Bạn đang tổ chức một hội chợ nghệ thuật cộng đồng và đã yêu cầu các nghệ sĩ địa phương gửi ý tưởng của họ. Chẳng mấy chốc, các ghi chú dán bắt đầu chất đống với các đề xuất — tranh trừu tượng, tác phẩm điêu khắc gốm, trình diễn nghệ thuật trực tiếp, hội thảo thủ công, v.v.
Số lượng ý tưởng rất nhiều, thú vị nhưng cũng khiến bạn choáng ngợp, khó có thể thấy được mọi thứ kết nối với nhau như thế nào.
Sẽ không đơn giản hơn nếu nhóm các ý tưởng này vào các danh mục như 'triển lãm', 'workshop' và 'biểu diễn'?
Đó chính xác là việc cần làm của sơ đồ mối quan hệ. Nó giúp bạn tổ chức các ý tưởng liên quan thành một kế hoạch có cấu trúc — giống như sắp xếp các ý tưởng về triển lãm nghệ thuật của bạn thành các danh mục rõ ràng để tạo ra một kế hoạch sự kiện gắn kết.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách sử dụng sơ đồ liên kết để hướng dẫn quá trình ra quyết định và giải quyết vấn đề trong môi trường làm việc. Tuy nhiên, trước tiên, hãy làm rõ những khái niệm cơ bản.
hướng dẫn 6 bước để tạo sơ đồ mối quan hệ
Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua quá trình tạo sơ đồ mối quan hệ. Thực hiện sáu bước sau và bạn sẽ sẵn sàng cắt qua các tập dữ liệu phức tạp và tìm ra thông tin quan trọng.
1. Xác định vấn đề
Đôi khi, tiếp cận vấn đề từ một góc độ mới có thể dẫn đến những bước đột phá. Do đó, hãy tự hỏi bản thân liệu việc sắp xếp lại thông tin theo cách khác có thể giúp vấn đề trở nên dễ hiểu và dễ quản lý hơn không.
Nếu câu trả lời là có, đây là bước đầu tiên để tạo sơ đồ mối quan hệ — xác định rõ vấn đề/chủ đề bạn muốn giải quyết và mục tiêu bạn muốn đạt được bằng cách tạo sơ đồ.
Vì vậy, hãy dành thời gian để suy ngẫm về vấn đề đang gặp phải và xác định chính xác những gì bạn đang cố gắng giải quyết hoặc hiểu. Bạn có cần đưa ra một quyết định quan trọng không? Hay có một dự án nào đó không tiến độ như mong đợi? Xác định rõ vấn đề sẽ giúp bạn thu thập thông tin liên quan.
Sơ đồ mối quan hệ phù hợp khi mục tiêu/kỳ vọng của bạn xoay quanh:
- Phân tích dữ liệu nghiên cứu khách hàng
- Tạo ý tưởng cho các dự án mới
- Xác định các vấn đề trong các quy trình hiện tại của bạn
Đối với bước này, bạn có thể sử dụng ClickUp Docs. Bạn có thể làm việc trong thời gian thực với nhóm từ xa để liệt kê các vấn đề chính mà bạn đang gặp phải và các mục tiêu bạn muốn đạt được bằng cách tạo sơ đồ mối quan hệ. Vì nó cho phép nhiều người chỉnh sửa đồng thời, mọi người có thể ghi lại ý kiến của mình trong thời gian ngắn nhất.
2. Thu thập thông tin
Khi đã hiểu rõ vấn đề, đã đến lúc thu thập thông tin. Đây chính là lúc brainstorming phát huy tác dụng.
Hãy thu hút các nhóm đa chức năng và các bên liên quan bên ngoài tham gia vào quá trình này. Họ sẽ mang đến những ý kiến khác nhau và bạn sẽ nhận được nhiều ý kiến đóng góp trong phạm vi rộng.
