V minulosti znamenalo outsourcing administrativních úkolů najímání osobního nebo administrativního asistenta za vyšší cenu. Nyní můžete najmout virtuálního asistenta odkudkoli na světě a začlenit ho do svého týmu, abyste mohli pracovat efektivněji.
Stejně jako každý skvělý člen týmu potřebuje i virtuální asistent správné nástroje, které mu usnadní práci a zvýší jeho efektivitu. Právě k tomu slouží nejlepší software pro virtuální asistenty.
Ať už najímáte virtuální asistenty nebo jste virtuální asistent hledající nové technologie, máme pro vás ty nejlepší možnosti. Objevte nejlepší software pro virtuální asistenty, který můžete přidat do své výbavy v roce 2024.
Co je software pro virtuální asistenty?
Software pro virtuální asistenty je jakýkoli nástroj nebo program, který virtuální asistenti (VA) používají ke zefektivnění své práce a propojení s členy týmu. Zatímco o tom, který software se bude používat, obvykle rozhoduje majitel firmy, pokud jste sami VA, můžete svým spolupracovníkům navrhnout vhodné nástroje.
Většina softwaru pro virtuální asistenty zahrnuje nástroje pro vzdálenou spolupráci, nástroje pro týmovou komunikaci, aplikace pro připomínky a nástroje pro správu dokumentů. Můžete také investovat do softwaru umělé inteligence (AI), jako jsou AI nástroje pro schůzky, AI kalendáře a AI nástroje pro řízení projektů.
Virtuální asistenti používají tyto nástroje k udržení kontaktu, efektivní komunikaci, řízení projektů a úkolů a vytváření lepších pracovních vztahů se svými klienty. Správné nástroje usnadňují práci, zrychlují ji a zvyšují její atraktivitu pro všechny zúčastněné. ☀️
Jak vybrat nejlepší software pro virtuální asistenty pro vaši firmu
Existují tisíce nástrojů, které může virtuální asistentka použít k produktivnější práci, což může ztěžovat výběr. Nevíte, kde začít? Při hodnocení různých softwarových nástrojů pro virtuální asistentky se zaměřte na následující aspekty:
- Specializace: V čem spočívá specializace této aplikace a odpovídá vašim potřebám, jako jsou instant messaging, fakturace, outsourcing řízení projektů nebo grafický design?
- Funkce: Má aplikace všechny funkce, které potřebujete?
- Znalost: Umíte vy a váš virtuální asistent již používat tuto aplikaci nebo tento typ softwaru?
- Cena: Je nástroj nebo aplikace cenově dostupná? Má bezplatnou verzi?
- Snadné použití: Je softwarová aplikace snadno použitelná? Může se váš virtuální asistent naučit ji rychle používat?
- Hodnocení a recenze: Co si o softwaru myslí ostatní uživatelé? Jaká je zákaznická podpora?
Pomocí těchto otázek se rozhodněte, co je pro vás nejdůležitější, abyste zjistili, do kterých nástrojů investovat a které vynechat. Pokud již spolupracujete s virtuálním asistentem, získejte také jeho osobní názory a postřehy.
10 nejlepších softwarových nástrojů pro virtuální asistenty
Správné softwarové nástroje pro virtuální asistenty zefektivňují vaše pracovní postupy a pomáhají vám vykonávat práci rychleji a efektivněji. Pokud chcete v tomto roce pracovat produktivněji, zvažte tyto nástroje umělé inteligence a softwarové aplikace pro virtuální asistenty.
1. ClickUp
Ať už hledáte platformu, která usnadní spolupráci vašeho týmu s virtuálním asistentem, nebo jste virtuální asistent a hledáte nástroj, který vám pomůže spravovat práci pro klienty, ClickUp je tou nejlepší volbou na trhu.
ClickUp vyniká v řízení projektů a lze jej použít ke zefektivnění celého procesu od vzniku projektu až po jeho dokončení. Outsourcujte úkoly svému virtuálnímu asistentovi a snadno sledujte jejich průběh, nebo požádejte svého VA, aby pro vás fungoval jako projektový manažer.
