كيفية كتابة تقرير الحادث في العمل

الحوادث تقع، حتى في مكان العمل. ومع ذلك، فإن طريقة تعاملك معها ومنع وقوع حوادث مماثلة مرة أخرى يمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا.

كتابة تقرير الحادث هي إحدى الطرق لضمان ذلك.

من المهم معرفة كيفية تقديم تقرير الحادث سواء كنت شاهدًا على حادث انزلاق وسقوط أو تعرضت لخلل في أحد الأجهزة. سيحميك تقرير الحادث المفصل أنت وزملائك ويساعد مكان عملك على توفير بيئة أكثر أمانًا للجميع.

سنغطي كل ما تحتاجه حول تحديد المخاطر وإنشاء تقرير حوادث عمل مقنع. سنشرح أيضًا المعلومات التي يجب تضمينها وكيفية تنظيم تقريرك. ستجد أيضًا نصائح وموارد مفيدة لتوثيق كل شيء بدقة.

ما هو تقرير الحادث؟

تقرير الحادث هو وثيقة مهمة في أي مكان عمل، حيث يُعد السجل الرسمي لحدث غير متوقع. اعتبره سجلاً شاملاً أو نموذجًا لتقييم المخاطر يوثق من وقع الحادث وماذا حدث ومتى ولماذا وكيف.

لنأخذ مثالاً على تقرير حادث: لنفترض أن أحد موظفي المطبخ أصيب بحروق من الزيت الساخن أثناء قلي الطعام. سيوثق تقرير الحادث التاريخ والوقت والمكان الدقيقين للانسكاب ويذكر بالتفصيل الأحداث التي أدت إلى الحادث، بما في ذلك إعادة ملء المقلاة أو محاولة الوصول إلى إحدى الأدوات.

سيوضح التقرير بوضوح خطورة الإصابة وأي إسعافات أولية تم تقديمها. وسيحقق في الأسباب المحتملة، مثل عطل في مقبض المقلاة أو درجة حرارة الزيت غير الصحيحة. وتصبح هذه المعلومات أداة حيوية لمنع تكرار وقوع حوادث مماثلة.

فهم تقرير الحادث

يعد الإبلاغ عن الحوادث أو إدارة الحوادث أمرًا ضروريًا لضمان السلامة في مكان العمل. وهو عبارة عن توثيق رسمي لأي حدث غير متوقع كان من الممكن أن يؤدي إلى إصابة أو تلف في الممتلكات أو تعطيل العمل.

ما هو الحادث في سياق السلامة المهنية؟

في مجال السلامة المهنية، يشير الحادث إلى أي حدث غير متوقع يحدث في مكان العمل ويمكن أن يتسبب في ضرر.

الجانب الحاسم هو احتمال وقوع ضرر. حتى في حالة عدم وجود إصابة أو ضرر فوري، فإن الحادث يسلط الضوء على خطر محتمل على السلامة يحتاج إلى الاهتمام. يتيح هذا النهج الاستباقي للمؤسسات معالجة المشكلات قبل أن تتفاقم وتؤدي إلى حوادث خطيرة.

لماذا يجب الإبلاغ عن الحوادث: الغرض من الإبلاغ عن الحوادث

يعد الإبلاغ الفعال عن الحوادث العمود الفقري لأي برنامج قوي للصحة والسلامة. وإليك الأسباب التي تجعل كل مؤسسة تتخذ الإجراءات اللازمة:

لا تنتظر وقوع حادث خطير. اجعل الإبلاغ عن الحوادث ممارسة روتينية في مؤسستك اليوم!