Đừng ngần ngại — ghi chú lại mọi ý tưởng, dù nhỏ hay khác thường đến đâu.
Bước này rất hiệu quả nếu mọi người viết ý tưởng của mình lên những tờ giấy dán ghi chú cũ. Tuy nhiên, khi có nhiều ý kiến đóng góp, bạn có thể muốn sử dụng phương pháp kỹ thuật số để thu thập và phân tích dữ liệu một cách hiệu quả.
ClickUp Whiteboards, một nền tảng cho sự hợp tác trực quan thời gian thực, sẽ rất phù hợp cho phiên brainstorming của bạn. Công cụ này cung cấp một khung vẽ sáng tạo nơi các thành viên trong nhóm của bạn có thể viết ghi chú, thêm hình dạng, vẽ tự do và đưa những ý tưởng tốt nhất của họ lên bảng.
Bạn cũng có thể liên kết các nhiệm vụ, tệp và tài liệu có liên quan từ Không gian Làm việc ClickUp để ghi chú có nhiều bối cảnh hơn.
Người dùng ClickUp rất thích Bảng trắng:
ClickUp đã giúp nhóm của chúng tôi giao tiếp trong một nhóm làm việc từ xa ở các múi giờ khác nhau và biết được tình hình dự án mà không cần phải tổ chức các cuộc họp không cần thiết hoặc yêu cầu mọi người cung cấp thông tin qua email hoặc Slack. Tính năng bảng trắng giúp chúng tôi brainstorm các quy trình và công việc, đồng thời phân công nhiệm vụ trong thời gian thực.
ClickUp đã giúp nhóm của chúng tôi giao tiếp trong một nhóm làm việc từ xa ở các múi giờ khác nhau và biết được tình hình dự án mà không cần phải tổ chức các cuộc họp không cần thiết hoặc yêu cầu mọi người cung cấp thông tin qua email hoặc Slack. Tính năng bảng trắng giúp chúng tôi brainstorm các quy trình và công việc và phân công nhiệm vụ trong thời gian thực.
3. Sắp xếp và nhóm thông tin
Khi tất cả ý tưởng của bạn đã được trình bày, bước tiếp theo là sắp xếp và nhóm chúng thành các danh mục. Bắt đầu bằng cách xem lại các mục đã thu thập và xác định các chủ đề hoặc mẫu chung.
Ví dụ, nếu bạn đang làm việc để cải thiện dịch vụ khách hàng, bạn có thể tạo các danh mục như 'Phản hồi của khách hàng', 'Đào tạo nhân viên' và 'Cải tiến quy trình'. Đặt nhãn rõ ràng cho từng danh mục và sắp xếp các mục trong mỗi nhóm theo thứ tự logic.
Với cách sắp xếp này, bạn có thể hình dung mối quan hệ giữa các thông tin khác nhau và nhìn thấy bức tranh toàn cảnh.
Bạn có thể sử dụng Bản đồ Tư duy ClickUp (trong Bảng trắng ClickUp) để minh họa mối quan hệ giữa các ý tưởng. Công cụ này cho phép bạn:
- Phân chia các ý tưởng phức tạp thành các đơn vị nhỏ để dễ hiểu
- Chỉnh sửa, xóa hoặc sắp xếp lại các ý tưởng để phù hợp với yêu cầu của bạn
- Thêm ý tưởng vào bản đồ và chuyển chúng thành công việc có thể thực hiện được
- Tổ chức lại bản đồ với Re-Layout và giữ nguyên phân cấp
Ví dụ: trong "Đào tạo nhân viên", bạn có thể có các danh mục phụ như "Đào tạo kỹ năng mềm", "Đào tạo hỗ trợ trò chuyện" và "Đào tạo kỹ thuật". Bản đồ tư duy cung cấp một bức tranh toàn diện về các khía cạnh khác nhau của một công việc/ý tưởng duy nhất.
