungují, což zvyšuje efektivitu obchodních procesů.
2. Lepší kontrola kvality
Díky nástrojům pro řízení projektů se kontrola kvality stává systematičtější.
Projektoví manažeři mohou například nastavit časové osy pro každý úkol a nechat si zasílat upozornění, jak se blíží termíny.
Každý člen týmu zná celkové cíle, úkoly a závislosti, stejně jako své kolegy.
Vedoucí týmů mohou sledovat průběh projektu, včas identifikovat problémy a rychle je řešit.
Tento systematický přístup zajišťuje, že výsledky splňují nebo překračují očekávání klientů. Výsledkem je vyšší důvěra klientů a vedoucích pracovníků, což vede k posílení reputace organizace.
3. Lepší komunikace v týmu
Na rozdíl od tabulek, které postrádají nástroje pro týmovou komunikaci, funkce softwaru pro řízení projektů, jako jsou zasílání zpráv v reálném čase, sdílení souborů a přidělování úkolů, zajišťují, že všichni mají stejné informace.
Navíc všichni členové týmu znají své pracovní role, odpovědnosti a celkový pokrok. Taková transparentnost zajišťuje přehlednost, předchází nedorozuměním a motivuje členy týmu k lepší spolupráci a koordinaci.
4. Vylepšená spolupráce
Nástroje pro správu projektů poskytují centralizovanou pracovní platformu, která je přístupná odkudkoli, pokud máte připojení k internetu. Tato funkce umožňuje týmům v různých časových pásmech hladce spolupracovat i na cestách.
Většina bezplatných cloudových softwarů pro řízení projektů disponuje virtuálními pracovními prostory, kde mohou uživatelé přistupovat k úkolům, sdílet dokumenty a efektivně komunikovat. Takové systémy pro spolupráci jsou stále důležitější, protože alternativní pracovní rozvrhy, vzdálené týmy a hybridní komunikace na pracovišti jsou dnes normou.
5. Měřitelné výsledky a snížené náklady
Funkce softwaru pro řízení projektů, jako je sledování pokroku, stanovení milníků a přidělování zdrojů, poskytují týmům a manažerům přehled o výkonu projektu v reálném čase a pomáhají jim činit rozhodnutí na základě dat.
Tyto poznatky zvyšují efektivitu a identifikují procesy, které ovlivňují produktivitu týmu, čímž snižují provozní náklady.
8 základních klíčových funkcí, které byste měli hledat v nástroji pro řízení projektů
1. Správa úkolů
Při zahájení nového projektu je snadné opomenout odpovědnost za úkoly a jejich prioritizaci. Správa úkolů vám umožňuje organizovat, sledovat a monitorovat úkoly v rámci projektu, aby byly dokončeny efektivně a včas. Uživatelé mohou vytvářet úkoly, přiřazovat je členům týmu, stanovovat termíny a sledovat jejich průběh.
Například můžete použít ClickUp Tasks k plánování, rozvrhování a sledování všech svých úkolů v jednom centralizovaném centru. Zefektivněte svou práci přidělováním podúkolů, vytvářením kontrolních seznamů a specifikováním závislostí úkolů.
Nejlepší nástroje pro správu projektů také nabízejí:
- Prioritizace úkolů: Umožňuje vám seřadit úkoly podle jejich důležitosti a naléhavosti.
- Připomenutí úkolů: Nastavte automatická oznámení a připomenutí pro členy týmu o nadcházejících nebo zpožděných úkolech.
- Filtrování a třídění úkolů: Tato funkce je často podporována vyhledávacím polem nebo značkami, které vám umožňují vyhledat konkrétní úkoly podle priority, termínu splnění nebo přiděleného člena týmu, takže neztrácíte čas hledáním důležitých informací.
- Šablony úkolů: Vytvořte šablony pro správu úkolů a opakovaně je používejte pro opakující se úkoly. Nemusíte je vytvářet od začátku; stačí pouze vložit data do šablon projektu a můžete začít.
Šablony pro řízení projektů od ClickUp jsou široce používány projektovými manažery, protože obsahují automatizace pracovních postupů, předem připravené pracovní postupy a agilní funkce pro organizaci úkolů, sledování výstupů projektu a vytvoření lépe spravovatelného systému.
2. Funkce umělé inteligence
Jako projektový manažer máte každý den na starosti mnohem více než jen obsluhu nástroje pro řízení projektů. Právě zde přicházejí ke slovu funkce umělé inteligence – umožňují, aby vaše řešení běželo na autopilota.