الفرق بين تقرير الحادث وتقرير الشرطة

بينما توثق تقارير الحوادث وتقارير الشرطة الأحداث، فإن أغراضها واستخداماتها تختلف بشكل كبير. هناك نطاق واسع قد تتطلب بعض الحوادث فيه تقريرًا للشرطة، بينما قد لا تتطلب بعضها الآخر ذلك. يقدم هذا الجدول تحليلًا واضحًا للاختلافات الرئيسية بين هذه الوثائق الهامة:

يجب على كل من الموظفين وأصحاب العمل معرفة الفرق بين هذه التقارير. تقارير الحوادث ضرورية لخلق بيئة عمل آمنة، بينما تقارير الشرطة ضرورية للتعامل مع الأنشطة الإجرامية المحتملة.

فوائد وأهمية الإبلاغ عن الحوادث

لا يقتصر الإبلاغ عن الحوادث على مجرد إجراءات ورقية؛ بل هو أداة قوية لبناء مكان عمل أكثر أمانًا. دعنا نستكشف كيف ولماذا يعد ذلك أمرًا بالغ الأهمية.

تعزيز الصحة والسلامة في مكان العمل

انسى اللقاءات العرضية — فالسلامة تزدهر باليقظة!

الإبلاغ عن الحوادث ليس مجرد إجراء شكلي. فكل حادث يتم الإبلاغ عنه — من الحوادث التي كادت أن تقع إلى الأخطاء البسيطة — يساعد في جعل بيئة العمل أكثر أمانًا.

ففوائدها تتجاوز بكثير تجنب الكوارث. إن الإبلاغ عن الحوادث يخلق ثقافة السلامة حيث يمكن للموظفين التحدث بصراحة عن المخاطر المحتملة.

التواصل المفتوح أمر حيوي — ففي النهاية، من يعرف التحديات اليومية أفضل من الأشخاص الذين يعملون في الخطوط الأمامية؟ من خلال أخذ كل حادث على محمل الجد والتحقيق فيه بدقة، تلتزم المؤسسات بشكل حقيقي برفاهية موظفيها.

كما أن الإبلاغ عن الحوادث يعزز المكانة القانونية للمؤسسة. من خلال الاحتفاظ بسجل شامل للحوادث المبلغ عنها، يمكن لأصحاب العمل إثبات أنهم يديرون المخاطر الأمنية بشكل فعال ويلتزمون بلوائح الصحة والسلامة. وهذا يجنبهم دفع غرامات باهظة ويضع المؤسسة في مكانة صاحب العمل المسؤول، مما يجذب أفضل المواهب.

المساهمة في التحسين المستمر للعمليات والأنظمة

يؤدي الإبلاغ الفعال عن الحوادث إلى التحسين المستمر في عمليات وأنظمة السلامة. فهو يتجاوز مجرد التوثيق؛ إنه أداة قوية مدعومة بلغة موضوعية تسلط الضوء على نقاط الضعف المحتملة.

كل حادث يتم الإبلاغ عنه، كبيرًا كان أم صغيرًا، يصبح نقطة بيانات. يمكن للمؤسسات تحديد المجالات التي قد تفتقر إلى بروتوكولات السلامة من خلال تحليل الاتجاهات. وهذا يزيد الوعي بين الإدارة وفريق التحقيق، مما يدفع إلى التعمق أكثر في المخاطر المحتملة.

تسمح بيانات الحوادث بالتركيز بشكل دقيق على المجالات الأكثر أهمية. على سبيل المثال، يمكن لمسؤول السلامة المزود بتقارير أن يسلط الضوء على الحوادث المتكررة التي كادت أن تحدث مع جهاز معين. يمكنه بعد ذلك الدعوة إلى تحسين إجراءات الصيانة أو ترقية المعدات.

لا يقتصر دور فريق التحقيق على التحليل فحسب، بل يتخذ إجراءات أيضًا. تستخدم تقارير الحوادث في مراجعة العمليات ومراجعتها. قد يتطلب الأمر تعديل سير عمل معين لتقليل تعرض العمال لمخاطر معينة، أو قد يتطلب الأمر تدريبًا إضافيًا على مهمة معينة. يمكن للمؤسسات تحسين العمليات باستمرار من خلال التعلم من الحوادث السابقة.

