Provozní manažeři jsou jako dirigenti orchestru. Stejně jako dirigent koordinuje všechny různé instrumentalisty a zajišťuje harmonické hudební provedení, provozní manažer dohlíží a koordinuje úkoly a zdroje, aby udržel podnik v synchronizaci.
Ať už se jedná o revizi procesů za účelem odstranění nadbytečností a zefektivnění pracovních postupů, nebo o řízení rychle se měnících programů zajištění kvality, provozní manažer dělá vše pro to, aby společnost fungovala. 💡
Abyste pochopili složitost této pozice, podívejte se na náš pohled na jeden den v životě provozního manažera. Kromě každodenních povinností prozkoumáme různé aspekty této důležité role, včetně:
- Požadované kvalifikační předpoklady
- Nástroje a techniky, které používají provozní manažeři
Porozumění roli provozního manažera
Provozní manažer zastává v organizaci mnoho funkcí. Podílí se na řadě důležitých procesů a postupů – od strategického plánování a efektivního rozdělování úkolů až po zajištění kvality. Obvykle komunikuje s ostatními odděleními a divizemi v rámci společnosti, ale příležitostně může jednat i se zákazníky.
Vzhledem k dynamické povaze této práce musí mít silné technické a obchodní znalosti a sebevědomí, aby mohli rychle přijímat zásadní rozhodnutí. Musí také disponovat širokou škálou měkkých dovedností, jako je time management a komunikace.
V následujících částech rozebíráme tři hlavní funkce provozního manažera:
1. Plánování a stanovení priorit pro zvýšení efektivity
Provozní manažer musí nejprve důkladně porozumět celkovým obchodním cílům organizace. Jeho úkolem je sladit vysoké cíle společnosti s cíli provozních týmů vytvořením efektivní provozní strategie.
Během procesu tvorby strategie se provozní manažer zaměřuje na:
- Operační plánování: Provozní manažer definuje akce, které musí organizace nebo konkrétní týmy podniknout, a stanoví pro ně termíny. Tyto plány budou základem strategií provozního manažera v oblasti plánování kapacit a řízení rizik.
- Stanovení priorit: Provozní manažer bude konzultovat s ostatními vedoucími pracovníky, aby rozhodl, které činnosti by měly být posunuty výše na seznamu úkolů týmu. Stanovení priorit několika cílů najednou zabrání problémům s kvalitou v budoucnu.
- Rozhodování o měřítkách výkonnosti: Provozní manažer musí věnovat čas stanovení klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI), které budou určovat úspěch provozu a přispívat k dobrému finančnímu zdraví společnosti.
2. Návrh procesů a monitorování a řízení programů zajištění kvality
S ohledem na cíle společnosti, zákony a průmyslové standardy vytváří provozní manažer politiky a pracovní postupy pro celou organizaci. Musí tyto politiky aktualizovat a zlepšovat procesy podle nových informací.
Provozní manažer musí koordinovat činnost s ostatními odděleními zapojenými do dodávek produktů a služeb. To může zahrnovat provádění programů zajištění kvality za účelem kontroly efektivity výroby, nákladové efektivnosti současné logistiky a optimálního rozdělení lidských zdrojů (HR).
Pokud provozní výkonnost není uspokojivá, může manažer přepracovat nebo optimalizovat procesy tak, aby byly nákladově efektivní a dosahovaly příznivých výsledků.
Provozní manažer také dohlíží na průběh operací, a to jak na místě, tak v terénu. Kromě toho sleduje rozpočty a provádí analýzu nákladů a přínosů, aby vyhodnotil finanční dopad provozních rozhodnutí. 💵
Tip pro profesionály: Bezplatná šablona ClickUp pro analýzu nákladů a přínosů umožňuje provozním manažerům rychle vyhodnotit nákladovou efektivitu dostupných procesů předtím, než do nich investují. Díky jednoduchému designu s barevným kódováním šablona zjednodušuje složité rozhodování.
