Giấy tờ vương vãi khắp phòng, nhắc nhở reo trên điện thoại và giấy ghi nhớ rơi khỏi bàn làm việc. Trong sự hỗn loạn đó, bạn có thể cảm thấy thời hạn đang đến gần, công việc chồng chất và sự rõ ràng đang dần biến mất.
Nghe quen quen? Ngay cả những người giỏi nhất cũng cảm thấy choáng ngợp nếu không có hệ thống tổ chức hiệu quả.
Các mẫu quy trình làm việc toàn diện trong Microsoft Excel cung cấp một cách đơn giản để lấy lại quyền kiểm soát. Chúng giúp bạn sắp xếp công việc, tự động hóa quy trình và quản lý nhiều dự án đồng thời mà không bỏ sót thông tin.
Trong blog này, chúng ta sẽ xem xét các mẫu quy trình làm việc Excel miễn phí giúp hợp lý hóa quản lý dự án và cải thiện năng suất tổng thể. 🎯
Điều gì tạo nên một mẫu quy trình làm việc Excel tốt?
Mẫu quy trình công việc được thiết kế tốt trong Excel đóng vai trò như một lộ trình, hướng dẫn các nhóm thực hiện công việc của mình.
Hãy cùng xem mẫu quy trình làm việc nào thực sự phù hợp với nhu cầu của bạn. 👇
- Cấu trúc rõ ràng: Sắp xếp các hàng và cột một cách hợp lý để phân định tên công việc, mô tả, thành viên được phân công và các yếu tố quy trình công việc bổ sung
- Tùy chọn có thể tùy chỉnh: Thêm quy tắc tự động hóa quy trình công việc, sửa đổi cột và kết hợp tham số xác thực để phù hợp với các quy trình kinh doanh riêng biệt
- Tính năng tự động: Áp dụng tự động hóa quy trình làm việc thông qua các hàm Excel để giảm lỗi thủ công và tiết kiệm thời gian xử lý
- Công cụ cộng tác: Cho phép thành viên nhóm truy cập và cập nhật thời gian thực để thúc đẩy giao tiếp liên chức năng
- Khả năng báo cáo: Tạo báo cáo chi tiết với bảng xoay và biểu đồ trực quan để ra quyết định dựa trên dữ liệu
Mẫu Excel quy trình làm việc miễn phí
Các mẫu Excel quy trình làm việc miễn phí giúp quản lý công việc, phê duyệt và các bước dự án dễ dàng hơn nhiều. Chúng cung cấp định dạng có cấu trúc để tổ chức các mô hình quy trình làm việc khác nhau một cách hiệu quả.
Hãy cùng xem một số mẫu! 📃
1. Mẫu bản đồ quy trình của HubSpot
Mẫu Bản đồ quy trình của HubSpot là một công cụ đa năng, thân thiện với người dùng. Mẫu này tương thích với Excel và Google Trang tính, và bạn có thể tích hợp trực tiếp vào quy trình làm việc hiện có mà không cần phần mềm chuyên dụng.
Mẫu này nhấn mạnh tính rõ ràng trực quan, sử dụng các cột swimlane để sắp xếp công việc dựa trên bộ phận hoặc vai trò, cung cấp chế độ xem rõ ràng về quyền sở hữu quy trình làm việc. Mẫu được cấu trúc để giúp các nhóm nhanh chóng xác định trách nhiệm, thúc đẩy tinh thần trách nhiệm và hợp lý hóa giao tiếp.
Ngoài ra, các điểm quyết định được đánh dấu bằng hình kim cương cung cấp một cách đơn giản để làm nổi bật các quyết định quan trọng.
Lý tưởng cho: Các nhóm cần quyền sở hữu và trách nhiệm công việc rõ ràng.
📖 Cũng nên đọc: 10 phần mềm quản lý quy trình làm việc tốt nhất cho doanh nghiệp
2. Mẫu biểu đồ luồng tiền cơ bản của WPS
Mẫu biểu đồ luồng tiền cơ bản của WPS giúp trực quan hóa và quản lý luồng tiền hiệu quả. Mẫu này cho phép bạn dễ dàng theo dõi dòng tiền vào và ra trong một kỳ nhất định và có các phần riêng biệt cho các loại giao dịch tiền mặt khác nhau.
