Cách sử dụng AI cho tài liệu Word để hợp lý hóa quá trình tạo/lập nội dung

Khi đối mặt với nhiệm vụ bất khả thi là viết năm trăm trang, một cảm giác thất bại ập đến và tôi biết mình không bao giờ có thể làm được.

Cho dù bạn là một tiểu thuyết gia nổi tiếng hay một nhà văn nội dung SEO đầy tham vọng, nỗi sợ hãi trước trang giấy trắng là điều quá thực tế. Trên máy đánh chữ hay màn hình trống, các nhà văn thường xuyên gặp khó khăn khi bắt đầu. May mắn thay, AI đã chấm dứt điều đó!

AI cho tài liệu Word, Tài liệu Google hoặc Tài liệu ClickUp đã giúp việc bắt đầu trở nên dễ dàng hơn một cách kỳ diệu. AI đã giúp việc động não trở nên đơn giản hơn mà không bị phán xét và viết lách với một người bạn đồng hành nhẹ nhàng.

Trong bài đăng trên blog này, thưa các nhà văn, chúng tôi giới thiệu đến bạn cách sử dụng AI để hợp lý hóa và tối ưu hóa quá trình tạo/lập nội dung của bạn.

Và đây là cách tạo tài liệu với ClickUp Brain:

AI cho tài liệu Word là gì?

Các phần mềm tạo nội dung phổ biến, như Microsoft Word và Tài liệu Google, đã tích hợp Microsoft Copilot và Google Gemini. Tuy nhiên, chúng không phải là những phần mềm duy nhất. Bạn có thể tạo nội dung bằng AI trên một phạm vi rộng các công cụ, một số trong số đó sẽ được thảo luận sau trong bài đăng trên blog này.

Nhưng trước tiên, hãy xem AI cho tạo nội dung bao gồm những gì.

Các tính năng của AI cho tài liệu Word

Ở dạng đơn giản nhất, AI cho tài liệu Word tạo nội dung dựa trên đầu vào do người dùng tạo, được gọi là lời nhắc. Tuy nhiên, nó có thể làm được nhiều hơn thế.

Tạo nội dung

Trợ lý viết AI giúp bạn viết nhanh hơn và tốt hơn. Nó lấy ý tưởng/gợi ý chung của bạn và tạo ra bản nháp đầu tiên. Nó hiểu đối tượng, phong cách và biểu mẫu nội dung của bạn để tạo ra bản nháp mà bạn có thể phát triển thêm.

Hỗ trợ viết

Sau khi bạn đã viết xong, AI có thể làm rất nhiều việc như một phần mềm tự động hóa tài liệu.

Định dạng và thiết kế

Ngày nay, nội dung tốt là nội dung đa phương tiện. Trình tạo tài liệu AI của bạn cũng có thể tạo các yếu tố trực quan, như băng rôn, hình ảnh, bảng, trích dẫn, v.v.

Phân tích dữ liệu và thông tin chi tiết

Bạn cần một người đánh giá quan trọng cho nội dung của mình? Hãy thử AI. Một công cụ tạo tài liệu AI tốt cung cấp cho bạn một loạt các tính năng phân tích, chẳng hạn như:

Tất cả những điều này, và chúng ta vẫn chỉ đang ở giai đoạn đầu của công nghệ trí tuệ nhân tạo. Khi AI phát triển, nó có thể làm được nhiều việc hơn, mang lại những lợi ích phi thường.

Lợi ích của việc tạo tài liệu bằng AI

Lợi ích đầu tiên và quan trọng nhất của việc sử dụng AI là loại bỏ sự cản trở trong bước đầu tiên. Chỉ cần gõ vài từ, bạn có thể nhận được những ý tưởng từ AI, trong đó có một số ý tưởng bạn có thể khám phá và phát triển. Điều đó sẽ mang lại những lợi ích khác, chẳng hạn như:

Tốc độ: AI cho tài liệu Word đảm nhận hai bước đầu tiên trong quá trình tạo nội dung, đó là nghiên cứu và bản nháp đầu tiên. Điều này giúp tăng tốc độ tạo tài liệu một cách đáng kể. Nếu bạn mất ba giờ để nghiên cứu, hai giờ để viết và một giờ để chỉnh sửa. Bạn có thể tiết kiệm tới bốn giờ (66% thời gian) với AI.

