كيفية تحسين التواصل بين الإدارات

التواصل بين الإدارات يشبه جوهرة متعددة الأوجه.

كل وجه يعكس الضوء بشكل مختلف، لكنه جزء من نفس الجوهرة. وبالمثل، تستخدم كل إدارة في المؤسسة إطارًا فريدًا للتواصل التعاوني مدفوعًا بأهداف وأدوار وغايات مختلفة.

يمكن تعريف التواصل بين الإدارات على أنه تدفق المعلومات والبيانات والرسائل بين مختلف الإدارات أو الوحدات أو الفرق، مما يسهل تنسيق المهام والمشاريع والأهداف التنظيمية.

يتضمن التواصل بين الإدارات خمسة عناصر أساسية:

يعد التواصل بين الإدارات أمرًا بالغ الأهمية لضمان سير العمل في المؤسسة بشكل سلس. وذلك للأسباب التالية:

بعد قراءة كل ما سبق، كم مرة تتاح لك الفرصة للتفكير في الحالة الحقيقية للتواصل بين الإدارات في شركتك؟ هل تعمل فرقك بشكل تعاوني حقيقي أم أنها تعمل في عزلة، وتواجه عقبات بسبب سوء التواصل وتسرب المعلومات وسوء الفهم؟

وإذا كنت حريصًا على تعلم كيفية تحسين التواصل بين الأقسام وبدء التواصل المركزي، فماذا يجب أن تفعل؟

لا تقلق، فهذا المنشور على المدونة يستكشف عشر نصائح عملية لتحسين التواصل بين الأقسام وضمان تواصل الأقسام المختلفة مع بعضها البعض، وليس بعضها البعض.

لا تقلق، فهذا المنشور على المدونة يستكشف عشر نصائح عملية لضمان العمل الجيد بين مختلف الإدارات. سنناقش أيضًا كيف يمكن لأداة إدارة المشاريع مثل ClickUp أن تساعد في التواصل الفعال بين الإدارات.

لنبدأ.

استراتيجيات لتعزيز التواصل بين الإدارات

1. تقييم ممارسات التواصل الحالية

كما هو الحال مع معظم المبادرات التنظيمية، يبدأ تحسين التواصل الداخلي بين الإدارات المتعددة بفهم أين تكمن الثغرات ولماذا يعد التواصل بين الإدارات أمرًا مهمًا.

المفتاح لتحسين التواصل بين الإدارات هو التحدث إلى كل إدارة معنية.

فكر في استخدام استبيانات مجهولة المصدر ونماذج تعليقات لجمع آراء صريحة من الجميع. تتبع أنماط التواصل، مثل تكرار الرسائل الإلكترونية أو الرسائل المتبادلة ومدة الرد عليها، وحتى نقاط المناقشة في الاجتماعات المشتركة بين الإدارات.

سيساعدك ذلك على فهم تصورات الموظفين وإبراز نقاط الضعف المحددة في التواصل بين الإدارات.

بمجرد حصولك على جميع النقاط الرئيسية، قم بعقد اجتماع مشترك لمناقشة الأنماط ووضع هيكل للتواصل في المستقبل. من الضروري أخذ آراء جميع الإدارات والعمل بشكل تعاوني لتحقيق هذا الهدف.

يضمن استخدام نموذج ClickUp للتواصل مع الموظفين توصيل رسالتك بدقة وإبقاء موظفيك على اطلاع دائم. يتضمن النموذج ما يلي:

تنزيل هذا النموذج

2. وضع أهداف مشتركة بين الإدارات

في كثير من الأحيان، يكون سوء التواصل بين الأقسام نتيجة لعدم وجود أهداف مشتركة. على سبيل المثال، قد يركز قسم التسويق على جذب العملاء المحتملين، بينما يركز قسم المبيعات على تحويل العملاء المحتملين إلى عملاء فعليين وزيادة الإيرادات. ومع ذلك، إذا اتبع القسمان نهجًا تعاونيًا في تحديد الأهداف، فسيكون من مصلحة كلا القسمين البقاء على اطلاع على آخر المستجدات ومساعدة بعضهما البعض.

على سبيل المثال، قد تعمل فرق DevOps وخدمة العملاء بشكل مستقل في العادة. ولكن إذا حددت هدفًا مشتركًا، مثل حل عدد محدد من تذاكر العملاء المتعلقة بأداء التطبيق، فسيتمكنون من مساعدة بعضهم البعض بشكل أفضل.

يمكن لفريق خدمة العملاء توفير تحديثات فورية للعملاء، بينما يمكن لفريق DevOps تحديد أولويات حل التذاكر. يمكنك استخدام نموذج خطة الاتصال من ClickUp لتخطيط أهدافك المشتركة وتنظيم المعلومات في مستند مركزي واحد.

