Управлението на екип от фрийлансъри поставя някои уникални предизвикателства. Едно от най-големите препятствия, с които ще се сблъскате, е съгласуването на графиците на всички, особено в различни часови зони. Трябва да следите напредъка на всеки, в противен случай проектът ви може да изостане.
С тези отговорности постоянно се налага да балансирате между наличността и крайните срокове на проектите. Разбираме, че има много неща, които трябва да управлявате, и че може да бъде прекалено натоварващо да поддържате всичко в ред.
Но имаме и добра новина: с подходящите стратегии и инструменти можете бързо да ускорите работата на вашия екип от свободни професионалисти.
В тази статия се разглеждат доказани стратегии и инструменти за управление на проекти, които ви помагат да управлявате фрийлансърите, като същевременно запазвате контрол над проектите си и максимизирате производителността.
Когато приключите с четенето, ще сте станали професионалист в определянето на ясни очаквания към вашите свободни професионалисти, управлението на времето и натоварването на всеки един от тях, както и в даването на полезна обратна връзка.
Управление на фрийланс таланти: предимства и предизвикателства
Предимства на наемането на фрийлансъри
Наемането на фрийлансъри предлага няколко ясни предимства в сравнение с наемането на служители на пълен работен ден, което го прави привлекателна опция за много компании. Те включват:
- Икономическа ефективност: Фрийлансърите могат да бъдат икономически ефективни, ако имате нужда от допълнителен екип само за конкретен проект или за кратък период от време. Например, за маркетингова кампания наемането на фрийланс видеоредактор за няколко седмици ще бъде по-евтино, отколкото да поддържате целогодишно щатен служител.
- Достъп до специализирани умения: Ако смятате, че настоящият ви екип от пълноценни служители не разполага с достатъчно опит в определени области, наемането на фрийлансъри ви позволява да се възползвате от техния опит, като по този начин гарантирате висококачествени резултати за нишови задачи.
- Гъвкавост: С фрийланс работна сила можете бързо да увеличавате или намалявате екипа си, което е идеално за справяне с пиковите натоварвания, за да предотвратите претоварване и изчерпване на служителите.
- Намалени разходи: Тъй като фрийлансърите работят дистанционно и управляват своите инструменти и работно пространство, не е необходимо да инвестирате в допълнителни офис площи, оборудване и други ресурси.
Управление на фрийлансъри срещу управление на вътрешни служители
Управлението на фрийлансъри е доста различно от управлението на служители на пълен работен ден. Наемате фрийлансър за конкретна задача или проект, докато служителите на пълен работен ден изпълняват постоянна, развиваща се роля.
Трябва да знаете разликата между фрийлансърите и служителите на пълен работен ден, за да изградите положителни взаимоотношения.
| Аспект | Фрийлансъри | Пълноценни служители |
|---|---|---|
| Често е по-евтино, без допълнителни ползи или дългосрочни ангажименти. | Заплати, социални придобивки, данъци и дългосрочни ангажименти | |
| Наемайте фрийлансъри според нуждите за конкретни проекти | Ограничена гъвкавост, фиксирани работни графици | |
| Достъп до широк спектър от специализирани умения | Експертиза, ограничена до уменията на настоящия персонал | |
| Лесно мащабиране нагоре или надолу | Мащабирането изисква процеси на наемане/уволняване | |
| Няма нужда от допълнително офис пространство или оборудване. | Изисква офис пространство, оборудване и други ресурси | |
| Краткосрочно ангажиране, на базата на проекти | Дългосрочен ангажимент, постоянна заетост | |
| По-малко пряк контрол, самоуправление | Директен надзор, по-голям контрол върху работата | |
| Може да има различна наличност, множество проекти | Посветени на вашата компания, постоянно на разположение |
Как да управлявате ефективно фрийлансърите в 7 стъпки
1. Определете обхвата на проекта, очакванията и бюджета
Преди да възлагате задачи на фрийлансърите, определете ясни очаквания за проекта, за да избегнете проблеми в бъдеще. За да осигурите ясна комуникация и разбиране, ето как можете да ги синхронизирате:
Добави изисквания към проекта
Бъдете конкретни относно това, което искате да направи вашият фрийлансър. Дайте подробни инструкции относно очакванията и начина на изпълнение на задачата, включително всички необходими стъпки, насоки или изисквания по проекта.