Bạn cũng có thể sử dụng các công thức tích hợp sẵn để tự động tính tổng và luồng tiền mặt ròng, giảm thiểu lỗi thủ công. Thiết kế gọn gàng giúp tăng khả năng đọc, đảm bảo bạn có thể nhanh chóng đánh giá tình hình tài chính của mình.
Lý tưởng cho: Các doanh nghiệp muốn trực quan hóa và quản lý dòng tiền vào và ra một cách hiệu quả.
3. Mẫu biểu đồ Gantt cho quy trình làm việc nhóm của Template.net
Mẫu biểu đồ Gantt quy trình làm việc nhóm của Template.net cải thiện quy trình quản lý dự án và sự hợp tác với bố cục trực quan, theo dõi dòng thời gian và công việc của dự án. Các thanh mã màu giúp xác định trạng thái của từng công việc trong nháy mắt.
Tính linh hoạt là một điểm cộng; bạn có thể tùy chỉnh nó để phù hợp với các nhu cầu dự án khác nhau, cho dù bạn đang quản lý một nhóm nhỏ hay một tổ chức lớn hơn.
Bạn cũng có thể thêm các cột mốc để đánh dấu rõ ràng những thành tựu quan trọng trong dòng thời gian của dự án, thúc đẩy việc lập kế hoạch chiến lược.
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án muốn theo dõi dòng thời gian và trạng thái công việc một cách trực quan.
4. Mẫu biểu đồ Gantt quy trình công việc của Template.net
Mẫu biểu đồ Gantt quy trình công việc thể hiện dòng thời gian và quy trình công việc của dự án. Sự kết hợp giữa biểu đồ Gantt và các công cụ quản lý quy trình công việc cho phép bạn theo dõi đồng thời lịch trình dự án và tiến độ công việc qua các giai đoạn khác nhau.
Mẫu này nhấn mạnh luồng quy trình, tích hợp liền mạch các công việc phụ thuộc và cột mốc. Ngoài ra, mẫu này còn bao gồm các phần được xác định rõ ràng cho tên công việc, ngày bắt đầu và kết thúc, thời lượng, giúp bạn dễ dàng nhập chi tiết dự án.
Lý tưởng cho: Các nhóm cần theo dõi lịch trình dự án cùng với các giai đoạn quy trình làm việc.
5. Mẫu quy trình phê duyệt của Exceldemy
Mẫu Quy trình phê duyệt của Exceldemy là một công cụ hữu ích để đơn giản hóa quy trình phê duyệt dự án. Mẫu này hoạt động với Microsoft Power Automate, cho phép bạn thiết lập các quy trình công việc tự động để tiết kiệm thời gian và cắt bỏ các bước công việc thừa.
Thay vì phải cập nhật hoặc theo dõi thủ công, mẫu sẽ gửi phê duyệt và cập nhật trạng thái theo thời gian thực trực tiếp vào Excel.
Bạn cũng có thể gửi yêu cầu phê duyệt dựa trên các hành động được thực hiện trong bảng tính. Không còn chuỗi email dài dằng dặc nữa!
Lý tưởng cho: Các tổ chức muốn hợp lý hóa quy trình phê duyệt dự án bằng tự động hóa.
6. Mẫu Bản đồ Tư duy Sơ đồ Cấu trúc của WPS
Mẫu Bản đồ Tư duy Sơ đồ Cấu trúc là một công cụ tuyệt vời để tổ chức các ý tưởng phức tạp một cách rõ ràng và trực quan. Thông qua các sơ đồ quy trình làm việc và bố cục gọn gàng, bạn có thể tạo bản đồ tư duy brainstorming hiệu quả cho các cấu trúc lập kế hoạch dự án và các tổ chức ý tưởng trực quan khác.