3. Řízení zaměstnanců
Skvělý provozní manažer často spolupracuje s personálním manažerem na následujících úkolech:
- Sledujte rozvrhy zaměstnanců
- Zaškolování nových zaměstnanců
- Efektivně plánujte práci v souladu s dovednostmi a dostupností zaměstnanců.
- Zaznamenejte osvědčené postupy a standardní operační postupy (SOP).
- Vymýšlejte účinné školicí programy, které zvýší efektivitu výrobních týmů.
- Zavádění nových systémů pro sledování docházky a pracovní doby zaměstnanců
- Píšete procesní manuály s cílem zvýšit efektivitu a produktivitu týmu.
- Zavádění bezpečnostních opatření ve výrobních závodech a kancelářských prostorách
Tip pro profesionály: Pro posouzení kapacity týmu a efektivní rozdělení úkolů mohou manažeři využít šablonu rozvrhu zaměstnanců ClickUp.
Šablona obsahuje různé pohledy, například tabuli a kalendář, které manažerům umožňují posoudit práci z různých úhlů. Mohou také sledovat pokrok směrem k milníkům konkrétního projektu.
Typický den v životě provozního manažera
Každý den je pro provozního manažera jedinečný. Níže popisujeme, jak vypadá jeho průměrný den.
Ráno
Provozní manažer je obvykle jedním z prvních lidí, kteří dorazí do kanceláře. To mu umožňuje vyčistit si hlavu, aby se mohl věnovat výzvám daného dne. Nejprve se ujistí, že je vše v pořádku, aby mohly být zahájeny provozní procesy. 🌄
Aby věděl, co ho ten den čeká, a mohl si efektivně naplánovat práci, provozní manažer si prohlédne svůj seznam úkolů a kalendář. Zkontroluje také svou e-mailovou schránku, zda není třeba urgentně řešit nějaké problémy.
Tip pro profesionály: Vysoce produktivní provozní manažeři obvykle používají řešení pro správu úkolů, jako je ClickUp, aby měli vše digitálně zorganizované. Například funkce Task Checklist (Seznam úkolů) v ClickUp je pro mnoho manažerů nepostradatelná, protože zjednodušuje složité úkoly a usnadňuje jejich správu.
Každodenní řešení problémů (s příklady)
Většinu dne provozní manažer věnuje řešení vzniklých problémů. 🚨
Například dodavatel informuje, že se dodávka surovin zpozdí kvůli povětrnostním podmínkám. V takovém případě provozní manažer vyhodnotí stávající zásoby, stanoví priority výroby nejnaléhavějších produktů a informuje zákazníky o možných zpožděních. Může také kontaktovat alternativní dodavatele, aby minimalizoval narušení provozu.
V případě náhlé poruchy zařízení provozní manažer zavolá nebo sestaví tým, který se okamžitě postará o opravu. Pokud není možné provést rychlou opravu, manažer určí, jak dokončit veškerou práci pomocí dostupných strojů a zabránit zpoždění výroby.
Další stresující situace, kdy je třeba řešit problém, nastává, když klíčový zaměstnanec musí nečekaně nastoupit na nemocenskou dovolenou na dobu neurčitou. V takovém případě má provozní manažer za úkol najít dočasnou náhradu.
Provozní manažer musí být tedy po celý den připraven řešit tyto neočekávané problémy, a proto by jeho schopnosti v oblasti řízení rizik měly být na špičkové úrovni.
Profesionální tip: Když stojí před náročným rozhodnutím, mohou se provozní manažeři obrátit na šablonu ClickUp Value Risk Matrix Template. Šablona jim umožňuje sepsat všechna řešení problému, přiřadit jim hodnocení hodnoty a rizika a vizualizovat, kde se každá možnost nachází v matici Whiteboard. Jakmile se objeví optimální řešení, může ho manažer upřednostnit v pracovním prostoru, aby na něm tým mohl co nejdříve začít pracovat.