Определете добре подробностите по проекта – колкото повече информация предоставите, толкова по-добре фрийлансърът ще бъде подготвен да изпълни задачата, от която се нуждаете.
Пример: Ако наемате фрийланс писател, който да създаде бяла книга за вашата компания, предоставете допълнителна информация за целевата аудитория, броя думи и тона. Включете също така конкретни подробности за продукта и казуси.
Посочете крайните резултати с крайни срокове
Когато възлагате задача на фрийлансър, включете ясни резултати, етапи и крайни срокове за завършване на проекта.
Пример: Искаме от вас четири блог публикации от по 1000 думи всеки месец. Моля, доставяйте по една публикация всяка седмица в понеделник.
Обсъдете наличността
Обсъдете в началото дали имате нужда фрийлансърите да са на разположение за срещи или разговори, за да могат да планират графиците си съответно.
Пример: Всеки вторник, между 12:45 и 13:30 ч., провеждаме седмична Zoom среща между фрийлансърите и съответните екипи.
Целта на срещата на екипа е да се обсъдят целите на проекта, постигнатите резултати, обратната връзка за конкретни въпроси и да се споделят актуализации за продукта.
Обсъдете условията за плащане
Уточнете условията за плащане, включително колко често ще плащате на фрийлансърите и каква платформа за плащане ще използвате.
Пример: За екипа от фрийлансъри имаме платежен цикъл NET + 30 дни. Начинът на плащане е чрез PayPal и се отнася за всички одобрени блог публикации, които сте написали.
Последното, което искате да направите, е да водите тези разговори, след като фрийлансърът, който работи по вашия проект, е издал фактурата.
Използвайте шаблона за обхват на работата на ClickUp, за да посочите всички подробности в централизирано хранилище. Това ще ви спести време при създаването на дълги таблици или имейли, за да споделите тази информация.
Той предоставя лесна рамка за очертаване на обхвата, целите и резултатите, заедно с раздели за правни изисквания, етапи и цели на проекта, които могат да бъдат персонализирани според вашите нужди.
Съвет от професионалист💡: Използвайте AI-асистент за писане, като ClickUp Brain , за да автоматизирате създаването на описания и резюмета на проекти.
ClickUp Brain извлича необходимите данни от вашия инструмент за управление на проекти и попълва обхвата, сроковете за доставка, графиците, целите и етапите в рамките на вашия обхват на работа и други SOP шаблони за фрийлансъри , които използвате.
2. Обсъдете комуникацията и проверките
Ефективната комуникация е ключът към управлението на всеки екип, но е още по-важна при управлението на фрийлансъри. Вие не контролирате пряко тяхната работа; в повечето случаи те може да работят дистанционно.
А ако не комуникирате ефективно, ще трябва да се справяте с:
- Пропуснати срокове по проекти
- Недоразумения
- Разширяване на обхвата
- Проблеми с мотивацията
За да избегнете тези сценарии, обсъдете следните аспекти на комуникацията с вашия фрийлансър:
Предпочитан начин на комуникация
Обсъдете с вашия фрийлансър комуникационния инструмент, който използва вашата компания: Slack, Zoom и други онлайн инструменти за сътрудничество, където те трябва да са на разположение, за да отговарят своевременно.
Честота на срещите
Договорете се колко често ще се свързвате. Искате ли седмични проверки или двуседмични актуализации?
Изберете честота, която ви позволява да поддържате синхрон, без да претоварвате графика на никого, за да можете да се справите с всички проблеми, преди да се влошат.
Справяне с промените
Обсъдете как бихте обсъждали промени в работата им. Независимо дали чрез коментари в Google Doc или съобщения чрез инструмент за сътрудничество по проекти, осигурете ясен процес.
В идеалния случай ви е необходим един ефективен инструмент за комуникация за екипни срещи, обработка на промени и асинхронна комуникация, включително директни съобщения.
