Тим Ферис е известен с това, че се застъпва за 4-часова работна седмица, като предполага, че ключът към подобряване на производителността е ефективността, а не времето. Тази философия подчертава един критичен аспект от управлението на работното място: балансът между натоварването на служителите и тяхното благополучие.
Ако смятате, че служителите са най-голямото ви богатство, вероятно вече търсите начини да им помогнете да постигнат този баланс. Вероятно това е и причината да сте тук.
Ето защо ви предлагаме помощ. В тази публикация ще разгледаме концепцията за натоварването на служителите, последиците от претоварването на целия ви екип и практически стратегии за поддържане на здравословен баланс.
Какво е претоварване на служителите?
Претоварването на служителите възниква, когато обемът и сложността на задачите, възложени на даден служител, надхвърлят неговата способност да ги изпълни ефективно в рамките на наличните време и ресурси.
Например, представете си разработчик, който вече работи на пълни обороти, в надпревара с времето, за да създаде продукт в рамките на спринта. Ако добавите още една функция, която да бъде разработена от него, без да коригирате съществуващата му натовареност или срокове, вие създавате претоварване на служителите.
Това може да има тежки последствия. Нека разберем как.
Разбиране на въздействието на прекомерната работна натовареност
Прекомерната работна натовареност по своята същност е нежелателна, тъй като поставя ненужен стрес върху служителите и води до множество проблеми, свързани със здравето на работното място. Тя е тихият хищник на работното място, който често остава незабелязан, докато не нанесе щетите си. Ето някои от най-големите ефекти на претоварването върху физическото и психическото здраве на служителите.
Влошаване на здравето: Подобно на машина, която работи прекалено дълго без почивка или поддръжка, човешкото тяло започва да се износва под постоянен натиск. Това влошаване води до реално намаляване на енергията, хронична умора, главоболия и др. Проучвания показват, че стресираните служители са с 40% по-голяма вероятност да развият сърдечни заболявания.
Стрес и проблеми с психичното здраве: Стресът е както причина, така и последица от прекалено много работа. Над 41% от служителите посочват претоварването на служителите като основна причина за стреса на работното място, което от своя страна води до забавяне на производителността, което допълнително влошава проблема.
Изчерпване: Световната здравна организация дефинира изчерпването като „синдром, който се счита за резултат от хроничен стрес на работното място, който не е бил успешно овладян“. Това води до изчерпване на енергията, чувства на негативизъм/цинизъм или намалена професионална ефективност, което се превръща в порочен кръг на продължително изчерпване. Такова състояние ще се отрази и на личния живот на служителя.
Токсични работни навици: Служителите започват да приемат стресиращото претоварване с работа като норма. Мениджърите оказват натиск върху членовете на екипа си да понасят стреса и да работят повече. Това затвърждава лошите навици като работа до късно, обаждания в необичайни часове, нередовно хранене и т.н.
Недоволство на служителите: Претоварването отнема удоволствието от работата и се отразява на удовлетвореността на служителите. То кара служителите да се чувстват, сякаш нямат избор, което унищожава както производителността, така и иновациите.
Като цяло, абсолютно никой не се чувства добре, когато е претоварен с работа, поне не в дългосрочен план. Ако не сте сигурни дали вашите екипи се чувстват преуморени, ето някои симптоми, за които можете да следите.
Разпознаване на симптомите на претоварване с работа
За да избегнете нещо, първо трябва да го идентифицирате и назовете. Разпознаването на симптомите на претоварване с работа е от решаващо значение за поддържането на здравословна и продуктивна работна среда. То може да се прояви незабелязано, но признаците му са несъмнени, след като знаете какво да търсите.
Намаляваща производителност: Служители, които преди са работили много, сега работят по-малко. Лесно е да се приписва това на лични проблеми, но често причината може да е, че те са били претоварени през цялото време и сега изпитват парализа от натоварването или изчерпване.
