Nếu bạn đang dẫn dắt một nhóm dịch vụ hoặc phần mềm hoạt động theo mô hình tinh gọn, có lẽ bạn đã nhận ra tình huống này. Bảng sprint của bạn đã đầy ắp công việc, các thử nghiệm cho khách hàng chỉ mới hoàn thành một nửa, và mọi “câu hỏi nhanh” dường như đều đổ dồn về phía bạn. Rồi một email quan trọng từ khách hàng lại xuất hiện trong hộp thư đến của bạn vào đúng thời điểm tồi tệ nhất.
Đối với tôi, khoảnh khắc đó đến vào ngày đầu năm mới.
Một khách hàng mà chúng tôi từng cho là gần như chắc chắn sẽ gia hạn hợp đồng đã gửi thư cho biết: “Chúng tôi sẽ tạm dừng hợp đồng. Xin vui lòng gửi hóa đơn cho phần chi phí vượt mức. Hãy cùng nhau kết thúc hợp tác.”
Trước đây, tôi thường dành cả cuối tuần để nhìn chằm chằm vào con trỏ trống rỗng, cố gắng suy nghĩ kỹ lưỡng về mọi hệ quả. Tác động đến doanh thu, rủi ro giao hàng, sức chứa của đội ngũ và việc duy trì mối quan hệ. Lần này, tôi đã giao tình huống này cho cái mà chúng tôi hiện gọi là hội đồng quản trị AI — một nhóm nhỏ các Super Agents của ClickUp, hoạt động như những đồng nghiệp điều hành có tên tuổi trong không gian làm việc của chúng tôi.
Hầu hết các nhóm đều đã có sẵn các công cụ chứa đầy dữ liệu. Điều họ còn thiếu chính là một lớp quản lý AI đáng tin cậy, có khả năng biến những thay đổi bất ngờ thành một kế hoạch bình tĩnh và có hệ thống.
Giới thiệu về tôi: Giám đốc điều hành (CEO) của HybridHELIX Consulting và là chuyên gia ClickUp
Tôi là Andrew, với tư cách là Chuyên gia Tư vấn Được ClickUp Chứng nhận, tôi thiết kế các hệ thống quản lý được hỗ trợ bởi AI dành cho các nhóm phát triển phần mềm theo phương pháp Lean. Công ty của tôi, HybridHELIX Consulting, cung cấp dịch vụ tư vấn và huấn luyện nâng cao năng suất để giúp các nhóm làm việc hiệu quả hơn với các công cụ mà họ đang sử dụng.
Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách chúng tôi đã xây dựng một hội đồng quản trị AI trong ClickUp, và cách nó xử lý một sự thay đổi chiến lược thực tế của khách hàng mà không làm tôi phải hy sinh kỳ nghỉ cuối tuần hay ảnh hưởng đến mối quan hệ với khách hàng.
Tại sao các nhóm làm việc theo phương pháp Lean lại cần một hội đồng quản trị AI
Với tư cách là những nhà sáng lập và người lãnh đạo độc lập, bạn gần như luôn phải là người điều phối mọi việc. Mọi vấn đề cần báo cáo lên cấp trên, mọi quyết định, mọi câu hỏi “việc cần làm trong trường hợp này là gì?” đều phải qua đầu bạn.
Bạn đang sở hữu quá nhiều công cụ chứa đầy thông tin. Bạn có bảng sprint, bình luận, tài liệu, phiếu yêu cầu và vô số email, nhưng tất cả chúng chỉ chứa những mảnh ghép rời rạc của câu chuyện. Và không có công cụ nào chịu trách nhiệm giúp bạn quyết định việc cần làm tiếp theo. Đây chính là hiện tượng “Work Sprawl” đang diễn ra. Và đó là lý do tại sao bạn cảm thấy kiệt sức đến vậy.
Vấn đề nằm ở việc thiếu một hệ thống tích hợp có khả năng "đọc tình huống", phân tích bối cảnh và đưa ra cho bạn một quyết định có cấu trúc thay vì những thông tin hỗn loạn. Khoảng trống đó chính là điều mà Bảng quản trị AI của chúng tôi được thiết kế để lấp đầy.