Výběr nástroje pro řízení projektů s funkcemi umělé inteligence je klíčový pro zajištění budoucnosti vaší investice. Globální trh umělé inteligence pro řízení projektů by měl podle prognóz vzrůst z 2,5 miliardy dolarů v roce 2023 na 5,7 miliardy dolarů v roce 2028, což představuje meziroční růst o 17,3 % od roku 2023.
Mezi klíčové funkce umělé inteligence, které byste měli očekávat od dobrého nástroje pro řízení projektů, patří:
- Automatické přidělování úkolů: Integrovaní asistenti s umělou inteligencí přidělují úkoly členům týmu na základě jejich odborných znalostí, pracovní zátěže a dostupnosti.
- Pomoc při psaní a úpravách: Nástroje AI pro projektové manažery pomáhají generovat souhrny projektů, vytvářet projektové zprávy, navrhovat e-maily, korigovat zprávy z hlediska pravopisných chyb a automatizovat vytváření projektových briefů.
- Prediktivní analytika: Umělá inteligence analyzuje data projektu, aby předpověděla budoucí trendy, rizika a výsledky, a pomáhá tak projektovým manažerům činit informovaná rozhodnutí.
- Inteligentní plánování: S ohledem na závislosti a využití zdrojů AI optimalizuje harmonogramy projektů tak, aby se minimalizovala zpoždění a maximalizovala efektivita.
- Řízení rizik: Na základě historických dat a informací v reálném čase identifikuje AI rizika a navrhuje strategie pro jejich zmírnění.
- Přizpůsobení: AI vám umožňuje vytvářet a optimalizovat přizpůsobitelné pracovní postupy. Díky přizpůsobitelným šablonám může kdokoli generovat opakovatelné pracovní postupy, bez ohledu na své technické znalosti.
Funkce umělé inteligence jsou mnohem více než jen trendem v oblasti řízení projektů – maximalizují efektivitu týmu, identifikují příležitosti k úspoře nákladů a pomáhají vytvářet opakovatelné a přizpůsobitelné pracovní postupy pro dosažení obchodních cílů.
Šablona ChatGPT Prompts for Project Management od ClickUp obsahuje více než 190 podnětů, které vám pomohou generovat nápady a strategie pro úspěšné řízení projektů.
Například: „Hledám strategie, které zajistí úspěšnou realizaci projektu a minimalizují rizika spojená s projektem vývoje softwaru.“
3. Plánování a rozvrhování projektů
Při práci na složitém projektu s mnoha překrývajícími se fázemi je snadné se ztratit v detailech a nezvládnout naplánovat správné schůzky nebo aktivity ve správný čas.
Přiřazování úkolů, sledování pokroku a dokonce i časové plány projektů mohou být přehlédnuty, a když jsou jednotliví členové týmu na sobě závislí, může jakékoli opomenutí vést k obrovskému chaosu.
S definovaným projektovým plánem máte jasnou cestovní mapu a směr projektu, což zajišťuje soulad s celkovými cíli organizace. Každý člen týmu zná své úkoly, obecné cíle projektu a rozsah práce a dodržuje harmonogram projektu.
Nejlepší nástroje pro správu projektů také nabízejí:
- Funkce pro tvorbu rozpočtu
- Schopnost stanovit cíle/úkoly
- Plánovač, který přehledně zobrazuje všechny projekty, na kterých pracujete, a usnadňuje plánování nových aktivit.
- Sdílené kalendáře, které jsou nezbytné pro organizování schůzek a zajištění toho, aby o nich byli všichni informováni
Využijte šablony projektových plánů k řešení svých dlouhodobých i krátkodobých cílů, spolu s dalšími zdroji, časovými harmonogramy a rozpočtovými omezeními.
Hledejte šablonu pro plánování projektů, která se integruje s vaším softwarem pro řízení projektů a umožňuje vám zadávat klíčové milníky, termíny, role a odpovědnosti.
4. Vytváření zpráv a sledování projektů
Může být obtížné získat celkový přehled o tom, jak složité projekty postupují z jedné fáze do druhé.
Reporting a sledování projektů vám pomohou monitorovat vývoj projektu v reálném čase a vizualizovat stav projektu (prostřednictvím Ganttových diagramů, Kanban tabulek a procentuálních/progresních pruhů).