Hiệu quả: Nghiên cứu và bản nháp đầu tiên là công việc sáng tạo mệt mỏi. Bằng cách đẩy nhanh hai giai đoạn này, AI tạo ra nhiều năng lượng sáng tạo hơn cho các nhà văn, giúp họ mở rộng nội dung của mình.

Năng suất: Một phần quan trọng của việc tạo nội dung là tái sử dụng, tức là tạo bài đăng trên mạng xã hội, tạo đoạn trích, viết kịch bản video, v.v. AI có thể tự động hóa quá trình này và tái sử dụng nội dung trong vài giây.

Tiết kiệm chi phí: Tạo tài liệu bằng AI cho phép các tổ chức tạo ra nhiều nội dung hơn với các nhóm nhỏ gọn.

Kinh nghiệm của nhà văn: Viết lách có thể là một công việc cô đơn. AI trở thành đối tác luyện tập không phức tạp, người mà bạn có thể cùng nhau động não, tranh luận ý tưởng, tìm kiếm dữ liệu, chỉnh sửa và kết nối mọi thứ lại với nhau.

Các trường hợp sử dụng của AI trong tạo tài liệu

Tất cả điều đó thật tuyệt vời, nhưng AI tạo tài liệu thực sự dành cho ai? Chỉ dành cho các nhà văn SEO cần tạo nội dung với quy mô chưa từng có? Hay chỉ dành cho các nhà tiếp thị cần thường xuyên nghĩ ra những cách thể hiện sáng tạo?

Vâng, tạo tài liệu bằng AI dành cho bất kỳ ai cần viết bất cứ thứ gì — email, báo cáo, tóm tắt, biên bản cuộc họp, v.v. Nếu bạn giao tiếp, tạo nội dung bằng AI là dành cho bạn!

Ứng dụng trong kinh doanh và chuyên nghiệp

Các chuyên gia thường xuyên tạo ra một số tài liệu — đề xuất, hợp đồng, báo cáo hiệu suất định kỳ, tóm tắt nghiên cứu, thông tin thị trường, ghi chú khách hàng, v.v.

Hãy xem một vài ví dụ.

Đề xuất tiêu chuẩn: Sử dụng AI để tìm kiếm trong các tài liệu hiện có của bạn để xác định những tài liệu phù hợp nhất, dựa trên đó, AI có thể tạo ra một đề xuất tiêu chuẩn với các phần có thể tùy chỉnh cho các trường, chẳng hạn như tên khách hàng, giá cả và một số điều khoản.

Báo cáo hiệu suất: Tích hợp AI với các ứng dụng kinh doanh của bạn, chẳng hạn như CRM hoặc cổng thông tin nhân viên, để tóm tắt thông tin từ các bảng điều khiển khóa.

Thông tin chi tiết về khách hàng: Tận dụng AI để xử lý ghi chú từ hàng trăm, thậm chí hàng nghìn tương tác với khách hàng và thu thập thông tin chi tiết hữu ích. Sử dụng thông tin này để tạo chiến lược, thiết kế chiến dịch hoặc cá nhân hóa cuộc hội thoại với khách hàng tiềm năng.

Tạo/lập nội dung giáo dục

Đại dịch có thể đã đẩy mọi người lên mạng, nhưng khả năng biến đổi thực sự của nội dung kỹ thuật số đã giữ họ ở lại đó.

Lập dàn ý: Tạo nội dung giáo dục ngắn gọn cho các nền tảng trực tuyến với AI. Động não với công cụ viết AI để tạo dàn ý toàn diện và chi tiết cho các chủ đề ở mọi mức độ phức tạp.

Tài liệu hỗ trợ: Hầu hết các khóa đào tạo trực tuyến đều ưu tiên video. Sử dụng AI để tạo tài liệu hỗ trợ dựa trên văn bản và hình ảnh, chẳng hạn như bản ghi video, tóm tắt các điểm chính, thẻ chỉ mục và hơn thế nữa.

Câu hỏi trắc nghiệm: Tự động hóa câu hỏi trắc nghiệm và bài kiểm tra cho học sinh của bạn một cách thông minh. Hơn nữa? Tạo kết hợp câu hỏi không giới hạn để giữ cho lớp học luôn sôi nổi.