В зависимост от естеството на спада, триковете за продуктивност могат да помогнат. Ако нивото на производителност на някого постоянно спада, преоценете стандартите си за продуктивност, за да разпознаете претоварването с работа.
Спадане на качеството на работата: Писателят прави прекалено много граматически грешки? Програмистът пише софтуер, пълен с грешки? Адвокатът пропуска ключови клаузи в договора? Служителите, които се борят с прекалено много задачи, могат да се прибързват с изпълнението им, което води до грешки и спад в качеството на работата им.
Намалена мотивация: Ако някогашният енергичен графичен дизайнер, който кипеше от творчески идеи, сега създава еднообразни/безинтересни проекти, вероятно е претоварен. Претоварването не означава само, че има прекалено много работа. Може да означава и прекалено много еднообразни задачи.
В този случай, разнообразете нещата за тях, като разбъркате малко задачите им.
Болнични: Ако членовете на екипа ви се борят с физическото си здраве твърде често, например имат редовни главоболия или болки в гърба, или психически проблеми като тревожност и депресия, това може да е просто ефект от претоварването. Преди да преосмислите политиката си за отпуски, опитайте се да разберете дали разпределението на работата е причината за това.
Нежелано професионално поведение: Неспокойният сън на човек, обременен с прекалено много работа, води до лишаване от сън, което пряко се отразява на настроението. Това може да доведе до ненужни конфликти в организацията. Представете си мениджър, който се кара на екипа си, или акаунт мениджър, който крещи на клиент. Това може да е просто резултат от стреса.
По-ниска ангажираност: Има ли член на екипа, който редовно избягва обядите с екипа и събитията в офиса? Вероятно той е претоварен и просто иска почивка от общуването с екипа. Това може да важи и за всички други екстри, които предлагате. Ако даден служител е дистанциран, проверете неговата работна натовареност.
За всички горепосочени симптоми винаги можете да си представите алтернативна причина. Може да си помислите, че хората вземат болнични, защото са болни по други причини. Или че не са ангажирани, защото са срамежливи или интровертни. В много случаи това може да е вярно.
Въпреки това, ако се приемат външни причини и се пренебрегнат проблемите с претоварването, това може да доведе до катастрофални последствия за организацията.
Последиците от пренебрегването на претоварването на служителите
Претоварването на служителите не е еднократен краткосрочен проблем. Всъщност това е хроничен проблем, който засяга всяка част от организацията.
Отсъствия от работа: Американският институт за стрес установява, че над 1 милион служители отсъстват от работа всеки ден поради стрес от претоварване. Когато един служител отсъства, вие не губите само работата му за този ден, но и зависимостите. Може да им отнеме няколко часа на следващия ден, за да наваксат.
Повишена текучество на персонала: Една от най-непосредствените последици от пренебрегването на претоварването на служителите е повишеното текучество. Претоварените служители, които се чувстват недооценени и преуморени, са по-склонни да търсят работа на друго място, което води до загуба на опитни и талантливи кадри.
Тихо напускане: Вероятно сте чували за тази тенденция, при която служителите се оттеглят от работата си и избират да правят само най-необходимото от тях. Това е неагресивен начин за служителите да ви дадат да разберете, че са претоварени. Това може да доведе до
- Претоварване на други служители в екипа
- Проекти, чието изпълнение отнема повече време
- Липсата на иновации води до пропуснати възможности за приходи
- Недоволство сред клиентите и увеличаване на жалбите
Понижен морал на екипа: Когато служителите са претоварени, те се чувстват принудени да правят повече, отколкото е разумно възможно. Никой не се мотивира от такъв натиск. Това води до нисък морал и култура на страх и неудовлетвореност.
Такава среда задушава творчеството, иновациите и сътрудничеството, които са съществени компоненти за процъфтяващо работно място. С понижаването на морала се понижава и желанието на служителите да дават най-доброто от себе си, което допълнително намалява потенциала на организацията за успех.
Финансови последици: Лошото психично здраве на служителите струва на организациите милиарди всяка година. Добавете към това загубата на производителност, качество, ангажираност и лошо поведение, и вашите финансови резултати ще пострадат, докато игнорирате симптомите.