الآن بعد أن عرفت فوائد وأهمية وتفاصيل أخرى عن الإبلاغ عن الحوادث، دعنا ندرس كيفية تقديم تقرير.

كيفية كتابة تقرير الحادث

لا يقتصر ملء تقرير الحادث على ملء الفراغات فحسب، بل يتعلق بإنشاء سجل واضح وقيّم لتحسين السلامة في المستقبل.

سيبدو نموذج تقرير الحادث المثالي كما يلي:

عناصر تقرير الحادث الجيد

إن فهم التفاصيل المهمة التي تحتاج إلى جمعها يتيح لك كتابة تقرير واقعي وقيّم. فيما يلي قائمة مرجعية أساسية:

يعد تقرير الحادث الموثق جيدًا أداة فعالة لإنشاء مكان عمل أكثر أمانًا للجميع.

الصيغة الأساسية لتقرير الحادث

فيما يلي تفصيل لنموذج مضمون يضمن تقديم تقارير شفافة وموضوعية في كل مرة.

المفتاح هو المعلومات الواقعية — مكتوبة بصيغة الغائب لذكر الحقائق وحذف أي تحيزات أو آراء:

لكن لا تدع حوادث العمل تصبح كابوسًا في حفظ السجلات. لدينا أداة مثالية لتقديم تقرير الحادث. نموذج تقرير حوادث العمل من ClickUp يلتقط ويوثق التفاصيل المهمة بكفاءة.

ما عليك سوى ملء المعلومات الضرورية؛ وسيتولى النموذج باقي العملية!

تنزيل هذا النموذج

إليك كيفية تحسين عملية الإبلاغ عن الحوادث:

دعونا الآن نفهم جميع الخطوات التي يجب اتخاذها أثناء كتابة تقرير الحادث.

1. اجمع المعلومات الأساسية عن الحادث

لا تضيع الوقت في البحث عن التفاصيل — اجمع الأساسيات أولاً! إليك كيفية بدء تقرير الحادث:

من خلال جمع هذه التفاصيل الأساسية مسبقًا، ستضع أساسًا متينًا لتقرير الحادث، مما يتيح لك سرد الأحداث التي وقعت.

2. تحليل وتفكير

الآن، قم بسرد الحادث خطوة بخطوة. خذ وقتك في ذلك؛ فالتفاصيل الشاملة مهمة. ضع في اعتبارك كتابة تقرير واضح بضمير الغائب، بما في ذلك جميع المعلومات المحيطة. هذا يضمن الدقة عند شرح ما حدث. تذكر، احرص على الوضوح والإيجاز — فالموظفون الذين يراجعون التقرير يحتاجون إلى فهم تسلسل الأحداث.

بعد وصف الأحداث، تعمق في "السبب". انظر إلى العوامل المحتملة التي ساهمت في الحادث. هل كان عائقًا في مكان العمل أم عطلًا في المعدات؟ كن صادقًا وحلل جميع جوانب الحادث لتحديد كل العوامل.

تحمل المسؤولية عن دورك، إن وجد، ووضح ذلك بوضوح. الشفافية والصدق في الإبلاغ أمران ضروريان لتحليل المنظمة ومنع وقوع حوادث مماثلة.

3. حدد الأفراد المتضررين ودوّن الأضرار أو الإصابات

اكشف عن تأثير الحادث - هل تسبب في إصابة أو أضرار مادية؟ كن واضحًا وحازمًا - من المهم جدًا أن تجيب بـ "نعم" أو "لا" فقط. إذا أصيب شخص ما، فقدم وصفًا تفصيليًا لخطورة الإصابة. بالنسبة للأضرار المادية، أرفق صورًا كدليل - فالصورة تغني عن ألف كلمة.