Organizujte projekty a úkoly, sledujte svůj pokrok na první pohled a sledujte svou aktivitu v průběhu projektu. Vytvořte si vlastní nastavení nebo použijte plán úkolů pro řízení projektů ClickUp, abyste mohli proces nastartovat.
ClickUp se může stát vaším komplexním řešením pro vše, co souvisí s projekty, úkoly a produktivitou. Organizujte projekty, vytvářejte seznamy úkolů, přidělujte úkoly, sledujte pracovní vytížení, spolupracujte na ClickUp Docs a mnoho dalšího – vše na jednom místě.
Pokud jste si ještě nenajali virtuálního asistenta, zkuste, zda vám místo něj nemůže posloužit ClickUp AI. Využijte naši novou zajímavou funkci AI k sumarizaci dokumentů, vytváření akčních položek, vylepšování psaní, formátování obsahu, brainstormingu nápadů a mnohem více.
ClickUp Automations také napodobuje zážitek z práce s osobním asistentem. Ušetřete čas na manuálních, opakujících se úkolech a nechte je místo toho vyřešit automatizaci. Použijte naše předem připravené automatizace nebo je přizpůsobte pomocí vlastních spouštěčů a pravidel. ⚒️
Nejlepší funkce ClickUp
- Vytvářejte úkoly, přiřazujte je svému virtuálnímu asistentovi a sledujte jejich průběh pomocí ClickUp Tasks.
- Uspořádejte si všechny své kontaktní údaje tak, abyste k nim měli snadný přístup, pomocí našeho integrovaného CRM.
- Propojte své cíle s celkovou strategií pomocí ClickUp Goals.
- Spolupracujte s členy svého týmu pomocí integrovaného chatu ClickUp Chat.
- Ušetřete čas a zefektivněte své pracovní postupy pomocí šablon ClickUp.
- Zjednodušte proces řízení lidí pomocí funkcí HR aplikace ClickUp.
- Získejte přehled o tom, co se děje, díky přizpůsobitelným panelům ClickUp Dashboards.
- Pomocí integrace ClickUp se připojte k více než 1 000 dalším nástrojům.
Omezení ClickUp
- Někteří uživatelé mohou na první pohled považovat rozmanitost funkcí a možností přizpůsobení za přílišnou.
- Ačkoli ClickUp AI již nyní může fungovat jako váš osobní asistent, jedná se o novou verzi, takže další funkce budou postupně přidávány.
Ceny ClickUp
- Navždy zdarma
- Neomezený: 5 $/měsíc na uživatele
- Podnikání: 12 $/měsíc na uživatele
- Business Plus: 19 $/měsíc na uživatele
- Podniky: Kontaktujte nás ohledně cen
- ClickUp AI: K dispozici ve všech placených tarifech za 5 $/člen pracovního prostoru za měsíc.
Hodnocení a recenze ClickUp
- G2: 4,7/5 (více než 8 900 recenzí)
- Capterra: 4,6/5 (více než 3 800 recenzí)
2. Slack
Slack je platforma pro zvýšení produktivity a nástroj pro týmovou komunikaci, který usnadňuje udržování kontaktu s členy vašeho týmu a plnění úkolů, podobně jako Microsoft Teams.
Pomocí aplikace Slack vytvořte centrální místo pro živý nebo asynchronní chat a pomocí automatizace zjednodušte svůj pracovní postup a ušetřete čas při opakovaných úkolech. ?
Nejlepší funkce Slacku
- Komunikujte se členy svého týmu v kanálech
- Zůstaňte v kontaktu s freelancery a dodavateli díky Slack Connect.
- Automatizujte rutinní úkony pomocí nástroje pro tvorbu pracovních postupů.
- Pořádejte živé audio a video hovory s Huddle
Omezení aplikace Slack
- Počet oznámení může být ohromující, pokud se s nimi nezachází opatrně.
- Virtuální asistenti s více klienty nebudou moci zobrazit všechny své komunity Slack v jednom okně a přepínání mezi nimi nebo jejich otevírání v samostatných oknech může být zdlouhavé.
