10 giải pháp thay thế và đối thủ cạnh tranh của Microsoft Access năm 2026

Microsoft Access hiện đang chính thức ở trong tình trạng “chỉ còn sống nhờ sự hỗ trợ”, và Microsoft đang từng bước ngừng hỗ trợ sản phẩm này. Với việc ngừng hỗ trợ Office 2016 và 2019 vào năm 2025, cùng với Access 2021 sẽ theo sau vào tháng 10 năm 2026, các nhóm đang sử dụng các phiên bản cũ này chính thức sẽ phải hoạt động mà không có “lưới an toàn”.

Mặc dù công ty cho biết các ứng dụng này có thể vẫn tiếp tục hoạt động, nhưng chúng sẽ không còn nhận được các bản vá bảo mật, bản sửa lỗi hoặc hỗ trợ kỹ thuật kịp thời nữa.

Access 2024 vẫn còn được cung cấp và các phiên bản Microsoft 365 được hỗ trợ đều bao gồm phần mềm này. Tuy nhiên, nếu bạn nhận thấy cơ sở dữ liệu đã trở nên khó chia sẻ, bị ràng buộc với Windows, khó bảo trì hoặc phụ thuộc vào mã VBA tích lũy qua nhiều năm, thì bạn cần danh sách các giải pháp thay thế này.

10 công cụ dưới đây được xếp hạng dựa trên mức độ thay thế Microsoft Access mà chúng có thể thực hiện, từ chính cơ sở dữ liệu đến biểu mẫu, báo cáo và logic quy trình làm việc.

Tổng quan về các giải pháp thay thế Microsoft Access

Tại sao mọi người lại từ bỏ Microsoft Access?

Các nhóm thường bắt đầu tìm kiếm giải pháp thay thế khi việc chia sẻ, bảo trì hoặc mở rộng Access trở nên khó khăn hơn. Áp lực này thường thể hiện ở năm khía cạnh: khả năng xử lý đồng thời, kích thước tệp, bảo trì, khả năng truy cập nền tảng và lượng logic kinh doanh gắn liền với một ứng dụng. Chi tiết hơn:

Những yếu tố cần lưu ý khi chọn giải pháp thay thế Microsoft Access

Việc lập danh sách rút gọn sẽ trở nên dễ dàng hơn khi bạn tách cơ sở dữ liệu ra khỏi tất cả các thành phần được xây dựng xung quanh nó. Trước khi so sánh các sản phẩm, hãy kiểm tra xem công cụ mới có thể xử lý được các biểu mẫu, báo cáo, mối quan hệ, tự động hóa, giới hạn và các biện pháp kiểm soát truy cập mà thiết lập hiện tại của bạn đang phụ thuộc vào hay không.

Việc quản trị cần được xem xét riêng biệt vì các hệ thống low-code và no-code có thể giúp tái tạo ứng dụng Access một cách nhanh chóng mà không cải thiện các biện pháp kiểm soát của nó.

Một bài báo trên CIO đã trích dẫn lời của Mark Driver, khi đó là giám đốc nghiên cứu tại Gartner, về khoảng cách trong quản trị đối với các công cụ low-code:

Các biện pháp kiểm soát tuân thủ? Các nhà cung cấp thường thổi phồng chúng, nhưng thực tế là các nhà phát triển nghiệp dư hầu như bỏ qua các vấn đề về quy định và tuân thủ.

Cũng ghi chú rằng việc chuyển từ tệp Access cũ sang một công cụ đám mây không tự động giải quyết vấn đề quản trị. Bạn vẫn cần có các quy định rõ ràng về quyền truy cập, quyền sở hữu và khả năng kiểm toán đối với hệ thống mới.

10 giải pháp thay thế Microsoft Access tốt nhất

Dưới đây là 10 giải pháp thay thế Microsoft Access đáng cân nhắc, tùy thuộc vào việc bạn cần khả năng xử lý dữ liệu mạnh mẽ hơn, biểu mẫu tốt hơn, hợp tác dễ dàng hơn hay quy trình làm việc hiện đại hơn.

1. LibreOffice Base (Lựa chọn tốt nhất cho cơ sở dữ liệu kiểu Access miễn phí, sử dụng ngoại tuyến)

LibreOffice Base giữ nguyên mô hình cơ sở dữ liệu trên máy tính để bàn cổ điển, tương tự như Microsoft Access. Các bảng, truy vấn, biểu mẫu và báo cáo đều được tích hợp trong một ứng dụng duy nhất trên các hệ điều hành Windows, macOS và Linux. Bạn có thể xác định mối quan hệ, xây dựng truy vấn theo cách trực quan hoặc bằng SQL, và tạo biểu mẫu với các hộp danh sách, nút và biểu mẫu con.

Base cũng có thể kết nối với MySQL, PostgreSQL và các máy chủ khác thông qua JDBC hoặc ODBC. Trong thiết lập đó, Base đóng vai trò là giao diện người dùng trong khi các bản ghi được lưu trữ trên máy chủ cơ sở dữ liệu được thiết kế để hỗ trợ truy cập đồng thời. Các cơ sở dữ liệu nhỏ hơn có thể sử dụng công cụ nhúng và lưu trữ toàn bộ dữ liệu trong một tệp .odb duy nhất.

Report Builder nhóm các bản ghi, tính tổng, sắp xếp kết quả và kiểm soát bố cục trang. Vì Base được tích hợp sẵn trong LibreOffice, Writer có thể nhập các bản ghi đó vào các bản hợp nhất thư, trong khi Calc có thể đọc trực tiếp chúng vào bảng tính.

Các tính năng nổi bật

Giá cả

Đánh giá

Một đánh giá của người dùng cho biết:

Tôi rất thích LibreOffice, nhưng có vẻ như vẫn còn cần rất nhiều công việc để làm cho nó trông ‘đẹp mắt’.

Hạn chế: Việc di chuyển một ứng dụng Access hiện có đòi hỏi nhiều công việc hơn so với bố cục desktop tương tự gợi ý. Các bảng được chuyển sang, còn các truy vấn được chuyển đổi thành chế độ xem. Các biểu mẫu, báo cáo và VBA cần được xây dựng lại, và việc chia sẻ chỉnh sửa trở nên khó quản lý hơn khi có nhiều người làm việc trong cùng một thiết lập.