يأتي النموذج مسبقًا مع العديد من الخيارات التي تتيح لك:

تنزيل هذا النموذج

بالإضافة إلى ذلك، من الأفضل استخدام ميزة مفيدة مثل ClickUp Custom Task Statuses لتقليل الحاجة إلى عمليات التحقق المستمرة وإبقاء جميع أفراد الأقسام المختلفة على اطلاع دائم. يساعد ذلك الأقسام المتعددة على فهم تقدم المهام والتبعيات دون الحاجة إلى التواصل مع أفراد الأقسام الأخرى.

في المثال أعلاه، يمكن لفريق DevOps إضافة مراحل مختلفة إلى المهام، مثل "قيد التنفيذ" أو "معلقة"، أو مجرد استخدام قوائم مراجعة بسيطة لإظهار متى تكون المهام "منجزة" أو "غير منجزة". وبهذه الطريقة، يمكن لممثلي خدمة العملاء تقديم تحديثات صحيحة وفي الوقت الفعلي للعملاء وفقًا لذلك.

3. إشراك القيادة في العملية

عند تنسيق التواصل بين الإدارات، من المهم الانتباه إلى المواقف التي تؤدي إلى منافسة غير صحية أو صراع بين الفرق متعددة الوظائف بدلاً من التعاون الفعال. احصل على موافقة جميع رؤساء الإدارات حتى يتواصلوا بشكل سلس وفعال.

يجب أن يعملوا معًا لدعم الأهداف المشتركة بشكل فعال والحفاظ على علاقات جيدة مع الإدارات الأخرى مع الدفاع عن احتياجات إداراتهم.

شجع الجميع على المشاركة في أنشطة بناء الفريق والمحادثات الرسمية، وكن منفتحًا على التعليقات أو طلبات المساعدة. يمكن أن يساعد ذلك في إقامة علاقة محايدة بين الإدارات لسد فجوات التواصل الأفقي أو التوسط في أي خلافات محتملة. يعمل ClickUp على تبسيط هذه العملية بشكل كبير.

أصبح التواصل مع الفرق الأخرى أقوى بكثير. إدارة المشاريع والمهام على هذه المنصة مذهلة. جميع أقسام الشركة ممتنة لنا على تشجيعنا على استخدامها، بما في ذلك الموظفون المستقلون والمتعاقدون الذين أصبحوا الآن على دراية تامة بتوقعاتهم ويمكنهم تحديث المعلومات بسهولة.

4. تعزيز بناء الفريق بين الإدارات

كلما زادت معرفة الإدارات ببعضها البعض، زادت فرص تعاونها لتحقيق الأهداف المشتركة. من المفيد دائمًا الاستثمار في الأنشطة التي تشجع على ترابط الفريق وروح الزمالة.

يمكنك تنظيم ليلة بولينغ لجميع الموظفين أو تنظيم فعالية خارجية للشركة تتضمن أنشطة لبناء الفريق تعتمد على العمل الجماعي ووضع الاستراتيجيات.

على سبيل المثال، تنظيم هاكاثون على مدار 24 ساعة حيث تعمل فرق مختلطة على تطوير حلول لمشكلة على مستوى الشركة لتعزيز التعاون وتشجيع التواصل بين الأقسام.

حتى لو كنت تعمل في فريق عن بُعد، يمكنك تنظيم فعاليات افتراضية مثل دروس اليوغا أو أمسيات الألعاب. يمكنك إضافة بطاقة هدايا إلى ذلك حتى يتمكن الجميع من طلب العشاء على حساب الشركة والاستمتاع به كجزء من الاستجمام الافتراضي.

بالإضافة إلى ذلك، قم بتسهيل عقد اجتماع أسبوعي واحد على الأقل بين الإدارات التابعة لك حتى يتسنى لها تطوير أسلوب تعاون منتظم.

اسمح لهم بتخطيط العمليات بصريًا وإضافة ملاحظات وتسجيل إبداعاتهم الجماعية باستخدام ClickUp Whiteboards.

بفضل الرؤية الفورية لمن يشاهد اللوحة البيضاء ويساهم فيها، يمكن للأقسام الفردية التعاون بسلاسة، وتجنب التداخل والالتباس. سواء كان ذلك في تخطيط السباقات السريعة، أو تطوير استراتيجيات التسويق، أو تحسين العمل الجماعي، فإن ClickUp هو حقًا أحد أفضل أدوات الاتصال في مكان العمل لتحسين التواصل بين الأقسام.