4. Tạo sơ đồ liên kết
Bây giờ, đã đến lúc sắp xếp thông tin đã nhóm của bạn thành sơ đồ mối quan hệ. Đặt các danh mục và mục của bạn lên bảng trắng và sắp xếp chúng theo cách thể hiện mối quan hệ giữa chúng một cách trực quan.
Ngoài ra, sử dụng các đường thẳng, mũi tên hoặc các kết nối trực quan khác để thể hiện mối liên kết giữa các danh mục và ý tưởng khác nhau.
Đừng ngại sắp xếp lại mọi thứ trong quá trình thực hiện; mục tiêu là tạo ra một sơ đồ truyền đạt hiệu quả các kết nối và mẫu trong dữ liệu của bạn.
Nếu bạn đang sử dụng Bảng trắng ClickUp, bạn có thể kéo và thả ý tưởng, sắp xếp lại và thêm các dấu hiệu trực quan (mũi tên, kết nối, mã màu, v.v.) để phân loại một cách liền mạch.
Xem thêm: 10 Phần mềm thay thế Lucidchart tốt nhất & đối thủ cạnh tranh cho sơ đồ năm 2024
5. Kiểm tra và hoàn thiện sơ đồ liên kết của bạn
Khi sơ đồ của bạn đã sẵn sàng, hãy lùi lại một bước và phân tích bố cục. Đảm bảo rằng sơ đồ bao gồm tất cả các nhóm và mục, đồng thời các kết nối phản ánh chính xác mối quan hệ giữa các phần thông tin khác nhau.
Tìm kiếm phản hồi từ các thành viên trong nhóm hoặc các bên liên quan quan trọng để hiểu quan điểm của họ và xác định bất kỳ lỗ hổng hoặc lĩnh vực cần cải thiện. Dựa trên phản hồi, thực hiện các điều chỉnh cần thiết, nếu có.
Hãy chuẩn bị sẵn sàng — trong bước này, bạn có thể phải sắp xếp lại các danh mục, thêm/bỏ thông tin hoặc làm rõ các kết nối.
ClickUp Whiteboards giúp bước này trở nên dễ dàng. Nhóm nội bộ và các bên liên quan của bạn có thể cộng tác trực tiếp trên bảng trắng và thực hiện các thay đổi đối với sơ đồ mối quan hệ theo yêu cầu. Không cần phải trao đổi email hay gọi điện qua lại nhiều lần — hoàn thành công việc trên một nền tảng duy nhất.
6. Ưu tiên và hành động
Cuối cùng, sử dụng sơ đồ mối quan hệ để sắp xếp thứ tự ưu tiên các danh mục và phát triển kế hoạch hành động. Tìm kiếm các chủ đề hoặc nhóm khóa nổi bật nhất cần được chú ý.
Ví dụ, nếu sơ đồ cho thấy phần lớn các vấn đề thuộc danh mục 'Phản hồi của khách hàng', bạn có thể giải quyết chúng trước tiên.
Vạch ra một kế hoạch để giải quyết từng lĩnh vực ưu tiên, phân công trách nhiệm và đặt ra dòng thời gian rõ ràng. Khi thực hiện các kế hoạch này, hãy theo dõi tiến độ và điều chỉnh kế hoạch của bạn dựa trên kết quả và phản hồi.
Trên Bảng trắng ClickUp, bạn có thể dễ dàng chuyển từ việc hiểu vấn đề sang thực hiện hành động hiệu quả. Khi bạn xác định một ý tưởng/vấn đề cần hành động ngay lập tức, bạn có thể tạo Nhiệm vụ ClickUp trực tiếp từ bảng trắng của mình.