2. Microsoft Dataverse và Power Apps (Phù hợp nhất để hiện đại hóa Access trong Microsoft 365)

Dataverse và Power Apps là giải pháp đám mây của Microsoft dành cho các nhóm muốn dữ liệu, danh tính và lớp ứng dụng của họ nằm trong cùng một hệ sinh thái. Microsoft có thể di chuyển các bảng dữ liệu hiện có vào Dataverse trong khi giao diện người dùng trên máy tính để bàn vẫn duy trì kết nối trong suốt quá trình tái cấu trúc.

Dataverse lưu trữ dữ liệu, trong khi Power Apps biến dữ liệu đó thành một ứng dụng hoạt động. Các bản ghi dữ liệu này có thể được sử dụng cho Power BI, Power Automate, Dynamics 365 và Teams, giúp duy trì các chức năng báo cáo, tự động hóa và hợp tác trong hệ sinh thái Microsoft rộng lớn hơn.

Bộ phận CNTT cũng có thêm quyền kiểm soát đối với thiết lập mới. Dataverse hỗ trợ quyền truy cập dựa trên vai trò, quy tắc kinh doanh và dữ liệu được quản lý tập trung. Đối với các tổ chức đã sử dụng Microsoft Entra và Power Platform, các quản trị viên có thể quản lý phần lớn quyền truy cập đó thông qua các công cụ mà họ đã quen thuộc.

Power Apps cũng tích hợp Copilot vào quy trình phát triển. Bạn có thể mô tả ứng dụng hoặc cấu trúc dữ liệu cần thiết bằng ngôn ngữ tự nhiên và sử dụng kết quả được tạo ra làm điểm khởi đầu. Các ứng dụng dựa trên mô hình (Model-driven apps) cung cấp một quy trình có cấu trúc chặt chẽ hơn, trong khi các ứng dụng canvas mang lại cho các nhóm sự linh hoạt hơn về bố cục và tương tác.

Các tính năng nổi bật

Giá cả

Đánh giá

Một người dùng Reddit cho biết:

Nhóm của tôi đã sử dụng nó được vài tháng nay. Nhóm PowerApps rất phấn khích về nó, nhưng tôi thì sử dụng nó như bất kỳ nguồn dữ liệu nào khác. Có vẻ như nó hoạt động rất tốt.

Hạn chế: Quá trình này chuyển dữ liệu vào Dataverse, nhưng ứng dụng Access liên quan đến dữ liệu đó vẫn cần thực hiện công việc cải thiện. Các biểu mẫu và báo cáo phải được xây dựng lại trong Power Apps. VBA phải được viết lại dưới dạng Power Fx hoặc các luồng (luồng). Các cột kiểu số thập phân, tệp đính kèm và cột đa giá trị cần được chuẩn bị thủ công trước khi di chuyển. Một quá trình di chuyển trông có vẻ đơn giản có thể biến thành một dự án tái cấu trúc quy mô lớn hơn, vì vậy hãy thử nghiệm trước với số lượng bản ghi thực tế.

3. ClickUp (Phù hợp nhất để thay thế công cụ theo dõi trong Access bằng quy trình làm việc được chia sẻ)

ClickUp là lựa chọn hợp lý nhất khi cơ sở dữ liệu không chỉ đơn thuần là nơi lưu trữ thông tin. Hãy nghĩ đến một yêu cầu dịch vụ, một bản cập nhật kho hàng hoặc một luồng phê duyệt với người chịu trách nhiệm được chỉ định, các trạng thái được xác định rõ ràng và các bước tiếp theo cụ thể.

Thông tin đó được hiển thị dưới dạng bảng quen thuộc thông qua Chế độ xem Bảng (Table View) của ClickUp. Mỗi hàng là một công việc, trong khi các Trường Tùy chỉnh (Custom Fields) của ClickUp lưu trữ ngày tháng, số liệu, menu thả xuống, địa điểm, tệp tin và các chi tiết khác liên quan đến công việc đó. Bạn vẫn có được sự rõ ràng của các hàng và cột, nhưng thông tin về chủ sở hữu, trạng thái, tệp tin và hoạt động vẫn được gắn liền với bản ghi.

ClickUp Forms xử lý phần thu thập dữ liệu. Mỗi lần gửi biểu mẫu sẽ tự động chuyển thành một công việc với các dữ liệu quan trọng đã được tự động điền vào các trường tương ứng, điều này rất hiệu quả cho các yêu cầu, đơn đăng ký, báo cáo vấn đề và các quy trình khác vốn thường phải bắt đầu bằng việc nhập liệu thủ công.

Từ đó, các quy trình tự động hóa hoặc Super Agents có thể chỉ định người phụ trách, cập nhật trạng thái, gửi nhắc nhở hoặc chuyển tiếp công việc khi có thay đổi. Đó chính là điểm khác biệt giữa ClickUp và các công cụ theo dõi cơ sở dữ liệu truyền thống. Bản ghi có thể di chuyển qua các bước trong quy trình mà không cần ai phải liên tục quyết định bước tiếp theo.

Các tính năng nổi bật

Giá cả

Đánh giá

Một người dùng G2 cho biết:

Thành thật mà nói, hệ thống phân cấp mà nó quản lý cùng khả năng kết nối các công việc từ các danh sách công việc khác nhau thông qua các trường quan hệ đã thay đổi hoàn toàn cách làm việc của nhóm chúng tôi trong việc tổ chức các sản phẩm phát triển, đồng bộ hóa yêu cầu và đảm bảo không bỏ sót những gì từng lập trình viên đang triển khai. Mọi thứ luôn được duy trì một cách hoàn hảo và hiển thị.

Hạn chế: Các mối quan hệ trong ClickUp được thiết kế dành cho các bản ghi công việc có kết nối với nhau. Chúng không hỗ trợ khóa ngoại, quy tắc giao dịch hay các phép nối phức tạp như bạn mong đợi từ một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ. Một ứng dụng Access có logic SQL phức tạp vẫn cần một cơ sở dữ liệu phù hợp làm nền tảng.

4. Airtable (Lựa chọn tốt nhất để chuyển cơ sở dữ liệu Access sang không gian làm việc kiểu bảng tính trên đám mây)

Khi mở Airtable lần đầu tiên, bạn sẽ thấy ngay sự tương đồng với bảng tính. Dưới lưới ô quen thuộc đó là một mô hình quan hệ có thể kết nối các bản ghi giữa các bảng.

Ví dụ, bảng Khách hàng có thể liên kết với bảng Đơn đặt hàng, trong khi các trường tra cứu sẽ đưa thông tin chi tiết của khách hàng vào đơn đặt hàng mà không cần sao chép chúng vào một bảng khác. Airtable hỗ trợ các mối quan hệ một-một, một-nhiều và nhiều-nhiều, bao quát cấu trúc đằng sau rất nhiều cơ sở dữ liệu của các doanh nghiệp nhỏ.

Các biểu mẫu xử lý các bản ghi mới, trong khi Trình thiết kế giao diện (Interface Designer) cung cấp cho người dùng một cách gọn gàng hơn để chế độ xem và cập nhật các bản ghi hiện có mà không cần mở toàn bộ cơ sở dữ liệu. Điều này giúp các bảng dữ liệu cơ bản trở nên dễ tiếp cận hơn đối với các nhóm chỉ cần thực hiện công việc với một phần cụ thể của dữ liệu.

Airtable Sync hỗ trợ các hệ thống liên quan đến cơ sở dữ liệu đó. Công cụ này có thể trích xuất dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu Airtable khác và các nguồn bên ngoài được hỗ trợ, trong khi các kế hoạch cao cấp hơn bổ sung tính năng đồng bộ hai chiều và đa nguồn cho các quy trình làm việc mà tại đó các bản ghi vẫn cần được di chuyển giữa các nền tảng.

Các tính năng nổi bật

Giá cả

Đánh giá

Một người dùng G2 cho biết:

Airtable là một công cụ cơ sở dữ liệu vô cùng dễ tiếp cận và mạnh mẽ. Thông qua các giao diện, tôi đã có thể hướng dẫn toàn bộ nhóm của mình sử dụng công cụ này theo nhiều cách khác nhau, đồng thời giúp họ cải thiện hệ thống và công nghệ của riêng mình. Cách mã hóa theo phong cách bảng tính quen thuộc cùng với hệ thống back-end được hỗ trợ bởi một cơ sở dữ liệu mạnh mẽ đã thực sự tạo ra bước ngoặt quan trọng

Hạn chế: Airtable xử lý bảng điều khiển và chế độ xem trên màn hình khá tốt. Các báo cáo được chia trang với tổng hợp theo nhóm và bố cục trang cố định thường cần thêm một bước báo cáo khác, chẳng hạn như sử dụng phần mở rộng hoặc xuất sang Excel. Chi phí cũng có thể tăng lên khi một nhóm người dùng lớn hơn cần quyền truy cập để chỉnh sửa.

5. Ninox (Phù hợp nhất cho các nhóm làm việc trên Mac đang xây dựng cơ sở dữ liệu kinh doanh tùy chỉnh)

Ninox lưu trữ các bảng, biểu mẫu, mối quan hệ, công thức và báo cáo trong một không gian làm việc cơ sở dữ liệu duy nhất. Ứng dụng này chạy trên trình duyệt và thông qua các ứng dụng gốc dành cho macOS, iOS, iPadOS và Android, đồng thời hỗ trợ chế độ ngoại tuyến trong các ứng dụng đã cài đặt.

Đối với các nhóm làm việc trên Mac, điều này giúp loại bỏ một vấn đề nan giải dai dẳng. Một cơ sở dữ liệu được xây dựng dựa trên các biểu mẫu và bản ghi trên máy tính để bàn giờ đây không còn cần phải chạy trên máy ảo Windows chỉ để duy trì khả năng sử dụng.

Ninox Script đảm nhận logic kinh doanh. Các tập lệnh có thể phản hồi các thay đổi trong bản ghi, xác thực dữ liệu, tạo các bản ghi liên quan và thực thi các hành động tiếp theo. Các khối giao dịch có thể nhóm nhiều thao tác lại với nhau, và các ứng dụng đã cài đặt có thể tiếp tục xử lý các giao dịch cục bộ khi kết nối bị ngắt.

Cơ sở dữ liệu cũng không nhất thiết phải hoạt động độc lập. Một API REST kết nối Ninox với các hệ thống bên ngoài, trong khi Make và n8n xử lý các quy trình làm việc rộng hơn. Các bản ghi cũng có thể được đưa trực tiếp vào các hợp đồng, hóa đơn và báo cáo được tạo ra.

Các tính năng nổi bật

Giá cả

Đánh giá

Một người dùng G2 cho biết:

Việc tạo các bộ sưu tập dữ liệu lớn với sản phẩm này vô cùng đơn giản. Tất cả thông tin bạn cần luôn sẵn sàng, dễ phân tích, và giao diện mang lại mức độ rõ ràng và tính mô-đun mà tôi chưa từng thấy ở bất kỳ sản phẩm tương tự nào khác. Thời kỳ phải quản lý vô số bảng tính Excel bị chôn vùi trong các thư mục vô tận hoặc phải vất vả tìm kiếm chúng một cách nhanh chóng đã qua rồi.

Hạn chế: Ninox vẫn dễ tiếp cận khi cơ sở dữ liệu chủ yếu bao gồm các biểu mẫu, mối quan hệ và công thức. Tuy nhiên, khi giải pháp phụ thuộc nhiều vào Ninox Script, các tích hợp tùy chỉnh và các quy tắc kinh doanh phức tạp, việc thực hiện thay đổi sẽ phụ thuộc vào người hiểu rõ mã nguồn đằng sau hệ thống.

