Việc chuyển đổi giữa Outlook và Lịch Google thật mệt mỏi. Có thể văn phòng của bạn sử dụng Outlook, nhưng nhắc nhở trên điện thoại của bạn đến từ Google. Hoặc bạn có các cuộc họp trong một ứng dụng và kế hoạch cá nhân trong ứng dụng khác. Dù là trường hợp nào, việc kiểm tra cả hai ứng dụng cũng giống như một công việc thêm.
Giải quyết vấn đề này một lần và mãi mãi bằng cách đồng bộ hóa lịch Outlook với Lịch Google, để mọi cam kết đều hiển thị ở một nơi. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, giảm bớt sự nhầm lẫn và đảm bảo bạn luôn đi đúng hướng.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn các bước để thêm Outlook vào Lịch Google. Và nếu điều đó không hấp dẫn, chúng tôi có ClickUp là một trong những lựa chọn thay thế Outlook và Lịch Google tốt nhất cho bạn.
Tại sao nên đồng bộ Lịch Google với Outlook?
Quản lý nhiều lịch có thể nhanh chóng trở nên khó chịu. Bạn thêm một sự kiện vào Microsoft Outlook, quên sao chép nó vào Lịch Google và lịch của bạn bị mất đồng bộ.
Các cuộc họp trùng với việc vặt, nhắc nhở đến từ ứng dụng sai, và bạn phải sắp xếp lại cả ngày thay vì tập trung vào công việc thực sự. Điều này không chỉ gây phiền toái mà còn khiến việc sắp xếp công việc trở nên khó khăn hơn cần thiết.
Đây là lý do tại sao đồng bộ Outlook với Lịch Google hữu ích:
- Bạn có thể xem tất cả các sự kiện trong Outlook và Lịch Google trong một lịch quản lý dự án
- Nó giúp tiết kiệm thời gian vì bạn không cần phải kiểm tra cả hai
- Bạn sẽ ít bỏ lỡ các cuộc họp hơn
- Dễ dàng hơn để lên kế hoạch cho các cam kết cá nhân và công việc của bạn ở một nơi
- Bạn có thể đặt một lời nhắc thay vì hai
- Điện thoại và máy tính xách tay của bạn luôn đồng bộ
🧠 Thông tin thú vị: Lịch La Mã đầu tiên chỉ có 10 tháng, bắt đầu từ tháng 3 và kết thúc vào tháng 12. Sau đó, vua Numa Pompilius đã thêm tháng 1 và tháng 2 để phù hợp hơn với năm mặt trời.
Cách thêm Lịch Google vào Outlook (Hướng dẫn từng bước)
Bây giờ bạn đã biết lợi ích của việc đồng bộ hóa Lịch Google với Outlook, đây là các bước cần làm:
Bước 1: Mở cài đặt lịch Outlook của bạn
- Truy cập Outlook và đăng nhập
- Nhấp vào biểu tượng lịch trong menu bên trái
- Chọn Cài đặt từ thanh menu trên cùng
- Điều hướng đến Lịch và sau đó nhấp vào ‘Lịch được chia sẻ’
- Trong phần 'Xuất bản lịch', chọn lịch bạn muốn đồng bộ và đặt quyền truy cập thành 'Có thể xem tất cả chi tiết'
- Nhấp vào Publish, sau đó sao chép ICS link
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Đánh dấu màu sắc cho lịch trong Google. Gán một màu sắc riêng cho lịch Outlook của bạn trong Google để phân biệt sự kiện công việc và sự kiện cá nhân một cách trực quan. Điều này giúp việc lên lịch trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Bước 2: Truy cập Lịch Google
- Mở Lịch Google trong trình duyệt của bạn
- Trên thanh bên trái, nhấp vào biểu tượng + bên cạnh "Lịch khác"
- Chọn từ URL
📮 Thông tin chi tiết từ ClickUp: 83% nhân viên tri thức chủ yếu dựa vào email và trò chuyện để giao tiếp trong nhóm. Tuy nhiên, gần 60% thời gian làm việc của họ bị mất vào việc chuyển đổi giữa các công cụ này và tìm kiếm thông tin.
