В сложния свят на информационните технологии (ИТ) е задължително да имате ясна посока. Груб бизнес план или общи цели за вашия ИТ отдел могат да ви отведат само дотук. Независимо дали сте ИТ мениджър или бизнес директор, вие се нуждаете от добре дефинирани цели, за да знаете точно накъде трябва да се движи вашият екип и как да стигне дотам.
Поставянето на измерими и управляеми цели за вашия ИТ екип може да превърне вашите резултати от задоволителни в отлични, като даде на вашия бизнес предимство в всяка конкурентна индустрия. Това гарантира, че времето и усилията на вашия ИТ екип се използват ефективно, проблемите се решават бързо и всички са доволни – от бизнес лидерите до отделните членове на ИТ екипа. 🔥
В тази статия ще научим повече за ИТ целите и задачите, краткосрочни и дългосрочни. Ще обсъдим:
- 10 ИТ цели, съобразени с вашите настоящи ИТ системи
- Общи KPI за измерване на напредъка на вашия ИТ отдел
- Процесът на създаване на определени цели и проследяването им с инструменти като ClickUp, решение за управление на проекти за ИТ екипи.
Какво представляват ИТ целите?
ИТ целите са конкретни бизнес цели, които имат за цел да модернизират и подобрят дейността в ИТ отдела на дадена организация. Обикновено те са част от рамката за ИТ управление, като са съгласувани с и подкрепят общите цели на организацията.
Например, когато вашите конкуренти ви изпреваряват, като внедряват нови технологии, подобряването на оперативната ефективност се превръща в една от основните бизнес цели на вашата организация. Част от определените ИТ цели тук може да бъде внедряването на ИТ инструменти за повишаване на ефективността, които да автоматизират задачите и да оптимизират работните процеси. 🛠️
Важно е целите на вашия ИТ отдел да са в съответствие с общите бизнес цели. В предишния ни пример с ефективността, общата цел на ниво отдел може да бъде създаването на ИТ процеси и намирането на възможности за автоматизиране на задачите.
Поставянето на цели е ефективно само когато е съпроводено от определени срокове и ключови показатели за ефективност (KPI), с които да се измерва успехът. Ето защо много ИТ лидери използват рамката SMART за поставяне на цели, където SMART е акроним, който описва целите като:
- Конкретни
- Измерими
- Постижими
- Релевантно
- Срок
Също така е важно да оцените усилията и стойността, които вашите ИТ цели носят, за да можете да дадете приоритет на плановете, които имат най-голямо измеримо въздействие върху организацията.
Бонус съвет: Създайте SMART цели за вашите ИТ екипи, като използвате безплатния шаблон за план за действие SMART Goal на ClickUp. Той предлага отлична рамка за създаване на конкретни ИТ цели и постижими задачи, с вградени инструменти за проследяване на етапите.
Вижте още шаблони за определяне на цели !
Какви са ползите от поставянето на ИТ цели?
Когато дефинирате и приоритизирате ясно ИТ целите, можете да се насладите на предимства като:
- Организационно съгласуване: Усилията на ИТ отдела допринасят за растежа на организацията, като помагат за ефективното постигане на целите и успеха.
- Подобрено вземане на решения: ИТ целите предоставят надеждна рамка, към която да се обърнете, когато вземате трудни решения за всички ваши бизнес нужди и, което е по-важно, когато разпределяте ресурси или обновявате съществуващи системи.
- Оценка на ефективността: Когато знаете към какво да се стремите, ще имате отправна точка за проследяване на напредъка, оценка на ефективността и откриване на области за непрекъснато подобрение.
- Фокус и мотивация : Лесно е да се изгубите в рутинни ИТ задачи и да забравите защо правите това, което правите. ИТ целите дават усещане за посока и цел, мотивирайки екипите да работят целенасочено.
- Конкурентно предимство: Когато работата е съгласувана и ефективна, организацията може да се адаптира към текущите промени и тенденции и да има свобода за по-бързи иновации и набиране на инерция. Това позволява на компанията да изпревари конкурентите си и да се позиционира като лидер на пазара 👑
10 примера за ИТ цели за ИТ отдели
Вашите ИТ цели трябва да отразяват нуждите на вашия отдел и организация. За да обогатим вашия източник на вдъхновение, нека разгледаме десет актуални цели, върху които се фокусират днешните ИТ екипи. 🌱
1. Автоматизация и ефективност за оптимизиране на бизнес процесите
Водени от изкуствения интелект (AI) и машинно обучение (ML), най-модерните технологии, които са налични днес, имат потенциала да променят начина, по който организациите функционират. Използването на нововъзникващите AI/ML технологии за оптимизиране на ИТ операциите от начало до край и намаляване на грешките е нещо като неизбежна цел. 🤖
Следете технологичните постижения във вашата индустрия и бъдете отворени към инструменти, като софтуер за автоматизация на задачи, които могат да оптимизират вашия работен процес. Колкото по-скоро автоматизирате повтарящите се задачи, толкова повече време ще имате за друга ценна работа, като иновации в ИТ системите и инфраструктурата.
Например, много компании вече използват ClickUp, високо оценена и безплатна платформа за управление на проекти с набор от функции, специално предназначени за ИТ екипи. Платформата включва:
- ClickUp Automations за ускоряване на повтарящи се ръчни задачи
- ClickUp Form Builder за събиране и проследяване на бъгове и заявки за проблеми
- Функционалности като персонализирани полета, спринт точки, етапи и зависимости за проектиране на персонализирани работни процеси за ИТ отделите.
Освен това можете да се възползвате от един от най-модерните AI асистенти за ИТ на платформата: ClickUp Brain. Той може да създава и редактира ИТ документация, да създава брифинги, да генерира идеи за проекти, да попълва автоматично данни в таблици, да пише имейли до клиенти, да обобщава и превежда текстове за вас.
📮ClickUp Insight: 18% от участниците в нашето проучване искат да използват изкуствен интелект, за да организират живота си чрез календари, задачи и напомняния. Други 15% искат AI да се занимава с рутинни задачи и административна работа. За да направи това, AI трябва да може: да разбира нивата на приоритет за всяка задача в работния процес, да изпълнява необходимите стъпки за създаване или коригиране на задачи и да настройва автоматизирани работни процеси. Повечето инструменти са разработили една или две от тези стъпки.
ClickUp обаче е помогнал на потребителите да консолидират до 5+ приложения, използвайки нашата платформа! Изпробвайте планирането, задвижвано от изкуствен интелект, където задачите и срещите могат лесно да бъдат разпределени в свободни слотове в календара ви въз основа на нивата на приоритет. Можете също да настроите персонализирани правила за автоматизация чрез ClickUp Brain, за да се справяте с рутинните задачи. Кажете сбогом на натоварената работа!
📊 Искате да разберете как това се отразява на производителността на вашия екип? Изтеглете пълния доклад за състоянието на комуникацията на работното място.
2. Подобряване на усилията за сътрудничество, за да се опрости работата на вашия ИТ отдел
Дистанционната и хибридната работна култура са настоящето и бъдещето на ИТ, но те затрудняват сътрудничеството. Ето защо приемането на гъвкава работна среда е една от най-актуалните ИТ цели днес.
Това обаче не трябва да става за сметка на производителността.
Създайте култура на ИТ управление, базирана на самообслужване, но също така внедрете инструменти, които насърчават ефективната комуникация и сътрудничество от разстояние. 🤝
ClickUp се оказва идеалният инструмент за дистанционно сътрудничество . Той ви позволява да управлявате задачи и ресурси в централизирана платформа, което прави работата прозрачна и достъпна отвсякъде.
С ClickUp Whiteboards целият ИТ екип може да обменя идеи и да създава пътни карти в реално време. Можете също така да комуникирате незабавно чрез ClickUp Chat, коментари и @mentions, без да напускате приложението.
От съществено значение е да разполагате с изчерпателна база от знания, към която вашият ИТ персонал може да се обръща по всяко време. За щастие, ClickUp Docs ви позволява да създадете атрактивен ресурсен център за фирмени уикита и стандартни оперативни процедури (SOP). Това ще намали необходимостта от ненужни срещи и разменени мнения, което ще позволи на всички да се съсредоточат върху работата си.
3. Преоценка на технологичния стек за усъвършенстване на вашата бизнес стратегия
Нуждите на вашия ИТ отдел се развиват с разширяването на мащаба на работата и данните. Инструмент, който преди е бил революционен, може да стане неподходящ или остарял с появата на нови технологии. 📟
Една от вашите ИТ цели трябва да бъде редовното оценяване на вашия технологичен стак. Проучете нововъзникващите технологии и анализирайте настоящата си екосистема, за да откриете неефективности или излишъци и да намалите техническия дълг.
Ето някои полезни съвети за справяне с технологичния дълг👇🏽
Вместо да се занимавате с различни индивидуални инструменти, може да се наложи да внедрите унифицирана система, за да направите работата си по-ефективна, мащабируема и рентабилна.
Ето един пример: Цялостна платформа като ClickUp може да замести множество инструменти, включително софтуера ви за управление на задачи и проекти, софтуера за издаване на билети, пакета за управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM) и инструментите за редактиране на текст и комуникация, между другите.
4. Укрепване на киберсигурността с най-модерна технология
С напредъка на технологиите напредват и киберзаплахите. Ако вашият екип не е проактивен и бдителен, целостта и поверителността на чувствителните данни могат да бъдат компрометирани. Такова препятствие може да има значително влияние върху вашите ИТ цели, както и върху репутацията на компанията.
Възможна цел: внедряване на надеждна система за сигурност, за да осигурите безопасността на вашия бизнес, защитите чувствителните данни и гарантирате спазването на нормативните изисквания. 🔒
Уверете се, че новите ви ИТ системи включват:
- Мерки като криптиране на данни и двуфакторна автентификация
- Стратегии за намаляване на риска, включително процедури за архивиране и възстановяване
- Редовни одити и актуализации на сигурността
- Обучение за осведоменост по въпросите на сигурността
Съвет: Използвайте шаблона за план за действие за киберсигурност на ClickUp, за да организирате стратегията за сигурност на цялата компания в организиран и гъвкав формат.
5. Актуализиране на ИТ инфраструктурата и архитектурата на предприятието
ИТ инфраструктурата е основата на цялата ИТ работа. По същия начин, остарялата архитектура на предприятието може да доведе до проблеми като намалена производителност на системата.
Затова обмислете да посветите значително количество време и усилия на поддържането и оптимизирането на вашите ИТ системи. Например, все повече и повече компании днес мигрират към облачни решения, тъй като те са склонни да бъдат:
- Мащабируемост: Те ви позволяват да коригирате ресурсите в зависимост от търсенето.
- Сигурност: Те включват строги мерки за сигурност и решения за възстановяване при бедствия.
- Икономичност: Обикновено те имат ценова модель на базата на плащане при ползване.
- Достъпни: Те ви позволяват да имате достъп до данни отвсякъде, което ги прави подходящи за отдалечени екипи.
При миграция към облак е важно да планирате и контролирате внимателно операцията, за да гарантирате безпроблемно прехвърляне на данни и да предотвратите прекъсвания. Използвайте шаблона за анализ на технологичните нужди на ClickUp, за да добавите повече структура към този процес.
6. Намалете разходите, за да постигнете финансовите бизнес цели
Независимо дали става въпрос за директни инструкции от висшето ръководство или вътрешна инициатива, намаляването на разходите е цел, с която ИТ екипите се сблъскват често. Обикновено те трябва да си сътрудничат с финансовия екип, за да съгласуват инвестициите на ИТ отдела с капацитета и целите за приходи на компанията. 💰
За да намалите разходите, първо трябва да проследите и анализирате текущите разходи. Идентифицирайте областите, които водят до най-високи разходи, и намалете ненужните разходи. Опитайте се да договорите по-изгодни условия с доставчиците или преразгледайте стратегията си за разпределение на ресурсите. Можете да освободите някои ресурси чрез внедряване на ИТ автоматизация.
С ClickUp Finance Suite можете лесно да следите разходите и финансовите срокове, да правите автоматични изчисления въз основа на числови данни и да проследявате напредъка си към ефективно изразходване на средствата.
7. Инвестирайте в развитието на таланти, за да поддържате мотивацията и конкурентоспособността на екипите
Талантливите ИТ специалисти обикновено нямат затруднения да намерят добре платени работни места, но трябва постоянно да повишават квалификацията си, за да останат конкурентоспособни.
Една от критичните цели за много ИТ отдели е да преоценят уменията на персонала, да идентифицират пропуските в знанията и да предложат възможности за професионално усъвършенстване. Инвестирайте в програми за обучение и сертифициране, както и в конференции. По този начин можете да дадете възможност на вашия ИТ персонал да разнообрази уменията си и да остане конкурентоспособен.
Друго предимство на обучението е, че то облекчава част от натиска върху специалистите по подбор на персонал. Вместо да търсите нови служители, можете да се съсредоточите върху подготовката на настоящите си служители за по-трудни задачи.
Съвет: Използвайте шаблона за матрица на ИТ уменията на ClickUp, за да визуализирате уменията и експертния опит на настоящия си ИТ екип, категоризирани по роля или отдел, и да планирате програми за обучение.
8. Качество и внедряване на софтуер
Ако вашият екип разработва и поддържа софтуер, вашата цел може да бъде да подобрите този софтуер. Тези подобрения включват:
- Въвеждане на нови функции или актуализиране на съществуващите
- Осигуряване на достъпност на различни платформи, като уеб или мобилни устройства
- Усъвършенстване на дизайна на потребителското преживяване (UX)
- Намалете дефектите, като подобрите процесите на разработка и осигуряване на качеството.
Сега можете да оптимизирате целия цикъл на разработка с ClickUp. Използвайте го, за да създадете ясни пътни карти, да планирате и проследявате спринтове, да управлявате забавянията си и да проследявате напредъка. ClickUp дори се интегрира с добре известни хранилища като GitHub, GitLab и Bitbucket, което ви позволява да синхронизирате работата си между платформите.
9. Непрекъснато усъвършенстване и иновации за цялата компания
Независимо от отрасъла, насърчаването на култура на непрекъснато усъвършенстване е похвално. То ви позволява да постигнете, поддържате и подобрите оперативното съвършенство. 📈
Първата стъпка за постигане на тези резултати е мониторинг на напредъка и производителността. Трябва да дефинирате и проследявате KPI и да събирате обратна връзка от потребителите от самото начало. След това можете да анализирате тези данни, за да идентифицирате пречките, които ще оформят бъдещите ви решения и поставянето на цели.
Обмислянето на възможности за непрекъснато усъвършенстване е отлична дългосрочна цел, тъй като това ще разшири вашите възможности за решаване на проблеми и ще направи вашия ИТ екип по-устойчив.
10. Устойчивостта като част от вашите дългосрочни ИТ цели
Загрижеността за околната среда става все по-разпространена, което оказва натиск върху компаниите да бъдат социално отговорни. ♻️
ИТ индустрията не е изключение. ИТ компаниите и отделите могат да намалят своето въздействие върху околната среда по много начини. Някои цели, които трябва да се имат предвид, включват:
- Насърчаване на дистанционната работа: Намаляване на пътуванията до работа, за да се намали въглеродният отпечатък
- Приемане на кръговата икономика: Повторна употреба, ремонт и рециклиране на артикули за максимално ефективно използване на ресурсите и минимизиране на отпадъците.
- Преминаване към екологично чисти технологии и производство: Използване на хардуер и оборудване с оптимални рейтинги и сертификати за енергийна ефективност.
- Инвестиране във възобновяеми източници: Използване на слънчева или вятърна енергия за задоволяване на част или на всички енергийни нужди
- Оптимизиране на процеса на разработка: Преразглеждане на вашите практики за разработка на софтуер, така че да включват по-малко ресурсоемки процеси.
ИТ KPI показатели, които да проследявате заедно с целите на ИТ отдела
Макар че трябва да измервате напредъка по вашите цели колкото е възможно, не можете да обръщате внимание на всичко. Трябва да дадете приоритет на проследяването на определени KPI, които са най-релевантни за вашите текущи цели. 📚
По-долу ще изброим някои от най-често срещаните видове показатели в ИТ функциите, които могат да бъдат свързани с някои от целите, които обсъдихме по-рано:
Оперативни
За да измерите оперативната ефективност и ефикасност, можете да използвате:
- Процент на успеваемост на проектите: Процентът на проектите, завършени в срок, в рамките на бюджета и в съответствие със спецификациите.
- Отпадане на билети: Съотношението между общия брой и отворените билети, което показва процента на незавършените задачи.
- Средно време за обработка: Колко време обикновено е необходимо на екипа или на член на екипа, за да изпълни задача или да реши проблем
ИТ системи
Използвайте следните KPI, за да следите състоянието на вашата инфраструктура и софтуер:
- Време за работа срещу време за престой: Процентът от времето, през което вашите системи или сървъри работят, спрямо времето, през което не работят.
- Използване на сървър или облак: Измерване на производителността на системата
- Средно време за ремонт/възстановяване: Колко време обикновено е необходимо на ИТ екипа, за да разреши системни проблеми
Сигурност
Тези показатели се отнасят до вашите мерки за сигурност и управление на данните:
- Цел за време/точка за възстановяване: количеството време или данни, които вашата организация може да си позволи да загуби в случай на инцидент.
- Дни от последния инцидент: Колко време е минало от последния инцидент, което показва ефективността на внедрените стратегии за сигурност.
- Брой открити уязвимости: Използва се за наблюдение на излагането на потенциални заплахи.
- Процент на успеваемост на архивирането: Процентът на архивираните данни и броят дни от последното архивиране.
Финансови
Ако вашата ИТ цел е да анализирате и намалите разходите, можете да проследите следните показатели:
- ИТ разходи спрямо план: колко от наличния ИТ бюджет използвате и дали го използвате ефективно
- Възвръщаемост на инвестициите : Сравнение на печалбите и загубите, които са резултат от ИТ инвестициите.
- Спестени средства: Сумата, която сте спестили в резултат на преговори за разходите, консолидиране на инструменти и преминаване към по-достъпни решения.
Обслужване на клиенти
Показателите по-долу отразяват успеха на вашите усилия за разработка и оптимизация на софтуер:
- Процент на разрешени проблеми при първи контакт: Процентът на проблемите, разрешени при първия контакт със сервизния център.
- Удовлетвореност на потребителите и нетна оценка на препоръчителността: Субективната оценка на потребителите за това колко са доволни от вашия продукт или услуги и колко вероятно е да ги препоръчат на други хора.
- Процент на завършени процеси на въвеждане на потребители: Процентът на потребителите, които преминават през процеса на въвеждане, показва колко лесен за използване е вашият софтуер.
Човешки ресурси (HR)
За да оцените ефективността на стратегията си за развитие на ИТ таланти и усилията за подобряване на сътрудничеството, използвайте следните показатели:
- Удовлетвореност на служителите: Субективните чувства на служителите относно тяхната работа
- Процент на задържане на служителите: Процентът на служителите, които остават в организацията през определен период от време.
- Процент на присъствие на срещи: Процентът на служителите, които са присъствали на срещи, показващ готовност за сътрудничество и участие.
Как да зададете и проследявате ИТ цели с ClickUp
Поставянето на ИТ цели е рисковано и предизвикателно начинание, но ClickUp го прави лесно като детска игра. 😍
Нека видим как да извлечете максимална полза от това!
Първата стъпка е да запишете всичките си ИТ цели на страницата „Цели“ в ClickUp за вашата работна среда. Добавете имена, крайни срокове и отговорни лица, като настроите разрешенията за достъп за всяка цел.
След това разделите целите на измерими задачи. Имате на разположение четири типа задачи:
- Числени
- Финансови
- Вярно или невярно
- Цели на задачите
Можете също да преместите съществуващи задачи на ИТ отдела, за да ги свържете с цели. Групирайте сходни цели в папки, за да ги организирате и да ги направите по-лесни за управление. Например, ако вашата обща бизнес стратегия е да пуснете ново мобилно приложение през следващото тримесечие, всички цели и задачи на вашия ИТ екип могат да бъдат събрани в папка, наречена Цели за пускане на приложението.
Можете също да идентифицирате ключовите области за напредък на вашия екип, като добавите ClickUp Milestones — проследяването на малките успехи поддържа мотивацията на вашия екип.
Когато вие и вашият ИТ екип завършите работата, маркирайте задачите като Изпълнени и въведете резултатите си в платформата. ClickUp автоматично ще проследява вашия напредък, изразявайки го в проценти. Можете бързо да оцените колективния и индивидуалния напредък към всяка цел с помощта на седмични карти за оценка.
Измервайте KPI с таблата на ClickUp
Създайте своя ClickUp Dashboard и проследявайте в реално време KPI за напредъка по целите, производителността, капацитета на екипа, статистиките за отчитане на времето и всичко друго, което е от значение за вашия екип или проект. Той разполага с вграден калкулатор за сложни KPI.
Освен това можете да персонализирате таблото си с над 50 различни карти или отчета. Използвайте графични представяния като диаграми за изразходване и скорост, за да проверите състоянието на вашите ИТ цели.
Разбираме – ClickUp има толкова много функции, че в началото може да ви се стори трудно да го използвате. Ето защо сме подготвили множество ИТ шаблони за различни случаи на употреба, за да ви помогнем.
Например, можете да използвате шаблона за списък с ИТ проекти на ClickUp като отлична отправна точка за всеки проект. От наблюдение на крайните срокове на задачите до разпределяне на ресурсите, той може да ви помогне да подредите всичките си проекти.
Шаблонът за ИТ пътна карта на ClickUp е още едно идеално средство за стратегическо планиране и определяне на цели, подходящо за начинаещи. Този шаблон за ИТ пътна карта ви помага да проектирате цялата си ИТ програма на интерактивна времева линия, която може да се адаптира изцяло към променящите се бизнес нужди. 🥳
Задайте и надхвърлете целите на вашия ИТ отдел с ClickUp
Определянето на цели трябва да бъде последвано от обширно планиране и проследяване на напредъка. За щастие, инструмент като ClickUp може да направи всички тези стъпки лесно преодолими. Регистрирайте се в ClickUp и нека той ви подкрепи в усилията ви за стратегическо планиране и не само. ❣️