👀 Bạn có biết không? 61% CEO đã và đang tích cực áp dụng các trợ lý AI. Họ cũng có kế hoạch triển khai chúng trên quy mô lớn.
Tại sao chúng tôi lại xây dựng Bảng quản trị AI của mình trong ClickUp?
Bởi vì hiệu quả của một bảng AI phụ thuộc hoàn toàn vào bối cảnh mà nó có thể nắm bắt được.
Hầu hết các công cụ AI chỉ hoạt động bên ngoài công việc của bạn. Chúng tóm tắt tài liệu, viết lại email hoặc trả lời câu hỏi một cách riêng lẻ. Nhưng chúng không thể nhìn thấy kết nối giữa các quyết định trong các công việc, dòng thời gian, cuộc hội thoại và công việc triển khai. Đó chính là lý do khiến tình trạng "Work Sprawl" vẫn tồn tại. Bối cảnh vẫn bị phân mảnh, và các nhà lãnh đạo vẫn buộc phải tự mình ghép nối các mảnh thông tin lại với nhau.
ClickUp hoạt động theo cách khác biệt. Đây là Không gian Làm việc AI hội tụ đầu tiên trên thế giới, nơi các công việc, tài liệu, cuộc trò chuyện, kế hoạch sprint và các quyết định cùng tồn tại song song. Sự hội tụ này rất quan trọng vì nó cho phép AI tiếp cận bức tranh toàn cảnh, chứ không chỉ một yếu tố riêng lẻ.
Khi chúng tôi xây dựng hội đồng quản trị AI trong ClickUp, chúng tôi đã thêm một lớp quản lý vào trên nền tảng công việc vốn đã được kết nối sẵn. Super Agents có thể đọc các cuộc hội thoại đang diễn ra, nắm bắt tình hình công việc hiện tại, tham chiếu các quyết định trong quá khứ và ghi lại thông tin vào chính hệ thống đó. Điều này cho phép chúng tạo công việc, định hình các đợt sprint và ghi nhận bài học kinh nghiệm mà không cần chuyển đổi giữa các công cụ.
Nói cách khác, ClickUp tạo ra một không gian để AI suy nghĩ trong bối cảnh cụ thể. Và một khi AI có thể nhìn thấy toàn bộ hệ thống, nó sẽ không còn hành xử như một chatbot nữa mà bắt đầu hoạt động như một hội đồng quản trị.
Tương lai của năng suất nằm ở việc hội tụ toàn bộ bối cảnh công việc và mức độ tương tác vào một nơi duy nhất, nơi AI hoạt động một cách tự nhiên. AI tự nhiên tích hợp mượt mà vào cuộc sống của người dùng bằng cách tận dụng bối cảnh và mức độ tương tác để dự đoán nhu cầu, cung cấp thông tin chi tiết và mang lại giá trị mà không cần sự nhắc nhở rõ ràng. Đó chính là tương lai của công việc.
Tương lai của năng suất nằm ở việc hội tụ toàn bộ bối cảnh công việc và mức độ tương tác vào một nơi duy nhất, nơi AI hoạt động một cách tự nhiên. AI tự nhiên tích hợp mượt mà vào cuộc sống của người dùng bằng cách tận dụng bối cảnh và mức độ tương tác để dự đoán nhu cầu, cung cấp thông tin chi tiết và mang lại giá trị mà không cần sự nhắc nhở rõ ràng. Đó chính là tương lai của công việc.
Hội đồng quản trị AI trong ClickUp thực sự trông như thế nào
Bảng quản trị AI của chúng tôi không phải là một trợ lý duy nhất hay một lời nhắc thông minh. Đó là một nhóm nhỏ các Super Agents, mỗi thành viên đều có nhiệm vụ rõ ràng, hoạt động bên trong ClickUp và có quyền truy cập vào cùng bối cảnh mà nhóm con người của chúng tôi sử dụng.
Trọng tâm của thiết lập này là thứ mà chúng tôi gọi là bản đồ bối cảnh phân loại ưu tiên dành cho từng khách hàng.