5. ضمان المساواة في الوصول إلى آخر أخبار الشركة

يؤدي ضعف التواصل بين الإدارات في بعض الأحيان إلى شعور إحدى الإدارات بأن الإدارة الأخرى تحصل على آخر المستجدات قبلها. وقد يؤدي ذلك إلى الشعور بالاستياء وتدهور التواصل بين الإدارات.

يمكن حل هذه المشكلة بسهولة عن طريق نشر آخر أخبار الشركة على بوابة إلكترونية مشتركة أو لوحة إعلانات رقمية مشتركة بحيث يمكن لجميع الموظفين الوصول إليها في وقت واحد (بدلاً من سلسلة رسائل البريد الإلكتروني، حيث تزداد احتمالية نسيان بعض الأسماء) ويكونوا على اطلاع دائم على آخر المستجدات.

على سبيل المثال، يمكنك استخدام ClickUp Docs لإنشاء مستودع مركزي للمعرفة الخاصة بالشركة وخطط المشاريع وملاحظات الاجتماعات وما إلى ذلك.

بفضل ميزات التحرير والتعليق في الوقت الفعلي، يمكن للموظفين أيضًا التعاون على المستندات لتحديثها بشأن تقدم المشروع وتغييرات السياسة والأحداث القادمة.

استخدم ClickUp Assign Comments within Docs (تعليقات ClickUp داخل المستندات) للسماح بتقديم الملاحظات والمناقشات غير المتزامنة. يمكنك بسهولة حل التعليقات أو إعادة تخصيصها مباشرة في قسم التعليقات.

يعد نموذج الاتصالات الداخلية من ClickUp طريقة رائعة للإعلان عن الأحداث أو التحديثات الداخلية. سواء كان ذلك اجتماعًا لجميع الموظفين أو محادثات فردية، يمكنك استخدام النموذج من أجل:

تنزيل هذا النموذج

6. تطبيق تقنية فعالة للتواصل بين الإدارات

لا يمكن للتكنولوجيا أن تحل محل العلاقات الإنسانية القوية، ولكنها أداة مساعدة رائعة. استخدم التكنولوجيا للمساعدة في زيادة مشاركة الموظفين وتسهيل التواصل بين الإدارات.

تجاوز سلسلة رسائل البريد الإلكتروني التقليدية للتعاون بين الأقسام واستثمر في منصات التواصل الفوري لمشاركة آخر مستجدات العمل والمحادثات الممتعة والتعليقات الفردية من الرؤساء وغير ذلك الكثير. استفد من مزايا التعاون بين الأقسام باستخدام أدوات مثل ClickUp.

على سبيل المثال، باستخدام ClickUp Clips، يمكن لفرق المنتجات إنشاء مقاطع فيديو للشاشة ومشاركتها لعرض العمليات أو تقديم الاقتراحات أو مشاركة التحديثات مع فريق المبيعات والأقسام الأخرى. تساعد أداة التواصل المرئي هذه على ضمان فهم جميع الموظفين لرسائلك بوضوح وسهولة.

من ناحية أخرى، تعزز ميزة ClickUp Chat Views التواصل والتفاعل الشامل بين الموظفين. ونظرًا لأنها تعمل على نفس المنصة، يمكنك إدارة المشاريع والدردشة مع الزملاء في مكان واحد.

توفر هذه الميزة مساحة محادثة مركزية لمختلف الإدارات، مما يقلل من الحاجة إلى إرسال رسائل البريد الإلكتروني والرسائل المتفرقة. وهي تحافظ على جميع الاتصالات في سياق مهامك وتبقي إداراتك متصلة ببعضها البعض.

7. تبسيط آليات التغذية الراجعة

التواصل الأفقي السلس ضروري لتنسيق العمل بين الفرق متعددة الوظائف.

ومع ذلك، فإن تحسين التواصل بين الإدارات سيواجه بعض العقبات. من المفيد توفير منصة خالية من الأحكام المسبقة حتى يتمكن الموظفون من مشاركة أفكارهم ومشاكلهم، سواء كانت تتعلق بمواقف محددة أو بالفريق ككل.

لمعالجة هذه المشكلة، قم بنشر نماذج خطة الاتصال هذه وحدد تواتر وأساليب وقنوات تقديم الملاحظات. سيضمن ذلك وجود آلية يطلع من خلالها الجميع على موعد وتوقيت تلقي الملاحظات وتقديمها.

يمكنك أيضًا إنشاء نماذج تعليقات عبر الإنترنت يمكن لزملائك في العمل ملؤها بشكل مجهول.

عقد اجتماعات مراجعة دورية مع رؤساء الأقسام لمناقشة النقاط الهامة التي تم تلقيها عبر مختلف القنوات ووضع حلول في جو من الهدوء. مع مرور الوقت، ستبدأ في ملاحظة أن الأقسام تشعر بالتقدير والاستماع إليها.

