Na složité cestě, kterou představuje informační technologie (IT), je jasný směr nutností. Hrubý obchodní plán nebo obecné cíle pro vaše IT oddělení vás dostanou jen do určité míry. Ať už jste IT manažer nebo obchodní ředitel, potřebujete jasně definované cíle, abyste přesně věděli, kam se váš tým musí dostat a jak toho dosáhnout.
Stanovení měřitelných a dosažitelných cílů pro váš IT tým může proměnit vaše výsledky z uspokojivých na vynikající a poskytnout vaší společnosti výhodu v jakémkoli konkurenčním odvětví. Tím zajistíte, že čas a úsilí vašeho IT týmu budou využity efektivně, problémy budou řešeny rychle a všichni budou spokojeni – od vedoucích pracovníků až po jednotlivé členy IT týmu. 🔥
V tomto článku se dozvíte více o krátkodobých a dlouhodobých cílech v oblasti IT. Budeme se zabývat následujícími tématy:
- 10 cílů v oblasti IT v souladu s vašimi současnými IT systémy
- Běžné KPI pro měření pokroku vašeho IT oddělení
- Proces stanovení definovaných cílů a jejich sledování pomocí nástrojů, jako je ClickUp, řešení pro správu projektů pro IT týmy.
Co jsou IT cíle?
IT cíle jsou konkrétní obchodní cíle, jejichž účelem je modernizovat a zlepšit provoz IT oddělení organizace. Obvykle jsou součástí rámce správy IT, jsou v souladu s obecnými cíli organizace a podporují je.
Například když vaši konkurenti získávají náskok díky zavádění nových technologií, stává se zlepšení provozní efektivity jedním z hlavních obchodních cílů vaší organizace. Součástí definovaných IT cílů může být zavedení efektivních IT nástrojů pro automatizaci úkolů a zefektivnění pracovních postupů. 🛠️
Je důležité, aby cíle vašeho IT oddělení byly v souladu s celkovými obchodními cíli. V našem předchozím příkladu s efektivitou by širokým cílem na úrovni oddělení mohlo být vytvoření map IT procesů a nalezení příležitostí pro automatizaci úkolů.
Stanovení cílů je účinné pouze tehdy, je-li doprovázeno definovanými časovými rámci a klíčovými ukazateli výkonnosti (KPI) pro měření úspěchu. Proto mnoho vedoucích pracovníků v oblasti IT používá pro stanovení cílů rámec SMART, kde SMART je zkratka, která popisuje cíle jako:
- Konkrétní
- Měřitelné
- Dosažitelné
- Relevantní
- Časově ohraničené
Je také důležité odhadnout úsilí a hodnotu, kterou vaše IT cíle přinášejí, abyste mohli upřednostnit plány, které mají největší měřitelný dopad na organizaci.
Bonusový tip: Vytvořte SMART cíle pro vaše týmy informačních technologií pomocí bezplatné šablony ClickUp SMART Goal Action Plan Template. Nabízí vynikající rámec pro vytváření definovaných IT cílů a dosažitelných úkolů s integrovanými nástroji pro sledování milníků.
Podívejte se na další šablony pro stanovení cílů !
Jaké jsou výhody stanovení IT cílů?
Když jasně definujete a stanovíte priority IT cílů, můžete těžit z následujících výhod:
- Organizační sladění: Úsilí IT oddělení přispívá k růstu organizace tím, že pomáhá efektivně plnit cíle a dosahovat úspěchu.
- Lepší rozhodování: IT cíle poskytují spolehlivý rámec, na který se můžete obrátit při přijímání obtížných rozhodnutí týkajících se všech vašich obchodních potřeb, a co je ještě důležitější, při přidělování zdrojů nebo modernizaci stávajících systémů.
- Hodnocení výkonu: Když víte, o co se máte snažit, budete mít referenční bod pro sledování pokroku, hodnocení výkonu a odhalování oblastí pro neustálé zlepšování.