Cách bản đồ bối cảnh phân loại giúp mọi thứ luôn kết nối với nhau
Ở phần trên cùng, bản đồ tổng hợp lại bối cảnh công việc đang diễn ra:
- Các email và tin nhắn từ khách hàng gần đây
- Ghi chú cuộc họp và chuỗi trò chuyện
- Nhận xét về các công việc đang thực hiện
Ở phía dưới là một cơ sở kiến thức ổn định hơn:
- Tài liệu ghi lại những gì đã được xây dựng cho đến nay
- Các vấn đề và yêu cầu Hợp nhất trên GitHub
- Các kế hoạch sprint và lộ trình trước đây
- Một “kho lưu trữ tri thức” về những gì nhóm đã học được
Ở vị trí trung tâm là danh sách các Thành viên Hội đồng Quản trị Super Agent, những người biết cách tận dụng bối cảnh này.
Ai là thành viên của hội đồng quản trị AI?
Hội đồng quản trị AI của chúng tôi hiện bao gồm:
- Giám đốc Phát triển: Chịu trách nhiệm về các thời điểm quan trọng liên quan đến doanh thu, việc gia hạn hợp đồng và các quyết định then chốt về giao dịch
- Giám đốc Hỗ trợ Hoạt động & Sản xuất: Theo dõi khối lượng công việc, sức chứa và rủi ro sản xuất trên các không gian (Spaces) trong ClickUp
- Super Agent Quản lý Dự án Khách hàng: Hoạt động trong bối cảnh dự án của khách hàng và theo dõi mọi danh sách kiểm tra, sprint và các nhiệm vụ đang thực hiện
- Người lập kế hoạch Sprint cho khách hàng: Điều chỉnh lại các sprint để ổn định hệ thống ClickUp của khách hàng trong quá trình thay đổi
- Giám đốc Tình báo: Chuyển đổi bối cảnh thô thành các bản tóm tắt đơn giản, dễ hiểu cho con người
- Giám đốc Học hỏi từ Khách hàng: Ghi nhận những bài học mà nhóm rút ra để các giao dịch trong tương lai được thực hiện một cách thông minh hơn
Mỗi thành viên hội đồng quản trị có một lĩnh vực cụ thể, các đầu vào được xác định rõ ràng và các đầu ra rõ ràng — nhờ đó, họ hoạt động như một nhóm điều hành nhỏ bên trong ClickUp, chứ không phải là một đống quy trình tự động hóa không liên quan đến nhau.
📮 Thông tin từ ClickUp: 12% số người tham gia khảo sát của chúng tôi cho biết các tác nhân AI khó cài đặt hoặc kết nối với các công cụ của họ, và 13% khác cho rằng có quá nhiều bước chỉ để hoàn thành những việc đơn giản với các tác nhân này.
Dữ liệu phải được nhập thủ công, quyền truy cập phải được định nghĩa lại, và mọi quy trình làm việc đều phụ thuộc vào một chuỗi các tích hợp có thể bị gián đoạn hoặc lệch lạc theo thời gian.
Tin vui là gì? Bạn không cần phải “kết nối” các Super Agents của ClickUp với các công việc, tài liệu, cuộc trò chuyện hay cuộc họp của mình. Chúng được tích hợp sẵn trong Không gian Làm việc của bạn, sử dụng cùng các đối tượng, quyền truy cập và quy trình làm việc như bất kỳ đồng nghiệp nào khác.
Vì các tích hợp, quyền truy cập và bối cảnh được kế thừa từ Không gian Làm việc theo mặc định, các Super Agents có thể hoạt động ngay lập tức trên các công cụ mà không cần cấu hình tùy chỉnh. Không cần phải cấu hình các Super Agents từ đầu nữa!
Cách Hội đồng quản trị AI xử lý việc chuyển hướng chiến lược quan trọng của khách hàng
Quay trở lại với email ngày đầu năm mới đó.