Когато служителите напускат, разходите за тяхното заместване са значителни, не само по отношение на разходите за набиране и обучение, но и по отношение на загубата на институционално знание и сплотеност на екипа.
Слуховете за токсични работни места се разпространяват бързо. С течение на времето ще ви бъде трудно да привлечете подходящи таланти, което ще ви струва много повече при наемането на персонал. Тази негативна публичност може да се отрази и на отношенията с клиентите и на стойността за акционерите.
Правни предизвикателства: Организациите могат да нарушават трудовото законодателство по отношение на работното време, заплащането на извънреден труд или безопасността на работното място, което води до скъпи съдебни спорове и глоби.
В обобщение, претоварването на служителите ви няма абсолютно никакви предимства. Затова е добре да предотвратите претоварването на служителите. Ето как.
Прилагане на решения за претоварването на служителите
Намаляването на броя на задачите, които възлагате на служителите, не винаги е ефективно за избягване на претоварването на служителите. Холистичният подход трябва да дава приоритет на баланса между работата и личния живот, психичното здраве и удовлетворението от работата.
Няколко водещи компании са поставили стандарти в прилагането на иновативни решения за ефективно справяне с този проблем. По-долу са представени някои от най-добрите практики за създаване на политики, свързани със здравето и благосъстоянието на служителите.
Приемане на ролята на превантивното здравеопазване
Превантивните инициативи в областта на здравеопазването имат за цел да поддържат и подобряват здравето на служителите, преди да възникнат проблеми. Google, например, разполага с фитнес центрове, стаи за масаж и медицински персонал, който е на разположение за консултации в кампуса. Този проактивен подход не само помага за ранното откриване на здравни проблеми, но и насърчава култура на благополучие, намалява стреса и предотвратява изчерпването.
Представяне на програми за подпомагане на служителите
Програмите за подпомагане на служителите (EAP) предлагат конфиденциална възможност за служителите да потърсят помощ при лични или свързани с работата проблеми. Тази система за подкрепа гарантира, че служителите имат достъп до необходимите ресурси за справяне със стреса, като по този начин се намалява въздействието на претоварването. EAP на EY (Ernst & Young) включва консултиране, правни съвети и услуги за финансово планиране.
Оценяване на баланса между работата и личния живот при управлението на претоварването с работа
Netflix предлага неограничен брой дни за отпуск и гъвкав работен график, за да насърчи по-добър баланс между работата и личния живот. Политиката се основава на доверие в способността на служителите да управляват ефективно работната си натовареност и личния си живот, като си отделят необходимото време за почивка. Това от своя страна дава на служителите правото да разполагат със своето време и автономност при вземането на решения.
Ефективна комуникация
В бързоразвиващите се организации изискванията са високи и постоянно се променят. Това може да доведе до очаквана работа в кратки срокове. В много случаи това не може да бъде избегнато.
Откритата и ефективна комуникация може да помогне за облекчаване на тежестта в такива ситуации. Тя помага на служителите да споделят с мениджърите си, когато се чувстват претоварени. Помага на колегите от екипа да се включат и да поемат повече работа, ако е възможно.
Поставяне на реалистични очаквания
Мениджър с 15-годишен опит може да изпълни задачите за 30 минути, докато на анализатор в началото на кариерата му това би отнело три часа. За да бъдат реалистични в очакванията си, мениджърите трябва да инвестират време и енергия в разбирането на способностите и наличността на служителите.
Значението на управлението на проекти при справянето с прекомерната натовареност
Ефективното управление на проекти може значително да облекчи претоварването на служителите, като рационализира задачите и осигурява справедливо разпределение на натоварването. Разглеждаме това в по-късна част от тази публикация в блога.
Всички горепосочени стратегии са на организационно ниво и спомагат за изграждането на безопасна и продуктивна работна среда. Въпреки че те са абсолютно необходими, те не се занимават с конкретните детайли. Реалната промяна може да дойде само от подобряването на отношенията между мениджърите и лидерите.