Nó hoạt động trên nhiều nền tảng, cho dù là Windows, Mac hay Android, nên bạn có thể truy cập từ hầu hết mọi thiết bị.
Vì được thiết kế đặc biệt để lập bản đồ tư duy cho sơ đồ quy trình công việc, mẫu này đơn giản hóa việc xây dựng phân cấp và mối quan hệ giữa các khái niệm trong quy trình kinh doanh.
Lý tưởng cho: Cá nhân hoặc nhóm brainstorming và tổ chức các ý tưởng phức tạp một cách trực quan.
Giới hạn của việc sử dụng Excel để hợp lý hóa quy trình làm việc
Mặc dù Excel là một công cụ tốt để quản lý quy trình làm việc, nhưng nó có những giới hạn. Khi các dự án trở nên phức tạp, việc quản lý công việc và hợp tác thông qua bảng tính trở nên rườm rà.
Từ các vấn đề về khả năng mở rộng đến tự động hóa giới hạn, việc chỉ dựa vào Excel có xu hướng cản trở các nhóm. Hãy xem xét một số nhược điểm.
- Khả năng cộng tác hạn chế: Thiếu các tính năng thời gian thực mạnh mẽ, ngăn các thành viên nhóm thích hợp làm việc trên tài liệu đồng thời
- Khó khăn trong việc xử lý các dự án phức tạp: Khó hình dung sự phụ thuộc giữa các công việc, phân bổ nguồn lực, dòng thời gian và theo dõi ngân sách
- Thiếu tính năng quản lý dự án tích hợp: Thiếu các chức năng cần thiết để quản lý rủi ro, theo dõi vấn đề và tự động phân công công việc
- Thách thức về khả năng mở rộng: Không thể xử lý các tập dữ liệu lớn và các dự án đồng thời mà không trở nên cồng kềnh
Mẫu Excel quy trình làm việc miễn phí thay thế
Cần trợ giúp tổ chức dự án của bạn? Hãy sử dụng ClickUp, một công cụ quản lý dự án cung cấp bộ mẫu toàn diện! 🤩
Các mẫu quy trình công việc của chúng tôi phù hợp với nhiều nhu cầu dự án khác nhau, từ danh sách công việc đơn giản đến quy trình phê duyệt chi tiết. Hãy thử các kiểu khác nhau để xem kiểu nào phù hợp nhất với nhóm của bạn hoặc kết hợp các yếu tố để tạo thiết lập tùy chỉnh. 💁
1. Mẫu quy trình làm việc Bản đồ Tư duy Đơn giản của ClickUp
Mẫu Quy trình làm việc Bản đồ Tư duy Đơn giản ClickUp giúp bạn dễ dàng động não và sắp xếp ý tưởng của mình mà không gặp bất kỳ khó khăn nào.
Với bố cục gọn gàng và thiết kế linh hoạt, mẫu này cho phép bạn sắp xếp ý tưởng của mình một cách hợp lý.
Bạn có thể sử dụng nó để nhanh chóng thêm các nhánh để ghi lại các ý tưởng hoặc công việc khác nhau và xây dựng mẫu sơ đồ cơ bản mà không cần nỗ lực thêm.
Ngoài ra, với các tùy chọn mã màu và biểu tượng, bạn có thể dễ dàng đánh dấu các chủ đề hoặc danh mục, giúp bản đồ trở nên sinh động hơn.
Lý tưởng cho: Cá nhân và nhóm đang tìm kiếm một cách trực quan, đơn giản để tổ chức và động não ý tưởng mà không cần phức tạp không cần thiết.
2. Mẫu sơ đồ luồng công việc ClickUp
Mẫu sơ đồ luồng công việc ClickUp Swimlane cung cấp cho các nhóm một cách hợp lý để vẽ bản đồ quy trình, giúp quy trình công việc rõ ràng và dễ quản lý hơn.
Nó giúp bạn xem ai chịu trách nhiệm cho từng phần của quy trình trong nháy mắt, điều này đặc biệt hữu ích để giữ cho các dự án phức tạp được tổ chức.