Với ứng dụng đa năng cho công việc như ClickUp, quản lý dự án, nhắn tin, email và trò chuyện của bạn sẽ tập trung tại một nơi! Đã đến lúc tập trung và tăng cường năng lượng!
Bước 3: Thêm lịch Outlook của bạn vào Google
- Dán liên kết ICS bạn đã sao chép từ Outlook vào trường URL
- Nhấp vào ‘Thêm lịch’
- Lịch Outlook của bạn sẽ xuất hiện trong Lịch khác trong Lịch Google
- Bạn có thể tải xuống ứng dụng máy tính hoặc ứng dụng di động Microsoft Outlook và làm theo các bước tương tự để đồng bộ hai lịch.
👀 Bạn có biết? 70% người dùng sử dụng lịch kỹ thuật số làm công cụ chính để quản lý cuộc sống, trong đó 46,7% chủ yếu dựa vào lịch trên điện thoại di động và 23,3% thích sử dụng lịch trên máy tính để bàn.
Giới hạn của đồng bộ hóa Lịch Google với Outlook
Đồng bộ hóa Lịch Google và Outlook có thể hữu ích, nhưng không hoàn hảo. Dưới đây là một số giới hạn cần xem xét trước khi bạn bắt đầu sử dụng lịch đồng bộ hóa làm công cụ lập kế hoạch chính:
- Thay đổi có thể mất vài giờ để hiển thị trong lịch khác
- Đồng bộ chỉ diễn ra một chiều, vì vậy bạn sẽ thấy các sự kiện Outlook trong Google, nhưng không thấy ngược lại
- Đồng bộ hai chiều thường cần công cụ của bên thứ ba hoặc ứng dụng lịch chia sẻ
- Nếu bạn ngừng sử dụng liên kết ICS, đồng bộ hóa sẽ bị ngắt mà không có bất kỳ cảnh báo nào
- Nhắc nhở và thông báo có thể không được chuyển giữa các lịch
Ngoài ra, ngay cả khi tích hợp Outlook, bạn vẫn có thể không đồng bộ hai chiều đúng cách. Và ngay cả khi bạn tải xuống ứng dụng di động Microsoft Outlook hoặc ứng dụng máy tính, những giới hạn này vẫn tồn tại. Vì vậy, nếu bạn dựa vào ứng dụng này để sắp xếp công việc, những sai sót nhỏ này có thể gây ra những sơ suất nghiêm trọng trong việc lên lịch.
🧠 Thông tin thú vị: Các ghi chép thiên văn cổ đại của người Sumer hoặc MUL.APIN đã theo dõi các chòm sao như Sirius và Arcturus để sắp xếp lịch của họ, một trong những hệ thống thời gian dựa trên các ngôi sao sớm nhất được biết đến.
ClickUp là giải pháp thay thế thông minh hơn để quản lý lịch
Tinh chỉnh cài đặt lịch chỉ để đồng bộ một chiều là không lý tưởng. Bạn vẫn phải kiểm tra nhiều ứng dụng, hy vọng các bản cập nhật thực sự hiển thị.
Thay vì kết hợp hai công cụ với nhau, thường sẽ dễ dàng và nhanh chóng hơn nếu chuyển sang các giải pháp thay thế Google và Microsoft Outlook được thiết kế để lập lịch thông minh hơn, không cần giải pháp thay thế, trì hoãn hoặc sửa chữa của bên thứ ba.
ClickUp là ứng dụng làm việc tất cả trong một — cho các dự án, tài liệu, công việc và đúng vậy, lịch. Ứng dụng này cung cấp cho bạn một lịch tích hợp với tính năng đồng bộ hai chiều, để bạn có thể lên lịch, chỉnh sửa và sắp xếp lại lịch mà không cần chuyển đổi giữa các công cụ.
Nền tảng này hỗ trợ tích hợp Outlook, cho phép bạn đăng ký bất kỳ lịch internet nào, cung cấp các tính năng và mẫu lịch trình được hỗ trợ bởi AI, đồng thời tập hợp mọi thứ vào một chế độ xem gọn gàng, linh hoạt.
Cho dù bạn đang quản lý thời hạn, cuộc họp hay toàn bộ tuần làm việc của nhóm, ClickUp giúp bạn dễ dàng theo dõi mọi thứ mà không cần sao chép và dán liên kết tệp ICS.