Đã 4 giờ 59 phút chiều. Một khách hàng mà bạn từng nghĩ là “chắc chắn sẽ gia hạn hợp đồng” đã gửi email thông báo rằng họ sẽ tạm dừng dịch vụ và muốn chấm dứt hợp đồng. Kích hoạt tình huống là khi khách hàng từ chối gia hạn hợp đồng như bạn đã kỳ vọng. Nhưng tình huống lại rất phức tạp.
Tôi có ba mục tiêu mâu thuẫn nhau:
- Bảo vệ mối quan hệ và tôn trọng bối cảnh kinh doanh của khách hàng
- Tránh đưa ra quyết định vội vàng, dựa trên cảm xúc chỉ vì một email duy nhất
- Bảo vệ thời gian dành cho gia đình của tôi trong kỳ nghỉ cuối tuần
Vì vậy, thay vì lao ngay vào hộp thư đến của mình, tôi để Hội đồng quản trị AI xem xét tình hình đang diễn biến trước tiên.
🔑 Điểm chính: Khi một email quan trọng được gửi đến, hội đồng sẽ ngay lập tức vào cuộc và biến nó thành một quyết định có cấu trúc trước khi tôi phải ngồi nhìn chằm chằm vào con trỏ trống rỗng.
Giai đoạn 1: Giám đốc Phát triển chuyển đổi một email đáng lo ngại thành một quyết định có cấu trúc
Trợ lý đầu tiên phản hồi là Giám đốc Phát triển.
Trợ lý này đã tổng hợp:
- Email đến
- Ghi chú và cập nhật gần đây
- Hợp đồng đã ký và hóa đơn
- Bất kỳ cơ hội hoặc chương trình dùng thử nào đang mở liên quan đến khách hàng
Yếu tố thay đổi cục diện là gì? Thay vì coi tin nhắn đó như một phiếu yêu cầu hỗ trợ, Giám đốc Phát triển đã nhận ra đó là một thời điểm quyết định lòng trung thành.
Đằng sau hậu trường, nó:
- Tạo một công việc dành riêng cho giao dịch liên quan đến việc chuyển hướng chiến lược, để công việc này không bị chìm trong các công việc hỗ trợ chung
- Đã gắn thẻ công việc chính xác để nó xuất hiện trong danh sách công việc cần xem xét của tôi
- Lập kế hoạch ba giai đoạn để phản hồi một cách cân nhắc: Quyết định những gì thực sự sẽ đề xuất Gửi email chuyển hướng rõ ràng và chuyên nghiệp Nếu khách hàng đồng ý, thực hiện việc chuyển hướng một cách trơn tru
- Quyết định những gì thực sự cần cung cấp
- Gửi email thông báo thay đổi hướng đi một cách rõ ràng và chuyên nghiệp
- Nếu khách hàng đồng ý, hãy thực hiện việc chuyển hướng một cách trơn tru
- Quyết định những gì thực sự cần cung cấp
- Gửi email thông báo thay đổi hướng đi một cách rõ ràng và chuyên nghiệp
- Nếu khách hàng đồng ý, hãy thực hiện việc chuyển hướng một cách trơn tru
Đồng thời, Giám đốc Tình báo cũng tham gia, phân tích toàn bộ lịch sử khách hàng để giải thích điều gì thực sự đang diễn ra:
- Khách hàng rất ấn tượng với “cơ chế hoạt động” của ClickUp và hệ thống quản lý linh hoạt đã được xây dựng
- Họ đang chuyển sang chế độ tiết kiệm tiền mặt cho năm mới
- Vấn đề thực ra nằm ở khoản phí cố định, chứ không phải ở hệ thống đó.
Cách tiếp cận mới đó đã thay đổi hoàn toàn tình hình. Thay vì chống lại việc tạm dừng, Bảng đã đề xuất một phương án rút lui chuyên nghiệp kết hợp với lộ trình tự thực hiện việc chuyển đổi và tự quản lý. Điều này sẽ giúp khách hàng giữ lại hệ thống và các quy trình mà họ yêu thích, đồng thời giảm chi phí dịch vụ thường xuyên.
🔑 Điểm chính: Các Giám đốc Phát triển và Trí tuệ nhân tạo biến một email gây sốc thành một kế hoạch điều chỉnh ba giai đoạn một cách bình tĩnh chỉ trong vài phút.