Không giống như các mẫu sơ đồ truyền thống, mẫu này chia công việc thành các làn riêng biệt cho từng nhóm hoặc bộ phận, giúp dễ dàng theo dõi mối liên hệ và tiến độ của các trách nhiệm.
Lý tưởng cho: Các nhóm muốn sử dụng các hình dạng sơ đồ rõ ràng, có tổ chức để theo dõi trách nhiệm giữa các bộ phận hoặc vai trò trong các dự án phức tạp.
🌻 Bạn có biết? Thư viện mẫu của ClickUp có hơn 100 quy trình công việc được tạo sẵn, bao gồm mọi thứ từ lập kế hoạch nội dung đến phát triển phần mềm — đó là mẫu cho hầu hết mọi nhu cầu kinh doanh!
3. Mẫu bản đồ ý tưởng ClickUp
Mẫu bản đồ ý tưởng ClickUp là lựa chọn hoàn hảo để lập bản đồ và kết nối các ý tưởng một cách trực quan. Mẫu này đi kèm với các tùy chọn tùy chỉnh dễ dàng, cho phép bạn nhanh chóng thêm các nút và liên kết để hiển thị mối quan hệ giữa các khái niệm khác nhau.
Mẫu này có tính năng giao diện kéo và thả đơn giản giúp dễ dàng chèn các khái niệm tab. Ngoài ra, còn có cách có cấu trúc để trực quan hóa thông tin phức tạp, phân tích dữ liệu và đưa ra kết luận có ý nghĩa.
Nó cũng có tính năng danh mục và cấu trúc cài sẵn, để bạn không phải bắt đầu từ đầu. Cuối cùng, mẫu này giúp việc cộng tác trở nên dễ dàng; nhiều người có thể cùng nhau làm việc trên mẫu này trong thời gian thực, rất phù hợp cho các dự án nhóm.
Lý tưởng cho: Bất kỳ ai đang tìm kiếm một phương pháp trực quan để kết nối và liên kết các ý tưởng, giúp dễ dàng nắm bắt thông tin phức tạp và hợp lý hóa các quy trình kinh doanh trong nháy mắt.
4. Mẫu quy trình thiết kế đồ họa ClickUp
Mẫu quy trình làm việc thiết kế đồ họa ClickUp được thiết kế đặc biệt cho các nhà thiết kế đồ họa và nhóm sáng tạo.
Được thiết kế với mục đích tổ chức trực quan, mẫu này bao gồm không gian dành riêng cho brainstorming, phản hồi và sửa đổi. Mẫu được thiết lập để duy trì luồng sáng tạo trong khi vẫn giữ trật tự.
Ngoài ra, nó tích hợp trơn tru với các tính năng khác của ClickUp, cho phép bạn thêm công việc, thời hạn và ghi chú trực tiếp vào quy trình thiết kế của mình.
Lý tưởng cho: Các nhóm sáng tạo cần không gian trực quan, có cấu trúc để quản lý các dự án thiết kế từ giai đoạn động não đến giai đoạn chỉnh sửa cuối cùng.
5. Mẫu quy trình làm việc ClickUp Getting Things Done
Mẫu quy trình làm việc ClickUp Getting Things Done giúp phương pháp GTD dễ dàng thực hiện.
Mẫu này tuân theo các nguyên tắc GTD của David Allen, tập trung vào việc chia nhỏ công việc thành các hành động có thể quản lý được. Mẫu này có năm chế độ xem khác nhau, bao gồm Danh sách, Bảng, Tài liệu, Lịch và chế độ xem có thể tùy chỉnh, để bạn có thể chọn bố cục phù hợp với phong cách của mình.
Ghim các ghi chú, SOP và chi tiết cuộc họp có liên quan trong mẫu này để dễ dàng truy cập. Điều này giúp nhóm của bạn luôn đồng bộ và tập trung mọi thứ ở một nơi.
Lý tưởng cho: Các cá nhân theo phương pháp GTD và cần một hệ thống thực tế để phân chia công việc và duy trì sự tổ chức hàng ngày.