Ето няколко начина да поемете инициативата за изграждане на култура на баланс между работата и личния живот във вашата организация.
Ролята на мениджърите и работодателите в справянето с претоварването на служителите
Мениджърите и работодателите носят основната отговорност за справянето с претоварването на служителите, тъй като те разполагат с повече власт и авторитет. Като мениджър, вие трябва да поемете отговорност за това, че членовете на вашия екип не са претоварени, имат добър баланс между работата и личния живот и са ангажирани по здравословен начин с работата си.
Ето някои от начините, по които можете да го направите.
Направете благосъстоянието на служителите своя приоритет
Като мениджър, включете благосъстоянието на служителите в ключовата си област на отговорност (KRA). Научете се да разпознавате предупредителните сигнали. Уверете се, че вашият екип:
- Работното време се спазва
- Предпочитанията за времето/начина на провеждане на срещите се зачитат.
- Работната натовареност е балансирана
- Отпуските се одобряват навреме
- Уикендите и празниците са наистина почивни дни
Изградете доверие
Претоварването или неудовлетвореността на служителите възникват, когато те нямат чувство за принадлежност. За да се преодолее това, членовете на екипа трябва да участват активно в процеса на вземане на решения. Приемете демократичен подход към лидерството, насърчавайте автономността на екипа и им дайте възможност да се самоуправляват. Доверете им се, че ще управляват добре времето си.
Комуникирайте
Въпреки че в днешно време има много парадигми и рамки за лидерство, достъпни за мениджърите, подходът V2MOM предлага предимството на простотата. Той е лесен за възприемане и прилагане. Марк Бениоф, председател и главен изпълнителен директор | Salesforce Връзка към туит
Въпреки че в днешно време има много парадигми и рамки за лидерство, достъпни за мениджърите, подходът V2MOM предлага предимството на простотата. Той е лесен за възприемане и прилагане. Марк Бениоф, председател и главен изпълнителен директор | Salesforce Връзка към туит
Процесът „V2MOM“ на Salesforce, който насърчава прозрачността и съгласуваността по различни аспекти на работата, включително благосъстоянието, е пример за това как структурираните разговори могат да помогнат за разрешаване и смекчаване на проблемите, свързани с натоварването с работа.
Затова общувайте редовно с членовете на екипа си:
Изслушвайте ги: Създайте среда, в която служителите се чувстват комфортно да изразяват своите притеснения относно натоварването с работа.
Проверявайте как се чувстват: Провеждайте редовни проверки и отворен диалог за психичното здраве с вашите екипи. Тези разговори уверяват служителите, че тяхното благополучие е приоритет и че е нормално да потърсят помощ или промени в натоварването си.
Приемайте обратна връзка: Приемайте обратна връзка. Коригирайте натоварването с работа и въведете политики, които предпазват служителите от претоварване.
Интроспекция: Много проблеми, свързани с претоварването, могат да останат неспоменати. Например, един служител може да приема обезболяващи хапчета и да се притеснява да сподели с някого, че работата му причинява главоболие. Наблюдавайте и непрекъснато се вглеждайте в себе си, за да разберете как можете да подобрите и да поддържате екипите си щастливи, удовлетворени и продуктивни.
Докато правите всички тези промени в поведението, инвестирайте и в ефективно управление на натоварването на служителите с помощта на надеждни инструменти за управление на проекти.
Подготовка на работното място за бъдещето срещу претоварването на служителите
Работната натовареност на служителите не е като бизнес план, който се изготвя веднъж годишно. Тя е ежедневна практика. За да сте сигурни, че сте в крак с ежедневната работна натовареност на екипа си, се нуждаете от софтуер за управление на проекти като ClickUp.
Създаден специално за ефективно управление на проекти, ClickUp разполага с набор от функции за всякакви нужди.
Включете се правилно
Премахването на претоварването започва още преди новият служител да започне работа. Glassdoor съобщава, че ефективното въвеждане в работата може да увеличи процента на задържане на служителите до 82%!