Giai đoạn 2: Bảo vệ quá trình triển khai trước khi xảy ra sự cố — thông qua hoạt động vận hành, quản lý dự án và các đợt sprint
Sau khi kế hoạch tổng thể được hình thành, các thành viên còn lại của hội đồng đã vào cuộc để bảo vệ các công việc đang triển khai.
Giám đốc Hỗ trợ Hoạt động và Sản xuất đã xem xét tất cả các khối lượng công việc đang hoạt động trong các không gian ClickUp và đặt câu hỏi:
- Nếu chúng ta chấm dứt hợp tác với khách hàng này, điều gì sẽ bị ảnh hưởng?
- Chúng ta cần bảo vệ sức chứa ở đâu hoặc điều chỉnh các sprint khác như thế nào?
- Nếu khách hàng chấp nhận đề xuất chuyển đổi, điều đó sẽ ảnh hưởng như thế nào đến năng suất và sức chứa của chúng ta?
Điều này đã làm nổi bật các tác động dây chuyền, giúp nhóm tránh vô tình gây quá tải cho các dự án khác khi cố gắng “cứu” dự án này.
Siêu đại lý Quản lý Dự án Khách hàng hoạt động ngay trong bối cảnh dự án của chính khách hàng. Nó hiểu:
- Mọi danh sách kiểm tra, đợt sprint và mục dịch vụ đang được thực hiện
- Các phụ thuộc liên quan đến các vấn đề trên GitHub và các yêu cầu Hợp nhất (pull requests)
- Những thử nghiệm nào đang hoạt động và những thử nghiệm nào đã bị tạm dừng
Từ đó, nhóm bắt đầu phác thảo một kế hoạch bàn giao rõ ràng và khả thi để khách hàng luôn biết được những công việc nào sẽ được hoàn thành, những công việc nào sẽ bị tạm dừng, và trạng thái hiện tại của hệ thống ClickUp của họ sẽ như thế nào.
Cuối cùng, Người lập kế hoạch Sprint cho khách hàng đã điều chỉnh sprint tiếp theo thành một sprint ổn định:
- Hoàn thành các công việc quan trọng giúp duy trì sự tin cậy của hệ thống
- Tạm gác lại các thử nghiệm có giá trị thấp hơn để lộ trình phát triển vẫn giữ được tính nhất quán
- Chuẩn bị một lộ trình phát triển ngắn hạn mà khách hàng có thể tuân theo trong vài tuần tới mà không cần sự hỗ trợ từ agency
🔑 Điểm chính: Thay vì phải lục lọi khắp các bảng và danh sách công việc tồn đọng, hội đồng quản trị AI của tôi đã cung cấp cho tôi một chế độ xem rõ ràng, được AI tổng hợp, về những việc cần hoàn thành, những việc cần tạm dừng và cách để hệ thống luôn ở trạng thái hoạt động tối ưu.
Giai đoạn 3: Thiết kế một kế hoạch rút lui chuyên nghiệp và lộ trình tự thực hiện việc chuyển đổi
Sau khi bảng hiểu rõ cả quyết định lẫn tác động của việc triển khai, họ đã chuyển sang giai đoạn thực thi.
Các Super Agents lập kế hoạch sprint đã cùng nhau tạo ra:
- Một lộ trình phát triển trong ngắn hạn: Những công việc nào cần hoàn tất ngay, những thử nghiệm nào cần tạm gác lại, và những điều cần theo dõi trong vài ngày tới
- Hướng dẫn tự quản lý: Một cẩm nang đơn giản hướng dẫn khách hàng cách tự tổ chức các buổi lập kế hoạch và đánh giá sprint hàng tuần.
- Hướng dẫn sau khi thoái vốn: Mô tả rõ ràng về hệ thống mà họ sẽ tiếp quản và cách vận hành hệ thống đó
Trong trường hợp này, khách hàng là một công ty phần mềm. Điều đó có nghĩa là chất lượng trải nghiệm của các nhà phát triển khi làm việc với nền tảng ClickUp rất quan trọng đối với họ.