Quản lý tài liệu tài chính

Bộ phận tài chính xử lý một số lượng tài liệu khổng lồ, bao gồm đơn đặt hàng, hóa đơn, báo cáo khách hàng/ngân hàng, v.v. Là một giám đốc tài chính, các công cụ tạo/lập nội dung AI giúp bạn giao tiếp với đồng nghiệp và cộng sự một cách vô cùng dễ dàng.

Báo cáo: Xử lý vô số tài liệu, thu thập thông tin quan trọng và báo cáo cho các bên liên quan, có thể là ban giám đốc hoặc đồng nghiệp của bạn. AI cũng có thể giúp kiểm soát phiên bản tài liệu để dễ dàng kiểm tra hơn.

Tóm tắt: Nghiên cứu các báo cáo tài chính dài và kỹ lưỡng, như báo cáo lãi lỗ, tài khoản khách hàng, tài liệu tuân thủ, v.v. và tạo bản tóm tắt cho nhóm lãnh đạo.

Quản lý dự án và hợp tác nhóm

Trong giao tiếp tổ chức, thách thức lớn nhất mà các nhóm phải đối mặt là duy trì bối cảnh chung.

Tóm tắt lịch sử: Hãy tưởng tượng một nhân viên mới mở công cụ viết AI và hỏi "cập nhật cho tôi về dự án cho đến nay". Một công cụ tốt sẽ tóm tắt mọi thứ đã xảy ra cho đến nay, xác định các cột mốc quan trọng và giúp mọi người bắt kịp tiến độ.

Standup/cập nhật: AI có thể tóm tắt tất cả các cập nhật và bình luận của dự án để cung cấp bối cảnh toàn diện cho mọi thành viên trong nhóm.

Như bạn thấy, khả năng là vô hạn. Làm thế nào để chúng ta thu được lợi ích? Hãy cùng tìm hiểu.

Cách triển khai tạo tài liệu bằng AI

Giống như hầu hết các tiến bộ công nghệ hiện đại, bạn có thể bắt đầu sử dụng AI để tạo tài liệu gần như ngay lập tức.

1. Chọn công cụ tạo/lập tài liệu AI phù hợp

Có rất nhiều công cụ tạo/lập tài liệu tích hợp AI. Dưới đây là một số công cụ phổ biến.

Microsoft Word: Trình xử lý văn bản đã được kiểm chứng qua thời gian này được tích hợp Copilot để tạo/lập nội dung, tóm tắt, chỉnh sửa và hơn thế nữa. Nếu bạn đã đăng ký MS365, AI sẽ được cung cấp kèm theo.

Tài liệu Google: Bộ ứng dụng năng suất của Google được tích hợp Gemini để tạo bất kỳ loại nội dung nào bạn cần. Gói cao cấp hơn còn có thể tận dụng nội dung trong Google Drive của bạn để tạo nội dung tùy chỉnh.

ClickUp Docs: ClickUp cho phép bạn tạo các tài liệu đơn giản, đẹp mắt, phù hợp với ngữ cảnh ngay trong công cụ quản lý dự án. Khởi động ClickUp Brain để tạo bản nháp, chạy kiểm tra chính tả, tạo bảng/mẫu/bản ghi chép và hơn thế nữa.

Trong ClickUp Docs, bạn có thể nhúng dấu trang, thêm nhiệm vụ, chèn hình ảnh và cộng tác với nhóm của mình trong thời gian thực. Sau khi hoàn thành, bạn có thể chia sẻ tài liệu một cách an toàn cả trong và ngoài tổ chức của mình.

Quillbot: Quillbot là bộ công cụ với các sản phẩm để tạo/lập nội dung, kiểm tra chính tả, ngữ pháp, phát hiện đạo văn, dịch thuật, tóm tắt và tạo trích dẫn.

Grammarly: Từ một công cụ kiểm tra chính tả và ngữ pháp cách đây vài năm, Grammarly ngày nay là một trợ lý viết AI toàn diện hơn, có thể soạn thảo, viết lại, trả lời hoặc điều chỉnh nội dung của bạn cho phù hợp với đối tượng khác nhau.

2. Học cách hướng dẫn công cụ viết AI

Hãy nhớ rằng gợi ý không phải là tình huống một câu hỏi một câu trả lời. Bạn có thể trả lời các phản hồi của AI và yêu cầu nó viết lại/tùy chỉnh theo nhu cầu của bạn, từ đó đào tạo chúng trong thời gian dài.