الآن، دعنا نتعمق أكثر. حدد جميع الأشخاص المعنيين: الأسماء والمسميات الوظيفية والورديات والتفاصيل ذات الصلة. بعد ذلك، اجمع إفادات الشهود الذين كانوا حاضرين أثناء الحادث. هذه الإفادات لا تقدر بثمن في تجميع تسلسل الأحداث.

يمكن أن توضح إفادات الشهود ما إذا كانت تصرفات الموظف المصاب قد ساهمت في وقوع الحادث أو تقدم وجهة نظر أخرى. قم بتدوين إفاداتهم حرفياً أو أعد صياغتها لوضوح المعنى. احرص دائماً على الحصول على توقيعات الشهود للتحقق من دقة رواياتهم.

4. وضع خطة إجراءات تصحيحية

لا يقتصر تقرير الحادث على توثيق ما حدث فحسب، بل يتعلق أيضًا بخطة ما بعد الحادث. حدد الإجراءات التصحيحية التي تستهدف السبب الجذري للحادث وقم بتنفيذها.

حدد أي إجراءات لازمة لإنهاء التقرير نفسه. يضمن ذلك توثيق جميع الخطوات اللازمة للحصول على سجل كامل ودقيق. من خلال اتخاذ هذه الإجراءات، فإنك لا تغلق ملف هذا الحادث فحسب، بل تعمل بنشاط على بناء بيئة عمل أكثر أمانًا للجميع.

5. إغلاق تقرير الحادث

لا تدع الأخطاء المطبعية أو الأخطاء الوقائعية تشوش على رسالة تقريرك! بعد الانتهاء من تقرير الحادث، خذ الوقت الكافي لمراجعته بدقة. تحقق جيدًا من دقة الوقائع والنحو وعلامات الترقيم والوضوح العام. تذكر أن تقريرك يجب أن يكون واضحًا تمامًا وسهل الفهم لجميع المعنيين.

بمجرد الانتهاء من صياغة تقريرك بشكل مثالي، قم بتقديمه إلى المستلم المناسب — مدير قسمك أو مديرك أو مشرفك أو مسؤول الموارد البشرية المسؤول عن التعامل مع تقارير الحوادث.

كن مستعدًا للإجابة على أي أسئلة قد يطرحها عليك مشرفك بعد مراجعة التقرير. إذا قمت بتقديم التقرير إلكترونيًا أو عبر البريد، فبادر بالمتابعة عبر الهاتف في غضون 10 أيام.

تقارير الحوادث لها جانبان: تعلم كيفية تقديمها والاستجابة لتقرير الحادث. دعونا نستكشف العملية الأخيرة بمزيد من التفصيل.

كيفية الرد على تقرير الحادث

يتضمن الرد على تقرير الحادث الاعتراف بالتقرير والتحقيق في الحادث واتخاذ الخطوات اللازمة لمنع تكرار الحوادث المماثلة.

فيما يلي تفصيل للخطوات الرئيسية:

بغض النظر عن خطورتها، كل حادثة هي فرصة لتحسين السلامة في مكان العمل. لا يعرف الجميع كيفية الاستجابة بشكل مناسب، لذا يمكن أن يكون وجود خطة جاهزة للتواصل في حالات الحوادث فعالاً.

الحوادث أمر لا مفر منه، ولكن انقطاع الاتصال خلال هذه الأوقات الحرجة يمكن أن يكون كارثيًا. يتيح لك نموذج خطة الاتصال في حالات الحوادث من ClickUp صياغة استراتيجية واضحة وفعالة، مما يضمن بقاء الجميع على اطلاع.

تنزيل هذا النموذج

يساعدك هذا النموذج على

يوفر هذا النموذج خطة اتصال واضحة لتقليل الاضطرابات وإعادة عملياتك إلى مسارها الصحيح بسرعة.

لقد تعلمت كيفية تقديم تقرير الحادث والاستجابة له بشكل مناسب. الآن، دعنا نلقي نظرة على الأشياء التي يجب تجنبها في مثل هذه العملية.

