Báo cáo quý đã đến hạn và mọi thứ trông có vẻ hoàn hảo. Nhưng các con số không khớp. Ở đâu đó, bằng cách nào đó, dữ liệu đã bị thay đổi. Hộp thư đến của bạn tràn ngập các câu hỏi về bản cập nhật tệp mới nhất. Ai đã thay đổi gì? Khi nào? Tại sao?
Đối với các chuyên gia làm việc với Microsoft Excel, đây là một thách thức thường xuyên.
May mắn thay, Excel cung cấp các tính năng giúp theo dõi thay đổi dễ dàng hơn. Trong bài đăng trên blog này, chúng ta sẽ khám phá cách theo dõi các thay đổi trong Excel để duy trì quyền kiểm soát dữ liệu của bạn trong khi cộng tác một cách dễ dàng.
⏰ Tóm tắt 60 giây
- Quản lý chỉnh sửa trong Excel có thể khó khăn khi có nhiều người dùng. Sử dụng tính năng chú thích và theo dõi giúp duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu. Bạn có thể thực hiện việc này bằng ba cách trong Excel
- Phương pháp #1: Sử dụng tính năng Theo dõi thay đổi Truy cập tab Xem lại và bật Theo dõi thay đổi Cấu hình cài đặt về thời gian, người và vị trí cần theo dõi thay đổi Các ô đã sửa đổi được đánh dấu bằng viền màu xanh lam và hình tam giác Lưu trước khi theo dõi để đảm bảo phiên bản sạch
- Truy cập tab Review (Xem lại) và bật Track Changes (Theo dõi thay đổi)
- Cấu hình cài đặt về thời gian, người và địa điểm cần theo dõi thay đổi
- Các ô đã được sửa đổi sẽ được đánh dấu bằng viền xanh và tam giác
- Lưu trước khi theo dõi để đảm bảo phiên bản sạch sẽ
- Phương pháp #2: Liệt kê các thay đổi trên một trang tính mới Bật 'Liệt kê các thay đổi trên một trang tính mới' để xem tóm tắt các thay đổi Chỉ các chỉnh sửa ô được theo dõi, không theo dõi các thay đổi định dạng
- Bật 'Danh sách thay đổi trên trang tính mới' để xem tóm tắt các thay đổi
- Chỉ các chỉnh sửa ô được theo dõi, không theo dõi các thay đổi định dạng
- Phương pháp #3: Theo dõi ô được thay đổi gần nhất Sử dụng các công thức như =CELL("địa chỉ") để theo dõi ô được sửa đổi gần nhất Theo dõi các điểm dữ liệu quan trọng bằng tính năng Cửa sổ theo dõi
- Sử dụng các công thức như =CELL("địa chỉ") để theo dõi ô được sửa đổi lần cuối
- Giám sát các điểm dữ liệu quan trọng bằng tính năng Cửa sổ theo dõi
- Có nhiều hạn chế khi theo dõi các thay đổi trong Excel, bao gồm định dạng có điều kiện hạn chế và thiếu khả năng tương thích với sổ làm việc có macro VBA hoặc Bảng Excel
- Lịch sử phiên bản của Excel không theo dõi các cập nhật định dạng hoặc thay đổi cấu trúc. Người dùng có thể thao tác nhật ký, làm giảm độ tin cậy
- Các tính năng theo dõi thay đổi của Excel là cơ bản, nhưng một công cụ như ClickUp cung cấp tính năng theo dõi nâng cao, cập nhật thời gian thực và hiển thị đầy đủ để quản lý dữ liệu hiệu quả
- ClickUp Docs cung cấp tính năng cộng tác thời gian thực và kiểm soát phiên bản tài liệu. Để theo dõi các thay đổi, chỉ cần truy cập menu, xem lịch sử trang và khôi phục các phiên bản nếu cần
- Chế độ xem hoạt động của ClickUp cung cấp nhật ký thời gian thực về các thay đổi tài liệu và hoạt động của nhóm
- Chế độ xem bảng của ClickUp cung cấp chế độ xem bảng tính mạnh mẽ hơn Excel, nơi bạn thậm chí có thể sử dụng giao diện kéo và thả để quản lý công việc và các phụ thuộc. Chia sẻ cập nhật bằng liên kết có thể truy cập công khai và xuất dữ liệu dưới dạng bảng tính
- Truy cập tab Review (Xem lại) và bật Track Changes (Theo dõi thay đổi)
- Cấu hình cài đặt về thời gian, người và địa điểm cần theo dõi thay đổi
- Các ô đã được sửa đổi sẽ được đánh dấu bằng viền xanh và tam giác
- Lưu trước khi theo dõi để đảm bảo phiên bản sạch
- Bật 'Danh sách thay đổi trên trang tính mới' để xem tóm tắt các thay đổi
- Chỉ các chỉnh sửa ô được theo dõi, không theo dõi các thay đổi định dạng
- Sử dụng các công thức như =CELL("địa chỉ") để theo dõi ô được sửa đổi lần cuối
- Giám sát các điểm dữ liệu quan trọng bằng tính năng Cửa sổ theo dõi
🔍 Bạn có biết? Sự tích hợp của Excel với OneDrive đã giới thiệu tính năng xem và khôi phục các phiên bản bảng tính trước đó.