Schůzky
Provozní manažeři se obvykle během dne účastní nebo vedou mnoho schůzek a hovorů, například s:
- Ostatní manažeři: Provozní manažer obvykle pořádá týdenní schůzky se všemi manažery a vedoucími oddělení. Během těchto schůzek se rekapituluje práce za uplynulý týden a plánuje se práce na týden následující. Jedná se o příležitost k projednání problémů a přezkoumání zpráv.
- Zákazníci: Klienti, zejména noví, mají obvykle mnoho otázek a obav. Provozní manažer některé z nich řeší a vysvětluje, jak společnost provede práci, pro kterou byla najata.
- Vrcholoví manažeři: Provozní manažer předkládá problémy týkající se procesů nebo kvality vrcholovému vedení, například generálnímu řediteli (CEO) a generálnímu manažerovi (GM), aby bylo možné včas najít řešení.
Profesionální tip: Jasný program schůzky a jeho dodržování zajistí, že tyto rozhovory budou efektivní a plodné. S ClickUp mohou manažeři vytvářet šablony programů pro různé případy použití, aby urychlili přípravy na budoucí schůzky.
📮 ClickUp Insight: Téměř 35 % znalostních pracovníků považuje pondělí za nejméně produktivní den v týdnu. K tomu mohou přispívat nahromaděné e-maily, zprávy a nové priority, které se objevují během pondělních porad.
Ale co kdybyste mohli všechny pondělní aktualizace, úkoly, schůzky a e-maily shromáždit na jedné platformě a vyřídit je najednou? Vyzkoušejte ClickUp, aplikaci pro vše, co souvisí s prací!
Konec dne
Provozní manažer musí zůstat v práci až do konce dne pro případ nouzových situací na poslední chvíli. Den obvykle zakončují kontrolou své e-mailové schránky, plánováním schůzek a přípravou úkolů na další den. 🌇
Jak může odvětví ovlivnit každodenní práci provozního manažera
Denní povinnosti provozního manažera se liší v závislosti na odvětví, ve kterém působí. Podívejte se na čtyři příklady specifické pro dané odvětví a příslušné odpovědnosti:
- Stavebnictví: Řízení nákupu materiálů na staveniště, sledování využití zdrojů, zajištění údržby zařízení, vysílání zařízení a stavebních dělníků, sledování cen dodavatelů, řízení rozpočtu projektu
- Informační technologie (IT): Monitorování, údržba a optimalizace síťové infrastruktury, dohled nad bezpečnostními operacemi a přenosy dat, správa aktualizací hardwaru a softwaru, analýza výkonu systému a navrhování vylepšení, řešení významných technických potíží.
- Zdravotnictví: Objednávání a sledování zásob (zdravotnického vybavení a spotřebního materiálu), vedení záznamů o pacientech, stanovení zásad a postupů zařízení, zajištění dodržování předpisů, vypracování strategií pro optimalizaci zkušeností pacientů.
- Maloobchod: Budování a udržování vztahů s klienty, správa skladových zásob, sledování objednávek, zásilek, generování prodeje, vyšetřování stížností a návrhů zákazníků.
Dovednosti a požadavky na provozního manažera
Vzhledem k všestrannosti a důležitosti provozního managementu musí uchazeči o tuto pozici disponovat odpovídajícími kvalifikacemi a dovednostmi. O jaké se jedná, se dozvíte v následujících oddílech.
Technické požadavky
Při náboru provozních manažerů mohou personalisté hledat následující vlastnosti:
- Vzdělání: Obvykle bakalářský nebo vyšší titul v oboru provozního managementu, obchodní administrativy nebo příbuzném oboru. Titul svědčí o teoretických znalostech dané osoby.
- Prokázané pracovní zkušenosti: Ideální jsou zkušenosti s řízením provozu, ale vhodné jsou i zkušenosti z jiných vedoucích pozic.
- Hard skills: Mezi nejžádanější patří znalost analýzy dat, správy rozpočtu a metodik projektového řízení, jako jsou Agile a Lean Six Sigma. Výhodou je zkušenost s příslušným obchodním a manažerským softwarem.