6. Claris FileMaker (Phù hợp nhất cho các ứng dụng kinh doanh tùy chỉnh có biểu mẫu và báo cáo)

FileMaker được thiết kế dành cho các cơ sở dữ liệu đã phát triển thành các ứng dụng kinh doanh hoàn chỉnh. Mô hình dữ liệu, màn hình mục nhập, tập lệnh và báo cáo sẵn sàng in chia sẻ môi trường hoạt động. FileMaker Pro chạy trực tiếp trên Windows và macOS và được phát triển bởi Claris, một công ty con của Apple.

Các công cụ bố cục của nó có thể nhóm các bản ghi, tính tổng phụ và tổng chung, thêm tiêu đề và chân trang, cũng như kiểm soát cách in từng trang. Các báo cáo hoàn chỉnh có thể được xuất trực tiếp sang PDF hoặc Excel, điều này khiến FileMaker trở nên đặc biệt phù hợp khi các tài liệu chính thức vẫn là một phần của quy trình làm việc.

Cùng một ứng dụng có thể chạy trên iPhone và iPad thông qua FileMaker Go hoặc trong trình duyệt thông qua WebDirect. Cơ sở hạ tầng SQL hiện có cũng có thể được giữ nguyên. Các Nguồn SQL bên ngoài cho phép FileMaker truy cập trực tiếp vào dữ liệu từ Microsoft SQL Server, MySQL và Oracle, đồng thời các tập lệnh có thể xử lý các bản ghi đó cùng với các bảng dữ liệu cục bộ.

FileMaker 2026 cũng bổ sung các tính năng AI cấp nền tảng, bao gồm kết nối với các mô hình ngôn ngữ lớn (LLM), tìm kiếm ngữ nghĩa, quy trình làm việc RAG và hỗ trợ cho Google Gemini.

Các tính năng nổi bật

Giá cả

FileMaker Cloud

FileMaker Máy chủ

Đánh giá

Một người dùng G2 cho biết:

Claris FileMaker là một công cụ mạnh mẽ và linh hoạt, thực sự hỗ trợ phát triển đa nền tảng cho các ứng dụng cơ sở dữ liệu tùy chỉnh. Tốc độ và sự dễ dàng trong triển khai khiến nó trở thành lựa chọn tuyệt vời để quản lý dữ liệu phức tạp trong một phạm vi rộng, chẳng hạn như nghiên cứu, học thuật và tài chính. Ngoài việc quản lý dữ liệu đơn thuần, nó còn có thể hoạt động như một trung tâm dữ liệu chính cho các tổ chức nhờ khả năng tích hợp mượt mà với các cơ sở dữ liệu hiện có.

Hạn chế: FileMaker có thể trở nên khá độc quyền khi ứng dụng phụ thuộc nhiều vào các bố cục tùy chỉnh, tập lệnh và tệp .fmp12. Càng phát triển sâu, việc di chuyển logic ứng dụng đó sang nơi khác sau này sẽ càng khó khăn hơn.

7. Baserow (Phù hợp nhất để duy trì quyền kiểm soát cơ sở hạ tầng cơ sở dữ liệu)

Baserow cho phép bạn quyết định nơi lưu trữ cơ sở dữ liệu. Bạn có thể sử dụng Baserow Cloud và giao việc quản lý hạ tầng cho nhà cung cấp, hoặc chạy phiên bản mã nguồn mở trên các máy chủ của riêng bạn. Việc tự lưu trữ có thể được thực hiện trong một đám mây riêng, một mạng nội bộ tại chỗ, hoặc thậm chí trong một môi trường cách ly hoàn toàn khi các quy định về vị trí lưu trữ dữ liệu rất nghiêm ngặt.

Các bảng chứa các bản ghi, và các trường liên kết với bảng kết nối dữ liệu có liên quan. Các trường tra cứu có thể lấy giá trị từ các liên kết đó, trong khi các trường tổng hợp xử lý tổng, trung bình, số lượng và các phép tính khác.

Các biểu mẫu hỗ trợ cả việc gửi mới và chỉnh sửa. Bạn có thể yêu cầu điền các trường bắt buộc, áp dụng logic điều kiện và điền sẵn các giá trị đã biết trước khi người dùng mở biểu mẫu. Baserow cũng có thể tạo liên kết chỉnh sửa bảo mật cho một hàng hiện có, tải các giá trị hiện tại và ghi lại bất kỳ thay đổi nào vào chính bản ghi đó.

Đối với quá trình di chuyển dữ liệu, Baserow hỗ trợ nhập dữ liệu từ các định dạng CSV, Excel, JSON, XML và dữ liệu bảng tính được dán trực tiếp. Hiện tại, tính năng nhập dữ liệu vào bảng mới hỗ trợ tối đa 5.000 hàng mỗi lần, do đó bạn có thể cần chia các tệp xuất có dung lượng lớn thành nhiều đợt.

Các tính năng nổi bật

Giá cả

Baserow Cloud

Baserow Tự lưu trữ

Đánh giá

Một người dùng G2 cho biết:

Tính linh hoạt của Baserow thực sự nổi bật. Phần mềm này cung cấp mức độ tùy chỉnh cao trong quản lý cơ sở dữ liệu, mà không cần bất kỳ kỹ năng lập trình nào. Điều này có nghĩa là bạn có thể điều chỉnh nó theo nhu cầu cụ thể của mình, dù đó là quản lý dòng thời gian dự án, đang theo dõi thông tin khách hàng hay tổ chức các tập dữ liệu phức tạp. Ngoài ra, các tính năng cộng tác là yếu tố mang tính đột phá. Các thành viên trong nhóm có thể làm việc cùng nhau một cách liền mạch trên các cơ sở dữ liệu được chia sẻ, khiến nó trở thành công cụ lý tưởng cho các dự án do nhóm thực hiện. Về cơ bản, đây là giải pháp được thiết kế riêng để quản lý dữ liệu hiệu quả.