- Zaměření a motivace : Je snadné se ztratit v každodenních IT úkolech a zapomenout, proč děláte to, co děláte. IT cíle poskytují směr a účel, motivují týmy k cílevědomé práci.
- Konkurenční výhoda: Když je práce koordinovaná a efektivní, organizace se může přizpůsobit neustálým změnám a trendům a má prostor pro rychlejší inovace a získání dynamiky. To umožňuje společnosti předstihnout konkurenty a zaujmout pozici lídra na trhu 👑.
10 příkladů IT cílů pro IT oddělení
Vaše IT cíle by měly odrážet potřeby vašeho oddělení a organizace. Abychom vám poskytli další inspiraci, podíváme se na deset trendových cílů, na které se dnešní IT týmy zaměřují. 🌱
1. Automatizace a efektivita pro optimalizaci obchodních procesů
Díky umělé inteligenci (AI) a strojovému učení (ML) má dnešní špičková technologie potenciál změnit způsob fungování organizací. Je takřka nevyhnutelným cílem využít nové technologie AI/ML k zefektivnění vašich IT operací od začátku do konce a ke snížení počtu chyb. 🤖
Držte krok s technologickým pokrokem ve vašem odvětví a buďte otevřeni nástrojům, jako je software pro automatizaci úkolů, které mohou optimalizovat váš pracovní postup. Čím dříve automatizujete opakující se úkoly, tím více času budete mít na jinou hodnotnou práci, jako je inovace IT systémů a infrastruktury.
Například mnoho firem nyní využívá ClickUp, špičkový a bezplatný nástroj pro správu projektů s řadou funkcí určených speciálně pro IT týmy. Platforma nabízí:
- ClickUp Automations pro zrychlení opakujících se manuálních úkolů
- ClickUp Form Builder pro sběr a sledování chyb a požadavků
- Funkce jako vlastní pole, sprintové body, milníky a závislosti pro návrh přizpůsobených pracovních postupů pro IT oddělení.
Kromě toho můžete na platformě využívat jednoho z nejmodernějších AI asistentů pro IT: ClickUp Brain. Umí vytvářet a upravovat IT dokumentaci, vytvářet briefy, brainstormovat nápady na projekty, automaticky vyplňovat data do tabulek, psát e-maily zákazníkům a shrnovat a překládat texty.
📮ClickUp Insight: 18 % respondentů našeho průzkumu chce využívat AI k organizaci svého života prostřednictvím kalendářů, úkolů a připomínek. Dalších 15 % chce, aby AI zvládala rutinní úkoly a administrativní práci. K tomu musí být AI schopna: porozumět úrovním priority jednotlivých úkolů v pracovním postupu, provést nezbytné kroky k vytvoření nebo úpravě úkolů a nastavit automatizované pracovní postupy. Většina nástrojů má jeden nebo dva z těchto kroků vyřešené.
ClickUp však uživatelům pomohl konsolidovat až 5 a více aplikací pomocí naší platformy! Vyzkoušejte plánování založené na umělé inteligenci, kde lze úkoly a schůzky snadno přiřadit k volným termínům v kalendáři na základě úrovní priority. Můžete také nastavit vlastní automatizační pravidla prostřednictvím ClickUp Brain pro zpracování rutinních úkolů. Rozlučte se s náročnou prací!
📊 Chcete pochopit dopad na produktivitu vašeho týmu? Získejte kompletní zprávu o stavu komunikace na pracovišti.
2. Posilte spolupráci a zjednodušte tak práci svého IT oddělení
Vzdálená a hybridní pracovní kultura jsou současností i budoucností IT, ale ztěžují spolupráci. Proto je přijetí flexibilního pracovního prostředí jedním z nejžhavějších cílů IT v současnosti.
To však nesmí být na úkor produktivity.
Vytvořte kulturu správy IT založenou na samoobsluze, ale také implementujte nástroje, které podporují efektivní vzdálenou komunikaci a spolupráci. 🤝
ClickUp je ideálním nástrojem pro vzdálenou spolupráci . Umožňuje vám spravovat úkoly a zdroje na centralizované platformě, díky čemuž je práce transparentní a přístupná odkudkoli.