8. معالجة النزاعات بسرعة وإنصاف

قد تنشأ النزاعات بين الإدارات لعدة أسباب، ومهما كانت هذه الأسباب، عليك التدخل وحلها في أسرع وقت ممكن. الخطوة الأولى هي تقليل مخاطر النزاع إلى الحد الأدنى من خلال توضيح التوقعات الفردية بشكل واضح للغاية.

في حالة حدوث نزاعات، امنح كل طرف المجال لتوضيح وجهة نظره وتسهيل التوصل إلى اتفاق. حدد جداول زمنية واضحة لكل مرحلة من مراحل هذه العملية.

لا ينبغي أن يكون الهدف من حل النزاعات مجرد تهدئة الأمور. إذا كان من الممكن إجراء تحسينات ملموسة، مثل إعادة تعيين شخص ما في مجال مهاري يفضله أو إعادة تعديل المهام المطلوبة لتكون أكثر "إنصافًا"، فلا تتردد في اقتراحها. وبالطبع، سيكون للمدير المباشر للموظف المعني ورئيس القسم الكلمة الفصل في هذا الشأن.

في الوقت نفسه، زود رؤساء الأقسام بالموارد والتدريب اللازمين لتعرف على مجالات النزاع المحتملة وحلها بشكل مستقل. على سبيل المثال، يمكنك تقديم ورش عمل حول الاستماع الفعال وتقنيات الوساطة والتفاوض.

9. احتفال بالإنجازات التعاونية

أحد أفضل الطرق لبناء روح الزمالة هو الاحتفال بالإنجازات المشتركة. وعندما يكون ذلك نتيجة للتواصل الفعال بين الإدارات، فإنه يكون أمراً جديراً بالثناء.

سواء كان ذلك تحقيق هدف مشروع بنجاح أو اعتماد استراتيجيات اتصال بسلاسة، يجب أن يكون لديك نظام يقدر عمل كل قسم في المؤسسة وعمل الأقسام الأخرى.

10. تنمية ثقافة قائمة على التعاطف

في نهاية المطاف، يتواصل الموظفون بشكل أفضل عندما يشعرون بالثقة في أن أصواتهم مسموعة، وأن الأخطاء هي خطوات نحو التحسين. تشجيع التواصل الفعال بين الأقسام هو فرصة لخلق ثقافة شركة تضع التعاطف في المقام الأول.

يمكنك البدء بوضع مثال يحتذى به حيث يكون فريق القيادة صريحًا في مشاركة الملاحظات والعمل على الأخطاء. شجع على عقد جلسات سرد القصص حيث يشارك كبار المديرين تجاربهم الشخصية في التعاون القائم على التعاطف.

كلما شاهد موظفوك أمثلة على تعامل الإدارات المختلفة مع المواقف المعقدة، زادت احتمالية قيامهم بتقليد هذا السلوك. كما أن ذلك يساعد في بناء بيئة عمل أكثر دعماً وتفهماً.

شاهد مؤسستك تحقق النجاح بفضل التواصل الفعال بين الإدارات

من الطبيعي أن يبحث الإنسان عن مصالحه ومصالح فريقه، ولهذا السبب قد يكون من الصعب تحسين التواصل بين الأقسام.

ومع ذلك، يمكنك من خلال بذل جهد واعٍ مساعدة أقسامك على رؤية ما يجمعها وتحفيزها على العمل بشكل تعاوني. ابدأ بتحديد الأهداف وتيسير الحوار من خلال عقد اجتماعات منتظمة لتحسين التواصل بين الإدارات.

قد تكون المكاسب صغيرة في البداية، ولكن مع بذل جهود مخلصة، ستستمر في الظهور. وبمرور الوقت، يمكنك الاستفادة من الأقسام التي تثق ببعضها البعض وتعزز نمو بعضها البعض في السعي لتحقيق النجاح المشترك.

أخيرًا، يجب أن يُستكمل التواصل بين الإدارات بالأدوات المناسبة وفرص التغذية الراجعة. يمكن لـ ClickUp تبسيط العمليات وإزالة حواجز التواصل.

باعتبارها منصة شاملة لإدارة المشاريع، فهي تعمل على تجميع بيانات العمل والمشاريع والمناقشات والتعليقات والتقدم المحرز، مما يضمن الشفافية ويقلل من سوء الفهم على جميع المستويات.

لا مزيد من العمل في عزلة مع ClickUp.

اشترك في ClickUp مجانًا واستعد لتجربة الفرق الذي يمكن أن يحدثه التواصل الفعال في مؤسستك.