Nhờ hơn 15 chế độ xem ClickUp có thể tùy chỉnh, bạn có thể theo dõi tiến độ theo cách bạn muốn, cho dù bạn đang tìm kiếm chế độ xem toàn cảnh toàn bộ quy trình làm việc hay chế độ xem chi tiết một nhiệm vụ cụ thể. Dưới đây là một số chế độ xem mà bạn có thể thấy hữu ích:
- Chế độ xem Gantt: Cung cấp dòng thời gian trực quan của các công việc, hiển thị cách chúng chồng chéo và tương tác với nhau. Bạn có thể xem lịch trình dự án và các phụ thuộc trong nháy mắt với chế độ xem này
- Chế độ xem lịch: Hiển thị các công việc dựa trên ngày đáo hạn của chúng theo định dạng lịch hàng tháng, hàng tuần hoặc hàng ngày. Chế độ xem này cho phép bạn quản lý thời hạn và lập kế hoạch lịch làm việc của mình tốt hơn
- Chế độ xem danh sách: Cung cấp chế độ xem chi tiết, tuyến tính về các công việc. Bạn có thể nhóm các công việc theo ưu tiên, ngày đáo hạn, người được giao, trạng thái và hơn thế nữa
Bạn cũng có thể bỏ qua các bước này và trực tiếp tạo sơ đồ bằng các mẫu sơ đồ mối quan hệ sẵn có, chẳng hạn như Mẫu sơ đồ mối quan hệ của ClickUp. Với khung công tác có thể tùy chỉnh này, bạn có thể liệt kê các ý tưởng của mình, nhóm các ý tưởng tương tự vào các danh mục, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các mục quan trọng và trực quan hóa tiến độ công việc, tất cả trong một không gian thống nhất.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Cộng tác với các thành viên nhóm từ xa
- Tổ chức lượng lớn dữ liệu và ý tưởng một cách nhanh chóng
- Phân loại dữ liệu chính xác và xác định các mẫu
- Tăng tốc quá trình ra quyết định
Từ nghiên cứu người dùng, cải tiến quy trình và lập kế hoạch chiến lược đến tổ chức nội dung, bạn có thể tạo sơ đồ mối quan hệ cho các mục đích khác nhau và lập kế hoạch hành động vững chắc. Hơn nữa, các công cụ trực quan hóa gốc, bao gồm chế độ xem Danh sách, Gantt, Khối lượng công việc và Lịch, giúp bạn luôn nắm được tiến độ công việc.
5 Ứng dụng đa dạng của sơ đồ liên kết
Hãy khám phá cách bạn có thể triển khai sơ đồ mối quan hệ trong các khía cạnh khác nhau của quản lý dự án:
1. Sơ đồ liên kết trong tư duy thiết kế
Tư duy thiết kế là một phương pháp giải quyết vấn đề tập trung vào phát triển các giải pháp sáng tạo phù hợp với nhu cầu của người dùng. Phương pháp này bao gồm năm giai đoạn phi tuyến tính: Thấu hiểu, Xác định, Ý tưởng, Tạo mẫu và Thử nghiệm. Sơ đồ mối quan hệ hữu ích trong nhiều giai đoạn này.
- Trong giai đoạn Thấu hiểu, nơi mục tiêu là hiểu sâu sắc người dùng thông qua các phương pháp như phỏng vấn và quan sát, sơ đồ mối quan hệ giúp bạn phân loại khối lượng lớn dữ liệu định tính
- Trong giai đoạn Xác định, các cụm từ sơ đồ mối quan hệ cho phép bạn tập trung vào các vấn đề lặp lại mà người dùng đã gặp phải
2. Sơ đồ liên kết và Six Sigma
Phương pháp Six Sigma nhằm cải thiện quy trình kinh doanh và giảm thiểu sai sót để đạt được chất lượng và hiệu suất gần như hoàn hảo. Phương pháp này tuân theo khung DMAIC (Xác định, Đo lường, Phân tích, Cải tiến, Kiểm soát), và sơ đồ mối quan hệ giúp bạn thực hiện từng bước một cách có tổ chức.