Cách theo dõi các thay đổi trong Excel
Việc theo dõi các chỉnh sửa có thể khó khăn khi có nhiều người dùng cùng làm việc trên một tệp Excel. Tuy nhiên, với tính năng chú thích, bạn có thể đảm bảo dữ liệu của mình luôn được sắp xếp một cách có hệ thống.
Hãy phân tích các phương pháp theo dõi các thay đổi trong Excel. ⚒️
Phương pháp #1: Sử dụng tính năng theo dõi thay đổi
Tính năng Theo dõi thay đổi tích hợp sẵn là một công cụ mạnh mẽ để giám sát các sửa đổi trong Excel. Thực hiện các bước sau để sử dụng tính năng này:
Bước #1: Truy cập tab Review
Mở tệp Excel mà bạn muốn theo dõi các thay đổi. Nhấp vào tab Xem lại nằm trên Ribbon.
Bước #2: Bật tính năng Theo dõi thay đổi
Tìm tùy chọn Hiển thị thay đổi trong nhóm Thay đổi . Bạn sẽ thấy một cửa sổ bật lên ở bên cạnh trang tính.
🤝 Nhắc nhở thân thiện: Luôn lưu tài liệu Excel của bạn trước khi bật tính năng theo dõi thay đổi để đảm bảo bạn có phiên bản sạch để quay lại nếu cần. Phím tắt trong Excel là Ctrl + S (Windows) hoặc Command + S (Mac).
Bước #3: Cấu hình cài đặt
Nhấp vào Xem thay đổi mới để nhận biết những thay đổi mà các thành viên trong nhóm của bạn thực hiện.
Sử dụng các bộ lọc Khi nào, Ai và Ở đâu để chỉ định những thay đổi cần theo dõi, ví dụ: tất cả các sửa đổi, thay đổi của người dùng cụ thể, thay đổi trong phạm vi nhất định hoặc các phụ thuộc trong Excel.
🤝 Nhắc nhở thân thiện: Kích hoạt tính năng theo dõi thay đổi sẽ biến sổ làm việc của bạn thành sổ làm việc được chia sẻ, điều này có thể giới hạn một số chức năng như sắp xếp và lọc.
Phương pháp #2: Liệt kê các thay đổi trên một trang tính mới
Tạo bản tóm tắt các thay đổi trên một trang tính mới cho các dự án có nhiều chỉnh sửa có thể hợp lý hóa quá trình xem xét và quản lý. Phương pháp này cung cấp một cái nhìn tổng quan rõ ràng về tất cả các sửa đổi ở một nơi, lý tưởng cho các dự án hợp tác quy mô lớn.
Dưới đây là cách bạn có thể thực hiện việc này. 👇
Bước #1: Mở hộp thoại Highlight Changes (Đánh dấu thay đổi)
Chuyển đến tab Review . Tại đây, phía trên Ribbon, bạn sẽ thấy biểu tượng Track Changes . Nhấn mũi tên thả xuống để hiển thị hộp thoại Highlight Changes .
🔍 Bạn có biết? Microsoft đã bỏ hoàn toàn tên Excel 6. 0. Sau Excel 5. 0 vào năm 1993, phiên bản tiếp theo là Excel 95, phù hợp với Windows 95 để tạo ra một cách tiếp cận thương hiệu thống nhất.