- Certifikace: Ačkoli nejsou vždy nezbytné, certifikace dokládají ochotu manažera dále rozvíjet své dovednosti. Mezi platné certifikace pro provozní manažery patří: Certifikace certifikovaného manažera (CMC) Projektový manažer (PMP) Certifikovaný bezpečnostní dohled a management (CSM) Certifikovaný účetní manažer (CMA)
- Certifikace certifikovaného manažera (CMC)
- Profesionál v oblasti projektového řízení (PMP)
- Certifikovaný dohled a řízení bezpečnosti (CSM)
- Certifikovaný účetní manažer (CMA)
- Odvětvové dovednosti: Znalosti a zkušenosti v konkrétním odvětví mohou zvýšit šance manažera na úspěch v této pozici.
- Certifikace certifikovaného manažera (CMC)
- Profesionál v oblasti projektového řízení (PMP)
- Certifikovaný dohled a řízení bezpečnosti (CSM)
- Certifikovaný účetní manažer (CMA)
Obchodní prozíravost a administrativa
Provozní manažer by měl mít analytické schopnosti, aby rozuměl obchodním procesům a věděl, co je třeba udělat, aby společnost fungovala a rostla. Měl by také být schopen strategicky uvažovat, posuzovat rizika a příležitosti a mít základní znalosti pro orientaci ve finančních výkazech.
Dovednosti v oblasti řízení času a provozu
Protože musí zvládat mnoho úkolů a zdrojů, musí být provozní manažer organizovaný. Jeho úkolem je vytvářet plány s ohledem na časový harmonogram projektu a dostupnost zaměstnanců.
Provozní manažeři často používají Ganttovy diagramy ( dostupné v ClickUp ) k vytváření a sledování časových os projektů.
Interpersonální a komunikační dovednosti
Provozní manažeři komunikují téměř se všemi stranami zapojenými do podnikání. Patří mezi ně zaměstnanci, ostatní manažeři, vedoucí pracovníci, distributoři a klienti. Proto musí být zdvořilí a udržovat dobré vztahy. Měli by být schopni efektivně sdílet nápady v jakémkoli médiu.
Manažerské a koučovací dovednosti
Při řízení zaměstnanců je provozní manažer odpovědný za jejich školení, pomoc při rozvoji jejich procedurálních dovedností a zvyšování jejich produktivity.
Nástroje a techniky používané provozními manažery při každodenních úkolech
Následující pokyny mohou provozním manažerům pomoci dosáhnout vynikajících výsledků v jejich práci.
1. Využijte sílu softwaru a automatizace
Jakmile získáte hluboké znalosti všech provozních procesů, začněte zavádět technologie. To vám a vašemu týmu umožní pracovat efektivněji, automatizovat některé rutinní úkoly a zabránit prostojům souvisejícím se zpožděními v administrativě. Mezi běžný software, který provozní manažeři používají, patří:
- Nástroje pro řízení projektů
- Komunikační systémy
- Nástroje helpdesku
- Řešení pro řízení podnikových procesů
Díky komplexní platformě, jako je ClickUp, můžete mít všechny tyto nástroje pro řízení provozu pod jednou střechou. 😍
ClickUp může být centrem pro všechny vaše znalosti, plánování a sledování pokroku v pracovních postupech. Použijte ClickUp Tasks a jeho nativní funkce pro řízení projektů k plánování a přidělování úkolů. Rozdělte je na dílčí úkoly nebo kontrolní seznamy a určete závislosti, abyste vytvořili plynulý pracovní postup pro celý tým.
Zobrazte si všechny nadcházející úkoly v jednom z více než 15 přizpůsobitelných zobrazení ClickUp – klasické zobrazení tabule a kalendáře jsou mezi provozními manažery nejoblíbenější!