📖 Xem thêm: 10 Phần mềm quản lý quy trình tài liệu tốt nhất
6. Mẫu quy trình làm việc chiến lược truyền thông xã hội ClickUp
Mẫu quy trình làm việc chiến lược truyền thông xã hội ClickUp là một công cụ tuyệt vời để quản lý kế hoạch truyền thông xã hội từ đầu đến cuối.
Sử dụng nó để tạo chiến lược nội dung chi tiết phù hợp với đối tượng mục tiêu của bạn, phân tích các chỉ số hiệu suất để liên tục cải thiện kết quả và giữ cho sự hiện diện của bạn trên mạng xã hội được tổ chức, đúng tiến độ và phù hợp với thương hiệu.
Mẫu này bao gồm:
- Chế độ xem giai đoạn tạo/lập: Tổ chức và theo dõi tất cả ý tưởng và công việc liên quan đến chiến lược truyền thông xã hội của bạn
- Chế độ xem Bảng tâm trạng: Hình dung bản sắc thương hiệu và thông điệp bạn muốn truyền tải
- Chế độ xem các bước chiến lược truyền thông xã hội: Thực hiện theo hướng dẫn từng bước để phát triển chiến lược truyền thông xã hội hiệu quả
- Chế độ xem hướng dẫn xây dựng thương hiệu: Đảm bảo tính nhất quán trên các nền tảng mạng xã hội với hướng dẫn xây dựng thương hiệu rõ ràng
Với các tính năng cộng tác mạnh mẽ, mẫu này đảm bảo rằng mọi thành viên trong nhóm của bạn đều đồng nhất và được thông báo đầy đủ về thời hạn và các phương pháp hay nhất.
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý và nhóm truyền thông xã hội muốn có một nơi tập trung để lập kế hoạch, thực hiện và giám sát chiến lược nội dung một cách hiệu quả.
7. Mẫu quản lý quy trình làm việc Kanban của ClickUp
Mẫu quản lý quy trình làm việc ClickUp Kanban cung cấp cho các nhóm phát triển phần mềm một cách rõ ràng, trực quan để quản lý quy trình làm việc. Mẫu này sử dụng thẻ nhiệm vụ để biểu thị từng bước trong chu kỳ phát triển, cho phép các nhóm theo dõi tiến độ khi các nhiệm vụ chuyển qua từng giai đoạn.
Bạn có thể điều chỉnh Bảng Kanban ClickUp để phù hợp với nhu cầu cụ thể của dự án, tạo ra quy trình làm việc được cá nhân hóa phù hợp với phong cách của nhóm.
Mẫu này cũng bao gồm giới hạn công việc đang tiến hành (WIP) để giúp ngăn ngừa quá tải công việc, tạo điều kiện cho quy trình công việc diễn ra suôn sẻ và tránh tắc nghẽn.
Lý tưởng cho: Các nhóm phát triển phần mềm đang tìm kiếm một hệ thống Kanban trực quan, dễ thích ứng để cải thiện luồng dự án và hợp lý hóa toàn bộ quy trình.
8. Mẫu quy trình làm việc tiếp thị qua email ClickUp
Mẫu quy trình làm việc tiếp thị qua email ClickUp cung cấp cho bạn bộ công cụ hoàn chỉnh để quản lý các chiến dịch email với phương pháp tiếp cận có cấu trúc, tất cả trong một.
Với mẫu này, bạn có thể dễ dàng lập kế hoạch, lên lịch và theo dõi email nhờ các tính năng quản lý dự án tích hợp sẵn như Trạng thái tùy chỉnh.
Gồm:
- Chế độ xem khối lượng công việc của nhóm: Phân công công việc cho các thành viên trong nhóm và thiết lập dòng thời gian rõ ràng để hoàn thành dự án
- Chế độ xem theo dõi kết quả email: Theo dõi và phân tích hiệu suất chiến dịch để tối ưu hóa năng suất và kết quả
- Chế độ xem Bảng trạng thái: Có cái nhìn tổng quan về tiến độ của từng chiến dịch theo thời gian thực
- Chế độ xem lịch nội dung: Giữ mọi thứ ngăn nắp bằng cách theo dõi các chiến dịch sắp tới và ngày gửi dự kiến của chúng
Lý tưởng cho: Các nhà tiếp thị kỹ thuật số và email đang tìm kiếm một công cụ tất cả trong một để quản lý các chiến dịch email từ lập kế hoạch đến tự động hóa và theo dõi hiệu suất.