Kartikeya Thapliyal, Giám đốc sản phẩm tại smallcase, chia sẻ kinh nghiệm của mình:
Việc sử dụng lịch để hoàn thành công việc trước thời hạn luôn rất quan trọng. Với ClickUp, việc này trở nên rất dễ dàng vì thời hạn của bạn được hiển thị trên lịch cùng với các nhiệm vụ, do đó việc lập kế hoạch cho ngày/tuần của bạn trở nên siêu dễ dàng và nhanh chóng.
Việc sử dụng lịch để hoàn thành nhiệm vụ trước thời hạn luôn rất quan trọng. Với ClickUp, việc này trở nên rất dễ dàng vì thời hạn của bạn hiển thị trên lịch cùng với các nhiệm vụ, do đó việc lập kế hoạch cho ngày/tuần của bạn trở nên siêu dễ dàng và nhanh chóng.
Tích hợp lịch tất cả trong một: Đồng bộ nhiều lịch ở một nơi
Lịch ClickUp là một trung tâm lệnh lập lịch dựa trên AI đầy đủ, tập hợp tất cả lịch, nhiệm vụ và sự kiện của bạn vào một chế độ xem duy nhất có thể chỉnh sửa. Cho dù bạn đang quản lý thời hạn hay chuyển từ cuộc họp này sang cuộc họp khác, ClickUp sẽ tự động đồng bộ mọi thứ trên các nền tảng.
Nhưng không chỉ dừng lại ở đồng bộ hóa. Dưới đây là một số điều bạn có thể đạt được với ClickUp
- Chuyển bất kỳ công việc nào có ngày đáo hạn thành sự kiện lịch và chặn thời gian mà không cần sao chép thủ công, nhờ tính năng đồng bộ hóa công việc tự động
- Tự động nhận các mục hành động và tóm tắt từ các cuộc họp đã lên lịch theo thời gian thực với ClickUp AI Notetaker
- Chuyển đổi giữa bố cục hàng ngày, 4 ngày, hàng tuần và hàng tháng với chế độ xem nhiều lịch hoặc lọc theo nhóm, dự án hoặc trạng thái
- Gửi liên kết lên lịch trực tiếp từ lịch và tham gia Zoom, Google Meet hoặc Microsoft Teams từ sự kiện trong lịch
- Hiển thị thời gian thực về lịch trình, ai đang làm việc gì và công việc nào đến hạn ngay lập tức
- Đồng bộ lịch công khai và riêng tư, đăng ký lịch bên ngoài hoặc lịch internet, như ngày lễ quốc gia hoặc lịch làm việc chung của nhóm
- Truy cập các mẫu kế hoạch hàng ngày và các mẫu quản lý dự án khác để lên lịch dễ dàng
Đồng bộ hai chiều: Cập nhật được phản ánh ngay lập tức trên Lịch Google và Outlook
Thách thức lớn nhất trong việc đồng bộ hóa Lịch Outlook với Lịch Google là bạn chỉ có thể xem các sự kiện Outlook trên Lịch Google, không thể xem ngược lại. Điều đó có nghĩa là bạn vẫn phải quản lý hai lịch ở một mức độ nào đó.
ClickUp giải quyết vấn đề đó với tích hợp Outlook hai chiều hoàn chỉnh, có nghĩa là các cập nhật được thực hiện trong Outlook sẽ ngay lập tức được phản ánh trong lịch ClickUp của bạn và ngược lại. Không phải chờ hàng giờ để thay đổi xuất hiện, không bỏ lỡ chỉnh sửa và không có mục nhập trùng lặp.
Bạn có thể:
- Lên lịch lại một nhiệm vụ trong ClickUp và xem nó được chuyển sang Lịch Outlook của bạn
- Thực hiện thay đổi trên điện thoại di động hoặc máy tính để bàn, và mọi thứ sẽ được cập nhật đồng bộ trên tất cả các thiết bị
- Tránh xung đột bằng cách xem các sự kiện cá nhân và công việc trong một chế độ xem lịch
- Kết nối lịch của bạn chỉ bằng vài cú nhấp chuột bằng tính năng tích hợp Outlook và hỗ trợ lịch Internet của ClickUp
- Hãy tin tưởng rằng các nhắc nhở, sự kiện và thời hạn của bạn luôn được đồng bộ
ClickUp cũng cho phép bạn tạo tích hợp Lịch Google với đồng bộ hai chiều. Điều này làm cho nền tảng này đặc biệt hữu ích để quản lý cả công việc và cuộc sống cá nhân, mà không bao giờ phải lo lắng liệu lịch của bạn có hiển thị tất cả thông tin hay không.