S ClickUp Whiteboards může celý IT tým brainstormovat a vytvářet plány v reálném čase. Můžete také okamžitě komunikovat prostřednictvím zobrazení ClickUp Chat, komentářových vláken a @zmínek, aniž byste museli opustit aplikaci.
Je nezbytné mít komplexní znalostní základnu, na kterou se vaši IT pracovníci mohou kdykoli obrátit. Naštěstí vám ClickUp Docs umožňuje vytvořit poutavé centrum zdrojů pro firemní wiki a standardní operační postupy (SOP). Tím se sníží potřeba zbytečných schůzek a dohadování, což umožní všem soustředit se na svou práci.
3. Přehodnocení technologické základny za účelem zdokonalení vaší obchodní strategie
Potřeby vašeho IT oddělení se vyvíjejí s rozšiřováním rozsahu práce a dat. Nástroj, který byl dříve revoluční, se s vydáním nové technologie může stát nevhodným nebo zastaralým. 📟
Jedním z vašich IT cílů by mělo být pravidelné vyhodnocování vašich technologií. Prozkoumejte nové technologie a analyzujte svůj současný ekosystém, abyste odhalili neefektivnosti nebo nadbytečnosti a snížili technický dluh.
Zde je několik užitečných tipů, jak řešit technologický dluh👇🏽
Místo toho, abyste se potýkali s různými jednotlivými nástroji, možná budete muset zavést jednotný systém, aby vaše práce byla efektivnější, škálovatelnější a nákladově efektivnější.
Zde je příklad: Komplexní platforma, jako je ClickUp, může nahradit několik nástrojů, včetně softwaru pro správu úkolů a projektů, softwaru pro správu ticketů, sady pro správu vztahů se zákazníky (CRM) a nástrojů pro úpravu textu a komunikaci.
4. Posílení kybernetické bezpečnosti pomocí nejmodernějších technologií
S technologickým pokrokem se vyvíjejí i kybernetické hrozby. Pokud váš tým není proaktivní a ostražitý, může dojít k ohrožení integrity a důvěrnosti citlivých dat. Taková překážka může mít významný dopad na vaše IT cíle i na reputaci společnosti.
Potenciální cíl: Implementovat robustní bezpečnostní systém, který zajistí bezpečnost vaší firmy, ochrání citlivá data a zajistí dodržování předpisů. 🔒
Ujistěte se, že vaše nové IT systémy zahrnují:
- Opatření, jako je šifrování dat a dvoufaktorová autentizace
- Strategie snižování rizik, včetně postupů zálohování a obnovy
- Pravidelné bezpečnostní audity a aktualizace
- Školení v oblasti bezpečnostního povědomí
Tip: Použijte šablonu akčního plánu kybernetické bezpečnosti ClickUp k uspořádání bezpečnostní strategie celé vaší společnosti v organizovaném a flexibilním formátu.
5. Modernizace IT infrastruktury a podnikové architektury
IT infrastruktura je základem veškeré práce v oblasti IT. Podobně i zastaralá podniková architektura může způsobit problémy, jako je snížený výkon systému.
Zvažte tedy, zda byste neměli věnovat značné množství času a úsilí údržbě a optimalizaci svých IT systémů. Například stále více podniků dnes přechází na cloudová řešení, protože ta mají tendenci být:
- Škálovatelnost: Umožňují vám přizpůsobit zdroje podle poptávky.
- Bezpečné: Jsou vybaveny přísnými bezpečnostními opatřeními a řešeními pro obnovu po havárii.
- Nákladově efektivní: Obvykle mají cenový model typu „pay-as-you-go“ (platíte podle skutečného využití).
- Přístupné: Umožňují vám přístup k datům odkudkoli, což je činí vhodnými pro vzdálené týmy.