Ето тук ClickUp за фрийлансъри служи като инструмент за управление на проекти с ефективни канали за комуникация, за да централизирате графика си и комуникацията с многото фрийлансъри, с които работите.
Чат изгледът на ClickUp ви позволява ефективно да управлявате комуникацията с вашите фрийлансъри, така че нищо да не ви убягва. Изпращайте директни съобщения, възлагайте задачи, споделяйте актуализации, когато добавяте или редактирате задачи, и споделяйте допълнителни материали като линкове, прикачени файлове и видеоклипове, за да подпомагате фрийлансърите.
За всяка задача, възложена в ClickUp, можете да добавяте коментари, за да споменавате актуализации или специални бележки.
Професионален съвет💡: В ClickUp фрийлансърите могат да маркират текст, за да добавят отговор към конкретни части от вашите коментари, като използват опцията „Цитат“, което намалява риска от объркване, дори ако сте добавили няколко точки.
Но какво да правите, ако трябва да дадете сложни и подробни инструкции?
Пропуснете текста и използвайте ClickUp Clips, за да създавате и споделяте екранни записи, предоставяйки ясни визуални указания, за да предотвратите недоразумения и да се уверите, че вашите фрийлансъри разбират всяка задача.
Можете също да вградите тези клипове във всяка задача или да споделите публичен линк, за да могат фрийлансърите лесно да имат достъп до тях.
3. Създайте ефективна система за въвеждане в работата
Какви са класическите признаци на лоша система за въвеждане на нови служители?
Вашите фрийлансъри се чувстват изгубени и не знаят какво да правят по-нататък. Те имат затруднения да разберат нещата самостоятелно и постоянно ви задават едни и същи въпроси.
В най-лошия случай те ще се борят да доставят качествена работа.
Това не е най-добрият сценарий, когато наемате подходящите фрийлансъри като дългосрочна инвестиция в успеха на вашата компания.
Ето какво трябва да включите в документите си за въвеждане в работата:
- Политики на компанията: Представете вашата работа, култура и ценности на екипа, както и споразумения за неразкриване на информация и други споразумения, ако е необходимо.
- Обучителни материали: Предоставяйте стилови ръководства, най-добри практики и специфични за бранша знания, за да гарантирате последователност и качество.
- Достъп до специални инструменти: Осигурете на фрийлансърите достъп до софтуер или специализирани инструменти, от които се нуждаят за работата си, като софтуер за графичен дизайн, инструменти за управление на проекти или платформи за комуникация.
За да оптимизирате процеса на набиране на нови членове, можете да използвате готови рамки.
Например, шаблоните за въвеждане на нови служители на ClickUp ви позволяват да създавате подробни списъци за проверка, да планирате обучения с колеги, да задавате крайни срокове и да проследявате напредъка на проекта с персонализирани статуси като „Завърши“, „В процес“ и „Завършено“.
Прочетете още: Ето 10-те най-добри изпитани трика за фрийлансъри , с които да спестите време от изтощителната административна работа
4. Използвайте инструменти за управление на проекти на свободна практика
Управлението на множество фрийлансъри в различни екипи може да затрудни следенето на различните актуализации и крайни срокове, което води до объркване и дезорганизация.
Софтуерът за управление на проекти за фрийлансъри може да ви помогне да планирате задачите, да проследявате напредъка, да виждате зависимостите и пречките и да осигурите гладка работа.
Ето как софтуерът за управление на проекти ClickUp ви подготвя за успех:
- Бели дъски за мозъчна атака: Белите дъски на ClickUp са вашият дигитален платно, което помага на вашите редовни служители да си сътрудничат и да правят мозъчна атака с екипа от свободни професионалисти и да превръщат идеите в изпълними задачи, дори когато всички работят дистанционно.
- Документи за съвместно редактиране: ClickUp Docs е единствен източник на информация, в който са изброени всички подробности по проекта – цели, насоки, предложения за проекти, етапи и т.н. Съвместното редактиране позволява на няколко членове на екипа по проекта да правят промени, да добавят коментари и да възлагат задачи към тези документи. Можете също да добавите достъп въз основа на роли като документи само за преглед.
