هل تريد أن تعرف القاعدة الأولى لتوفير الوقت في يوم عملك؟ لا تعيد اختراع العجلة. الترجمة: لا تقم بنفس المهمة مرتين - حتى لو تم إكمال الجولة الثانية من قبل فرد منفصل.
عندما يتم تسليم المشاريع بين شخصين أو أكثر (ناهيك عن قسمين أو أكثر)، هناك دائمًا خطر تكرار المهام. وأعباء العمل المكررة لا تحمل أي فوائد.
وبدلاً من ذلك، يصاب الطرفان بالإحباط لأن وقتهما ومواهبهما وطاقتهما كان يمكن استخدامها في مكان آخر. ويضيع فريق المشروع أو مدير المشروع في جنون العمل المكرر.
إذن، كيف يمكنك تجنب ذلك؟
الأمر بسيط: تقوم بصياغة عملية تسليم المشروع المثالية بين الأطراف، مما يضمن أن يعرف العاملون في المشروع في المستقبل ما تم إنجازه في الماضي بدقة. للقيام بكل ما سبق، تحتاج إلى نموذج تسليم المشروع.
ما هو قالب تسليم المشروع؟
يحدد قالب تسليم المشروع جميع تفاصيل المشروع أو الدور بحيث يمكن تسليمه بسهولة (كما يوحي الاسم) من طرف إلى آخر.
يحدد نموذج تسليم المشروع الخطوط العريضة ل
والمخرجات والمواعيد النهائية
وغيرها من التعليمات بطريقة سهلة الهضم. الهدف من قائمة مراجعة تسليم المشروع ذو شقين:
- يمنع تكرار العمل ويحدد جميع تفاصيل المشروع التي لم يتم إنجازها بعد أو التي تم إنجازها للوصول إلى اكتمال المشروع
- توفر على الشركة (ومدير المشروع) الوقت والموارد من خلال وثيقة تسليم مشروع متينة. بدلاً من الاضطرار إلى جدولة عدد لا يحصى من الاجتماعات لمناقشة عملية تسليم المشروع، يمكن لأصحاب المصلحة الرئيسيين ببساطة الرجوع إلى ملاحظات تسليم المشروع
الكشف التعاوني والتحرير التعاوني وإضافة التعليقات وتضمين الروابط داخل مستندات ClickUp Docs
أفضل مستندات تسليم المشروع تكون موجزة ودقيقة وتعاونية - مما يسمح بحدوث انتقال سلس. يجب أن تحدد جميع مذكرات التسليم جميع تفاصيل المشروع، وبالتالي منع الالتباس بين الأطراف وتكرار أعباء العمل.
وفقًا لـ
، وهو موقع يطلع الباحثين عن عمل على ثقافة الشركة، أن 50% من الموظفين يعقدون اجتماعات لمدة تتراوح بين ساعة و3 ساعات أسبوعيًا، ويعتقد 20% منهم أن هذه الاجتماعات مضيعة للوقت. من خلال اختيار قالب تسليم المشروع المناسب، مع استكمال جميع المعلومات والمهام والأولويات اللازمة للمشروع، فإنك تقلل من الحاجة إلى الاجتماعات غير الضرورية.
كيفية اختيار أفضل نموذج لتسليم المشروع
يقلل نموذج تسليم المشروع الناجح من الارتباك والإحباط وإهدار الموارد المحيطة بمشروع معين.
لاختيار أفضل نموذج لتسليم المشروع لمؤسستك، اطرح على نفسك هذه الأسئلة:
- من سيستخدم القالب؟ هل سيستخدم هذا القالب فرد واحد أو قسم أو الفريق التنفيذي؟ إن فهم أصحاب المصلحة هو المفتاح لاختيار التصميم الصحيح لتسليم المشروع
- ما هي الأدوات التي تحتاجها؟ هل تحتاج إلى تقويم للتسليمات أو طريقة لإرفاق المستندات المهمة أو وسيلة لتتبع التقدم المحرز بصرياً؟ فهم أدوات تخطيط العمليات المتاحة لك وكيفية استخدامها سيساعدك على اختيار القالب الصحيح
- ما هو التخطيط الأسهل للفهم؟ هل تحتاج إلى قائمة مراجعة أو جدول أو تقويم أو سير عمل؟ في حين أن العديد من القوالب تقدم طرق عرض متعددة وقابلة للتخصيص، فإن معرفة التخطيط الأكثر قابلية للاستخدام سيضمن لك أكثر فعالية تنفيذ المشروع
7 قوالب تسليم المشروع مجانًا لسهولة الانتقال
يمنع القالب الصحيح لتسليم المشروع تسليم المشروع بشكل صحيح عقبات المشروع، ويحدد الأولويات، و
لأعضاء الفريق الجدد أو الحاليين. تجد أدناه سبعة نماذج يجب تجربتها لتسليم المشاريع في مؤسستك.