Při migraci do cloudu je důležité pečlivě naplánovat a dohlížet na provoz, aby byl zajištěn plynulý přenos dat a nedošlo k přerušení. Použijte šablonu ClickUp Technology Needs Analysis Template, abyste tomuto procesu dodali větší strukturu.
6. Snižte náklady a dosáhněte finančních cílů podnikání
Ať už se jedná o přímý pokyn od vrcholového managementu nebo o interní iniciativu, snižování nákladů je cílem, se kterým se IT týmy setkávají často. Obvykle musí spolupracovat s finančním týmem, aby sladily investice IT oddělení s kapacitou a cíli společnosti v oblasti výnosů. 💰
Chcete-li snížit výdaje, měli byste nejprve sledovat a analyzovat současné výdaje. Identifikujte oblasti, které s sebou nesou nejvyšší náklady, a omezte všechny zbytečné výdaje. Pokuste se vyjednat lepší podmínky s dodavateli nebo revidujte svou strategii přidělování zdrojů. Některé zdroje můžete uvolnit zavedením automatizace IT.
S ClickUp Finance Suite můžete snadno sledovat své výdaje a finanční termíny, provádět automatické výpočty na základě číselných údajů a sledovat svůj pokrok směrem k efektivnímu utrácení.
7. Investujte do rozvoje talentů, aby týmy zůstaly motivované a konkurenceschopné
Talentovaní IT odborníci obvykle nemají potíže najít dobře placenou práci, ale musí se neustále zdokonalovat, aby zůstali kompetentní.
Jedním z klíčových cílů mnoha IT oddělení je přehodnotit dovednosti zaměstnanců, identifikovat mezery ve znalostech a nabídnout příležitosti k profesnímu zdokonalení. Investujte do školicích a certifikačních programů a konferencí. Tímto způsobem můžete svým IT zaměstnancům umožnit diverzifikovat jejich dovednosti a zůstat v oboru relevantní.
Další výhodou školení je, že uleví náborovým pracovníkům od části tlaku. Místo hledání nových zaměstnanců se můžete soustředit na přípravu stávajících zaměstnanců na náročnější úkoly.
Tip: Použijte šablonu ClickUp IT Skills Matrix k vizuálnímu zmapování dovedností a odborných znalostí vašeho současného IT týmu, rozdělených podle rolí nebo oddělení, a naplánujte školicí programy.
8. Kvalita a nasazení softwaru
Pokud váš tým vyvíjí a spravuje software, vaším cílem může být vylepšení tohoto softwaru. Mezi tato vylepšení patří:
- Zavádění nových funkcí nebo aktualizace stávajících
- Umožnění přístupnosti napříč platformami, jako je web nebo mobilní zařízení
- Vyladění designu uživatelského prostředí (UX)
- Snižte počet vad a zlepšete procesy vývoje a zajištění kvality.
Nyní můžete pomocí ClickUp zefektivnit celý vývojový cyklus. Použijte jej k vytvoření jasných plánů, plánování a sledování sprintů, správě backlogu a sledování pokroku. ClickUp se dokonce integruje se známými repozitáři, jako jsou GitHub, GitLab a Bitbucket, což vám umožňuje synchronizovat vaši práci mezi platformami.
9. Neustálé zlepšování a inovace pro celou firmu
Bez ohledu na odvětví je podpora kultury neustálého zlepšování chvályhodná. Umožňuje vám dosáhnout, udržet a zlepšit provozní dokonalost. 📈
Prvním krokem k dosažení těchto výsledků je sledování pokroku a výkonu. Od samého začátku byste měli definovat a sledovat klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) a shromažďovat zpětnou vazbu od uživatelů. Tyto údaje pak můžete analyzovat, abyste identifikovali úzká místa, a na základě toho formovat své budoucí rozhodování a stanovování cílů.
Zvažování možností neustálého zlepšování je vynikajícím dlouhodobým cílem, protože tím rozšíříte své schopnosti řešit problémy a zvýšíte odolnost svého IT týmu.