9. Mẫu biểu đồ luồng quy trình ClickUp
Mẫu biểu đồ luồng quy trình ClickUp giúp bạn hình dung và quản lý quy trình làm việc của mình. Với mẫu này, bạn có thể tạo các sơ đồ rõ ràng, có tổ chức, vạch ra từng bước trong quy trình, giúp nhóm của bạn hiểu rõ hơn về các công việc và trách nhiệm của mình.
Sử dụng các ký hiệu và hình dạng để biểu thị các hành động hoặc quyết định, giúp mỗi bước dễ theo dõi trong nháy mắt — hoàn hảo cho việc giới thiệu thành viên mới trong nhóm hoặc trình bày ý tưởng cho các bên liên quan quan trọng.
Bạn có thể chia sẻ biểu đồ luồng công việc với đồng nghiệp để nhận phản hồi ngay lập tức. Định dạng bảng trắng cho phép mọi người đóng góp ý kiến, tạo ra sự hiểu biết đầy đủ hơn về quy trình công việc.
Lý tưởng cho: Các nhóm muốn chuẩn hóa quy trình bằng bố cục trực quan, rõ ràng, giúp dễ dàng theo dõi và điều chỉnh quy trình làm việc.
10. Mẫu luồng người dùng ClickUp
Mẫu luồng người dùng ClickUp biến bản đồ hành trình người dùng phức tạp thành một quy trình trực quan, giúp bạn hình dung và tối ưu hóa từng bước trong trải nghiệm của người dùng.
Với các công cụ trực quan hóa mạnh mẽ, bạn có thể vẽ bản đồ lộ trình của người dùng và các điểm quyết định quan trọng để giữ cho người dùng của bạn tham gia từ lần nhấp chuột đầu tiên đến lần chuyển đổi cuối cùng, khiến nó trở thành một trong những mẫu quy trình làm việc hiệu quả nhất.
Tính năng theo dõi hành vi người dùng tích hợp sẵn cho phép bạn giám sát cách mọi người thực sự di chuyển trong sản phẩm hoặc trang web của bạn. Bằng cách nhập dữ liệu người dùng cụ thể vào mẫu quy trình công việc toàn diện này, bạn có thể xác định các điểm mâu thuẫn, tối ưu hóa đường dẫn chuyển đổi và xác thực các quyết định thiết kế của mình.
Lý tưởng cho: Các nhóm sản phẩm và nhà thiết kế UX cần tạo trải nghiệm người dùng trực quan, dựa trên dữ liệu để chuyển đổi khách truy cập thành khách hàng trung thành.
Excel trong quản lý dự án với ClickUp
Các mẫu Excel rất hữu ích để thiết lập quy trình làm việc, đặc biệt nếu bạn đang tìm kiếm các giải pháp nhanh chóng, sẵn sàng để quản lý dự án.
Tuy nhiên, việc cập nhật thủ công hoặc quy trình thiết lập phức tạp có thể làm giảm trải nghiệm này.
Các mẫu quy trình làm việc của ClickUp giúp bạn bắt đầu thuận lợi với tất cả các loại công việc và quy trình làm việc, từ quản lý dự án đến hợp tác nhóm, báo cáo và hơn thế nữa.
Chúng được thiết kế để đơn giản hóa việc thiết lập, tiết kiệm thời gian và giữ cho các nhóm được tổ chức tốt, đồng thời mang đến sự linh hoạt để thích ứng với nhu cầu của bạn. Bất kể dự án hay kích thước nhóm, các mẫu này đều cung cấp một cách thông minh để quản lý tất cả.
Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay!