Giải quyết tình trạng phân tán công việc: GVP của ClickUp về Giải pháp và Thành công chia sẻ về AI và tương lai của công việc

Khi công việc trở nên phức tạp như một mê cung

Một vài năm trước, tôi đã đứng trước một bảng trắng, cố gắng vẽ ra cách các nhóm của mình thực sự hoàn thành công việc. Điều bắt đầu như một sơ đồ đơn giản nhanh chóng biến thành một mạng lưới rối rắm—các đường kết nối giữa con người, công cụ và quy trình theo mọi hướng. Đó là khoảnh khắc sáng tỏ: thách thức lớn nhất của chúng tôi không phải là thiếu nỗ lực hay tài năng. Đó là sự lan rộng vô hình khiến ngay cả các dự án đơn giản cũng trở nên áp đảo.

Nếu bạn từng thắc mắc tại sao những ý định tốt nhất của nhóm lại bị lạc lõng trong quá trình công việc, hoặc tại sao tiến độ lại chậm chạp dù mọi người đều nỗ lực, bạn không phải là người duy nhất. Đây chính là thực trạng của "Work Sprawl " — một vấn đề mà tôi đã chứng kiến trực tiếp tại ClickUp và với hàng trăm khách hàng tùy chỉnh.

Điều này không chỉ liên quan đến công cụ hay quy trình làm việc; mà còn về những gì xảy ra khi chiến lược mất kết nối với thực thi.

Work Sprawl thực sự là gì, và cách nó làm suy yếu chiến lược ở giai đoạn sau

Work Sprawl không chỉ đơn thuần là việc có quá nhiều ứng dụng. Đó là sự phân mảnh – của con người, quy trình và công nghệ. Cảm giác như không ai có cái nhìn tổng quan – và mỗi công cụ hoặc quy trình mới chỉ thêm một lớp phức tạp nữa. Theo nhiều cách, Work Sprawl là mặt trái của chuyển đổi số, một hậu quả không mong muốn của các hệ thống công việc phân mảnh.

Tôi chia nó thành ba nhóm:

AI hiện đã được tích hợp vào mọi khía cạnh của quá trình này. Đôi khi nó hỗ trợ, đôi khi lại gây ra nhiễu loạn. Thách thức nằm ở việc nhận biết sự khác biệt.

Khoảng cách Thực thi: Chi phí thực sự khi chiến lược và hành động tách rời nhau

Hậu quả nguy hiểm nhất của Work Sprawl không phải là thời gian bị lãng phí—mà là khi chiến lược và thực thi mất kết nối. Về lý thuyết, chiến lược nên được luồng từ lãnh đạo đến từng cá nhân, và kết quả nên được phản hồi ngược lại.

Tuy nhiên, trên thực tế, tình trạng mở rộng công việc phá vỡ chuỗi này, thường được gia tăng bởi các hệ thống không kết nối và tình trạng mở rộng công cụ.

Tôi đã chứng kiến các nhóm làm việc hàng tuần trên các dự án, chỉ để phát hiện ra rằng ai đó khác cũng đang làm việc cần làm tương tự. Tôi đã thấy các nhà lãnh đạo gặp khó khăn khi trả lời một câu hỏi đơn giản: “Công việc này kết nối như thế nào đến mục tiêu của chúng ta?” Vấn đề càng trở nên nghiêm trọng hơn khi tổ chức càng lớn.

Điều này không chỉ kém hiệu quả mà còn làm giảm tinh thần làm việc. Nhân viên muốn biết công việc của họ có ý nghĩa, và khi họ không thể thấy được tác động, sự tham gia của họ sẽ bị ảnh hưởng.

AI: Một công cụ, không phải là cây đũa thần

AI hiện diện khắp nơi, hứa hẹn tự động hóa, tối ưu hóa và chuyển đổi.

Nhưng đây là điều tôi đã học được: AI chỉ tốt như bối cảnh mà bạn cung cấp cho nó.