10. Udržitelnost jako součást vašich dlouhodobých IT cílů
Otázky životního prostředí jsou stále častějším tématem, což vyvíjí tlak na společnosti, aby se chovaly sociálně odpovědně. ♻️
IT průmysl není výjimkou. IT společnosti a oddělení mohou snížit svůj dopad na životní prostředí mnoha způsoby. Mezi cíle, které je třeba zvážit, patří:
- Podpora práce na dálku: Snížení dojíždění za účelem snížení uhlíkové stopy
- Přijetí cirkulární ekonomiky: Opakované používání, opravy a recyklace předmětů za účelem maximalizace efektivního využití zdrojů a minimalizace odpadu.
- Přechod na ekologické technologie a výrobu: Používání hardwaru a zařízení s optimální energetickou účinností a certifikacemi.
- Investice do obnovitelných zdrojů: Využití sluneční nebo větrné energie k pokrytí části nebo všech energetických potřeb.
- Optimalizace vývojového procesu: Revize vašich postupů vývoje softwaru tak, aby zahrnovaly méně procesů náročných na zdroje.
IT KPI metriky, které je třeba sledovat spolu s cíli IT oddělení
I když byste měli co nejvíce měřit pokrok při dosahování svých cílů, nemůžete věnovat pozornost všemu. Musíte upřednostnit sledování určitých KPI, které jsou pro vaše aktuální cíle nejrelevantnější. 📚
Níže uvádíme některé z nejběžnějších typů metrik v rámci IT funkcí, které mohou souviset s některými z cílů, o kterých jsme hovořili dříve:
Provozní
K měření provozní výkonnosti a efektivity můžete použít:
- Míra úspěšnosti projektů: Procento projektů dokončených včas, v rámci rozpočtu a podle specifikací.
- Fluktuace ticketů: Poměr celkového počtu ticketů a otevřených ticketů, který udává procento nedokončených úkolů.
- Průměrná doba vyřízení: Kolik času obvykle potřebuje tým nebo člen týmu k dokončení úkolu nebo vyřešení problému?
IT systémy
K monitorování stavu vaší infrastruktury a softwaru použijte následující KPI:
- Provozuschopnost vs. výpadky: Procento času, po které jsou vaše systémy nebo servery v provozu, vs. nefunkční.
- Využití serveru nebo cloudu: Měření výkonu systému
- Průměrná doba opravy/obnovy: Kolik času obvykle potřebuje IT tým k vyřešení systémových problémů
Bezpečnost
Tyto ukazatele se týkají vašich opatření v oblasti bezpečnosti a správy dat:
- Cílová doba/bod obnovy: Množství času nebo dat, které si vaše organizace může dovolit ztratit v případě incidentu.
- Počet dní od posledního incidentu: Kolik času uplynulo od posledního incidentu, což vyjadřuje účinnost implementovaných bezpečnostních strategií.
- Počet otevřených zranitelností: Slouží ke sledování vystavení potenciálním hrozbám.
- Úspěšnost zálohování: Procento zálohovaných dat a počet dní od posledního zálohování.
Finanční
Pokud je vaším cílem v oblasti IT analyzovat a snížit náklady, můžete sledovat následující metriky:
- IT výdaje vs. plán: Kolik z dostupného IT rozpočtu využíváte a zda jej využíváte efektivně
- Návratnost investic : Porovnání zisků a ztrát vyplývajících z investic do IT
- Ušetřené peníze: Částka, kterou jste ušetřili díky vyjednávání nákladů, konsolidaci nástrojů a přechodu na cenově dostupnější řešení.
Zákaznický servis
Níže uvedené metriky vyjadřují úspěšnost vašich snah v oblasti vývoje a optimalizace softwaru:
- Míra vyřešení při prvním kontaktu: Procento problémů vyřešených při prvním kontaktu se servisním střediskem.
- Spokojenost uživatelů a čistý promotérský skóre: Subjektivní měřítko spokojenosti uživatelů s vaším produktem nebo službami a pravděpodobnost, s jakou je doporučí ostatním.