Създайте цялостна програма за въвеждане в работата, която очертава правата, привилегиите, ролите, отговорностите и очакванията на новите служители. Направете я достъпна за тях по всяко време.
ClickUp Docs е чудесен начин да консолидирате документите за назначаване на служители. Можете също да свържете тези документи със задачи за дейности като подаване на банкови данни, подписване на споразумение за неразкриване на информация и др.
Предоставете на екипа няколко шаблона за продуктивност, с които да проследяват, коригират и балансират работните си графици.
Разпределяйте работата правилно
Познаването на текущата работна натовареност е отправната точка за подобряване на производителността. Изгледът на работната натовареност в ClickUp е проектиран точно за тази цел.
- Визуално управление на капацитета: Вижте текущите задачи и капацитета на всеки член на екипа, което позволява бързи корекции за предотвратяване на претоварването.
- Персонализирани изгледи: Вижте натоварването по начин, който отговаря на нуждите и предпочитанията на вашия екип.
- Проследяване на времето: Вижте приблизителното и проследено време, за да осигурите точно планиране.
- Пренареждане чрез плъзгане и пускане: Пренареждайте задачите визуално с едно кликване на бутон.
- Опции за филтриране и сортиране: Преглеждайте натоварването по проекти, отдели или лица, което подобрява анализа и вземането на решения.
Не забравяйте да не претоварвате служителите си с работа. Дайте им 10-15% резервно време, за да могат да бъдат креативни.
Създайте виртуално работно пространство
Дистанционните екипи са нормата в момента, поне в хибриден вариант. Затова създайте онлайн работно пространство, което е подобно на офиса.
Whiteboard на ClickUp позволява на екипите да обменят идеи или да си сътрудничат при решаването на проблеми. Екипите могат да се съберат на видеоразговор, да споделят бялата дъска и да впишат идеите си. След това превърнете списъка в задачи или действия.
ClickUp Chat view обединява съобщенията между членовете на екипа, за да обсъждат и изглаждат пропуските в комуникацията. Екипите в различни часови зони отговарят на съобщенията в удобно за тях време.
Дайте пълни инструкции
За да бъдат ефективни, екипите трябва да разполагат с цялата информация. Например, очертайте историята на потребителя, изискванията към функциите, критериите за приемане и т.н. в софтуера за управление на задачи ClickUp. Създайте списъци за проверка или действия според нуждите.
Позволете на участниците да задават въпроси в контекста на коментарите и поддържайте разговорите уместни.
Обмислете ежедневни дневници
Поканете някои от членовете на екипа си да използват някой от инструментите за проследяване на производителността на служителите. Шаблоните за работни дневници помагат да се разбере как служителите прекарват деня си. Ако времето им се изразходва в срещи, разговори или други ненужни разсейващи фактори, опитайте се да ги сведете до минимум.
Въпреки че правите всичко правилно, може да се сблъскате със ситуации, в които служителите са преуморени. В такива случаи трябва да реагирате по подходящ начин. Ето някои предложения.
Стратегии за намаляване на претоварването на служителите
Ако вашите екипи се чувстват претоварени, е необходима спешна и незабавна намеса. Въпреки това, прибързаното преразпределяне на задачите има ограничен ефект. Но все пак е добър начален етап.
Управление и намаляване на натоварването
Когато забележите симптоми на претоварване, започнете отначало. Използвайте инструментите си за управление на натоварването, за да видите как е разпределена работата в момента и да разберете неравенството. След това опитайте следните тактики.
- Определете приоритети: Оценявайте и класифицирайте задачите според тяхната спешност и важност.
- Преразпределете: Преразпределете задачите според уменията и способностите на всеки служител.
- Удължете сроковете: Говорете с бизнес екипа или клиента, за да спечелите допълнително време.
- Наемете допълнителни помощници: Наемете допълнителни изпълнители, които да ви помогнат с някои задачи.