Để biết thêm về cách tận dụng các công cụ tạo nội dung AI, hãy đọc bài giới thiệu về các gợi ý viết AI.

3. Tích hợp vào quy trình làm việc của bạn

Như chúng ta đã thấy ở trên, AI cho tài liệu Word có thể làm được nhiều việc hơn là chỉ tạo bản nháp đầu tiên. Vì vậy, hãy tích hợp nó vào từng bước của quy trình quản lý tài liệu của bạn.

Tích hợp: Khi người viết hoàn thành phần của mình trong quá trình tạo/lập tài liệu, hãy thiết lập các cách để tự động nhập tệp vào đường ống AI. Bạn có thể làm việc này bằng cách chia sẻ tệp trên một ổ đĩa chung hoặc cài đặt API để nhập.

Tính năng dành riêng cho từng nhân vật: Nếu bạn có một trình chỉnh sửa làm việc trên tất cả nội dung của bạn, hãy tích hợp các mô-đun kiểm tra chính tả và ngữ pháp vào bộ chỉnh sửa của họ. Cung cấp cho các nhà thiết kế khả năng tạo hình ảnh và nhúng chúng vào tài liệu. Nếu bạn đang làm việc trên các tài liệu pháp lý, hãy bật tính năng kiểm tra sự kiện và khả năng áp dụng cho các nhóm có liên quan.

Cải thiện nội dung: Trước khi xuất bản, hãy sử dụng AI để cải thiện nội dung của bạn về mặt thị giác. Sử dụng AI cho tài liệu Word để đánh dấu những điểm quan trọng, viết tóm tắt ngắn gọn, xác định những câu trích dẫn nổi bật, v.v.

Quản lý dự án: Nếu bạn đang sử dụng ClickUp Docs để ghi lại các cuộc thảo luận, cuộc họp, lập kế hoạch sprint, thu thập yêu cầu, v.v., hãy tạo nhiệm vụ một cách thông minh từ trong tài liệu của bạn và quản lý dự án.

4. Quan sát và tập trung hơn

Là một công nghệ mới nổi, AI vẫn còn những hạn chế. Để tận dụng tối đa nó, hãy quan sát kỹ lưỡng cách tương tác của bạn với nó.

Làm nhiều hơn những việc cần làm cho quy trình nội dung của bạn để có được những tài liệu hoàn hảo nhanh hơn.

Mẹo tận dụng tối đa AI trong tài liệu Word

Sau khi bạn đã thiết lập quy trình tổng thể, đây là một số mẹo và thủ thuật cần lưu ý.

Bắt đầu với AI

Loại bỏ tình trạng "khối văn" bằng cách yêu cầu AI cung cấp cho bạn một điểm khởi đầu. Mở tài liệu của bạn và đặt câu hỏi cho AI. Xây dựng nội dung của bạn từ đó.

Sử dụng AI một cách toàn diện

Không phải tất cả AI đều yêu cầu bạn đặt câu hỏi bao quát tất cả. Ví dụ, với ClickUp Brain, bạn có thể chọn từ danh sách thả xuống các định dạng khác nhau thay vì mô tả chúng trong câu hỏi của bạn.

Sau khi chọn công cụ viết AI mà bạn muốn sử dụng, hãy dành thời gian tìm hiểu mọi tính năng của nó. Sử dụng mọi tính năng phù hợp với bạn.

Thiết lập mẫu

Đừng tiếp tục phát minh lại bánh xe và tiết kiệm thời gian ghi nhớ những gợi ý hay nhất. Tạo mẫu cho tài liệu, kiểu dáng, gợi ý, v.v. và sử dụng lại chúng để tăng hiệu quả. Dưới đây là một số mẫu tài liệu quy trình để bạn tham khảo.

Trích dẫn nguồn

Thách thức lớn nhất của AI là nó thường che giấu nguồn kiến thức về một chủ đề cụ thể. Điều đó là tự nhiên, do quy mô dữ liệu được sử dụng để huấn luyện LLM. Tuy nhiên, nội dung của bạn không cần phải thiếu cơ sở.