1. قالب تسليم المشروع ClickUp
تحميل هذا القالب
تسليم مشروع من قسم إلى آخر؟ تأكد من عدم وجود فرص ضائعة مع استخدام
قالب تسليم المشروع الخاص ب ClickUp
.
يمكن أن يكون قالب تقرير تسليم المشروع هذا مخصصًا لشركتك، مما يتيح مساحة لاسم شركتك وشعارها وشعارها وشعارها ومعلومات الاتصال بها في الأعلى. لبدء الأمور، اكتب اسم المشروع والمؤلف (أي الشخص الذي يملأ التقرير)، متبوعًا بوصف موجز للمشروع.
من هناك، يغوص القالب في جميع جوانب المشروع، مما يمنع الالتباس بين الأقسام. يوفر قسم "المشاركون في التسليم" مساحة لصورة واسم ووصف دور كل متعاون في المشروع.
يقدم قسم "المتطلبات" جدولًا زمنيًا مفيدًا بشكل خاص، حيث يمكنك سرد كل مهمة والقسم المسؤول عن تلك المهمة، والموعد النهائي المرتبط بجميع الإجراءات المطلوبة قبل أن تتم عملية الانتقال. وأخيرًا، يسمح قسم "مهام الانتقال" لأعضاء الفريق أو مدير المشروع بتسجيل جميع الأنشطة المكتملة للمشروع، وبالتالي منع تكرار العمل. تنزيل هذا النموذج
2. انقر فوق قالب إجراءات التشغيل الموحدة لتسليم المشروع
تحميل هذا القالب
لنواجه الحقائق: لن يبقى الأشخاص المكلفون بمشروع ما على حالهم دائمًا. دوران الموظفين هو ببساطة جزء من إدارة الأعمال التجارية. عندما تقوم بتعيين أعضاء جدد في الفريق، فأنت تريد أن تجعلهم على متن الطائرة وعلى أهبة الاستعداد في أقرب وقت ممكن.
يضمن استخدام قالب إجراءات التشغيل القياسية (SOP) فهم الموظفين الجدد لما يجب القيام به وكيفية القيام به، ضمن أي دور معين.
نموذج إجراءات التشغيل الموحدة لتسليم المشروع من ClickUp
يوفر إرشادات واضحة ومتسقة بحيث يتبع جميع الموظفين نهجًا موحدًا لإكمال المهام، وبالتالي تقليل مخاطر الخطأ.
لمساعدة الموظفين الجدد على فهم دورهم ومسؤولياتهم، قم بملء قسم "النطاق" بالجوانب المختلفة للمهام الموكلة إليهم. ثم حدد العمليات الموحدة في قسم "الإجراءات"، مع استكمال الخطوات المرقمة والصور (إذا كانت مفيدة لفريق المشروع).
أخيرًا، امنح الزملاء الأدوات التي يحتاجونها للنجاح من خلال الربط بالموارد الضرورية (مثل المجلدات و/أو المهام و/أو الملفات) وملء قسم الأسئلة الشائعة (FAQ). تنزيل هذا النموذج
3. انقر فوق قالب تقرير تغيير المناوبة
تحميل هذا القالب
إذا كنت تدير مجموعة من الموظفين الذين يعملون في نوبات عمل، فإن نموذج مستند التسليم والتسلم يمكن أن يوفر ساعات لا حصر لها في الأسبوع. لمنع حدوث تباطؤ في الإنتاجية مع انتهاء نوبة عمل وبدء أخرى، استفد من
نموذج تقرير تغيير المناوبة الخاص بـ ClickUp
.
توفر خطة تسليم مشروع تغيير المناوبة سرداً مفصلاً لما حدث على مدار المناوبة السابقة وتحدد أولويات المناوبة القادمة. يمكن أن يثبت نموذج التسليم والتسلم هذا أنه لا يقدر بثمن لأي عمل يعمل بالساعة تقريبًا، من المستشفيات ودور رعاية المسنين إلى المقاهي وخدمات غسيل السيارات.
يجب استخدام تقرير تغيير المناوبة على أساس يومي - عفواً، على أساس يومي متعدد - مع ملء التاريخ وأوقات بدء المناوبة وانتهائها والموقع والمشرف في الأعلى. إذا لزم الأمر، يمكن ملء قسم "معلومات الموظف" بحيث يقدم كل عضو في الفريق تقريره الخاص.
من هناك، يوفر قسم "واجبات ومسؤوليات المناوبة" سردًا مفصلاً لجميع المهام والمهام الفرعية ومسؤوليات الموظف وحالة كل مهمة، بحيث يعرف كل زميل أولوياته القصوى عند تسجيل دخوله. وأخيراً، استخدم قسم "التحديات والتوصيات" لمناقشة أي عقبات تعترض مهام اليوم. تنزيل هذا النموذج
4. قالب خطة إدارة التغيير ClickUp إدارة التغيير
تنزيل هذا النموذج
المدير الجيد هو الذي يجعل المؤسسة بأكملها تعمل بكفاءة أكبر - تعيين المهام، وتفويض المسؤوليات، وتحديد الأولويات لبقية الفريق. يشرف مشرفو الشركة على جميع
-التكيف مع الأولويات المتغيرة، والمشاريع الانتقالية، وحتى دوران الموظفين.
إعداد المديرين للنجاح من خلال
قالب خطة إدارة التغيير في ClickUp
. يقسم القالب الجاهز إلى ثلاث مراحل انتقالية للمشروع (على الرغم من أنه يمكن توسيعها لتناسب مؤسستك أو فريق المشروع الفريد من نوعه).
في إطار المرحلة 1، يحدد المديرون التغييرات اللازمة للتحضير لانتقال المشروع. وفي إطار المرحلة 2، يقوم المدراء بنقل المشروع من قسم إلى آخر، وتحديد خطة التواصل والأحداث الرئيسية وخطة إدارة المقاومة. وأخيراً، تقوم المرحلة 3 بجمع ملاحظات أصحاب المصلحة، والاحتفال بالمكاسب، وتحديد الثغرات لعمليات الانتقال المستقبلية.
مع أكثر من 100 عملية تلقائية مبنية مسبقًا للاختيار من بينها، هذا قالب إدارة التغيير يساعد على تعيين المهام ونشر التعليقات ونقل الحالات تلقائيًا، مما يوفر وقتًا ثمينًا في أسبوع العمل.
بالإضافة إلى ذلك، يزوّد القالب المديرين بما يلزم لإبقاء كل مشروع في مهامه من خلال نظام سهل الفهم مرمز بالألوان، و عرض الجدول مع الأعمدة لجميع المعلومات ذات الصلة، وأشرطة التقدم لمختلف الخطوات. تنزيل هذا القالب
5. نموذج ClickUp لإعداد الموظفين
قالب تأهيل الموظف ClickUp على متن الطائرة
عند تعيين موظف جديد، فأنت تريد أن يساهم الفرد في مشاريع الشركة في أقرب وقت ممكن. ولسوء الحظ، قد يؤدي نقص التخطيط إلى تأخير عملية التأهيل لأسابيع (إن لم يكن لأشهر).
لتقصير عملية التهيئة وزيادة إنتاجية الموظفين الجدد، يمكنك الاستفادة من
نموذج ClickUp لتهيئة الموظفين الجدد في ClickUp
. يوفر هذا القالب سير عمل مفصّل يبدأ باليوم الأول للموظف في الوظيفة. تقوم القائمة المفصلة بتقسيم عملية التأهيل إلى أولويات أسبوعية، مما يسمح لأعضاء الفريق الجدد بالتحقق من كل مهمة أثناء قيامهم بها.
يمكن تخصيص هذا التقرير المرحلي للموظف الجديد بسهولة ليناسب شركتك أو قسمك الفريد. فكر في التوسع في كل مهمة عن طريق إضافة مهام فرعية (على سبيل المثال: تتضمن مهمة "ملء مستندات الموارد البشرية" مهام فرعية للمزايا الصحية والمساهمة 401 (ك) والخصومات الضريبية). أو أضف المرفقات أو توقيعات المشرفين أو المواعيد النهائية أو الملاحظات لجعل عملية الإعداد تسير بسلاسة قدر الإمكان. تنزيل هذا النموذج
6. انقر فوق قالب جانت تأهيل الموظفين على متن الطائرة
تحميل هذا القالب
لا تعتمد عملية التهيئة الناجحة على مجرد تهيئة الموظف الجديد للعمل. بل تعتمد أيضًا على عمل جميع أعضاء الفريق - حتى أولئك الذين عملوا في الشركة لسنوات - معًا كوحدة واحدة منتجة.
يتطلب الأمر حقًا قرية واحدة لإعداد موظف جديد للنجاح، حيث يعمل الموظفون من فرق الموارد البشرية والقانونية والأمنية جنبًا إلى جنب. ولذلك، يجب الإشراف على عملية التسليم ونقل المعرفة الشاملة للموظف الجديد على مستوى المدير أو المستوى التنفيذي - وهو بالضبط حيث
قالب جانت للموظفين الجدد في ClickUp
في العمل.
ينشئ هذا القالب خطة انتقال مبسطة للموظفين الجدد على المستوى التنظيمي. من خلال مخطط جانت، يتم إعطاء كل قسم (أي الموارد البشرية والقانونية والأمنية والقانونية والتدريب) مجلدًا خاصًا به، مع تفويض المهام لكل موظف. يتم إعطاء كل فرد شريط التقدم الخاص به، مما يوفر نظرة عامة عالية المستوى للمهام المكتملة
على سبيل المثال، قد يكون مدير الموارد البشرية مسؤولاً عن إكمال عمليات التحقق من الخلفية، وملء استمارة I-9، والتحقق من الهوية الحكومية للموظفين الجدد، وتقديم نماذج المزايا اللازمة. وفي الوقت نفسه، سيكون شخص ما من قسم الأمن أو القسم التقني مسؤولاً عن إعداد تسجيل دخول الموظف الجديد، وتطبيق تتبع الوقت الخاص به، والوصول إلى بطاقة الدخول الخاصة به.
مع وجود هذا النموذج التفصيلي تحت تصرفك، فإنك تمنع تكرار العمل مع تقديم أقصى قدر من الدعم لأعضاء الفريق الجدد. تنزيل هذا القالب
7. انقر فوق قالب إجراءات التشغيل الموحدة لخروج الموظفين
تحميل هذا القالب
عمليات تسليم المشروع لا تحدث فقط عندما ينضم موظف جديد إلى فريقك. فهي تحدث عندما يغادر شخص ما فريقك أيضًا.
مع
قالب إجراءات التشغيل الموحدة لخروج الموظف من ClickUp
، يمكنك جمع كل المعلومات الضرورية للمشروع من الموظف الذي يخرج من الشركة، وبالتالي منع أي انخفاض في الإنتاجية. باستخدام
عرض التقويم
، يمكنك جدولة مقابلة خروج الموظف، في حين أن
مستندات ClickUp
تتيح لك ميزة جمع وتخزين وإدارة أي أوراق ضرورية.
هذه الميزة
يسمح بنقل سلس للمعرفة، ويهيئ في النهاية عضو الفريق الجديد للنجاح. يمكنك جمع حالة المشروع لجميع المهام المفوضة، وإنشاء قائمة مرجعية بالمهام والمعلومات الرئيسية، وتعيين الأدوار والمسؤوليات لأعضاء الفريق الآخرين. باستخدام هذا القالب المفيد، يمكنك إنشاء
للموظفين الجدد والحفاظ على سير العمل في الشركة بسلاسة. تنزيل هذا القالب
منع حدوث انخفاض في الإنتاجية باستخدام قالب تسليم المشروع ClickUp
يتطلب الحفاظ على سير المشروع بكفاءة عدة أجزاء متحركة. فمع انتهاء نوبات العمل، أو انضمام موظفين جدد، أو مغادرة الموظفين، أو تغيير الإدارة، فأنت تريد الحفاظ على سير الأمور دون أي انقطاع.
يمكن أن يساعد نموذج التسليم الصحيح للمشروع في تعزيز إنتاجية الفريق عبر خطوط الإدارة. وسواء بدأت بأحد قوالب التسليم العديدة من ClickUp أو قمت بإنشائها من الصفر، يمكنك تعيين الواجبات والمهام الفرعية، وإنشاء تقويم للمواعيد النهائية، وتتبع التقدم المحرز في الوقت الفعلي، وتسليم المستندات المهمة بسلاسة.
باستخدام ClickUp، يمكنك بسهولة تخصيص طرق العرض أو الحقول أو العناوين أو النصوص لتناسب الاحتياجات الفريدة لشركتك.
تكامل
ومع
أكثر من 1,000 عملية تكامل
تحت تصرفك، يمكنك إدارة كل مشروع بفعالية.
هل أنت مستعد لمعرفة كيف يمكن لـ ClickUp أن يجعل مؤسستك تعمل بكفاءة أكبر؟
جرّبه مجانًا اليوم
.