Dưới đây là cách thực hiện:
| Giai đoạn DMAIC | Sử dụng sơ đồ liên kết |
| Định nghĩa | Sắp xếp nhu cầu của khách hàng và mục tiêu dự án thành các danh mục rõ ràng, đảm bảo mọi người đều hiểu rõ và thống nhất với nhau |
| Đo lường | Sắp xếp và trực quan hóa các chỉ số dữ liệu, đồng thời xác định xu hướng và các lĩnh vực khóa để đánh giá |
| Phân tích | Tập hợp dữ liệu để xác định nguyên nhân gốc rễ và các mẫu |
| Nâng cao | Nhóm và đánh giá các giải pháp tiềm năng trong các phiên brainstorming |
| Kiểm soát | Phân loại và giám sát KPI và rủi ro dự án |
3. Sơ đồ liên kết trong quá trình ra quyết định
Việc phân tích một tập hợp lớn các điểm dữ liệu, ý tưởng hoặc phản hồi và đưa ra quyết định cụ thể dựa trên phân tích này là một công việc rất khó khăn. Sơ đồ mối quan hệ có thể là một công cụ hữu ích để sắp xếp mọi thứ thành các danh mục rõ ràng, có tổ chức.
Ví dụ: nếu nhóm của bạn đang brainstorming các tính năng mới cho một sản phẩm, bạn có thể nhận được hàng chục đề xuất. Sử dụng sơ đồ mối quan hệ, bạn có thể nhóm các ý tưởng tương tự lại với nhau và nhanh chóng phát hiện các chủ đề/ưu tiên chung.
Chúng cũng cho thấy các phần đầu vào khác nhau kết hợp với nhau như thế nào, giúp các thành viên trong nhóm của bạn dễ dàng đạt được sự đồng thuận và đưa ra quyết định sáng suốt.
Đọc thêm: 10 mẫu sơ đồ bối cảnh miễn phí
4. Sơ đồ liên kết trong UX
Trong thiết kế UX, sơ đồ mối quan hệ giúp bạn hiểu được dữ liệu định tính thu thập được từ nghiên cứu khách hàng, như phỏng vấn hoặc khảo sát.
Ví dụ: giả sử một số khách hàng nói về những khó khăn trong việc điều hướng trang web trong khi những khách hàng khác đề cập đến việc thiếu các tùy chọn tùy chỉnh.
Sơ đồ mối quan hệ cho phép bạn nhóm các ghi chú này thành các cụm dựa trên các chủ đề chung, chẳng hạn như 'vấn đề điều hướng' hoặc 'yêu cầu tính năng', và bạn có thể bắt đầu nhận thấy các mẫu trong nhu cầu của người dùng và các điểm khó khăn của họ.
Đọc thêm: Tạo sơ đồ quy trình làm việc: Hướng dẫn từng bước
5. Sơ đồ liên kết trong Agile
Các nhóm Agile phải xử lý nhiều công việc và ý tưởng cùng một lúc, và sơ đồ mối quan hệ là công cụ hoàn hảo để giữ mọi thứ được tổ chức tốt. Dưới đây là cách thực hiện:
- Trong quá trình tinh chỉnh công việc tồn đọng, bạn có thể có nhiều câu chuyện người dùng hoặc công việc cần sắp xếp. Sử dụng sơ đồ mối quan hệ, bạn có thể nhóm các câu chuyện có liên quan và sắp xếp chúng theo mức độ ưu tiên một cách hiệu quả hơn
- Trong quá trình lập kế hoạch sprint, các sơ đồ này giúp bạn hình dung và tổ chức công việc, đồng thời giúp quá trình lập kế hoạch diễn ra suôn sẻ hơn
- Trong phản hồi nhanh, sơ đồ mối quan hệ là một công cụ tuyệt vời để nhóm các phản hồi và xác định các vấn đề lặp lại, giúp các nhóm xác định các lĩnh vực cần cải thiện và lập kế hoạch hành động
Đọc thêm: Các loại biểu đồ để trực quan hóa dữ liệu
Sự khác biệt giữa sơ đồ mối quan hệ và bản đồ tư duy là gì?