أخطاء يجب تجنبها عند الإبلاغ عن الحوادث

تعد تقارير الحوادث أمرًا ضروريًا للحفاظ على بيئة عمل آمنة وصحية. ومع ذلك، حتى أفضل النوايا يمكن أن تقوضها الأخطاء الشائعة.

يوضح هذا الدليل الأخطاء الرئيسية التي يجب تجنبها عند تقديم تقرير الحادث:

دعونا ندرس بعض حالات استخدام تقارير الحوادث وبعض الأدوات التي يمكن أن تساعد في مثل هذه المواقف.

نماذج وأمثلة لتقارير الحوادث

الحوادث جزء من كل صناعة. في صناعة الإعلام والترفيه، يمكن وصف التحرش في مكان العمل أو وقوع حادث في موقع التصوير بأنه حادث. في المستشفى، يمكن وصف إعطاء أدوية خاطئة أو قيام الأطباء بإجراء عمليات جراحية تحت تأثير الكحول بأنه حادث.

دعونا ندرس حالات الاستخدام والأمثلة ونماذج الإبلاغ عن الحوادث لفهم المواقف في صناعة معينة!

1. الأمن والامتثال في تكنولوجيا المعلومات

الحوادث الأمنية هي أي أحداث تهدد سرية أو سلامة أو توفر بيانات أو أنظمة أو أصول مؤسسة ما.

يمكن أن تتراوح هذه الحوادث بين مضايقات بسيطة وانتهاكات جسيمة، وتنتج عن عوامل مختلفة، مثل الهجمات الخبيثة والأخطاء العرضية ونقاط الضعف في النظام والتهديدات الداخلية.

فيما يلي سيناريو يمكن فيه استخدام تقرير حادث أمني:

يتلقى أحد الموظفين بريدًا إلكترونيًا مشبوهًا يبدو أنه من البنك الذي يتعامل معه. يحثه البريد الإلكتروني على النقر فوق رابط للتحقق من معلومات حسابه. ينقر الموظف على الرابط، الذي ينقله إلى موقع ويب مزيف يبدو مطابقًا لصفحة تسجيل الدخول إلى البنك الذي يتعامل معه. يدخل الموظف اسم المستخدم وكلمة المرور، مما يمنح المهاجم، دون علمه، إمكانية الوصول إلى حسابه المصرفي.

يمكن أن يساعدك نموذج تقرير الحوادث الأمنية من ClickUp عند وقوع مثل هذه الحوادث.

يساعدك إنشاء تقرير حادث أمني على توثيق تفاصيل الحادث الأمني، بما في ذلك تاريخ الحادث ووقته ونوعه، بالإضافة إلى الأفراد المعنيين.

تنزيل هذا النموذج

فيما يلي ست طرق لمساعدتك في إنشاء تقرير حادث أمني باستخدام إطار عمل إدارة مخاطر الأمن السيبراني ضمن النموذج:

2. الإبلاغ عن الحوادث المؤسسية المتعلقة بالموظفين

تشمل الحوادث المتعلقة بالموظفين الأحداث التي تقع في مكان العمل والتي قد تؤدي إلى إصابة أو تلف في الممتلكات أو انتهاك لسياسة الشركة.

تتضمن بعض الأمثلة المحددة انتهاكات السلامة، والإهمال، ومشكلات بيئة العمل، ومشكلات بيئة العمل، والتحرش أو العنف في مكان العمل، وانتهاكات الأمن، والتأخير في تقديم الوثائق.

عندما يقع أي نوع من الحوادث لموظف، يجب عليه ملء نموذج تقرير حادث الموظف. استخدم نموذج تقرير حادث الموظف من ClickUp، وأضفه إلى مساحة العمل الخاصة بك، وابدأ.