Hạn chế: Tự lưu trữ mang lại cho bạn quyền kiểm soát, nhưng nhóm của bạn phải đảm nhận công việc vận hành. Các công việc như cập nhật, sao lưu, giám sát, khôi phục và lập kế hoạch sức chứa đều do bạn chịu trách nhiệm. Dịch vụ đám mây được quản lý giúp loại bỏ gánh nặng đó, tuy nhiên giới hạn số hàng có thể trở thành rào cản khi các bảng dữ liệu ngày càng mở rộng.

8. Grist (Phù hợp nhất với dữ liệu dạng bảng tính có công thức Python và các quy tắc truy cập chi tiết)

Grist giữ bảng tính làm bề mặt làm việc đồng thời bổ sung các bảng quan hệ và Python ở phía dưới. Các hàng và cột vẫn quen thuộc, nhưng các tham chiếu và bảng tổng hợp giúp tạo cấu trúc cho dữ liệu.

Các công thức có thể sử dụng các hàm bảng tính quen thuộc hoặc Python 3.11 với quyền truy cập vào thư viện tiêu chuẩn. Một phép tính trước đây cần một hàm VBA riêng biệt giờ đây có thể được thực thi trực tiếp trong cột chứa kết quả của nó. Grist chạy mã đó trong môi trường sandbox mà không cần hệ thống tệp lưu trữ vĩnh viễn hoặc kết nối internet.

Các cột "Reference" và "Reference List" kết nối các bản ghi giữa các bảng và hỗ trợ các cấu trúc một-một, một-nhiều và nhiều-nhiều. Các bảng tổng hợp sau đó có thể nhóm các bản ghi đó để tính tổng và phân tích, tương tự như bảng pivot hoặc câu lệnh SQL GROUP BY.

Các quy tắc trong Access có thể nhắm mục tiêu vào bảng, hàng và cột. Khi các điều kiện này chồng chéo lên nhau, giới hạn có thể được áp dụng cho một ô duy nhất. Ví dụ: danh bạ nhân viên có thể được lưu trữ trong một tài liệu duy nhất, trong khi mỗi người chỉ có thể xem các bản ghi mà họ được phép truy cập.

Các tính năng nổi bật

Giá cả

Grist Cloud

Tự lưu trữ

Đánh giá

Một người dùng G2 cho biết:

Bảng tính, nhưng cũng là một cơ sở dữ liệu — và một cơ sở dữ liệu vẫn mang lại cảm giác giống như bảng tính. Nó rất hữu ích và giúp kết nối dữ liệu dễ dàng, điều này đã cải thiện công việc của tôi rất nhiều so với việc sử dụng bảng tính truyền thống. Đồng thời, nó vẫn rất trực quan đối với những người không phải là lập trình viên, những người muốn làm việc với một cơ sở dữ liệu trông và hoạt động giống như bảng tính. Tôi đã thử một số công cụ cơ sở dữ liệu không cần mã như Budibase, NocoDB và NocoBase, cũng như các hệ thống ERP hoàn chỉnh như ERPNext và Dolibarr. Đối với nhu cầu của tôi, tôi nghĩ Grist là lựa chọn lý tưởng nhất.

Hạn chế: Grist tính giới hạn bản ghi trên tất cả các bảng trong một tài liệu. Gói Pro có giới hạn tối đa là 100.000 hàng và Gói Doanh nghiệp là 150.000 hàng, trong khi Grist khuyến nghị giữ dung lượng dữ liệu tài liệu khoảng 20 MB để đảm bảo hiệu suất mượt mà hơn. Một cơ sở dữ liệu có nhiều bảng lớn liên quan có thể đạt đến những giới hạn thực tế này sớm hơn so với con số hàng được nêu ra.

9. SQL Server Express (Lựa chọn tốt nhất để giữ nguyên giao diện người dùng mà bạn đã xây dựng)

Đây lại là Microsoft. SQL Server Express là phiên bản miễn phí của Microsoft SQL Server, và nó giải quyết một khía cạnh khác của vấn đề so với Dataverse và Power Apps. Dataverse mở ra con đường hướng tới một ứng dụng đám mây mới. SQL Server Express cho phép bạn giữ lại giao diện người dùng trên máy tính để bàn và di chuyển lớp dữ liệu bên dưới nó.

Các bảng dữ liệu sẽ được chuyển sang SQL Server Express và kết nối trở lại thông qua ODBC. Các biểu mẫu, báo cáo, truy vấn, macro và VBA hiện có vẫn có thể tiếp tục hoạt động với các bảng dữ liệu được liên kết đó. Công cụ SQL Server Migration Assistant của Microsoft có thể xử lý phần lớn việc chuyển đổi cấu trúc cơ sở dữ liệu và dữ liệu trong quá trình di chuyển.

SQL Server hiện đã hỗ trợ các thao tác ghi đồng thời, giao dịch, khóa và lưu trữ. Giao diện máy tính để bàn hiện có vẫn được giữ nguyên, trong khi dữ liệu được chia sẻ sẽ được chuyển sang một công cụ cơ sở dữ liệu được thiết kế cho các công việc đa người dùng nặng hơn. SQL Server 2025 Express cũng đã nâng kích thước tối đa của cơ sở dữ liệu quan hệ lên 50 GB, mang lại cho các ứng dụng nhỏ hơn không gian lưu trữ lớn hơn nhiều so với tệp accdb trên máy tính để bàn.

Các tính năng nổi bật

Giá cả

Đánh giá

Một người dùng G2 cho biết:

Microsoft SQL Server nổi bật nhờ tính ổn định và độ tin cậy khi xử lý khối lượng dữ liệu lớn. Khả năng tích hợp với các sản phẩm khác của Microsoft, như Power BI, Excel và Azure, giúp việc sử dụng trở nên rất thuận tiện, đặc biệt là trong hệ sinh thái Microsoft hiện có. Tài liệu hướng dẫn phong phú và cộng đồng người dùng đông đảo cũng rất hữu ích mỗi khi bạn gặp phải vấn đề. Ngoài ra, các công cụ tích hợp sẵn như SQL Server Management Studio giúp việc quản lý và tối ưu hóa cơ sở dữ liệu trở nên đơn giản, ngay cả trong các môi trường lớn và phức tạp hơn.