Bước #2: Chọn tùy chọn danh sách và tạo bảng tóm tắt
Chọn tùy chọn có nhãn Danh sách các thay đổi trên một trang tính mới trong hộp thoại. Nhấp vào OK, Excel sẽ tự động tạo một trang tính mới liệt kê tất cả các thay đổi đang theo dõi theo định dạng bảng.
🔍 Bạn có biết? Excel được ra mắt lần đầu tiên vào năm 1985 cho Apple Macintosh. Phải đến năm 1987, Excel mới có sẵn cho Windows, trở thành một trong số ít sản phẩm của Microsoft ban đầu được phát triển cho nền tảng của đối thủ cạnh tranh.
Phương pháp #3: Theo dõi ô được thay đổi gần nhất
Để theo dõi ô được sửa đổi gần đây nhất trong sổ làm việc, hãy sử dụng công thức của Excel và tính năng Cửa sổ theo dõi. Phương pháp này rất hữu ích để giám sát các điểm dữ liệu quan trọng và đảm bảo không bỏ sót các thay đổi bất ngờ.
Thực hiện theo các bước sau. 📝
Bước #1: Nhập công thức đang theo dõi
Trong ô trống, nhập các công thức sau:
- =CELL("địa chỉ") để hiển thị địa điểm của ô được thay đổi cuối cùng
- =CELL("nội dung") để hiển thị giá trị của ô được sửa đổi cuối cùng
🔍 Bạn có biết? ' Excel hell ' (địa ngục Excel ) là thuật ngữ dùng để mô tả sự hỗn loạn trong việc quản lý các bảng tính quá phức tạp hoặc có cấu trúc kém, đặc biệt là trong môi trường hợp tác.
📖 Cũng nên đọc: Cách sử dụng Google Trang tính để quản lý dự án (+Mẫu)
Bước #2: Bật cửa sổ Watch
Chuyển đến tab Công thức trên Ribbon. Sau đó, nhấp vào Cửa sổ theo dõi để mở công cụ giám sát.
🧠 Thông tin thú vị: Một số nghệ sĩ sử dụng Excel để tạo ra các tác phẩm nghệ thuật kỹ thuật số, tạo ra các hình ảnh giống như pixel bằng lưới ô. Một ví dụ đáng chú ý là Tatsuo Horiuchi, một nghệ sĩ Nhật Bản vẽ những bức tranh phong cảnh phức tạp bằng Excel.
Bước #3: Thêm ô công thức
Chọn các ô chứa công thức đang theo dõi và nhấp vào Thêm theo dõi… để tiếp tục theo dõi chúng, ngay cả khi chuyển giữa các trang tính.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Kỳ lưu giữ mặc định cho lịch sử thay đổi là 30 ngày. Điều chỉnh theo nhu cầu thông qua cài đặt Excel.
Giới hạn của tính năng Theo dõi thay đổi trong Excel
Mặc dù các tính năng theo dõi thay đổi giúp cải thiện sự hợp tác và quản lý dự án trong Excel, bạn có thể gặp phải một số nhược điểm gây cản trở.
Ở đây, chúng ta sẽ khám phá một số hạn chế chính của việc theo dõi các thay đổi trong Excel. 👀
- Yêu cầu sổ làm việc được chia sẻ: Khi bạn bật Tính năng theo dõi thay đổi, sổ làm việc sẽ chuyển thành tệp được chia sẻ, có thể tắt các tính năng như định dạng có điều kiện và xác thực dữ liệu
- Không tương thích với các tính năng nâng cao: Sổ làm việc chứa macro VBA hoặc Bảng Excel không tương thích với tính năng Theo dõi thay đổi, do đó không phù hợp với bảng tính phức tạp hoặc quy trình tự động hóa
- Theo dõi có chọn lọc: Không theo dõi các cập nhật về định dạng, hàng hoặc cột ẩn hoặc công thức được tính toán lại. Tính năng này cũng không ghi lại các thay đổi về cấu trúc như thêm hoặc xóa trang tính hoặc sửa đổi công thức mảng
- Dấu vết kiểm tra giới hạn: Excel không tạo kết quả chống giả mạo. Người dùng có thể thay đổi tên người dùng hoặc thêm ngày và giờ cụ thể để thao tác nhật ký, làm giảm độ tin cậy cho mục đích kiểm tra
- Tham chiếu công thức: Các thay đổi đối với ô được tham chiếu bởi công thức có thể gây nhầm lẫn, vì hệ thống đang theo dõi có thể không tính đến cách các thay đổi này lan truyền trong sổ làm việc
📖 Cũng nên đọc: Cách theo dõi các thay đổi trong Microsoft Word
🧠 Thông tin thú vị: Trong các phiên bản Excel đầu tiên, chỉ có một người có thể chỉnh sửa tệp tại một thời điểm. Chức năng chỉnh sửa cộng tác trong thời gian thực đã trở nên khả thi với Excel Online vào năm 2013.