Bez této funkce nebudete moci:
- Proaktivně snižujte rizika, než se zhorší
- Detekujte a předcházejte potenciálním zpožděním i nedodrženým termínům
- Identifikujte a řešte překážky, které mají vliv na efektivitu projektu
- Nastavte a sledujte klíčové ukazatele výkonnosti, abyste mohli efektivně řídit pokrok
- Sdělte stav projektu vedoucím pracovníkům, členům týmu a zainteresovaným stranám
- Sledujte čas strávený konkrétními úkoly nebo celým projektem a podle toho optimalizujte budoucí projekty.
- Zajistěte odpovědnost a zodpovědnost mezi členy týmu porovnáním očekávaného výkonu s výkonem v reálném čase.
Bonus: Příručka pro řízení rozsáhlých projektů
5. Stanovení priorit
Projektoví manažeři vědí, které úkoly jsou nejdůležitější a které budou mít při plánování projektů největší vliv.
Komunikace těchto informací týmu však může být náročná, pokud ji provádíte ručně, zejména u dynamických projektů, které vyžadují agilní reakci.
Mezi funkce softwaru pro řízení projektů patří stanovení priorit, které vám umožňuje přiřadit a seřadit úkoly podle jejich důležitosti, aby váš tým mohl vizualizovat a soustředit se nejprve na nejdůležitější činnosti.
Funkce stanovení priorit má obvykle podobu štítků (např. Vysoká, Střední a Nízká), které jsou viditelně zobrazeny vedle každého úkolu. Uživatelé mohou také nastavit vlastní kritéria pro stanovení priorit, jako jsou termíny, požadavky zákazníků nebo souvislost s milníky projektu.
Pokud se ve vašem odvětví často mění priority nebo požadavky na projekty, tato funkce umožňuje členům vašeho týmu rychle se přizpůsobit.
Aby bylo stanovení priorit úkolů úspěšné, vytvořte si v softwaru pro správu projektů seznam úkolů. Funkce správy úkolů vám obvykle umožňuje rozdělit větší úkoly na dílčí úkoly. Například v ClickUp můžete hromadně přeskupovat a upravovat dílčí úkoly a přidávat priority od urgentních po nízké.
6. Řízení pracovních postupů
Jedna věc je mít obecný přehled o tom, jak bude projekt probíhat. Ale pro efektivní a bezchybné provedení potřebujete podrobný postup úkolů krok za krokem.
Řízení pracovních postupů zahrnuje navrhování, provádění a optimalizaci posloupnosti úkolů. Ačkoli se to může zdát podobné jako řízení úkolů, plánování projektů a stanovování priorit, je to něco jiného.
Jak na to:
- Projektové plánování se zaměřuje na část „co“ rovnice (definování velkých částí projektu, jako jsou cíle projektu a časové harmonogramy), zatímco řízení pracovních postupů se zaměřuje na část „jak“ rovnice (nastínění podrobných kroků potřebných k dokončení každé fáze projektu).
- Prioritizace a správa úkolů se zaměřují na jednotlivé úkoly, zatímco správa pracovních postupů vám poskytuje celkový přehled. Je sekvenční a opakující se a pomáhá vám pochopit, jak jsou úkoly propojeny a co je třeba udělat dál.
Jinými slovy, řízení pracovních postupů vizualizuje celý průběh projektu, včetně všech kroků. Nástroje pro vizuální řízení projektů často zobrazují pracovní postupy jako vizuální diagramy nebo vývojové diagramy, které vám pomáhají pochopit posloupnost úkolů a závislosti při řízení projektů různé složitosti.
7. Integrace s jinými platformami
Musíte si vybrat nástroj pro spolupráci při řízení projektů s integračními schopnostmi, abyste eliminovali frustraci a neefektivitu způsobenou používáním více aplikací.
Typický den v životě projektového manažera zahrnuje správu několika aplikací pro týmovou spolupráci a komunikaci, reporting, automatizaci pracovních postupů a další pracovní nástroje.
Pro zjednodušení práce potřebujete jedinou aplikaci pro správu projektů, která se propojí se všemi ostatními nástroji ve vašem technologickém stacku, od Zoomu a Slacku po Google Drive, Jira a GitHub.
ClickUp se integruje s více než 1 000 nástroji, aby:
- Usnadněte bezchybnou výměnu informací mezi různými systémy,
- Eliminujte chyby při přenosu dat mezi odpojenými aplikacemi,
- Sdružte všechna svá data do jedné databáze a získejte lepší přehlednost a
- Ušetřete čas prováděním úkolů v jediném systému namísto žonglování s více zdroji
8. Podpora agilních projektových týmů
Pokud váš tým používá agilní metodiku řízení pro neustálé zlepšování produktů prostřednictvím série sprintů, hledejte následující funkce:
- Plánování sprintů: Vytvářejte a upřednostňujte úkoly, odhadujte náročnost a definujte cíle sprintů.