Предотвратяване и справяне с претоварването с работа
След като сте преразпределили натоварването, е време да се уверите, че тази ситуация няма да се повтори. Ето няколко начина да го направите.
- Оценявайте точно времето за всяка задача и изготвяйте планове за тях.
- Инвестирайте в обучение и повишаване на квалификацията, за да подобрите производителността и ефективността.
- Провеждайте седмични прегледи, за да се уверите, че няма претоварване на служителите.
- Отделете време за ретроспективи, в които да разгледате натоварването и свързаните с него проблеми.
Използване на инструменти за по-добро управление на натоварването
Не се чувствайте длъжни да правите всичко лично. Използвайте технологии, инструменти и автоматизация, за да управлявате работната си натовареност.
Използвайте шаблон: Шаблонът за натоварване на служителите на ClickUp предоставя перфектна рамка за елиминиране на претоварването и предотвратяване на изчерпването. Изтеглете го, започнете да го използвате и планирайте ефективно натоварването си.
Бъдете информирани: Активирайте известията на ClickUp за задачи, които са просрочени, отследявано време, което надвишава очакваното време и т.н. Обръщайте специално внимание на симптомите на претоварване.
Автоматизирайте: Използвайте ClickUp Automations, за да автоматизирате повтарящи се задачи по управление на проекти.
Предотвратявайте претоварването на служителите с ClickUp
Управлението на натоварването надхвърля спазването на сроковете по проектите – то е нещо повече от определяне на броя часове, които трябва да работите. Спазването на сроковете отговаря само на нуждите на клиентите. За да бъдете наистина успешни, трябва да се уверите, че нуждите на вашите екипи също са задоволени.
Трябва да създадете среда, в която служителите се чувстват подкрепени, ценени и мотивирани. Най-добре е да им покажете, че използвате всички инструменти, с които разполагате, за да ги направите продуктивни, мотивирани, ефективни и удовлетворени.
Инструментът за управление на проекти на ClickUp предлага най-добрите функции, които ви позволяват да управлявате натоварването на вашия екип. Той ви дава необходимата видимост, за да създадете ефективна стратегия и планиране. Освен това предоставя визуални интерфейси и автоматизации, за да ги приведете в действие.
Предотвратете изчерпването, намалете текучеството и подобрете общата удовлетвореност от работата с ClickUp. Опитайте ClickUp безплатно още днес.
Често задавани въпроси
1. Какво е претоварване на служителите?
Претоварването на служителите възниква, когато на даден човек се възлага повече работа, отколкото той може разумно да изпълни в рамките на работното си време, което води до състояние, при което изискванията на работата надхвърлят капацитета на служителя да я изпълни.
2. Как се справяте с претоварването на работа?
Най-добрите начини за справяне с претоварването на работното място са:
Правилно планиране: Разберете капацитета и планирайте да го използвате ефективно.
Приоритизиране: Идентифицирайте спешните и важни задачи, за да се фокусирате върху това, което изисква незабавно внимание. Отложете останалото, без да претоварвате екипа си.
Определяне на реалистични срокове: Общувайте с екипа си и определяйте постижими срокове, които ще позволят висококачествена работа без излишен стрес.
Открита комуникация: Редовно оценявайте натоварването на екипа и преразпределяйте задачите, когато има претоварване.
3. Какъв е проблемът с претоварването с работа?
Претоварването с работа е вредно за организациите, служителите, личния им живот, семействата им и обществото като цяло.
За организациите последствията включват намалена производителност, по-висока отсъствие от работа, повишени нива на текучество и негативна култура на работното място, като всички те оказват влияние върху крайния резултат.
За отделните лица постоянното претоварване с задачи води до повишен стрес, изчерпване, нарушения на съня, отслабена имунна реакция и повишен риск от хронични заболявания.
Това намалява количеството и качеството на времето, което те прекарват със семейството си, което се отразява на тяхното щастие. Нещастните семейства създават стресирано, тревожно и склонно към конфликти общество, което не е от полза за никого.