Như bạn có thể thấy trong biểu đồ trên, hơn một phần ba nhân viên đang sử dụng AI mà không có sự tích hợp nào vào các khu vực công việc chính của họ. Nhiều tổ chức vẫn đang gặp khó khăn với việc tích hợp AI chỉ ở mức độ một phần hoặc tối thiểu, dẫn đến các quy trình bị phân mảnh và bỏ lỡ cơ hội. Sự tích hợp đầy đủ thực sự - nơi AI được tích hợp một cách mượt mà vào các quy trình công việc hàng ngày - vẫn còn hiếm hoi.

Nếu bạn áp dụng AI lên một hệ thống phân mảnh, bạn sẽ gặp phải "AI Sprawl " — một tập hợp các công cụ và quy trình AI không liên kết, và kết quả là bạn chỉ đơn giản là thay thế "Công việc Sprawl" bằng "AI Sprawl". Nhưng khi sử dụng AI bối cảnh để kết nối con người, quy trình và công nghệ, bạn sẽ đạt được sự rõ ràng.

Ví dụ, tại ClickUp, chúng tôi sử dụng AI để phát hiện công việc trùng lặp, kết nối các dự án liên quan và làm nổi bật các mối phụ thuộc. Tuy nhiên, chúng tôi cẩn trọng để AI không trở thành một "hộp đen" khác. Nó là một công cụ - không phải là sự thay thế cho chiến lược được suy nghĩ kỹ lưỡng hay phán đoán của con người.

Tái định nghĩa kết thúc: AI như một chất xúc tác cho những khả năng mới

Một trong những nhận thức quan trọng nhất mà tôi đã có là hầu hết các nhà lãnh đạo (bao gồm cả bản thân tôi) đôi khi xem AI như một cách để làm những việc tương tự, chỉ nhanh hơn. Chúng ta hình dung AI như một bộ tăng áp cho các quy trình hiện có: A cộng B bằng C với tốc độ chớp nhoáng.

Nhưng tôi tin rằng chúng ta cần đi xa hơn. AI không chỉ đơn thuần là về tốc độ hay hiệu quả. Nó là về việc tái định nghĩa chính khái niệm "C" là gì.

Thay vì hỏi, “Làm thế nào AI có thể giúp chúng ta đạt được mục tiêu hiện tại một cách hiệu quả hơn?”, chúng ta nên hỏi, “AI có thể mở ra những mục tiêu, kết quả và trải nghiệm mới nào?” Điều quan trọng là suy nghĩ vượt ra ngoài việc tự động hóa hiện trạng để đặt câu hỏi về nó.

Điều này có nghĩa là tái định hình:

Những nhà lãnh đạo và nhóm thành công trong kỷ nguyên mới này sẽ là những người xem AI không phải là một lối tắt, mà là một lời mời để suy nghĩ lại về những gì có thể đạt được.

Từ sơ đồ tổ chức đến sơ đồ công việc: Một cách mới để nhìn nhận tổ chức của bạn

Các biểu đồ tổ chức truyền thống cho thấy ai báo cáo cho ai. Nhưng chúng không thể hiện cách công việc thực sự được hoàn thành. Đó là lý do tại sao tôi bắt đầu vẽ "sơ đồ công việc" — bản đồ mô tả cách các dự án, con người và công cụ tương tác với nhau trong thực tế.

Biểu đồ công việc giúp phát hiện các điểm nghẽn, sự trùng lặp và cơ hội hợp tác. Chúng giúp lãnh đạo nhận ra nơi chiến lược gặp khó khăn và nơi thực thi đạt hiệu quả cao. Quan trọng nhất, chúng làm cho những điều vô hình trở nên hiển thị.

AI cũng có thể hỗ trợ ở đây bằng cách phân tích các mẫu, phát hiện các kết nối ẩn và đề xuất các cải tiến. Tuy nhiên, nền tảng luôn là một chế độ xem rõ ràng và thống nhất về công việc của bạn.