📮 ClickUp Insight: 18% số người tham gia khảo sát của chúng tôi muốn sử dụng AI để tổ chức cuộc sống của họ thông qua lịch, nhiệm vụ và nhắc nhở. 15% khác muốn AI xử lý các công việc thường ngày và công việc hành chính. Để làm được điều này, AI cần có khả năng: hiểu mức độ ưu tiên của từng công việc trong quy trình làm việc, thực hiện các bước cần thiết để tạo công việc hoặc điều chỉnh công việc và thiết lập quy trình làm việc tự động. Hầu hết các công cụ đều có một hoặc hai bước này. Tuy nhiên, ClickUp đã giúp người dùng hợp nhất tới hơn 5 ứng dụng bằng nền tảng của chúng tôi!
Trải nghiệm tính năng lập lịch dựa trên AI, nơi các công việc và cuộc họp có thể dễ dàng được phân bổ vào các khoảng trống trong lịch của bạn dựa trên mức độ ưu tiên. Bạn cũng có thể thiết lập các quy tắc tự động hóa tùy chỉnh qua ClickUp Brain để xử lý các công việc thường ngày. Nói lời tạm biệt với công việc bận rộn!
Lập lịch dựa trên AI: Tối ưu hóa các cuộc họp và công việc với các đề xuất của AI
ClickUp giúp bạn lên kế hoạch cho ngày của mình một cách dễ dàng. Với ClickUp Brain tích hợp sẵn, lịch sẽ xử lý các ưu tiên, thời hạn và thời gian rảnh của bạn để đề xuất các khoảng thời gian phù hợp nhất cho các công việc và cuộc họp của bạn.
Thay vì sắp xếp mọi thứ theo cách thủ công, bạn có thể để ClickUp đề xuất thời điểm giải quyết công việc, cho dù đó là dành thời gian để tập trung cao độ hay sắp xếp cuộc họp nhóm giữa hai cuộc gọi.
Không giống như Google và Outlook, Lịch ClickUp có thể:
- Đề xuất các khung giờ thông minh dựa trên mức độ ưu tiên và khả năng sẵn sàng
- Tôn trọng các sự kiện hiện có từ Lịch Google hoặc Outlook
- Trả lời các câu hỏi về lịch trình của bạn với trí tuệ nhân tạo tích hợp sẵn
- Tự động điều chỉnh khi hạn chót thay đổi
- Đề xuất thời gian họp lý tưởng với ít xung đột lịch trình hơn giữa các nhóm
👀 Bạn có biết? Nhân viên tri thức duy trì trung bình 6 kết nối mỗi ngày tại nơi làm việc. Điều này có thể dẫn đến nhiều lần gửi và nhận email, trò chuyện và sử dụng các công cụ quản lý dự án.
Đơn giản hóa việc quản lý lịch của bạn với ClickUp
Đồng bộ hóa Outlook và Lịch Google có thể hoạt động nếu bạn không quan tâm đến sự chậm trễ, giới hạn và việc phải chuyển đổi giữa các tab. Nhưng nếu bạn muốn lịch trình, công việc và cuộc họp của mình được tập trung ở một nơi, với cập nhật thời gian thực và lập lịch thông minh, ClickUp là lựa chọn đơn giản hơn.
Nó mang đến tính năng đồng bộ hóa hai chiều thực sự, lập lịch dựa trên AI và thậm chí cả các mẫu Outlook và Lịch Google để tiết kiệm thời gian. Thêm hỗ trợ cho bất kỳ ứng dụng lịch internet nào, ghi chú cuộc họp tích hợp và tự động hóa công việc thông minh, và bạn sẽ có một lịch dễ quản lý và thực sự giúp bạn hoàn thành công việc.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và bắt đầu lập kế hoạch trên lịch để dễ dàng quản lý các cam kết cá nhân và công việc của bạn.