Yêu cầu AI hiển thị các nguồn và trích dẫn chúng trong nội dung của bạn để xây dựng uy tín và thẩm quyền trong lĩnh vực công việc của bạn.

Thách thức và Cân nhắc

Mặc dù có vô số tiềm năng, AI vẫn đang ở giai đoạn sơ khai. Bạn sẽ thấy mọi công cụ đều có thông báo rằng AI có thể mắc lỗi, và trách nhiệm đảm bảo độ chính xác thuộc về bạn. Đó chỉ là bước đầu tiên.

Ảo giác và sai sót

Các công cụ tạo/lập nội dung AI có thể ảo giác, tức là tạo ra nội dung không chính xác như thể nó là chính xác. Mặc dù các nhà cung cấp AI đang nỗ lực để giảm thiểu ảo giác với mỗi LLM mới, trách nhiệm tạo ra nội dung chính xác vẫn thuộc về người viết.

Vì vậy, hãy cẩn thận với công việc AI mà bạn đang sử dụng. Kiểm tra kỹ các sự kiện và xem xét kỹ lưỡng các ý tưởng trong các tài liệu chuyên nghiệp của bạn.

Xuất hiện như nội dung do AI tạo ra

Ý tôi ở đây không phải là tôi không thích từ "delve", mặc dù tôi không thích, mà đó là dấu hiệu cho thấy văn bản được viết bởi ChatGPT. pic.twitter.com/2i3GUgynuL

Lý thuyết của ông là việc sử dụng các từ như delve là dấu hiệu cho thấy bài viết được viết bởi ChatGPT. Mặc dù điều đó còn có thể tranh cãi, nhưng việc sử dụng nội dung do AI tạo ra trong lĩnh vực công cộng đang bị giám sát chặt chẽ.

Ví dụ, các chính phủ trên toàn thế giới đã quy định rằng nội dung do AI tạo ra phải được đánh dấu thích hợp. Google không phạt nội dung AI trong các trang kết quả tìm kiếm (SERP). Tuy nhiên, Google khuyến khích không sử dụng AI như một "cách rẻ tiền, dễ dàng để gian lận xếp hạng trên công cụ tìm kiếm"

Theo một cách nào đó, các tài liệu kinh doanh của bạn xuất hiện dưới dạng do AI tạo ra có thể tạo ấn tượng không tốt trong lòng khán giả. Cách tốt nhất để tránh điều này là làm cho tài liệu trở nên gần gũi và phù hợp hơn với lời hứa của thương hiệu.

Thiếu sự đổi mới thực sự

Các tài liệu do AI tạo ra thường là bản tóm tắt hoặc tổng hợp nội dung đã có sẵn. Như blog trên trang web Book Prize đã nêu, "LLM là công nghệ hướng về quá khứ. Chúng là sản phẩm phái sinh, ngay cả khi tạo ra các kết hợp mới; giống như một chiếc gương chiếu hậu khổng lồ. Chúng tạo ra các bản sao của văn bản do con người tạo ra. "

Tóm lại, AI bản thân nó có thể không cung cấp những ý tưởng nội dung đột phá. Điểm mạnh của AI là tăng tốc quá trình tạo/lập nội dung. Cách duy nhất để đảm bảo bạn đang tạo ra nội dung xuất sắc, hấp dẫn là áp dụng lăng kính sắc bén của trí tuệ con người vào kết quả đầu ra của AI.

Hợp lý hóa quy trình nội dung của bạn với ClickUp

Từ "nội dung" giờ đây có nghĩa là blog, TikTok hoặc video YouTube, hầu hết được sử dụng cho mục đích tiếp thị. Vì vậy, không có gì ngạc nhiên khi các nhà tiếp thị đã đón nhận AI tạo nội dung như không ai khác.

Tuy nhiên, việc coi tài liệu do AI tạo ra chỉ giới hạn trong lĩnh vực tiếp thị sẽ làm giảm đi một cơ hội to lớn. Bởi vì AI có thể giúp mọi nhân viên, quản lý, cá nhân đóng góp, tư vấn hoặc doanh nhân giao tiếp tốt hơn.

Trong nhiều khía cạnh, AI có thể giúp bạn làm nhiều việc hơn và tốt hơn. Vì vậy, hãy khám phá AI để tạo nội dung. Mở ClickUp Docs và bắt đầu. Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay.