قد يكون استخدام برنامج إدارة المشاريع لإنشاء جدول أعمال أمرًا شاقًا، ولكننا نوفر لك كل ما تحتاجه! قد يبدو الأمر غير ضروري في البداية، ولكن ما هو البديل؟ استخدام القلم والورقة لتدوين خططك؟ نحن لم نعد في عام 1990!
هناك سبب وراء لجوء العديد من الفرق الرائدة إلى ClickUp لعقد اجتماعاتها ووضع جداول أعمالها. يوفر ClickUp مجموعة واسعة من الميزات التي ستساعدك في كل شيء بدءًا من أبسط الجداول الزمنية وحتى خطط السفر المتقدمة للاجتماعات الجماعية. هيا بنا نبدأ!
أفضل 12 ميزة في ClickUp لتخطيط اجتماع
فيما يلي أفضل الميزات لتخطيط اجتماع أو إنشاء جدول أعمال لهذا الاجتماع باستخدام ClickUp:
1. المفكرة
الخطوة الأولى في أي شيء هي وضع خطة، أو على الأقل ينبغي أن تكون كذلك. كثير منا يتجنب وضع خطة لأنها تبدو عملية كبيرة غير ضرورية، لكننا نجعلها بسيطة في ClickUp! تتيح لك المفكرة تدوين الأفكار بسرعة فور خطرها على بالك. ماذا لو كنت في فريق ClickUp في عملك ولا تريد أن يرى زملاؤك خططك لتناول العشاء الليلة؟ هذا هو الشيء الرائع في المفكرة – فهي خاصة بك تمامًا. كما يمكنك إضافتها كملحق في Chrome واستخدامها متى أردت أثناء تصفح الويب. وهي متصلة بحساب ClickUp الرئيسي الخاص بك! هذا مكان رائع لبدء إنشاء جدول أعمالك ويتيح لك تدوين أفكارك فور خطرتها على بالك.
2. قائمة ومواعيد استحقاق المهام
يمكنك تعيين تواريخ استحقاق لقائمة كاملة أو لمهمة معينة. هذه ميزة ضرورية إذا كانت لديك مهام معينة يجب إنجازها قبل بدء الاجتماع. ضمان المساءلة والتأكد من أن الجميع على نفس الصفحة فيما يتعلق بموعد إنجاز المهام باستخدام تواريخ الاستحقاق! إحدى الأفكار هي إضافة جدول أعمال الاجتماع إلى وصف المهمة، انظر أدناه!
3. وصف المهمة
بمجرد تحديد موعد الاجتماع ووضع بعض الأفكار الأساسية، حان الوقت لوضع جدول أعمال وطلب آراء فريقك. هنا في ClickUp، نضع جدول الأعمال في وصف المهمة ويمكنك حتى تعديله بالطريقة التي تريدها باستخدام تحرير النص المنسق. يمكن للأشخاص بعد ذلك استخدام التعليقات لإدخال أفكارهم وإضافتها إلى جدول الأعمال.
4. التعليقات المخصصة
بعد أن يضيف الجميع أفكارهم، يمكنك استخدام التعليقات لإنشاء بنود عمل أو مهام لكل شخص مع تعليقات مخصصة. باقي هذه الميزات رائعة لضمان المساءلة والتأكد من إنجاز كل ما هو ضروري للاجتماع في الوقت المحدد!
5. ملحق Chrome
لنفترض أنك تتصفح الويب وأدركت أنك بحاجة إلى إنشاء مهمة من موقع ويب تشاهده حتى تتأكد من مراجعتها خلال اجتماعك القادم... ClickUp لديه حل لذلك! يتيح لك ملحق Chrome الخاص بنا إنشاء مهمة بسرعة من موقع الويب الذي تشاهده. يمكنك حتى تعيين قائمة افتراضية حتى تتمكن من إضافة المهام بسهولة إلى قائمة اجتماعاتك.