- Kanbanové tabule: Pro vizualizaci stavu projektu
- Správa nevyřízených úkolů: Zajišťuje stálý přísun práce pro každý sprint.
- Burndown grafy: Pomáhají vizualizovat zbývající práci v porovnání s časem, aby bylo možné dodržet plán.
- Šablony: Šablony agilních schůzek pro spolupráci mezifunkčních týmů a podporu transparentnosti projektů
Zajistěte, aby váš nástroj pro správu projektů byl kompatibilní s agilním softwarem, který používá váš technický tým.
Například integrace ClickUp Jira zefektivňuje sledování problémů a chyb, vytváření úkolů a další agilní pracovní postupy díky obousměrné synchronizaci.
Příklad: Když je v Jira vytvořena nová záležitost s konkrétním tagem, automaticky se v ClickUp vytvoří nový úkol.
Hledání komplexního nástroje pro řízení projektů
Zde je několik tipů, které je třeba zvážit při výběru softwaru pro řízení projektů pro váš tým:
- Umístění týmu: Pokud se členové vašeho týmu nacházejí v různých časových pásmech, budete potřebovat robustní funkce pro spolupráci v reálném čase, aby vše fungovalo hladce, jako je například instant chat v aplikaci, společná editace a přizpůsobitelné a sdílené seznamy úkolů.
- Škálovatelnost: Potřebujete nástroj, který lze podle vašich potřeb škálovat nahoru nebo dolů, ať už z hlediska funkcí nebo počtu členů týmu. Efektivní platforma by měla být schopna vyhovět obchodním jednotkám různých velikostí, škálovat napříč odděleními a zachovat snadné použití a konzistentní výkon i při rozšiřování vaší společnosti.
- Integrace a snadné používání: Při hodnocení různých možností věnujte pozornost uživatelskému rozhraní, snadnosti navigace a tomu, zda se software integruje s technologiemi, které vaše týmy používají.
- Ceny: Nejlepší způsob, jak zjistit, zda má nástroj skryté náklady, je přečíst si skutečné recenze uživatelů na G2, Capterra, Reddit a dalších recenzních webech. Skryté náklady v softwaru pro řízení projektů mohou zahrnovat dodatečné poplatky za funkce, které nejsou jasně uvedeny v cenovém plánu, nebo neočekávané poplatky za technickou podporu.
- Integrovaná podpora AI: I když můžete používat jiné platformy AI, jako jsou ChatGPT, Claude, Google Gemini atd., je pohodlnější, když má vámi vybraný nástroj integrovanou AI. Vyberte si platformu pro správu projektů, která využívá sílu nástroje AI. To je jedna z nejdůležitějších funkcí softwaru pro správu projektů, kterou dnes hledáme.
ClickUp: Nejlepší software pro řízení projektů a úkolů
ClickUp je jedním z nejlepších řešení pro správu projektů, protože je navržen tak, aby ho mohly používat týmy všech velikostí napříč různými odvětvími.
Podívejme se na klíčové funkce softwarového řešení pro správu projektů ClickUp, které si oblíbilo každé projektové tým.
Zvýšená efektivita díky škálovatelnému hierarchickému rámci
ClickUp nabízí škálovatelnou hierarchickou strukturu, což znamená, že i ty nejsložitější projekty jsou přehledně uspořádány do složek, úkolů, podúkolů a seznamů. Díky více než 15 přizpůsobitelným zobrazením ClickUp můžete přizpůsobit svou práci tak, aby vyhovovala vašemu přístupu k řízení projektů a individuálním pracovním postupům.
Pokud například váš tým používá Ganttovy diagramy pro časové osy projektů při plánování a realizaci projektů, můžete zvolit zobrazení Ganttova diagramu pro vizualizaci a sledování pokroku.
V kombinaci s více než 50 automatizacemi úkolů, které mohou optimalizovat jakýkoli proces řízení projektů, získáte nástroj, který pomáhá vizualizovat složité projekty a automatizovat je, čímž zvyšuje efektivitu řízení projektů.