تنزيل هذا النموذج

إليك كيفية استخدام هذا النموذج لتسهيل العملية برمتها:

3. الإبلاغ عن الحوادث الطبية في المستشفيات

في المستشفيات، يعد الإبلاغ عن الحوادث الطبية نظامًا مهمًا لتوثيق والتحقيق في أي حدث غير متوقع قد يؤدي أو أدى بالفعل إلى إلحاق الضرر بمريض أو موظف أو زائر.

أخطاء الأدوية، والوفاة بسبب خطأ طبي، والشكاوى ضد الأطباء، والعنف أو التحرش في مكان العمل، والأخطاء الجراحية، والعدوى المكتسبة في المستشفيات، والسقوط، والحوادث التي كادت أن تحدث، هي بعض الأمثلة على الحوادث الطبية.

يجب على أي شخص يشهد أو يتورط في حادث طبي الإبلاغ عنه. ويشمل ذلك الأطباء والممرضات وغيرهم من المهنيين الصحيين والمرضى وأفراد الأسرة.

استخدم أداة إنشاء تقارير الحوادث بالذكاء الاصطناعي من ClickUp Brains وحلول إدارة المشاريع والمهام لإنشاء تقارير الحوادث لأي صناعة أو قسم والامتثال للوائح اللازمة.

تسهل هذه الأداة المبتكرة عملية الإبلاغ عن الحوادث من خلال تحويل التفاصيل الأساسية — التاريخ والموقع والأطراف المعنية والحادث — إلى تقارير شاملة في لمح البصر.

تحلل الخوارزميات المتقدمة البيانات التي تقدمها، وتحدد العوامل الرئيسية وتنظم كل شيء في تنسيق منظم وسهل القراءة. من خلال التوثيق المتسق والشامل لكل حادث، يمكنك توفير وقت ثمين في كتابة التقارير يدويًا.

ستستفيد من تحسين إدارة الحوادث، وتعزيز التواصل، ووضوح مسار الامتثال للوائح التنظيمية.

إذا كنت ترغب في إنشاء خطة عمل لمنع الحوادث، يمكن أن يساعدك نموذج خطة العمل في حالات الحوادث من ClickUp على البدء!

تنزيل هذا النموذج

لا تدع الحوادث تسبب الفوضى في عملياتك. إليك كيف يمكن أن يساعدك هذا النموذج:

من الأفضل أن يكون لديك فريق للاستجابة للحوادث بمجرد الإبلاغ عن وقوع حادث. ولهذا الغرض، يجب أن يتلقى أعضاء الفريق تدريبًا على كتابة تقارير الحوادث.

أهمية التدريب على كتابة تقارير الحوادث

زود موظفيك بالمهارات التي يحتاجونها ليكونوا مشاركين نشطين في السلامة في مكان العمل. يتجاوز تدريب كتابة تقارير الحوادث الوعي الأساسي — فهو سلسلة من الدروس العملية التي تتيح لقوة العمل لديك

الآن، دعنا نتعمق في كيفية تدريب موظفيك:

بعد الاطلاع على جميع المعلومات والأدوات التي تم تناولها حتى الآن، يمكنك البدء في تقديم تقارير الحوادث بثقة!

اكتب تقارير الحوادث بكفاءة باستخدام الأدوات المناسبة

لا يهدف الإبلاغ عن الحوادث إلى إلقاء اللوم على الآخرين، بل إلى التعلم والتطور. فمن خلال جمع البيانات القيمة، يمكنك اكتساب رؤى تساعدك على منع تكرار الحوادث في المستقبل وتعزيز ثقافة السلامة.

ومع ذلك، يتطلب الإبلاغ الفعال الأدوات المناسبة. باستخدام ClickUp، يمكنك بسهولة تقديم تقارير الحوادث باستخدام القوالب المعدة مسبقًا أو أداة إنشاء تقارير الحوادث المدعومة بالذكاء الاصطناعي، ومراقبة التقدم، والالتزام بجعل مكان عملك آمنًا وصحيًا.

سجل في ClickUp اليوم!