ClickUp Brain giúp bạn dễ dàng phân tích công việc, phát hiện những thông tin ẩn và đề xuất cải tiến - tất cả trong một nơi.

Chỉ cần đặt câu hỏi như: “Khách hàng cảm thấy thế nào trong cuộc khảo sát gần đây nhất?” ClickUp Brain sẽ ngay lập tức tóm tắt các mẫu khóa, phát hiện các kết nối và cung cấp phản hồi có thể hành động, giúp nhóm của bạn đưa ra quyết định thông minh hơn và nhanh hơn.

Đó là lý do chúng tôi phát triển ClickUp Brain—trợ lý AI duy nhất được thiết kế để thực sự hiểu bối cảnh độc đáo của tổ chức bạn, kết nối các quy trình làm việc và cung cấp thông tin chi tiết ở những nơi bạn cần nhất.

Khác với các công cụ AI thông thường, ClickUp Brain học ngôn ngữ của tổ chức bạn, hoạt động trong các quy trình làm việc hiện có và cung cấp AI trên tất cả các khu vực công việc từ một nền tảng duy nhất. Kết quả đã nói lên tất cả:

Bài học từ trường: Những điều tôi đã học được từ khách hàng

Mỗi tổ chức có tình trạng mở rộng không gian làm việc khác nhau, nhưng một số vấn đề chung vẫn tồn tại:

Một khách hàng tùy chỉnh đã chia sẻ với tôi: “Chúng tôi không nhận ra mình đã bỏ lỡ bao nhiêu cho đến khi thấy mọi thứ tập trung tại một nơi.” Đó chính là sức mạnh của Tích hợp — không chỉ giảm bớt công cụ mà còn tăng cường bối cảnh.

Tập trung hóa so với Hội tụ: Tại sao bối cảnh lại quan trọng

Dễ dàng bị cám dỗ giải quyết Work Sprawl bằng cách cắt giảm công cụ. Tuy nhiên, việc hợp nhất công cụ một cách đơn thuần có thể phản tác dụng nếu nó loại bỏ bối cảnh mà các nhóm cần để hoàn thành việc cần làm tốt nhất.

Hợp nhất* là khác biệt. Đó là việc kết hợp con người, quy trình và công nghệ theo cách giữ nguyên bối cảnh và thúc đẩy hợp tác. Đôi khi, điều đó có nghĩa là sử dụng ít công cụ hơn; đôi khi, đó là tích hợp tốt hơn. Mục tiêu luôn là sự rõ ràng.

Không gian làm việc AI tích hợp: Giải pháp của ClickUp

Tại ClickUp, chúng tôi xem giải pháp cho Work Sprawl—và con đường dẫn đến sự hội tụ thực sự—là điều gì đó lớn hơn một công cụ thông thường. Đó là điều chúng tôi gọi là Converged AI Workspace: một loại hình làm việc mới, nơi các công việc, tài liệu, mục tiêu và giao tiếp cùng tồn tại trong một môi trường giàu ngữ cảnh, được hỗ trợ bởi AI. Đó không chỉ là phần mềm; đó là một cách làm việc hoàn toàn khác biệt.

Với một Không gian Làm việc AI tích hợp , các nhóm có thể:

Điều này không chỉ là việc hợp nhất công cụ—mà còn là việc tạo ra một hệ sinh thái sống động, nơi chiến lược, thực thi và đổi mới diễn ra cùng nhau.

📮 ClickUp Insight: 33% người vẫn tin rằng làm nhiều việc cùng lúc đồng nghĩa với hiệu quả. Trên thực tế, làm nhiều việc cùng lúc chỉ làm tăng chi phí chuyển đổi ngữ cảnh. Khi não bộ của bạn chuyển đổi giữa các tab, trò chuyện và danh sách công việc, sự tập trung sâu sắc bị ảnh hưởng nặng nề nhất.