ClickUp Brain pro řízení projektů založené na umělé inteligenci
Většina projektových týmů se ve své každodenní práci zabývá opakujícími se úkoly, jako je zadávání dat, vytváření týdenních zpráv, vyžádání podrobností od produktových a marketingových týmů, vytváření produktových přehledů a další dokumentace, psaní e-mailů a shrnování schůzek.
ClickUp Brain posiluje váš tým automatizací výše zmíněných rutinních úkolů, což mu umožňuje věnovat více času strategické a významné práci.
Integrovaný správce znalostí AI ClickUp vám umožňuje získat rychlé a přesné odpovědi z kontextu jakéhokoli úkolu nebo projektu ve vašem pracovním prostoru ClickUp. Automatizované řízení projektů vám ušetří čas, který byste jinak strávili dotazováním členů týmu na konkrétní podrobnosti, protože ClickUp Brain je vyhledá za vás.
Kromě toho můžete použít ClickUp Brain jako svého AI pomocníka k vytváření zpráv o projektech a stavu, automatizaci plánování dílčích úkolů a automatickému vyplňování dat. Zvládá úkoly, jako je vytváření projektových briefů, psaní e-mailů, shrnování poznámek z jednání a generování nápadů na projekty.
Šablony pro řízení projektů
Šablona pro správu projektů ClickUp nabízí pokročilé funkce přizpůsobené komplexním potřebám a přizpůsobitelný pracovní prostor, který lze upravit tak, aby vyhovoval jakémukoli projektu. Je obzvláště vhodná pro dohled nad velkými, mezifunkčními projekty, protože pomáhá manažerům překonávat překážky v oblasti spolupráce a koordinace.
Šablona nabízí vlastní stavy, jako například „Probíhá“, „Ohroženo“, „Dokončeno“ atd. Kromě toho můžete své informace zobrazit v různých zobrazeních, jako je Kanbanová tabule, Dokumenty, Zobrazení formuláře pro shromažďování podnětů od zainteresovaných stran a podrobné zobrazení Seznamu.
Vylepšená spolupráce díky ClickUp Chat View a ClickUp Docs
To poslední, co chcete, je, aby týmy pracovaly izolovaně nebo se potýkaly s roztříštěnou komunikací napříč kanály, zejména když je klíčem k úspěchu velkých projektů meziresortní spolupráce.
Chat View od ClickUp sjednocuje spolupráci týmu v rámci aplikace pod jednou střechou a umožňuje členům týmu označovat a přiřazovat úkoly v rámci systému pro správu projektů.
Přidávejte webové stránky, vkládejte odkazy a tabulky pro snadný přístup a formátujte jakoukoli zprávu pomocí bohatých funkcí pro úpravy, jako jsou bloky kódu a seznamy s odrážkami.
Kromě toho jsou ClickUp Docs centrálním zdrojem informací, kde jsou uloženy všechny dokumenty a podrobnosti o vašich projektech. Spolupracujte s členy svého týmu v reálném čase, přidávejte odkazy na videa, soubory PDF a tabulky, zvýrazňujte důležité části bohatým formátováním a propojujte dokumenty se svými pracovními postupy pro vyšší efektivitu a lepší spolupráci.
Správa práce pomocí šablon
ClickUp nabízí šablony projektů, které vám pomohou sledovat náklady na projekty, optimalizovat přidělování zdrojů, sledovat úkoly a předcházet neefektivitě nebo překročení nákladů.
Například šablona Project Resource Matrix Template od ClickUp odhaduje náklady na zdroje, jako jsou pracovní síla, režijní náklady a suroviny, vizualizuje kapacitu pracovní zátěže a usnadňuje komunikaci se zainteresovanými stranami.
Podobně můžete použít šablonu výstupů projektu ClickUp k rozdělení nákladů projektu podle výstupů, abyste zajistili úspěšné výsledky projektu.
Tato přizpůsobitelná šablona vám pomůže sledovat všechny informace o projektu, činnosti a výsledky. Použijte ji k přiřazování a prioritizaci úkolů a sledování jejich postupu.
Šablona nabízí až šest různých zobrazení. V zobrazení Seznam můžete zobrazit stav, vlastníka, termín splnění atd. každého úkolu a v zobrazení Tabule můžete zobrazit úkoly seskupené podle stavu. Projektoví manažeři také ocení zobrazení Ganttův diagram, které poskytuje celkový přehled o projektu.