A to není vše – zefektivněte zákaznickou podporu a sbírejte zpětnou vazbu pomocí přizpůsobitelného zobrazení formulářů v ClickUp. Platforma automaticky převede odpovědi na úkoly, čímž vám ušetří čas, který byste strávili jejich ručním zpracováním.
Pro komunikaci s týmy nebo jednotlivci za účelem rychlého řešení problémů použijte zobrazení Chatu nebo označte členy týmu v komentářích k úkolům. A pokud chcete brainstormovat nové strategie a mapovat procesy ve vizuálnějším prostředí, použijte ClickUp Whiteboards a Mind Maps, které podporují spolupráci v reálném čase.
Bonusové čtení: Nejlepší šablony pro řízení projektů pro provozní týmy!
2. Data jsou vaším nejlepším přítelem
Pokud neměříte výkonnost, je těžké posoudit, jak úspěšné jsou vaše operace. Data vám umožňují být objektivní a sledovat postupný pokrok. Jsou také klíčem k identifikaci úzkých míst, než se z nich stanou závažné problémy.
Potřebujete také efektivní způsob, jak uspořádat všechna data, abyste je měli po ruce. Vyzkoušejte ClickUp Docs, správce dokumentů a editor platformy s bohatými formátovacími funkcemi. Je vybaven nativním AI asistentem, který umí:
- Zpracovávejte požadavky na data pro úkoly a procesy ve vašem pracovním prostoru ClickUp.
- Brainstorming řešení pro provozní týmy (s více než 100 podněty)
- Vytvářejte časové plány projektů a procesní příručky
- Shrňte poznámky z jednání
3. Nebojte se analyzovat konkurenci
Měli byste se podívat na provoz a metriky, které používají společnosti a manažeři, ke kterým vzhlížíte. Zamyslete se nad tím, jak je můžete implementovat do svých pracovních postupů. Dávejte však pozor, abyste to nepřehnali. Některé taktiky nemusí fungovat pro vaši konkrétní oblast.
Bonusové čtení: Podívejte se na nejlepší nástroje pro analýzu konkurence.
4. Dohlížejte, ale nezasahujte do detailů
Mnoho provozních manažerů si zbytečně komplikuje život tím, že mikromanagují VŠECHNY zaměstnance – to ale nefunguje.
Cílem je, aby zaměstnanci pracovali samostatně, bez nutnosti neustálého dohledu. I když byste měli dohlížet na práci, abyste zajistili hladký průběh každodenních operací, je důležité investovat do školení personálu a důvěřovat svému týmu. Tak se můžete soustředit na důležitější úkoly – zefektivnění pracovních postupů a výkonu.
ClickUp vám umožňuje sledovat pokrok na dálku, jakmile je práce dokončena. Můžete nastavit cíle a měřitelné úkoly. Prohlédněte si více než 50 reportů a uspořádejte je na svém osobním ClickUp Dashboardu. Tak získáte rychlý přehled o procesech v týmu nebo celé společnosti v reálném čase.
5. Rovnováha mezi efektivitou a kvalitou
Ve světě provozu nesmí trpět ani efektivita, ani kvalita. I když není vždy možné dosáhnout obojího v plné míře, je nezbytné, aby vaše provozní strategie byla silná v obou aspektech. Neustálé úsilí o dosažení této rovnováhy posílí ziskovost a udržitelnost vaší společnosti a zajistí jí pozici lídra na trhu. ⚖️
Efektivní plánování a provozování podniků s ClickUp
V tomto nahlédnutí do každodenního života provozního manažera jste se dozvěděli o konkrétních povinnostech a výzvách, které tato role obnáší. Ačkoli je tato práce komplexní, se správným přístupem, dovednostmi a motivací může každý provozní manažer dosáhnout vynikajících výsledků v oblasti efektivity a inovací.
Nástroj na podporu těchto procesů vám pomůže dosáhnout cíle rychleji. Zaregistrujte se ještě dnes na ClickUp a využijte jednu z mnoha šablon a funkcí pro provoz, abyste pracovali chytřeji, ne tvrději! 😉