Cả sơ đồ mối quan hệ và bản đồ tư duy đều là công cụ để tổ chức thông tin, nhưng chúng hoạt động theo những cách hơi khác nhau. Về cơ bản, sơ đồ mối quan hệ nhóm các mục tương tự nhau dựa trên mối quan hệ tự nhiên của chúng.
Mặt khác, bản đồ tư duy bắt đầu từ một ý tưởng trung tâm và phân nhánh ra các ý tưởng liên quan. Nó phù hợp nhất để động não và khám phá các khía cạnh khác nhau của một chủ đề duy nhất.
Hãy cùng tìm hiểu sự khác biệt giữa sơ đồ mối quan hệ và bản đồ tư duy qua một ví dụ:
Sơ đồ mối quan hệ: Giả sử nhóm tiếp thị nội dung của bạn đang brainstorming các chủ đề cho một loạt blog mới về 'Chiến lược truyền thông xã hội hiệu quả'. Bạn thu thập các ý tưởng khác nhau, chẳng hạn như:
- Các trường hợp nghiên cứu về các chiến dịch thành công
- Mẹo sử dụng phân tích
- Đánh giá các công cụ mạng xã hội
- Các chiến lược để tăng cường sự tham gia
Bạn viết những ý tưởng này vào các ghi chú dán, sau đó nhóm chúng lại dựa trên các điểm tương đồng.
Trong quá trình này, bạn sẽ thấy rằng "Các nghiên cứu điển hình về các chiến dịch thành công" và "Các chiến lược để tăng mức độ tương tác" phù hợp với danh mục "Câu chuyện thành công", trong khi "Mẹo sử dụng phân tích" và "Đánh giá các công cụ truyền thông xã hội" thuộc danh mục "Mẹo thực tế".
Và thế là xong — bạn đã có các chủ đề chính cho chuỗi bài viết blog của mình.
Bản đồ tư duy: Giờ, giả sử bạn đang tạo chiến lược nội dung cho cùng một loạt blog. Bạn bắt đầu với 'Chiến lược truyền thông xã hội' ở trung tâm bản đồ tư duy. Từ đó, bạn tạo các nhánh cho các yếu tố khóa như 'Loại nội dung', 'Kênh phân phối', 'Đối tượng mục tiêu' và 'Chỉ số thành công'.
Trong 'Loại nội dung', bạn có thể nhánh ra 'Hướng dẫn sử dụng', 'Infographics' và 'Video hướng dẫn'
Trong 'Kênh phân phối', bạn có thể có các nhánh cho 'Meta', 'LinkedIn' và 'Instagram'
Và thế là xong — bạn đã có một bản đồ trực quan để xem các chủ đề và chủ đề phụ của ý tưởng chính.
Nắm vững kỹ năng tổ chức dữ liệu với ClickUp
Khi tạo sơ đồ mối quan hệ với các tập dữ liệu thô khổng lồ (và phức tạp), các ghi chú Post-it vật lý sẽ không đủ. Bạn cần một công cụ kỹ thuật số mạnh mẽ để tổ chức ý tưởng một cách hiệu quả, hiểu mối quan hệ giữa chúng và sau đó thực hiện các hành động có ý nghĩa.
Đó là lúc ClickUp ra tay cứu giúp. Là một nền tảng hợp tác trực quan và quản lý dữ liệu, ClickUp cho phép bạn ghi lại ý tưởng, vẽ kết nối và mã hóa ý tưởng bằng màu sắc để dễ hiểu hơn. Bạn cũng có thể liên kết ý tưởng với công việc, phân công trách nhiệm và theo dõi tiến độ, tất cả chỉ trong một nơi.
Tạo sơ đồ mối quan hệ trong chớp mắt — bắt đầu sử dụng ClickUp ngay hôm nay!