Zvýšená produktivita díky tabulkám ClickUp
Abychom byli produktivní po celou dobu trvání projektu, je třeba často brainstormovat, optimalizovat komunikaci a stanovovat priority úkolů. Ať už jste součástí virtuálního týmu nebo pracujete na místě, ClickUp Whiteboards slouží jako kreativní digitální plátno, na kterém můžete brainstormovat a realizovat své nápady.
ClickUp Whiteboards vytváří inkluzivnější pracovní prostředí pro zainteresované strany, klienty a týmy.
Používejte tabule v ClickUp k zaznamenávání svých nápadů, propojte je se svými pracovními postupy a přiřazujte úkoly členům týmu v rámci digitální tabule.
Snadnější integrace nových členů
Tuto funkci vysvětlíme trochu jinak, a to na základě případové studie.
Platforma pro obchodní plánování Pigment využila ClickUp k vytvoření a poskytnutí vynikajícího zážitku pro nové zaměstnance.
Po dokončení druhého kola financování organizace ztrojnásobila počet zaměstnanců za 6 měsíců. Starší procesy zapracování nových zaměstnanců, zahrnující kontrolní seznamy Notion a komunikaci prostřednictvím zpráv Slack a e-mailů, byly neefektivní a bylo třeba je přepracovat.
Systém řízení práce ClickUp centralizoval spolupráci v rámci celé organizace.
Řešení ClickUp pro zefektivnění onboardingu společnosti Pigment:
- Zlepšuje mezifunkční spolupráci, přičemž týmy používají Gantt View k plánování, správě a stanovení priorit všeho.
- Rychlé a snadné delegování úkolů pomocí ClickUp Chat, kde lze úkoly přiřadit i více vlastníkům, což umožňuje spolupráci na jednom místě.
- Formuláře ClickUp pro shromažďování informací o nových zaměstnancích a získávání zpětné vazby k procesu zapracování
- Šablony a automatizace ClickUp poskytují konkrétní zdroje pro každého nového zaměstnance, což jim umožňuje rychle se stát výkonnými přispěvateli.
Výsledek?
- 88% zvýšení efektivity zaškolování nových zaměstnanců
- 83% snížení cyklu opravy chyb
- 20% zvýšení efektivity komunikace v týmu
Chtěli jsme zajistit, aby všechny různé týmy sdílely společnou platformu, na které bychom mohli spolupracovat a nic by nám neuniklo. Chtěli jsme zachovat vysokou efektivitu našich každodenních operací, protože jsme se rozšiřovali v prostředí, kde se upřednostňuje práce na dálku a globální prostředí.
Chtěli jsme zajistit, aby všechny různé týmy sdílely společnou platformu, na které bychom mohli spolupracovat a nic by nám neuniklo. Chtěli jsme zachovat vysokou efektivitu našich každodenních operací, protože jsme se rozšiřovali v prostředí, kde se upřednostňuje práce na dálku a globální prostředí.
Zjednodušené základní funkce pro řízení projektů
Správné funkce softwaru pro řízení projektů umožní vašemu týmu spravovat více projektů bez ohledu na jejich složitost a zároveň zabránit překročení nákladů a zpožděním.
Řešení pro správu projektů ClickUp vám umožní snadno spravovat jednoduché i složité projekty.
Funkce jako ClickUp Brain, ClickUp Chat View, ClickUp Whiteboards a předem připravené šablony jsou navrženy tak, aby vám pomohly zvládnout i ty nejnáročnější projekty.
Zní to jako dobrý nápad? Zaregistrujte se zdarma na ClickUp a posuňte své projektové řízení na vyšší úroveň.
Často kladené otázky (FAQ)
1. Jaké jsou funkce softwaru pro řízení projektů?
Funkce softwaru pro řízení projektů se vztahují ke konkrétním funkcím nebo schopnostem, které nástroj nabízí, aby pomohl efektivně plánovat, provádět a sledovat více projektů. Mezi tyto funkce patří správa úkolů, plánování, nástroje pro spolupráci, reporting, sledování rozpočtu a integrovaný projektový manažer s umělou inteligencí.
2. Jaké jsou důležité aplikace softwaru pro řízení projektů?
Důležitou funkcí softwaru pro řízení projektů je zefektivnění pracovních postupů v rámci projektu a zvýšení produktivity týmu.
Pokud například vedete projekt vývoje softwaru, software pro správu projektů vám pomůže vypracovat plán vývoje produktu. Můžete naplánovat celý životní cyklus vývoje softwaru, od plánování po správu zdrojů, rozpočtování, akční plány, přidělování úkolů, sledování milníků, sledování výstupů a pokroku a předávání projektů.