Mục tiêu của bảng không chỉ là “chấm dứt hợp tác” một cách suôn sẻ. Mà còn là:
- Duy trì các phương pháp làm việc linh hoạt đã được xây dựng trong mười hai tuần qua
- Đảm bảo lộ trình phát triển luôn nhất quán thay vì rơi vào tình trạng hỗn loạn
- Đảm bảo khách hàng đạt được kết quả tốt hơn so với khi bắt đầu hợp tác
🔑 Điểm chính: Dù khách hàng có giữ lại khoản phí duy trì hay không, hội đồng quản trị AI đã đảm bảo hệ thống, lộ trình và mối quan hệ không rơi vào tình trạng sụp đổ.
Ghi nhận những bài học kinh nghiệm để Bảng quản trị AI của bạn ngày càng thông minh hơn
Mô-đun cuối cùng của hệ thống này là một trong những mô-đun mục yêu thích của tôi: Giám đốc Đào tạo Khách hàng.
Vị giám đốc này đã xem xét những gì thực sự đã xảy ra trong vụ việc “chắc chắn thành công” này:
- Những dấu hiệu ban đầu nào cho thấy việc gia hạn có thể gặp rủi ro?
- Những phần nào trong email thông báo thay đổi chiến lược và đề xuất tự thực hiện đã được đón nhận tích cực?
- Khách hàng hoặc nhóm nội bộ đã gặp phải những trở ngại nào?
Hợp tác với Giám đốc Bộ phận Tình báo, họ đã biến những thông tin chi tiết đó thành một mẫu có thể tái sử dụng trong ClickUp:
- Các tín hiệu cảnh báo sớm được ghi chép lại để phục vụ cho việc dùng thử và gia hạn trong tương lai
- Một bản phác thảo có thể tham khảo cho các email thay đổi hướng đi tương tự
- Các danh sách kiểm tra và các nguyên tắc hướng dẫn mà các thành viên hội đồng quản trị khác có thể tham khảo trong lần tới
Lần tới khi một vụ kiện hoặc một dự án “trông có vẻ chắc chắn”, bảng có thể nhẹ nhàng giơ tay và nói:
“Này, tình huống này trông rất giống trải nghiệm của khách hàng kia. Có lẽ chúng ta nên chuẩn bị sẵn một lộ trình tự thực hiện trước khi giả định rằng họ sẽ gia hạn hợp đồng.”
🔑 Điểm chính: Mỗi lần dao động đều trở thành cơ hội rèn luyện cho Bảng, nhờ đó lớp quản lý AI của bạn sẽ ngày càng sắc bén hơn qua từng lần tương tác.
📮 ClickUp Insight: Cuộc khảo sát về mức độ trưởng thành của AI do chúng tôi thực hiện cho thấy 33% người dùng phản đối các công cụ mới và chỉ 19% áp dụng và mở rộng quy mô AI một cách nhanh chóng. Khi mỗi tính năng mới lại đi kèm với một ứng dụng mới, một tài khoản đăng nhập mới hoặc một quy trình làm việc mới cần phải học, các nhóm gần như ngay lập tức cảm thấy mệt mỏi vì phải làm quen với quá nhiều công cụ. ClickUp Brain lấp đầy khoảng trống này bằng cách tích hợp trực tiếp vào không gian làm việc thống nhất và hội tụ, nơi các nhóm đã lập kế hoạch, theo dõi và giao tiếp. Nó mang đến nhiều mô hình AI, tạo hình ảnh, hỗ trợ lập trình, tìm kiếm trên deep web, tóm tắt tức thì và khả năng suy luận nâng cao ngay tại chính nơi công việc đang diễn ra.
“Này, tình huống này trông rất giống trải nghiệm của khách hàng kia. Có lẽ chúng ta nên chuẩn bị sẵn một lộ trình tự thực hiện trước khi giả định rằng họ sẽ gia hạn hợp đồng.”
🔑 Điểm chính: Mỗi lần dao động đều trở thành cơ hội rèn luyện cho Bảng, nhờ đó lớp quản lý AI của bạn sẽ ngày càng sắc bén hơn qua từng lần tương tác.