Hạn chế: SQL Server Express có các giới hạn cứng về động cơ: 50 GB cho mỗi cơ sở dữ liệu quan hệ, tối đa bốn lõi và 1.410 MB bộ nhớ buffer-pool trong SQL Server 2025. Phiên bản này cũng không bao gồm SQL Server Agent, do đó các công việc sao lưu và bảo trì theo lịch trình cần sử dụng trình lập lịch khác, chẳng hạn như Windows Task Scheduler.

10. NocoDB (Phù hợp nhất để thêm giao diện trình duyệt vào cơ sở dữ liệu hiện có)

Nếu dữ liệu của bạn được lưu trữ trong PostgreSQL hoặc MySQL, NocoDB có thể tạo giao diện trình duyệt cho cơ sở dữ liệu đó mà không cần di chuyển dữ liệu lần nữa. Công cụ này đọc cấu trúc cơ sở dữ liệu hiện có và chuyển các bảng thành các lưới dữ liệu có thể chỉnh sửa, trong khi phần hậu trường vẫn giữ nguyên vị trí ban đầu.

Đối với các nhóm đã hiện đại hóa hệ thống lưu trữ, công việc còn lại thường là phần giao diện người dùng. NocoDB Interfaces có thể biến cùng một dữ liệu thành các biểu mẫu, bảng điều khiển, màn hình xem xét bản ghi và trang chi tiết mà không cần tiết lộ cấu trúc cơ sở dữ liệu bên dưới.

Tính năng Đồng bộ hóa tùy chỉnh (Custom Sync) áp dụng cho các trường hợp dữ liệu sản xuất cần được giữ ở chế độ chỉ đọc. Các bảng PostgreSQL hoặc MySQL được lựa chọn có thể được cập nhật vào NocoDB theo cách thủ công hoặc theo lịch trình, giúp người dùng có bản sao làm việc để tra cứu, xem xét hoặc lập báo cáo trong khi hệ thống nguồn vẫn được giữ nguyên.

Các tính năng nổi bật

Giá cả

NocoDB Cloud

Tự lưu trữ

Đánh giá

Một người dùng Reddit cho biết:

Tôi đã là một người hâm mộ cuồng nhiệt của NocoDB từ lâu. Theo tôi, nó chắc chắn tốt hơn hầu hết các giải pháp thay thế phải trả phí. Cho đến gần đây, tôi vẫn đang sử dụng phiên bản March Community Edition (v0. 301. 5) với cơ sở dữ liệu Postgres để khai thác tối đa tiềm năng của các công thức, và đó là một trải nghiệm hoàn hảo.

Hạn chế: Hỗ trợ kết nối (connector) khác nhau tùy theo hệ quản trị cơ sở dữ liệu. PostgreSQL và MySQL tương thích với thiết lập tiêu chuẩn của NoSQLDB, nhưng Microsoft SQL Server hiện yêu cầu tiện ích bổ sung Enterprise. Nếu bạn có kế hoạch tiếp tục sử dụng SQL Server, điều này có thể khiến chi phí cho phương án này tăng lên đáng kể.

Cách chọn giải pháp thay thế Microsoft Access phù hợp

Việc lựa chọn giải pháp thay thế Microsoft Access phù hợp bắt đầu từ việc xác định phần nào của Access mà bạn phụ thuộc vào nhiều nhất. Đó có thể là cơ sở dữ liệu quan hệ bên dưới, các biểu mẫu mà người dùng sử dụng trong công việc, các báo cáo mà họ gửi đi, hoặc các macro và VBA giúp duy trì quy trình hoạt động.

Câu hỏi thứ hai cũng quan trọng không kém: bạn muốn giữ lại bao nhiêu phần trong thiết lập đó? Một số phương án di chuyển cho phép bạn giữ lại giao diện người dùng (front end) của Access và chỉ thay thế phần nền (backend). Các phương án khác yêu cầu phải xây dựng lại gần như toàn bộ hệ thống xung quanh dữ liệu.

Sự khác biệt đó có thể làm thay đổi kích thước quá trình di chuyển một cách đáng kể. Việc di chuyển các bảng thường là phần đơn giản nhất. Các biểu mẫu, báo cáo, nguồn dữ liệu được liên kết, macro và VBA chính là nơi tích lũy logic kinh doanh qua nhiều năm.

Trước khi quyết định, hãy rà soát kỹ các thành phần này cùng với chính các bản ghi. Một cơ sở dữ liệu có năm bảng và khoảng một chục thủ tục tùy chỉnh có thể đòi hỏi nhiều công việc hơn để thay thế so với một cơ sở dữ liệu có năm mươi bảng đơn giản.

Các giới hạn của kế hoạch cũng cần được chú ý không kém. Grist, Baserow, Airtable và các tùy chọn lưu trữ khác áp đặt các giới hạn khác nhau đối với tài liệu, không gian làm việc, dung lượng lưu trữ hoặc kế hoạch. Nếu bạn không chắc chắn cần thay thế bao nhiêu phần của thiết lập cũ, hãy tạo một nguyên mẫu quy trình làm việc đại diện trước tiên. Xây dựng các bản ghi, biểu mẫu nhập liệu, mối quan hệ và một báo cáo, sau đó so sánh với những gì cơ sở dữ liệu hiện tại đang thực hiện.

Cách di chuyển khỏi Microsoft Access mà không làm mất dữ liệu hoặc quy trình làm việc

Đừng bắt đầu bằng cách xuất tất cả các bảng. Cơ sở dữ liệu Access có thể ẩn các logic quan trọng bên ngoài chính dữ liệu. Các truy vấn cung cấp dữ liệu cho biểu mẫu và báo cáo, trong khi các macro và VBA có thể kiểm soát những gì xảy ra khi ai đó nhấp vào một nút, mở một màn hình hoặc thay đổi một bản ghi.

Hướng dẫn di chuyển của Microsoft xử lý các thành phần này riêng biệt vì các công cụ như SSMA có thể di chuyển các bảng và một số truy vấn, nhưng chúng không chuyển đổi biểu mẫu, báo cáo, macro hoặc VBA. Dưới đây là một số bước cần thực hiện:

Sao lưu và ghi chép lại cơ sở dữ liệu hiện tại. Bắt đầu với các bảng, mối quan hệ, truy vấn, biểu mẫu, báo cáo, macro, mô-đun VBA và các nguồn dữ liệu được liên kết. Access bao gồm công cụ Database Documenter có thể tạo báo cáo về các đối tượng đã lựa chọn, trong khi khung Object Dependencies hiển thị các biểu mẫu, báo cáo và truy vấn nào phụ thuộc lẫn nhau. Điều này đáng tin cậy hơn so với việc chỉ dựa vào khung Navigation Pane để xác định những gì trông có vẻ không được sử dụng.

Hãy chạy lệnh "Compact and Repair" trước khi ước tính kích thước cần di chuyển. Access không tự động thu hồi toàn bộ không gian đĩa còn lại do các đối tượng đã xóa và dữ liệu tạm thời để lại. Lệnh "Compact and Repair" sẽ loại bỏ không gian trống đó, nghĩa là kích thước kết quả sau khi thực hiện sẽ là điểm khởi đầu chính xác hơn để ước tính kích thước thực tế cần di chuyển. Hãy sao lưu cơ sở dữ liệu trước và đảm bảo bạn có quyền truy cập độc quyền trong suốt quá trình thực hiện thao tác này.

Tái tạo một quy trình làm việc tiêu biểu trước khi tái tạo toàn bộ cấu trúc cơ sở dữ liệu. Chọn một biểu mẫu mà mọi người sử dụng hàng ngày và tái tạo toàn bộ trải nghiệm xung quanh nó: mục nhập dữ liệu, các trường bắt buộc, xác thực, quyền truy cập, tệp đính kèm và mọi thao tác cần thực hiện sau khi bài nộp/gửi biểu mẫu.

Hãy thử nghiệm một báo cáo mà mọi người thường phụ thuộc vào. Chọn một báo cáo có tính năng nhóm dữ liệu, tổng hợp, ngắt trang hoặc bố cục PDF hoặc in cố định. Các báo cáo trong Access được thiết kế chuyên biệt để định dạng và trình bày dữ liệu, đó là lý do tại sao việc thay thế các bảng không tự động thay thế được lớp báo cáo. Hãy quyết định sớm xem công cụ mới có thể tái tạo kết quả đầu ra đó hay không, hay việc báo cáo sẽ cần một giải pháp riêng biệt.

Hãy xác định đích đến cho mỗi truy vấn, macro và quy trình VBA. Một truy vấn có thể trở thành chế độ xem hoặc công thức. Một macro có thể trở thành quy trình tự động hóa hoặc luồng công việc. VBA có thể cần mã tùy chỉnh, tác vụ được lên lịch hoặc quy trình được thiết kế lại. Đừng cho rằng các thành phần này sẽ tự động chuyển đổi cùng với các bảng. Microsoft ghi chú rằng SSMA chỉ chuyển đổi một số truy vấn nhất định, trong khi biểu mẫu, báo cáo, macro và mô-đun VBA yêu cầu xử lý riêng biệt.

Di chuyển một bản sao thử nghiệm và xác minh kết quả. So sánh số lượng bản ghi, mối quan hệ, các trường bắt buộc, ngày tháng, giá trị số, tệp đính kèm, quyền truy cập và bất kỳ kết quả tính toán nào mà người dùng phụ thuộc vào. Chạy các quy trình làm việc phức tạp nhất trên bản sao đó trước khi lên lịch chuyển đổi chính thức.

Chỉ chuyển đổi sang hệ thống mới sau khi hệ thống thay thế đã chứng minh được khả năng hoạt động ổn định trong công việc thực tế. Giữ cả hai hệ thống hoạt động đủ lâu để đảm bảo các quy trình định kỳ quan trọng của bạn vẫn được thực hiện, bao gồm cả việc tạo báo cáo. Sau khi hệ thống mới được phê duyệt, hãy khóa tệp accdb cũ thành kho lưu trữ chỉ đọc thay vì xóa ngay lập tức.

Nếu trên thực tế, cơ sở dữ liệu ban đầu đã trở thành một quy trình làm việc, hãy cân nhắc xem liệu bạn có thực sự cần một cơ sở dữ liệu đa năng khác hay không. Một ứng dụng quy trình làm việc có thể phù hợp hơn với các hàng đợi yêu cầu, quy trình phê duyệt hoặc công cụ theo dõi hoạt động, trong khi phần mềm quản lý kho chuyên dụng có thể là lựa chọn hợp lý hơn cho việc quản lý hàng tồn kho và sổ đăng ký tài sản.

Microsoft Access vẫn đang được phát triển chứ?

Đúng vậy. Microsoft vẫn cung cấp Access 2024 dưới dạng sản phẩm độc lập và bao gồm Access trong một số kế hoạch Microsoft 365. Phiên bản đăng ký tiếp tục nhận được các tính năng mới, bao gồm trình chỉnh sửa SQL Monaco với tính năng tô sáng cú pháp, tự động hoàn thành và định dạng.

Microsoft cũng đã bổ sung các loại biểu đồ hiện đại và thành phần điều khiển trình duyệt Edge để hiển thị nội dung web trực tiếp trong các biểu mẫu.

Có một điểm khác biệt quan trọng. Một số tính năng mới hơn, bao gồm trình chỉnh sửa Monaco, chỉ có sẵn trong Microsoft 365 và không có trong phiên bản Access 2024 bản quyền vĩnh viễn.

Vì vậy, Access vẫn chưa bị loại bỏ. Tuy nhiên, các tính năng mới không giải quyết được những lý do khiến nhiều nhóm phải tìm kiếm các giải pháp khác, chẳng hạn như hỗ trợ Mac, truy cập qua trình duyệt, nhập liệu trên thiết bị di động, khả năng xử lý đồng thời cao hơn hoặc quản trị tập trung.

Chi phí di chuyển từ Microsoft Access sang Dataverse

Microsoft cung cấp một phương thức tích hợp sẵn để chuyển dữ liệu từ Access sang Dataverse. Phương thức này có thể di chuyển các bảng, dữ liệu và các mối quan hệ được hỗ trợ, sau đó liên kết các bảng Dataverse trở lại với Access để giao diện người dùng hiện tại có thể tiếp tục hoạt động trong quá trình chuyển đổi.

Điểm cần lưu ý là phương pháp này chủ yếu chỉ di chuyển lớp dữ liệu. Nếu bạn có kế hoạch ngừng sử dụng Access hoàn toàn, các biểu mẫu, báo cáo, macro và VBA vẫn cần có lộ trình di chuyển riêng. Một số loại dữ liệu cũng cần được chuẩn bị trước, đặc biệt là các trường tra cứu đa giá trị và trường số thập phân.

Power Apps Premium hiện có giá 20 USD/người dùng/tháng, với mỗi giấy phép bổ sung 250 MB sức chứa cơ sở dữ liệu Dataverse. Các khách hàng đủ điều kiện cũng nhận được 10 GB sức chứa cơ sở dữ liệu mặc định, trong khi sức chứa lưu trữ bổ sung có giá 40 USD/GB/tháng.

Điều đó khiến công cụ di chuyển của Microsoft trở nên hữu ích, nhưng chi phí thực tế phụ thuộc vào mức độ mà phần ứng dụng xung quanh dữ liệu vẫn cần phải được xây dựng lại.

Khi một công cụ quản lý quy trình làm việc trở nên hợp lý hơn so với một cơ sở dữ liệu khác

Các công cụ trong hướng dẫn này đáp ứng những yêu cầu mà người dùng mong đợi từ một giải pháp thay thế Microsoft Access, bao gồm dữ liệu quan hệ, biểu mẫu, báo cáo, truy cập qua trình duyệt, tự lưu trữ, quyền truy cập chặt chẽ hơn và hệ thống backend đáng tin cậy hơn. Lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào chức năng hiện tại của cơ sở dữ liệu của bạn.

Có một trường hợp mà bạn nên xem xét các giải pháp khác ngoài cơ sở dữ liệu này.

Nếu mỗi bản ghi còn cần có người phụ trách, trạng thái, hạn chót, sự phê duyệt hoặc bước tiếp theo, thì bạn đang quản lý cả quy trình làm việc cùng với dữ liệu. Đó chính là lúc một nền tảng như ClickUp trở nên đáng để thử nghiệm, vì bản ghi và các công việc liên quan có thể được quản lý tại cùng một nơi.

Các câu hỏi thường gặp về các giải pháp thay thế Microsoft Access

Có phiên bản Microsoft Access chạy trên trình duyệt không?

Không dành cho người dùng Microsoft 365 hiện tại. Microsoft đã ngừng cung cấp Access Services trên Microsoft 365 và SharePoint Online, do đó không còn phiên bản web hiện đại của ứng dụng Access trên máy tính. Thay vào đó, Microsoft khuyến nghị các nhóm cần ứng dụng trình duyệt và di động nên sử dụng Power Apps và Dataverse.

Người dùng có thể sử dụng cơ sở dữ liệu Access mà không cần cài đặt Microsoft Access không?

Đúng vậy. Microsoft cung cấp Access Runtime miễn phí, cho phép người dùng chạy ứng dụng Access mà không cần mua phiên bản desktop đầy đủ. Người dùng có thể làm việc với các biểu mẫu và tính năng mà bạn cung cấp, nhưng các công cụ thiết kế như Navigation Pane không khả dụng trong chế độ Runtime. Microsoft cũng cho phép bạn phân phối lại Runtime mà không có giới hạn theo số lượng người dùng.

Sự khác biệt giữa tệp .accdb và .mdb là gì?

. accdb là định dạng mặc định của Access kể từ phiên bản Access 2007 và hỗ trợ các tính năng mới hơn như tệp đính kèm, trường tính toán và trường đa giá trị. mdb là định dạng cũ hơn được sử dụng trong các phiên bản Access trước đó và vẫn còn một số tính năng cũ mà accdb đã loại bỏ, bao gồm sao chép cơ sở dữ liệu và mô hình bảo mật cấp người dùng cũ.

Các phiên bản Access mới hơn vẫn có thể mở các cơ sở dữ liệu .mdb cũ được không?

Có, nếu tệp sử dụng định dạng .mdb của Access 2000 hoặc Access 2002–2003. Microsoft cho biết bạn vẫn có thể mở và sử dụng các tệp đó bình thường trong các phiên bản Access hiện tại. Các tệp Access 97 là trường hợp ngoại lệ. Access 2013 trở lên không thể chuyển đổi trực tiếp các tệp này sang định dạng .accdb. Cách thức được Microsoft hướng dẫn là mở tệp trong một phiên bản Access cũ hơn, chuyển đổi nó sang định dạng Access 2002–2003, sau đó chuyển đổi tệp đó sang định dạng .accdb.

Có nên chia tách cơ sở dữ liệu Access đa người dùng không?

Thông thường thì có. Microsoft khuyến nghị chia tách cơ sở dữ liệu dùng chung khi có hơn một vài người sử dụng nó qua mạng LAN. Mỗi người sẽ có một phần giao diện người dùng cục bộ chứa các biểu mẫu, báo cáo và truy vấn, trong khi phần cơ sở dữ liệu dùng chung chứa các bảng. Điều này có thể cải thiện hiệu suất và giảm nguy cơ hỏng dữ liệu.

Tôi có thể mở cơ sở dữ liệu Microsoft Access trong một công cụ khác không?

Đôi khi, việc mở dữ liệu và tái tạo ứng dụng Access là hai công việc riêng biệt. LibreOffice Base có thể kết nối trực tiếp với dữ liệu Microsoft Access, trong khi các nền tảng khác có thể yêu cầu bạn xuất sang CSV hoặc Excel trước khi nhập. Biểu mẫu, báo cáo, macro và VBA thường cần có kế hoạch di chuyển riêng. Việc chỉ di chuyển các bảng dữ liệu thôi sẽ không thể tái tạo được toàn bộ các thành phần được xây dựng xung quanh chúng.