Ceny Slacku
- Zdarma
- Pro: 7,25 $/měsíc na uživatele
- Business+: 12,50 $/měsíc na uživatele
- Enterprise Grid: Kontaktujte nás ohledně cen
Hodnocení a recenze Slacku
- G2: 4,5/5 (více než 31 900 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (více než 23 000 recenzí)
3. Zoom
Zoom je softwarový nástroj pro vzdálenou spolupráci a videokonference, který vás spojuje s členy vašeho týmu prostřednictvím videohovorů, virtuálních schůzek, týmového chatu a digitálních tabulek. Kromě softwaru pro virtuální schůzky můžete Zoom použít také pro plánování schůzek, virtuální akce a online webináře. ?
Nejlepší funkce Zoomu
- Nechte svého virtuálního asistenta naplánovat hovory a schůzky s klienty.
- Nahrávejte videohovory, abyste je mohli použít pro školení a jako referenci.
- Využijte inteligenci konverzace ke zlepšení své strategie prodejních hovorů.
- Zvyšte svou produktivitu s AI Companion od Zoom.
Omezení aplikace Zoom
- Některé plány mají časové omezení schůzek.
- Někteří uživatelé hlásí výpadky a problémy se stabilitou.
Ceny Zoom
- Zdarma
- Pro: 15,99 $/měsíc na uživatele
- Podnikání: 19,99 $/měsíc na uživatele
- Business Plus: 25 $/měsíc na uživatele
Hodnocení a recenze Zoom
- G2: 4,5/5 (více než 53 600 recenzí)
- Capterra: 4,6/5 (více než 13 600 recenzí)
4. QuickBooks
QuickBooks je sada online účetních softwarových nástrojů, které jsou navrženy tak, aby usnadnily účetnictví, vedení účetnictví, mzdy a sledování času pro malé podniky a podnikatele.
Pomocí QuickBooks můžete tyto úkoly outsourcovat virtuálnímu asistentovi nebo virtuálnímu účetnímu, nebo můžete tento software použít ke zjednodušení procesu placení dodavatelů – stejně jako u jiných podobných aplikací, například Freshbooks. ?
Nejlepší funkce QuickBooks
- Sledujte příjmy, bankovní transakce, účtenky a další
- Spravujte účty, výdaje a daňové odpočty
- Nastavte automatické zpracování mezd, daní a formulářů.
- Pracujte na cestách: prohlížejte a schvalujte pracovní výkazy a používejte mobilní nástroje pro sledování času.
Omezení QuickBooks
- Mobilní aplikace není vždy snadno použitelná pro všechny úkoly, jak naznačují někteří uživatelé.
- Někteří uživatelé hlásí problémy s rychlostí a stabilitou.
Ceny QuickBooks
- Premium: 20 $/měsíc pro 1 správce (8 $/měsíc za každého dalšího uživatele)
- Elite: 40 $/měsíc pro 1 správce (10 $/měsíc za každého dalšího uživatele)
Hodnocení a recenze QuickBooks
- G2: 4,0/5 (více než 3 100 recenzí)
- Capterra: 4,3/5 (více než 6 300 recenzí)
5. Kalendář Google
Google Kalendář je online kalendář, který můžete sdílet a který vám pomůže zůstat organizovaní a produktivní, ať už pracujete sami nebo s virtuálním asistentem. Pomocí Google Kalendáře můžete plánovat úkoly, prohlížet si přehled svých schůzek a plánovat schůzky s ostatními. ?
Nejlepší funkce Kalendáře Google
- Sdílejte svůj kalendář se svým virtuálním asistentem, aby mohl snadno domlouvat schůzky.
- Jako virtuální asistent přidávejte schůzky, termíny a události do kalendářů svých klientů, aby měli vše přehledně uspořádané a aktuální.
- Zobrazte více kalendářů v jednom okně a rychle zkontrolujte dostupnost.
- Přizpůsobte si zobrazení kalendáře pomocí různých barev.
- K dispozici jako základní součást ostatních produktů Google nebo jako součást placených plánů Google Workspace zaměřených na podnikání.
Omezení Google Kalendáře
- Je snadné omylem zavřít okno „vytvořit schůzku“, což znamená, že přijdete o svůj pokrok a musíte začít znovu.
- Uživatelé uvádějí, že nelze označit úkoly jako nízké nebo vysoké priority, jako je tomu u jiných nástrojů, například ClickUp.
Ceny Google Kalendáře
- Zdarma
- Business Starter: 6 $/měsíc na uživatele
- Business Standard: 12 $/měsíc na uživatele
- Business Plus: 18 $/měsíc na uživatele
- Podniky: Kontaktujte nás ohledně cen
Hodnocení a recenze Google Kalendáře
- G2: n/a
- Capterra: 4,8/5 (více než 3 000 recenzí)
6. Calendly
Calendly je softwarový nástroj pro plánování schůzek a termínů, který zjednodušuje proces outsourcingu správy schůzek. Dejte svému virtuálnímu asistentovi přístup k Calendly, aby mohl sdílet vaši dostupnost s ostatními, domlouvat schůzky a nastavovat systémy pro příchozí potenciální zákazníky, aby si s vámi mohli naplánovat hovory. ?
Nejlepší funkce Calendly
- Zefektivněte proces plánování schůzek, termínů a událostí.
- Vložte Calendly na svůj web, aby si s vámi mohli ostatní domlouvat hovory.
- Přidejte na stránku předběžné rezervace screeningové otázky, abyste mohli prověřit kandidáty nebo se připravit na schůzky s nimi.
- Vytvořte sekvenci, ve které můžete před schůzkou zaslat podrobnosti e-mailem.
Omezení Calendly
- Ne všechny funkce jsou dostupné na mobilních zařízeních.
- Všechny odkazy Calendly pocházejí z domény Calendly – není možné je označit vlastní značkou.
Ceny Calendly
- Zdarma
- Standard: 12 $/měsíc na uživatele
- Týmy: 20 $/měsíc na uživatele
- Podniky: Kontaktujte nás ohledně cen
Hodnocení a recenze Calendly
- G2: 4,7/5 (více než 1 900 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (více než 2 900 recenzí)
7. LastPass
LastPass je aplikace pro správu hesel a úložiště, která vám umožňuje bezpečně sdílet přihlašovací údaje a hesla s vaším virtuálním asistentem a dalšími členy týmu. Tento software eliminuje potřebu sdílet důvěrné přihlašovací údaje, což oběma stranám poskytuje pocit bezpečí. ?
Nejlepší funkce LastPass
- Bezpečně sdílejte hesla a přihlašovací údaje k nástrojům se svým virtuálním asistentem.
- Automatické vyplňování hesel na všech zařízeních
- Zůstaňte v bezpečí díky špičkovému šifrování a globálním bezpečnostním certifikacím.
- Ukládejte bezpečné údaje pro více klientů a projektů na jednom místě.
Omezení LastPass
- K heslům máte přístup a můžete je automaticky vyplňovat pouze v případě, že jste online.
- Stejně jako jiné správce hesel, i tato aplikace se v minulosti potýkala s bezpečnostními problémy.
Ceny LastPass
- Týmy: 4 $/měsíc na uživatele (až 50 uživatelů)
- Podnikání: 7 $/měsíc na uživatele (neomezený počet uživatelů)
Hodnocení a recenze LastPass
- G2: 4,4/5 (více než 1 200 recenzí)
- Capterra: 4,6/5 (více než 2 700 recenzí)
Podívejte se na tyto alternativy LastPass!
8. Google Drive
Google Drive je cloudový nástroj pro sdílení souborů a správu obsahu, který vám umožňuje přístup k vašim souborům z jakéhokoli místa, podobně jako Dropbox. Použijte Google Drive k ukládání rozpracovaných projektů, vytváření wiki pro sdílení s členy virtuálního týmu nebo jednoduše k ukládání digitálních souborů. ?
Nejlepší funkce Google Drive
- Sdílejte soubory a spolupracujte na nich z mobilních a stolních zařízení.
- Najděte své soubory rychleji díky vyhledávací funkci založené na umělé inteligenci.
- Zůstaňte v bezpečí díky integrované ochraně proti spamu, malwaru a ransomwaru.
- Integrujte je s Google Docs, Google Sheets a Google Slides pro spolupráci v rámci aplikace.
Omezení služby Google Drive
- Někteří uživatelé považují uživatelské rozhraní a výchozí organizaci souborů za „neuspořádané“.
- Nahrávání a přístup k dokumentům může být někdy pomalý, jak naznačují někteří uživatelé.
Ceny služby Google Drive
- Zdarma
- Business Starter: 6 $/měsíc na uživatele
- Business Standard: 12 $/měsíc na uživatele
- Business Plus: 18 $/měsíc na uživatele
- Podniky: Kontaktujte nás ohledně cen
Hodnocení a recenze Google Drive
- G2: n/a
- Capterra: 4,8/5 (více než 27 200 recenzí)
9. Hootsuite
Hootsuite je nástroj pro správu sociálních médií, který zjednodušuje proces správy všech vašich profilů na sociálních médiích – podobně jako Buffer, ale s více funkcemi. Dejte svému virtuálnímu asistentovi přístup k Hootsuite, aby mohl plánovat obsah sociálních médií, komunikovat se zákazníky, sledovat zmínky o značce a spouštět reklamy na sociálních médiích. ?
Nejlepší funkce Hootsuite
- Plánujte a rozvrhujte příspěvky na sociálních médiích pro různé kanály na jednom místě.
- Vytvářejte vlastní streamy pro sledování trendů a zmínek o značce.
- Získejte informace o nejvhodnějších časech pro zveřejňování příspěvků na vašich účtech sociálních médií.
- Komunikujte se svými sledujícími na sociálních sítích v reálném čase.
Omezení Hootsuite
- Při používání tohoto nástroje pro plánování na platformách jako Instagram je někdy obtížné označovat účty.
- Někteří uživatelé hlásí, že naplánované příspěvky nejsou vždy publikovány podle očekávání.
Ceny Hootsuite
- Profesionální: 99 $/měsíc pro 1 uživatele (až 10 sociálních účtů)
- Tým: 249 $/měsíc pro 3 uživatele
- Podniky: Kontaktujte nás ohledně cen
Hodnocení a recenze Hootsuite
- G2: 4,1/5 (více než 4 000 recenzí)
- Capterra: 4,4/5 (více než 3 500 recenzí)
10. Process Street
Process Street je nástroj pro správu procesů, který zjednodušuje vaše pracovní postupy a procesy. Použijte tento nástroj k vytvoření kontrolních seznamů, pracovních postupů a standardních operačních postupů (SOP), které budou dodržovat váš virtuální asistent a ostatní členové týmu. ?
Nejlepší funkce Process Street
- Vytvářejte pracovní postupy, které sledují a automatizují dokončování úkolů.
- Snadno shromažďujte informace pomocí přizpůsobitelných formulářů a průzkumů.
- Vytvářejte a sdílejte standardní operační postupy pomocí integrovaného editoru dokumentů.
- Pomocí Process AI vytvořte personalizované pracovní postupy a zvyšte produktivitu.
Omezení Process Street
- Vytvoření procesu může být pro nové uživatele složité.
- Někteří uživatelé naznačují, že není vždy snadné vidět nedokončené úkoly.
Ceny Process Street
- Startup: 100 $/měsíc pro 5 uživatelů
- Pro: Od 415 $/měsíc
- Enterprise: Od 1 660 $/měsíc
Hodnocení a recenze Process Street
- G2: 4,6/5 (více než 300 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (více než 600 recenzí)
Zorganizujte se pomocí těchto softwarových nástrojů pro virtuální asistenty
Na trhu jsou tisíce softwarových řešení, ale tato jsou skutečně nejlepší ve své třídě, pokud jde o plánování, ukládání souborů, řízení projektů a vše, co virtuální asistent potřebuje.
Pomocí tohoto seznamu najděte ty správné softwarové nástroje pro virtuální asistenty a vybavte svůj špičkový tým těmi nejlepšími možnými zdroji a vybavením. ✨
Pokud jste připraveni změnit způsob, jakým řídíte projekty, úkoly a členy svého týmu, vyzkoušejte ClickUp zdarma.
Naše komplexní platforma pro produktivitu obsahuje vše, co potřebujete k úspěšnému zapracování, rozvoji, řízení a posílení vašich virtuálních asistentů, aby mohli pracovat na nejvyšší úrovni.