📮 ClickUp Insight: Cuộc khảo sát về mức độ trưởng thành của AI do chúng tôi thực hiện cho thấy 33% người dùng phản đối các công cụ mới và chỉ 19% áp dụng và mở rộng quy mô AI một cách nhanh chóng. Khi mỗi tính năng mới lại đi kèm với một ứng dụng mới, một tài khoản đăng nhập mới hoặc một quy trình làm việc mới cần phải học, các nhóm sẽ nhanh chóng cảm thấy mệt mỏi vì phải làm quen với quá nhiều công cụ. ClickUp Brain lấp đầy khoảng trống này bằng cách tích hợp trực tiếp vào không gian làm việc thống nhất và hội tụ, nơi các nhóm đã lên kế hoạch, theo dõi và giao tiếp. Nó mang đến nhiều mô hình AI, tạo hình ảnh, hỗ trợ lập trình, tìm kiếm trên deep web, tóm tắt tức thì và khả năng suy luận nâng cao ngay tại chính nơi công việc đang diễn ra.
Cách xây dựng Hội đồng quản trị AI của riêng bạn trong ClickUp
Bạn không cần một nhóm đông đảo để thực hiện việc cần làm này. Phương pháp của chúng tôi được thiết kế đặc biệt dành cho các nhóm tinh gọn, những người làm việc trên ClickUp suốt cả ngày.
Dưới đây là cách bạn có thể bắt đầu từ những bước nhỏ mà vẫn thấy được tác động thực sự:
- Hãy chọn một thời điểm ra quyết định quan trọng. Đối với chúng tôi, đó là những “biến động” liên quan đến việc gia hạn và giai đoạn dùng thử. Đối với bạn, đó có thể là sự mở rộng phạm vi dự án, các sự cố rủi ro cao hoặc những quyết định mạo hiểm lớn về sản phẩm.
- Thiết kế thành viên hội đồng quản trị đầu tiên của bạn. Hãy bắt đầu với một Giám đốc Phát triển, ví dụ: Xác định phạm vi trách nhiệm rõ ràng cho vị trí này (ví dụ: các quyết định về gia hạn và mở rộng) Xác định các đầu vào (email, danh sách công việc ClickUp quan trọng, hóa đơn, ghi chú cuộc họp) Chỉ định các đầu ra (bản tóm tắt quyết định, bản nháp email, công việc liên quan đến giao dịch, cập nhật cẩm nang hướng dẫn)
- Xác định rõ phạm vi hoạt động (ví dụ: các quyết định về gia hạn và mở rộng)
- Xác định các nguồn dữ liệu đầu vào (email, danh sách công việc ClickUp quan trọng, hóa đơn, ghi chú cuộc họp)
- Xác định các đầu ra của nó (bản tóm tắt quyết định, bản nháp email, công việc liên quan đến giao dịch, cập nhật cẩm nang hướng dẫn)
- Xác định rõ phạm vi hoạt động (ví dụ: các quyết định về gia hạn và mở rộng)
- Xác định các đầu vào (email, danh sách công việc ClickUp quan trọng, hóa đơn, ghi chú cuộc họp)
- Xác định các đầu ra của nó (bản tóm tắt quyết định, bản nháp email, công việc liên quan đến giao dịch, cập nhật cẩm nang hướng dẫn)
- Tích hợp vào cấu trúc ClickUp hiện có của bạn. Sử dụng ClickUp Super Agents và ClickUp Brain (trợ lý AI tích hợp sẵn) để đọc dữ liệu từ các không gian, Danh sách công việc và tài liệu phù hợp, đồng thời tạo ra các công việc, bình luận và tóm tắt có cấu trúc.
- Thêm một Giám đốc Thông tin. Nhiệm vụ của vị trí này là chuyển đổi bối cảnh thô thành những câu chuyện đơn giản mà bạn có thể kiểm tra tính hợp lý trong vài phút — chứ không phải một giờ.