Theo dõi thay đổi với ClickUp
Khi nói đến việc theo dõi thay đổi và cộng tác hiệu quả, ClickUp, ứng dụng đa năng cho công việc, cung cấp một giải pháp thay thế Excel liền mạch và trực quan.
Được thiết kế dành cho các nhóm, các tính năng của nền tảng này cho phép bạn theo dõi các chỉnh sửa, theo dõi tiến độ và duy trì lịch sử thay đổi toàn diện — tất cả đều được thực hiện trong thời gian thực.
📮ClickUp Insight: Một nhân viên tri thức điển hình phải kết nối với sáu người trung bình để hoàn thành công việc. Điều này có nghĩa là phải liên hệ với sáu kết nối cốt lõi hàng ngày để thu thập thông tin cần thiết, điều chỉnh các ưu tiên và thúc đẩy dự án tiến triển.
Đây là một vấn đề thực tế: việc theo dõi liên tục, nhầm lẫn phiên bản và hiển thị không rõ ràng làm giảm năng suất của nhóm. Một nền tảng tập trung như ClickUp giải quyết vấn đề này bằng cách cung cấp bối cảnh ngay lập tức trong tầm tay bạn.
ClickUp Docs là một nền tảng quản lý tài liệu linh hoạt, dựa trên đám mây, được tích hợp trong không gian làm việc ClickUp. Nó hỗ trợ nhiều loại phương tiện khác nhau như văn bản, hình ảnh và tiêu đề lớn, đồng thời thích ứng với nhiều nhu cầu khác nhau, từ tạo wiki đến quản lý tài liệu dự án.
Tính năng này tạo điều kiện cho việc chỉnh sửa thời gian thực, cho phép các nhóm làm việc đồng thời trên cùng một tài liệu, trong khi tính năng bình luận tích hợp cho phép người dùng khác cung cấp phản hồi trực tiếp trong tài liệu.
ClickUp Docs cũng cung cấp tính năng kiểm soát phiên bản tài liệu và ghi lại chi tiết mọi chỉnh sửa, kèm theo dấu thời gian, cho biết ai đã thực hiện thay đổi, nội dung được sửa đổi và thời gian thực hiện. Tính năng này thúc đẩy trách nhiệm giải trình và cung cấp cách dễ dàng để quay lại phiên bản trước khi cần.
Dưới đây là hướng dẫn nhanh về mọi việc bạn có thể làm trong ClickUp Docs:
Bây giờ, hãy cùng xem các bước để theo dõi các thay đổi trong Tài liệu. 💻
Bước #1: Truy cập menu
Điều hướng đến tài liệu bạn muốn xem lại. Bạn sẽ thấy menu dấu ba chấm (…) ở góc trên bên phải.
🧠 Thông tin thú vị: Các tài liệu kỹ thuật số thường chứa siêu dữ liệu ẩn, chẳng hạn như tên tác giả, dấu thời gian và các thay đổi, ngay cả sau khi đã được lưu hoặc gửi. Điều này đôi khi dẫn đến tranh cãi công khai khi các chỉnh sửa nhạy cảm bị tiết lộ.
📖 Cũng nên đọc: Cách theo dõi các thay đổi trong Tài liệu Google để hợp tác nhóm hiệu quả
Bước #2: Chế độ xem lịch sử trang
Từ các tùy chọn trong menu thả xuống, chọn Lịch sử trang. Duyệt qua các phiên bản được liệt kê để xem nhật ký chi tiết về các thay đổi.