- Табла за проследяване на напредъка: Като проектен мениджър или ръководител на екип, таблата на ClickUp ви позволяват да добавяте KPI, да проследявате и визуализирате напредъка и да получавате информация в реално време за възможностите и препятствията.
- Организация на задачите: Използвайте ClickUp Tasks, за да разделите сложните проекти на по-малки задачи, да определите крайни срокове и да помогнете на фрийлансърите да приоритизират ефективно работата си.
- Получете цялостен поглед върху работата на фрийлансърите: С помощта на Kanban Board View на ClickUp можете да видите с един поглед върху какво работи всеки фрийлансър, в какъв етап са задачите им и какво още трябва да бъде направено.
Ако приоритетите се променят, можете да премествате задачите в работните потоци с помощта на функцията „плъзгане и пускане“, което позволява бързи актуализации и реорганизация.
Прочетете още: 10-те най-добри софтуера за управление на подизпълнители и системи за проследяване през 2024 г.
5. Управлявайте времето ефективно с тракери
Софтуерът за отчитане на работното време на фрийлансърите ви позволява да управлявате отчитаните часове и работните графици и да следите влизането и излизането от работа на едно централизирано място.
Функцията за проследяване на времето по проекти на ClickUp помага на вашите фрийлансъри да проследяват работното си време. Използвайте вградения глобален тракер за време, за да стартирате и спирате отчитането на времето отвсякъде, да добавяте бележки и етикети към записите за времето и да получавате обобщение на общото време, което са прекарали по вашите задачи.
Дори ако няколко фрийлансъри, като писатели и редактори, работят по една и съща задача, те могат да проследяват времето си индивидуално. В края на краищата, можете да проверите индивидуалните записи за времето и да ги сравните с времето, което сте предвидили в началото на проекта.
Ако има затруднения или забавяния, фрийлансърите могат да актуализират крайните срокове на основната задача. Всички членове на екипа, на които са възложени тези задачи, автоматично ще получат уведомление, за да могат да коригират графиците си съответно.
Подробните отчети за отчитане на времето на ClickUp гарантират, че всички аспекти на проекта ви са в график и че крайните срокове се спазват ефективно.
Прочетете още: Топ 9 софтуерни инструменти за управление на хора през 2024 г.
6. Предлагайте и получавайте обратна връзка редовно
Независимо колко талантливи са вашите фрийлансъри, те се нуждаят от вашите насоки и обратна връзка, за да отговорят на вашите очаквания.
Трябва да предоставяте редовна обратна връзка, за да избегнете безкрайни ревизии и разочарования. Ето някои добри практики за споделяне на конструктивна обратна връзка:
Бъдете конкретни
Определете какво са направили добре и какво трябва да се подобри.
Пример: Разделът за функциите на продукта може да бъде по-подробен. Можете ли да разширите информацията за ползите от всяка функция за потребителя?
Навременни
Не чакайте, докато вашите фрийлансъри спрат да работят по проекта, за да им кажете какво мислите. Дайте им обратна връзка в ранна фаза, за да могат да направят промени бързо и лесно.
Пример: Току-що приключих с прегледа на черновата на статията ви. Нека се чуем по телефона, за да обсъдим моите коментари, докато все още са свежи в ума ми.
Приложими
Предложете им начини да подобрят или надградят работата си.
Пример: За да подобрите четимостта, използвайте по-къси параграфи. Използвайте подзаглавия и точки, за да направите съдържанието си лесно за преглед.
Балансирано
Оценявайте ги за това, което са направили добре, и посочвайте областите, в които могат да се подобрят.
Пример: Вашите проучвания и данни бяха впечатляващи и добавиха достоверност към статията ви. Заключението обаче беше малко по-слабо. Беше малко общо, трябва да го пренапишем, така че да обобщи ключовите изводи от публикацията.
Предоставяйте на екипа си от свободни професионалисти конструктивна обратна връзка, но не забравяйте да ги питате редовно за мнението им.
Попитайте ги за проблемите, с които се сблъскват по време на работа.
Лесен начин да съберете информация от вашите фрийлансъри е да използвате шаблона за обратна връзка от служители на ClickUp. Този шаблон ви позволява да събирате подробна обратна връзка за работата с вас, като например яснота на ролите и възможности за развитие.
Тази обратна връзка може да ви помогне да определите как да подобрите процесите и да подкрепите по-добре вашите фрийлансъри.
Съвет от професионалист💡: Настройте ClickUp Automations , за да изпращате автоматично имейли с анкети за обратна връзка на вашите фрийлансъри на всеки три месеца.
Можете да използвате Form View на ClickUp, за да събирате обратна връзка от екипа си от свободни професионалисти. Това гарантира последователно събиране на обратна връзка и ви помага да идентифицирате и разрешите проблемите своевременно.
7. Поканете фрийлансърите на дейности за изграждане на екип
Въпреки че фрийлансърите са продължение на вашия екип, те вероятно ще се чувстват откъснати от него, защото взаимодействието им с него е ограничено.
Резултатът?
Това може да повлияе на чувството им за принадлежност и мотивация. Канейки ги на събития за изграждане на екип, им помагате да се интегрират и да се чувстват ценени.
За вашите служители това потвърждава, че фрийлансърите са важни членове на екипа. Когато участват заедно в дейности за изграждане на екип, те изграждат взаимоотношения и укрепват връзките си.
Ето няколко примера за дейности за изграждане на виртуален екип, които можете да опитате:
Виртуални стаи за бягство
За виртуална ескейп стая всички се включват в една и съща онлайн ескейп стая. Те трябва да комуникират и да си сътрудничат, за да намерят улики и да решат загадки, преди да изтече времето за „бягство“.
Тази забавна игра е чудесна за отдалечени екипи с фрийлансъри, тъй като насърчава екипната работа за постигане на обща цел.
Вечер на викторини
Изберете въпроси за популярни филми, телевизионни предавания, музика и други забавни теми. Включете в всеки екип както фрийлансъри, така и вътрешни членове.
Всички могат да общуват в непринудена и спокойна обстановка, тъй като това е просто забавна игра с въпроси.
Планирайте такива дейности, като използвате шаблона Team Docs на ClickUp. Този персонализируем шаблон ви позволява да изброите въпроси за разчупване на леда, да зададете правила за различни виртуални дейности и да организирате всички подробности на едно място.
Дръжте шаблона „Team Docs“ в ClickUp под ръка по време на вашите виртуални дейности. Той ви позволява да видите длъжностите, опита и контактната информация на всички.
Тъй като това е документ за съвместна работа, целият ви екип, включително фрийлансърите, може да допринесе с идеи и обратна връзка. Тази централизация спомага за по-включващ и организиран процес на планиране, като гарантира, че всеки се чувства ангажиран в дистанционното общуване.
Използвайте ClickUp, за да подсилиш своя екип от фрийлансъри
Не забравяйте, че всеки успешен фрийлансър иска да предоставя качествена работа, а вие сте отговорни да ги подготвите за успех.
Започнете с ясно дефиниране на очакванията и предоставяне на подробни указания. С напредването на проекта предоставяйте редовна обратна връзка. Откритата комуникация ще им помогне да разберат къде трябва да направят промени.
Платформата за управление на проекти ClickUp съчетава всички функции, от които се нуждаете, за да управлявате членовете на вашия екип от фрийлансъри, включително проследяване на времето, комуникация в екипа и възможности за управление на проекти в една платформа.
Проследявайте работните часове спрямо бюджета на проекта, разпределяйте задачите по проекта, определяйте и проследявайте крайния срок на проекта, създавайте описания на проекти, базирани на изкуствен интелект, споделяйте важни файлове и комуникирайте в рамките на инструмента за управление на проекти на ClickUp.
Вече не е нужно да се занимавате с множество приложения, за да управлявате екипа си от свободни професионалисти и независими работници. Отговорът на въпроса как да управлявате свободни професионалисти започва с регистрация в ClickUp и тестване на безплатните му функции.