- Thực hiện một thử nghiệm thực tế. Lần tới khi một “việc chắc chắn” bắt đầu lung lay, hãy để Bảng đưa ra quyết định ban đầu. So sánh kế hoạch của Bảng với những gì bạn sẽ làm nếu tự mình quyết định
- Biến kết quả thành một mô hình. Ghi nhận những gì đã thành công, những gì chưa thành công và những gì bạn sẽ thay đổi — sau đó cập nhật hướng dẫn và danh sách kiểm tra dành cho các thành viên hội đồng quản trị ngay trong ClickUp
🎥 Phần thưởng: Bạn muốn có một bản thiết kế sẵn sàng sử dụng trên ClickUp để thiết kế Giám đốc Phát triển của riêng mình? Hãy tham khảo Bản thiết kế Giám đốc Super Agent của chúng tôi!
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Cách bắt đầu sử dụng Super Agents (ngay cả khi bạn mới làm quen với ClickUp)
Bắt đầu bằng cách mở AI Hub trong ClickUp và tạo một Super Agent với một nhiệm vụ duy nhất. Chọn “Tạo Super Agent từ đầu,” sau đó mô tả vai trò của nó bằng ngôn ngữ đơn giản (ví dụ: “Đóng vai trò là Giám đốc Phát triển và giúp tôi phân tích các rủi ro gia hạn hợp đồng cũng như các thay đổi chiến lược của khách hàng.”). Bạn không cần phải viết mã để thiết lập nó.
Khi được yêu cầu, hãy kết nối Super Agent với một không gian hoặc Danh sách công việc nơi các quyết định đó đã được lưu trữ sẵn. Đặt một điều kiện kích hoạt đơn giản — có thể là chạy thủ công hoặc kiểm tra theo lịch trình — và thử nghiệm trên một công việc thực tế. Bạn có thể tinh chỉnh các hướng dẫn ngay trong hồ sơ của Super Agent trong quá trình sử dụng.
Xem video này để tham khảo hướng dẫn nhanh:
Tạo cho mình một lớp quản lý AI bình tĩnh trước khi xảy ra biến động tiếp theo
Mỗi hai nhà sáng lập thì có một người cho biết mình cảm thấy kiệt sức. Không phải vì họ quan tâm quá mức. Mà vì họ đang gánh vác toàn bộ cây quyết định trong đầu.
Một bảng quản trị AI mở ra một con đường khác:
- Bối cảnh từ các cuộc trò chuyện, tài liệu, phiếu yêu cầu và repo được tổng hợp thành một giao diện chung
- Super Agents sẽ tự động kích hoạt khi có sự kiện quan trọng xảy ra, chứ không chỉ theo lịch trình cố định
- Bạn sẽ nhận được các bản tóm tắt quyết định, các đợt sprint ổn định và các phương án rút lui chuyên nghiệp — trước khi bạn phải hy sinh cả cuối tuần của mình
Nếu bạn đã sẵn sàng ngừng đóng vai trò là người điều phối mọi việc và bắt đầu hành động như chủ tịch hội đồng quản trị của chính doanh nghiệp mình, hãy thử thiết lập một thành viên hội đồng quản trị duy nhất trong Không gian Làm việc ClickUp của bạn. Hãy để nó xử lý những tình huống bất ổn tiếp theo, rút kinh nghiệm từ kết quả, và sau đó dần dần nâng cấp nó thành một hội đồng quản trị AI đầy đủ theo thời gian.
Bản thân bạn trong tương lai — và lần gia hạn hợp đồng tiếp theo — sẽ cảm ơn bạn!
Đăng ký tài khoản ClickUp miễn phí để bắt đầu ngay!
Andrew Cordova-Andrews là Giám đốc Điều hành (CEO) và Cố vấn Chiến lược Điều hành tại HybridHELIX Consulting, chuyên cung cấp các dịch vụ hướng đến thành công mang tính tầm nhìn cho các doanh nhân, nhà đầu tư, doanh nghiệp và văn phòng gia đình. Với kinh nghiệm dày dặn trong quản lý dự án và giám sát chiến lược, Andrew giúp các tổ chức đạt được sự rõ ràng, thống nhất và kết quả có thể đo lường được.