ClickUp giúp bạn tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất bằng cách tập hợp mọi thứ bạn cần vào một nơi! Đang làm công việc trên một công việc nhưng cần kiểm tra internet? Chỉ cần sử dụng giọng nói và yêu cầu ClickUp Brain MAX thực hiện tìm kiếm web từ cùng một cửa sổ. Muốn trò chuyện với Claude và hoàn thiện bản nháp bạn đang làm? Bạn cũng có thể làm điều đó mà không cần rời khỏi Không gian Làm việc ClickUp!

Tất cả những gì bạn cần—từ trò chuyện, tài liệu, công việc, bảng điều khiển, nhiều mô hình ngôn ngữ lớn (LLMs), tìm kiếm web và hơn thế nữa—đều được tích hợp trong một Không gian Làm việc AI tích hợp, sẵn sàng sử dụng!

Khía cạnh con người: Văn hóa, Minh bạch và Sự đồng bộ

Giải quyết Work Sprawl không chỉ là thách thức kỹ thuật—đó còn là thách thức văn hóa. Khi các nhóm nhận ra cách công việc của họ đóng góp vào bức tranh lớn hơn, họ sẽ có xu hướng hợp tác, chia sẻ kiến thức và đổi mới nhiều hơn. Sự minh bạch không chỉ là một thuật ngữ thời thượng; đó là nền tảng cho sự tin tưởng và linh hoạt.

Tại ClickUp, chúng tôi đã nhận ra rằng những ý tưởng hay nhất thường xuất phát từ những người gần gũi nhất với công việc và khách hàng. Tạo ra các kênh phản hồi, tôn vinh những thành công liên chức năng và liên kết đóng góp cá nhân với kết quả của công ty đều là những yếu tố thiết yếu.

Hướng đi phía trước: Các bước thực tiễn, không phải giải pháp thần kỳ

Giải quyết Work Sprawl là một hành trình, không phải là một giải pháp nhanh chóng. Dưới đây là những gì tôi khuyến nghị:

Làm cho công việc trở nên con người hơn: Từ sự lan rộng của công việc đến công việc có ý nghĩa

Tình trạng phân tán công việc* là một vấn đề hiện đại, nhưng giải pháp thì vĩnh cửu: sự rõ ràng, kết nối và mục đích. AI có thể giúp đỡ, nhưng chỉ khi chúng ta sử dụng nó để kết nối con người lại với nhau - chứ không phải đẩy họ xa nhau hơn.

Tại ClickUp, chúng tôi vẫn đang học hỏi. Mỗi ngày, khách hàng của chúng tôi đều dạy cho chúng tôi những điều mới mẻ về cách công việc thực sự diễn ra. Hy vọng của tôi là bằng cách chia sẻ những gì chúng tôi đã học được, chúng tôi có thể giúp người khác tìm ra con đường riêng của mình trong mê cung này.

Nếu bạn đang gặp khó khăn với Work Sprawl, bạn không đơn độc. Hãy bắt đầu bằng cách vẽ bản đồ thế giới của bạn. Bạn có thể ngạc nhiên với những gì bạn tìm thấy—và với việc công việc có thể trở nên tốt hơn như thế nào khi mọi người cùng hướng về một mục tiêu chung.

Và khi nhìn về tương lai, tôi khuyến khích mọi nhà lãnh đạo và nhóm không chỉ hỏi làm thế nào AI có thể giúp bạn làm những việc cần làm nhanh hơn, mà còn làm thế nào nó có thể giúp bạn tưởng tượng những khả năng mới, những cách làm việc mới và những định nghĩa mới về thành công. Tương lai của công việc không chỉ là về tốc độ—nó là về tầm nhìn—và với một không gian làm việc AI tích hợp, tầm nhìn đó nằm trong tầm tay.