Bước #3: Khôi phục nếu cần
Nếu bạn muốn khôi phục, hãy chọn một phiên bản và nhấp vào Khôi phục để biến nó thành tài liệu đang hoạt động.
🔍 Bạn có biết? Ý tưởng "theo dõi thay đổi" không phải là mới. Các thư ký cổ đại thường ghi chú hoặc sửa chữa bản thảo bằng mực khác hoặc ghi chú bên lề. Việc theo dõi thủ công này đã đặt nền móng cho các công cụ kỹ thuật số ngày nay.
Bước #4: Truy cập Chế độ xem hoạt động (tùy chọn)
Ngoài ra, Chế độ xem hoạt động trong ClickUp cung cấp nhật ký thời gian thực về mọi thứ diễn ra trong tài liệu của bạn, từ chỉnh sửa và nhận xét đến cập nhật quyền truy cập và hơn thế nữa. Đây là công cụ hoàn hảo để cộng tác ảo, theo dõi tiến độ của nhóm, giải quyết các chỉnh sửa trùng lặp và luôn cập nhật các thay đổi.
Để thêm Chế độ xem Hoạt động vào không gian làm việc của bạn, nhấp vào + Chế độ xem trong thanh ClickUp Views để mở hộp thoại modal Chế độ xem. Từ đó, chọn Hoạt động làm loại chế độ xem. Sau khi tạo chế độ xem, đặt tên và điều chỉnh theo nhu cầu của bạn bằng menu Tùy chỉnh ở bên phải.
🔍 Bạn có biết? Biểu mẫu đầu tiên của kiểm soát phiên bản kỹ thuật số được phát triển vào những năm 1970. SCCS (Hệ thống kiểm soát mã nguồn) cho phép các nhà phát triển theo dõi các thay đổi trong mã phần mềm, mở đường cho các công cụ hiện đại như Git và các nền tảng cộng tác.
Mẹo bổ sung: Sử dụng Chế độ xem bảng ClickUp
Vẽ mối quan hệ giữa các nhiệm vụ, tài liệu và phụ thuộc bằng giao diện kéo và thả dễ dàng của Chế độ xem bảng ClickUp. Bạn có thể định dạng bảng theo ý muốn, quản lý công việc bằng các tùy chọn lọc và nhóm mạnh mẽ, ẩn và ghim cột để dễ dàng sắp xếp. Hãy coi nó như một sự thay thế Excel mạnh mẽ hơn nhiều — với cách theo dõi thay đổi và quản lý kiểm soát phiên bản đơn giản hơn nhiều.
Chế độ xem bảng cho phép bạn cộng tác trong thời gian thực và chia sẻ các bản cập nhật bằng các liên kết dự án có thể truy cập công khai. Để thuận tiện hơn, bạn có thể xuất thông tin chế độ xem bảng dưới dạng bảng tính, giúp dễ dàng chia sẻ hoặc lưu trữ dữ liệu ở nơi khác.
🧠 Thông tin thú vị: Trước khi có các công cụ kỹ thuật số, các luật sư thường theo dõi các thay đổi trong các tài liệu pháp lý bằng giấy than. Việc sao chép nhiều bản đảm bảo các thay đổi hiển thị trên mỗi lớp, mặc dù khá lộn xộn và thủ công.
Bắt đầu 'theo dõi' để quản lý dữ liệu thành công với ClickUp
Các tính năng theo dõi thay đổi của Excel có thể đáp ứng các nhu cầu cơ bản nhưng không phải lúc nào cũng đủ cho các quy trình công việc phức tạp hoặc sự hợp tác liền mạch.
Nếu bạn cảm thấy mệt mỏi với những giới hạn và muốn có một công cụ giúp theo dõi các thay đổi một cách đơn giản và hiệu quả, ClickUp, ứng dụng làm việc toàn diện, là giải pháp dành cho bạn. Các tính năng nâng cao, theo dõi mạnh mẽ, cập nhật thời gian thực và hiển thị đầy đủ của ứng dụng này giúp loại bỏ việc phỏng đoán trong quản lý quy trình làm việc của bạn.
Tại sao phải chấp nhận "đủ tốt" khi bạn có thể có tất cả? Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay! ✅