- Míra dokončení onboardingu uživatelů: Procento uživatelů, kteří dokončí onboarding, což ukazuje, jak uživatelsky přívětivý je váš software.
Lidské zdroje (HR)
K posouzení účinnosti vaší strategie rozvoje IT talentů a snah o zlepšení spolupráce použijte následující metriky:
- Spokojenost zaměstnanců: Subjektivní pocity zaměstnanců ohledně jejich práce
- Míra fluktuace zaměstnanců: Procento zaměstnanců, kteří zůstávají v organizaci během určitého období.
- Účast na schůzkách: Procento zaměstnanců, kteří se zúčastnili schůzek, což ukazuje ochotu spolupracovat a účastnit se.
Jak nastavit a sledovat IT cíle pomocí ClickUp
Stanovení IT cílů je náročná a riskantní záležitost, ale ClickUp ji dělá hračkou. 😍
Podívejme se, jak toho co nejlépe využít!
Prvním krokem je zapsat všechny vaše IT cíle na stránku Cíle ClickUp pro váš pracovní prostor. Přidejte názvy, termíny a osoby odpovědné za plnění a doladěte přístupová oprávnění pro každý cíl.
Dále rozdělte cíle na měřitelné úkoly. Máte k dispozici čtyři typy úkolů:
- Číselné
- Finanční
- Pravda nebo lež
- Cíle úkolů
Můžete také přetáhnout existující úkoly IT oddělení a propojit je s cíli. Seskupte podobné cíle do složek, abyste je uspořádali a lépe spravovali. Pokud je například vaší celkovou obchodní strategií spuštění nové mobilní aplikace v příštím čtvrtletí, můžete všechny cíle a úkoly vašeho IT týmu seskupit do složky s názvem Cíle spuštění aplikace.
Můžete také identifikovat klíčové oblasti pokroku pro váš tým přidáním milníků ClickUp – sledování malých úspěchů udržuje motivaci vašeho týmu.
Jakmile vy a váš IT tým dokončíte práci, označte úkoly jako Hotovo a zadejte výsledky do platformy. ClickUp automaticky sleduje váš pokrok a zobrazuje jej v procentech. Pomocí týdenních scorecardů můžete rychle vyhodnotit kolektivní i individuální pokrok směrem k jednotlivým cílům.
Měřte KPI pomocí dashboardů ClickUp
Vytvořte si svůj ClickUp Dashboard a sledujte v reálném čase KPI pro pokrok v plnění cílů, výkonnost, kapacitu týmu, statistiky sledování času a vše ostatní, co je relevantní pro váš tým nebo projekt. Obsahuje vestavěnou kalkulačku pro složité KPI.
Navíc si můžete přizpůsobit svůj dashboard pomocí více než 50 různých karet nebo reportů. Využijte grafické znázornění, jako jsou grafy burnup a velocity, k ověření stavu vašich IT cílů.
Chápeme to – ClickUp má tolik funkcí, že jeho používání může být zpočátku trochu matoucí. Proto jsme pro vás připravili řadu IT šablon pro různé případy použití, které vám pomohou.
Například můžete použít šablonu seznamu IT projektů ClickUp jako vynikající výchozí bod pro jakýkoli projekt. Od sledování termínů úkolů až po přidělování zdrojů vám pomůže dát všechny vaše projekty do pořádku.
Šablona IT roadmapy ClickUp je dalším perfektním nástrojem pro strategické plánování a stanovení cílů, který je vhodný i pro začátečníky. Tato šablona IT roadmapy vám pomůže navrhnout celý váš IT itinerář na interaktivní časové ose, který lze plně přizpůsobit měnícím se potřebám podnikání. 🥳
Stanovte a překonejte cíle svého IT oddělení s ClickUp
Po stanovení cílů musí následovat rozsáhlé plánování a sledování pokroku. Naštěstí nástroj jako ClickUp může všechny tyto kroky snadno překonat. Zaregistrujte se do ClickUp a nechte ho, aby vás podporoval při strategickém plánování i dalších činnostech. ❣️