6. قوالب المهام
تتيح لك قوالب المهام الجديدة تمامًا حفظ المهام التي تستخدمها مرارًا وتكرارًا بسهولة. وهذا مثالي للاجتماعات. هنا في ClickUp، نبدأ كل اجتماع بمراجعة اجتماعنا الأسبوعي، لذا فإن قوالب المهام مثالية لضمان اتباع نفس الإجراءات العامة في كل مرة. وهذا يضمن أيضًا الاتساق بغض النظر عن الشخص الذي يعمل أو يدير الاجتماع. تأكد من الاستفادة من هذه الميزة القوية عند التخطيط لاجتماعك القادم.
7. المهام المتكررة
يوجد في كل مكتب تقريبًا مهام معينة يتم إنجازها على أساس مجدول. المهام المتكررة ممتازة لهذا الغرض وهي طريقة رائعة لضمان إنجاز المهام نفسها وفقًا لجدول زمني محدد أو إعادة فتحها بمجرد إغلاقها. مهامنا المتكررة قوية للغاية وتسمح بعدد لا يبدو محدودًا من التركيبات. هذه ميزة تميز ClickUp حقًا عن المنافسين وتتيح لك جدولة المهام التي تقوم بها كل أسبوع بسهولة.
8. التبعيات
كثير منا لديه مهام لا يمكنه القيام بها حتى انتهاء الاجتماع أو وضع جدول الأعمال... وهنا يأتي دور التبعيات! فهي تتيح لك وضع مهام في انتظار مهام أخرى أو حظرها، بحيث لا يكون هناك أي لبس بشأن موعد بدء العمل.
9. العلامات
تعد العلامات طريقة ممتازة لتتبع جميع المهام المتعلقة باجتماعك، حتى لو كانت ضمن قوائم مختلفة. يمكنك بسهولة وضع علامة "standup" على جميع مهامك اليومية والوصول إليها عبر القوائم عن طريق التصفية.
10. التقويم
يمكنك بسهولة عرض جميع مهامك مع تواريخ الاستحقاق في التقويم الخاص بك. كميزة إضافية، نوفر مزامنة ثنائية الاتجاه مع تقويم Google، بحيث يمكنك أيضًا عرض مهام ClickUp في تقويم Google، سواء كان ذلك عبر الإنترنت أو في تطبيق الهاتف المحمول.
11. قوائم المراجعة
يمكنك استخدام قوائم المراجعة داخل المهام أو داخل المفكرة حسب احتياجاتك. في كثير من الأحيان في ClickUp، إذا كان هناك شخص واحد فقط يقود اجتماعًا للفريق، فسيستخدم قائمة مراجعة داخل مفكرته لأنها طريقة سهلة لتدوين ملاحظات الاجتماع بكفاءة. قوائم المراجعة "ذكية"، لذا يمكنك تحديدها فعليًا وتجميعها إذا كانت هناك مهمتان مرتبطتان.
إذا كان الاجتماع تعاونيًا، فمن الأفضل استخدام قائمة مرجعية ضمن المهمة حتى يتمكن كل زميل من تحديد العناصر التي أنجزها في قائمته.
12. استخدم Slack
هل يستخدم فريقك Slack للتواصل والتخلص من رسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية؟ أو ربما يكون فريقك عن بُعد متصل عبر مناطق زمنية متعددة ويعد Slack أداة حيوية لتحديث الملاحظات والتقدم المحرز؟ إذاً، يمكن أن يساعدك ClickUp في هذا الأمر أيضًا. إذا ظهرت فكرة أو مهمة رائعة في محادثات Slack، يمكنك تحويل رسالة Slack تلقائيًا إلى مهمة أو تعليق. اطلع على المزيد حول كيفية عمل Slack مع ClickUp.
خلاصة
هذه القائمة طويلة، وهناك سبب لذلك! لدينا الكثير من الميزات المصممة لإنشاء جداول الأعمال وتخطيط الاجتماعات. جميع الميزات قابلة للتخصيص بشكل كبير، لذا مهما كانت احتياجاتك، نحن جاهزون لتلبية احتياجاتك!